MailStore Server De standaard in e-mailarchivering Na jarenlang succesvol gebruik in ruim 25.000 bedrijven en nu beschikbaar in versie 9. De MailStore Server geldt inmiddels als de mondiale standaard voor emailarchivering in bedrijven Gemakkelijk te installeren en 100 procent betrouwbaar in iedere situatie.
1 11 Efficiënt e-mailmanagement E-mail is niet alleen één van de meest belangrijke manieren om te communiceren. E-mail is ook één van de grootste en meest waardevolle informatiebronnen in het bedrijfsleven. Informatie die via e-mail wordt verzonden, wordt doorgaans niet elders opgeslagen, maar blijft gewoon in de postvakken van de medewerkers staan. Dit leidt tot een grote kennisopslag die een aantal jaar omspant en die met de dag groter wordt. Om als onderneming succesvol te zijn is het van doorslaggevend belang dat deze langetermijnback-ups van deze informatie maakt, en deze ook beschikbaar stelt voor doeltreffend gebruik door alle medewerkers. De fundamentele uitdaging Bedrijven hebben meestal goedwerkende e-mailservers of groupware-oplossingen tot hun beschikking voor de communicatie via e-mail. Deze systemen werden echter niet ontworpen om gegevens gedurende lange periodes op te slaan, of ze massaal te verspreiden. In de praktijk kan dit leiden tot een reeks technische, juridische en financiële kwesties. Hoe werkt de archivering van e-mail? Een e-mailarchief dient te worden beschouwd als een verlengstuk van het reeds bestaande e-mailsysteem. Het is dan ook vanzelfsprekend dat het op precies dezelfde manier wordt gebruikt. De beheerder kan definiëren welke e-mails op welk moment naar het archief dienen te worden overgedragen en of de e-mails uit de postvakken van het gewone e-mailsysteem dienen te worden verwijderd, wanneer ze eenmaal zijn gearchiveerd. Het archief maakt een efficiënt management mogelijk van zeer grote gegevensvolumes. Het voorziet alle gebruikers in een onderneming ook van snelle, comfortabele toegang tot de gearchiveerde e- mails. Vertrouwd door 25.000 organisaties in 100 landen. MailStore Server ondersteunt vrijwel alle e- mailsystemen en archiveringsmethoden. Geïntegreerde en uiterst schaalbare opslagtechnologie, die geen SQL-server vereist. Minimale systeemvereisten. In slechts enkele minuten gemakkelijk in te stellen. Uiterst weinig onderhoud. Ondersteunde talen: Chinees (vereenvoudigd en traditioneel), Tsjechisch, Nederlands, Engels, Frans, Duits, Hongaars, Italiaans, Japans, Koreaans, Pools, Portugees, Russischs, Sloveens, Spaans en Turks.
2 11 Voordelen van het archiveren van e-mail Juridische en economische voordelen Naleving van wet- en regelgeving en ediscovery Bescherming tegen juridische risico's IT-kosten en -uitgaven verlagen Bedrijven moeten de uitdaging het hoofd bieden om te voldoen aan een stijgend aantal voorschriften over e-mail compliance, ediscovery en andere wetgeving. Hiervoor moeten ze hun e-mailverkeer op een centrale, complete en beveiligde wijze opslaan voor een bepaalde periode, en er tegelijkertijd voor zorgen dat e-mails in een mum van tijd weer kunnen worden opgespoord. Door al hun e-mail te archiveren zijn ondernemingen ook beschermd tegen algemene juridische risico's. Het archiveren van e-mail maakt het mogelijk om e-mails als bewijs in rechtszaken te gebruiken en om de afhandeling van klachten van klanten te verbeteren, doordat er meer informatie vanaf het begin beschikbaar is. Overbelaste servers, toenemende opslagkosten en complexe back-up- en herstelprocessen zetten IT-afdelingen en hun budgetten onder enorme druk. MailStore Server verlaagt deze kosten permanent. Het schermt ook financiële risico's af die afkomstig zijn van gegevensverliezen of juridische geschillen. Totale bescherming tegen gegevensverlies 100% complete archivering Gebruikers kunnen belangrijke e-mails naar keuze verwijderen, zonder dat dit wordt opgemerkt. Dat betekent dat uw onderneming dagelijks belangrijke gegevens kwijtraakt. Door alle e-mail bij ontvangst of verzending meteen te archiveren kunt u absoluut zekerstellen dat alle e- mail van uw onderneming wordt gearchiveerd. Onafhankelijkheid van lastige PST-bestanden PST-bestanden zijn gevoelig voor gegevensverlies of -beschadiging, hebben een gigantische invloed op de opslag en back-up en kunnen een nachtmerrie zijn voor ediscovery. Met de MailStore Server kunt u alle PSTbestanden van de onderneming centraal archiveren en back-uppen.
