Veelgestelde vragen over het self assessment 2014 Inhoudsopgave Algemeen Voorbereiding 3 > Waarom vraagt de AFM mij om het self assessment in te vullen? 3 > Kan ik me voorbereiden op het invullen van het self assessment? 3 Data en groepsindeling 3 > In welke groep zit ik? 3 > Mag ik overstappen naar de andere groep? 3 > Is uitstel mogelijk? 4 > Ik ga stoppen met mijn bedrijf. Moet ik het self assessment nog invullen? 4 > Ik heb mijn vergunning ingetrokken en krijg toch een uitnodiging voor het self assessment. Hoe kan dat? 4 > Mijn onderneming heeft recent een rechtsvormwijziging ondergaan, en nu krijg ik voor mijn oude onderneming nog een uitnodiging voor het self assessment. Wat nu? 4 Toegang tot het self assessment en inlogcodes 4 > Hoe krijg ik toegang tot mijn self assessment? 4 > Ik ben mijn inlogcode voor het self assessment kwijt. Wat moet ik doen? 5 > Ik ben financiële dienstverlener en heb geen uitnodiging ontvangen voor het self Assessment 2014. Hoe kan dat? 5 Invullen van de vragenlijst 5 > Wat is er veranderd ten opzichte van vorig jaar? 5 > Vanaf wanneer kan ik het self assessment invullen? 6 > Hoelang heb ik de tijd om het self assessment in te vullen? 6 > Is het invullen van het self assessment verplicht? 6 > Ik heb een vraag verkeerd ingevuld. Kan ik dat nog veranderen? 6 > Hoor ik als collectieve vergunninghouder alle cijfers van alle bedrijfsonderdelen van mijn aangesloten ondernemingen bij elkaar op te tellen? 6 > De in het self assessment voor ingevulde gegevens zijn niet juist, terwijl ik de Wijzigingen wel heb doorgegeven. Hoe kan dat? 7 Versturen van het self assessment 7 > In de e-mail die ik heb ontvangen zat geen bijlage. Wat nu? 7 > Kan ik de ingevulde vragenlijst ook uitprinten? 7 > Ik heb de vragenlijst geprint maar nog niet verstuurd. Na het openen van de printversie staat de vragenlijst niet meer open. Wat nu? 7 > Kan ik de vragenlijst alleen digitaal versturen? 7 1
Informatie is verstuurd, en dan? 8 > Ontvang ik een bevestiging na het verzenden van het self assessment? 8 > Ik heb het self assessment verstuurd aan de AFM. Wat gaat er nu gebeuren? 8 > Wat doet de AFM met mijn ingevulde gegevens? 8 > Krijg ik verbeterpunten van de AFM? 8 > Krijg ik een boete als er verbeterpunten zijn? 9 > Ontvang ik een algemene terugkoppeling? 9 Vragen over de vragen Deel 1 - Beleidsbepalers en vergunninggegevens 10 > Wie is verantwoordelijk voor het naar waarheid invullen van het self assessment? 10 > Hoe lees ik de geboortedatum van de beleidsbepalers? 10 Deel 4 - Financiële gegevens 10 > Waaronder moet ik mijn omzet uit zorgverzekeringen boeken? 10 Deel 5 Aanbieders 10 > Wat wordt bedoeld met bankspaarproducten en wat met spaarproducten? 10 Deel 6 Producten 10 > Gevraagd wordt naar het aantal schadepolissen in mijn portefeuille. Hoe ga ik om met pakketpolissen? 10 Deel 8 Beloningsbeleid 11 > Mijn beloningsbeleid is al op orde. Waarom moet ik dan toch nog vragen hierover invullen? 11 Deel 9 Beleggingsverzekeringen 11 > Ik weet niet (exact) hoeveel polishouders met een beleggingsverzekering mijn onderneming had op 1 september 2014. Wat vul ik hier in? 11 2
Algemeen 1. Voorbereiding > Waarom vraagt de AFM mij om het self assessment in te vullen? Door op deze manier informatie uit te vragen, kan de AFM de effectiviteit waarmee ze de markt van adviseurs en bemiddelaars controleert verbeteren. De informatie uit het self assessment levert de AFM inzicht in de markt op. Op basis van deze informatie kan de AFM toezicht risico-gestuurd inzetten. Door het self assessment in te vullen, helpt u ons om de kwaliteit van de financiële markt en het vertrouwen in deze markt te verbeteren. Met het self assessment kan u ook zelf de kwaliteit van uw bedrijfsvoering toetsen en beoordelen of u aan wettelijke toezichteisen