Kennis sessie automatisering. Hardenberg 21 maart 2017

Transcriptie

1 Kennis sessie automatisering Hardenberg 21 maart 2017

2 Programma Kennis sessie Automatisering Carrosserie.nl 21 maart Hardenberg 10:30 Inloop met koffie 11:00 Aftrap programma, rondje langs deelnemers (Jasper Burgers) 11:10 Efficiënt en correct digitaal- factureren (Henri Polman) Tips en tricks in de praktijk 12:00 Managementinformatie 12:15 Lunch 12:45 Digitale / mobiele checklists en formulieren - delen gebruikerservaring (Peter Wester Bevako) - brainstorm inzake wensen mobiel 13:10 Nieuwe portable scanner (Rudy Aalders) 13:45 Preview Carlogic 5 / wensen nieuwe generatie 14:00 Afsluiting, invullen enquete

3 Snel een correct factureren Belang: Dé geldstroom van het bedrijf Lijkt niet zo spannend, maar Elk bedrijf is anders Specifieke klantenwensen Uw organisaties én de praktijk is weerbarstig! Snelheid en structuur versus Flexibiliteit Automatiseren = organiseren = finetuning + discipline Automatisering = gereedschap Kennissessie = leren (ook van elkaar) hoe hiermee optimaal te werken

4 Snel en correct factureren 1. Correcte inrichting a) Stamgegevens: Artikelen/Adressen/Systemen (voertuigen) b) Lijsten en lay-outs c) Procedures: automatiseren = organiseren 2. Aanmaken werkopdracht a) Service & Onderhoud: Uit onderhoudsplan b) Service & Onderhoud: Reparatie (met voertuiggegevens) c) Regie: invullen voertuiggegevens via Project Informatie (i-tje) 3. Toewijzen: printen of inplannen a) Printen (of digitaal- verzenden: mobiele werkbon) 4. Registratie uren en materiaalverbruik (tijdig en correct) a) Schrijven = ontcijferen + dubbel werk b) Scannen = Boeken 5. Controle & correctie / bewaking: factureerbaar stellen 6. Facturering a) Directe factuur vanuit werkbon b) Regiefactuur automatisch vanuit kostenboekingen Tariefafspraken per klant Per factuur of een serie 7. Conceptfactuur a) Controle, correctie, fiatteren 8. Factuur a) Post b) Digitaal per > per XML -

5 Digitaal factureren Inrichten Carlogic 1. PDF printer 2. Archiefmappen Instellingen per klant 1. Per post of PDF per 2. Welk adres 3. Welk tekstblok in mail 4. Facturen verzamelen in mail Factuur versturen 1. Direct vanuit de factuur 2. Vanuit overzicht documenten verzenden Archief 1. Zelf te bepalen archiefmap 2. In Windream 3. In mappenstructuur per adres

6 Vragen uit de praktijk 1. Urenregistratie 2. Financieel: bel Martin Venema 3. Digitale inkoopfacturen (ICF/XML) 4. Werken in de cloud / op afstand 5. Doorzetten opdracht naar werkbon 1. Handmatig 2. Taakstellingen 3. Extra informatie en grip via ProjectInfo planning- lijsten Tips en tricks 1. Export naar excel 1. Verdere bewerking 2. Grafische presentatie / analyse: 2. Eenvoud kolom zichtbaar/verbergen filter & sortering (opslaan) / kleuren 3. Kolom(men) optellen 4. Werken met notities / Herhaal notitie 5. KVK koppeling 6. Gilde YouTube kanaal 7. Gilde trainingen: basis > verdieping

7 Digitale verwerking Inkoopfacturen & Digitaal archief & Workflow Nooit meer zoeken in papieren dossiers! > Zoeken in de tekst van documenten > Ingebouwde viewer voor documenten > Scannen en archiveren van papieren documenten > Archiveren van digitale documenten/bestanden > Archiveren van /bijlagen direct vanuit Outlook Aanvullende functionaliteiten > Webportal: beveiligde internettoegang > Workflow: aansturen en bewaken van processen > Geautomatiseerde factuurverwerking Workflowmanagement Geeft controle over bedrijfsprocessen! > Modelleren van processen, instellen van bewaking en escalaties > Aansturen van afdelingen en personen > Bewaking van voortgang > Escalatie bij overschrijding van termijnen > Overzicht van status en voortgang > Historie wordt bewaard (wie, wat, wanneer) Voorbeelden van workflows > Inkomende facturen > Uitgaande facturen > Projectbewaking > Inkomende post > Orderverwerking

