E-mailcontinuïteit ControlEmail TM Whitepaper 24/7 beveiliging van e-mailcommunicatie
Inhoudsopgave Introductie 3 Storingen en het effect hiervan op bedrijven 4 E-mailstoringen verhelpen 5 Gehoste e-mailcontinuïteit: de opties 6 De voordelen van een gehoste service voor e-mailcontinuïteit 7 Wat een gehoste service voor e-mailcontinuïteit moet bieden 8 Conclusie 9 FOLLOW US & SHARE 24/7 beveiliging van e-mailcommunicatie 2
Introductie E-mail heeft zich diep ingeworteld in het bedrijfsleven. Interne communicatie vindt tegenwoordig vaker per e-mail plaats dan via telefonische of persoonlijke gesprekken. En communicatie met externe klanten, leveranciers, partners of andere zakelijke contacten is mogelijk nog afhankelijker van e-mail. E-mail wordt meer gebruikt dan alle andere media: telefoongesprekken en vergaderingen worden via e-mail gepland, beslissingen worden gebaseerd op e-mailcorrespondentie, aanvragen, voorstellen en contracten worden per e-mail verzonden en communicatie, van de alledaagse tot de meest belangrijke, vindt plaats via e-mail. Bedrijven zijn er zo aan gewend om alles per e-mail te doen, dat de telefoon van de helpdesk binnen enkele minuten downtime van de server al roodgloeiend staat. Hoewel een paar minuten downtime uiteraard niet meteen een ramp is, kan geen enkel bedrijf effectief functioneren als dit uren- of dagenlang duurt. In het risicobeheer en de planning van bedrijfscontinuïteit moet de uptime van e-mail daarom hoog op de lijst van prioriteiten staan. Bedrijven moeten e-mailcontinuïteit niet verwarren met e-mailarchivering of -backups. Deze laatsten zijn geschikt en noodzakelijk voor noodherstel, maar niet voor continu en naadloos gebruik van e-mail wanneer er hardware- of softwarefouten of ernstigere storingen optreden. Hoewel een paar minuten downtime uiteraard niet meteen een ramp is, kan geen enkel bedrijf effectief functioneren als dit uren- of dagenlang duurt FOLLOW US & SHARE 24/7 beveiliging van e-mailcommunicatie 3
Storingen en het effect hiervan op bedrijven Downtime en storingen in e-mail zijn een realiteit voor bedrijven. Het is vrijwel onvermijdelijk dat er op een goed moment iets misgaat en bedrijven moeten hierop zijn voorbereid. Computerhardware leeft niet oneindig en kan soms al vóór de geplande vervanging uitvallen. Er kunnen fouten optreden in e-mailsoftware of besturingssystemen. Gegevens kunnen beschadigd raken. En ook externe gebeurtenissen, zoals netwerkproblemen, overstromingen of stroomstoringen, kunnen onverwachte problemen veroorzaken. Storingen in e-mailsystemen zijn alles behalve zeldzaam. Volgens Osterman Research is de ongeplande downtime van e-mailsystemen maandelijks gemiddeld 53 minuten of 10,6 uur per jaar. Er zijn vele redenen waarom bedrijven rekening moeten houden met de potentiële impact van downtime van het e-mailsysteem: Verminderde productiviteit: Osterman schat dat medewerkers 25% minder productief zijn als hun e-mailsysteem niet werkt. Omzetverlies: bedrijven die e-mail gebruiken voor de verwerking van transacties, verkooporders, (aan)vragen van klanten en andere communicatie met de klant, lopen het meeste risico orders mis te lopen of klanten te verliezen als hun e-mail niet werkt. Risico van niet-naleving van regelgeving: als er hardware- of softwareproblemen optreden in het e-mailsysteem van een bedrijf en er onvoldoende beveiligingen aanwezig zijn, kunnen belangrijke e-mails verloren gaan. Bedrijven die aan de wettelijke voorschriften omtrent elektronische gegevens moeten voldoen, krijgen eveneens problemen met betrekking tot niet-naleving door het verlies van dergelijke berichten. Reputatieverlies: bedrijven die dagelijks met klanten omgaan, kunnen het zich niet veroorloven onprofessioneel over te komen. Als verzoeken om informatie niet binnen redelijke tijd worden beantwoord, kan dit het imago van dat bedrijf schaden wat betreft de waargenomen competentie, betrouwbaarheid en professionaliteit, belangrijke karakteristieken die elk bedrijf moet beschermen. FOLLOW US & SHARE 24/7 beveiliging van e-mailcommunicatie 4
