Handleiding Managed Telefonie
Inhoudsopgave Standaard gebruikersopties... 3 CALL PICKUP... 3 DOORVERBINDEN ZONDER RUGGESPRAAK... 3 DOORVERBINDEN MET RUGGESPRAAK... 3 GESPREK PARKEREN... 3 ANONIEM BELLEN... 4 VOICEMAIL... 4 HostedXL Control Panel... 5 INLOGGEN... 5 GESPREKSROUTERING... 6 BEDRIJFSGIDS... 8 OPROEPEN... 12 OPNAMES... 14 INSPREKEN... 14 VOICEMAIL... 15 TIMERS... 16 INSTELLINGEN... 17 2
Standaard gebruikersopties Met de Managed Telefonie oplossing van HostedXL krijgt u de beschikking over een aantal gebruikersopties die u met behulp van codes kunt activeren. Hieronder worden de opties toegelicht en beschreven hoe u ze kunt gebruiken: Call pickup Met behulp van Call pickup kunt u een inkomende oproep op een ander toestel overnemen. Een voorwaarde is dat beide telefoons in dezelfde Call pickup group staan. Een inkomende oproep voor een ander toestel kunt u overnemen via de code *8 gevolgd door de bel/kies toets. Doorverbinden zonder ruggespraak Doorverbinden zonder ruggespraak, ook wel koud doorverbinden genoemd, is het doorverbinden van een oproep zonder eerst een gesprek te voeren. Tijdens het gesprek voert u code #1 in en wacht u op de tekst doorschakelen op het display van uw toestel. Vervolgens kiest u het interne nummer van het toestel waar u naar door wilt verbinden. Indien er niet wordt opgenomen dan valt het gesprek binnen 20 seconden terug. Indien het gewenste toestel bezet is dan zal deze een bezettoon genereren of wordt u doorverbonden met de persoonlijke voicemailbox. Dit is afhankelijk van de persoonlijke instellingen van het toestel welke aan te passen zijn in het Hosted XL control panel. Doorverbinden met ruggespraak Bij doorverbinden met ruggespraak kunt u vóór het doorverbinden nog een gesprek voeren met de persoon aan wie u de oproep wilt doorverbinden. Tijdens het gesprek voert u code #2 in en wacht op de tekst doorschakelen op het display van uw toestel. Vervolgens kiest u het interne nummer van het toestel waar u naar door wilt verbinden. Na aanname door de gesprekspartner kan de lijn worden doorverbonden door het gesprek te verbreken. Indien het gebelde toestel de lijn verbreekt voordat de doorverbind actie is voltooid blijft de oproep bij de persoon die wil doorverbinden. Indien de gebelde partij niet aanneemt komt de lijn binnen 20 seconden terug. Gesprek Parkeren Met behulp van de functie Gesprek Parkeren wordt een binnenkomend gesprek na beantwoording tijdelijk geparkeerd op een nummer, totdat de gebelde persoon het gesprek terugneemt. Gesprek parkeren Tijdens het gesprek voert u code #1 in en wacht op de tekst doorschakelen. Vervolgens voer u het interne nummer 950 in. Het systeem meldt nu op welke plaats het gesprek is geparkeerd (bijvoorbeeld plaats 951). De beller hoort nu wachtmuziek tot het gesprek weer wordt opgehaald. Gesprek uit parkeerstand halen Indien u het gesprek uit de parkeerstand wilt halen, belt u het opgegeven nummer door het systeem (bijvoorbeeld 951). 3
Anoniem Bellen Met de functie Anoniem Bellen is uw nummer éénmalig onzichtbaar voor de partij die u belt. Plaats bij het bellen #31# voor het te bellen nummer. Als u bijvoorbeeld het nummer 0123456789 anoniem wilt bellen dan belt u #31#0123456789. Voicemail Bij gebruik van een voicemail worden onbeantwoorde inkomende oproepen, doorgeschakeld naar de voicemail, waarna er door de beller een bericht achtergelaten kan worden. De gebelde persoon kan op een later moment het ingesproken bericht beluisteren en eventueel terugbellen. De voicemail is te wijzigen en te bewerken door te bellen naar 999. Voer het extensienummer in gevolgd door # vervolgens de pincode gevolgd door #. De standaard pincode is 1234 en te wijzigen via het HostedXL control panel. 4
HostedXL Control Panel Het HostedXL Control Panel geeft gebruikers de mogelijkheid om persoonlijke voorkeursinstellingen te wijzigen. Hieronder volgt een stapsgewijze uitleg voor het gebruik van de HostedXL Control Panel. Inloggen Inloggen: open de browser en voer het IP adres in de adresbalk in. Voer vervolgens de gebruikersnaam en wachtwoord in. Deze gegevens zijn op te vragen bij de systeembeheerder. Afbeelding 1: Inloggen Aan de linkerkant van het scherm kunt u verschillende Gebruiker opties selecteren en indien gewenst de voorkeurinstellingen wijzigen. Deze opties zullen hieronder worden toegelicht. 5
Gespreksroutering Bij gespreksroutering kunt u verschillende profielen aanmaken voor het beheren van inkomende gesprekken. Afbeelding 2: Gespreksroutering Aanmaken gespreksroutering 1. Voor het aanmaken van een gespreksroutering kiest u + naast de tekst Gespreksrouteringen ext: xxx 2. Voer vervolgens een naam in en kies als bestemming bijvoorbeeld Mijn GSM of Voicemail. Het telefoonnummer voor Mijn GSM kan worden ingesteld bij instellingen. Eventueel kan een ander extern nummer worden gebruikt door de optie Telefoonnummer te selecteren. Met de optie Wacht kan er een tijd worden ingesteld alvorens naar een andere bestemming wordt gerouteerd. 6