voldoet. Veel financiële dienstverleners vinden het self assessment daarom een nuttige wijze van zelfreflectie. > Kan ik me voorbereiden op het invullen van het self assessment? Op de website van de AFM (afm.nl/safd2014) vindt u een checklist. Deze kunt u gebruiken om alvast de relevante informatie te verzamelen die u nodig hebt bij het invullen van het self assessment. Ook kunt u een printversie van de vragenlijst op deze website vinden. Hiermee kunt u zich voorbereiden op het daadwerkelijk invullen van het self assessment. Voor de betekenis van veelvoorkomende begrippen in de vragenlijst kunt u de begrippenlijst. 2. Data en groepsindeling > In welke groep zit ik? In juli heeft u een aankondigingsbrief van de AFM ontvangen waarin staat vermeld in welke groep u zit. Op 9 augustus heeft groep 1 een inlogbrief ontvangen met daarin uw gebruikersnaam en wachtwoord. Groep 2 heeft op 23 augustus de brief met gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen. In beide brieven staat vermeld in welke groep u zit. Heeft u de brieven niet ontvangen? Neem dan contact op met het Ondernemersloket. U kunt een e- mail sturen naar ondernemersloket@afm.nl of bellen naar 0800-680 0680 (bereikbaar op werkdagen van 10.00 tot 17.00 uur). > Mag ik overstappen naar de andere groep? Het is helaas niet mogelijk om over te stappen naar de andere groep. Deze twee groepen zijn er om u zo goed mogelijk van dienst te zijn bij de beantwoording van uw vragen. Daarnaast is er een overlap van vier weken. 3
> Is uitstel mogelijk? Het invullen van het self assessment is verplicht. Uitstel is niet mogelijk. De AFM wil u zo snel mogelijk informeren over de resultaten. Daarnaast heeft u 6 weken de tijd om de vragenlijst in te vullen, en staat het gepland na de vakantieperiode. > Ik ga stoppen met mijn bedrijf. Moet ik het self assessment nog invullen? Wanneer u uw vergunning intrekt vóór de deadline van het self assessment (dus voor Groep 1 vóór 13 oktober en voor Groep 2 vóór 27 oktober 2014), dan hoeft u het self assessment 2014 niet in te vullen. Na het intrekken van de vergunning heeft u nog drie maanden de tijd om de portefeuille af te wikkelen. Via het Digitaal loket dient u een verzoek in tot volledige intrekking van uw vergunning. > Ik heb mijn vergunning ingetrokken en krijg toch een uitnodiging voor het self assessment. Hoe kan dat? Het verwerken van uw verzoek tot intrekking van uw vergunning kost enige tijd. Het kan daarom zijn dat u toch een brief ontvangt voor het invullen en versturen van het self assessment. Wordt de vergunning beëindigd voor de einddatum van de termijn waarbinnen de vragenlijst moet zijn ingevuld en verzonden? Dan hoeft u de vragenlijst niet meer in te vullen. Wij stellen het op prijs wanneer u in dat geval een mail stuurt naar ondernemersloket@afm.nl of belt naar 0800-680 0680 (bereikbaar op werkdagen van 10.00 tot 17.00 uur). Wanneer uw vergunning nog van kracht is op de einddatum voor het invullen en versturen van het self assessment, dan bent u verplicht aan het self assessment 2014 deel te nemen. > Mijn onderneming heeft recent een rechtsvormwijziging ondergaan, en nu krijg ik voor mijn oude onderneming nog een uitnodiging voor het self assessment. Wat nu? Omdat het self assessment 2014 grotendeels vragen bevat die zien op het jaar 2013, vragen we u om het self assessment 2014 voor uw oude onderneming in te vullen. Volgend jaar zult u een uitnodiging ontvangen op naam van uw nieuwe onderneming. 3. Toegang tot het self assessment en inlogcodes > Hoe krijg ik toegang tot mijn self assessment? Op de website van de AFM staat vanaf 1 september een link waarmee u naar het inlogscherm gaat. U logt vervolgens in met de gegevens die u per brief heeft ontvangen. 4
