TAGOR ORAS Ordas OLS Gerechtsdeurwaarders Accounting Handel & Industrie Logistieke Dienstverlening
Inhoud Kennis van zaken....................................................... 4 De ORGANI-aanpak................................................... 6 Accounting.......................................................... 9 Handel & Industrie............................................. 10 Logistieke Dienstverlening................................. 11 Gerechtsdeurwaarders....................................... 12 Efficiëntie................................................................ 14 Voordelen van ORGANI............................................ 16
Kennis van zaken Bedrijven en organisaties moeten goed presteren om in een competitieve markt optimaal te kunnen werken. In de hedendaagse economie is dat zeker geen eenvoudige zaak. Mede door de grotere openheid van de markt, maar ook sinds de invoering van de EURO én de uitbreiding van de Europese Unie met 10 lidstaten komt de concurrentie steeds dichterbij. Voeg daarbij de verhoogde druk vanuit het cliënteel, de vragen of eisen vanwege de leveranciers en de fiscale en wettelijke verplichtingen die de overheid oplegt en het is duidelijk dat een bedrijf correct positioneren al lang geen vanzelfsprekend gegeven meer is. Een goed uitgebouwde automatisering kan hierbij een belangrijke rol vervullen, evenwel op voorwaarde dat het een instrument is dat het bedrijf toelaat om de eigen competitieve elementen op de juiste manier naar voor te kunnen brengen. De essentie van een goede automatisering behelst inderdaad veel meer dan het vastleggen en automatiseren van de dagelijkse bewegingen. Onze bedrijven en organisaties hebben meer dan ooit nood aan de juiste hulpmiddelen om de vragen en eisen vanwege de klanten en de leveranciers om te zetten in competitieve mogelijkheden! Pas als een automatisering niet alleen de problemen oplost maar mét de oplossing ook een aantal voordelen meebrengt, kunnen we stellen dat een automatisering echt geslaagd is. Het is op deze basis dat ORGANI een aantal professionele oplossingen aanbiedt. Om deze stelling te kunnen waarmaken is wel een zeer belangrijk basisgegeven nodig: kennis. Zondermeer kunnen we stellen dat de nodige kennis of knowhow in elk van deze domeinen bij ORGANI ruim aanwezig is. Onze uitgebreide referentielijst met succesvolle realisaties is hiervan wellicht het beste bewijs. Mét deze kennis worden klantgerichte toepassingen ontwikkeld, met een belangrijk accent op functionaliteit en doeltreffendheid, omkaderd met alle nodige technologische hulpmiddelen. Dit geheel wordt op een gebruiksvriendelijke manier verder uitgewerkt in nauwe samenwerking met de betrokken klant. ORGANI zorgt hierbij niet alleen voor de toepassing zelf, maar biedt u een totaaloplossing: Hardware Netwerken Systeemsoftware Antivirus antispam Internetaansluiting Firewall Opleiding Implementatie Dienstverlening Service... Kennis van de markt, de klant en zijn omgeving Kennis van de juiste ontwikkelingsmiddelen Kennis van alle vormen van technologie, ter omkadering van de toepassing 4
Onze kennis van uw markt! De juiste methodiek, vandaag en morgen Op dit vlak kunnen we alvast een quasi uniek gegeven voorleggen: ORGANI presenteert u vandaag als autonoom Vlaams bedrijf meer dan 30 jaar ervaring inzake automatisering van administratieve Er is niet alleen kennis van de markt, ons bedrijf kan tevens een zeer gedegen kennis van de juiste en aangepaste hulpmiddelen voorleggen. toepassingen. Weinig softwarebedrijven kunnen dit voorleggen! Voor de ontwikkeling van onze applicaties worden alleen standaard producten gebruikt die algemeen op In die 30 jaar hebben we vooral veel geluisterd naar onze klanten en op basis van hun vragen en eisen heel wat projecten gerealiseerd en ervaring opgebouwd. de markt beschikbaar zijn, en die ook door een grote groep ontwikkelaars gekend zijn en dagelijks gebruikt worden. Ervaring hebben we ook opgedaan door continuïteit. Heel wat medewerkers van de eerste jaren zijn vandaag nog steeds actief in het bedrijf, zodat de opgebouwde kennis niet verloren gaat. De professionele gedrevenheid van iedereen binnen ons bedrijf om kwaliteitsvolle toepassingen te ontwikkelen en aan te bieden, is wellicht één van de belangrijkste elementen voor deze jarenlange bestendigheid. Ons bedrijf heeft bovendien een zeer goede mix tussen ervaren anciens en dynamische jongeren, wat de toekomstige continuïteit zeker ten goede zal komen. Een belangrijk deel van onze equipe zijn overigens geen informatici, maar medewerkers die een sterke sectorgebonden ervaring kunnen voorleggen. U praat bij ORGANI niet alleen met technici, maar ook met mensen die echt uw taal spreken en duidelijk advies kunnen geven omtrent een voor úw bedrijf passende automatisering. Hierdoor kunnen we echt wel stellen dat de kennis van de markt grondig en zeer breed aanwezig is. Hiertoe behoren ondermeer de PROGRESS 4 GL omgeving met de PROGRESS relationele database, alsook Visual Basic en SQL Server. Alle ontwikkelingen zijn uitsluitend gericht naar het professionele Windows 2000 / 2003 / XP platform. ORGANI zorgt ook voor een zeer moderne en toekomstgerichte ontwikkeling. Onze marketing en researchmedewerkers volgen de tendensen van de ICT markt van nabij en onderzoeken systematisch hoe nieuwe zaken praktisch en efficiënt kunnen aangewend worden. Het spectrum wordt hierbij vrij breed gehouden, zodat ook minder voor de hand liggende zaken aan bod komen. Een voorbeeld hiervan is de mogelijkheid tot integratie met palm- of pocket PC s, dan wel uitgebreid met barcode scanning, een GSM functie en/of een draadloos netwerk. Nieuwe functies worden anderzijds pas geïmplementeerd als de hype voorbij is en het praktische nut ervan voor iedereen vaststaat. De meest recente realisatie betreft de creatie van een krachtig draagvlak voor het snel en efficiënt ontwikkelen van toepassingen die centraal worden opgesteld en uitgevoerd, maar wereldwijd via het Internet kunnen toegepast worden. U kunt er maar goed bij varen: onze ervaring, uw voordeel! Deze technologie word n-tier genoemd en biedt een perfecte ondersteuning van de groeiende internationalisering van onze vele Vlaamse klanten.
De ORGANI-aanpak Groothandel & Industrie Accountants Algemene Kantoor Automatisering Expeditie & Logistiek Gerechtsdeurwaarders Consequent met de opgedane ervaring werd het aanbod van oplossingen in de loop van de jaren steeds meer geconcentreerd op vier duidelijk afgelijnde marktsegmenten: handel & industrie, logistieke dienstverlening, gerechtsdeurwaarders en accountancy. Synergie Op het eerste gezicht is voor u het voordeel van het feit dat ORGANI ook oplossingen aanbiedt voor andere sectoren misschien niet direct zichtbaar. Toch kunnen we stellen dat door de synergie tussen deze marktsegmenten heel wat kennis wordt uitgewisseld, waardoor nieuwe mogelijkheden in de diverse oplossingen elkaar aanvullen en snel kunnen overgenomen worden. Het zijn telkens modules die eerst voor één sector werden ontwikkeld en op punt gesteld, waarna ze transparant werden overgenomen. Totaaloplossing Wat Organi u biedt is steeds een totaalconcept! Deze aanpak beantwoordt aan de tendens om inzake automatisering 100% beroep te doen op één professionele partner. De filosofie achter deze trend is dat een bedrijf slechts goed kan zijn in één zaak, namelijk de eigen kernactiviteiten. Alle andere taken worden meer en meer uitbesteed. ORGANI heeft voor alle elementen van de automatisering een passend aanbod. De voorbeelden hiervan zijn talrijk. Integratie met Office, communicatie met andere computersystemen, barcode scanning, digitaal dossier, elektronische uitwisseling van gegevens, debiteurenbeheer, enz. In de eerste plaats wordt een correcte configuratie voorgesteld, met een voldoende krachtige server en een juist aantal PC s, portables en printers. 6
Ook een adequaat back-upsysteem, een krachtige antivirus bescherming, een e-mail systeem met aansluiting op het Internet tot en met een krachtige firewall zijn vervat in het aanbod. Analyse In functie van het project worden tevens alle elementen voor barcode scanning of voor het inscannen van documenten voor het digitaal dossier mee in het aanbod opgenomen. Ontwikkeling Voor elk van deze elementen wordt vooraf een grondige productanalyse gedaan, zodat de klant een samenhangend geheel bekomt met een globale verantwoordelijkheid via één partner. Installatie Projectanalyse Bij de start van elk project wordt in de eerste plaats door de projectverantwoordelijke bij de klant een gedegen analyse gemaakt van de werking en de behoeften van het bedrijf. Implementatie De kracht van de ORGANI-aanpak bestaat immers in het uitwerken van een volledig Conversie klantgerichte oplossing, duidelijk gebouwd op de zeer brede en degelijke basis. Ontwikkeling Helpdesk Na de analyse volgt een adequate uitwerking van het gedefinieerd project. Hierbij staan functionaliteit en doeltreffendheid als belangrijkste kenmerk voorop. Door de jarenlange ervaring van onze softwareontwikkelaars kunnen we stellen dat de toepassing steeds in een breed kader wordt opgemaakt met een optimaal gebruik van alle bestaande elementen. Specifieke zaken worden steeds op maat gemaakt zodat de klant een zeer samenhangend geheel bekomt. Conversie Geen enkel bedrijf start met een nieuw project zonder dat de gegevens van het bestaande systeem worden overgenomen. Ons conversieteam staat klaar om op deskundige wijze de aangeleverde bestanden te onderzoeken en te zorgen voor de nodige Opleiding Service Dienstverlening
conversieprogramma s en -procedures. Na één of twee testconversies volgt de definitieve overzetting van de gegevens bij de opstart van het project. Hierdoor bekomt de klant een rimpelloze overgang, zodat er geen overgangsperiode moet ingesteld worden. Deskundige begeleiding Van bij de start van de installatie wordt de klant begeleid door een organisatiedeskundige die zorgt voor de implementatie van de toepassing en de begeleiding van de gebruikers. Deze krachtdadige aanpak is ook passend. Het is immers de bedoeling een volledige en goed gestructureerde bedrijfsautomatisering op te zetten. Onze consultants hebben bovendien een dubbele bagage: ervaring in de sector waarvoor gewerkt wordt en ondervinding inzake het effectief installeren en implementeren van onze bedrijfstoepassingen. Documenten De te produceren documenten hebben in de meeste toepassingen een volledig vrije layout, maar het betekent uiteraard wel dat de opmaak moet opgezet worden. Voor uitgaande faxdocumenten moet ook het bedrijfslogo onder digitale vorm in de lay-out verwerkt worden. Customer Care Zowel tijdens de installatieperiode als nadat de toepassing werd opgeleverd, kan de klant steeds beroep doen op ons professioneel Customer Care team. Deze medewerkers kennen de toepassing en zijn op de hoogte van de installatie van de klant, zodat in de meeste gevallen voor een gestelde vraag direct een oplossing kan aangeboden worden. Naservice Wij brengen u niet alleen een adequate automatisering maar ook de zorg voor een blijvend goede werking van het systeem. Een eventuele storing wordt door onze service afdeling snel en doeltreffend verholpen. Gewaarborgde werking Alleen met deze aanpak bekomt de klant een gewaarborgde en efficiënte werking van het geheel! Uw investering is het meer dan waard! In werking stellen programma s De belangrijkste taak van de installatieverantwoordelijke behelst het in werking stellen van de diverse modules van het pakket. Afdeling per afdeling, module per module worden de mogelijkheden van de toepassing samen met de gebruikers besproken en gedemonstreerd. Hierbij zal men trachten om telkens een zo realistisch mogelijke test te kunnen uitvoeren. Deze methode zorgt voor een grote betrokkenheid van de uiteindelijke gebruikers en is een waarborg voor het succes van de installatie.
Accounting systeem) ook alle nodige functies om alle rekeningen snel te kunnen opzoeken, en dit zowel via het rekeningnummer als via de naam of de omschrijving. Real time én wijzigbaar Reeds van bij haar oprichting in 1977 heeft ORGANI er een punt van eer van gemaakt om een professioneel en uitermate volledig financieel pakket aan te bieden. Een toepassing die instaat voor de boekhoudkundige en financiële administratie van een bedrijf moet meer zijn dan een module die de cijfers in de dagboeken vastlegt, maandelijks een BTW aangifte produceert en periodiek ook nog wat cijfers oplevert. Een goed pakket moet tegelijk het werk van de boekhouding sterk vereenvoudigen en ook nog een goed beheersinstrument zijn. Alle boekingen zijn real-time waardoor elke volledig ingebrachte beweging direct voor alle gebruikers consulteerbaar is. Dit gegeven wordt evenwel gecombineerd met de mogelijkheid om beperkt de ingebrachte stukken te kunnen wijzigen. Zo bekomt men zuivere dagboeken, zonder foutieve zaken of correcties. Een werkwijze die de duidelijkheid van de boekhouding zeker in de hand werkt. ORAS III (Organi Accounting System III) : zoveel meer dan louter boekhouding. Het pakket wordt overigens niet alleen gebruikt door handels- en logistieke bedrijven maar ook door gerechtsdeurwaarders en in een aantal middelgrote tot grote accountantskantoren. Maandelijks bekomen meer dan 3.000 bedrijven hun boekhoudgegevens op basis van de ORGANI boekhoudsoftware, wat als referentie toch kan tellen. Efficiëntie ORAS III kan voor de meeste boekingen een model voorstellen, zodat de gebruiker passend begeleid wordt bij het inbrengen van allerlei boekhoudkundige bewegingen. De ingebouwde aandachtspunten bieden daarenboven een leidraad voor de op te volgen zaken en een garantie voor het correct afhandelen van elke beweging. Zo vermindert u in één klap de kans om zaken te vergeten én legt u de basis voor een efficiënt debiteurenbeheer. ORAS III biedt u namelijk klantafhankelijke automatismen voor het versturen van aanmaningsbrieven en het controleren van de betalingstendensen. Via de link naar ons klanten gerechtsdeurwaarders heeft u een totaaloplossing van bij het ontstaan van de vordering tot de recuperatie van uw gelden. Integratie ORAS III zorgt op elk vlak voor een efficiënte integratie zodat elk gegeven slechts éénmaal moet ingebracht worden. Zo worden intracommunautaire aankoopfacturen bij de ingave direct doorgeboekt in de Intrastat module, investeringsfacturen direct opgenomen in de module van de vaste activa én analytische imputaties doorgeboekt. Bij het boeken van de financiële bewegingen wordt dan weer een zeer verregaande integratie gerealiseerd met het electronic banking system van ISABEL. Digitaal dossier ORAS III biedt ook de mogelijkheid om alle ontvangen stukken in te scannen en tijdens de ingave te gebruiken. Het boekhoudkundig digitaal dossier wordt zo rimpelloos opgebouwd. Anderzijds biedt ORAS III (naast een zelflerend 9
Handel & Industrie Ook alle mogelijke interesses van uw doelgroep kunt u vastleggen, zodat u een goed gerichte actie of mailing kunt doen naar precies die bedrijven die u op dat ogenblik wenst te bereiken. Het belangrijkste element betreft de historiek van de diverse contacten en de daaruit voortvloeiende agenda of to do lijst. Om de behoeften van een bedrijf in de sector Handel & Industrie te kunnen vastleggen en de mate waarin deze worden gerealiseerd te kunnen meten, is er nood aan een aangepast pakket dat precies die zaken automatiseert die het bedrijf nodig heeft. ORDAS II (Organi Distribution & Administration System II) : een pakket dat past bij het bedrijf en niet omgekeerd. ORDAS II is op dat vlak een perfecte partner. Het pakket is immers zeer modulair opgebouwd en bevat tevens