Dat zoeken we op! De kaarten in de eerste delen van de Gezond-Werken-Wijzer zijn gemaakt voor dagelijks praktisch gebruik. In dit deel van de Gezond-Werken-Wijzer vind je achtergrondinformatie die je kan helpen bij het uitstippelen en uitvoeren van je verzuimbeleid. Toelichting In dit deel wordt de beschrijving van de onderwerpen niet beperkt tot één bladzijde of kaart. Achtergrondinformatie vergt soms meer ruimte. De informatie is soms helaas tijdgebonden. Periodiek wordt deze informatie door de Healthy Hairdresser vernieuwd. De website van de Healthy Hairdresser bevat overigens altijd de actuele informatie. Daarnaast vind je een aantal nuttige websites en adressen waar telefonische of schriftelijke informatie is te halen. GWW_Deel3_C.indd 1 25-01-2006 12:05:29
Inhoudsopgave Informatie over regels en instrumenten 1 Waardoor melden mensen zich ziek en komen ze weer terug? 2 Sluitende procedures van de ziekmelding tot en met arbeidsongeschiktheid. 3 Passende arbeid: wat eist het UWV? 4 Reïntegratie bij een andere werkgever. 5 Zwanger en veilig werken: informatie voor werkgevers. 6 Zwanger en veilig werken: informatie voor werknemers. 7 Berekening verzuimkosten: hoeveel kost verzuim? 1 Waardoor melden mensen zich ziek en komen ze weer terug? Informatie In deze Gezond-Werken-Wijzer zijn verschillende mogelijkheden om verzuim te voorkomen en aan te pakken aan de orde gekomen. Hieronder zie je ze in één tekening bijeen. Je ziet op zijn minst vier mogelijkheden voor een goede aanpak. 1. Werken aan werk (preventieve regelmogelijkheden, regelmogelijkheden voor aangepast werk). 2. Versterken van de eigen belastbaarheid en regelmogelijkheden van je medewerkers door opleiding, vrijheid in het werk en meer eigen regelbevoegdheden. 3. Aandacht voor collegialiteit, goede werkrelaties en ondersteuning (bij werk en ziekte). 4. Goede afspraken en procedures: afspraken over wat je van iedereen verwacht op de bovenstaande drie punten. De beste aanpak is die waarbij constant wordt bekeken welke van de vier mogelijkheden op een bepaald moment de beste is. Ook een combinatie is mogelijk. Informatie over instellingen 8 Nuttige adressen en websites. Overzicht van factoren bij ziek- en herstelmelding Werk Werkomstandigheden, drukte, werksfeer. Collegiale relaties en steun van je zelf Helpen we elkaar als dat nodig is? Wil je meer tips? www.healthyhairdresser.nl Klanten Het effect van leuke of moeilijke klanten. Belastbaarheid vergroten Opleidingen en eigen regelvrijheid. Motivatie onderhouden Aanspreken op en waarderen van inzet en motivatie. Afspraken maken Goede afspraken over gezond werk. Goede afspraken bij verzuim. Wat kun je doen? Je kunt het overzicht gebruiken om zelf na te denken over je mogelijkheden. Je kunt de tekening ook gebruiken voor teamoverleg. Gebruiksaanwijzing Kopieer het overzicht. Leg de tekening uit: bij verzuim gaat het altijd om meer dan ziekte alleen. Loop met de werknemers de blokjes eens langs. Op de volgende bladzijde staan vragen die je daarbij kunnen helpen. Zijn er verzuimvoorbeelden die met één of meer van de onderwerpen in de tekening te maken hebben en die je je nog kunt herinneren? Of zijn er risico s? Vanuit elk onderdeel is er wel iets te noemen dat met verzuim en de aanpak van verzuim te maken heeft. Bespreek de tekening met elkaar en maak aantekeningen over verbeteracties en nieuwe afspraken. Je kunt de vragen ook omdraaien! Wat zijn de succesfactoren van jouw salon? Op welke punten denken jij en de medewerkers dat het heel goed voor elkaar is? GWW_Deel3_C.indd 2-3 25-01-2006 12:05:30
De vragen bij het verzuimoverzicht Onderwerp Waar gaat het eigenlijk om? Zijn er verbetermogelijkheden? 1 Komt er verzuim voor als gevolg van: Gewone toevallige ziektes? Privé-omstandigheden? Als werkgever heb je geen grip op deze oorzaken. Maar misschien kun je wel iets verbeteren aan begeleiding en ondersteuning? 2 Welk deel van het verzuim heeft te maken met: Het werk en de werkbelasting? Welke klanten of klantvragen kunnen verzuim veroorzaken? Zijn er ook onderdelen in het werk die juist leiden tot plezier en weinig verzuim? Zijn er ook klanten die je juist het gevoel geven dat je echt goed bezig bent? 3 Hoe gaan we om met de relatie werk en verzuim: Regelen we het werk zo dat er een balans is tussen belastbaarheid en belasting? Kunnen we ook iets regelen met het werk bij ziekte zodat iemand sneller (gedeeltelijk) aan het werk kan? Helpt een goede opleiding tegen verzuim? 4 Sociale ondersteuning: Wat mag een zieke werknemer van een begeleiding door de leidinggevende (saloneigenaar) verwachten? Sociale belangstelling en begrip. Werk aanpassen en regelen. Eisen stellen (welke?). Is collegialiteit en collegiale belangstelling ook wenselijk? 5 Wat mag de werkgever en wat mogen collega s van een zieke verlangen? Werkbelasting en de beleving van werk lopen door elkaar heen! Uiteraard moet je problemen aanpakken. Maar bijvoorbeeld goede persoonlijke verhoudingen en goed overleg kunnen ervoor zorgen dat je meer kunt hebben en samen sneller oplossingen weet te vinden. Kun je meer delegeren of meer eigen verantwoordelijkheid geven en de medewerkers meer bekwaam maken? Bedenk eens voorbeelden en moge- lijkheden! Wanneer is steun nodig, wanneer volstaat gewoon overleg en wanneer is correctie nodig? Welke combinatie is verstandig? Houd de vaart erin! Doe het samen! Zelfs als je ander werk moet zoeken Iedereen blijft wel zelf verantwoordelijk 2 Sluitende procedures van de ziekmelding tot en met arbeidsongeschiktheid Informatie De algemene lijn is: gebruik je gezond verstand en heb aandacht voor je medewerker. Uiteraard zijn de afspraken in de CAO belangrijk. En de regels van de Wet verbetering poortwachter. De Wet verbetering poortwachter stelt formele eisen aan de aanpak van het verzuim. De bekendste staan hieronder. 1. Het doorgeven van de ziekmelding aan de arbodienst. In de wet staat dat dit tijdig moet gebeuren. De meeste arbodiensten hanteren vijf dagen. Om een goed beeld te krijgen van het verzuim in je salon doe je er verstandig aan de ziekmelding snel door te geven. 2. De arbodienst moet in de zesde week een Probleemanalyse maken. 3. Je moet zelf - samen met je werknemer - in de achtste week een Plan van aanpak maken en dat vervolgens uitvoeren. 4. Van de achtste tot en met de 104e week moet je samen met je werknemer om de zes weken de voortgang van het Plan van aanpak doorspreken. Je kunt advies bij de arbodienst vragen. ANKO, Kappersbond FNV/FNV Schoonheidsverzorging en CNV Kappers kunnen je daarover informeren. 