> Ik ben mijn inlogcode voor het self Assesment kwijt. Wat moet ik doen? Wanneer u uw wachtwoord kwijt bent, dan is het noodzakelijk dat de beleidsbepaler contact opneemt met het Ondernemersloket van de AFM. De beleidsbepaler ontvangt het wachtwoord dan telefonisch. Let op: alleen de beleidsbepaler van uw onderneming kan de inloggegevens bij het Ondernemersloket opvragen. Het Ondernemersloket is op werkdagen bereikbaar van 10.00 tot 17.00 uur op 0800-6800 680. > Ik ben financiële dienstverlener en heb geen uitnodiging ontvangen voor het self assessment 2014. Hoe kan dat? Voor het self assessment Financiële Dienstverleners 2014 hebben wij alle actieve in Nederland gevestigde adviseurs en bemiddelaars uitgenodigd, die geen activiteiten kennen als aanbieder of herverzekeringsbemiddelaar. Dat u geen uitnodiging heeft ontvangen kan komen, omdat: 1. U niet meer actief bent als financiële dienstverlener (uw vergunning is ingetrokken); 2. Uw vergunning na 1 juni 2014 aan u is verleend (dan hoeft u dit jaar nog niet deel te nemen); 3. U (mede) activiteiten als aanbieder verricht; 4. U (mede) activiteiten als herverzekeringsbemiddelaar verricht; 5. U buiten Nederland bent gevestigd. Is geen van de hierboven genoemde situaties op u van toepassing, neemt u dan contact op met het Ondernemersloket, tel. 0800-680 6800 (op werkdagen van 10 tot 17 uur bereikbaar) of mail naar ondernemersloket@afm.nl. 4. Invullen van de vragenlijst > Wat is er veranderd ten opzichte van vorig jaar? De vragenlijst van het self assessment 2014 bestaat net als vorig jaar uit twee modules. In module 1 worden vragen gesteld over onderwerpen die jaarlijks terugkomen. In module 2 worden vragen gesteld over onderwerpen die jaarlijks kunnen wijzigen. De vragen in het self assessment 2014 zijn zo veel mogelijk gelijk gehouden aan de vragen van vorig jaar. Ook is de vragenlijst met een aantal vragen ingekort. 5
> Vanaf wanneer kan ik het self assessment invullen? De AFM heeft de circa 7.500 financiële dienstverleners opgesplitst in twee groepen. Zo zijn we voor uw vragen beter bereikbaar. In juni heeft u een brief ontvangen waarin de AFM u heeft ingelicht in welke groep u zit. Groep 1 ontvangt op 9 augustus een brief met inloggegevens. Groep 2 ontvangt op 23 augustus een inlogbrief. De datum vanaf wanneer u het self assessment kunt invullen is afhankelijk van de groep waarin u bent ingedeeld: Groep 1: vanaf 1 september 2014 Groep 2: vanaf 15 september 2014 > Hoelang heb ik de tijd om het self assessment in te vullen? Voor het invullen en versturen van het self assessment heeft u 6 weken de tijd. Het versturen van het self assessment is verplicht. De uiterste datum om het self assessment te versturen aan de AFM is afhankelijk van de groep waarin u bent ingedeeld: Groep 1: uiterlijk 13 oktober 2014 Groep 2: uiterlijk 27 oktober 2014 > Is het invullen van het self assessment verplicht? Ja, het invullen van het self assessment is verplicht voor alle adviseurs, bemiddelaars en (onder)gevolmachtigde agenten die over een vergunning beschikken van de AFM. > Ik heb een vraag verkeerd ingevuld. Kan ik dat nog veranderen? Tijdens het invullen van het formulier is het mogelijk om gegevens te veranderen. Zodra het formulier aan de AFM is verzonden, is het niet meer mogelijk om wijzigingen aan te brengen. > Hoor ik als collectieve vergunninghouder alle cijfers van alle bedrijfsonderdelen van mijn aangesloten ondernemingen bij elkaar op te tellen? Het self assessment is van toepassing op alle bedrijfsonderdelen van uw onderneming die onder uw Wft-vergunning vallen. Heeft u dus een collectieve vergunning, dan vult u de vragen geconsolideerd voor alle aangesloten ondernemingen in. 6
