Protocol bij ziekte en re-integratie Voorwoord: Het komt regelmatig voor dat zieke medewerkers niet weten waar ze aan toe zijn op het gebied van hun rechten en plichten jegens SOPOGO met betrekking tot hun ziekteverzuim. Ook directeuren hebben behoefte aan houvast tijdens het ziek-zijn van medewerkers. Het protocol bij ziekte en re-integratie biedt houvast aan deze betrokkenen. Het protocol is erop gericht de zieke medewerkers zo snel mogelijk te laten terugkeren naar hun werkplek. Het protocol bij ziekte en re-integratie wordt uitgereikt aan alle personeelsleden in januari 2007 samen met een exemplaar van de CAO PO 2006-2008. Vastgesteld in bestuursvergadering op 19 december 2006 Pagina 1 van 8
Protocol bij ziekte en re-integratie 1 e dag: Ziekmelding. a) De medewerker meldt zich ziek bij de directeur of diens plaatsvervanger de avond voor het ziekteverzuim, of uiterlijk op de eerste dag van het ziekteverzuim. b) Indien verzuim door ziekte op de eerste dag gemeld wordt, dan dient dit zo vroeg mogelijk te gebeuren, zodat de directeur tijdig voor vervanging kan zorgen. Behoudens uitzonderlijke gevallen wordt deze melding door de medewerker zelf gedaan. c) De directeur bespreekt de ziekmelding met de medewerker: De reden van de ziekmelding en de aard van de klachten Is er gezorgd voor een lesprogramma voor de vervanger? Op schoolniveau worden hier afspraken over gemaakt met alle leerkrachten. Als afsluiting maakt de directeur een terugbelafspraak voor later die dag en wenst de zieke medewerker beterschap d) De directeur zorgt er voor dat de melding op de eerste dag van het ziekteverzuim wordt doorgegeven aan de betreffende personeelsadviseur. Zij zorgt voor het tijdig doorgeven aan de Arbo-dienst (Achmea) en het administratiekantoor (OSG). De directeur doet de melding bij voorkeur per mail. e) Later op de eerste ziektedag neemt de directeur contact op met de zieke medewerker en bespreekt de volgende onderwerpen: Zijn er mogelijkheden om naar de werkplek te komen en eventuele aangepast werkzaamheden te verrichten? Heeft de arbeidsongeschiktheid te maken met het werk? De vraag of de werkgever iets kan doen. Indien de medewerker niet thuis verblijft, wat is dan het verblijfadres? De medewerker dient thuis telefonisch bereikbaar te zijn. Indien dit niet mogelijk is, dient de directeur op de hoogte te worden gesteld. Afspraak voor een volgend contactmoment Bespreken van de stand van zaken. Nadere informatie van huisarts of specialist? Vermoedelijke duur van het verzuim Is ander werk mogelijk? Werken onder andere omstandigheden mogelijk? Voortgang werk: wat kan blijven liggen, wat moet door een collega worden over genomen, moeten er afspraken worden afgezegd. Afspraak voor contact op volgende dag, indien mogelijk, op de werkplek, anders telefonisch. Eerste re-integratiegesprek met directeur in de eerste ziekteweek In de eerste ziekteweek komt de medewerker in principe één keer naar het werk voor overleg over de situatie, tenzij de aard van de klachten dat niet toelaat. De situatie ten aanzien van de klachten en de belemmeringen die er zijn om te komen werken worden besproken Afhankelijk van de aard van de ziekte zal de directeur de medewerker thuis bezoeken. Tijdens dit gesprek vindt er overleg plaats over hervatting van het werk, eventueel in aangepaste werkzaamheden of werkomstandigheden, waardoor verzuim wordt voorkomen. Vastgesteld in bestuursvergadering op 19 december 2006 Pagina 2 van 8
Er kan advies worden gevraagd van de Arbo-dienst/bedrijfsarts. Na de eerste ziekteweek: 1) Contact volgens afspraak. De directeur bespreekt steeds de situatie met de medewerker: De aard van de klachten en de ontwikkeling. Is het erger, minder of gelijk gebleven? Heb je belangrijke informatie van de huisarts of specialist? Vermoedelijke duur van de klachten. Kan de organisatie iets doen? Kan de zieke medewerker onder aangepaste omstandigheden wel werken? 2) De medewerker dient tijdens het ziekteverzuim telefonisch bereikbaar te zijn voor de directeur van de school en voor algemeen directeur / personeelsadviseur, uiteraard voor zover de gezondheidstoestand dit toelaat. 3) Tijdens het verzuim is de medewerker het niet toegestaan andere betaalde werkzaamheden te verrichten zonder afstemming met de bedrijfsarts en overleg met de algemeen directeur of de directeur van de school. 