Beter communiceren voor veiliger werken op hoogte Draaiboek voor het toepassen van het TNO Ketencommunicatie spel in de platte daken branche Jaarlijks vinden in Nederland duizenden ongevallen plaats bij het werken op hoogte, veelal met ernstige gevolgen. Eén op de vijf arbeidsongevallen met dodelijke afloop is het gevolg van een val van hoogte. Veel van deze ongevallen zijn het gevolg van onvoldoende beveiliging of het ontbreken daarvan. Veilig werken op hoogte is een gezamenlijke zorg. En die gezamenlijke zorg vraagt onder meer om open communicatie tussen alle partijen binnen de keten. SBD en TNO willen met deze brochure de informatieuitwisseling rond veilig werken op hoogte helpen verbeteren.
Jaarlijks vinden 1.000 tot 1.500 ongevallen bij het werken op hoogte plaats, waarvan ongeveer 100 met ernstige gevolgen. Veilig werken op hoogte: een gezamenlijke zorg Valgevaar is nog steeds de belangrijkste oorzaak van (ernstige) ongevallen. Dit blijkt uit diverse recente onderzoeken van de Arbeidsinspectie, Stichting Arbouw en Stichting Consument en Veiligheid. Als reden voor het ontbreken van voldoende preventieve maatregelen wordt vaak aangevoerd dat de werkplek zich bevindt op de locatie van de opdrachtgever of gebouweigenaar en niet op die van het uitvoerende onderhoudsbedrijf. Ook beschikken veel bestaande gebouwen (nog) niet over permanente voorzieningen voor het veilig kunnen onderhouden van het gebouw. Voor kort durende onderhouds- en inspectiewerkzaamheden zijn gebouweigenaren vanwege de kosten nogal afhoudend als het gaat om het structureel laten aanbrengen van permanente collectieve voorzieningen. Ze voelen zich er ook niet toe genoodzaakt, omdat veel aanbieders uiteindelijk toch wel aan het werk gaan, ook al zijn er geen of minimale voorzieningen. Het argument van de kosten blijft overigens niet overeind bij een toenemende frequentie van werkzaamheden op hoogte. Gelukkig voor de branche zijn er steeds meer gebouweigenaren die van mening zijn dat er meer coördinatie en samenwerking moet komen bij het treffen van de juiste preventieve voorzieningen en maatregelen. De Nederlandse werkgever is volgens Arbowet/ Arbobesluit verplicht zijn werknemers en de omgeving van zijn bedrijf te beschermen tegen onveilige en ongezonde omstandigheden. Zo moeten werknemers die op hoogte werken door de werkgever geïnformeerd worden over de mogelijke risico s ervan en over de maat regelen die zij moeten nemen om die risico s te beperken. En dat is niet voor niets. Werken op hoogte komt bij 78% van de bedrijven in de Bouwnijverheidssector regelmatig voor, zowel in de bouw- als in de gebruiksfase bij bijvoorbeeld dakinspecties, kortdurend onderhoud en dakrenovaties. Daarnaast verplicht de Arbowet bedrijven om op doelmatige wijze samen te werken om zo veiligheids- en gezondheidsrisico s te beperken. Bij zoveel verschillende partijen - aannemers, architecten, hoofdaannemers, zzp ers, etc. - op de werkplek, blijkt het vaak lastig om effectief samen te werken. Dit ondanks de aanwezigheid van één of meerdere V&G-plannen en de aanstelling van een coördinator. Belangrijker nog dan wettelijke dwang is dat een ondernemer zich medeverantwoordelijk
