Presentatie 17 maart 2016 kennis sessie ICT 1. Het bedrijf Carrosserie Elenbaas 2. Ons gebruik van Gilde Carlogic 3. Actueel het project Windream digitalisering facturen
Geschiedenis Carrosserie Elenbaas Oorsprong bedrijf 1890 als timmerbedrijf en sinds 1910 een wagenmakerij. Tot 1930 produktie van windmolens, karnen en tobben. Eerste carrosserie werd in 1923 gemaakt.
Huisvesting 1890 klein schuurtje 1900 werkplaats met woonhuis in centrum dorp. 1962 spuiterij op huidige locatie met in 1963 montage hal Momenteel 3800 m² bebouwd op 6850 m²
Waarom Carrosserie Elenbaas? Dé carrosserie specialist in Zuid-West Nederland Dicht bij de klant Regionaal netwerk & service Veel vakmanschap in eigen huis Een heel gevarieerd- totaalpakket: Traditionele carrosseriebouw Hydrauliek (Palfinger) Koelopleggers (Lamberet) heel Nederland Marktwagens (ook in België) Bedrijfswageninrichting Specials Segmenten (duiven en bibliobussen) Eigen spuiterij, reclame en Service&Onderhoud Bieden wat de klant wil; vooral ook meedenken in specifieke wensen: maatwerk Waarom Elenbaas? we maken goede afspraken en komen die na
Importeur van Lamberet koelopleggers voor Nederland
Carrosserieën schuifzeil plywood gesloten kipper lichtgewicht enz
Specials
Verhuiscarrosserie
Paardenvervoer met living
Mobile Decanter
Radiografisch bediende hydraulische trap met LED-verlichting Bibliotheekwagens
Opleggers voor duiventransport
Marktverkoopwagen(tje)s
Bott vario bedrijfswageninrichting
Spuiten / Reclame
Elenbaas en (Gilde) automatisering Draaien vanaf het allereerste begin met Carlogic vorige millennium, toen nog van AKZO Werkzaam met 23 personen, waarvan 18x direct Half gesloten magazijn Werkvoorbereiding alles in 3-D (Solid Works) Sinds 2,5 jaar bezig de interne automatisering te optimaliseren Aanleiding en noodzaak door personele wijzigingen Automatisering is mensenwerk De juiste mensen en leren er goed mee om te gaan Het systeem gebruiken zoals het bedoeld is Procedures verankeren en periodiek toetsen Automatisering moet meegroeien met het bedrijf
Samenwerking Gilde Software Uitgebreid gebruik van Carlogic Beheer van klanten Calculatie Offertes Offerteopvolging (kan beter) Beheer lopende opdrachten / nacalculatie / urenregistratie ATR Werkvoorbereiding / werkopdrachten Planning / capaciteitsplanning (pilot) Magazijnbeheer (met portable magazijnscanners) Inkoopadministratie Service & Onderhoud Facturering Boekhouding
Samenwerking Gilde Software Automatisering moet meegroeien Steeds op zoek naar verbeteringen Bereid om in nieuwe ontwikkelingen te investeren Capaciteitsplanning Digitalisering Technisch goed voor elkaar; overstap gemaakt naar SQL Gestructureerde ondersteuning vanuit Gilde Software door Service level agreement (SLA) Vooraf vastgesteld jaar budget uren voor ondersteuning Wederzijds commitment en betrokkenheid Geen verassingen Gereduceerde tarieven Maandelijks voorschot bedrag, verrekening achteraf Jaarlijkse evaluatie bespreking en vaststellen nieuwe prioriteiten
Belangrijke voordelen Carlogic Calculatie: snel en nauwkeurig met de carrosserie configurator Alle offertes in systeem: binnen half uur professioneel de deur uit Capaciteitsplanning: meer inzicht / overzicht Pilot: verbeterpunten verzamelen Projectuitvoering en bewaking Vanuit calculatie: precies welk materiaal nodig is + uren voor planning alle informatie direct bij de hand: bijvoorbeeld bij werkbespreking Inkoopadministratie: alles met bs-nummer; ook nodig voor digitaliseren Service & Onderhoud Gestuctureerd contact met klanten, aanschrijven voor LPK Boekhouding / management informatie Elke kwartaal zonder accountant de cijfers actueel Dashboard steeds overzichtelijker en kompleter
Doel Project Digitalisering Snelle betrouwbare informatie genereren Volledig digitaal archief In en uitgaande facturen digitaal Papier tot een minimum beperken Groot archief, kost veel ruimte; zo klein mogelijk Efficiency en tijdsbesparing: alles sneller afhandelen en terug kunnen vinden
Aanpak Proces Scan (via professionele 2-zijdige A4 scanner) Herken (tekstdoorzoekbaar maken) Workflow fiattering (nu 100% na afstemsessies Michiel en Josca) Boeken Archiveren Terugvinden vanuit Carlogic indien nodig Bewustwording noodzaak medewerkers Stap voor stap Focus op facturering, eerst inkoop facturen Daarna ook verkoopfacturen, HRM, S&O, formulieren,. Sturen op eigen data Protocol opstellen hoe alles werkt (bij ziekte of mutatie)
Evaluatie Digitalisering Eind 2015 gestart Eerste stappen zijn goed verlopen NU: Inkoopfacturen 100% digitaal Het scheelt papier: 1 vak in het boekhoudarchief is nu al leeg Het hele proces van inkoopfacturen loopt Zin om verder te gaan met de digitalisering Razendsnel zoeken = vinden Automatiseren is en blijft een proces Licentie voor # facturen per maand Te beperkend Naar een jaarafspraak of bundel
Bedankt en graag tot ziens