SAP Fiori workflow apps Inleiding SAP biedt met Fiori een verzameling intuïtieve apps aan, waarmee de meest gebruikelijke SAP functies zowel mobiel als op desktops ontsloten worden. Sinds kort maakt SAP Fiori standaard onderdeel uit van de SAP onderhoudslicentie waarmee deze software gratis is geworden. Hiermee wordt het extra interessant om nieuwe eindgebruikers te betrekken in het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Veel Fiori apps zijn volledig opgezet rondom goedkeuringsprocessen. Hierbij kunnen SAP workflow taken, die voorheen via de SAP GUI of SAP Portal werden aangeboden, nu via een zeer fraaie gebruikersinterface worden afgehandeld. In dit stuk wordt ingegaan op SAP Fiori workflow gebaseerde apps. User experience Afgelopen jaren is de gebruikerservaring van software gericht op consumenten sterk verbeterd. E- Mail, internetten, Facebook, internet bankieren etc. wordt steeds meer, en soms nog uitsluitend, gedaan op de smartphone of tablet. De gebruikerservaring op dit soort devices is meestal beter dan op de traditionele PC, waardoor de gebruiker steeds meer gewend worden aan een optimaal gebruiksgemak en eenvoud van software. SAP software is de jaren lang achter gebleven in de trend van het verbeteren van de gebruikerservaring. Met de introductie van SAP Fiori in mei 2013, heeft SAP een inhaalslag gemaakt door veel gebruikte SAP functies te ontsluiten via een set op HTML5 gebaseerde apps. Alle apps zijn te benaderen via smartphone, tablet en desktop computers via een browser. Hierbij hoeft er meestal in de SAP applicatie zelf niets tot weinig gewijzigd te worden en biedt hierdoor direct toegevoegde waarde door een vereenvoudigde werking. SAP Fiori apps zijn gegroepeerd per gebruikersrol en kunnen worden benaderd via een zogenaamde Launch pad. Figuur 1: SAP Fiori Launch pad Veel SAP Fiori apps bieden functies voor de SAP workflow goedkeuring processen, het snel opvragen van informatie en diverse self-service taken voor managers en medewerkers. Doordat SAP Fiori simpel en eenvoudig te gebruiken is op verschillende apparaten, hebben medewerkers en managers altijd en overal toegang tot belangrijke bedrijfsprocessen en -informatie. De doorlooptijd van bedrijfsprocessen kan eenvoudig worden teruggebracht doordat goedkeuringsstappen binnen de SAP workflow op elk moment benaderd kunnen worden,
onafhankelijk van het apparaat waar de medewerker op dat moment toegang tot heeft. Besluiten worden real-time verwerkt in het SAP-backend systeem. SAP Fiori biedt applicaties voor SAP workflow processen in verschillende modules zoals Human Resources (HR), Purchase-to-Pay (FI/MM) en Project system (PS), maar ook andere dan SAP ERP oplossingen zoals Governence, Risk & Compliance (SAP GRC) en Master Data Governance (SAP MDG). Voorbeelden zijn onder andere goedkeuren van timesheets, SRM winkelwagens, inkooporders of ATB s en goedkeuring aanvragen van Fire fighter rollen (GRC) en wijzigingsverzoeken op stamdata (MDG). App types en rollen Binnen SAP Fiori zijn er 3 verschillende type apps te onderscheiden: Transactional Analytical Fact sheets Figuur 2: SAP Fiori app types Met name de Transactional apps zijn interessant vanuit een workflow perspectief. Daarnaast worden de verschillende SAP Fiori apps onderverdeeld naar verschillende gebruikersrollen zoals: Employees Managers Controllers Purchasers Etc. Niet alle transactional apps zijn gebaseerd op workflow taken. Zo zijn er bijvoorbeeld apps voor het bekijken van de voortgang van purchase orders (Track Purchase Orders), bekijken van salarisstroken (My Paystubs), indienen van verlof aanvragen (My Leave Request) en het creëren of wijzigingen van verkooporders (Create & Change Sales Orders). Met name de transactional apps die ontwikkeld zijn voor de rol als manager zijn workflow gebaseerd. In de volgende paragraaf worden de meest relevante workflow gebaseerde apps opgesomd.