alle nodige parameters zodat het geheel door onze ervaren specialisten volledig klantgericht kan uitgewerkt worden. Hierdoor herkent de klant zich steeds in de gerealiseerde automatisering, zodat de goede werking van het bedrijf door de automatisering extra wordt versterkt. ORDAS II is zeer volledig: relatiebeheer, producten en diensten, verkoop en facturatie, voorraadbeheer, logistiek beheer, aankoop, productie, projectopvolging en beheersinformatie. Met dit pakket wenst ORGANI tevens een automatisering te brengen die op een aantal vlakken duidelijk meer biedt dan de klassieke ERP pakketten. De CRM module voor relatiebeheer, de ruime mogelijkheden voor orderregistratie en de vele logistieke faciliteiten zijn hiervan de meest in het oog springende voorbeelden. CRM - Customer Relationship Management Via de CRM module kunt u al uw potentiële klanten opnemen en situeren, bijvoorbeeld in functie van de sector of de grootte van het bedrijf. Orderingave ORDAS II biedt alle faciliteiten om uw ontvangen orders snel te kunnen opnemen. Alle gegevens kunnen vooreerst direct via diverse zoeksleutels opgezocht worden. Repetitieve orders kunnen via een klantgebonden productengamma ingebracht worden of op basis van een afroeporder. Ook orders op basis van offertes en elektronische registratie via EDI of WEB zijn perfect mogelijk. Orderregistratie via Palm of Pocket PC s is een nieuwe mogelijkheid die sterk opgang maakt. Logistiek beheer Met ORDAS II beheert u een onbeperkt aantal magazijnen, locaties, loten en artikels. De toepassing voorziet dan ook in alle faciliteiten om de juiste producten op de juiste plaats te stockeren en correct op te halen voor uitlevering. U hebt de keuze tussen picking per order, per reeks van orders, per leveringsdag, in functie van een routeplan, enz. De picking zelf gebeurt steeds in volgorde van magazijnlocatie. Ook diverse colli-etiketten en palletlabels, met of zonder barcode, kunnen direct bij de picking afgedrukt worden. De controle van de leveringen kan via barcode scanning gebeuren, eventueel gekoppeld met een directe doorsturing via RF (Radio Frequentie). Door het plaatsen van diverse meetpunten, zogaande KPI s (Key Performance Indicators) krijgt u de mogelijkheid om real-time allerlei statistieken te trekken én tegelijkertijd een volledige Tracking & Tracing (doorheen uw volledige bedrijfsactiviteit) te waarborgen. 10
Logistieke dienstverlening expeditiedossiers als voor de logistieke behandeling van allerlei goederen. Documenten Expeditiekantoren, natiebedrijven, scheepsagenturen, opslagbedrijven, douaneagenturen Het zijn allemaal bedrijven die vroeger relatief losstaande activiteiten uitoefenden, maar die de jongste jaren inzake werkgebied steeds verder naar elkaar zijn toegegroeid. Vandaag spreken we daarom ook van bedrijven uit de logistieke sector. Deze organisaties zijn bijna allemaal multi-functioneel en nemen een breed scala aan logistieke activiteiten op zich. Alle soorten verzendingen: via schip, vrachtwagen, spoor of vliegtuig; in bulk, stukgoed of via container worden flexibel verwerkt. De layout van uw verschillende documenten kan volledig vrij via Scriptura opgemaakt worden. Scriptura biedt u immers de mogelijkheid om op een eenvoudige manier outputtemplate s te voorzien van tekst, images, barcodes, lijsten, links met business logica, X-path (XML) enz. waardoor u snel gepersonaliseerde documenten aanmaakt. Natuurlijk bepaalt u zelf of u deze documenten afdrukt, direct doorfaxt of via e-mail doorstuurt. Ook EDI berichten verzenden of verwerken behoort tot de klassiekers. OLS (Organi Logistic System) : de totale automatisering van uw logistieke dienstverlening. Douane documenten De opdrachtgever wenst ook steeds meer dat de partner instaat voor de opslag