3 11 Lagere opslagvereisten De werkbelasting van mailservers verminderen Bespaar tot 70% opslagruimte E-mails kunnen volgens voorgeprogrammeerde regels uit de postvakken van mailservers worden verwijderd, wanneer ze eenmaal zijn gearchiveerd. Daardoor is het mogelijk om de werkbelasting van de server op een consequent laag niveau te houden. MailStore Server gebruikt single instance-archivering om de totale opslagvereisten te verminderen. Dat betekent dat identieke mime-delen (Multipurpose Internet Mail Extension, bijv. bestandsbijlagen) slechts één keer worden opgeslagen. Bovendien worden bestandsbijlagen gecomprimeerd. Vereenvoudig back-up en herstel Verspil minder tijd aan back-up en herstel Herstel met één klik voor alle gebruikers Door de gegevensbelasting van de mailserver te verminderen kan deze veel gemakkelijker worden geback-upt, d.w.z. sneller, en ook sneller worden hersteld in geval van een storing. Gebruikers kunnen met een enkele muisklik e-mail uit archieven herstellen. De beheerder hoeft geen tijdrovend proces meer te doorlopen om ze uit de back-up te herstellen. Verhoogde productiviteit Bijzonder snelle toegang voor zoeken Hoge gebruikersacceptatie Maak postvakquota verleden tijd MailStore Server biedt uiterst snelle zoekfuncties op volledige tekst, voor e-mails en alle types bestandsbijlagen. Toegang is ook mogelijk via de oorspronkelijke mappenstructuur. Een handige add-in voor Microsoft Outlook geeft gebruikers toegang tot hun archief. Deze integreert naadloos in hun normale werkomgeving. Door e-mail te archiveren hebt u geen postvakquota meer nodig om het gebruik van de opslagcapaciteit van een mailserver te beperken.
4 11 Onafhankelijkheid Onafhankelijkheid van e-mailservers Onafhankelijkheid van externe leveranciers Onafhankelijkheid van MailStore De hoofdvraag bij het maken van een back-up van e-mailservers is de tijd die nodig is voor herstel, wanneer servers een storing hebben. Tijdens deze storingstijd, die vaak uren of dagen kan duren, hebben de onderneming en de medewerkers geen toegang meer tot bedrijfskritische informatie. Wanneer een mailserver buiten dienst is of gegevens zijn kwijtgeraakt, heeft iedere gebruiker in de onderneming toegang tot alle e-mails via het e-mailarchief. Daardoor kunt u volledig zonder onderbrekingen uw werk blijven doen. Bij veel ondernemingen worden e-mails niet lokaal opgeslagen onder de zeggenschap van de onderneming, maar op online externe servers. Dat betekent dat u de back-uptools van de operator moet vertrouwen en dat de operator in de toekomst ook nog bestaat. Het lokaal archiveren van deze gegevens is een eenvoudig, aanvullend hulpmiddel voor back-up. Alle e-mails kunnen altijd in standaard indelingen uit het archief worden hersteld. Dit garandeert onafhankelijkheid op lange termijn; zelfs van MailStore Server zelf.
5 11 Geïntegreerde opslagtechnologie De kern van de MailStore Server bestaat uit uiterst geavanceerde opslagtechnologie die geen externe databasesoftware vereist en onmiddellijk beschikbaar is, nadat de set-up is voltooid. Op basis hiervan kan een enkele MailStore Server-installatie tot 500 gebruikers en een snel toenemend aantal e-mails zowel efficiënt als gemakkelijk gedurende een periode van jaren beheren. Als u de MailStore Server met een aanzienlijk groter aantal gebruikers wilt inzetten, adviseren wij dat u contact opneemt met ons technisch supportteam voor het bespreken van uw individuele scenario. Efficiënte gegevensopslag Hoge schaalbaarheid U kunt intern vanuit het perspectief van een gebruiker een compleet archief maken van elk aantal individuele archiefdatabases. Als de archiefopslag die wordt gebruikt voor het archiveren van nieuwe e-mails zijn opslaglimieten nadert, kan een nieuwe opslagdatabase automatisch worden gemaakt en worden gebruikt in het bestandssysteem. Met dit concept is een flexibel opslagmanagement mogelijk. Het garandeert schaalbaarheid van elk gegevensvolume en ook van elk aantal gebruikers. Bespaar tot 70% opslagruimte MailStore Server gebruikt single instancearchivering om de totale opslagvereisten te verminderen. Dat betekent dat identieke mime-delen (Multipurpose Internet Mail Extension, bijv. bestandsbijlagen) slechts één keer in een archief worden opgeslagen, zelfs als ze vaker dan één keer in de postvakken van gebruikers voorkomen. Bovendien worden bestandsbijlagen gecomprimeerd. Algemene informatie Flexibel opslagmanagement Bescherming tegen knoeien Optioneel: SQL-server gebruiken U kunt snelle en overeenkomstig dure opslagruimte gebruiken om alleen maar uw archiefopslagdatabases te onderhouden die actuele e-mails bevatten. In tegenstelling daarmee kan de opslagruimte van een oudere archiefopslag die minder vaak wordt benaderd, op een meer kostenefficiënte wijze worden ingericht. MailStore Server maakt gebruik van SHA hashes en past AES256-encryptie op de teksten en bestandsbijlagen van e-mails. Dit verzekert dat er op een later tijdstip niet met gearchiveerde gegevens kan worden geknoeid. Indien vereist, kunnen ondernemingen die hun eigen infrastructuur al hebben, voor hun gegevensopslag ook de Microsoft SQL Server gebruiken.