Het SBD-TNO ketensimulatieproject Begin 2010 ging het project van start met zes deelnemende bedrijven uit de platte daken branche. Samen met deze bedrijven ging TNO na welke problemen zich kunnen voordoen in het proces van aanbieding tot uitvoering van het werk en hoe uiteindelijk in de samenwerking een goede oplossing tot stand kan komen. Ook werden diverse ketenpartners rondom de dakdekkers geïnterviewd. Vervolgens werd in maart 2010 de ketensimulatie op brancheniveau gehouden. De resultaten van het project komen niet alleen ten goede aan de betrokken bedrijven, maar aan de gehele branche. In deze brochure stellen SBD en TNO het draaiboek voor het toepassen van het TNO Ketensimulatiespel ter beschikking aan de gehele branche. Behalve het draaiboek is er samen met de branche ook een lijst opgesteld met acties voor specifieke partijen in de keten en een lijst met 10 tips voor het veilig werken op hoogte. Zie hiervoor de website van SBD: www.sbd.nl De opzet en uitkomsten van het project passen goed bij de activiteiten van de platte daken branche ter verhoging van de veiligheid bij werken op hoogte. Denk daarbij aan de invoering van de Arbocatalogus, de herziening van het A-blad Platte Daken en de invoering van het toetsingskader voor aanwezigheid permanente voorzieningen voor gebouwonderhoud. voelt voor de veiligheid en gezondheid binnen de hele keten. Veilig werken op hoogte is een gezamenlijke zorg. En die gezamenlijke zorg vraagt om open communicatie tussen alle partijen binnen de keten. Echter, communicatie gaat niet vanzelf. Lang niet altijd is er sprake van openheid, samenwerking en wederzijds begrip in een keten, ook niet over arbeidsveiligheid. Om die cultuur te doorbreken is het goed om beter inzicht te hebben in de manier waarop betrokken partijen goed kunnen samenwerken bij het uitvoeren van dakwerkzaamheden of andere werkzaamheden op hoogte. Dit bracht TNO ertoe om aan de platte daken branche voor te stellen samen een project op te zetten in het kader van het TNO-programma Verbeteren van veiligheid in ketens. Binnen dit programma is het TNO Ketencommunicatiespel ontwikkeld, een spelvorm voor het goed met elkaar leren communiceren rond arbeidsveiligheid in ketens. Het TNO Ketensimulatiespel Het TNO Ketensimulatiespel biedt de deelnemers een realistisch beeld van ketencommunicatie zoals dat in de praktijk voorkomt. Het laat onder meer zien hoe impasses en miscommunicatie kunnen ontstaan. Het geeft de deelnemers het gevoel met mensen van doen te hebben in plaats van met anonieme organisaties. Openheid, wederzijds begrip voor problemen en vertrouwen in de integriteit van de andere partijen aan tafel. De herkenbaarheid van de gespeelde situatie motiveert veel betrokkenen om ook in het echt werk te maken van hun ketencommunicatie. Belangrijk, want als je op hoogte werkt, kun je maar beter samen werken! Het is in feite oefenen van preventieve arbozorg, zoals je ook oefent voor BHV. De ketensimulatie maakt knelpunten in diverse lagen van de keten inzichtelijk. De verschillende partijen kunnen zelf die knelpunten identificeren, gezamenlijk oplossingen formuleren en een actieplan hiertoe opstellen. Ketencommunicatie gaat niet vanzelf Met het ketenproject willen SBD en TNO de informatie-uitwisseling rond veilig werken op hoogte helpen verbeteren. Enerzijds door de informatie die bij organisaties binnen de keten aanwezig is beter bereikbaar te maken voor de bedrijven. Anderzijds door communicatie binnen de bouwketen te stimuleren. Maar communiceren moet je leren! Dat kan bijvoorbeeld door te oefenen in een simulatieomgeving, zoals het Ketensimulatiespel. Deze spelvorm is bedacht om bedrijven en brancheorganisaties bewust te maken van de loop van hun ketencommunicatie en van eventuele zwakke plekken in die keten. Ook om onderling vertrouwen op te bouwen en het gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid te kweken. De simulatie is soms confronterend voor de deelnemers, meestal leuk, en altijd motiverend...
