V&VN VOG congres Hart van Holland - Nijkerk 3 november 2016 Sponsorbrochure 1
INHOUDSOPGAVE Algemeen Inhoudsopgave... pagina 2 Uitnodiging aan de industrie... pagina 3 De voorbereidingscommissie... pagina 4 Algemene congresinformatie... pagina 5 Locatie... pagina 5 Website en inschrijfprocedure Informatie en inschrijfprocedure... pagina 6 Algemene informatie (ook voor standbouwers) Op- en afbouwtijden... pagina 7 Afmetingen... pagina 7 Standindeling... pagina 7 Standaard fasciliteiten... pagina 7 Plattegrond... pagina 7 Sponsormogelijkheden Sponsorpakketten... pagina 8 Overige sponsormogelijkheden... pagina 10 Meubilair en apparatuur... pagina 11 Advertenties... pagina 12 Inserts congrestassen... pagina 13 Catering... pagina 14 Hotelkamers Het boeken van hotelkamers... pagina 14 Code Geneesmiddelen Reclame De CGR en andere richtlijnen... pagina 15 Registratievoorwaarden Definities en voorwaarden V&VN VOG... pagina 15 Contactgegevens... pagina 15 2
Uitnodiging aan de industrie Geachte heer/mevrouw, In het Hart van Holland te Nijkerk organiseert de V&VN VOG haar jaarcongres met als hoofdthema: 2020: De patient of verpleegkundige centraal. Het programma is onder de knop "Programma" van de website, www.vogscholing.nl, terug te lezen. Met trots mogen we een keur aan nationale sprekers, allen met een uitgebreide expertise op hun terrein, verwelkomen. Het congres zal plaatsvinden in Nijkerk, een centrale locatie om vanuit het gehele land deelnemers te kunnen verwelkomen. De nascholing is bedoeld voor paramedische zorgprofessionals in de obstetrie, gynaecologie en neonatologie. Uiteraard zal er voor deze beroepsbeoefenaren accreditatie worden aangevraagd. Het is ons een groot genoegen om u uit te nodigen deel te nemen als sponsor van ons congres. De financiële ondersteuning vanuit de industrie is essentieel bij het tot stand komen van ons congres. Als waardering voor uw sponsoring willen wij u voorafgaand aan en gedurende het congres in de gelegenheid stellen uw firma te presenteren en te profileren. Bovendien bent u van harte welkom om tijdens het congres deel te nemen aan het programma. Uw aanwezigheid is al mogelijk vanaf 1000,00 Euro! Zie voor de mogelijkheden verderop in deze brochure. Wij verheugen ons op uw aanwezigheid op woensdag 3 november. Met vriendelijke groet, Monique Scheffens, Namens het bestuur en de congrescommissie V&VN VOG 3
De voorbereidingscommissie Onder voorzitterschap van Ilonka van Zuiden, O&G verpleegkundige, Meander MC Amersfoort, docent obstetrieverpleegkundige CIVO, Hengelo & bestuurslid V&VN VOG bestaat de voorbereidingscommissie uit: Carin Dansen, Voorzitter V&N VOG, O&G verpleegkundige, UMC Maastricht Petra Kunkeler, O&G verpleegkundige, senior opleider O&G/applicatie Critical Care Obstetrie, VUmc Amstel Academie Thecla Kleinegris, O&G verpleegkundige & CCO, VU MC, Amsterdam Nelleke Gerrichhausen, O&G verpleegkundige, Rijnstate ziekenhuis, Arnhem Dr. Hetty Ockhuijsen, Verpleegkundig onderzoeker, UMC Utrecht Wilma Wiendels, O&G verpleegkundige, Rijnstate ziekenhuis, Arnhem Monique Scheffens, Congrescoördinator 4
Algemene congresinformatie Omschrijving: Het jaarcongres van de V&VN VOG is bedoeld voor verpleegkundigen obstetrie & gynaecologie, verloskundigen, kraamverzorgenden, leidinggevenden, docenten, teamleiders, praktijkopleiders, NP-ers, PA'ers, leerlingen en iedere andere niet genoemde zorgprofessional die de obstetrie en gynaecologie tot zijn/haar vakgebied rekent. Het congres heeft als doel heeft de beroepsbeoefenaren een ruime keuze aan state of the art voordrachten en workshops te bieden. Deelnemersaantal: Wij verwachten 400-450 verpleegkundige en paramedische beroepsbeoefenaren. Congrestaal: De sessies worden in beginsel in het Nederlands gepresenteerd. Sprekers: Dit jaar worden ca. 30 Nederlandse