INFORMATIEFOLDER Aanwervingsprocedure voor administratief medewerker burgerzaken C1 C3 2 contractuele functies - halftijds (onbepaalde duur) + aanleg werfreserve voor statutaire functie
1. VACANTVERKLARING EN SELECTIEPROCEDURE Het gemeentebestuur van Kalmthout is dringend op zoek naar administratief medewerkers burgerzaken. Wij kunnen u momenteel twee halftijdse aanstellingen in contractueel dienstverband aanbieden. Om u in onze werkkring te kunnen opnemen zijn wij ertoe gehouden om bepaalde procedures te volgen. U moet ondermeer slagen in een selectieproef. Hieronder wordt deze procedure in detail weergegeven. 2. AANWERVINGSVOORWAARDEN - Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor gesolliciteerd wordt. - Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van Zwitserland; - De burgerlijke en politieke rechten genieten. - Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. - Houder zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld. - Slagen voor de selectieprocedure. 3. SELECTIEPROGRAMMA 1. Schriftelijk gedeelte: 50 punten - Gevalstudie: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de uitoefening van de functie kan voordoen. De totale context van de problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat een oplossing uitwerkt en deze aan de hand van een verslag weergeeft: 25 punten. - Grondige ondervraging over de kennis zoals vereist in het profiel van de functiebeschrijving: 25 punten. 2. Mondeling gedeelte: 50 punten - Conversatie over zaken van algemene aard: 25 punten. - Ad-hoc-gesprek om de persoonlijkheid en de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met het profiel van de functie van de kandidaat te testen: 25 punten. De kandidaten dienen 50 % op elk gedeelte en op elke proef te behalen en 60 % op het totaal.
4. SALARISSCHAAL (voor halftijdse tewerkstelling) De huidige bruto aanvangsbezoldiging in salarisschaal C1 is 872,85 EUR (per maand). Voor de bepaling van de bezoldiging worden dienstjaren gepresteerd in de openbare sector en relevante privéjaren (voor max. zes jaar) in aanmerking genomen. Trap C1 Geïndexeerde Maandwedde C2 Geïndexeerde maandwedde C3 Geïndexeerde maandwedde 0 872,85 917,94 1.024,23 1 911,50 953,37 1.066,10 2 911,50 953,37 1.066,10 3 950,15 992,02 1.104,75 4 950,15 992,02 1.104,75 5 985,58 1.030,67 1.143,40 6 985,58 1.030,67 1.143,40 7 1.024,23 1.069,32 1.185,27 8 1.024,23 1.069,32 1.185,27 9 1.062,88 1.107,97 1.223,92 10 1.062,88 1.107,97 1.223,92 11 1.101,53 1.146,62 1.265,79 12 1.101,53 1.146,62 1.265,79 13 1.140,18 1.185,27 1.304,44 14 1.140,18 1.185,27 1.304,44 15 1.178,83 1.223,92 1.343,09 16 1.178,83 1.223,92 1.343,09 17 1.217,48 1.262,57 1.384,96 18 1.217,48 1.262,57 1.384,96 19 1.256,13 1.301,22 1.423,61 20 1.256,13 1.301,22 1.423,61 21 1.294,78 1.336,65 1.465,48 22 1.294,78 1.336,65 1.465,48 23 1.330,20 1.375,30 1.504,13 24 1.330,20 1.375,30 1.504,13 25 1.368,85 1.413,95 1.542,78 26 1.368,85 1.413,95 1.542,78 27 1.413,95 1.468,70 1.597,53 Na respectievelijk 4 en 18 jaar schaalanciënniteit is het mogelijk om functioneel door te stromen naar een hogere salarisschaal (C2 en C3). De hogere salarisschaal kan toegekend worden als een gunstig evaluatieresultaat werd bekomen. Als andere financiële voordelen voorzien wij maaltijdcheques (6 ), fietsvergoeding (0,21 /km), hospitalisatieverzekering, volledige terugbetaling abonnement openbaar vervoer.