Draaiboek Hoe werkt het Ketensimulatiespel? Bij het Ketensimulatiespel hoort een draaiboek. Hieronder vindt u volgens dit draaiboek de stappen voor het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van het simulatiespel. Als realistische casus is gekozen voor het voorbeeld Onder druk onveilig moeten werken (zie kader). Deze casus kwam tot stand in overleg met de verschillende partijen uit de keten. STAP 1. VoorBereiDen Bij de voorbereiding van een Ketensimulatie stelt de organiserende partij (dit kan een brancheorganisatie zijn, maar ook een individueel bedrijf) drie zaken vast: a. Doel van de sessie b. Keten en actoren c. Een realistische casus Doel van de sessie Ketensimulaties kunnen verschillende doelen dienen. Het kan gaan om beter inzicht in de ketencommunicatie, maar het kan ook de oplossing van een acuut probleem zijn. Ook kan het de formulering betreffen van een actieplan voor de toekomst. Keten en actoren Het is van belang om vooraf begin en eind van de keten goed in beeld te brengen. Meestal is een keten gevormd rond een specifiek product of dienst. Het ketenspel van de dakdekker is gericht op kortdurende reparatiewerkzaamheden aan een plat schuurdak. In eerste instantie speelt het spel zich af aan het eind van de keten, tussen werknemer en werk gever. Echter, al snel verplaatst het probleem zich stroomopwaarts in de keten naar de opdrachtgever en nog verder naar de leveranciers van valbeveiligingsmaterialen. Bij voorkeur zitten tijdens de simulatie de juiste actoren uit de betrokken bedrijven en organisaties aan tafel. Oftewel de mensen waar je in het echt ook mee te maken hebt. Betreft het bovendien een bestaand probleem, dan geeft dat het meest realistische inzicht in de ketencommunicatie. Bij de simulatie van de casus waren de volgende actoren aanwezig: de werknemer, de dakdekker die op hoogte moet werken; diens (fictieve) leidinggevende; een opdrachtgever; een adviseur van een keuringsinstelling; een vakbondsvertegenwoordiger; een leverancier van valbeveiliging (individueel en collectief); medewerkers van de Arbeidsinspectie; een medewerker van een branche organisatie. Soms is het lastig om de juiste mensen bij elkaar te brengen. Behalve beschikbare tijd en prioriteitenstelling, zijn er ook andere zaken die spelen. Sommige partijen ontmoeten elkaar in de praktijk zelden direct. Neem je deel aan een simulatiespel dan stel je je kwetsbaar op en dat vereist enige durf. De ketensimulatie van de casus werd gespeeld op brancheniveau. In dit geval namen alle deelnemers hun dagelijkse rol in. Het probleem waar het om ging zou in de praktijk kúnnen voorkomen en betrof dus niet een probleem waar de partijen op het moment met elkaar last van hadden. Een realistische casus De realistische casus wordt gekozen op basis van de ervaringen uit de keten. De laatste voorbereidingsstap is het uitnodigen en briefen van de beoogde deelnemers. Een goede uitleg over het doel van de simulatie, de verschillende spelfasen
REALISTISCHE CASUS: ONDER DRUK ONVEILIG MOETEN WERKEN Een dakdekker (voorman) heeft op een dag drie klussen. Het gaat om: Repareren van een plat schuurdak van ruim 2,5 m. Schoonmaken van hemelwaterafvoeren op een dak van 200 vierkante meter, circa 8 meter hoog. Dakinspectie van een woonhuis met een gedeeltelijk plat dak: aanbouw en dakkapel. en de spelregels, en van de follow-up moeten deelnemers en toeschouwers motiveren het spel te spelen. De organiserende partij zorgt voor een gespreksleider, een geschikte locatie en benodigde faciliteiten zoals op nameapparatuur of een notulist, een beamer, flip-over, stiften en dergelijke. Zijn werkgever geeft aan dat deze drie klussen snel moeten worden gedaan en wel op één dag. De dakdekker voelt zich hier niet prettig bij. Het aanbrengen van voldoende valbeveiligingsmiddelen kost tijd en het project kan daardoor uitlopen. De dakdekker wil alle drie de klussen op deze manier niet uitvoeren en stelt het aan de kaak bij zijn werkgever. OPMERKING Het gaat hier om de kortdurende werkzaamheden zoals vermeld in het A Blad Platte daken. Als optie kan gekozen worden voor; Optie 1: werkgever beschikt zelf niet over valbeveiligingsmiddelen en huurt deze zo nodig in Optie 2: er is valbeveiligingsmateriaal beschikbaar in het magazijn of in de bus en de dakdekker is zelf verantwoordelijk dit te gebruiken TIPS: Als niet alle echte ketenvertegen woordigers bij het Ketensimulatiespel kunnen worden betrokken, kunnen ook acteurs worden ingezet die de rol van deze partijen vervullen. Behalve de directe actoren aan tafel, kunnen ook vertegenwoordigers van belang hebbende organisaties worden uitgenodigd als toehoorder. Zo was bij bovenstaande ketensimulatie ook een deskundige van de Vakgroep Valbeveiliging aanwezig. Toehoorders kunnen de simulatie observeren en eventueel meedenken over oplossingen voor de knelpunten, bijvoorbeeld door te stemmen over geopperde voorstellen.