5. Na afloop van het eerste ziektejaar moet je samen met je werknemer een Eerstejaarsevaluatie maken, het Plan van aanpak evalueren en zo nodig bijstellen en dit opnemen in het Reïntegratieverslag bij de arbeidsongeschiktheidsaanvraag aan het einde van het tweede ziektejaar. Wat moet je doen? Ook de inhoudelijke eisen zijn bekend. Jij en je medewerker moeten aantoonbaar hun best doen voor de werkhervatting. Je moet in een dossier bijhouden wat je doet. Je moet de werknemer passende arbeid aanbieden en eventueel de werkplek aanpassen. Bij problemen of onenigheid waar je zelf niet uitkomt moet je proberen tot een oplossing te komen door een advies bij de arbodienst te vragen. Helpt dat nog niet, dan kun je een Deskundigenoordeel van het UWV vragen. Ook de medewerker kan die aanvragen. Wat kun je doen? Het lijkt net of de poortwachterprocedure pas belangrijk wordt in de zesde week. Dat is niet zo. Integendeel, de eerste zes weken zijn de belangrijkste periode. Het is daarom van belang dat je juist in die eerste zes weken succes hebt en snel start met de gesprekken om tot werkhervatting te komen. Blijft je werknemer langer ziek, dan wordt werkhervatting vaak moeilijker. Is de ziekteperiode toch langer, probeer dan meer te doen dan de poortwachterprocedure voorschrijft. Niet de mate waarin je je aan de procedures houdt is doorslaggevend. Het gaat om de mate waarin jij en je werknemer samen grip krijgen op het probleem. Mocht blijken dat je medewerker niet meer terug kan of wil komen in je salon, onderneem dan ook zo snel mogelijk samen actie. Vanaf de volgende bladzijde vind je een complete poortwachterprocedure, aangevuld met suggesties om zo veel mogelijk zelf de regie in handen te krijgen. De activiteiten die niet verplicht zijn maar wel erg handig, worden in een andere kleur aangegeven. Wil je de informatie in je salon gebruiken, kopieer deze dan. 6 Wat mag de werkgever van de arbodienst verwachten? Wil je een oordeel of een herstel- en reïntegratieadvies? GWW_Deel3_C.indd 4-5 25-01-2006 12:05:30
De procedures van de ziekmelding tot en met arbeidsongeschiktheid De eerste dag: de ziekmelding Kijk voor algemene gedragsregels en wederzijdse verplichtingen ook naar de meest recente CAO: daarin is een verzuimreglement opgenomen. Houd een kort telefonisch verzuimgesprek met je medewerker. Meld het verzuim bij de arbodienst. Noteer de melding in je Verzuimdossier of in de digitale Verzuimmanager. Mocht je medewerker naar de huisarts gaan, vraag haar/hem dan om aan de huisarts te vertellen dat zij/hij kapper is. Plan bij terugkeer een verzuimgesprek met je medewerker om: - Hem/haar weer welkom te heten. - Eventuele tijdelijke aanpassingen te regelen. - Te bespreken of en hoe herhaling kan worden voorkomen. Na een week: plan en check Plan op de zevende dag van het verzuim nog een gesprek met je medewerker. Hierbij ligt de nadruk op het bepalen van de terugkeer-/reïntegratietermijn, op afspraken over begeleiding en contact en op eventuele aan-passing van het werk of extra hulp. Bij spier- en gewrichtsklachten, eczeem of psychische klachten is altijd snel extra hulp wenselijk. Je kunt hiervoor ook de bedrijfsarts inschakelen. Die kan je helpen aan adressen van bedrijven die begeleiding kunnen verzorgen. Uitstel verlengt het verzuim alleen maar. Maak een kort verslag van de (telefoon)gesprekken die je met je medewerker hebt. Noteer al jullie afspraken. Dit lijkt veel werk, maar het levert je uiteindelijk veel op. Je kunt in vervolggesprekken namelijk jezelf en je medewerker herinneren aan gemaakte afspraken. Een ander voordeel is dat je meteen begint aan het opbouwen van een dossier, wat erg belangrijk is wanneer de afwezigheid van je medewerker onverhoopt langer gaat duren. Zie hiervoor deel 1 werkset B. Tussen één week en een maand Zorg dat je wekelijks contact hebt met je medewerker. Probeer (met de medewerker) een stappenplan voor (gedeeltelijke) werkhervatting op te stellen en uit te voeren. Probeer de collega s bij de begeleiding te betrekken. Leg al je afspraken vast in het Verzuimdossier of in de digitale Verzuimmanager. Na vier weken Over twee weken zal de arbodienst een Probleemanalyse gaan leveren. Bedenk dat de kwaliteit van het advies beter wordt naarmate de arbodienst meer weet: - Van de omstandigheden in de salon. - En de resultaten van het overleg dat jij met je medewerker hebt gehad. Maak een informatiebrief voor de arbodienst, samen met je medewerker. - Geef daarin aan wat jij en je medewerker (apart of samen) hebben gedaan om aan terugkeer te werken. - Doe gerichte voorstellen. - En stel gerichte vragen. Vraag in elk geval een verwachting van de hersteltermijn en een advies over of verwachting van inzetbaarheid voor deeltaken. N.B. Als herstel volgens de arbodienst binnen afzienbare termijn te verwachten is, maak dan een aangepast Plan van aanpak (zie deel 1, formulier 9) en blijf doorgaan met je wekelijks overleg. Zo houd je de vaart erin en blijft de wederzijdse betrokkenheid groot. Na zes weken De arbodienst levert een Probleemanalyse. Uiteraard gebeurt dit na een gesprek tussen je medewerker en de bedrijfsarts. Check de Probleemanalyse op de volgende punten. - Heeft de arbodienst voldoende informatie gehad van jou en de werknemer? - Is er een verwachting over het herstel en/of de reïntegratie? - Zijn niet alleen de beperkingen maar ook de mogelijkheden van de medewerker beschreven? - Heb jij of heeft je medewerker nog vragen? - Is de Handreiking fysieke klachten of allergene klachten voor de kappersbranche gebruikt? (In de Handreiking voor de kappersbranche staat informatie die van belang is voor bedrijfsartsen die voor de branche werken). De Probleemanalyse kan bijgesteld worden. Soms is er onvoldoende informatie, bijvoorbeeld als iemand pas in week negen de uitslag van een specialist krijgt. Ontbreken er punten uit bovenstaande check? Mis je iets of zijn er onduidelijkheden? Zet deze op papier en vraag de bedrijfsarts om schriftelijk commentaar. Zie hiervoor deel 1, 14 Brief aan arbodienst. Als je het niet eens bent met oordeel van de bedrijfsarts moet je dit bespreken met hem of haar. Mochten jullie er samen niet uitkomen, dan kun je bij het UWV een Deskundigenoordeel aanvragen. Zorg dat jij de UWV-werkgeversbrochure en je werknemer de UWV-werknemersbrochure krijgt. De arbodienst heeft beide in voorraad. Vraag ze anders aan via internet: www.uwv.nl. Bedenk wel dat jij zelf de eindverantwoordelijkheid hebt. Voor alle werkgevers en werknemers geldt: de arbodienst geeft - in overeenstemming met de Wet verbetering poortwachter - alleen adviezen. De werkgever en de werknemer blijven verantwoordelijk voor het verzuim en de begeleiding terug naar het werk. N.B. Arbodiensten leveren vaak zelf al een hervattingadvies, soms ook een compleet Plan van aanpak. Maar ook als dat gebeurt, blijven werknemer en werkgever zelf verantwoordelijk. Na acht weken Uiterlijk de achtste week moet je samen met de medewerker een Plan van aanpak hebben gemaakt. Daarin moet staan: - Wat het doel is van de aanpak. - Welke tussenstappen jullie gaan nemen. - En welke activiteiten jij en je medewerker plannen. Uiteraard moet je daarbij aangeven wat je met de Probleemanalyse van de bedrijfsarts doet. Voor de uitvoering van het plan moet je, in overleg met je medewerker, een casemanager benoemen. Een casemanager is iemand die de uitvoering van het plan bewaakt en stimuleert. Bij kappers is dat meestal iemand van de arbodienst. In grotere bedrijven doen leidinggevenden het zelf. Er zijn ook steeds meer bedrijven die casemanagement aanbieden. Beoordeel eerst hun werkwijze en vraag referenties. Vraag je medewerker om het Plan van aanpak thuis goed door te nemen. Zij of hij moet het eens zijn met de activiteiten die ondernomen gaan worden. Vraag om het plan de volgende dag ondertekend terug te geven. De medewerker en jij moeten het Plan van aanpak beiden ondertekenen. Als jullie willen afwijken van het advies van de arbodienst, kan dat. Maar je moet daarvoor wel aantoonbaar goede argumenten hebben. De kwaliteit van de aanpak mag niet minder zijn. Zijn jullie het niet eens, vraag dan nog eens advies aan de arbodienst. - Vraag bij grote onenigheid een Deskundigenoordeel van het UWV. Doe dit (vanwege de kosten) bij voorkeur via de werknemer. Maak dan wel een afspraak dat je de kosten aan de werknemer terugbetaalt. Voor de inhoud van het oordeel maakt het niet uit. N.B. Maak, ook als het herstel op afzienbare termijn te verwachten is, altijd een Plan van aanpak. Zonder goed plan duurt het verzuim langer. GWW_Deel3_C.indd 6-7 25-01-2006 12:05:31