8 Managementinformatie

9 Managementinformatie De tool Power BI van Microsoft Inbegrepen bij SQL Kosten alleen kennis en inrichting Automatische verversing en distributie Uitbreiding Office 365 (8,40 ppp/mnd) De inhoud; wat heb je nodig Welke informatie: uren / omzet / Gezichtspunten..? Welke visualisatie: jaren / bedrijven / onderdelen Brainstormen

10 Managementinformatie Wat hebben we nodig 1.Offertes 2.Omzet 3.Kosten 4.Productiviteit (Uren) 5.Rendement 6.Liquiditeit

11 Digitale checklists / formulieren MoreAPP ultieme formulieren tool Zelf formulieren ontwerpen Gegevens in/uit Carlogic Pay per use / formulier via bundels Gebruikerservaring Peter Wester Brainstorm: wensen en toepassingen

12 Wensen Digitale formulieren Wensen inzake MoreAPP Koppelingen met Carlogic Planning Deels ingevuld Data kiezen uit Carlogic PDF onder voertuig/archief Boekingen terug (kosten) Toepassingen LPK / APK/ Kraankeuring RDC koppeling.. Wensen inzake mobiele werkbon Het ultieme formulier Met of zonder checklist Oplossingen (geïntegreerd binnen Gilde Carlogic) 1. MoreAPP formulier: werkbon op maat 2. Scanner als werkplaatsscanner (per persoon) 3. WerkbonAPP 4. Nieuwe generatie Moser (mobiele/online componenten) 5...

13 Nieuw scanner Aanleiding & doelstelling Ontwikkeling en platformkeuze Afronding pilotfase: vrijgave Hardware en Prijsmodel Vervolg stappen (fase 2) Live demonstratie

14 Toepassingen Uitgifte uit het (sub-)magazijn naar een werkbon / opdracht; Uitgifte uit het magazijn naar een submagazijn (omboeking); Inventarisatie (telling); Materiaalbehoeftelijst; Bestelling; Basket; Volgende fase Werkplaatsscanner: werken vanuit medewerker Urenregistratie

15 (uit) Live demonstratie nieuwe scanner Beveiligde verbinding met Carlogic (kan ook off-line werken) Steeds actuele gegevens uit Carlogic Invoer kan gescand, getypt en uit lijst gekozen worden Invoer kan gecontroleerd en gecorrigeerd (swipe) worden

16 Prijsmodel : SAAS (geen aanschaf software) Maandabonnement: Nieuwe gebruikers & uitbreiding:» 30 voor de 1 e gebruiker;» 15 voor de n e gebruiker Bestaande gebruikers:» 15 voor de 1 e gebruiker» 5 voor de n e gebruiker Eenmalige Setupkosten Kosten scanner: Android scanner Point Mobile PM80 Standaard 675 Met 4G (buiten) 775 Cradle 85

17 Nieuwe generatie software, Carlogic 5 Moser Duitsland levert Gilde toekomstbestendige bedrijfssoftware die hypes overleeft. Nieuwe generatie software (G4) nadert het einde van de ontwikkelcyclus. Online toegankelijkheid: 24/7; device- en platform-onafhankelijk. Vereenvoudigde schermen; responsive design. Meertaligheid. Spotlight zoeken (conform Apple). Rollenconcept: informatie en notificatie o.b.v. rollen (vereenvoudigd rechtenbeheer). integratie: alle output als PDF presenteren en middels kunnen verzenden. Voorgedefinieerde workflows. Plug-ins (integratie tool). Hybride werken tussen G3/G4 (dezelfde database voor een zachte migratie). Focus op (mobiele) uitbreidingsmogelijkheden voor Enterprise -klanten.

18 Realisatie Allround V1.0 Q time to market Niveau HandSoft voor technisch bedrijven Nog geen Carlogic functionaliteit Hybride met G3 (3.35 of >) Huidige back-office Combineren met online en mobiele componenten Uitdaging is de compatibiliteit van de projectadministratie 2017 start Moser met de nieuwbouw van een financiële applicatie Betrokkenheid Gilde: team ALS; GDN PSO-verplichting Gelijkwaardige functionaliteit o.b.v. PSO inbegrepen

19 Planning volgende ICT kennissessie Aangeven in enquete Volgende keer combi met Transport Compleet Gorinchem 6 september 2017 of RAI Mobiliteitsbeurs 19 oktober 2017 Managementinformatie Nieuwe generatie software Digitale werkorder Logistiek binnen productieorganisatie Calculatie PDM / integratie tekenwerk Online voertuig dossier (voor alle betrokkenen) Verkorten doorlooptijden (QRM) en ICT Gebruiker aan het woord (ervaringen delen) Wil zelf wel een keer in de keuken laten kijken.. Grafische ondersteuning invoer werkbon (Vlarotech)

20