Regeling gesprekkencyclus voor de medewerkers van SOPOGO door gesprekken wijzer worden Aanleiding... 2 Inleiding... 2 Doel... 2 Onderwerpen... 2 Procedure... 3 De gesprekkencyclus... 3 Competentieprofielen... 3 Competentiemeting... 3 Het POP-gesprek... 4 Het voortgangs-/functioneringsgesprek in het tweede en derde jaar... 4 Het beoordelingsgesprek in het vierde jaar... 4 Portfolio... 4 Slotbepaling... 4 REGLEMENT FUNCTIONERINGSGESPREKKEN... 5 01. Inleiding... 5 02. Wat is een functioneringsgesprek?... 5 03. Begripsbepaling... 5 04. Bewaartermijn... 6 05. Deelnemers aan het functioneringsgesprek... 6 06. Doel van een functioneringsgesprek... 6 07. De kenmerken van een functioneringsgesprek... 6 08. De frequentie van het functioneringsgesprek... 6 09. De procedure... 7 10. Welke informatiebronnen kan de leidinggevende gebruiken tijdens het functioneringsgesprek?. 7 11. Onderwerpen die tijdens het functioneringsgesprek aan de orde kunnen komen... 8 12. Bescherming persoonsgegevens... 8 13. Niet voorziene gevallen... 9 14. Slotbepaling... 9 REGLEMENT BEOORDELINGSGESPREKKEN... 10 01. Inleiding... 10 02. Wat is een beoordelingsgesprek en in welke situatie vindt dit gesprek plaats?... 10 03. Begripsbepaling... 10 04. Deelnemers aan het beoordelingsgesprek... 11 05. Doel van het beoordelingsgesprek... 11 06. De kenmerken van een beoordelingsgesprek... 11 07. De frequentie van het beoordelingsgesprek... 11 08. De procedure... 12 09. Bezwaar... 12 10. Welke informatiebronnen kan de beoordelaar gebruiken tijdens het beoordelingsgesprek?... 12 11. Gespreksonderwerpen... 13 12. Bescherming persoonsgegevens... 13 13. Niet voorziene gevallen... 14 14. Toelichting op het Reglement beoordelingsgesprekken... 14 15. Slotbepaling... 15 Regeling gesprekkencyclus SOPOGO Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 1 van 15
Aanleiding Bij de oprichting van SOPOGO is in het kwaliteitszorgsysteem voor het openbaar primair onderwijs op Goeree-Overflakkee (vastgesteld door de voorlopige GMR, eind 2004) een eerste aanzet gegeven voor het beleid met betrekking tot de gesprekkencyclus. Na het vaststellen van de missies en visies van alle scholen is nu de tijd aangebroken om hier een vervolg aan te geven op het niveau van de individuele medewerker. Tot nu toe wordt op verschillende wijze invulling gegeven aan de gesprekkencyclus op de scholen. Doel is te komen tot een eenduidige werkwijze voor alle SOPOGO-scholen. Inleiding SOPOGO stelt zich ten doel op haar scholen een zo hoog mogelijke kwaliteit te kunnen leveren aan het openbaar primair onderwijs op Goeree-Overflakkee. Deze doelstelling kan mede bereikt worden door het steeds opnieuw in gesprek gaan met haar medewerkers volgens de hier beschreven regeling gesprekkencyclus. De afdeling P&O heeft bij de gesprekkencyclus een strategische en adviserende rol. Ze schrijft en verdedigt het vastgestelde beleid en is vraagbaak voor directeuren en medewerkers. In de CAO PO wordt in artikel 9.4 de gesprekkencyclus als volgt voorgeschreven: periodiek worden met elke werknemer gesprekken gevoerd over het (toekomstig) functioneren van de werknemer. Dat gebeurt door middel van een professionele gesprekkencyclus, bestaande uit loopbaangesprekken, functioneringsgesprekken, beoordelingen of andersoortige gesprekken die hetzelfde beogen. Aan een beoordeling van de werknemer kunnen rechtspositionele gevolgen worden verbonden. De werkgever stelt in overleg met de GMR een regeling vast waarin het doel, de onderwerpen, de procedure en de frequentie van de gesprekken zijn vastgelegd, waarbij in ieder geval is geregeld dat voorafgaand aan een beoordeling functioneringsgesprekken hebben plaatsgevonden. Doel Het doel van de gesprekkencyclus is het op gestructureerde en professionele wijze aandacht en vorm geven aan de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers in relatie tot de ontwikkeling van de organisatie. Op deze manier werken de medewerkers aan hun competenties en kan de schoolorganisatie haar organisatiedoelen bereiken. Onderwerpen De gesprekkencyclus is een driejarige cyclus. Jaarlijks vindt een gesprek plaats tussen de (direct)leidinggevende en elke individuele medewerker waarin de professionele ontwikkeling centraal staat. Natuurlijk zijn er in de loop van een schooljaar ook talloze andere momenten waarop een leidinggevende praat met een medewerker. Deze (in)formele voortgangsgesprekken kunnen bouwstenen zijn voor het officiële gesprek. Regeling gesprekkencyclus SOPOGO Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 2 van 15