van de goederen, in een klassiek magazijn of onder douane entrepôt, eventueel gecombineerd met herverpakking en distributie. Dit alles moet zeer flexibel georganiseerd worden, waarbij alle betrokken partijen tijdig en duidelijk op de hoogte gebracht worden van de uit te voeren taken. De opdrachtgever moet via een aangepaste rapportering ook nog permanent geïnformeerd worden in verband met de toestand van de uit te voeren opdrachten, de beschikbare voorraden en dies meer. De ideale toepassing voor dit soort bedrijven is dan ook gebouwd rond een kern die uitermate flexibel kan opgezet worden en die geïntegreerd is met alle mogelijke vormen van communicatie. Vrijheid Met OLS (Organi Logistics System) brengt ORGANI voor deze sector een zeer moderne én volledige thinclienttoepassing die bovendien een grote vrijheid biedt! Met OLS bepaalt de klant immers zelf via een aantal keuzeschermen welke structuren en gegevens men wenst op te nemen, en dat zowel voor de Alle douane documenten kunnen direct via de geïntegreerde SADBEL/NCTS module vanuit het dossierbeheer aangemaakt en doorgestuurd worden naar het computersysteem van de douane. Informatie Als bedrijf moet u uw klant ook permanent op de hoogte houden in verband met zijn voorraad, de diverse bewegingen, de verzendingen, enz. De OLS Tracking & Tracing module zorgt ervoor dat uw klant via een standaard Internet browser alle gegevens zelf kan consulteren. Financieel dossier OLS zorgt er ook voor dat u op elk ogenblik een juiste kijk hebt op uw omzetcijfers en resultaten. Alle dossierbewegingen worden ook volledig doorgetrokken naar het geïntegreerde ORAS III pakket, zodat u op elk ogenblik een winst- (of verlies-) afrekening van uw dossiers kunt bekomen. 11
Gerechtsdeurwaarders De gerechtsdeurwaarder wordt belast met een aantal wettelijk geregelde taken, maar is vandaag toch zeker een manager die in opdracht van een aantal partijen zorgt voor een optimale inning van openstaande schulden. Consultaties rijksregister, Graydon, EuroDb en InfoBase gebeuren zonder bijkomende manipulaties via de volledig geïntegreerde interface. Onmiddellijk toegang, zonder ingave van data, én automatische overname van de gewenste gegevens in Tagor II. De kracht van een aanmaning vanwege een gerechtsdeurwaarder is inderdaad nog altijd een belangrijk werkinstrument dat door vele opdrachtgevers in toenemende mate wordt aangesproken. Een moderne automatisering van het kantoor van een gerechtsdeurwaarder moet dan ook heel wat faciliteiten bieden om enerzijds snel dossiers aan te maken en anderzijds voor deze dossiers de nodige documenten te produceren. Volledig Het TAGOR II pakket bevat alle elementen die de vlotte werking in een modern kantoor waarborgen: dossierbeheer, doorstortingen, repertorium, agendabeheer, fiscale aangifte, bankintegratie, parketzaken, enz. Belangrijk element is de ingebouwde module voor het automatisch aanmaken van dossiers op basis van bestanden vanwege de opdrachtgevers. Integratie Via TagorII beschikt u tegelijkertijd over een complete integratie met alle Office-toepassingen. Exploten en brieven worden automatisch via Word aangemaakt en afgedrukt, van elke statistiek maakt u probleemloos een Excel-file én e-mail was nog nooit zo dichtbij via de integratie met Outlook. TAGOR II biedt ook een optimale integratie met ISABEL, zodat een snelle en correcte verwerking van alle betalingen gerealiseerd wordt. Tagor II : Totale automatisatie voor uw gerechtsdeurwaarderkantoor, sneller én efficiënter door de nieuwste technologie. Agenda Een goed agendabeheer is bepalend voor de goede werking van een gerechtsdeurwaarderstudie. Alle dossierbewegingen worden op deze manier niet alleen vastgelegd, maar resulteren ook in een nieuw agendapunt. Agendabeheer moet flexibel zijn, daarom introduceren we agenda s op diverse niveau s : studie, per persoon, per afdeling, per dossiersoort,... De agenda is voor ons het ideale vertrekpunt voor verdere (automatische) handelingen (al dan niet in collectie). Digitaal dossier Elk dossier op elk ogenblik opvraagbaar, waar het zich ook bevindt... Het is misschien een droom, maar met de module digitaal dossier van TAGOR II is deze wens werkelijkheid. Alle brieven en exploten worden bij het afdrukken tegelijk in een grafisch formaat opgemaakt en aan het dossier toegevoegd. 12
