Elektrakeuring Agrarische Bedrijven. Werkinstructie

Transcriptie

1 Elektrakeuring Agrarische Bedrijven Werkinstructie

2 Inhoudsopgave Aanleiding... 3 Het proces op hoofdlijnen... 3 In 3 stappen naar een veilige elektrische installatie... 3 Hoe melden relaties zich aan?... 4 Wat verwachten wij van u?... 4 De registratiewebsite... 4 Wekelijkse statusmail... 5 De registratie van de elektrakeuringen gaat in 3 stappen... 6 De registratiewebsite... 7 Bijzondere situaties

3 Aanleiding Een defect in de elektrische installatie is nog steeds de meest voorkomende veroorzaker van brand. Daarom vragen wij ondernemers om de elektrische installatie elke 5 jaar te laten keuren en de ernstige gebreken te herstellen. In deze werkinstructie leggen we het proces uit en vragen we uw medewerking om deze actie succesvol te laten verlopen. Het proces op hoofdlijnen Stap Inhoud Deadline* Gevolgen bij overschrijden deadline 1 Keuring kiezen, aanvragen en 4 weken Wij beëindigen de branddekking op de Topland polis. U ontvangt hiervoor een brief om aan uw relatie te overhandigen. registreren 2 Laten keuren en 3 tot 8 maanden Uw relatie ontvangt 2 keer een automatische herinneringsmail. registreren keuringsdatum 3 Gebreken (categorie A en B) laten herstellen en registreren 6 tot 11 maanden 1 maand voor de uiterlijke datum ontvangt uw relatie een automatische herinneringsmail. Als de keuring niet voor de datum gedaan is, beëindigen wij de branddekking op de Topland polis per prolongatiedatum. U ontvangt hiervoor een brief om aan uw relatie te overhandigen. * Dit is de periode na onze oproep tot keuring. Deze periode is afhankelijk van de premievervaldatum. De exacte datum per relatie vindt u terug op de speciale registratiewebsite. Via deze website registreren en monitoren we de voortgang van de elektrakeuringen. In 3 stappen naar een veilige elektrische installatie Voor het registreren en het bewaken van de voortgang van het proces elektrakeuring maken we gebruik van een website. U ontvangt hiervoor de inlogcodes. Een elektrakeuring wijst uit of een elektrische installatie veilig is. Het is belangrijk dat uw relatie een elektrakeuring aanvraagt en laat uitvoeren. Voor ondernemers die de keuring laten uitvoeren en de ernstige gebreken herstellen binnen de gestelde termijn, verandert er niets. Ondernemers die dit niet doen, verliezen de branddekking op hun Topland polis. 1. Keuring kiezen, aanvragen en registreren 2. Laten keuren en registreren keuringsdatum 3. Gebreken (categorie A en B) laten herstellen en registreren Om de branddekking op de Topland polis te behouden is het van belang dat uw relaties deze stappen tijdig doorlopen. Om uw relatie te ondersteunen, kunt u de keuringskeuze van uw relatie registreren. Dit doet u via het scherm polis bewerken. Klik op het polisnummer of het potlood. Daarnaast is deze website een hulpmiddel om de voortgang van deze actie per relatie bij te houden. 3