> De in het self assessment vooringevulde gegevens zijn niet juist, terwijl ik de wijzigingen wel heb doorgegeven. Hoe kan dat? De vooringevulde gegevens geven de stand van zaken in onze administratie weer op 1 augustus 2014. Wijzigingen die op dat moment nog niet door ons verwerkt waren, komen ook nog niet terug bij de vooringevulde gegevens. 5. Versturen van het self assessment > In de e-mail die ik heb ontvangen zat geen bijlage. Wat nu? Sommige spam-filters houden de bijlagen tegen. Om het terugkoppelingsdocument toch te ontvangen, logt u opnieuw in. Wanneer u bent ingelogd, vindt u de downloadlink om het document op te halen. > Kan ik de ingevulde vragenlijst ook uitprinten? U kunt voorafgaand aan het invullen een printversie van het self assessment uitprinten. Op deze manier kunt u zich goed voorbereiden. Wanneer u de vragenlijst heeft ingevuld en, kunt u ook de ingevulde vragenlijst downloaden en uitprinten. U kunt ook na het versturen van de vragenlijst de ingevulde vragenlijst downloaden en uitprinten. Hiervoor heeft u uw gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Bewaar deze gegevens daarom goed. De AFM raadt u aan om een uitgeprinte vragenlijst voor uw eigen administratie te bewaren. > Ik heb de vragenlijst geprint maar nog niet verstuurd. Na het openen van de printversie staat de vragenlijst niet meer open. Wat nu? Als u de printversie van de vragenlijst langer dan 20 minuten laat openstaan, sluit de online vragenlijst zich af. Uw antwoorden gaan niet verloren. U moet opnieuw inloggen en kunt alsnog uw vragenlijst inzien, aanpassen en versturen. Als uw gegevens verloren zijn, neemt u dan contact op met het Ondernemersloket, op werkdagen van 10 tot 17 uur op 0800-6800 680 of stuur een e-mail naar het Ondernemersloket via ondernemersloket@afm.nl. > Kan ik de vragenlijst alleen digitaal versturen? Ja, u kunt de vragenlijst alleen digitaal aan de AFM versturen. U kunt de printversie gebruiken om u alvast voor te bereiden. U kunt de printversie niet aan de AFM sturen. Alleen digitale vragenlijsten worden in ontvangst genomen. 7
6. Informatie is verstuurd. En dan? > Ontvang ik een bevestiging na het verzenden van het self assessment? U ontvangt binnen 48 uur nadat u het self assessment heeft verzonden een e-mail met een bevestiging van ontvangst. > Ik heb het self assessment verstuurd aan de AFM. Wat gaat er nu gebeuren? Het beoordelen van uw antwoorden gaat automatisch. Nadat u uw antwoorden heeft verstuurd, leest u of er verbeterpunten of aandachtspunten zijn geconstateerd. Indien dat het geval is, dan ontvangt u direct een downloadlink om het terugkoppelingsdocument te downloaden. Dit document kunt u ook later downloaden, door opnieuw in te loggen. Bewaar uw wachtwoord daarom goed. Wanneer u heeft aangegeven om ook per mail het terugkoppelingsdocument te ontvangen, dan ontvangt u binnen 24 uur het document op het door u aangegeven adres. Wanneer u na 24 uur geen terugkoppelingsdocument per e-mail heeft ontvangen, neemt u dan contact op met het Ondernemerloket, op werkdagen van 10 tot 17 uur op 0800-6800 680 of stuur een e-mail naar het Ondernemersloket ondernemersloket@afm.nl. > Wat doet de AFM met mijn ingevulde gegevens? De AFM analyseert de informatie die ze van alle financiële dienstverleners ontvangt. Hierdoor kan de AFM potentiële risico s in kaart brengen. Dit helpt ons om mogelijk risico s te signaleren in specifieke deelmarkten of bedrijfsmodellen, of bijvoorbeeld in het gebruik van specifieke bedieningsconcepten. > Krijg ik verbeterpunten van de AFM? Als uit de beoordeling van uw antwoorden blijkt dat uw onderneming één of meer verbeterpunten heeft, dan kunt u dat teruglezen in de terugkoppeling die u van ons per e-mail ontvangt. In de terugkoppeling wordt vermeld welke verbeterpunten zijn geconstateerd en welke actie u moet ondernemen om deze verbeterpunten in uw onderneming door te voeren. De AFM vertrouwt erop dat u verbeterpunten aanpakt. Het is daarom niet nodig de AFM hiervan op de hoogte te stellen. De AFM stuurt u daarnaast geen vervolgvragenlijst om te zien of u uw verbeterpunten heeft opgepakt. Wel hoort u bij een eventuele controle door de AFM aan te kunnen tonen dat de verbeterpunten zijn doorgevoerd. Wij willen u erop wijzen dat uit deze terugkoppeling niet mag worden afgeleid dat uw onderneming, na de door u eventueel te nemen stappen, voldoet aan alle wettelijke eisen. U blijft zelf verantwoordelijk voor naleving van weten regelgeving. 8