5. FUNCTIEOMSCHRIJVING HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE De administratief medewerker burgerzaken staat in voor het vlotte verloop van de dienstverlening en de bijhorende administratie van de dienst burgerzaken. PLAATS IN DE ORGANISATIE De administratief medewerker burgerzaken ressorteert onder het diensthoofd burgerzaken. FUNCTIE-INHOUD (niet limitatief) Leidinggevende en/of coördinerende taken Geen. Adviserende - beleidsondersteunende taken Geen. Uitvoerende taken Verstrekken van gevraagde documenten en attesten inzake bevolking. Administratie en afleveren van nieuwe identiteitskaarten. Annulatie van identiteitskaarten. Administratie en afleveren van leervergunningen, voorlopige rijbewijzen en rijbewijzen. Administratie en afleveren van + 3-passen, kinderpassen buitenland en reispassen. Verwerken en registreren van inschrijvingen, afschrijvingen, verhuizingen binnen gemeente en vertrek naar buitenland. Verzorgen van administratieve formaliteiten inzake vreemdelingen, vluchtelingen en toeristen: inschrijvingen, verblijfsbewijzen,... Realiseren van informatie-uitwisseling met de voogdij-overheden. Legaliseren van handtekeningen, diploma s. Administratie i.v.m. polio-inentingen en inzake leerplichtige kinderen. Dienstverlening naar OCMW Kalmthout (adressen nazien, samenstelling gezin). Meehelpen bij verkiezingen, landbouwtelling,... Administratie en logistieke ondersteuning van de gemeentelijke raad voor ontwikkelingssamenwerking. Deelname aan en verslaggeving van de vergaderingen van de gemeentelijke raad voor ontwikkelingssamenwerking. Controlerende taken Geen. Communicatieve taken Intern werkoverleg binnen de dienst burgerzaken. Onderhouden contacten met derden relevant voor de functie. FUNCTIEPROFIEL Vereiste vakkennis Grondige functiegerichte kennis van de specifieke wetgeving relevant voor de functie (vb. vreemdelingenwetgeving, ). Grondige administratieve vakkennis en vaardigheden die vereist zijn voor de uitvoering van de functie. Grondige kennis van de gangbare computerprogramma s, nodig voor de uitvoering van de taak.
Competenties Onderstaande competenties worden geconcretiseerd in een aantal gedragscriteria die als voorbeeld dienen voor de definiëring ervan. Kerncompetenties Zorgvuldigheid Werkt nauwgezet. Komt afspraken na. Controleert het eigen werk of laat dit controleren. Inschatten van de gevolgen van bepaalde acties. Loyaal handelen Voert de genomen beslissingen nauwgezet uit. Volgt de geldende regels en procedures op een correcte wijze. Verdedigt de genomen beslissingen, ook als staat hij/zij er niet helemaal achter. Geeft geen kritiek om de kritiek, maar tracht steeds een oplossing aan te reiken. Behandelt de verkregen informatie met de nodige discretie en legt de nodige gereserveerdheid aan de dag tegenover derden. Gedraagt zich in overeenstemming met zowel de persoonlijke als de organisatorische waarden en handelt in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie. Gedrevenheid/ resultaatgerichtheid Werkt met hart en ziel om de resultaten te bereiken die verbonden zijn aan de functie. Zet zich op werkvlak in om de best mogelijke dienst te bieden, rekening houdend met de opgelegde begrenzingen en beperkingen. Toont een grote inzet, toewijding en werkkracht. Voelt zich verantwoordelijk voor de eigen taken en resultaten. Neemt de verantwoordelijkheden die nodig zijn om de kwaliteit van de verstrekte informatie of van de dienst te garanderen. Verbetert fouten in het werk zodat een perfect resultaat wordt afgeleverd. Voert op een efficiënte manier uit wat gevraagd wordt. Ziet toe op een goed beheer en een goede opvolging van zijn taken. Zet door, ongeacht tijdsdruk, problemen, frustraties of hindernissen. Controleert het eigen werk op fouten zodat een goed resultaat wordt afgeleverd. Samenwerken Integreert zich vlot in het team. Stimuleert een vriendschappelijke sfeer binnen de groep. Bevordert teamspirit door samenwerking en betrokkenheid van de teamleden te stimuleren. Geeft zijn/haar opvattingen en ideeën door aan collega s. Bezorgt de juiste informatie aan collega s, deelt ervaringen met hen. Zorgt voor een correcte informatiedoorstroming zodat de collectieve resultaten maximaal kunnen worden behaald. Bespreekt werkgerelateerde problemen met collega s opdat ze allen aan hetzelfde touw trekken en over dezelfde informatie beschikken. Helpt andere ambtenaren bij het vervullen van hun taken door hen de nodige technische informatie te verschaffen. Streeft ernaar tot een consensus te komen met de collega s in het team Werkt teamgericht, maar ontwijkt daarbij geen persoonlijke verantwoordelijkheden.