sprekers uitgenodigd als keynote speaker. Wetenschappelijk programma: Gedurende het symposium brengen tal van sprekers niet alleen de nieuwste ontwikkelingen voor het voetlicht, ook worden o.a. de handvatten aangereikt voor de dagelijkse klinische praktijk, zijn er hands-on trainingen en worden case-reports besproken en zijn er posterpresentaties! U ontvangt deze brochure op het moment dat de samenstelling van het wetenschappelijk programma grotendeels is afgerond. Op onze website kunt u in het horizontale menu de actuele stand van zaken rondom het programma terugvinden, overzichtelijk onderverdeeld in een programma- en een achtergronden gedeelte. Locatie Hart van Holland Berencamperweg 12 3861 MC Nijkerk 033-247 14 14 www.hartvanholland.nl 5
De website Registratie kan via de congreswebsite www.vogscholing.nl onder de menuknop Sponsors Opening inschrijfprocedure Inschrijven als sponsor voor het jaarcongres kan vanaf heden. Inschrijfprocedure De inschrijfprocedure voor sponsoren vindt plaats in 2 stappen. Stap 1: Via www.vogscholing.nl >> Inschrijven sponsoren >> Inschrijven komt u op de betreffende pagina. U klikt dan op het linkje Ik wil me nu inschrijven. De registratiemodule opent zich en u vult uw bedrijfsnaam en het emailadres in op de betreffende pagina van de website. Tevens maakt u een keuze uit de beschikbare sponsorpakketten/posities en geeft u een tweede en derde keus aan. U klikt op "Ga verder". U komt in het vervolgmenu van de registratie, echter uw aanmelding is dan al bij het secretariaat ontvangen, u kunt uw tijd nemen voor de vervolg-stappen! Stap 2: Op de vervolgbladzijden kunt u aansluitend de factuurgegevens en alle overige gegevens naar wens invullen. Gedane reserveringen kunt u tussentijds zelf wijzigen, aanvullen of verwijderen (m.u.v. het sponsorpakket of standruimte). De factuur ontvangt u nadat u uw factuurgegevens heeft ingevuld (doe dit laatste svp tijdig, zorgvuldig en volledig). Tevens ontvangt u op het door u aangegeven emailadres een bevestiging met daarbij een link om uw registratie op een later tijdstip te kunnen wijzigen en/of aanvullen. - Zorg dat u alle gevraagde gegevens juist en volledig invult. - Alle congresbescheiden worden gestuurd naar het emailadres dat u straks opgeeft in het registratiesysteem. Zorg dat u uw mailadres juist en zorgvuldig intypt. - Onjuiste emailadressen of ingestelde filters kunnen in het ergste geval leiden tot het verwijderen van uw reserveringen, omdat wij aan u gestuurde emails als "onbestelbaar" terugontvangen. - Controleer altijd dat u alle bescheiden heeft ontvangen en bewaar deze zorgvuldig. Realiseert u zich dat u - door u in te schrijven als sponsor - akkoord gaat met alle voorwaarden en richtlijnen. Lees deze, voordat u zich gaat inschrijven, goed door. 6
Op- en afbouwtijden Opbouwdag industrie en organisatie: Dinsdag 2 november vanaf 18.00 uur tot en met 22.00 uur Woensdag 3 november vanaf 07.00 uur tot en met 08.30 uur Expositie-afbouw: Dinsdag 3 november vanaf 17.00 uur NB. Afwijkende tijden uitsluitend op aanvraag en na goedkeuring van de organisatie. Afmetingen Het theater, voor beurs en catering (op de begane grond) Totale opppervlakte bedraagt ca 1.000 vierkante meter Bodem: vloerbedekking antraciet grijs De toegang tot expositieruimte voor (vracht-) auto's bevindt zich aan de voorkant van het congrescentrum. De ruimte is middels een vlakke vloer bereikbaar. Standindeling Voor de oppervlakte van de individuele stands raadpleegt u de inhoud van de sponsorpakketten elders in deze brochure. Voor de indeling raadpleegt u de plattegrond die u op de website kunt terugvinden. Standaard faciliteiten Bij de prijs van de sponsorpakketten is inbegrepen standoppervlak, WiFiinternetverbinding en schoonmaakkosten (rondom de stand, niet in de stand). Niet inbegrepen zijn