> Krijg ik een boete als er verbeterpunten zijn? Wanneer de AFM een risico signaleert, stelt ze eerst meer vragen. We gaan pas over tot het nemen van een formele maatregel wanneer we zelf een overtreding hebben vastgesteld. De informatie die u in het self assessment aan de AFM verstrekt, leidt daarom niet direct tot een boete. We verwachten wel van u dat u het self assessment volledig, juist en naar waarheid invult. > Ontvang ik een algemene terugkoppeling? Voor het einde van het jaar ontvangt u ook een algemene terugkoppeling. In deze algemene terugkoppeling kunt u zien hoe uw onderneming het doet in vergelijking tot andere financiële dienstverleners voor specifieke thema s. 9
Vragen over de vragen Deel 1 - Beleidsbepalers en vergunninggegevens > Wie is verantwoordelijk voor het naar waarheid invullen van het self assessment? De beleidsbepaler(s) van de onderneming is (zijn) verantwoordelijk voor het volledig, juist en naar waarheid invullen van het self assessment. Dit is vooral ook voor uzelf van belang omdat u alleen op die manier een goed beeld kunt krijgen van de situatie in uw onderneming. > Hoe lees ik de geboortedatum van de beleidsbepalers? De geboortedatum die wordt getoond, begint met het jaartal, gevolgd door de maand en de dag: jjjj-mm-dd. Deel 4 - Financiële gegevens > Waaronder moet ik mijn omzet uit zorgverzekeringen boeken? In dit self assessment wordt de omzet uit zorgverzekeringen niet apart gespecificeerd. U kunt de omzet uit zorgverzekeringen meenemen bij de omzet uit schadeverzekeringen. Deel 5 - Aanbieders > Wat wordt bedoeld met bankspaarproducten, en wat met spaarproducten? Met bankspaarproducten wordt bedoeld: - Een beleggingsrecht eigen woning (BEW) - Een spaarrekening eigen woning (SEW) - Een lijfrente beleggingsrekening (lbr) - Een lijfrente spaarrekening (lsr). Met spaarproducten wordt hier bedoeld: spaarrekeningen, deposito s e.d. Deel 6 - Producten > Gevraagd wordt naar het aantal schadepolissen in mijn portefeuille. Hoe ga ik om met pakketpolissen? Wanneer u niet exact weet hoeveel schadepolissen u in uw portefeuille heeft lopen, vragen wij u hiervan een zo nauwkeurig mogelijke schatting te maken. Heeft u pakketpolissen in uw portefeuille, die u niet per dekkingsmodule uit kunt splitsen, probeert u dan een gemiddeld aantal dekkingsmodules te bepalen. Voorbeeld: u heeft 1000 schadepolissen, waarvan 200 pakketpolissen. Gemiddeld heeft een pakketpolis in uw portefeuille 2,5 dekkingsmodule. U vult in: 800 + 200 x 2,5 = 1300 schadepolissen. 10
Deel 8 - Beloningsbeleid > Mijn beloningsbeleid is al op orde. Waarom moet ik dan toch nog vragen hierover invullen? De vragen in het self assessment zijn gelijk voor alle financiële dienstverleners met een vergelijkbare vergunning. De AFM wil weten in hoeverre financiële dienstverleners nu voldoen aan wet- en regelgeving rond het Beheerst beloningsbeleid. Daarom krijgt uw onderneming ook vragen over het Beloningsbeleid. Deel 9 - Beleggingsverzekeringen > Ik weet niet (exact) hoeveel polishouders met een beleggingsverzekering mijn onderneming had op 1 september 2014. Wat vul ik hier in? Wanneer u niet (exact) weet hoeveel polishouders uw onderneming in portefeuille had op 1 september 2014, vragen wij u hiervan een zo nauwkeurig mogelijke schatting te maken. 11