4) De Arbo-dienst roept de zieke medewerker binnen 28 dagen na datum eerste ziekmelding op voor het eerste spreekuurcontact. 5) De medewerker is verplicht veranderingen in diens situatie door te geven aan de directeur en de Arbo-dienst. 6) Een zieke medewerker werkt mee aan een spoedig herstel en doet er alles aan om op een zo kort mogelijke termijn het werk te hervatten. Adviezen van de bedrijfsarts worden geacht te worden opgevolgd. 7) De medewerker is verplicht met de Arbo-dienst en directeur mee te denken over reintegratieactiviteiten. 8) De werkgever zal alle re-integratie-inspanningen verrichten die redelijkerwijs van hem kunnen worden verwacht om de medewerker snel weer aan het werk te helpen in de eigen organisatie. Indien vaststaat dat de eigen arbeid niet meer kan worden verricht en er geen andere passende arbeid in de eigen organisatie voor handen is, bevordert de werkgever de inschakeling van de medewerker in voor hem passende arbeid bij een andere werkgever. 9) In alle gevallen ontvangt de directeur uiterlijk in de zesde ziekteweek een (uitgebreide of beknopte) probleemanalyse met advies van de Arbo-dienst of een bedrijfsarts. De Arbo-dienst stuurt een kopie naar de medewerker. 10) Als sprake is van benutbare mogelijkheden stellen de directeur, de medewerker en de personeelsadviseur uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de probleemanalyse een plan van aanpak voor re-integratie op. De personeelsadviseur zal hiertoe in de week van de ontvangst van de probleemanalyse de zieke medewerker en de directeur uitnodigen voor een gesprek. De medewerker kan zich op het gesprek voorbereiden door de UWV-brochure Als u niet kunt werken (wordt door de Arbo-dienst verstrekt) en de probleemanalyse te lezen. Deze brochure wordt tezamen met de uitnodiging toegestuurd door de personeelsadviseur. Vastgesteld in bestuursvergadering op 19 december 2006 Pagina 3 van 8
De directeur en de medewerker voeren de activiteiten uit die zijn afgesproken in het plan van aanpak. 11) Als volgens de Arbo-dienst sprake is van dreigend langdurig verzuim legt de personeelsadviseur een re-integratiedossier aan dat alle gegevens, documenten en correspondentie bevat die betrekking hebben op het verloop van het ziekteverzuim, het aantal feitelijk gewerkte uren en de ondernomen activiteiten. 12) De Arbo-dienst voert elke 6 weken overleg (spreekuurcontact) met de medewerker om de uitvoering van het Plan van aanpak te volgen en te stimuleren. 13) De directeur, de zieke medewerker en de personeelsadviseur overleggen eveneens elke 6 weken om te bepalen of alle afspraken in het Plan van aanpak zijn nagekomen, en of het Plan van aanpak nog aansluit op de situatie van de medewerker. Zonodig wordt het Plan van aanpak bijgesteld. 14) Wanneer de gezondheidstoestand het toelaat wordt een medewerker die langdurig verzuimt, uitgenodigd om de school te bezoeken en deel te nemen aan sociale activiteiten teneinde de band met de collega s in stand te houden. 15) In de tweeënveertigste week van het verzuim meldt het administratiekantoor (OSG) het verzuim aan het UWV. 16) Aan het eind van het eerste ziektejaar (geen vast tijdstip, veelal tussen de 46 e en 52 e ziekteweek) evalueren werkgever en medewerker de geleverde re-integratieinspanningen. De evaluatie wordt door de werkgever schriftelijk vastgelegd. In dit verslag worden door de werkgever opgenomen: de terugblik, de uitkomsten van de evaluatie, het afgesproken doel voor het tweede ziektejaar en de gemaakte afspraken om dit doel te bereiken. 17) Rond de 87e ziekteweek evalueert de Arbo-dienst op basis van de contacten met de directeur en de medewerker het verloop van de re-integratie. De Arbo-dienst of een bedrijfsarts beschrijven dit in een Actueel Oordeel, onderdeel van de probleemanalyse. 18) In de 87e ziekteweek evalueert de directeur samen met de medewerker het plan van aanpak. De evaluatie wordt aan het plan van aanpak toegevoegd. 19) In de 89e ziekteweek overhandigt of stuurt de personeelsadviseur het plan van aanpak (inclusief bijstellingen en evaluatie) aan de medewerker. De personeelsadviseur heeft inmiddels van de Arbo-dienst de probleemanalyse, het actueel oordeel en de eventuele bijstellingen ontvangen. De personeelsadviseur maakt een kopie voor het personeelsdossier en overhandigt of stuurt de originele exemplaren aan de medewerker. De Arbo-dienst of andere gecertificeerde Arbo-deskundigen stuurt de medische informatie rechtstreeks aan de medewerker. 20) Uiterlijk in de 91e ziekteweek levert de medewerker bij het UWV een aanvraag in voor een WIA-uitkering, inclusief het re-integratieverslag (gehele probleemanalyse, medische informatie en het plan van aanpak). Werkgever en medewerker kunnen samen besluiten om de WIA-aanvraag uit te stellen. Bijvoorbeeld als medewerker waarschijnlijk op korte termijn weer volledig aan de slag gaat. Let op: Er kan slechts eenmaal uitstel worden gevraagd. Vastgesteld in bestuursvergadering op 19 december 2006 Pagina 4 van 8