4 Hoe melden relaties zich aan? Uw relaties melden zich aan via onze website. Hier klikken ze op het vakje aanmelden elektrakeuring. De inlogcodes ontvangen de relaties van ons. Bij de 1e keer inloggen, vult uw relatie het adres in. Hiermee kunnen zij hun wachtwoord wijzigen. Wat verwachten wij van u? U informeert en adviseert relaties over het nut en de noodzaak van de elektrakeuring en het herstel van de ernstige gebreken. U ontvangt hiervoor van ons op 2 momenten brieven. Wij vragen u om beide brieven zo snel mogelijk door te sturen. Dit is: Een aankondigingsbrief. In deze brief vertellen wij meer over de noodzaak van een veilige elektrische installatie en het belang van een keuring. Een oproep tot keuring. Via deze brief verzoeken wij uw relaties om de keuze van de keuring op tijd door te geven. Om hen te helpen bij deze keuze vragen wij hun medewerking. Wij sturen een folder als bijlage bij de brief ter ondersteuning. Uw relaties ontvangen ook de inloggegevens voor de registratiewebsite. U motiveert de relatie om op tijd de juiste stappen te doorlopen én te registreren via de registratiewebsite. Zo voorkomt u (ongewenste) beëindiging van de branddekking. De registratiewebsite Met uw codes (gebruikersnaam en wachtwoord) kunt u inloggen op de website. Op de website staat een overzichtscherm waarop u per polis de actuele voortgang kunt zien. In dit overzicht staan de voltooide stappen aangegeven. U kunt een selectie maken op polissen met nog niet voltooide stappen per relatiegroep. Bij overschrijding van de uiterlijke datum van een stap staat de datum in het rood aangegeven. Relaties komen in het beëindigingtraject als ze de uiterlijke datum van stap 1 (keuring registreren) of stap 3 (herstel registreren) overschrijden. U kunt deze relaties herkennen aan de rode kleur van de gegevens in het overzichtscherm. Als u alsnog de gegevens invult bij stap 1 of stap 3, dan stopt het beëindigingtraject en vervalt de rode kleur. 4

5 Wekelijkse statusmail Naast het overzichtscherm op de website heeft u ook inzicht in de actuele status via een wekelijks statusoverzicht. Hierop staan de gegevens van relaties die uw aandacht vragen in de week die volgt. Hiervoor zijn verschillende redenen: De uiterlijke reactietermijn van stap 1 (keuring registreren) komt dichtbij. De relatie overschreed de uiterlijke reactietermijn van stap 2 (keuringsdatum registreren). De uiterlijke reactietermijn van stap 3 (herstel registreren) komt dichtbij. De relatie zit in het beëindigingtraject. U stimuleert uw relaties om op tijd de juiste stappen te doorlopen. Het is nog beter om uw relaties te ontzorgen. Door zelf de keuze van de keuring te registreren kunt u tijd besparen en service leveren aan uw relaties. U ontzorgt uw relatie, bespaart hem een administratieve handeling en u wint zelf tijd doordat u de relatie niet hoeft na te bellen. Wilt u de relaties een week na verzending van de brief oproep tot keuring herinneren aan het doorgeven van stap 1 (keuze keuring)? Het meest effectief is om dit telefonisch te doen. Als u voor uw relaties stap 1 wilt doorgeven, voert u eerst het adres in van de relatie. Relaties kunnen hun keuze niet meer wijzigen. Als een relatie besluit om niet te keuren, geeft u dit aan via de registratiewebsite bij stap 1. 5