6 11 Flexibele archivering MailStore Server stelt u in staat om uw e-mail te archiveren, ongeacht welk e-mailsysteem u gebruikt om ze op te slaan. Nu en in de toekomst garandeert dit uw onderneming optimale flexibiliteit. Tijdens het archiveringproces worden er geen wijzigingen doorgevoerd in uw e-mailsysteem en u hebt geen systeembeheertoegang nodig. Ondersteunde e-mailsystemen en archiveringsmethoden 100% complete archivering Door alle e-mail bij ontvangst of verzending meteen te archiveren kunt u absoluut zekerstellen dat alle e-mail van uw onderneming wordt gearchiveerd. Wanneer een gebruiker een e-mail uit zijn postvak verwijdert, is zijn e-mail al gearchiveerd. Bestaande e-mails archiveren MailStore Server stelt u in staat om uw bestaande e-mail uit postvakken, openbare mappen, gedeelde postvakken, e-mail clients en e- mailbestanden te archiveren (bijv. PSTbestanden). Ondersteunde e-mailsystemen Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010 en 2013 Microsoft Office 365 Google Apps Alle met IMAP of POP3 compatibele e- mailservers MDaemon, IceWarp en Kerio Connect PST, EML en andere e-mailbestanden E-mail clients zoals Microsoft Outlook en Mozilla Thunderbird Algemene informatie De werkbelasting van mailservers verminderen Mappenstructuren Gebruikersbeheer E-mails kunnen volgens voorgeprogrammeerde regels uit de postvakken van mailservers worden verwijderd, wanneer ze eenmaal zijn gearchiveerd. Daardoor is het mogelijk om de werkbelasting van de server op een consequent laag niveau te houden. Tijdens het archiveringsproces importeert MailStore Server de mappenstructuur zoals de gebruiker die voor het archief heeft opgezet. Daardoor wordt de oplossing in ondernemingen meer geaccepteerd. Bovendien verbetert het de bruikbaarheid van gearchiveerde gegevens. E-mails worden per gebruiker aan archieven toegewezen. Gebruikers worden voor het archiveren aangemaakt met gebruik van één van de volgende methoden: Handmatig beheer Active Directory-integratie Generieke LDAP-integratie MDaemon-, Kerio Connect- en IceWarp-integratie Applicatie-integratie voor iedere externe gebruikersdatabase.