Procedure De gesprekkencyclus Eerste jaar Gestart wordt met een gesprek waarbij, in overleg tussen de (direct) leidinggevende en de medewerker een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) wordt opgesteld. In dit POP wordt vastgesteld aan welke (onderdelen van) competenties de komende jaren wordt gewerkt. Aan het eind van dit eerste jaar wordt tevens een functioneringsgesprek gevoerd. Tweede jaar Het gesprek in het tweede jaar betreft een functioneringsgesprek. Derde jaar Het gesprek in het derde jaar is enerzijds een beoordelingsgesprek gericht op het beoordelen van de ontwikkelingsopbrengst van de medewerk(st)er als afronding van de ontwikkelingscyclus die gestart is met de in het eerste jaar gehouden competentiemeting en beoordeelt anderzijds het geheel aan competenties uit een competentieprofiel. In schemavorm ziet de gesprekkencyclus er als volgt uit: 1e jaar: Competentiemeting in het POP-gesprek en een functioneringsgesprek. 2e jaar: Functioneringsgesprek 3e jaar: Beoordelingsgesprek De leidinggevende voert volgens eigen planning en/of op verzoek van de medewerker zelf ieder jaar tussentijds (in)formele voortgangsgesprekken met de medewerker om zijn/haar ontwikkeling te volgen. Competentieprofielen In een competentieprofiel wordt beschreven over welke bekwaamheden iemand moet beschikken om zijn functie naar behoren uit te oefenen. Bij het opstellen van deze notitie wordt binnen SOPOGO op beperkte schaal gewerkt met de volgende competentieprofielen: directeur en leerkracht. Voor directeuren wordt gewerkt met het competentieprofiel van de Nederlandse Schoolleiders Academie, zie bijlage. Voor leerkrachten wordt het door de landelijke Stichting Beroepskwaliteit Leraren opgestelde profiel gebruikt. In de wet BIO gelden deze als kwaliteitsnorm voor het onderwijspersoneel binnen het basisonderwijs. Een competentieprofiel is dus een soort meetlat, die voor iedereen binnen de organisatie gelijk, waarneembaar en bespreekbaar is. Het competentieprofiel is uitgangspunt voor alle gesprekken van de gesprekkencyclus. Competentiemeting De competentiemeting is een ijkmoment waarbij wordt nagegaan welke competenties de komende periode (meer) worden ontwikkeld. Om die meting zo objectief mogelijk te laten zijn, wordt gebruik gemaakt van de 360 feedback methode. Hierbij geven de medewerker, diens (direct) leidinggevende en één of meerdere collega s een mening (feedback) over het functioneren aan de hand van stellingen die betrekking hebben op de competenties uit het vastgestelde competentieprofiel. De uitkomsten van die meting worden gebruikt voor het opstellen van het POP. Regeling gesprekkencyclus SOPOGO Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 3 van 15
Het POP-gesprek De uitkomsten van de competentiemeting en de doelstellingen van de school zijn het vertrekpunt voor het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan. In een gesprek tussen leidinggevende en medewerker wordt samen besproken wat in het POP aan de orde zou kunnen/moeten komen. In het POP wordt weergegeven aan welke zaken de medewerker de komende periode wil gaan werken, welke activiteiten daarvoor moeten worden ondernomen, welke afspraken zijn gemaakt met betrekking tot de noodzakelijke ondersteuning en de te maken kosten en op welke datum de doelen gerealiseerd zullen zijn. Het voortgangs-/functioneringsgesprek in het eerste en tweede jaar In een voortgangs-/functioneringsgesprek wordt, naast de punten zoals vastgelegd in het reglement functioneringsgesprekken, nagegaan of de in het POP vastgelegde afspraken op schema zitten en/of het POP wordt bijgesteld. Het beoordelingsgesprek in het derde jaar Dit gesprek is gericht op het afronden van de met de eerste competentiemeting ingezette ontwikkelingscyclus. Het gesprek dient tevens als vertrekpunt voor een nieuw persoonlijk ontwikkelingstraject. Portfolio In een portfolio worden door de medewerker de gegevens bijgehouden over de gevolgde opleidingen, inhoud van de functie en eventuele specialiteiten. Ook de vanuit het POP bereikte doelstellingen kunnen in het portfolio worden opgenomen. Het portfolio kan bijvoorbeeld gebruikt worden bij het (intern of extern) reageren op vacatures. Inzage in de portfolio s heeft de individuele medewerker, de directeur van de school, de personeelsadviseur en de directeur-bestuurder. De wet BIO schrijft voor dat voor elk personeelslid een bekwaamheidsdossier moet worden aangelegd. SOPOGO zet voor dit doel de portfolio s in. Elke medewerker is zelf beheerder en als zodanig verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens in zijn eigen portfolio. Slotbepaling Dit bijgestelde document kan worden aangehaald als de gesprekkencyclus en treedt in werking op 26 juni 2014. De directie van de school draagt er zorg voor dat een exemplaar van dit document met de daarbij behorende bijlagen op iedere school op een voor alle personeelsleden toegankelijke plaats ter inzage wordt gelegd. Regeling gesprekkencyclus SOPOGO Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 4 van 15