21) Na 104 weken verzuim kan de zieke medewerker in het nieuwe WIA-stelsel stromen of begint de periode van de verlengde wachttijd. 22) Voor de WIA-aanvraag hebben Arbo-dienst, werkgever en medewerker weergegeven wat de laatste stand van zaken is. Maar het plan van aanpak hoeft natuurlijk nog niet klaar te zijn. Zolang het einddoel van de re-integratie nog niet is bereikt, moeten medewerker en werkgever hieraan blijven werken met behulp van het Plan van aanpak. Deze verplichting loopt door zolang het dienstverband bestaat. 23) Na uiterlijk 24 maanden verzuim kan bij voortdurende arbeidsongeschiktheid voor het eigen werk de werkgever overgaan tot ontslag. De regels met betrekking tot ontslag wegens ziekte of arbeidsongeschiktheid zijn vastgelegd in de CAO PO artikel 4.7 en 4.8. met inachtneming van de bepalingen van het Besluit ziekte en arbeidsongeschiktheid voor onderwijspersoneel primair en voortgezet onderwijs (BZA). Indien de werknemer die meer dan 35% arbeidsongeschikt is, wordt ontslagen op grond van ziekte of arbeidsongeschiktheid, welke ziekte of arbeidsongeschiktheid 24 maanden onafgebroken heeft geduurd waarbij herstel niet binnen 6 maanden na deze 24 maanden redelijkerwijs niet is te verwachten, zal de werkgever de werknemer aansluitend een zelfde dan wel gelijkwaardig aanstelling verlenen, in een betrekkingsomvang die overeenkomt met zijn restvaliditeit, tenzij dit op grond van de door de werkgever te stellen en zo nodig te bewijzen omstandigheden redelijkerwijs van hem niet gevergd kan worden. De werknemer die minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard door UWV in het kader van de uitvoering van de wet WIA, wordt na afloop van de salarisdoorbetalingstermijn van 2 jaar, niet ontslagen uit zijn betrekking op grond van artikel 4.7 onder f, tenzij sprake is van een zwaarwegend dienstbelang. Van een zwaarwegend dienstbelang is in elk geval sprake indien het in dienst houden van de werknemer leidt tot ernstige financiële problemen voor de werkgever. Bij voortzetting van het dienstverband maken werkgever en werknemer afspraken over de inhoud van de functie en de daarbij behorende beloning. De afspraken in het kader van een voortzetting van het dienstverband worden schriftelijk bevestigd aan de werknemer. Het eventuele verschil tussen het oude en het nieuwe salaris wordt gedurende een periode van 5 jaar voor 65% gecompenseerd. Op deze compensatie wordt een eventueel recht van de werknemer op een wettelijke of bovenwettelijke werkloosheidsuitkering, waarvan sprake kan zijn in verband met uren- of salarisverlies, in mindering gebracht. Op grond van het kaderbesluit rechtspositie PO (artikel 5) kan het dienstverband van de werknemer in meerdere functies met en verschil van 3 of minder salarisschalen worden voortgezet. Vastgesteld in bestuursvergadering op 19 december 2006 Pagina 5 van 8
Bijlage 1: Protocol werkhervatting Doel: informatie voor medewerkers die in staat zijn hun werk weer geheel of gedeeltelijk uit te voeren. Verzuim < 6 weken: 1) Wanneer een medewerker na ziekteverzuim zijn werkzaamheden wil hervatten zonder door de bedrijfsarts te zijn gezien, moet dit minimaal een dag van tevoren met de directeur worden besproken. 2) Bij twijfel over de arbeidsgeschiktheid van de verzuimer kan de directeur alsnog de personeelsadviseur verzoeken de medewerker op te roepen voor het spreekuur en te oordelen over mogelijke werkhervatting. 3) Na een positief oordeel van de bedrijfsarts kan de medewerker zijn werkzaamheden hervatten, eventueel begeleid. 