De simulatie toont het werkelijke proces: deelnemers blijven geworteld in de dagelijkse praktijk STAP 2. Het ketensimulatiespel spelen Het ketensimulatiespel kan het beste in drie fasen worden gespeeld: a. Start simulatie b. Reflectie c. Afronding simulatie Start simulatie In zijn inleiding legt de gespreksleider het doel van de ketensimulatie uit. Hij geeft aan hoe het spel verloopt en waar verbetersuggesties zijn te halen. Tijdens de voorstelronde vertellen de deelnemers kort iets over zichzelf, en over hun positie binnen de keten. Als aftrap van het simulatiespel diept de gespreksleider in een tweegesprek met de vraagsteller de casus uit. De gespreksleider vraagt hoe de dakdekker met valbeveiligingsmiddelen werkt en aan welke informatie hij op het moment behoefte heeft. Vervolgens stelt de gespreksleider de startvraag voor de simulatie: wie ga je wat vragen? De vraagsteller stelt zijn vraag aan de beoogde partij. Nadat deze een antwoord heeft gegeven, vraagt de gespreksleider aan de vraagsteller of hiermee is voor zien in de informatiebehoefte. Als dit niet het geval is, nodigt de gespreksleider de antwoordende partij uit om de vraag aan een volgende partij door te spelen. De discussie bestaat doorgaans uit tweegesprekken tussen de spelers onderling, en tussen individuele spelers en de gespreksleider. De gesprekken tussen de spelers geven inzicht in de ketencommunicatie; het gesprek met de gespreksleider geeft inzicht in de denkwereld van de speler. Reflectie Na ongeveer 15 minuten rondt de gespreksleider de eerste ronde van de simulatie af. De vraagsteller wordt gevraagd om feedback te geven op de verkregen antwoorden. Ook de overige deelnemers en eventuele toehoorders krijgen de gelegenheid om te reageren. Op basis van deze bevindingen wordt daarna de tweede spelronde ingezet. Het is mogelijk dat de deelnemers van rol wisselen. Zo kunnen de partijen de discussie vanuit een ander perspectief voeren; dit leidt soms tot interessante nieuwe inzichten. Aan het einde van de tweede ronde vindt een eindevaluatie van de simulatie plaats, waarbij zowel gekeken wordt naar het inhoudelijk verloop als naar het gespreksproces.
Belangrijk element in de communicatie tussen mensen is de herdefiniëring van een vraag. Iedereen kent wel het spelletje waarbij je een woord in een kring doorfluistert, en er bij het sluiten van de kring opeens een totaal ander woord is ontstaan. Precies zo kan het gaan met de vragen in het ketensimulatiespel: 1. De werknemer stelt een vraag aan de werkgever. 2. De gespreksleider vraagt vervolgens de werkgever wat het probleem is. Daarbij wordt de oorspronkelijke vraag geherdefinieerd in het denkkader van de werkgever. 3. De werkgever onderneemt actie naar een derde partij. In het gesprek tussen de werkgever en de derde partij vindt nogmaals een herdefiniëring plaats. Dit proces voltrekt zich in het bijzijn van de overige deelnemers en toehoorders en is vaak een eye-opener voor velen. In het simulatiespel maakt de gespreksleider de herdefiniëring expliciet door, na iedere dialoog tussen spelers, de speler bij wie de bal ligt de vraag te stellen: wat is volgens jou het probleem, en welke actie ga jij ondernemen? Pas daarna wordt de actie ook genomen. Dat geeft alle aanwezigen ook de mogelijkheid om het spel en de overwegingen van de spelers goed te volgen. Afronding van de simulatie Bij de afronding van het simulatiespel kunnen de deelnemers en/of de gespreksleider aanbevelingen of actiepunten formuleren. Ook is het mogelijk om eerst de bevindingen van de sessie in een verslag te verwerken en dat vervolgens als uitgangspunt te gebruiken voor vervolggesprekken. STAP 3. Samen follow-up afspreken De laatste stap van het ketensimulatiespel omvat het vastleggen van afspraken over mogelijke vervolgacties. Het is natuurlijk belangrijk om de bereikte resultaten, inclusief het gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid, zoveel mogelijk vast te leggen en te benutten. De organisator en deelnemers kunnen besluiten