REGLEMENT FUNCTIONERINGSGESPREKKEN 1. Inleiding Goed personeelsbeleid vinden wij belangrijk binnen SOPOGO. Wij zien het als een belangrijke taak van de directeur-bestuurder, schooldirecteuren en de personeelsadviseur. Het functioneringsgesprek is voor een directeur een hulpmiddel om gestalte te geven aan goed personeelsbeleid. Samen met het gesprek rond het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) en het beoordelingsgesprek wordt hiermee vorm en inhoud gegeven aan dit onderdeel van het personeelsbeleid. Alle gesprekken in deze cyclus zijn mede in het belang van de medewerkers, omdat zij op deze wijze invloed kunnen uitoefenen op de kwaliteit van hun werk en de werkomstandigheden. 2. Wat is een functioneringsgesprek? Een functioneringsgesprek is een gestructureerd gesprek tussen een medewerker en diens leidinggevende met als doel het functioneren van de werknemer en de onderlinge samenwerking te verbeteren. Hoewel tijdens een functioneringsgesprek wel een oordeel uitgesproken kan worden over het functioneren van de deelnemende partijen, is een functioneringsgesprek geen beoordelingsgesprek. Aan het gesprek zijn geen directe rechtspositionele consequenties verbonden. De gesprekken zijn ook een middel om verbindingen te leggen tussen schooldoelen en de belangen van de individuele personeelsleden en tussen het schoolbeleid en de uitvoering daarvan. Functioneringsgesprekken vervangen het normale overleg en de vergaderingen niet, maar vormen hierop een noodzakelijke aanvulling. 3. Begripsbepaling Voor zover in dit reglement hij en andere mannelijke persoonlijke en bezittelijke voornaamwoorden worden gebruikt en daarmee personen worden aangeduid, verstaan we daaronder tevens de vrouwelijke medewerker. Bevoegd gezag : Het bestuur van de Stichting Openbaar Primair Onderwijs Goeree- Overflakkee. Personeelslid: Alle personen in vaste dan wel in tijdelijke dienst bij de Stichting Openbaar Primair Onderwijs Goeree-Overflakkee alsmede het onderwijsondersteunend personeel die op de scholen werkzaam zijn. Gespreksfunctionaris: De door het bevoegd gezag aangewezen functionaris, die het functioneringsgesprek voert met het personeelslid in de organisatie. Functioneringsgesprek: Een gesprek tussen het personeelslid en de gespreksfunctionaris volgens het Reglement Functioneringsgesprekken over alle aspecten die van invloed zijn op het functioneren van het personeelslid in de organisatie en de invloed van de organisatie zelf hierop. Gespreksformulier functioneringsgesprekken: Het formulier waarop de gespreksonderwerpen zijn vermeld en waarop tijdens het functioneringsgesprek gemaakte afspraken worden genoteerd. Het formulier met in ieder geval de afgesproken onderwerpen is als bijlage bij deze regeling opgenomen. Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): In het POP vindt wederzijdse afstemming plaats tussen de wensen van de werknemer met betrekking tot zijn professionele ontwikkeling en de ontwikkelingsdoelen van de organisatie en worden afspraken gemaakt over zijn toekomstige inzetbaarheid, scholing en doorstroming naar andere interne of externe functies. De in het Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 5 van 15
POP-gesprek gemaakte afspraken zijn één van de gespreksonderwerpen tijdens een functioneringsgesprek. 4. Bewaartermijn Verslagen van functioneringsgesprekken worden gedurende de diensttijd van elke medewerker in het personeelsdossier bewaard en uiterlijk twee jaren na uitdiensttreding vernietigd evenals alle andere persoonsgegevens van de medewerker. 5. Deelnemers aan het functioneringsgesprek Een functioneringsgesprek vindt plaats tussen het betreffende personeelslid en een door de directeur-bestuurder aan te wijzen gespreksfunctionaris. Uitgangspunt is dat de gespreksfunctionaris de direct leidinggevende van het personeelslid is. Een voorwaarde is in ieder geval dat de gespreksfunctionaris goed op de hoogte is van het functioneren van het personeelslid. Voor onderwijs en onderwijsondersteunend personeel betekent dit dat het gesprek gevoerd wordt door de directeur. Het functioneringsgesprek met de directeuren wordt gevoerd door de directeur-bestuurder en bij diens afwezigheid door de voorzitter van de Raad van Toezicht of diens plaatsvervanger. De voorzitter van de Raad van Toezicht en één van de overige toezichthouders voeren het functioneringsgesprek met de directeur-bestuurder. Onder bijzondere omstandigheden en/of op verzoek van één van de deelnemende partijen kan een derde (bijvoorbeeld een personeelsadviseur of een andere vertegenwoordiger van het bevoegd gezag) bij het gesprek aanwezig zijn om de kwaliteit ervan te bewaken. 6. Doel van een functioneringsgesprek Een functioneringsgesprek is gericht op de ontwikkeling van de medewerker primair in het belang van het optimaliseren van de kwaliteit van het onderwijs voor kinderen in directe relatie tot school- en organisatiebeleid en secundair in het belang van de kwaliteit van de organisatie. 7. De kenmerken van een functioneringsgesprek Een belangrijk kenmerk van een functioneringsgesprek is de gelijkwaardige inbreng van de gesprekspartners en het tweezijdig karakter van het gesprek. Tijdens het gesprek wordt gesignaleerd, gemotiveerd, geïnventariseerd, geconfronteerd/gespiegeld en feedback gegeven. Het functioneringsgesprek is ontwikkelingsgericht en toekomstgericht en de onderwerpen zijn deels gerelateerd aan de in het POP vastgelegde doelstellingen. 8. De frequentie van het functioneringsgesprek Met medewerkers, die een aanstelling hebben in vaste dienst wordt tenminste één keer per jaar tijdens de eerste twee jaren van de cyclus een functioneringsgesprek gevoerd. Met medewerkers met een aanstelling in tijdelijke dienst worden in het eerste aanstellingsjaar tenminste twee functioneringsgesprekken gevoerd, waarbij het eerste gesprek na drie maanden plaatsvindt. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 6 van 15
Indien de leidinggevende dit wenselijk acht, dan wel op verzoek van de medewerker, kunnen meerdere functioneringsgesprekken per jaar worden gevoerd. Tussen twee opeenvolgende functioneringsgesprekken dient tenminste een periode van drie maanden te liggen. 9. De procedure De datum en het tijdstip waarop het functioneringsgesprek plaatsvindt, wordt minimaal twee weken van tevoren met de medewerker vastgesteld. Ook wordt een datum en een tijdstip vastgesteld waarop het verslag wordt besproken. Uiterlijk één week voorafgaand aan het gesprek levert de medewerker, indien nodig, aanvullende gespreksonderwerpen aan bij de leidinggevende. Het gesprek wordt gevoerd door een leidinggevende en duurt maximaal één uur. Wanneer blijkt dat meer tijd nodig is, wordt binnen twee weken een vervolgafspraak gemaakt. Van het gesprek wordt tijdens het gesprek, doch uiterlijk binnen één week na datum, een verslag gemaakt. In het verslag worden minimaal de door de deelnemers te ondernemen acties vastgelegd. Indien niet tijdens het gesprek een verslag is gemaakt geldt dat de leidinggevende die het verslag heeft gemaakt, het concept uitreikt aan de gesprekspartner. Op het vooraf afgesproken moment wordt het verslag besproken en ondertekenen de gesprekspartners het verslag voor gezien en/of akkoord. Het ondertekende verslag wordt door de leidinggevende opgeborgen in het personeelsdossier. De medewerker ontvangt een kopie van het verslag en een tweede kopie wordt opgeborgen in het personeelsdossier op het SOPOGO-kantoor. De inhoud van het verslag is vertrouwelijk. Wanneer de leidinggevende en de medewerker geen overeenstemming bereiken over de inhoud van het verslag inclusief de gemaakte afspraken en conclusies, dan ondertekent de medewerker of leidinggevende het verslag voor gezien. De op- en aanmerkingen kunnen in een aparte bijlage bij het verslag worden gevoegd en opgeborgen in het personeelsdossier. 10. Welke informatiebronnen kan de leidinggevende gebruiken tijdens het functioneringsgesprek? eigen zienswijze leidinggevende reflectie van de medewerker informatie van derden (zoals ouders, collega s, leerlingen) die tot de leidinggevende komt eigen observaties van de leidinggevende informatie naar aanleiding van klassenconsultaties afspraken naar aanleiding van een eerder functioneringsgesprek informatie uit het personeelsdossier informatie over de door de medewerker gevolgde nascholing informatie uit het POP-gesprek het competentieprofiel Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 7 van 15
11. Onderwerpen die tijdens het functioneringsgesprek aan de orde kunnen komen Voor alle personeelsleden: afspraken uit het vorige functioneringsgesprek afspraken uit het POP-gesprek (in relatie met wet BIO/competenties) een schoolspecifiek thema/ actiepunt* (zie ook schoolplan) taaktoedeling en taakbelasting taakwensen en taakvervulling samenwerking met collega s, ouders, leerlingen en de directie werkomstandigheden doelen en afspraken voor de komende periode functioneren van de leidinggevende in relatie tot de betrokken medewerker aanvullende gespreksonderwerpen met schoolspecifiek thema wordt een thema bedoeld waarvan de school heeft afgesproken dat hieraan extra aandacht besteed wordt in het functioneringsgesprek in een bepaald (kalender)jaar. Stel de school heeft een nieuwe methode ingevoerd en neemt dat punt expliciet mee in het gesprek. Ook kan een bovenschools thema centraal staan. Specifieke punten voor de leidinggevende: geven van leiding aan de instelling onderhouden van externe contacten (met de MR, ouders, enz.) samenwerking met de directeur-bestuurder inclusief de wijze van voorbereiding en uitvoering van het bestuurlijk beleid mede voeren van personeelsbeleid en de in dit kader gemaakte afspraken uitvoeren van gemandateerde bevoegdheden (bijvoorbeeld het uitvoeren van het financieel beleid) eigen zienswijze van de directeur overige aspecten van de directietaken 12. Bescherming persoonsgegevens Met inachtneming van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de daarop gebaseerde op de scholen van toepassing zijnde regelingen (o.a. privacyreglement) behandelt de directie als gemandateerde vanuit het bevoegd gezag de persoonlijke gegevens van het personeelslid met zorg. Het personeelsdossier dient te worden opgeborgen in een afsluitbare kast op school en op het bestuurskantoor van SOPOGO. Het personeelsdossier kan alleen worden ingezien door: de betrokken medewerker de directeur van de school de personeelsadviseur de directeur-bestuurder Gaat een personeelslid op een andere school binnen SOPOGO aan het werk, dan wordt zijn personeelsdossier, inclusief de gespreksverslagen van de afgelopen vijf jaar, overgedragen aan de nieuwe directeur. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 8 van 15
13. Niet voorziene gevallen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het bevoegd gezag. 14. Slotbepaling Dit aangepaste reglement kan worden aangehaald als reglement functioneringsgesprekken en treedt, behoudens instemming van de personeelsgeleding van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, in werking op..-..-.. Een exemplaar van dit reglement inclusief de daarbij behorende bijlagen wordt aan alle personeelsleden uitgereikt. De directies van de scholen dragen er zorg voor dat een exemplaar van dit reglement inclusief de bijlagen op een voor alle personeelsleden toegankelijke plaats in de school ter inzage ligt. Vastgesteld door het bestuur van de Stichting Openbaar Primair onderwijs Goeree- Overflakkee Op 26 juni 2014 Handtekening directeur-bestuurder, Stichting Openbaar Primair onderwijs Goeree-Overflakkee. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 9 van 15
REGLEMENT BEOORDELINGSGESPREKKEN 1. Inleiding Dit reglement heeft als doel vast te leggen wat onder beoordeling wordt verstaan, wat in het gesprek aan de orde komt en in welke situatie een beoordelingsgesprek plaatsvindt. 2. Wat is een beoordelingsgesprek en in welke situatie vindt dit gesprek plaats? Het beoordelingsgesprek is een gesprek van de leidinggevende met de medewerker over het functioneren van de medewerker in het lopende schooljaar. Anders dan het functioneringsgesprek is het meer een éénrichtingsgesprek: de leidinggevende voert vooral het woord, de invloed van de medewerker beperkt zich meer tot het maken van afspraken. Naast het functioneren van de medewerker in het lopende schooljaar, worden er ook afspraken gemaakt voor de komende periode. Als laatste komen de consequenties voor salaris en andere arbeidsvoorwaarden aan de orde. Een beoordelingsgesprek is de onmisbare basis voor rechtspositionele besluiten en vindt plaats in vijf situaties: 1. Wanneer sprake is van een tijdelijke aanstelling, anders dan wegens vervanging of een proeftijd (komt het personeelslid wel of niet in aanmerking voor een vaste aanstelling). 2. Wanneer het personeelslid in aanmerking komt voor een overgang naar een hogere functie of schaal. 3. Wanneer het functioneren van het personeelslid daartoe aanleiding geeft (gekoppeld aan concrete loopbaanafspraken dan wel concrete afspraken ter verbetering van het functioneren dan wel rechtspositionele maatregelen). 4. Als onderdeel van de gesprekkencyclus waarin na minimaal twee functioneringsgesprekken een beoordelingsgesprek plaatsvindt. 5. Wanneer het personeelslid hierom vraagt. Zoals hierboven vermeld, maakt het beoordelingsgesprek onderdeel uit van de gesprekkencyclus met als vertrekpunt, na de competentiemeting, het persoonlijk ontwikkelingsplan. Door gerichte inzet van het POP kan de gewenste professionalisering van het personeelslid in de organisatie worden gerealiseerd. 3. Begripsbepaling Bevoegd gezag: Het bestuur van de Stichting Openbaar Primair Onderwijs Goeree- Overflakkee. Personeelslid: Alle personen in vaste dan wel in tijdelijke dienst bij de Stichting Openbaar Primair Onderwijs Goeree-Overflakkee alsmede het onderwijsondersteunend personeel dat op de scholen en op het bestuurskantoor werkzaam is. Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): In het POP vindt wederzijdse afstemming plaats tussen de wensen van de werknemer met betrekking tot zijn professionele ontwikkeling en de ontwikkelingsdoelen van de organisatie en worden afspraken gemaakt over zijn toekomstige inzetbaarheid, scholing en doorstroming naar andere interne of externe functies. De in het POP-gesprek gemaakte afspraken zijn één van de gespreksonderwerpen tijdens een functioneringsgesprek. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 10 van 15
Beoordelaar: De door het bevoegd gezag aangewezen functionarissen of functionaris, die het beoordelingsgesprek voeren met het personeelslid en de beoordeling kunnen opstellen. Beoordelingsgesprek: Een gesprek van de beoordelaar met het personeelslid volgens het Reglement Beoordelingsgesprekken over het functioneren van het personeelslid in het lopende schooljaar. Gespreksformulier beoordelingsgesprekken: Het formulier waarop de beoordelingsaspecten zijn vermeld en waarop de beoordelaar zijn mening geeft over het functioneren van het personeelslid op de verschillende onderdelen. 4. Deelnemers aan het beoordelingsgesprek Een beoordelingsgesprek wordt gevoerd door de beoordelaar met het betreffende personeelslid. Uitgangspunt is dat de beoordelaar de leidinggevende van het personeelslid is. De beoordelaar dien op de hoogte te zijn, dan wel zich op de hoogte te hebben gesteld van het functioneren van het personeelslid. Het beoordelingsgesprek met de directeuren wordt gevoerd door de directeur-bestuurder en bij diens afwezigheid, door een eventuele waarnemer van de directeur-bestuurder. De voorzitter van de Raad van Toezicht en één van de overige toezichthouders voeren het beoordelingsgesprek met de directeur-bestuurder. Onder bijzondere omstandigheden en/of op verzoek van één van de deelnemende partijen kan een derde bij het gesprek aanwezig zijn om de procedure te bewaken. Mocht één van de partijen van deze mogelijkheid gebruik willen maken dan wordt de andere partij hierover bij het maken van de afspraak geïnformeerd. 5. Doel van het beoordelingsgesprek In een beoordelingsgesprek geeft de direct leidinggevende zijn oordeel over het functioneren van het personeelslid in het lopende schooljaar. Het competentieprofiel is het uitgangspunt bij de beoordeling. 6. De kenmerken van een beoordelingsgesprek Een belangrijk kenmerk van een beoordelingsgesprek is het karakter van een gesprek in één richting. Het gesprek is gericht op het functioneren in het lopende schooljaar en kan consequenties hebben naar de toekomst toe. De functioneringsaspecten die in het beoordelingsgesprek aan de orde komen, zijn vastgelegd in een beoordelingsformulier. Het personeelslid is op de hoogte van de aspecten waarop beoordeeld wordt. 7. De frequentie van het beoordelingsgesprek 1. Met medewerkers met een aanstelling in vaste dienst vindt een beoordelingsgesprek plaats nadat een POP-gesprek en minimaal twee functioneringsgesprekken gevoerd zijn. Uitgaande van een frequentie van één gesprek per jaar, vindt een beoordelingsgesprek minimaal eenmaal per drie jaar plaats. Wanneer de frequentie van de gesprekken hoger is geweest, kan het beoordelingsgesprek meer dan eenmaal per drie jaar plaatsvinden. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 11 van 15
2. Met medewerkers in tijdelijke dienst anders dan ter vervanging, vindt de gesprekscyclus binnen 30 weken na aanvang van de aanstelling plaats. De cyclus omvat in deze situatie naast het beoordelingsgesprek tenminste één functioneringsgesprek. 3. Indien nodig kan een beoordelingsgesprek eerder dan na twee functioneringsgesprekken plaatsvinden. 8. De procedure 1. Tenminste twee weken van tevoren bepaalt de beoordelaar datum en tijdstip van het beoordelingsgesprek. 2. Het beoordelingsgesprek vindt plaats aan de hand van een tevoren door de beoordelaar opgemaakte conceptbeoordeling, aan de hand van een beoordelingsformulier, waarop de te beoordelen aspecten zijn vermeld. 3. Deze conceptbeoordeling wordt het personeelslid één week voor het beoordelingsgesprek overhandigd. 4. Tijdens het beoordelingsgesprek wordt het personeelslid in de gelegenheid gesteld zijn mening over de conceptbeoordeling kenbaar te maken. 5. Indien het personeelslid dit wenst, kan zijn mening worden toegevoegd aan het beoordelingsformulier. Overigens geldt dat de beoordelaar de mogelijkheid heeft om zijn, in de conceptbeoordeling vervatte mening, te herzien naar aanleiding van het gevoerde beoordelingsgesprek en een en ander op het beoordelingsformulier weer te geven. 6. Na afloop van het beoordelingsgesprek legt de beoordelaar de conclusies van het beoordelingsgesprek vast op het beoordelingsformulier. 7. Het beoordelingsformulier wordt vervolgens terstond aan de beoordeelde uitgereikt. De beoordeelde draagt er zorg voor dat het formulier, gedateerd en getekend voor gezien en/of akkoord, binnen één week na het beoordelingsgesprek bij de beoordelaar wordt ingeleverd. 8. Het beoordelingsformulier wordt daarna door de beoordelaar gedateerd en getekend. 9. Het personeelslid ontvangt een afschrift van het beoordelingsformulier. 10. Het getekende beoordelingsformulier wordt bewaard in het personeelsdossier op de school. Een kopie wordt gearchiveerd op het bestuurskantoor van SOPOGO. 9. Bezwaar 1. Het personeelslid kan binnen twee weken nadat het afschrift van de opgestelde beoordeling aan hem verzonden is hiertegen intern bezwaar aantekenen bij het bevoegd gezag. 2. Het interne bezwaar geschiedt schriftelijk en gemotiveerd. 3. Een gesprek met het personeelslid door het bevoegd gezag vindt binnen twee weken na ontvangst van het schriftelijk bezwaar plaats. In dat gesprek deelt het bevoegd gezag zijn gemotiveerd besluit over de beoordeling mee aan het personeelslid. 4. Dit laatst genoemde besluit kan voor het personeelslid aanleiding vormen zijn intern bezwaar te handhaven. 5. Na de besluitvorming door het bevoegd gezag (art. 9.3) staat de externe bezwarenprocedure van de algemene wet bestuursrecht open. 10. Welke informatiebronnen kan de beoordelaar gebruiken voor de opmaak van de beoordeling? Het competentieprofiel zoals mede verwerkt is in het beoordelingsformulier. Informatie uit het POP-gesprek. Informatie uit de voortgangsgesprekken. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 12 van 15
Informatie naar aanleiding van een of meer klassenbezoeken. Eigen observaties van de beoordelaar. Afspraken uit de voorafgaande functioneringsgesprekken in de cyclus. 11. Gespreksonderwerpen Tijdens een beoordelingsgesprek met een personeelslid komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde (deze zijn nader uitgewerkt in het beoordelingsformulier dat als bijlage bij dit reglement is gevoegd): a. Afspraken die tijdens het functioneringsgesprek/ de functioneringsgesprekken gemaakt zijn. b. De competenties uit het competentieprofiel. Daarnaast kan per school een aantal schoolspecifieke punten worden toegevoegd. Specifieke punten voor de leidinggevende: a. Het onderhouden van externe contacten. b. Samenwerking met collega s en directeur-bestuurder. c. Voorbereiden en (mede) uitvoeren van personeelsbeleid en overige, eventueel gemandateerde, beleidszaken. d. Functieprofiel van de leidinggevende. 12. Bescherming persoonsgegevens 1. Met inachtneming van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de daarop gebaseerde op de scholen van toepassing zijnde regelingen (o.a. privacyreglement) behandelt het bevoegd gezag en de directie als gemandateerde vanuit het bevoegd gezag de persoonlijke gegevens van het personeelslid met zorg. 2. Het beoordelingsformulier wordt opgeborgen in het personeelsdossier op de school en een kopie wordt gearchiveerd op het bestuurskantoor van SOPOGO. Behalve de beoordeelde, de beoordelaar (of zijn opvolger) en de personeelsfunctionaris (of eventueel diens plaatsvervanger) heeft ook het bevoegd gezag inzage in het beoordelingsformulier. 3. Bij problemen of disfunctioneren kan inzage door het Participatiefonds gevraagd worden. Het bevoegd gezag is verplicht (op straffe van het voor eigen rekening komen van de uitkeringskosten), inzage te verlenen. 4. Bij problemen of disfunctioneren heeft ook de directeur-bestuurder of een daartoe gemandateerde functionaris inzage in het personeelsdossier. 5. Het beoordelingsformulier wordt vernietigd op het moment dat een volgend exemplaar (update) van het beoordelingsgesprek, door de beoordelaar en de beoordeelde ondertekend formulier wordt opgeborgen in het personeelsdossier op de school. Dit geldt tevens voor de kopie in het archief op het bestuurskantoor. 6. Gaat een personeelslid op een andere school bij hetzelfde bevoegd gezag aan het werk, dan wordt het functionerings- en beoordelingsdossier van de oude school overgedragen aan de directeur van de nieuwe school. 7. Indien een personeelslid bij een ander bestuur (bevoegd gezag) gaat werken, kan het overdragen van het personeelsdossier uitsluitend plaatsvinden met schriftelijke instemming van de betreffende medewerker. 8. Gaat een personeelslid aan het werk bij een nieuw bestuur dan wordt het personeelsdossier gedurende twee kalenderjaren na vertrek bewaard. Na afloop van deze periode vernietigt de directie van de oude school de complete inhoud van het functione- Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 13 van 15
rings- en beoordelingsdossier van het personeelslid dat vertrokken is. Dit geldt ook voor het schaduwdossier op het bestuurskantoor. 13. Niet voorziene gevallen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bevoegd gezag. 14. Toelichting op het Reglement beoordelingsgesprekken In artikel 3 De beoordelaar kan zijn: de directeur, de directeur-bestuurder of eventueel diens vervanger. In artikel 7 lid 2 wordt genoemd dat een beoordelingsgesprek met een nieuw personeelslid dat in tijdelijke dienst, anders dan wegens vervanging, is aangesteld binnen 30 weken na aanvang van die aanstelling moet plaatsvinden. In artikel 7 lid 3 wordt genoemd dat een beoordelingsgesprek bij uitzondering eerder dan na twee functioneringsgesprekken kan plaatsvinden. Dit eerdere gesprek kan zowel door de direct leidinggevende als door het personeelslid worden aangevraagd. In beide gevallen dienen wel de termijnen zoals onder artikel 8 genoemd in acht genomen te worden. In artikel 8 wordt gesproken over een conceptbeoordeling. Deze beoordeling wordt opgesteld voorafgaand aan het beoordelingsgesprek en ook een week voorafgaand aan dat gesprek aan de beoordeelde uitgereikt. De beoordeelde wordt tijdens het beoordelingsgesprek in de gelegenheid gesteld op deze conceptbeoordeling te reageren. De reactie kan ertoe leiden dat de beoordelaar de beoordeling bijstelt. Dit wordt weergegeven op het beoordelingsformulier, eerst dan is er sprake van een beoordeling. In artikel 9 wordt gesproken over intern bezwaar. Dit bezwaar wordt schriftelijk en gemotiveerd gedaan bij het bevoegd gezag. Op basis van het bezwaar neemt het bevoegd gezag een gemotiveerd besluit over de beoordeling. De beoordeelde wordt uitgenodigd en in dat gesprek licht het bevoegd gezag haar besluit toe. Wordt het bezwaar van de beoordeelde gehonoreerd dan ligt het voor de hand dat de beoordeelde zijn bezwaar niet langer handhaaft. Wordt het bezwaar niet gehonoreerd dan kan de beoordeelde besluiten dat hij zijn intern bezwaar handhaaft. Na de besluitvorming door het bevoegd gezag (art. 9.3) staat de externe bezwarenprocedure van de algemene wet bestuursrecht open. In artikel 11 wordt gesproken over schoolspecifieke punten. Dit zijn punten die bij ieder personeelslid bekend dienen te zijn. De punten worden jaarlijks vastgelegd in het schoolplan. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 14 van 15
15. Slotbepaling Dit aangepaste reglement kan worden aangehaald als reglement beoordelingsgesprekken en treedt, behoudens instemming van de personeelsgeleding van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, in werking op..-..-.. Een exemplaar van dit reglement inclusief de daarbij behorende bijlagen wordt aan alle personeelsleden uitgereikt. De directies van de scholen dragen er zorg voor dat een exemplaar van dit reglement inclusief de bijlagen op een voor alle personeelsleden toegankelijke plaats in de school ter inzage ligt. Vastgesteld door het bestuur van de Stichting Openbaar Primair onderwijs Goeree- Overflakkee op 26 juni 2014 Handtekening directeur-bestuurder, Stichting Openbaar Primair onderwijs Goeree-Overflakkee Vastgesteld in de bestuursvergadering van 26-06-2014 Pagina 15 van 15