7 11 Uiterst snelle toegang voor zoeken Gebruikers krijgen met gebruik van verschillende methoden toegang tot het archief en kunnen snel door de e-mails bladeren, dankzij een ongelofelijk krachtige zoekfunctie met volledige tekst. Dankzij MailStore Server is het niet meer nodig dat gebruikers stub-objecten en andere technologieën benaderen, die de prestaties van de server verlagen. MailStore Server biedt altijd een directe, liveweergave van het archief, ongeacht het toegangspad. Ondersteunde toegangspaden Integratie met Outlook Een handige add-in voor Microsoft Outlook geeft gebruikers toegang tot hun archief. Deze integreert naadloos in hun normale werkomgeving. De add-in zorgt voor alle essentiële functies, zoals zoeken met volledige tekst, een geavanceerde zoekfunctie, toegang via de bekende mappenstructuur van de gebruiker en herstel met slechts één klik. De add-in kan volgens de groepsrichtlijnen worden gedistribueerd. MailStore Web Access MailStore Web Access geeft toegang tot het e- mailarchief met iedere webbrowser. Dat betekent dat gebruikers gemakkelijk toegang hebben tot het archief, ongeacht welk systeem ze gebruiken en zonder dat ze extra software moeten installeren. MailStore Mobile Web Access De geïntegreerde Mobile Web Access verzekert dat moderne smartphones en tablets worden ondersteund (ios, Android, Windows Phone en Blackberry). MailStore IMAP-server De MailStore Server heeft een geïntegreerde IMAPserver die IMAP-compatibele e-mail clients leestoegang biedt tot het archief. Dit is een comfortabele manier voor veel andere e-mail clients (zoals Mozilla Thunderbird) verspreid over alle besturingssystemen (zoals Mac OS of Linux) en mobiele platformen voor toegang tot het e- mailarchief. Productiviteitseigenschappen Krachtige zoekfunctie met volledige tekst Herstel met één klik Doorsturen en beantwoorden van gearchiveerde e-mails MailStore Server biedt uiterst snelle zoekfuncties op volledige tekst, voor e-mails en alle types bestandsbijlagen. Optioneel is toegang ook altijd mogelijk via de oorspronkelijke mappenstructuur. Gebruikers kunnen zelf e-mail uit het archief herstellen naar hun postvak. Gebruikers kunnen direct antwoorden op gearchiveerde e-mails en deze doorsturen door ze rechtstreeks te openen in Microsoft Outlook of andere e-mail client, zonder herstel vooraf. Beveiligde HTML-preview MailStore Server biedt een beveiligde HTML-preview van gearchiveerde e- mails met een op een whitelist gebaseerde HTML-opschoonfunctie die speciaal is ontwikkeld voor MailStore. Teamwerk Toegang tot de archiefgebieden van andere medewerkers is mogelijk, afhankelijk van de bevoegdheden die zijn toegewezen.
8 11 Eigenschappen voor compliance Een uitgebreid technologieconcept waarborgt dat ondernemingen die MailStore Server gebruiken, in staat zijn om consequent aan de nalevings- en ediscovery-vereisten te voldoen. Hiernaast voert een auditkantoor regelmatige certificering uit aan de hand van criteria uit internationaal erkende normen. Volledigheid Authentieke archivering Knoeibestendig Bewaarperioden Conservatoir beslag (Legal Hold) Opslaan in logboeken Auditortoegang ediscovery Exporteigenschappen MailStore Server maakt de complete archivering van alle e-mail binnen een onderneming mogelijk. E-mail kan bijvoorbeeld worden gearchiveerd voordat deze wordt doorgestuurd naar de postvakken van medewerkers. Een gearchiveerde e-mail is in elk opzicht identiek aan de oorspronkelijke e-mail. Deze kan, indien nodig, zonder verlies van informatie worden hersteld uit het archief. MailStore Server voorkomt dat er met gearchiveerde gegevens kan worden geknoeid door het genereren van SHA hash-waarden uit e-mailinhoud en door gebruik van interne AES-256-encryptie. Gebruikers kunnen in principe geen e-mails uit een archief verwijderen, tenzij de beheerder hun bevoegdheid uitdrukkelijk heeft gewijzigd. Ook kunnen algemene bewaarperioden die alle gebruikersbevoegdheden tijdelijk opheffen, worden gedefinieerd. Als de functie voor conservatoir beslag is ingeschakeld, kunnen er geen e- mails uit het archief worden verwijderd, ongeacht alle andere mogelijke configuraties, zoals gebruikersbevoegdheden en bewaarperiodes. MailStore Server gebruikt een geïntegreerde auditfunctie om wijzigingen en gebeurtenissen, die door de beheerder kunnen worden gedefinieerd, consequent in een logboek op te slaan. Een speciaal gebruikerstype voor auditors biedt externe auditors de mogelijkheid tot toegang tot het archief. Alle bewerkingen die door dit type gebruiker worden uitgevoerd, worden altijd in een logboek opgeslagen. Het zoeken in een archief kan ook op bedrijfsniveau worden uitgevoerd als een ediscovery-procedure. Dit maakt het mogelijk om in één enkele stap de volledige e-mailportefeuille van een onderneming te doorzoeken. MailStore Server beperkt bedrijven niet tot een eigen bestandsindeling. Alle gearchiveerde e-mail kan op elk moment, in een enkele stap worden geëxporteerd.