Vanaf de achtste week Vanaf de achtste week moet je (minimaal) elke zes weken samen met je werknemer evalueren of het plan wordt uitgevoerd en werkt. Je kunt hiervoor advies van de arbodienst vragen. Zo nodig stellen jullie het Plan van aanpak bij aan de hand van deze zeswekelijkse evaluatie. Is de situatie wezenlijk veranderd, dan moet de arbodienst de Probleemanalyse bijstellen. (Bij gecompliceerd verzuim moet je daar alert op zijn, omdat dit een van de aandachtspunten is bij de latere toetsing van jouw inspanningen door het UWV.) Zorg dat jij en je werknemer (zeker de eerste maanden) veel vaker contact hebben dan eens in de zes weken. Doe je dat niet, dan zul je zien dat de aanpak verwatert. De kans dat je medewerker langer afwezig blijft, wordt dan steeds groter. - Een goede begeleiding is in deze fase ook belangrijk, omdat anders de drempel die werknemers moeten nemen om terug te komen op het werk, steeds hoger wordt (de werknemer denkt dan misschien: ik word toch niet gemist). - Zorg ervoor dat je ook de collega s betrekt bij het contact. Wanneer de zieke collega in de salon langskomt bijvoorbeeld, zorg er dan voor dat een collega met hem of haar even koffie kan drinken. Het onderhouden van een goed contact tijdens lange afwezigheid tussen de collega s onderling is heel belangrijk. Het verlaagt de drempel om weer aan het werk te gaan. Het is een goed idee om een planner te gebruiken en vooraf je plannen en de overlegdata vast te leggen. In de dertiende week Het verzuim moet worden gemeld bij het UWV. In de regel gebeurt dit door de arbodienst. Check of dat ook gebeurt. Voortgang van de evaluatiebijeenkomsten van de achtste week tot en met de 91e week De Wet verbetering poortwachter eist dat je tussen de 46e en 52e week een zogenaamd opschudmoment organiseert: de Eerstejaarsevaluatie. Dat komt neer op een speciale bijeenkomst waarbij je samen met de werknemer en de arbodienst nog eens bekijkt hoe vitaal en actueel de afgesproken aanpak is en of die niet bijgesteld moet worden. Deze Eerstejaarsevaluatie dient in het Reïntegratiedossier te worden opgenomen. Het is beter dat je dat niet pas na een jaar doet, maar elk half jaar en wel in overleg met je medewerker en de arbodienst. Schroom niet om er een andere deskundige of een andere bedrijfsarts bij te halen. Arbodiensten bieden soms zelf ook de frisse blik van een collega aan. Laat zeker na een half jaar het dossier eens checken door een bedrijfsarts of een arbeidsdeskundige. In 2004 bleek dat in 25% van de dossiers hiaten zitten waardoor kansen worden gemist. Zonde als dat jou en je werknemer overkomt. Vraag of zij een voorspelling kunnen doen van de uitslag van een eventuele arbeidsongeschikt- heidskeuring door het UWV. In de 91e week De medewerker moet zijn aanvraag opsturen naar het UWV. De arbodienst kan daarbij ondersteuning geven. Toetsing door het UWV. Het UWV toetst het dossier in eerste instantie administratief op compleetheid en vervolgens op de inhoud. Is de aanvraag niet compleet, dan krijgt de werkgever twee weken om aanvullende de informatie als nog toe te sturen. Voldoet het dossier niet, dan wordt de aanvraag voor een arbeidsongeschiktheidsuitkering afgewezen en wordt voor een bepaalde periode loondoorbetaling door de werkgever verplicht (met vier, zes, negen of twaalf maanden). Heeft de werknemer niet voldaan aan de inspanningsverplichting, dan kan ook om die reden de arbeidsongeschiktheidskeuring worden uitgesteld. Als je vindt dat de werknemer niet meer gereïntegreerd kan worden in je salon, dan moet je dat kunnen aantonen. Hoe groter je salon, hoe belangrijker dat is. Het UWV hanteert daarbij zelf een lijst met mogelijkheden (zie het hoofdstuk, Passende arbeid: wat eist het UWV?). Als reïntegratie in je eigen salon echt niet mogelijk is, ben je twee jaar lang verplicht tot reïntegratie bij een andere werkgever. De werknemer blijft dan bij jou in dienst, terwijl hij/zij elders werkt. Zolang de werknemer bij jou in dienst is, is het niet mogelijk de arbeidsvoorwaarden eenzijdig te veranderen. Raadpleeg daarvoor het UWV. Laat door een deskundige het liefst de arbeidsdeskundige van de arbodienst vaststellen of reïntegratie in je eigen salon niet meer mogelijk is. De arbeidsdeskundige kan je ook adviseren welk passend werk elders nog wel mogelijk is. Kappers zouden bijvoorbeeld met collega-winkeliers een soort uitruil kunnen regelen van soorten functies met reïntegratiemogelijkheden. Dit gebeurt ook al op sommige bedrijven-terreinen. Waarom niet binnen een winkeliersvereniging? Eventueel kan de winkeliersvereniging een contract aangaan met een reïntegratiebedrijf om de uitruil en begeleiding te regelen. In de 89e week In de 89e week moet je al je reïntegratie-inspanningen samenvatten en aan je werknemer overhandigen. Ook de arbodienst moet een samenvatting van het medisch dossier aan de werknemer aanleveren. Als werkgever ben er je verantwoordelijk voor dat dat ook echt gebeurt. De werknemer moet vervolgens zelf een beoordeling schrijven met zijn/haar visie op de aanpak. Het werkgeversdossier, het medisch dossier en het verslag van de werknemer moeten door de medewerker worden toegevoegd aan zijn/haar aanvraag tot een arbeidsongeschiktheidskeuring. - Zorg dat je medewerker door de arbodienst of door een andere deskundige wordt bijgestaan. Zeker erg zieke medewerkers of medewerkers die de Nederlandse taal niet goed beheersen, hebben hier vaak problemen mee. GWW_Deel3_C.indd 8-9 25-01-2006 12:05:31