meubilair, stroom, (audiovisuele) apparatuur, water, extra afvalverwijdering en overige zaken. Indeling beurs De positie op de beurs wordt bepaald door u, toewijzing geschiedt op volgorde van binnenkomst. Mocht u afwijkende wensen hebben, neemt u dan contact op met de organisatie. Plattegrond Omdat de plattegrond in de aanloop naar het symposium veranderingen kan ondergaan vanwege wensen van individuele sponsoren, hebben wij er voor gekozen om in deze brochure geen plattegrond op te nemen. Voor de actuele plattegrond van de expositiebeurs verwijzen wij u naar onze website. Tevens vindt u op die pagina een overzicht van sponsoren die reeds hebben ingeschreven. We streven er naar om de plattegrond zo actueel mogelijk te houden. Zie ook de voorwaarden m.b.t. de indeling van de expositiebeurs. 7
Sponsorpakketten (raadpleeg ook de voorwaarden) Gouden sponsor: Standruimte van 4 x 3 meter eilandstand Link op de website naar uw firma Vermelding in het programmaboek en in de zalen 1 A4 advertentie zwart/wit (voorzijde binnenzijde of achterzijde cover) Wifi Schoonmaakkosten rondom stands (niet in de stand) Prijs 1.800,00 Zilveren sponsor: Standruimte van 4 x 2 meter hoekstand Vermelding in het programmaboek 1 A5 advertentie zwart/wit binnenwerk Wifi Schoonmaakkosten rondom stands (niet in de stand) Prijs 1.400,00 Bonzen sponsor: Standruimte van 3 x 2 meter Wifi Vermelding in het programmaboek Schoonmaakkosten rondom tafel (niet op de tafel) Prijs 1000,00 Blikken sponsor: (alleen voor non-profit organisaties!) Standruimte in de vorm van een afgerokte sta tafel Vermelding in het programmaboek Schoonmaakkosten rondom tafel (niet op de tafel) Prijs 300,00 Dagarrangementen standpersoneel/gasten zijn af te nemen voor 30,00 per dag per persoon. Alle bedragen zijn exclusief de BTW! 8
Sponsorpakketten (vervolg) Naamsvermelding op de website en in de zalen: Uw bedrijfsnaam wordt vermeld op de website met link en op het projectiescherm in de zaal bij aanvang van het programma. (Bij gouden sponsorpakket reeds inbegrepen) Prijs: 150,00 Inserts in de congrestas: Voor alle deelnemende industrie, behalve de offside sponsoren, geldt dat u onbeperkt uw promotiemateriaal in de congrestas kunt laten invoegen. Zorgt u er wel voor dat het materiaal op tijd bij de organisatie aanwezig is. Laat voor alle zekerheid de organisatie weten welke materialen u aanlevert, zodat wij bij het vullen van de tassen kunnen controleren of uw materiaal ook daadwerkelijk is aangekomen. Prijs voor het invoegen van materiaal in de congrestas: eur 0,00 NB. Er zijn geen kosten verbonden aan de opslag. Aanleveren vanaf 10 oktober tot 1 november bij SpringConcept, t.a.v. M. Scheffens, VOG, Arendstraat 3, 6135 KT Sittard! Nota bene: Indien u bij de congresdeelnemers in het oog wenst te springen door iets "unieks" in de congrestas te willen laten stoppen of een standactiviteit te laten plaatsvinden, overleg dan van te voren met de organisatie of uw idee ook daadwerkelijk uniek is. Daarnaast kunt u bij ons kostenloos advies inwinnen over uw "unieke" activiteiten. 9
Overige sponsormogelijkheden De organisatie maakt u attent op de onderstaande extra mogelijkheden om uw bedrijf te presenteren en profileren. Uw workshop Het congresprogramma biedt ruimte voor 4 exclusieve workshops van 1 uur. De eerste workshop is in te vullen voor 750,00. De tweede workshop is in te vullen voor 300,00. (NB max. 2 workshops per firma!) Keycords (exclusieve sponsoring) voorzien van uw bedrijfsnaam en/of logo die aan de badgehouder wordt bevestigd. U heeft de keuze om de keycords zelf aan te leveren of om de organisatie te verzoeken keycords voor u tegen kostprijs te leveren. Transfers van NS Harderwijk naar Hart van Holland v.v. De organisatie maakt gebruik van pendelbussen voorzien van uw naam en logo. Deze bussen