E-mailstoringen verhelpen Het goede nieuws: het gevaar voor e-mailstoringen kan eenvoudig en tegen geringe kosten worden beperkt. Helaas zien veel bedrijven geen verschil tussen het concept van een oplossing voor e-mailbackup of -archivering en een oplossing voor e-mailcontinuïteit. De meeste bedrijven hebben een strategie voor noodherstel, waarbij hardware en software gewoonlijk opnieuw worden opgebouwd en historische e-mailgegevens worden hersteld met gebruik van een backup- of archiveringsoplossing. Dit verschilt van een oplossing waarmee men tijdens een storing in het e-mailsysteem toegang blijft houden tot e-mail. Hoe kan een bedrijf naadloos blijven werken tijdens de uren of dagen die ervoor nodig zijn om de infrastructuur te herbouwen in geval van een hardware- of softwarestoring, of in het ergste geval, als er zich een natuurramp voordoet? Wat bedrijven nodig hebben, is een systeem of service waarmee in continue e-mailfunctionaliteit wordt voorzien, in welke staat het netwerk, de server of de gegevens ook verkeren. E-mail- en bedrijfscontinuïteit mogen niet afhankelijk zijn van het lokale netwerk van de klant. Bedrijven hebben een externe service nodig waarmee ze over hun essentiële e-mailcommunicatie blijven beschikken, met inbegrip van functies voor toegang tot e-mail en beantwoording van binnenkomende berichten, als hun eigen infrastructuur niet werkt....het gevaar voor e-mailstoringen kan eenvoudig en tegen geringe kosten worden beperkt. FOLLOW US & SHARE 24/7 beveiliging van e-mailcommunicatie 5
Gehoste e-mailcontinuïteit: de opties Met een extern gehoste service voor e-mailcontinuïteit kunnen bedrijven productiviteits- en omzetverlies en andere consequenties van e-mailstoringen voorkomen. Er zijn drie services die tot deze algemene categorie behoren: Alleen wachtrij: berichten worden in een wachtrij geplaatst als ze onbestelbaar zijn, hetgeen gewoonlijk het geval is als de server offline is. De gebruikers hebben pas weer toegang tot deze berichten als de server weer online is, waarna de berichten in de wachtrij worden afgeleverd. E-mails raken weliswaar niet verloren, maar de productiviteit vermindert aanzienlijk. Een oplossing voor Alleen wachtrij is geen echte continuïteitsoplossing. Continuïteit via een wachtrij en een geïntegreerde e-mailservice: berichten worden in de wachtrij geplaatst als ze onbestelbaar zijn en terwijl de server offline is, hebben gebruikers volledige toegang tot hun berichten via een webgebaseerd systeem dat onafhankelijk is van het netwerk van de klant. Op die website kunnen gebruikers berichten in de wachtrij lezen en beantwoorden en nieuwe berichten maken. Wanneer de e-mailserver weer online is, worden de resterende berichten in de wachtrij afgeleverd. Er raken geen e-mails verloren en de productiviteit blijft gehandhaafd. Dit is een effectieve oplossing voor e-mailcontinuïteit die eenvoudig kan worden geïmplementeerd. Doorgaande continuïteit: alle berichten worden continu in de wachtrij geplaatst, ongeacht de serverstatus, en worden gedurende een week of langer op schijf bewaard. Als de e-mailserver van de klant offline gaat of gegevens beschadigd raken, kan een beheerder een vorige stroom e-mailberichten van een bepaalde tijd uit bijvoorbeeld de afgelopen zeven dagen, terugspelen. Gebruikers hebben gewoonlijk tevens toegang tot een geïntegreerd webgebaseerd systeem om berichten te bekijken als de e-mailinfrastructuur van de klant niet beschikbaar is. Dit is een geavanceerde oplossing voor e-mailcontinuïteit, die echter duur en/ of moeilijk te implementeren kan zijn. Het is belangrijk een gehoste service voor e-mailcontinuïteit te gebruiken naast de huidige oplossingen voor e-mailbackup en -archivering. Een oplossing die in het systeem of het gebouw van de klant is geïnstalleerd, loopt altijd het risico invloed te ondervinden aan de problemen met de e-mailserver of het locale netwerk van de klant. Een extern gehoste service voor continuïteit is daarom de enige betrouwbare optie waarmee continue toegang tot e-mailfunctionaliteit wordt gewaarborgd. FOLLOW US & SHARE 24/7 beveiliging van e-mailcommunicatie 6
De voordelen van een gehoste service voor e-mailcontinuïteit Een gehoste service voor e-mailcontinuïteit met geïntegreerde e-mailfunctionaliteit biedt bedrijven tal van voordelen, waaronder: Er hoeft niet in nieuwe hardware of systemen te worden geïnvesteerd. Automatische en onmiddellijke continuïteit, zonder dat het ICT-team actie hoeft te ondernemen ingeval er een storing optreedt. Medewerkers kunnen blijven werken en hun e-mails lezen en beantwoorden. Er raken geen e-mails verloren. Geen problemen omtrent niet-naleving of schending van andere wettelijke voorschriften voor bedrijven die vereist zijn kopieën van e-mails te bewaren. Geen training of onderhoud