3 Passende arbeid: wat eist het UWV? Informatie De eisen die het UWV op basis van de Wet verbetering poortwachter stelt aan passende arbeid, zijn kort weergegeven in deel 2, kaart 7, die handelt over het verzuimbeleid van je salon. Hieronder geven we aanvullende informatie. Wat moet je doen? Wat je zelf moet doen, dat weet je inmiddels wel. Maar ook de arbodienst heeft verplichtingen. De arbodienst is verplicht bij de beoordeling van arbeidsongeschiktheid en de passendheid van werk gebruik te maken van een UWV-checklist. Deze lijst heet in de dokterspraktijk de FML-lijst (de Functionele Mogelijkhedenlijst). Aan de hand van die checklist wordt vastgesteld wat je werknemer nog kan. Check of de arbodienst die lijst gebruikt en laat je door de arbodienst eens uitleggen hóe ze die gebruikt. Wat kun je doen? Er zijn drie manieren om het begrip passende arbeid verder in te vullen. 1. Gaat het om tijdelijke afwisseling van taken? Gebruik dan de kaart 5 Beter werken en alternatieve taken uit deel 1). 2. Wil je preventief je mogelijkheden vergroten om verzuim te vermijden? Houd dan eens een teamoverleg en leg jezelf en je medewerkers de vragen voor uit het onderstaande schema. Noteer de ideeën en bepaal de uitvoerbaarheid. Spreek je medewerkers aan op het gebruik van die mogelijkheid als ze gezondheidsklachten hebben. Preventie-ideeën voor uitval wegens fysieke of psychische klachten Welke mogelijkheden zijn er bij dreigende uitval? Aangepaste werktijden? Afwisseling van taken? Nuttige kleine taken om de duurbelasting even te doorbreken? Taken met minder psychische belasting? Taken met minder fysieke belasting? Meer regelvrijheid in het werk? Welke ondersteuning is mogelijk door anderen (collega s)? 3. Wil je op zeker spelen, gebruik dan de lijst van mogelijkheden die het UWV zelf verspreidt. Je vindt hem op de volgende bladzijde. Op basis van die lijst toetst het UWV je inspanningen. Je kunt die UWV-lijst trouwens ook goed gebruiken om preventiemogelijkheden op een rij te zetten. De aandachtspuntenlijst van het UWV (Bespreek deze lijst met je medewerker, kruis aan wat mogelijk lijkt en betrek dat bij je plan.) Arbeidsinhoud: slechte balans tussen taakniveau en opleidingsniveau Aanpassing van het taakniveau Meer regelmogelijkheden Andere functie Om-, her- en bijscholing Heroriëntatie en beroepskeuzeadvies Job coaching/aanstellen mentor Trainingen gericht op het aanleren en verbeteren van vaardigheden Loopbaanbegeleiding Structurele of incidentele fysieke overbelasting Inzet van pompstoel, kappersfiets, verstelbare wasbak, kinderstoel, enz. Ergonomische aanpassingen bij licht gereedschap (kam, schaar, föhn, enz.) Assistentie van collega s bij piekbelasting Andere functie Beperking in duur of tempo (van oude werkzaamheden of in een andere functie) Werkdruk Aanpassing takenpakket Verbetering werkinstructies of verbetering planning van werkzaamheden Andere functie met minder werkdruk Assistentie van derden (bijvoorbeeld bij ondersteunende werkzaamheden) Arbeidsomstandigheden: ongeschikte werkruimte, lawaai, tocht, gebrekkige ventilatie, gevaar Meer handschoengebruik, afzuiging in de chemiehoek verbeteren, andere verstuivers gebruiken, minder nat werk Bouwkundige/technische aanpassingen Heldere instructies Assistentie van derden Lichter werk Werktijden: onregelmatig werk, werk in roosters Aanpassing arbeidspatroon met meer regelmaat Andere functie met meer regelmaat Traumatische ervaringen (agressie, ongevallen, overlijden) Afspreken directe hulp of begeleiding door deskundigen (o.a. arbodienst) Andere functie Arbeidsvoorwaarden: overleg, verlofmogelijkheden, faciliteiten ten aanzien van privé-sfeer Meer werkoverleg Bemiddelen bij kinderopvang Flexibiliseren werktijden Zorgverlof Arbeidsverhoudingen: onvoldoende steun van leidinggevende/collega s, conflicten Mediation (conflictbemiddeling) Overplaatsing naar ander team/andere salon Sociaal-medisch: geen of onvoldoende professionele hulpverlening, behoefte aan interventie Behandeling van psychische klachten (traumabehandeling, burn-outtraining) Behandeling van fysieke klachten (fysiotherapie, rugtraining) Behandeling van allergieklachten (Kapperspoli) Training ter vermindering of voorkoming van hernieuwde arbeidsuitval Aanpak gedragsproblematiek GWW_Deel3_C.indd 10-11 25-01-2006 12:05:32
4 Reïntegratie bij een andere werkgever 5 Zwanger en veilig werken: informatie voor werkgevers Als er in je salon geen mogelijkheid is voor de zieke medewerker om te reïntegreren (bijvoorbeeld met RSI-klachten of eczeem) dan moet je zorgen dat dat kan bij een andere werkgever. Dit kun je zelf regelen met een andere werkgever, maar je kunt hiervoor ook een reïntegratiebedrijf inschakelen. Kijk in de polis van je verzekering of deze betaalt voor het inschakelen van een reïntegratiebedrijf. Werkgever en werknemer zijn verplicht om naar vermogen mee te werken aan een terugkeer in het arbeidsproces. Allereerst wordt gekeken of er mogelijkheden zijn om de functie of werkplek zo aan te passen, dat de werknemer weer in zijn eigen functie kan terugkeren. Als dat echt niet kan, moet gekeken worden naar andere mogelijkheden binnen de salon. Zoals eerder beschreven, moet je aangepast werk creëren, ook al is het op het eerste gezicht niet voorhanden. Is een werknemer (langdurig) ziek en is terugkeer bij de eigen werkgever niet meer mogelijk? Dan ben je, als laatste werkgever, verantwoordelijk voor het vinden van geschikt werk bij een andere werkgever. Dit wordt ook wel reïntegratie tweede spoor genoemd (het eerste spoor is terugkeer binnen het eigen bedrijf). Behalve dat je er altijd baat bij hebt als een langdurig zieke werknemer weer aan het werk is (bij welke werkgever dan ook), voorkom je zo ook als werkgever dat je sancties opgelegd krijgt als je niet voldoende doet aan de reïntegratie van medewerkers. Wanneer het dus zeker is dat iemand niet meer het eigen werk kan doen voor een langere periode en er geen ander werk voorhanden is in de salon, wordt je geacht te zoeken naar werk bij een ander bedrijf. Dit kun je zelf regelen, maar je kunt ook de hulp inschakelen van een reïntegratiebedrijf. Je kunt bij de ANKO, Kappersbond FNV/FNV Schoonheidsverzorging en CNV Kappers informeren met welke reïntegratiebedrijven samengewerkt wordt. Als je hiervan gebruikmaakt is de dienstverlening vaak goedkoper. Let op: als het reïntegratietraject verandert van reïntegratie binnen jouw bedrijf naar reïntegratie in een ander bedrijf, dan maak je met je werknemer een bijgesteld Plan van aanpak. Belangrijk om te weten: als je werknemer bij een ander bedrijf aan het werk gaat, betekent dat niet automatisch dat je werknemer bij die ander in dienst treedt. De arbeidsovereenkomst met je werknemer blijft in stand totdat deze wordt beëindigd (zie ook aan het eind van hoofdstuk 2 Sluitende procedures van de ziekmelding tot en met arbeidsongeschiktheid in dit deel van de Gezond-Werken-Wijzer). Hoe werkt een reïntegratiebedrijf? Het reïntegratiebedrijf kijkt allereerst naar wat de werknemer allemaal nog wel kan. Ook hier wordt weer uitgegaan van mogelijkheden. Ook wordt gekeken naar de interesses van de werknemer: in welk ander vak of ander werk is hij of zij geïnteresseerd? Soms komt er extra scholing aan te pas, zodat je medewerker sneller ergens anders aan het werk kan. Zodra een geschikte functie is gevonden, vindt er een onderzoek plaats. Dit onderzoek moet uitwijzen of de aangeboden functie passend is. De reïntegratiebemiddelaar stelt in overleg met een arbeidsdeskundige vast of de belasting van de aangeboden functie overeenstemt met de belastbaarheid van de kandidaat. In overleg wordt vervolgens gestreefd naar een voor alle partijen bevredigend dienstverband. Partijen worden geïnformeerd en geadviseerd over subsidieregelingen en over hun rechten en plichten. Afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Na plaatsing kunnen werknemer en opdrachtgever vaak nog een beroep doen op de reïntegratiebemiddelaar voor uiteenlopende zaken, zoals overleg over de werkbelasting, aanvraag subsidies, arbeidsongeschiktheidsbeoordeling, enz. Wat gebeurt er als er onvoldoende gewerkt is aan reïntegratie? Wanneer het UWV vindt dat je als werkgever niet voldoende hebt meegewerkt, moet je het loon nog (maximaal) één jaar doorbetalen. De werknemer krijgt dan geen arbeidsongeschiktheidsuitkering, maar ontvangt loon van de werkgever. Voor werknemers geldt dat zij ook moeten meewerken aan reïntegreren; als ze dat niet doen, lopen zij de kans om geen arbeidsongeschiktheidsuitkering te krijgen. (Kijk voor meer informatie op www.saltoreintegratie.nl en www.arbo.nl.) Onderstaande tekst is uitgegeven onder verantwoordelijkheid van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en geeft de wettelijke regels weer van werken bij zwangerschap. Teksten die irrelevant zijn voor kappers, zijn verwijderd. Waar de tekst cursief gedrukt is, betreft het kleine aanvullingen in het kader van deze Gezond-Werken-Wijzer voor kappers. Wanneer één van uw medewerkers zwanger is, heeft dat gevolgen voor het werk. Hoe zijn de arbeidsomstandigheden op het werk: is het werken veilig en gezond voor de werknemer en haar (ongeboren) kind? Wat staat er in de wet? U bent verplicht om de gezondheid van de werknemer en haar (ongeboren) kind tijdens de zwangerschap en de periode van borstvoeding te beschermen. Dat betekent dat u in die tijd het werk zo moet organiseren, dat ze veilig en gezond kan werken en dat het werk geen negatieve invloed heeft op de zwangerschap of borstvoeding. Uitgangspunt is dat de werknemer tijdens de zwangerschap en periode van borstvoeding zo veel mogelijk haar eigen werk kan blijven doen, in haar eigen functie en op haar eigen werkplek. Wanneer moet een werknemer vertellen dat zij zwanger is? Wanneer een werknemer u vertelt dat ze zwanger is, heeft ze recht op de wettelijke bescherming tijdens de zwangerschap en de periode van borstvoeding. In verband met het aanvragen van zwangerschapsverlof geldt een wettelijke termijn van drie weken. De werknemer moet dus minimaal drie weken voor het ingaan van het zwangerschapsverlof tegen u zeggen wanneer ze het verlof wil laten beginnen. In de praktijk zal dit eerder gebeuren.de zwangerschapsverklaring die u van de werknemer ontvangt, dient u in bij de uitvoeringsinstelling die de uitkering tijdens het verlof verzorgt. Wat moet u voor uw zwangere werknemer doen? Binnen twee weken nadat de werknemer heeft verteld dat ze zwanger is, moet u haar voorlichting geven over de mogelijke gevaren voor haar en het ongeboren kind. Ook moet u voorlichten over de maatregelen die u treft om haar te beschermen. Vlak voordat het verlof begint, bespreekt u met haar de maatregelen na de bevalling, als zij weer met werken begint. Wat is een risico-inventarisatie en evaluatie? Ieder bedrijf is verplicht om alle risico s waaraan hun werknemers tijdens het werk blootstaan, te inventariseren en te evalueren. U moet beschikken over een door de arbodienst goedgekeurde risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E). Hierin staat hoe werknemers veilig en gezond kunnen werken en welke specifieke risico s er zijn voor onder meer werknemers tijdens de zwangerschap en de periode van borstvoeding. Staat in de RI&E dat er binnen het bedrijf voor de zwangere werknemer specifieke gevaren zijn? Dan bent u verplicht om daar maatregelen tegen te nemen. Bijvoorbeeld door de werkplek of methode van werken aan te passen of door hulpmiddelen (zoals een kappersfiets) in te zetten. De werknemer is op haar beurt verplicht om die hulpmiddelen ook te gebruiken. Geen RI&E? Heeft u geen RI&E? Vraag dan advies bij de arbodienst of gebruik de RI&E kappers (te vinden op www.healthyhairdresser.nl.) Welke maatregelen moet u nemen? U moet ervoor zorgen dat uw zwangere werknemer veilig en gezond kan werken en mogelijke gevaren wegnemen. Blijkt dat niet afdoende, dan kan het werk of kunnen de werktijden worden aangepast. In het uiterste geval moet u tijdelijk ander werk aanbieden of moet u uw werknemer vrijstellen van werk. Twijfelt u over mogelijke gevaren, vraag dan advies aan de arbodienst. GWW_Deel3_C.indd 12-13 25-01-2006 12:05:32
Andere werktijden Lukt het niet om het werk volledig uit te voeren? Maak dan afspraken over aangepaste werk- en rusttijden. Hier heeft uw werknemer recht op: Regelmatige werk- en rusttijden. Extra pauzes (maximaal 1/8 deel van de werktijd). Een geschikte, afsluitbare ruimte om te kunnen rusten (met bed of rustbank). Geen overwerk en geen arbeid tussen 22.00 uur en 6.00 uur. Zwangerschapsonderzoek onder werktijd. Ook tot zes maanden na de bevalling gelden deze regels (behalve de onderzoeken). Wat als veilig werken niet mogelijk is? Kan het werk toch niet veilig en gezond uitgevoerd worden, dan moet u uw werknemer tijdelijk ander werk aanbieden. Als tijdelijk ander werk ook niet mogelijk is, dan kunt u vrijstelling van werk verlenen. De (bedrijfs)arts moet bevestigen dat het werk inderdaad risico s met zich meebrengt. Als de werknemer niet kan werken vanwege de zwangerschap, dan heeft zij recht op een Ziektewetuitkering (verstrekt door het UWV). Hoe zit het met borstvoeding geven onder werktijd? U moet uw werknemer de gelegenheid geven om onder werktijd borstvoeding te geven of te kolven, totdat het kind negen maanden is. U moet een geschikte, afsluitbare ruimte beschikbaar stellen voor het voeden of kolven. Is dat niet mogelijk, dan kan de werknemer zelf een plek regelen of naar de baby toegaan. Zij mag hiervoor maximaal een kwart van de werktijd gebruiken. Deze tijd betaalt u door. Het is raadzaam om al voor de bevalling met uw werknemer afspraken te maken over hoe de voeding geregeld gaat worden. Waar moet u op letten als uw werknemer zwanger is? Fysiek zwaar werk: Tijdens de zwangerschap mag u haar niet verplichten om zwaar lichamelijk werk te doen, zoals zwaar tillen, trekken, duwen of dragen. Zeker in de laatste drie maanden voor de bevalling is het beter om dit zware werk zo veel mogelijk te beperken. In de laatste drie maanden van de zwangerschap mag u haar ook niet verplichten om vaker dan één keer per uur te bukken, te hurken of te knielen. Staand werken: Het is wettelijk geregeld dat de zwangere werknemer altijd even moet kunnen zitten als het werk het toelaat of als zij hieraan behoefte heeft. Ook mag u haar niet verplichten om staande voetpedalen te bedienen. Stress: Stress kan schadelijke gevolgen hebben voor de werknemer zelf en voor haar (ongeboren) kind. Als zij last heeft van de werkdruk, overleg dan over het verminderen van de werkdruk of het aanpassen van de werk- en rusttijden. Werkt uw bedrijf met chemische stoffen? Werken met chemische