Agendapunt 6. voor de vergadering van het algemeen bestuur RUD Drenthe 30 november 2015 Datum:. Opsteller: T. de Boer / G. Schepers Johan Vogelaar, directeur RUD Drenthe ( /' t:».i:» Advies rvo d.d. Openbaar 9 november 2015: conform Onderwerp Najaarsrapportage 2015 Ter kennisname najaarsrapportage 2015 Inleiding Algemeen: Bijlagen Communicatie In de najaarsrapportage wordt op basis van de gegevens over de eerste acht maanden een prognose gegeven voor het financieel resultaat over 2015, worden de belangrijkste afwijkingen op de begroting toegelicht en worden mogelijke risico's aangegeven. Naast de financiële verwachting wordt ook ingegaan op personele zaken en wordt een actualisatie gegeven van de paragrafen van de begroting. Financieel Wij verwachten dat 2015 per saldo ca. 550.000 positiever wordt afgesloten dan was begroot. Dit komt voornamelijk door lagere personeelslasten en lagere uitvoeringskosten eigen beheer. Organisatie Het ziekteverzuim is ca. 2% lager dan begroot. De vacatureruimte (13,1 fte) wordt niet door vaste medewerkers ingevuld, maar deels met tijdelijk personeel. Productie Geen bijzonderheden Paragrafen Hierin wordt inzicht gegeven in mogelijke financiële risico's en wordt een actueel beeld van de meerjarenbegroting en de vermogenspositie van de RVD geschetst -najaarsrapportage Deze najaarsrapportage wordt ter informatie aan de deelnemers verzonden Besluit:
... Drenthe Najaarsrapportage 2015 RUD Drenthe Najaarsrapportage 2015 RUD Drenthe 1. Inleiding 2 2. Financiële prognose 2015 3 3. Voortgangsrapportage personeel 5 4. Voortgangsrapportage productie 5 5. Paragrafen 6 Lokale heffing 6 Risico's en weerstandsvermogen 6 Financiering / treasury 7 Bedrijfsvoering 7 1
~... Drenthe. 1. Inleiding Hierbij bieden wij u de najaarsrapportage 2015 aan. Hierin wordt gerapporteerd over afwijkingen ten opzichte van de begroting. Op basis van de huidige gegevens (tim augustus) wordt een prognose gegeven voor het hele jaar 2015. Financiën Bed~agen 'IC 1.000 Gewijzigde Prognose jaar 20:15 begroting 2015 Verwachting Afwijkiing,tov tbegro~ing LAS'J1EN Ineidertteel St~uctur.eel Totale lasten 12.175 11.615 SOO 60 BAr,EN Totale baten t2.329 12.332 - - Resultaat 154 717 SOO 60 Opmerking: Door een boekhoudkundige correctie van de leges heeft er een verschuiving plaatsgevonden in de verantwoording van baten en lasten. Per saldo heeft dit geen effect. Financieel De begroting 2015 ging uit van een rekeningresultaat van 154.000,--. De prognose laat een positief rekeningresultaat zien van ca. 720.000,--. Het positieve resultaat is voornamelijk eenmalig en wordt met name veroorzaakt door lagere personeelskosten en lagere uitvoeringskosten. Organisatie In hoofdstuk 3 wordt gerapporteerd over personele zaken. Het ziekteverzuim is veellager (2%) dan begroot. De vacatureruimte (13,1 fte) wordt niet door medewerkers in vaste dienst ingevuld, maar deels met tijdelijk personeel. Productie In hoofdstuk 4 wordt een toelichting gegeven op de urenbesteding van de RVD Drenthe in de periode van januari tot en met augustus 2015. Het algehele beeld is dat de afgesproken productie (aantallen) wordt gerealiseerd. Paragrafen Hoofdstuk 5 geeft waar nodig een actualisatie van de "paragrafen" van de begroting weer. 2
... Drenthe 2. Financiële prognose 2015 Dit hoofdstuk geeft een prognose voor het hele jaar. Deze prognose is gebaseerd op huidige inzichten en de werkelijke kosten en opbrengsten over de periode januari tot en met augustus 2015. In de onderstaande tabel wordt aangegeven op welke posten we een afwijking op de begroting verwachten. Daarbij wordt tevens aangegeven of deze afwijking incidenteel of structureel is. IRUD DRENTHE Bedragen x 1.000 Gewijzigde Pragnose jaar 2015 begroting 2015 Verwachting Afwijking toy begroting LASTEN Incidenteel Structureel Personeel Loonsom 8.449 7.730 720 Inhuur vacature ruimte - 680-680 Inhuur ziekte 84 70 14 Overiqe oersoneelskosten 422 200 222 subtbtaal 8.956 8.680 277 Reiskosten 350 320-30 Materieel {toalbo~1 :50 '50 - UitvoerinQskasten 2.1718 ~.97S 170 30 Proiectkosten* {.feaesl ~17 ~20 - Kaoitaallastel'l 54-54 Onvoorzien ~20 ~20 - Incidentele [kosten 350 :350 - Oostart- en frictiekosten - - - Totale lasten ~2.17.5 