4) De directeur zorgt voor melding van het herstel aan de personeelsadviseur of andere gecertificeerde Arbo-deskundigen. Verzuim > 6 weken: 1) Voor werkhervatting is het wenselijk dat het advies van de bedrijfsarts hieraan ten grondslag ligt. De bedrijfsarts licht de directeur in over de datum van werkhervatting en eventuele beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden. 2) Werk kan worden hervat in (een deel van) de oorspronkelijke functie en in een andere, passende functie. Het einddoel en de duur van het re-integratieproces moet worden omschreven. Dit geldt ook voor therapeutische werkhervatting. Hieraan is geen loonwaarde verbonden en de medewerker blijft in formele zin ziek. In dit geval blijft de bedrijfsarts de medewerker begeleiden. NB1: Bij hervatting van de werkzaamheden houden de zieke medewerker, directeur en personeelsadviseur altijd een werkhervattinggesprek waarin de oorzaak en het verloop van het verzuim aan de orde komen. NB2: Een volledige hersteldmelding betekent dat de betreffende medewerker zijn functie volledig uitoefent qua taken en omvang, dus alle lesgevende én alle niet lesgebonden taken. Vastgesteld in bestuursvergadering op 19 december 2006 Pagina 6 van 8
Bijlage 2: Algemene toelichting op de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) WVP Sinds 1 april 2002 is de Wet Verbetering Poortwachter van kracht. De regeling is ingesteld om het re-integratieproces in het eerste ziektejaar beter te laten verlopen en de instroom in de WIA te beperken. Met deze wet hebben werkgever én medewerker meer verantwoordelijkheid gekregen. De regeling geldt voor alle nieuwe ziektegevallen vanaf 1 april 2002. Op de overige gevallen is het oude regime nog van toepassing. Aan het einde van het tweede ziektejaar zal UWV toetsen of de werkgever en de medewerker voldoende hebben gedaan om re-integratie te bewerkstelligen. De werkgever heeft met instelling van de WVP meer mogelijkheden gekregen om maatregelen te nemen als de medewerker niet of onvoldoende meewerkt aan de re-integratie. In het uiterste geval kan de werkgever een weigerachtige medewerker zelfs ontslaan. Bij twijfel of verschil van mening over de re-integratiemogelijkheden kunnen werkgever en medewerker UWV al tijdens het eerste ziektejaar om een second opinion vragen. Het wettelijk bepaalde moment voor de WIA-keuring kan op verzoek van werkgever en medewerker worden uitgesteld, bijvoorbeeld vanwege een verwacht herstel van de medewerker. Hieronder worden de eisen weergegeven waaraan een (uitgebreide) probleemanalyse met advies en een plan van aanpak moeten voldoen. Probleemanalyse De probleemanalyse van de Arbo-dienst of bedrijfsarts moet de volgende gegevens bevatten: 1) algemene gegevens die van belang zijn voor herstel, werkhervatting en re-integratie zoals: a) aard van de klachten; b) diagnose; c) behandeling; d) prognose; 2) beperkingen in de uitvoering van de eigen functie of ander werk; 3) mogelijke belemmerende omstandigheden in het privé-leven en het werk; 4) als sprake is van een arbeidsconflict wordt dit expliciet aangegeven; 5) motivatie en kwaliteit van de arbeidsrelatie. De probleemanalyse bevat ook een beoordeling van de gegevens met betrekking tot: 1) verwachtingen omtrent herstel, werkhervatting en re-integratie zonder nadere interventie; 2) de vraag welke problemen werkhervatting/re-integratie in de weg staan; 3) de vraag in hoeverre interventie re-integratie/werkhervatting kan bevorderen; 4) de vraag of de werkgever de arbeidstaak moet aanpassen. Advies aan werkgever en medewerker Het advies moet concrete stappen bevatten richting herstel en werkhervatting. Werkgever en medewerker dienen goed te worden geïnformeerd over hoe de functionele beperkingen van de medewerker zich verhouden tot het soort arbeid dat hij kan verrichten. Plan van aanpak Op basis van de probleemanalyse en het advies van de Arbo-dienst of bedrijfsarts maken werkgever en medewerker een Plan van aanpak waarin wordt opgenomen: 1) wie de casemanager is; 2) het uiteindelijke doel van de re-integratie; Vastgesteld in bestuursvergadering op 19 december 2006 Pagina 7 van 8
3) in welke stappen dat doel wordt bereikt; 4) welke activiteiten worden ondernomen en door wie (medewerker, werkgever, de Arbodienst of een andere instelling); 5) de planning van de activiteiten; 6) wanneer de werkgever, medewerker en Arbo-dienst of andere gecertificeerde Arbodeskundigen evalueren. Vastgesteld in bestuursvergadering op 19 december 2006 Pagina 8 van 8