stoffen: Sommige concentraties van chemische stoffen zijn gevaarlijk voor een zwangere werknemer. De chemische stoffen kunnen in het bloed komen door inademen, inslikken of aanraken. Kijk altijd in de RI&E wat de specifieke risico s zijn tijdens de zwangerschap en de periode van borstvoeding. Ook kunt u in de CAO kijken of hierover bepalingen zijn opgenomen. Vraag eventueel advies aan de (bedrijfs)arts. Bij te grote risico s of onzekerheden is uw werknemer niet verplicht om met chemische stoffen te werken. Meer informatie Heeft u naar aanleiding van deze tekst nog vragen, dan kunt u contact opnemen met de afdeling Publieksinformatie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Postbus 90801, 2509 LV Den Haag Telefoon: 0800-9051 (gratis) 6 Zwanger en veilig werken: informatie voor werknemers Onderstaande tekst is uitgegeven onder verantwoordelijkheid van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en geeft de wettelijke regels weer van werken bij zwangerschap. Teksten die irrelevant zijn voor kappers, zijn verwijderd. Waar de tekst cursief gedrukt is, betreft het kleine aanvullingen in het kader van deze Gezond-Werken-Wijzer voor kappers. Wanneer u zwanger bent heeft dat gevolgen voor uw werk. U moet bijvoorbeeld beslissen wanneer u het zwangerschapsverlof wilt laten ingaan en of u bijvoorbeeld ouderschapsverlof gaat opnemen. Daarnaast moet u nadenken over de arbeidsomstandigheden op uw werk: is het werken veilig en gezond voor u en uw (ongeboren) kind? Wat staat er in de wet? Een werkgever is verplicht om de gezondheid van u en uw (ongeboren) kind tijdens de zwangerschap en de periode van borstvoeding te beschermen. Dat betekent dat hij/zij in die tijd het werk zo moet organiseren, dat u veilig en gezond kunt werken en dat het werk geen negatieve invloed heeft op de zwangerschap of de borstvoeding. Uitgangspunt is dat u tijdens de zwangerschap en de periode van borstvoeding zo veel mogelijk uw eigen werk kunt blijven doen, in uw eigen functie en op uw eigen werkplek. Wanneer vertelt u uw werkgever dat u zwanger bent? Het lijkt voorbarig om al voor de zwangerschap uw werkgever van uw kinderwens op de hoogte te stellen. Maar als uw werkomstandigheden risico s opleveren voor de vruchtbaarheid of voor het embryo, is dit het overwegen waard. In overleg met uw werkgever kunt u dan een oplossing zoeken. Pas wanneer u uw werkgever vertelt dat u zwanger bent, heeft u recht op de wettelijke bescherming tijdens de zwangerschap en de periode van borstvoeding. Er bestaat geen (wettelijk verplichte) termijn voor wanneer u uiterlijk aan uw werkgever moet vertellen dat u zwanger bent. In de arbowetgeving wordt wel het advies gegeven om dit uiterlijk na drie maanden zwangerschap te melden aan uw werkgever, zodat er voorzorgsmaatregelen genomen kunnen worden om u en uw ongeboren kind te beschermen. In verband met het aanvragen van zwangerschapsverlof moet u minimaal drie weken voor het ingaan van het zwangerschapsverlof tegen uw werkgever zeggen wanneer u het verlof wilt laten beginnen. In de praktijk zal dit eerder gebeuren. Bij de verloskundige, huisarts of specialist kunt u een zwangerschapsverklaring halen met de vermoedelijke datum van de bevalling. Uw werkgever geeft deze verklaring aan de uitvoeringsinstelling die uw uitkering tijdens het verlof verzorgt. Wat kan uw werkgever voor u doen? Binnen twee weken nadat u heeft verteld dat u zwanger bent, krijgt u van uw werkgever voorlichting. U krijgt informatie over de mogelijke gevaren voor u en uw ongeboren kind. Ook hoort u welke maatregelen de werkgever heeft getroffen om u te beschermen. Vlak voordat uw verlof ingaat, zal uw werkgever u voorlichten over de maatregelen na de bevalling, als u weer met werken begint. Wat is een risico-inventarisatie en -evaluatie? Ieder bedrijf is verplicht om alle risico s waaraan hun werknemers tijdens het werk blootstaan, te inventariseren en te evalueren. Uw werkgever moet beschikken over een door een arbodienst goedgekeurde risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Hierin staat hoe werknemers veilig en gezond kunnen werken en welke specifieke risico s er zijn voor werknemers tijdens de zwangerschap en de periode van borstvoeding. Bent u zwanger, vraag dan naar de RI&E bij uw werkgever. Staat in de RI&E dat er binnen het bedrijf voor u specifieke gevaren zijn? Dan is uw werkgever verplicht om daar maatregelen tegen te nemen. Bijvoorbeeld door de werkplek of methode van werken aan te passen of door hulpmiddelen (zoals een kappersfiets) in te zetten. Op uw beurt bent u trouwens verplicht om die hulpmiddelen ook te gebruiken. GWW_Deel3_C.indd 14-15 25-01-2006 12:05:33
Geen RI&E? Heeft uw werkgever geen RI&E, vraag dan advies bij de arbodienst, bijvoorbeeld op het arbeidsomstandighedenspreekuur. U kunt ook uw werkgever vragen om de arbodienst alsnog in te schakelen of gebruik te maken van de RI&E Kappers (te vinden op www.healthyhairdresser.nl.) Wat zijn uw rechten? Uw werkgever moet ervoor zorgen dat u veilig en gezond kunt werken. Mogelijke gevaren moet de werkgever wegnemen. Blijkt dat niet afdoende, dan kan het werk of kunnen de werktijden worden aangepast. In het uiterste geval krijgt u tijdelijk ander werk aangeboden of wordt u vrijgesteld van werken. Twijfelt u over mogelijke gevaren, vraag dan advies aan de arbodienst op het arbeidsgezondheidskundig spreekuur. Andere werktijden Lukt het niet om uw werk volledig uit te voeren? Maak dan met uw werkgever afspraken over aangepaste werk- en rusttijden. Hier heeft u recht op, maar overleg onderstaande zaken altijd met uw werkgever: Regelmatige werk- en rusttijden. Extra pauzes (maximaal 1/8 deel van uw werktijd). Een geschikte, afsluitbare ruimte om te kunnen rusten (met bed of rustbank). Geen overwerk en nachtdiensten. Zwangerschapsonderzoek onder werktijd. Ook tot zes maanden na de bevalling gelden deze regels (behalve de onderzoeken). Wat als veilig en gezond werken niet mogelijk is? Kunt u uw werk toch niet veilig en gezond uitvoeren, dan moet uw werkgever u tijdelijk ander werk aanbieden. U kunt worden vrijgesteld van werken, als blijkt dat tijdelijk ander werk ook niet mogelijk is. De (bedrijfs)arts moet bevestigen dat uw werk inderdaad risico s met zich meebrengt. Kunt u niet werken vanwege uw zwangerschap, dan heeft u recht op een Ziektewetuitkering (verstrekt door het UWV). Hoe zit het met borstvoeding geven onder werktijd? U kunt onder werktijd borstvoeding geven of kolven totdat uw kind negen maanden is. U mag hiervoor maximaal een kwart van uw werktijd gebruiken. Deze tijd wordt door uw werkgever doorbetaald. Maak al voor de bevalling met uw werkgever afspraken over hoe u de voeding wilt gaan regelen. Uw werkgever moet een geschikte, afsluitbare ruimte beschikbaar stellen voor het voeden of kolven. Is dat niet mogelijk, dan krijgt u de gelegenheid zelf een plek te regelen of naar de baby toe te gaan. Waar moet u op letten als u werkt en zwanger bent? Tijdens de hele zwangerschap moet u bukken, hurken en knielen zo veel mogelijk voorkomen. Laatste