9 11 Beheer-API MailStore Server werkt via een krachtige op HTTPS-gebaseerde API voor beheer. Hiermee kan het beheer van de MailStore Server worden geautomatiseerd via het gebruik van script- of programmeertaal (zoals C#, PHP of Python). Opdrachten worden verzonden naar de geïntegreerde API-HTTPS-server via HTTP POST; retourwaarden worden teruggezonden in JSON-indeling. De API voor beheer maakt het mogelijk om administratieve taken te besturen, zoals het beheer van gebruikers of opslaglocaties, op afstand vanaf een centrale locatie. Systeemvereisten Ondersteunde besturingssystemen (32 bit- en 64 bit-versies) Microsoft Windows Vista SP2 Microsoft Windows 7 SP1 Microsoft Windows 8 en 8.1 Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 en 2008 SP2 (Foundation, Standard, Enterprise, Datacenter) Microsoft Windows SBS 2008 SP2 Microsoft Windows SBS 2011 SP1 Microsoft Windows Server 2012 en 2012 R2 (Foundation, Essentials, Standard, Datacenter) Belangrijke kennisgeving voor gebruikers van Windows XP en Server 2003 De meest recente MailStore-versie die op deze platformen kan worden geïnstalleerd, is versie 8, die nog steeds verkrijgbaar is en ondersteund wordt. Een upgrade naar versie 9 (of later), als het huidige besturingssysteem wordt geüpgraded, is gratis met op elk moment een geldige update- en supportservice. Algemene informatie Er is geen aanvullende webserver (zoals Microsoft IIS) nodig (MailStore Server start zijn eigen HTTPserver op de juiste TCP-poorten). MailStore Server kan soepel worden uitgevoerd in virtuele omgevingen zoals VMware. MailStore Server kan soepel worden uitgevoerd in omgevingen met terminalservers. Microsoft SQL Server is niet nodig, maar kan worden gebruikt, indien vereist. Dimensionering van hardware Hoewel MailStore Server in de meeste gevallen out of the box kan worden gebruikt, dienen grotere ondernemingen de oplossing binnen de context van hun grotere IT-infrastructuur te bekijken. Wij adviseren dan ook om een korte planningsfase te implementeren. Raadpleeg voor meer informatie onze MailStore Server Help. Grijp ook uw kans om contact op te nemen met ons technisch supportteam voor het bespreken van uw individuele scenario.
10 11 Word één van de ruim 25.000 succesverhalen MailStore Server is één van 's werelds vooraanstaande oplossingen voor e-mailarchivering. Zijn klanten omvatten duizenden bedrijven in elk formaat en uit alle sectoren, alsmede overheden, bestuursinstanties en andere publieke instellingen. Wat zeggen onze klanten? Vanuit het perspectief van een IT-beheerder is MailStore eenvoudig te installeren en gemakkelijk te beheren. Qua aangeboden archiveringsmethoden is de oplossing enorm flexibel en opmerkelijk licht van gewicht. Ashley Hunt, Systems Coordinator PGA of Australia MailStore Server biedt een keur aan oplossingen die verbeteringen zijn ten opzichte van onze vorige benadering van archiveren. Al anderhalf jaar werkt het systeem perfect. Richard Edwards, Senior Systems Administrator Indianapolis Airport Authority MailStore krijgt de hoogste cijfers in klanttevredenheidsenquête Een internationale enquête die werd gehouden onder MailStore Server-klanten, bevestigt het hoge tevredenheidsniveau over de kwaliteit van onze producten en services. Ruim 480 ondernemingen reageerden op onze oproep en beoordeelden MailStore Server op documentatie, support, producteigenschappen vanuit het oogpunt van beheerders en gebruikers, en de prijs-prestatieverhouding. 96,1 procent van de deelnemers beoordeelde de stabiliteit als 'Zeer goed' of 'Goed', terwijl 93,2 procent een oordeel van 'Zeer goed' of 'Goed' velde over de prestaties van de softwareoplossing. De services die door het technisch supportteam werden geleverd, werden ook aan een onderzoek onderworpen. 92,8 procent van degenen die deelnamen aan de enquête beoordeelde de kwaliteit van de support als 'Zeer goed' of 'Goed' en 92,2 procent beoordeelde de responsetijden als 'Zeer goed' of 'Goed'. Download enquête: http:///en/whitepaper/mailstore-customersatisfaction-survey-2014-en.pdf
11 11 Zijn er vragen? Ons team kijkt uit naar uw telefoontje of e-mail en zal u graag ondersteuning bieden bij alle vragen met betrekking tot MailStore Server. MailStore Software GmbH Cloerather Str. 1-3 41748 Viersen Duitsland E-mail: Tel.: Fax: sales@mailstore.com +49-(0)2162-50299-12 (Internationaal) (800) 747-2915 (VS) +49 (0)2162-50299-29 Gratis 30-daagse proefversie en wekelijkse webinars: