Overstapservice Onderwijs 'Voorbereiding' 1.1 Inleiding Deze handleiding geeft een uitleg over de voorbereidingen die gedaan moeten worden alvorens men gebruik kan maken van de OSO-functionaliteit in Magister. SchoolMaster is gekwalificeerd voor zowel de gegevensuitwisseling van primair naar voortgezet onderwijs (PO-VO) als voor de uitwisseling tussen scholen voor voortgezet onderwijs (VO-VO) Zodra uw school gekwalificeerd is, kunt u de OSO-functionaliteit in Magister direct gebruiken voor de volgende acties: een overstapdossier van een leerling opvragen bij een PO-sschool een overstapdossier van een leerling opvragen bij een VO-school een overstapdossier van een leerling klaarzetten voor een VO-school. Een instructiefilmpje 'OSO in Magister' is te vinden op de website van OSO: http://www.overstapserviceonderwijs.nl/over-oso/videos-opvragen-of-klaarzettenvan-overstapdossiers 1.2 OSO-Magister: Werkwijze in het kort OSO Om met de Overstapservice te kunnen werken, doorlopen scholen eerst een kwalificatietraject. Meer informatie hierover vindt u op: http://www.overstapserviceonderwijs.nl/gebruik-oso/aansluiten-op-oso Traffic Center Het opvragen van een dossier verloopt via het OSO Traffic Center. Het Traffic Center controleert of de uitwisselende scholen gekwalificeerd zijn voor de OSOuitwisseling. Ook wordt hier een token verstrekt waarmee de uitwisseling van het dossier beveiligd wordt. De dossiers zelf worden versleuteld verstuurd van de oude school naar de nieuwe school. De daadwerkelijke uitwisseling van het dossier zelf verloopt dus rechtstreeks tussen de scholen. Stappenplan uitwisseling OSO-gegevens via Magister PO VO of VO VO (Gegevens opvragen) 1.Leerling(en) klaarzetten en/of selecteren; 2.Overstapdossier opvragen; 3.Overstapdossier verwerken in Magister. VO VO (Gegevens klaarzetten) 1.Leerling selecteren; 2.Dossier genereren via de detailkaart Overstapdossier; 3.Gegevens uit Magister verzamelen en bijlagen toevoegen. Pagina 1 2002-2015 SchoolMaster BV
1.3 1.3.1 Voorbereiding Gebruikers autoriseren Voor het gebruik van de OSO-functionaliteit moeten aan de betreffende gebruikers de juiste rechten in de autorisatieboom worden toegekend. In de autorisatieboom moeten de juiste rechten worden toegekend aan de betreffende gebruikers. Benodigde rechten voor de OSO-beheerder: Beheer > Beheer > OSO-log Beheer > Beheer > OSO Aanleverpunten Beheer > Beheer > OSO verstrekken school log Beheer > Beheer > Hulptabellen > Webservices Benodigde rechten voor de gebruiker die de leerling-gegevens invult en het overstapdossier opvraagt of klaarzet: Leerlingen > Leerlingen > Overstapdossier opvragen Leerlingen > Leerlingen > Overzicht overstapdossiers Leerlingen > Leerlingen > Overzicht > Administratie > Overstapdossier Leerlingen > Leerlingen > Overzicht > LVS > OSO Documenten Benodigde rechten voor gebruikers die de OSO-documenten moeten kunnen zien: Leerlingen > Leerlingen > Overzicht > LVS > OSO Documenten 1.3.2 Relatiescholen importeren/samenvoegen U gaat leerlinggegevens ophalen van een specifieke school. Als deze school in de database van Magister ontbreekt, kan die worden geïmporteerd. Relatiescholen importeren Volg onderstaande stappen om relatiescholen te importeren: 1. Ga naar Beheer > Beheer > Hulptabellen > Leerlingen > Relatieschool; 2. Klik op de actie Relatiescholen importeren; 3. Selecteer in de wizard de gewenste opties. NB: kies nooit voor Alle scholen om vervuiling en traagheid van deze tabel te voorkomen. 4. Vink de scholen aan die geïmporteerd moeten worden; (NB:Er worden alleen scholen geïmporteerd waarvan het Brinnummer nog niet bestaat in Magister. ) 5. Klik op Voltooien om de schoolgegevens te importeren. Relatiescholen samenvoegen Het kan gebeuren dat meerdere scholen samengevoegd moeten worden omdat ze dubbel in de database staan of omdat ze gefuseerd zijn. Volg deze stappen om scholen samen te voegen: 1. Ga naar Beheer > Beheer > Hulptabellen > Leerlingen > Relatieschool; 2. Klik op de actie Relatiescholen samenvoegen; 3. Geef met vinkjes aan welke scholen samengevoegd moeten worden; 4. Klik op Volgende; 5. Selecteer welke van de scholen voortaan deze naam moet hebben; 6. Klik op Voltooien om de scholen samen te voegen. Versie: 12-3-2015 Pagina 2
1.3.3 OSO-kenmerken (diagnoses) importeren Voor een succesvolle gegevensuitwisseling is het nodig dat de scholen een uniforme lijst van leerlingkenmerken (diagnoses) hanteren. Daarom zijn deze kenmerken vanuit het OSO-project voorzien van een eigen OSO-code. Zo kan de ontvangende school de kenmerken direct herkennen en plaatsen. De lijst met gegroepeerde kenmerken met bijbehorende OSO-code: OSO-code Leerstoornissen F81.0 Dyslexie F81.1 Dysorthografie F81.2 Dyscalculie Motorisch F82 Dyspraxie Pervasieve ontwik k elingsstoornissen F84 PDD-NOS/ASS (pervasieve ontwikkelingsstoornis) F84.0 Autisme F84.2 Syndroom van Rett F84.5 Asperger F84.nld NLD (nonverbale leerstoornis) F84.mcdd MCDD (meervoudig complexe ontwikkelingsstoornis) Aandachtstek ort- en gedragsstoornissen F90 Aandachtstekortstoornis F90.0 ADHD/ADD (aandachtstekortstoornis met of zonder hyperactiviteit) F90.0+ ADHD/ADD met medicijnen F90.0- ADHD/ADD zonder medicijnen F91 CD (gedragsstoornis) F91.3 ODD (oppositioneel opstandige gedragsstoornis) Tics F95 Tic stoornis F95.2 Gilles de la Tourette Overig F41.0 Paniekstoornis F43.1 Posttraumatische stress F50 Eetstoornis F92.0 Depressieve gedragsstoornis F93.1 Angststoornis F94 Hechtingsstoornis Fspd Integratiestoornis (sensory processing disorder) G40 Epilepsie Z62 Ouder/kind-problemen Pagina 3 2002-2015 SchoolMaster BV
Importeren OSO kenmerken Om deze gestandaardiseerde kenmerken in Magister te gebruiken, moeten die eerst eenmalig worden geïmporteerd. 1. 2. 3. Start Magister in de browser; Ga naar Beheer > Beheer > Hulptabellen > LVS > Kenmerk; Klik op de actieknop en kies Importeren OSO kenmerken. Kenmerken samenvoegen Veel kenmerken zullen al voorkomen in de database, maar zonder OSO-code. Daarom moeten de 'eigen' kenmerken worden samengevoegd met de officiële OSOkenmerken. Stappen 1. Start Magister in de browser; 2. Ga naar Beheer > Beheer > Hulptabellen; 3. Kies Tabel LVS Kenmerk; 4. Klik op de Actieknop en kies Kenmerken samenvoegen; 5. Er wordt een wizard gestart: Versie: 12-3-2015 Pagina 4
6. Er kan nu gekozen worden om meerdere eigen bestaande kenmerken samen te voegen tot één kenmerk of één of meerdere bestaande kenmerken samen te voegen met één OSO kenmerk; 7. Klik op Volgende; 8. Bij het samenvoegen van bestaande kenmerken kan er gekozen worden welk kenmerk het doelkenmerk wordt. Bij het samenvoegen met een OSO-kenmerk, is het OSO-kenmerk altijd het doelkenmerk: 9. Klik op Voltooien. Deze actie kan ook voor de bestaande kenmerken gebruikt worden om de tabel op te schonen. Pagina 5 2002-2015 SchoolMaster BV
1.3.4 DOD-codes koppelen LVS-toetsen kunnen alleen in Magister worden overgenomen als die gekoppeld zijn aan de juiste DOD-code (of: OSO-toetscode). Ga naar Beheer LVS-structuur en kies Toets. Selecteer de gewenste toets, klik op de bewerkknop en voer de juiste DOD-code in. Een lijst met deze toetscodes vindt u op de website van OSO www.overstapserviceonderwijs.nl of op www.schoolmaster.nl - Klantendeel - Documentatie - OSO Toetscodes. 1.3.5 Certificaat koppelen Voordat gebruik kan worden gemaakt van de OSO-functionaliteit dienen de certificaatgegevens in Magister te zijn ingelezen. Dit certificaat wordt verstrekt door OSO en moet gekoppeld worden aan het Brinnummer i.c.m. het OSOaanleverpuntnummer. Via het aanleverpunt(nummer) maakt de school contact met het Traffic Center. U kunt ervoor kiezen om meer dan één certificaat te gebruiken. Die certificaten moeten dan worden gekoppeld aan de onderliggende locatie(s). Het volgnummer van het certificaat moet overeenkomen met het OSO-aanleverpuntnummer* van deze locatie(s). Volg onderstappen om een OSO-certificaat toe te voegen: 1. Ga naar Beheer > Beheer > Hulptabellen; 2. Kies in de groep Webservices voor SSL certificaten; 3. Voeg een nieuw certificaat toe van het type Overstapservice Onderwijs; 4. Koppel dit certificaat aan de juiste combinatie van locatie, BRIN-nummer en OSO-aanleverpuntnummer*; 5. Vul het wachtwoord in; 6. Klik op de knop Opslaan. Voorbeeld: Certificaat 00YY_11 moet gekoppeld worden aan een locatie binnen BRIN 00YY. Bij deze locatie moet dan OSO-aanleverpuntnr 11 worden ingevuld. *Het OSO-aanleverpuntnummer wordt ingevuld bij de administratieve locatie via Beheer - Beheer - Schoolstructuur - Administratieve locatie > Veld OSO Aanleverpuntnummer Versie: 12-3-2015 Pagina 6
1.3.6 OSO Aanleverpunten registreren De OSO aanleverpunten moeten geregistreerd worden bij het Traffic Center. Hier moet bekend zijn welke school u bent. Pas daarna kunt u een dossier ophalen of klaarzetten. Volg onderstaande stappen om een of meerdere aanleverpunten te registreren: 1. Start Magister in de browser; 2. Ga naar Beheer > Beheer > OSO Aanleverpunten; Dit scherm wordt automatisch gevuld. Het aantal regels zal overeenkomen met het aantal OSOaanleverpuntnummers dat binnen uw database in gebruik is. 3. Selecteer welk Brinnummer met bijbehorend aanleverpunt geregisteerd moet worden; 4. Klik op 'Registreren'. Als de registratie gelukt is, kunnen de overstapdossiers worden uitgewisseld. Pagina 7 2002-2015 SchoolMaster BV
1.3.7 OSO Log Alle handelingen m.b.t. het opvragen en verwerken van het overstapdossier worden door Magister in een logbestand gezet. Voor de uitwisseling PO-VO / VO-VO (Gegevens opvragen/verwerken) is een overzicht van dit logbestand te vinden op de pagina Beheer > Beheer > OSO log. Om te controleren of het Traffic Center beschikbaar is kunt u gebruik maken van de knop 'Controleer beschikbaarheid Traffic Center'. Deze is ook te vinden in het 'OSOlog' scherm: Versie: 12-3-2015 Pagina 8
FAQ OSO 2.1 Veelgestelde vragen Kwalificatie / Certificering 1. Hoe zorgen we dat onze school gekwalificeerd is voor het overstapdossier? Dit kan via OSO. De website van OSO http://www.overstapserviceonderwijs.nl biedt alle benodigde informatie m.b.t. het certificeren. Ookvindt u hier o.a: Een stappenplan en tips voor het gebruik van OSO Een schematisch overzicht van een overstapdossier + voorbeelden Een overzicht van gekwalificeerde scholen Voorbereiding 2. Een medewerker krijgt de detailkaart Overstapdossier niet te zien. Deze gebruiker heeft vermoedelijk nog niet de juiste rechten. (Rechtenstructuur: Leerlingen Leerlingen Overzicht Administratie Overstapdossier) 3. Waarom staan in Magister niet alvast alle toetsen met de bijbehorende DOD-toetscodes in de database? Er zijn meer dan 1200 verschillende toetsen waarvan scholen gebruik kunnen maken. De toetsentabel zou hiermee onoverzichtelijk en traag worden. 4. Waar kan ik de lijst met DOD-toetscodes vinden? Op de website van OSO www.overstapserviceonderwijs.nl 5. Hoeveel OSO-beveiligingscertificaten moet onze school aanvragen? Dat hangt ervan af hoeveel aanleverpunten uw school gebruikt. De school kan dit zelf bepalen. Uitgangspunt: Eén certificaat per BRIN dus één OSO-aanleverpuntnummer. Voor grotere scholen kan het handig zijn om meerdere OSO-aanleverpuntnummers te gebruiken. Per aanleverpuntnummer hebt u een certificaat nodig. De aanleverpunten kunt u via 'Mijn OSO' zelf aanmaken. OSO zet dan per aanleverpuntnummer een certificaat klaar. 6. Waarom zou ik meer dan één aanleverpunt gaan gebruiken? Op deze manier ziet een medewerker alleen de gegevens van de leerlingen van zijn eigen locatie / aanleverpunt. Ook kan in het OSO-overzicht een filtering worden gemaakt per aanvragende locatie. 7. Aan welke locatie(s) moet ik het certifcaat/de certificaten koppelen? Eén certificaat per BRIN: -Vul eerst het OSO-aanleverpuntnummer 0 in bij de hoofdlocatie van dat BRIN. (wordt meestal automatisch gevuld) -Koppel het certificaat aan die hoofdlocatie. (Als bij de hoofdlocatie 'MAG' staat in het veld 'Brinnr.', dient dit te worden vervangen door het BRIN-nummer.) Voorbeeld: BRIN 00YY - twee locaties - 1 OSO-aanleverpunt: Certificaat 00YY_00 koppelen aan de hoofdlocatie met OSO-aanleverpuntnummer 0 Pagina 9 2002-2015 SchoolMaster BV
Meerdere certificaten per BRIN: -Vul eerst de OSO-aanleverpuntnummers in bij de betreffende locaties. U kunt zelf bepalen welk aanleverpuntnummer aan welke locatie wordt gekoppeld -Koppel de certificaten aan de hand van het OSO-aanleverpuntnummer aan de juiste locatie Voorbeeld: BRIN 00YY - twee locaties - 2 OSO-aanleverpunten: Certificaat 00YY_01 koppelen aan locatie met OSO-aanleverpuntnummer 1 / Certificaat 00YY_02 koppelen aan locatie met OSO-aanleverpuntnummer 2 Versie: 12-3-2015 Pagina 10