drie maanden van de zwangerschap: bukken, hurken, knielen en staande voetpedalen bedienen dagelijks niet meer dan eenmaal per uur. Tijdens de zwangerschap en tot drie maanden na de bevalling: handmatig tillen van gewichten zo veel mogelijk beperken. Is tillen toch nodig, dan moet het in één handeling te tillen gewicht minder zijn dan tien kilo. Vanaf de twintigste week van de zwangerschap mag niet vaker dan tien keer per dag maximaal vijf kilo worden getild. Vanaf de dertigste zwangerschapsweek mag niet vaker dan vijf keer per dag maximaal vijf kilo worden getild. Tijdens de zwangerschap mag u niet verplicht worden om zwaar lichamelijk werk te doen, zoals zwaar tillen, trekken, duwen of dragen. Zeker in de laatste drie maanden voor de bevalling is het beter om dit zware werk zo veel mogelijk te beperken. Twijfelt u, overleg dan met de (bedrijfs)arts. In de laatste drie maanden van de zwangerschap mag u ook niet verplicht worden om vaker dan één keer per uur te bukken, te hurken of te knielen. Staand werken: Het is wettelijk geregeld dat u altijd even moet kunnen zitten als het werk het toelaat of als u hieraan behoefte heeft. Ook mag u niet verplicht worden om staande voetpedalen te bedienen. Stress kan schadelijke gevolgen hebben voor uzelf en voor uw kind. Heeft u last van de werkdruk, overleg dan met uw werkgever over het verminderen van de werkdruk of het aanpassen van de werk- en rusttijden. Werken met chemische stoffen Sommige concentraties van chemische stoffen zijn gevaarlijk als u bezig bent om zwanger te worden, als u al zwanger bent of als u borstvoeding geeft. Het kan leiden tot onvruchtbaarheid, afwijkingen bij het kind, groeistoornissen of een miskraam. De chemische stoffen kunnen in uw bloed komen door inademen, inslikken of aanraken. Zorg dat u bij het werken met chemische stoffen zo hygiënisch mogelijk werkt. Kijk altijd in de RI&E wat de specifieke risico s zijn tijdens de zwangerschap en de periode van borstvoeding. Ook kunt u in de CAO kijken of hierover bepalingen zijn opgenomen. Vraag eventueel advies aan de (bedrijfs)arts. Werkt u met een verpakt product, dan ziet u op het etiket of er schadelijke stoffen in zitten. Op sommige producten staat niets vermeld: informeer in dat geval bij uw werkgever naar gevaren bij het bereiden of toedienen. Bij te grote risico s of onzekerheden bent u niet verplicht om met chemische stoffen te werken. Meer informatie Heeft u naar aanleiding van deze tekst nog vragen, dan kunt u contact opnemen met de afdeling Publieksinformatie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Postbus 90801, 2509 LV Den Haag Telefoon: 0800-9051 (gratis) TIP: MAAK GEBRUIK VAN DE JUISTE HULPMIDDELEN Ben je zwanger, vraag dan naar de RI&E bij je werkgever. Staat in de RI&E dat er binnen het bedrijf voor jou specifieke gevaren zijn? Dan is je werkgever verplicht om daar maatregelen tegen te nemen. Bijvoorbeeld door de werkplek of methode van werken aan te passen of door hulpmiddelen (zoals een kappersfiets) in te zetten. Op jouw beurt ben je trouwens verplicht om die hulpmiddelen ook te gebruiken. GWW_Deel3_C.indd 16-17 25-01-2006 12:05:33
7 Berekening verzuimkosten: hoeveel kost verzuim Verzuim is een belangrijke kostenpost. Om een voorbeeld te geven, de kosten van een kapsalon met 7 werknemers en een ziekteverzuim van 7,5% bedragen bijna 3.000 per maand. De belangrijkste kostenpost is natuurlijk de doorbetaling bij ziekte. Maar er worden ook kosten gemaakt voorafgaand aan het verzuim. Je kunt hierbij denken aan verminderde productiviteit en afwezigheid door doktersbezoek. Afhankelijk van het type verzuim kunnen de kosten voorafgaand aan het verzuim oplopen tot 30% (vooral bij RSI) van de totale verzuimkosten. In dit hoofdstuk geven we de kengetallen om snel een inschatting te kunnen maken van de kosten van het verzuim. De kengetallen zijn gebaseerd op uitgebreid onderzoek in de praktijk bij kapsalons in 2002. Kosten van verzuim De kosten van het feitelijke ziekteverzuim zijn: Loonkosten. Kosten van de verzuimverzekering. Vaste arbokosten (arbodienst). Voor een goede bedrijfsvoering moeten de kosten van verzuim vooraf meegenomen worden in de berekening van de kostprijs voor de klant. Gebeurt dit niet, dan wordt de werkgever achteraf geconfronteerd met soms hoge kosten. In dit hoofdstuk geven we daarom de kosten van verzuim per standaardbehandeltijd. Ziekteverzuim ± 7,5% Kosten per maand 2.080 Bij 1.000 klanten per maand 2.912 Bij 1.000 klanten per maand 4.160 Bij 1.000 klanten per maand enz. Een fijnere indeling van de kosten is de onderverdeling in vaste kosten en variabele kosten. De kosten per standaardbehandeltijd van 2,08 zijn als volgt opgebouwd: Vaste kosten: 0,32 voor verzekering, arbodienst. Vaste/variabele kosten: 0,18 voor maatregelen. Variabele kosten: 1,58 loonkosten van het ziekteverzuim. Tabel 2 Ziektekosten per standaardbehandeltijd voor kleine kapsalons (2002) Kleine kapsalon Ziekteverzuim Kosten standaardbehandeltijd Kostengetal bij 1% verzuim 2 Kosten per minuut Standaardbehandeltijd 40 minuten ± 4% 0,64 0,020 Inclusief preventieve kosten ± 3% 0,58 0,015 ± 2% 0,52 0,013 van maatregelen om verzuim te beheersen 1,0% 0,18 0,0045 Zie onderstaande opmerking Twee factoren zijn van belang bij het berekenen van de kosten van ziekteverzuim: De hoogte van het ziekteverzuim in een kleine en grote kapsalon kan aanmerkelijk uiteenlopen. Ook de onderliggende kostenposten zijn verschillend. We maken daarom een onderscheid tussen een kleine salon (tot 5 werknemers 1 ), en een grote salon (meer dan 5 werknemers). De kosten zijn toegerekend naar een standaardbehandeltijd. De standaardbehandeltijd is vastgesteld op 40 minuten per klant. Dat wil zeggen, ongeveer 12 klanten per medewerker per dag. Ziekteverzuim ± 4% Kosten per maand 128 200 klanten per maand 256 400 klanten per maand 384 600 klanten per maand enz. Voor de inschatting van de ziektekosten wordt de volgende indeling gehanteerd: Wisselende oorzaken van het ziekteverzuim. Er is geen echte dominante oorzaak van het verzuim. Het ziekteverzuim met als belangrijke oorzaak: huideczeem en/of RSI. Er is geen echte dominante oorzaak van het verzuim. Aan de hand van onderstaande tabellen is het mogelijk om de kosten van het ziekteverzuim te bepalen voor kleine en grote salons. Tabel 1 Verzuimkosten per standaardbehandeltijd voor grote kapsalons (2002) Grote kapsalon Ziekteverzuim Kosten standaardbehandeltijd Kostengetal bij 1% verzuim 2 Kosten per minuut Standaardbehandeltijd 40 minuten ± 7,5% 2,08 0,048 Inclusief preventieve kosten ± 6,5% 1,85 0,046 van maatregelen om verzuim ± 5,5% 1,61 0,040 te beheersen 1,0% 0,28 0,0069 1. Met een gemiddeld dienstverband van 0,8 fte. 2. Het kostengetal is uitgedrukt in de kosten per behandeltijd en per procent verzuim. Hoe hoger het verzuim, hoe nauwkeuriger de berekening van de werkelijke kosten. Bij een laag verzuim ontstaat bij het gebruik van het kostengetal een geringe afwijkingsfout. Dit komt omdat de vaste kosten niet of nauwelijks variëren met de hoogte van het verzuim. Een