SAP Fiori workflow gebaseerde apps Momenteel zijn door SAP de volgende standaard SAP Fiori workflow gebaseerde apps beschikbaar gesteld. Approve Travel Requests (ERP) Approve Travel Expenses (ERP) Access Approver (GRC) Approve Leave Requests (ERP) Approve Time Sheets (ERP) Approve Purchase Orders (SRM) Approve supplier Invoices (ERP) Approve Service Entry Sheet (ERP) Approve Shopping Carts (SRM) Approve Purchase Orders (ERP) Approve Requisitions (ERP) Approve Purchase Contracts (ERP) Approve Request (alle systemen) Approve Decision Points (ERP) Vrijwel alle apps zijn gelijksoortig van opzet. Links in het scherm wordt een lijst met de aan de gebruiker toegewezen taken (SAP Workflow work items) getoond. Indien een van de taken geselecteerd worden verschijnen rechts de details van het relevante business object (kop- en indien relevant regeldetails waarop kan worden doorgeklikt), met verder meestal de aan het business object gekoppelde bijlagen (bijvoorbeeld een pdf document) en notities uit eerdere proces stappen. Verder worden de mogelijke beslisopties getoond (vaak goed- en afkeur en doorsturen). Zie hieronder screenshots van dediverse apps. Figuur 3: Approve Travel Requests Figuur 4: Approve Travel Expenses Figuur 5: Access Approver Figuur 6: Approve Leave Requests
Figuur 7: Approve Timesheets Figuur 8: Approve Purchase Orders (SRM) Figuur 9: Approve Supplier Invoices Figuur 10: Approve Service Entry Sheet Figuur 12: Approve Shopping Carts (SRM) Figuur 11: Approve Purchase Orders (ERP)
Figuur 13: Approve Requisitions Figuur 14: Approve Purchase Contracts Naast de specifieke workflow gebaseerde apps, waarvoor een SAP Business Workflow voor moet ingericht worden, zijn er ook apps die niet direct workflow gebaseerd zijn, maar welke (mogelijk) het startsein geven van een workflow: My travel requests My leave requests My Timesheet MDG Request Supplier MDG Request Customer MDG Request Material Zo zal een ingediend verzoek tot het aanleggen van een nieuwe leverancier in MDG (Master Data Governance) resulteren in een goedkeuringsproces in SAP Workflow. Verder biedt SAP Fiori ook een generieke app voor het afhandelen van SAP workflow gebruikersbeslissingen. Dit biedt de mogelijkheid om naast standaard applicaties ook goedkeuringsstappen van bedrijfsspecifieke SAP workflow processen te ontsluiten middels SAP Fiori. Een voorbeeld van deze generieke workflow app is opgenomen in onderstaande figuur. Figuur 15: Approve Requests
Alle in de aan de app gekoppelde SAP Workflow gebruikersbeslissing opties worden automatisch overgenomen, waarbij het bij iedere optie mogelijk is om in te stellen of een verklarende notitie optioneel is of verplicht. Dit laatste is vaak het geval bij afkeur. Daarnaast kan de backend afhandeling van de opties klantspecifiek gemaakt worden via BADI s. In voorkomende gevallen zullen de standaard SAP Fiori apps niet volstaan of te beperkt zijn. In dit soort gevallen zal het noodzakelijk zijn een eigen SAP Fiori app te ontwikkelen. Deze app kan vervolgens opgenomen worden in de SAP Fiori Launch Pad. Zie Figuur 1 voor een voorbeeld van een Launch Pad met zowel standaard als maatwerk Fiori apps. Aangezien alle SAP Fiori apps SAPUI5 gebaseerd zijn en SAPUI5 Open source is, kan iedereen zonder licentiekosten gebruik maken van het ontwikkelplatform. Dit bied geweldige mogelijkheden voor het gebruiksvriendelijk ontsluiten van klantspecifieke (workflow) functionaliteit binnen SAP. Figuur 16: Maatwerk SAP Fiori app Zo biedt bovenstaande voorbeeld app de mogelijkheid om binnenkomende logistieke of financiële facturen goed te keuren. Naast alle gegevens (o.a. bedrag, factuurdatum, rubricering) van het geregistreerde of geboekte SAP financiële of logistieke factuurdocument, kan ook het oorspronkelijke document (bv de gescande factuur, pdf of elektronische factuur) direct in de app opgevraagd worden. Ook de historie van de factuur (o.a. wie heeft de factuur in SAP gecreëerd, goed- of afgekeurd of doorgestuurd) en eventuele notities die tijdens het proces zijn toegevoegd, zijn beschikbaar in de app. Doordat de Avelon Fiori Invoice Approval app op het standaard SAP Fiori platform gebouwd is, heeft het alle voordelen die de standaard SAP Fiori apps ook hebben. Onder andere het responsive design en het feit dat de app overal beschikbaar is op desktop, tablet en smartphone. Afhankelijk van de rol (inkoper, budgethouder of informatieverstrekker), die de gebruiker in het proces vervult, zal de app verschillende functies bieden. O.a. de volgende functies zijn beschikbaar:
Goed- of afkeuren van de factuur, met de mogelijkheid (verplicht bij afkeuren) tot het opgeven van de reden; Doorsturen naar andere inkoper of budgethouder; Opvragen informatie; Terugsturen naar crediteuren administratie; Terugsturen naar inkoper; Vasthouden factuur. Implementatie inspanningen De implementatie inspanningen van SAP Fiori apps vallen relatief mee. Zoals gemeld zijn er geen licentie kosten verschuldigd voor alle gebruikers waarvoor reeds een SAP licentie hebben voor bijvoorbeeld SAP ERP. Naast de installatie van een SAP NetWeaver Gateway server en de relevante SAP Add-ons hoeven er slechts beperkte aanpassingen aan de onderliggende SAP Workflow definities in de backand doorgevoerd te worden. Een en ander hangt uiteraard af van de complexiteit en functionaliteiten van de onderliggende workflows. Indien de standaard apps onverhoopt niet voldoende of de juiste functionaliteit bevatten, kan met er voor kiezen een maatwerk SAPUI5 app te ontwikkelen. Deze maatwerk apps kunnen vervolgens in de SAP Fiori Launch Pad opgenomen worden zodat zij deel uitmaken van het Fiori platform. Hierbij heeft men alle vrijheid in het ontwikkelen van alle gewenste functionaliteit. Men dient hierbij wel rekening te houden met de ontwerp principes van SAP Fiori om een zo eenduidig mogelijke gebruikerservaring aan te kunnen bieden. September 2014. Deze tekst is aangeleverd door Avelon. Voor vragen of extra informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart. Zie voor contactgegevens www.avelon.nl