Afbeelding 3: Gespreksroutering mijn GSM Hieronder volgt een voorbeeldsituatie waarin het vaste toestel eerst 20 seconden rinkelt en vervolgens de GSM gaat rinkelen. Afbeelding 4: Gespreksroutering Mijn Telefoon 7
Bedrijfsgids De Gebruiker optie Bedrijfsgids wordt centraal beheerd door de systeembeheerder. Hier kunnen de instellingen worden aangepast voor de bedrijfsgids, de gebruikersgids en de snelkeuze-gids. De nummers op de tabbladen Bedrijfsgids en Snelkeuze-gids worden door de systeembeheerder beheerd terwijl het tabblad Gebruikersgids de door de gebruiker ingegeven telefoonnummers bevat. Afbeelding 5: Bedrijfsgids De inhoud van de Gebruikersgids kan via de Gebruiker optie Gids bewerken worden aangepast. Zie Afbeelding 6: Gebruikersgids voor een schermweergave van de gebruikersgids. De gebruiker optie Gids bewerken kent twee tabbladen. Op het tabblad Bewerken kunnen bestaande telefoonnummers worden aangepast of aangemaakt worden. Via het tabblad Importeer kunnen meerdere telefoonnummers d.m.v. een csv bestand worden geïmporteerd. Dit csv bestand dient als volgt opgemaakt te zijn: Naam1, telefoonnummer1 Naam2, telefoonnummer2 8
Afbeelding 6: Gebruikersgids 9
De gebruiker kan de gebruikersgids aanpassen door via de Gebruiker optie Gids bewerken telefoonnummers toe te voegen. Afbeelding 7: Gids bewerken Door op + te klikken kan er een naam en nummer worden toegevoegd. Zie hiervoor Afbeelding 8: Nummer toevoegen. Afbeelding 8: Nummer toevoegen 10
Nadat de velden zijn ingevuld kan worden gekozen voor de knop Opslaan. Vervolgens is de gebruiker inclusief telefoonnummer toegevoegd aan de Gebruikersgids. Afbeelding 9: Gebruikersgids De inhoud van het tabblad Snelkeuze-gids wordt door de systeembeheerder bijgewerkt. Zie Afbeelding 10: Snelkeuze-gids voor een schermafbeelding van het tabblad Snelkeuze-gids. Afbeelding 10: Snelkeuze-gids 11
Oproepen De gebruiker optie Oproepen kent vier tabbladen met gespreksinformatie. D.m.v. de selectie opties bovenaan elk tabblad kan een selectie gemaakt worden op basis van datum, gespreksduur of de bestemming. Het tabblad Inkomend bevat alle inkomende oproepen, het tabblad Uitgaand bevat alle uitgaande oproepen, het tabblad In/Uit bevat alle inkomende en uitgaande oproepen en het tabblad Gemist bevat alle gemiste oproepen. Zie afbeelding 11 tot en met 14 voor de schermafbeeldingen van de Gebruiker optie Oproepen. Afbeelding 11: Inkomende oproepen Afbeelding 12: Uitgaande oproepen 12
Afbeelding 13: Inkomend en uitgaande oproepen Afbeelding 14: Gemiste oproepen 13
Opnames Alle gevoerde gesprekken worden automatisch opgenomen door het systeem. Deze zijn direct af te spelen vanuit de internet browser. Het bestand kan worden gedownload, verzonden als e-mail of worden verwijderd. Inspreken Afbeelding 15: Opnames Via de gebruiker optie Inspreken kunnen persoonlijke geluidsbestanden in wave formaat worden geüpload. Deze geluidsbestanden kunnen o.a. in de gesprekroutering worden gebruikt. Nadat een geluidsbestand is geüpload kan deze direct beluisterd ( ) worden. Ook is het mogelijk een eerder geüpload bestand weer te downloaden ( ) of te verwijderen ( ). Afbeelding 16: Inspreken 14
Voicemail De gebruiker optie Voicemail kent 2 tabbladen. Op het tabblad Berichten worden alle berichten van de Inbox weergegeven. Berichten kunnen worden afgespeeld ( ), gedownload als wave bestand( ), gemaild ( ), verplaatst worden naar een andere map of worden verwijderd ( ). Afbeelding 17: Berichten Op het tabblad Opnemen kunnen voicemail meldteksten worden teruggeluisterd, gedownload, geactiveerd of verwijderd worden. Deze voicemail meldteksten kunnen via het toestel ingesproken worden. Zie Afbeelding 18: Opnemen voor een schermafbeelding van het tabblad Opnemen. Afbeelding 18: Opnemen 15
Timers Via de Gebruiker optie Timers kunt u een kalender toevoegen. Gespreksroutering kunnen indien gewenst automatisch worden geactiveerd. Afbeelding 19: Timer toevoegen In onderstaande schermafbeelding (Afbeelding 20: Timer) wordt op maandag t/m vrijdag om 8:00 de gespreksroutering Standaard gestart. Om 18:00 wordt de gespreksroutering Nieuw gestart. De gesprekrouteringen blijve actief tot er een andere wordt gestart. Afbeelding 20: Timer 16
Instellingen Via Gebruiker optie Instellingen zijn zowel de pincode voor de voicemail als het HostedXL control panel te wijzigen. Vul hier ook het GSM nummer in dat behoort bij de ingelogde gebruiker. Afbeelding 21: Algemeen Op het tabblad Wachtrij wordt alleen gegevens getoond wanneer de betreffende gebruiker deel uitmaakt van een wachtrij én in die wachtrij is aangegeven dat deelnemers zichzelf in/uit de wachtrij mogen schakelen. Afbeelding 22: Wachtrij 17