Competenties niveau C Informatie verwerken Verzamelt belangrijke informatie en geeft ze door aan de juiste bestemmelingen. Spreekt de juiste kanalen aan om specifieke informatie te bekomen. Structureert de verkregen informatie. Verifieert informatie en ontdekt mogelijke tekorten of fouten. Behandelt informatie volgens de voorgeschreven procedures en systemen. Interpreteert en bewerkt gegevens tot aanvaardbare informatie voor de bestemmeling. Analyseren Beoordeelt de veelheid aan informatie en destilleert het essentiële hieruit. Onderzoekt de binnenkomende informatie en klachten teneinde hier de juiste conclusies uit te kunnen trekken. Zoekt naar de oorzaak van operationele problemen teneinde de werking van de dienst naar de toekomst toe te verbeteren. Is kritisch in de evaluatie van informatie, neemt zaken niet zomaar voor waar aan. Werk structureren Neemt de belangrijkste of dringendste taken eerst op, ziet de juiste prioriteiten Stelt prioriteiten met het oog op de vooropgestelde tijdslimieten. Organiseert het werk doeltreffend volgens de toegekende opdrachten. Legt de volgorde vast waarin taken worden uitgevoerd. Organiseert de taken zodanig dat de doeltreffendheid ervan kan worden gegarandeerd. Voert systematisch verschillende taken tegelijkertijd uit en behoudt hierbij het overzicht. Voert de taken systematisch uit en heeft een efficiënte werkaanpak en methode. Brengt een duidelijke structuur aan in de eigen taken door onderverdelingen te maken. Respecteert deadlines bij het afwerken van de eigen taken. Problemen oplossen Laat zich niet afschrikken door nieuwe, onbekende of onverwachte situaties. Garandeert ook de uitvoering van onverwachte situaties. Vindt oplossingen voor problemen die betrekking hebben op de eigen verantwoordelijkheden. Anticipeert op problemen door terug te vallen op kennis en ervaring. Brengt een aantal alternatieven aan waaruit de best passende oplossing kan worden geselecteerd. Implementeert de beste oplossingen voor problemen die zich voordoen binnen het eigen werkterrein door zich op kennis te baseren. Beslissen Beslist snel als de omstandigheden dit vereisen. Neemt eenduidig een standpunt in indien de situatie die vereist. Neemt de juiste beslissingen rekening houdend met alle informatie die ter beschikking staan. Signaleert probleemsituaties, wijst op fouten en reglementen. Zet acties doelgericht op gang van zodra hij/zij groen licht krijgt. Klantvriendelijkheid Geeft de klant goede raad of verwijst hem door naar de bevoegde personen of diensten. Stelt de nodige vragen om de klant op de juiste manier te kunnen helpen. Luistert naar het standpunt van de burger.
Antwoordt zowel schriftelijk als mondeling duidelijk, snel en pertinent op vragen van de klant en/of de burger. Geeft negatieve boodschappen op een correcte en objectieve manier zodat deze maximaal worden geaccepteerd met begrip voor het standpunt van de klant / de burger. Voorziet de burger van informatie zodat deze de acties van de overheid kan kaderen en de nodige stappen kan ondernemen. Communiceert open met de burger teneinde een duidelijk en onbevooroordeeld beeld te geven van de regels en procedures die dienen nageleefd te worden. Biedt een optimale service door te zoeken naar de meest efficiënte en doeltreffende oplossingen Geeft de klant advies door hem alternatieven aan te reiken en hem hierbij te wijzen op de voordelen van die alternatieven. Biedt service, maar legt tevens voldoende discipline, objectiviteit en assertiviteit aan de dag om misbruiken van de dienstverlening te vermijden.
De schriftelijke kandidaturen moeten: 6. INDIENEN VAN DE KANDIDATUUR - ofwel verzonden worden aan het college van burgemeester en schepenen, Kerkeneind 13 te 2920 Kalmthout, en uiterlijk ter post besteld zijn op donderdag 20 oktober 2011. - ofwel ten laatste op donderdag 20 oktober 2011 tegen ontvangstbewijs afgegeven worden op het Gemeentehuis van Kalmthout, Personeelsdienst, Kerkeneind 13 te 2920 Kalmthout tijdens de openingsuren. Voeg bij uw kandidatuur ook een kopie van uw diploma en een recent uittreksel uit het strafregister. 7. BEOORDELING VAN DE INGEKOMEN KANDIDATUREN Het college van burgemeester en schepenen gaat onmiddellijk na de uiterste datum van indienen van de kandidaturen over tot de beoordeling van de geldigheid van de voorgelegde bewijzen. Op basis van die beoordeling wordt beslist welke kandidaten definitief tot de selectieprocedure worden toegelaten. 8. SELECTIEDATA U zal in de loop van oktober 2011 een uitnodiging krijgen met de exacte plaats en datum van de selectieproeven. 9. AANWERVING De resultaten van de selectieproeven worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen waarna een keuze wordt gemaakt uit de geslaagde kandidaten. De overige geslaagde kandidaten komen in een werfreserve van twee jaar. U wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht. 10. ARBEIDSGENEESKUNDIG ONDERZOEK Voor indiensttreding moet u zich nog bij de arbeidsgeneesheer van het gemeentebestuur aanbieden voor een arbeidsgeneeskundig onderzoek. De medische geschiktheid moet vaststaan vóór de effectieve tewerkstelling bij de gemeente. 11. INDIENSTTREDING Het college van burgemeester en schepenen bepaalt de datum van indiensttreding. Als het geselecteerde personeelslid wegens een opzeggingstermijn bij een andere werkgever of wegens een andere geldige reden niet onmiddellijk in dienst kan treden dan wordt de concrete datum van indiensttreding in onderling akkoord aangepast. Voor de contractuele functies bedraagt de proeftijd 6 maanden. 12. MEER INLICHTINGEN Voor alle verdere inlichtingen in verband met deze vacature kan je contact opnemen met de personeelsdienst op het telefoonnummer 03/620.22.20 of personeel@kalmthout.be.