6 De registratie van de elektrakeuringen gaat in 3 stappen Stap 1 - Keuring registreren Uiterlijk 2 weken na dagtekening van de brief oproep tot keuring geven uw relaties door voor welke keuring zij kiezen. Zij hebben hiervoor de volgende opties: PinC Agro PinC Agro zorgt ervoor dat de Agro Elektra Inspectie of NEN3140 op tijd wordt uitgevoerd door een gekwalificeerd inspectiebedrijf. Uw relatie ontvangt binnen 2 weken na de keuring een inspectierapport per . Ernstige gebreken kan uw relatie laten herstellen door een eigen installateur. Als uw relatie voor deze optie op de website kiest, start de website van PinC Agro automatisch op. Uw relatie kan de keuring direct bestellen en ontvangt bovendien 50 inkoopvoordeel van PinC Agro. Let op: alleen bij het invullen van de kortingscode verrekenen we deze korting. Deze code is gelijk aan het polisnummer. Inspectiebedrijf naar keuze Uw relatie laat een Agro Elektra Inspectie uitvoeren door een gekwalificeerd inspectiebedrijf. Deze kunt u bijvoorbeeld terugvinden op onze website Uw relatie kan ook kiezen voor een volledige keuring volgens de NEN3140 en laat deze uitvoeren door een inspectiebedrijf naar keuze. De keuring heeft recent plaatsgevonden De elektrische installatie op het bedrijf is de afgelopen 5 jaar goedgekeurd. Uw relatie kan een inspectierapport laten zien. Voor relaties die binnen 4 weken geen keuze maken, ontvangt u van ons een brief. In deze brief kondigen wij aan dat wij per prolongatiedatum de branddekking beëindigen. Wij vragen u de brief aan de relatie te overhandigen. Stap 2 - Keuringsdatum registreren Uw relaties geven, binnen 3 tot 8 maanden na dagtekening van de oproep tot keuring, aan op welke datum hun elektrische installatie is gekeurd. Relaties die niet op tijd de keuringsdatum doorgeven, ontvangen na de uiterlijke keuringsdatum 2 keer een automatisch gegenereerde herinneringsmail. Deze versturen we na het verstrijken van de keuringsdatum en 1 maand later. U ontvangt deze herinneringsmails ook. Voor het doorgeven van de keuringsdatum hebben uw relaties de volgende opties: Keuring via PinC Agro: In dit geval zorgt PinC Agro ervoor dat de keuringsdatum wordt geregistreerd. Uw relatie hoeft hier niets in te vullen. Datum van keuring door inspectiebedrijf naar keuze. Datum van de keuring die al is uitgevoerd, de keuringsdatum ligt maximaal 5 jaar in het verleden. Stap 3 - Herstel registreren Uw relaties geven, binnen 6 tot 11 maanden na dagtekening van de oproep tot keuring, aan of er bij de keuring ernstige gebreken (categorie A- en B) zijn geconstateerd en hersteld. Relaties die een maand voor de uiterlijke datum niet doorgeven of er hersteld is, ontvangen een automatische herinneringsmail. U ontvangt deze herinneringsmails ook. Voor relaties die niet op tijd doorgeven dat hun installatie gekeurd en/of hersteld is, ontvangt u van ons een brief. In deze brief kondigen wij aan dat wij per prolongatiedatum de branddekking beëindigen. Na elke voltooide stap ontvangt de relatie een bevestigingsmail. Als alle stappen op tijd zijn doorlopen, behoudt uw relatie de branddekking op zijn Topland polis. Relaties kunnen het het volgende doorgeven: Er zijn geen gebreken geconstateerd. De gebreken zijn hersteld: Zelf hersteld (wij vragen om een factuurnummer van de aankopen voor herstel). Laten herstellen (wij vragen om het kenmerk van de herstelverklaring). 6

7 De registratiewebsite De registratiewebsite kent de volgende functionaliteiten: Functionaliteit Relatie Tussenpersoon Agro Inloggen X X X Realtime inzicht in status X X X Doorgeven stap 1, 2 en 3 X X Bevestigingsmails X Herinneringsmails X X Bedrijfsbeëindiging/Leegstand X Nieuwbouw/verbouw X X Vervallen van verplichting tot elektrakeuring (royement, et cetera) X Intermediairwijzigingen X Bijzondere situaties Relaties geven aan dat zij niet willen keuren Als uw relaties niet willen keuren, geeft u dit aan bij stap 1 in het scherm polis bewerken. U ontvangt van ons een brief waarin wij aankondigen dat wij per prolongatiedatum de branddekking van de polis beëindigen. Uitstel bij verbouw of nieuwbouw Relaties krijgen 1 jaar uitstel als binnen 1 jaar vanaf de dagtekening van de brief oproep tot keuring de verbouw of nieuwbouw gereed is. U kunt dit aangeven via het scherm polis bewerken. De uiterlijke keuringsdatum en herstel schuiven dan automatisch 1 jaar op. Geen keuring bij bedrijfsbeëindiging/leegstand De elektrakeuring is niet nodig als de relatie zijn bedrijf binnen 1 jaar vanaf de dagtekening van de brief oproep tot keuring beëindigd en de gebouwen buiten gebruik zijn. U kunt dit aangeven via het scherm polis bewerken. Wij adviseren de spanning van de elektrische installatie van deze gebouwen af te halen. Denk er nog wel aan de verzekeringen aan te passen aan de nieuwe bedrijfssituatie. Wil de relatie uitstel of geen keuring om andere redenen? Neem in dat geval contact op één van onze acceptatieadviseurs. Telefoonnummer Het proces voor de elektrakeuring staat getekend in het processchema. 7