door het ICT-team vereist, zodat deze medewerkers hun handen vrij hebben voor ander werk, hetgeen vooral tijdens storingen belangrijk is. Gemoedsrust: Als er een storing optreedt, kan er meteen gebruik worden gemaakt van een tijdelijke oplossing en staat het bedrijf minder onder druk om het probleem zo snel mogelijk op te lossen. Dit vermindert het risico op fouten tijdens het herstelproces. Het bedrijf kan zo in elke situatie, variërend van een korte, geplande upgrade van de e-mailserver tot een storing in het hele netwerk vanwege een natuurramp, op eenvoudige wijze een hoog niveau van bedrijfscontinuïteit behouden. FOLLOW US & SHARE 24/7 beveiliging van e-mailcommunicatie 7
Wat een gehoste service voor e-mailcontinuïteit moet bieden Bedrijven die een gehoste service voor e-mailcontinuïteit zoeken, moeten op het volgende letten: Implementatievereisten voor het ICT-team van het bedrijf. Of de continuïteitsservice automatisch wordt geactiveerd als er een storing optreedt. De ondersteuning die de provider levert: kantooruren, ondersteuning via e-mail of telefonisch, niveau van expertise, enz. Gebruiksgemak: eenvoud van de oplossing, met name voor medewerkers met minimale ICTkennis. Prijsmodel: de kosten moeten aanzienlijk lager zijn dan die van de e-mailinfrastructuur en zonder verborgen kosten. Gedistribueerde infrastructuur: berichten moeten betrouwbaar zijn opgeslagen op meerdere geografische locaties. FOLLOW US & SHARE 24/7 beveiliging van e-mailcommunicatie 8
Conclusie E-mail is een essentieel communicatiemiddel en bedrijven kunnen zich geen downtime veroorloven. Om deze reden moeten bedrijven overwegen een service voor e-mailcontinuïteit te gebruiken zoals ControlEmail. Zo wordt gezorgd voor 24/7 uptime en voor de broodnodige gemoedsrust dat zij in geval van een systeemstoring, gepland onderhoud aan de e-mailserver of een natuurramp waardoor hun e-mailinfrastructuur buiten werking raakt, toegang blijven houden tot hun e-mails. FOLLOW US & SHARE 24/7 beveiliging van e-mailcommunicatie 9
Over ControlEmail TM ControlEmail is een uiterst intuïtieve en aanpasbare cloudgebaseerde beveiligingsservice, waarmee e-mailsystemen op eenvoudige wijze vanaf één console kunnen worden beheerd en beschermd. Onze oplossing gebruikt conventionele en geavanceerde technologieën ter verbetering van e-mailbeveiliging en is voorzien van geïntegreerde continuïteit om een ononderbroken service te waarborgen als de e-mailinfrastructuur offline is. Optioneel kan archivering hieraan worden toegevoegd, hetgeen voor vele bedrijven pure noodzaak is. Meer informatie: nl.controlnow.com/trial/controlemail/free-trial/nl/ FOLLOW US & SHARE 24/7 beveiliging van e-mailcommunicatie 10
VS, Canada, Midden- en Zuid-Amerika 4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703. USA Sales: + (919) 379 6492 Europa en Verenigd Koninkrijk Vision Building, Greenmarket, Dundee, DD1 4QB, UK Sales: +44 (0) 1313 414899 Australië en Nieuw-Zeeland 2/148 Greenhill Road, Parkside, SA 5063 Sales: +61 (8) 7123 4060 nl.controlnow.com/contactgegevens 2015 LogicNow. Alle rechten voorbehouden. Alle producten en bedrijfsnamen die hierin worden vermeld, kunnen handelsmerken zijn van hun respectieve eigenaars. De informatie en inhoud in dit document zijn uitsluitend ter informatie en zijn als zodanig (as is) geleverd, zonder enige garantie, hetzij uitdrukkelijk of stilzwijgend, inclusief, maar niet beperkt tot, de stilzwijgende garanties van verhandelbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel en niet-inbreuk. LogicNow kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade inclusief gevolgschade, van welke soort dan ook die voortvloeit uit het gebruik van dit document. De informatie is verkregen uit openbare bronnen. LogicNow heeft alle redelijke inspanningen in het werk gesteld om ervoor te zorgen dat de gegevens in dit document juist zijn, maar maakt geen claim, doet geen belofte en geeft geen garantie omtrent de volledigheid, nauwkeurigheid of geschiktheid van de informatie en is niet verantwoordelijk voor drukfouten, achterhaalde informatie of fouten. LogicNow geeft geen garantie, uitdrukkelijk of stilzwijgend, en stelt zich niet wettelijk aansprakelijk voor de nauwkeurigheid of volledigheid van de informatie in dit document. Als u van mening bent dat dit document feitelijke fouten bevat, neem dan contact met ons op zodat we dit zo snel als praktisch mogelijk is kunnen evalueren.