om maatregelen te nemen, bijvoorbeeld door in het vervolg hun informatie of communicatie beter vorm te geven. Ook kunnen zij afspraken maken over formele rapportage, over kennisverspreiding en communicatie naar de betrokken brancheleden, en over de follow-up na langere periode. Ook is het mogelijk dat de partijen besluiten de simulatie te herhalen op andere niveaus binnen de ketenorganisaties. Verkregen inzichten Het ketensimulatiespel met de casus Onder druk onveilig moeten werken leverde de volgende inzichten op. Lessons learned: De actoren lossen een probleem op zoals zij het zelf waarnemen, binnen hun eigen denkkader. Dit kan de oplossing van het probleem belemmeren. Indien een gemeenschappelijke probleemanalyse ontbreekt, krijgt de vraagsteller wel antwoorden, maar blijft het de vraag of die antwoorden zijn werkelijke probleem kunnen oplossen. Simpele vragen worden door deskundigen soms tot enorme problemen gemaakt, terwijl de antwoorden vaak gemakkelijk te vinden zijn, bijvoorbeeld in de RI&E van een bedrijf. Brancheorganisaties worden niet betrokken bij het verkrijgen van informatie. Verantwoordelijkheid wordt snel afgeschoven: iedereen probeert zijn eigen straatje schoon te houden. Enkele aanbevelingen: Multifunctioneel gebruik van voorzieningen bevorderen Eenduidige regelgeving (Bouwbesluit - Arbowet) opstellen Expliciete aanbesteding van veiligheidsvoorzieningen; creëer duidelijkheid Ander bouwproces: opdrachtnemer eerder in bouwproces betrekken, alle betrokken partijen - opdrachtgever en opdracht nemer - één oplossing Veiligheid onderdeel laten uitmaken van de beroepshouding van werkgever en werknemer Opdrachtgevers de voordelen laten inzien van veiligheid Brancheorganisaties moeten de taak voor de ketencommunicatie oppakken. Werkgevers moeten betere instructies voor de werkvloer verzorgen. Interne deskundigheid bij bedrijven moet worden versterkt. Leveranciers moeten zich meer verantwoordelijk voelen voor de juiste kennis bij het gebruik van hun producten.
Als je op hoogte werkt, kun je maar beter samen werken TNO Kwaliteit van Leven Hoe kunt u meedoen? Komt u tot de conclusie dat het zinvol is om ook in uw branche, keten of bedrijf de aandacht voor ketencommunicatie te versterken met het TNO Ketensimulatiespel, dan kunt u het beschreven draaiboek gebruiken. Mocht u desondanks toch gebruik willen maken van professionele begeleiding voor het uitvoeren en evalueren van een keten simulatie dan kunt u contact opnemen met: Dolf van der Beek, T 023 55 49 475, E dolf.vanderbeek@tno.nl of Linda Drupsteen, T 023 55 49 384, E linda.drupsteen@tno.nl. Mogelijk is voor u ook de Subsidieregeling Kennisoverdracht Brancheorganisaties MKB van het Ministerie van Economische Zaken relevant. Daarvoor kunt u www.senternovem.nl/innovatievouchers raadplegen. Deze brochure is geschreven in het kader van het project Beter communiceren voor veiliger werken op hoogte en is gebaseerd op eerdere ervaringen met het TNO Ketensimulatiespel. TNO Kwaliteit van Leven is een dienstverlenende organisatie voor het bedrijfsleven, de zorg en de overheid. Via vernieuwend, toegepast onderzoek werkt TNO aan het waarborgen en verbeteren van de gezond heid en het optimaal functioneren van mensen. Samen met haar klanten vertaalt TNO deze nieuwe kennis in praktische toepassingen. TNO Kwaliteit van Leven onderscheidt haar activiteiten op vijf terreinen: Arbeid, Chemie, Preventie en Zorg, Pharma en Voeding. Arbeid houdt zich bezig met de innovatie van arbeid, organisatie en technologie, bevordering van de arbeidsparticipatie en versterking van het arbeidsbeleid. Met steeds als uitgangspunt de optimale inzet van mensen. Arbeid Polarisavenue 151 Postbus 718 2130 AS Hoofddorp info-arbeid@tno.nl www.tno.nl/arbeid T 023 554 93 93 F 023 554 93 94 tno.nl De cijfers in de brochure hebben betrekking op alle sectoren die werken op hoogte De afbeeldingen in de brochure zijn afkomstig uit het archief van SBD en is een compilatie van juiste en onjuiste werk- en veiligheidssituaties