8 Ter verantwoording Bent u het niet met ons eens? Of heeft u een klacht? Dan horen wij dit graag. We willen u namelijk zo goed mogelijk helpen. Heeft u een klacht? Neem contact op met uw adviseur. Hij helpt u graag. Stuur ons een . Dat kan op [email protected] Stuur ons een brief. Ons adres is: Avéro Achmea de Klachtenmanager Postbus AC Apeldoorn Uw privacy - waarom vragen wij om uw gegevens? We vragen uw persoonsgegevens en andere gegevens als u bij ons een verzekering of financiële dienst aanvraagt. We gebruiken uw gegevens binnen de Achmea Groep om overeenkomsten aan te gaan en uit te voeren. Ook geven we u informatie over producten en diensten die belangrijk voor u kunnen zijn. Waarvoor gebruiken we uw gegevens nog meer? We gebruiken uw gegevens daarnaast: om ons bestand van relaties te beheren; om fraude te voorkomen en te bestrijden; om statistisch onderzoek te doen; om te voldoen aan de wet. Als we uw persoonsgegevens gebruiken, houden we ons aan de regels die hiervoor gelden, zoals: de Wet bescherming Persoonsgegevens; de gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Financiële Instellingen; de gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Zorgverzekeraars. Krijgt u liever geen informatie over onze producten en diensten? Of wilt u niet dat wij uw adres gebruiken? Stuurt u dan een brief naar onderstaand adres. U kunt dit ook digitaal doorgeven via Avéro Achmea Postbus AC Apeldoorn Over de Stichting CIS Wij kunnen uw gegevens opvragen of laten opnemen in de bestanden van de Stichting CIS in Den Haag. Dit is het centrale informatiesysteem van de verzekeringsmaatschappijen die in Nederland werken. Bijvoorbeeld als u belangrijke informatie niet heeft doorgegeven en wij de verzekering stoppen. Hierdoor willen we risico s beheersen en fraude voorkomen. Kijk voor meer informatie op Hier leest u ook hoe de stichting met uw gegevens omgaat. Wat doen wij en wie zijn wij? Wij bieden verzekeringen en andere financiële diensten aan. We verkopen onze producten en oplossingen niet zelf aan onze klanten. Daarvoor werken we samen met adviseurs. Onze adviseurs geven u onafhankelijk advies. Zo bent u verzekerd op de manier die bij u past. We zijn een merk van Achmea Schadeverzekeringen N.V. in Apeldoorn. Achmea is de grootste verzekeraar van Nederland. Achmea Schadeverzekeringen N.V. is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer en bij de AFM onder nummer De kantooradressen van Avéro Achmea zijn: Van Asch van Wijckstraat LP AMERSFOORT Lange Marktstraat AD LEEUWARDEN Disclaimer Staan er fouten in deze brochure? Wij hebben de informatie in Elektrakeuring Agrarische Bedrijven met veel zorg opgesteld. Ons doel is dat alle informatie klopt en volledig is. Maar natuurlijk kan er altijd ergens een fout staan. Wij zijn niet aansprakelijk voor eventuele gevolgen van die fout. Maken wij een nieuwe brochure? Wij maken regelmatig nieuwe brochures. Deze nieuwe brochures komen in dat geval in plaats van de oude brochures. Staat er iets anders in de polisvoorwaarden? Uw en onze rechten en verplichtingen staan in de polisvoorwaarden. Staat hierin wat anders dan in deze brochure? Dan gelden de polisvoorwaarden. 8

9 6724B Elektrakeuring Agrarische Bedrijven