fijnere indeling van de kosten is de onderverdeling in vaste kosten en variabele kosten. De kosten per standaardbehandeltijd van 0,64 zijn als volgt opgebouwd: Vaste kosten: 0,21 voor verzekering, arbodienst. Vaste/variabele kosten: 0,18 voor maatregelen. Variabele kosten: 0,25 loonkosten van het ziekteverzuim. Er is een duidelijke aanwijsbare oorzaak van het hoge ziekteverzuim Wanneer er sprake is van ziekteverzuim door RSI en/of huideczeem worden er kosten gemaakt voorafgaand aan de daadwerkelijke ziekmelding. Deze kosten zijn meegeteld in de berekening van de verzuimkosten. Kosten van RSI en/of huideczeem zijn: Loonkosten van ziekteverzuim. Kosten door het verlies van productieve werktijd door afwezigheid voor een behandeling door een therapeut of dokter. Kosten door verloop, uittrede uit het kappersvak, zoals verlies aan opleidingskosten én het opnieuw moeten opleiden van een vervanger. Kosten voor reïntegratie: door minder productie, bezoek aan een arts of fysiotherapeut. Kosten van preventieve activiteiten om het verzuim te beheersen (af en toe bezoek van een fysiotherapeut in de salon). GWW_Deel3_C.indd 18-19 25-01-2006 12:05:34
De schatting van de kosten geldt alleen voor de grotere kapsalons. Bij kleinere kapsalons (minder dan 5 medewerkers) zijn er namelijk minder problemen rond RSI en/of verzuim dan bij de grotere kapsalons. De onderstaande tabel geeft de kosten van RSI en/of huideczeem per standaardbehandeltijd voor de grote kapsalons. Tabel 3 Verzuimkosten van RSI en/of huideczeem per standaardbehandeltijd voor grote kapsalons Grote kapsalon Ziekteverzuim Kosten standaardbehandeltijd Kostengetal bij 1% verzuim 2 Ziekteverzuim ± 5,5% Kosten per minuut Standaardbehandeltijd 40 minuten ± 5,5% 1,97 0,049 kosten van RSI en/of ± 4,5% 1,67 0,042 huideczeem ± 3,5% 1,37 0,034 1,0% 0,38 0,0092 Zie onderstaande opmerking Kosten per maand 1.970 1000 klanten per maand 2.758 1400 klanten per maand 3.940 2000 klanten per maand enz. De kosten per standaardbehandeltijd van 1,67 zijn als volgt opgebouwd: Kosten voorafgaand aan het verzuim: 0,41. Kosten van het eigenlijke verzuim: 1,08. Kosten van periodieke activiteiten om RSI en/of huideczeem te beheersen: 0,18. Kosten van mogelijke maatregelen De kosten van de volgende maatregelen zijn berekend: Fysiotherapie en stoelmassage: 15 minuten per werknemer per week. De kosten bestaan uit het inhuren van een therapeut (masseur) en verlies aan werktijd. Cursus aanleren van een goede werkhouding: de cursus houdingsleer bestaat uit een bijeenkomst van 2 uur per jaar. De kosten bestaan uit de kosten van de trainer en verlies aan werktijd. Aanschaffen en gebruik van een lichtere föhn: de gangbare föhn heeft een gewicht van 650 gram en kost ongeveer 50 (exclusief BTW). Een lichte föhn weegt 450 gram en kost 80 (exclusief BTW). De gebruiksduur is 1 jaar. Aanschaffen en gebruik van vinylhandschoenen: de vinylhandschoenen worden eenmalig gebruikt. Voorlichting en instructie: analyseren van de werkhouding van de medewerkers tijdens het werk. Er worden foto s of een film gemaakt ter instructie. De trainer analyseert de werkhouding en maakt een persoonlijk verbeterpuntenplan. De trainer organiseert twee gezamenlijke bijeenkomsten. Kosten van het inroosteren van korte rustpauzes Het inroosteren van korte rustpauzes geeft een verlichting van de werkdruk en de fysieke belasting. Het voortdurend onder spanning werken en een slechte werkhouding zijn de belangrijkste oorzaken van RSI. Uitgerekend is wat de extra kosten zijn van het inroosteren van rustpauzes. De berekening is uitgevoerd voor een extra rustpauze van 2 x 10 minuten en voor een rustpauze van 2 x 5 minuten en zijn uitgedrukt in de kosten per standaardbehandeltijd. Bij de berekening is aangenomen dat er in de pauze geen werkzaamheden worden uitgevoerd. De korte rustpauze is een preventieve maatregel die voorkomt dat ziekteverzuim als gevolg van RSI hoog oploopt. Tabel 5 Kosten van het inroosteren korte rustpauzes voor een kleine kapsalon Kleine kapsalon 2 x 5 minuten Kosten standaardbehandeltijd 0,27 2 x 10 minuten Kosten standaardbehandeltijd 0,55 Tabel 6 Kosten van het inroosteren korte rustpauzes voor een grote kapsalon Grote kapsalon 2 x 5 minuten Kosten standaardbehandeltijd 0,67 2 x 10 minuten Kosten standaardbehandeltijd 1,37 Stel: de kapsalon verzorgt 1.400 klanten per maand. Tijdens de drukke periode worden 800 van de 1.400 klanten geholpen. De kosten per standaardbehandeltijd zijn 1,37 (zie tabel 6). Bij het inroosteren van een extra rustpauze van tweemaal 10 minuten per dag zijn de kosten van deze preventieve maatregel ongeveer 1.000 per maand. Deze preventieve kosten vallen in het niet bij de kosten van verzuim als gevolg van RSI. Deze kosten zijn bijna drie keer hoger en kunnen oplopen tot 2.750 per maand. Binnen de kappersbranche is in 2002 door Peer Consultancy onderzoek gedaan naar de kosten en baten van verzuim. Deze achtergrondinformatie is gebaseerd op dat onderzoek. Tabel 4 Alle maatregelen zijn uitgedrukt in de kosten per standaardbehandeltijd Maatregelen Kosten per standaardbehandeltijd Klanten per jaar 8.000 (± 3 werknemers) Klanten per jaar 16.000 (± 7 werknemers) Fysiotherapie en stoelmassage 0,17 ± 1400 ± 3000 Cursus aanleren van een goede werkhouding 0.09 ± 700 ± 1500 Aanschaffen en gebruik van een lichtere föhn 0.04 ± 300 ± 640 Aanschaffen en gebruik van vinyl-handschoenen 0,04 ± 300 ± 640 Voorlichting en instructie 0,05 ± 400 ± 800 Wil je meer tips? www.healthyhairdresser.nl GWW_Deel3_C.indd 20-21 25-01-2006 12:05:35
8 Nuttige adressen Partijen en instellingen die betrokken zijn bij de Healthy Hairdresser Projectbureau Healthy Hairdresser p/a Brancheplatform Kappers Olympia 1 A&B 1213 NS Hilversum Tel (035) 6462640 Fax (035) 6462666 E-mail: info@healthyhairdresser.nl Website: www.healthyhairdresser.nl Koninklijke Algemene Nederlandse Kappersorganisatie, ANKO De ondernemersorganisatie voor de kappersbranche Postbus 212, 1270 AE Huizen Telefoon: (035) 525 95 00 Telefax: (035) 526 37 86 E-mail: info@anko.nl Website: www.anko.nl CNV Kappers Vakgroep van de CNV BedrijvenBond Postbus 327 3990 GC Houten Telefoon: (030) 6 348 348 Website: www.cnvbedrijvenbond.nl Commit hoofdkantoor Postbus 207 3454 ZL De Meern Telefoon: (030) 669 2500 Website: www.commit.nl KOC Nederland, Kennis- en OntwikkelCentrum uiterlijke verzorging Postbus 54 3430 AB Nieuwegein Telefoon: (030) 607 10 00 Website: www.koc.nl Andere nuttige websites www.isditproductveilig.nl/kappersproducten www.arbo.nl www.uwv.nl www.arbobondgenoten.nl www.fnv.nl www.arbopagina.nl www.arbeidsinspectie.nl www.rie.nl www.cao.szw.nl www.arboconvenanten.szw.nl www.szw.nl Kappersbond FNV/FNV Schoonheidsverzorging Vakbond voor scholieren, werknemers, zelfstandigen zonder personeel en uitkeringsgerechtigden Nachtegaalstraat 37 3581 AC Utrecht Telefoon: (030) 231 42 21 Website: www.fnv.nl Deskundige hulp Helpdesk Kapperspoli Postbus 9555 6800 TA Arnhem Telefoon: (026) 3680900 e-mail: kapperspoli@huidenarbeid.nl GWW_Deel3_C.indd 22-23 25-01-2006 12:05:35