11.615 SOO 60 BATEN Deelnemersbiidraaen 12.162 12.162 - Proiectbaten' {Ieaesl 167 170 - Talale baten 12.iJ29 12.332 - - Resultaat ~54 717 SOO '60 Wij verwachten over 2015 ruim ca. 500.000,-- aan incidentele meevallers. Lagere personeelslasten met name als gevolg van lagere opleidingskosten en lagere algemene personeelskosten. Lagere uitvoeringskosten. omdat veel werkzaamheden door eigen medewerkers van de RVD Drenthe zijn uitgevoerd. Voor 2015 zijn er ook structurele meevallers van ca. 60.000,--. Lagere reiskosten omdat er door het nieuwe werken efficiënter wordt gereisd. Lagere uitvoeringskosten. Bij de evaluatie van de package deal is het contract met de provincie Drenthe aangepast omdat de werkelijke kosten lager bleken dan geraamd. Dit levert structureel een besparing op van 30.000,--. Het bedrag is een onderdeel van de 10% prijsreductie die reeds in de begroting van 2016 is opgenomen. 3
... Drenthe Toelichting op vorenstaande tabel Personeel Bij de start van de RVD Drenthe is ervoor gekozen om de vacatureruimte niet in te vullen met medewerkers in vaste dienst, maar deels met tijdelijk personeel. Als gevolg van deze keuze is er een onderschrijding te zien op de loonsom van de medewerkers in vaste dienst, maar een overschrijding van het inhuurbudget. Beide posten moeten in samenhang worden bezien. De post Overige personeelskosten laat ook een onderschrijding zien. De opleidingskosten zijn lager omdat de RVD Drenthe minder personeel in vaste dienst heeft en de opleidingsbehoefte daarmee lager is. Begin 2016 wordt inzichtelijk welke opleidingsbehoefte er per medewerker noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de "kwaliteitscriteria 2.1/1. Als blijkt dat het opleidingsbudget in 2016 niet toereikend is om de benodigde opleidingen te kunnen bekostigen, zullen we mogelijk bij het vaststellen van de jaarrekening 2015 een resultaatbestemmingsvoorstel indienen. Reiskosten De deelaratie voor dienstreizen valt lager uit en dit heeft een structureel karakter. Dit is deels het gevolg van het nieuwe werken, waardoor dienstreizen efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Bij het opstellen van de jaarrekening zullen de reiskosten nader worden geanalyseerd en zalook bezien worden of een structurele bijstelling van de reiskosten vanaf 2016 gewenst is. Materieel Geen bijzonderheden. Uitvoeringskosten Het grootste gedeelte van deze kosten liggen vast in een contract voor ondersteuning door de provincie Drenthe en de gemeente Emmen. De evaluatie van de package deal met de provincie Drenthe en de gemeente Emmen heeft een kleine bijstelling naar beneden opgeleverd in 2015. Daarnaast ontstaat de onderschrijding doordat de RVD veel werkzaamheden met eigen medewerkers oppakt. Kapitaallasten In de begroting is een investering opgenomen voor een eigen zaaksysteem (LOS). Door de vertraging bij de aanbesteding heeft er nog geen investering plaatsgevonden en zijn er daarom nog geen kapitaallasten in 2015. Onvoorzien Geen bijzonderheden. Incidentele kosten Geen bijzonderheden. Opstart- en frictiekosten Geen bijzonderheden. Baten In de voorjaarsnota is gemeld dat er aan de RVD Drenthe een subsidie is toegekend van 152.000,--. Inmiddels is gebleken dat de werkzaamheden niet in 2015 maar grotendeels in 2016 uitgevoerd zullen worden. De accountant heeft geadviseerd om deze subsidie daarom aan te merken als vooruit ontvangen gelden en het subsidiebedrag als opbrengst mee te nemen in 2016. 4
.._",,...,.... Drenthe 3. Voortgangsrapportage personeel Onderstaande tabellen geven het ziekteverzuim en de bezetting weer. Ziekteve;rzuimcijfe.rs Jan tim aug 2015 Gemiddelde ziekteverzuim streefeijfer ziektemeldings- ziektellerzuim,percentage,ft;equeliltie duur Totaal "RUD Drenthe" 2,30% 4,30% 1,09 5,2 In de eerste 8 maanden was het ziekteverzuim 2,30%. Dit is ruim beneden het streefcijfer van 4,3%. Formatie en bezetting jan tim aug 2015 hezettirng in niet irngevulde, streefformatie bezetting in FTE FrE tijdelijk vaeature 2015 vast (31-08\ ( 31 -G81) Il1ll.1imte Totaal ''RUD Drenthe" 124,69 111,57 9,61 3,51 Toelichting gebruikte afkortingen en symbolen: FTE = (gemiddelde) beschikbare arbeidscapaciteit (Full Time Equivalent) De vacatureruimte wordt deels door tijdelijk personeel ingevuld. Ook voor de rest van het jaar blijft inhuur noodzakelijk. De niet ingevulde vacatureruimte wordt als dekking gebruikt voor de inhuur en hiervan zijn de kosten hoger dan de gemiddelde loonsom. 