zorgen voor het vervoer van de deelnemers die aangegeven hebben met het openbaar vervoer te reizen. Prijs: 500,00 Congrestas geleverd door de organisatie De organisatie levert, in overleg met u, de congrestas inclusief bedrukking met naam en logo (produktnaam in overleg). Prijs: in overleg met u en tegen kostprijs (offertes worden overlegd) Schrijfblok geleverd door de organisatie De organisatie levert, in overleg met u, het schrijfblok inclusief bedrukking met naam en logo (produktnaam in overleg). Prijs: in overleg met u en tegen kostprijs (offertes worden overlegd) Pen geleverd door uw organisatie: U levert, in overleg met de organisatie, de pen inclusief bedrukking met naam en logo (produktnaam in overleg). Prijs: in overleg met u en tegen kostprijs (offertes worden overlegd) Animatie in of om uw stand Animatie of andere attracties in of om uw stand is uiteraard mogelijk, mits de aard en wijze binnen de geldende verordeningen van het congrescentrum is toegestaan en de animatie geen gevaar, hinder of (geluids-)overlast veroorzaakt voor de deelnemers, sprekers en andere exposanten. Ter voorkoming van het inhuren van niet toegestane animatie of soortgelijke animatie door een andere exposant vragen wij u uw suggesties aan te melden bij het congressecretariaat voor overleg. Tevens kunnen wij voor u desgewenst animatie arrangeren. De organisatie brengt hiervoor wel een bemiddelingsvergoeding in rekening. 10
Meubilair en apparatuur Mocht u gebruik willen maken van extra technische faciliteiten of van standaard meubilair, dan kunt u deze bestellen via het registratiesysteem voor sponsoren. Mocht u afwijkende wensen hebben, neemt u dan contact op met de organisatie voor de mogelijkheden. Meubilair: - Afgerokte tafel 35,00 - Stoel 20,00 - Afgerokte sta-tafel 35,00 - Standaard barkruk 30,00 - Plant 20,00 Vraag naar de prijzen voor extern in te huren design-meubilair. Apparatuur : - Krachtstroom op aanvraag - Laptop op aanvraag - Beamer en scherm op aanvraag - DVD-speler en beeldscherm op aanvraag De genoemde prijzen zijn geldig voor de gehele congresperiode. 11
Advertenties Deadline aanlevering Het vormgeven van de programmaboeken vergt veel tijd en aandacht. Om uw advertentie goed en zorgvuldig te plaatsen is een tijdige aanlevering van groot belang. Zorgt u er voor dat uw advertenties uiterlijk 10 oktober bij het secretariaat of rechtstreeks bij de drukker zijn aangeleverd. NB.! Het is voor vergunninghouders niet toegestaan productadvertenties op te nemen in het programma. Aanlevering bij het secretariaat via info@vogscholing.nl Aanlevering bij de drukker via info@houxdigiprint.nl o.v.v. advertentie VOG Bij het afnemen van een sponsorpakket heeft u, met uitzondering van de bronzen sponsors, het recht om advertenties te plaatsen in het programmaboek. De hoeveelheid advertenties en de grootte staan vermeld bij het overzicht van de sponsorpakketten. Belangrijk: zorgt u er voor dat u in uw registratiefile het aantal en soort advertenties (full color, duotone of zwart/wit) dat u wenst te plaatsen aangeeft. In het programmaboekje: A4 pagina binnenwerk zwart/wit, prijs: 100,00 A5 pagina liggend binnenwek zwart/wit, prijs: 75,00 toeslag voor full-color 200,00 De meerprijs voor een extra zwart-wit advertentie (advertenties die buiten de sponsorpakketten vallen) bedraagt 100,00 per advertentie. 12