4. Voortgangsrapportage productie Het algehele beeld is dat de uitvoering van het jaarprogramma op schema ligt. Daar waar afwijkingen zijn, zijn met de desbetreffende opdrachtgevers afzonderlijke afspraken gemaakt. Per kwartaal krijgt elke opdrachtgever een overzicht van de verrichte werkzaamheden, waarbij zowel de productie in aantallen als in uren aangegeven wordt. In onderstaande tabel wordt het aantal begrote uren en het door de ROD Drenthe gerealiseerde aantal uren tot en met augustus vermeld. gerealiseerde uren tim augustus uren verhouding Iproductieve uren vlg. 's begroting 98.627 100% verantwoorde productieve uren 98.500 99,9% 5
Drenthe. ~...,. 5. Paragrafen Lokale heffing Geen bijzonderheden. Risico's en weerstandsvermogen Leefomgevingsysteem (LOS) Als gevolg van juridische procedures is de oplevering van het LOS-systeem vertraagd. De juridische tegenslagen hebben ook gevolgen voor de projectkosten. We hebben een advocaat moeten inhuren en ook vanuit de projectorganisatie moest tijd gestoken worden in het behandelen van de juridische vraagstukken. De totale kosten van de vertraging voor de RVD Drenthe worden geraamd op 75.000,--. Dit bedrag kan nog binnen de begroting opgevangen worden. Als in het vervolgtraject nog meer financiële tegenvallers optreden dan is het projectbudget niet toereikend. Individueel keuzebudget (IKB) Het Individueel keuzebudget (IKB) zal met ingang van 1 januari 2017 worden ingevoerd. Hierdoor komt er een nieuwe tijdsperiode waarover vakantiegeld wordt uitgekeerd, namelijk van 1 januari tot en met 31 december. Dit betekent dat er een kostenpost komt die niet is begroot. Het gaat over het resterende 7 maanden vakantiegeld (ca. 250.000,--) van 2016. Op dit moment is nog niet duidelijk of de RVD Drenthe dit eind 2016 of begin 2017 moet uitbetalen. Vennootschapsbelasting Het risico bestaat dat er vennootschapsbelasting moet worden betaald over de werkzaamheden die de RVD Drenthe voor haar opdrachtgevers uitvoert. De RVD Drenthe heeft dit onderzocht en naar aanleiding van deze analyse is er een verzoek gedaan aan de belastinginspecteur om de RVD Drenthe hiervoor volledig vrij te stellen. Indien dit verzoek niet wordt gehonoreerd, zal de RVD Drenthe voor een deel van haar taken een extra administratie moeten inrichten. Daarnaast is het mogelijk dat de Belastingdienst een deel van de opbrengsten aanmerkt als winst en hierover zal 25% vennootschapsbelasting moeten worden betaald. 6
... Drenthe programmabegroting Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe jaarrekeni ng *11000 eure obvdd 31 augustus 2015 2014 2015 (*) IDrognose :2016 2017 2018 2019 2015 baten 12.480 12.212 12.332 11.370 11.597 11.829 12.066 lasten 12.624 12.058 11.615 11.478 11.549 11.774 12.004 Iresultaat 144 154 717 108 48 SS 61 algemene reserve 31/12-144 10 573 465 513 567 629 (*) = op basis van 2e begrotingwjziging 2015 (dd 29 juni 2015) Met de nieuwe prognose voor 2015 zal de algemene reserve vanaf eind 2015 veel positiever zijn en zal in 2016 ook positiefblijven. Hiermee voldoen we al vanaf 2015 aan de eisen van BZK in plaats van 2018 zoals geprognotiseerd in de begroting 2016. In het vorenstaande overzicht zijn de incidentele kosten ( 250.000,--) als gevolg van de invoering IKB niet opgenomen, maar ook als hiermee rekening wordt gehouden blijft de algemene reserve positief. Financiering / treasury Als gevolg van de vertraging bij het LOS-project is er nog geen vreemd vermogen aangetrokken. Bedrijfsvoering Per 1 januari 2016 vindt er een VTH-wetswijziging plaats, waardoor de verantwoordelijkheid van de Brzo-taken (bedrijven met een risico op zware ongevallen) van gemeenten naar provincies wordt overgedragen. Hierdoor zal de onderlinge verdeelsleutel voor de financiële bijdrage aan de RVD Drenthe wijzigen, maar zal de totale bijdrage van de gemeenten en de provincie ongewijzigd blijven. Momenteel zijn de exacte bedragen nog niet duidelijk. In het DB van maart 2016 wordt hier op teruggekomen. 7