Inserts voor de congrestassen Voor alle deelnemende sponsoren geldt dat zij onbeperkt promotiemateriaal in de congrestas kunnen laten invoegen. Voor vergunninghouders is er de mogelijkheid om corporate informatie in de tas te voegen. Zorgt u er wel voor dat het materiaal op tijd in het congrescentrum aanwezig is. Laat voor alle zekerheid de organisatie weten welke materialen u aanlevert, zodat wij bij het vullen van de tassen kunnen controleren of uw materiaal ook daadwerkelijk is aangekomen. Aanleveren vanaf 10 oktober tot 1 november bij SpringConcept, t.a.v. M. Scheffens, VOG, Arendstraat 3, 6135 KT Sittard! Oplage: 450 tassen. Het invoegen van materiaal in de congrestas is gratis. NB. De kosten voor de tijdelijke opslag bij Hart van Holland zijn afhankelijk van duur en volume en worden aan u doorberekend. Wij informeren u voorafgaand graag over deze kosten. Nota bene: Indien u bij de congresdeelnemers in het oog wenst te springen door iets "unieks" in de congrestas te willen laten stoppen of een standactiviteit te laten plaatsvinden, overleg dan van te voren met de organisatie of uw idee ook daadwerkelijk uniek is. Daarnaast kunt u bij ons kostenloos advies inwinnen over uw "unieke" activiteiten. 13
Catering Dagarrangementen: Voor alle leden van uw aanwezige standbemanning worden ongeacht de duur van aanwezigheid van individuele personen - dagarrangementen besteld. Een dagarrangement bestaat uit onbeperkte service van koffie, thee en water, een lunch bestaande uit een rijkelijk belegd broodjesassortiment, melk, karnemelk, jus d'orange, handfruit en een warme component. Frisdrank gedurende de dag en overige consumpties zijn voor eigen rekening. Wij berekenen voor een dagarrangement 30,00 per persoon per dag. Catering vanuit uw stand serveren: Het op eigen initiatief verstrekken van etenswaren of drankjes vanuit uw stand is niet zonder meer toegestaan. U kunt dit vergelijken met het meebrengen van een eigen fles wijn naar een restaurant. Doet u dit toch en zonder medeweten van het congrescentrum en organisatie, dan krijgt u het zogenaamde kurkengeld (gedervde inkomsten) in rekening gebracht. Mocht dit echter wel tot uw wensen behoren dan kunt u de bestellingen hiervan het beste doen via de organisatie. Neemt u hierover contact op met het congressecretariaat. Catering tijdens de opbouwdag: Gedurende de opbouwdag (de avond voorafgaand aan de congresdag) kunnen uw standbemanning en standbouwers gebruik maken van gratis koffie, thee en water. Overige catering is voor eigen rekening. Hotelkamers De hotelkamers maken geen deel uit van de sponsorpakketten. U kunt deze direct bij de Ampt van Nijkerk boeken. Het hotel bevindt zich op het terrein van de congreslocatie. Voor prijzen verwijzen wij naar de website van de locatie. 14
Code Geneesmiddelen Reclame en andere richtlijnen Als sponsor van het congres verplicht u zich niet alleen om u in kennis te stellen van de inhoud van de Code Geneesmiddelen Reclame en andere geldende wet- en regelgeving. De organisatie van het congres zal er tijdens de dag streng op toezien dat de geldende richtlijnen worden negeleefd en gerespecteerd. Wij verzoeken u daarom dringend om u te houden aan de wet- en regelgeving en er samen met ons voor te zorgen dat de organisatie ook in de toekomst dit symposium kan en mag blijven organiseren. Wat dat betreft rust er op ons aller schouders een grote verantwoordelijkheid. Voor alle informatie verwijzen wij u naar de website van het CGR, www.cgr.nl Registratievoorwaarden voor sponsoren van het congres Op onze website vindt een down te loaden PDF-file met daarin opgenomen de registratie- en annuleringsvoorwaarden van het congres. Wij adviseren u om deze voorwaarden zorgvuldig door te lezen alvorens u zich inschrijft als sponsor van het congres. Contactgegevens Secretariaat V&VN VOG Scholing en regiotours Postbus 34 6130 AA Sittard Bezoekadres: (alleen op afspraak) Arendstraat 3 6135 KT Sittard Telefoon : +31 (0) 46-4000669 Email : info@vogscholing.nl Website : www.vogscholing.nl De logistieke organisatie van ons symposium is in handen van: SpringConcept BV International Conference Planners Postbus 34 NL-6130 AA Sittard Netherlands Telefoon : +31 (0)46 4000 669 Email : info@springconcept.eu Websites : www.springconcept.eu 15