Alle externe documenten alsook de betekende aktes worden ingescand en toegewezen aan het corresponderende dossier. Aangezien het importeren van bestanden (Word, Excel, pdf, html,...) standaard is voorzien, beschikt u over een bijzonder krachtig en efficiënt medium voor digitaal beheer. Informatie voor klanten Uw klanten wensen informatie! Snel, 24 uur per dag, vanop de eigen pc of van gelijk waar ter wereld. Via TagorWeb biedt u uw klanten de grootst mogelijke transparantie via een beveiligde internettoegang én schakelt u in één klap alle overbodige communicatie uit. Tagor II: Totale automatisering voor een gerechtsdeurwaarderkantoor TagorWeb: on-line consultatie met de grootst mogelijke transparantie TagorDIS: beheer alle uw documenten digitaal en verminder de papierberg TagorMobile: alle digitale info bij de hand wanneer u betekenen gaat 13
Efficiëntie Bij elk automatiseringsproject stelt men vast dat een goede toepassing op zich niet meer volstaat. Het geheel moet omringd worden met diverse technologische elementen. Technologie mag evenwel geen doel op zich vormen, maar moet in een juist kader geplaatst worden, zodat het resultaat een functioneel en geïntegreerd geheel vormt. Open communicatie Uw relaties wensen kort op de bal te spelen en snel gegevens uit te wisselen. Een echt minimale vereiste om vandaag efficiënt zaken te kunnen doen, is het gebruik van de fax maar zeker ook van e-mail. Het losstaand gebruik van deze zaken is evenwel niet meer werkbaar. Vanuit de toepassing moet u direct, zonder tussenstappen, gelijk welk document kunnen faxen of e-mailen. Deze automatisering gaat nog verder. Ook het binnenkomend verkeer met bijvoorbeeld opdrachten, instructies of bestellingen moet volledig elektronisch kunnen verwerkt worden. De relatie kan eenvoudig opgezet worden via bijvoorbeeld het Internet en met een onderling afgesproken formaat, maar ook berichten volgens de EDIFACT en/of XML norm moeten transparant kunnen verwerkt worden. Al deze elementen vormen samen het concept van e- business of e-commerce. De nadruk ligt hier dan wel op de Business-to-Business cycle met ondermeer een volledige integratie van de elektronische factuur. Barcode scanning Worden alle bestellingen juist uitgevoerd, of gebeurt er al eens een vergissing? Wat is de impact van deze vergissingen, niet alleen op het vlak van de kost om de fout te herstellen, maar zeker ook op het vlak van de geschonden relatie met uw klant? Via een sluitende controle op basis van barcode scanning bekomt u niet alleen de zekerheid dat alle leveringen foutloos verlopen, u kunt tegenover uw klant ook de garantie bieden dat alle goederenbewegingen volledig gecontroleerd en dus ook foutloos verlopen. Indien de gegevens van de barcode scanner via RF (Radio Frequentie) worden doorgestuurd, bekomt u bovendien op elk ogenblik een snelle en on-line afhandeling van alle bewegingen. Barcode scanners zijn niet alleen beschikbaar in industriële uitvoeringen, maar kunnen ook gecombineerd worden met handterminals. Hierdoor kan bijvoorbeeld een vertegenwoordiger met één gecombineerd toestel zowel orderregistratie via barcode scanning doen als de eigen agenda behandelen, een kleine database met verkoopcijfers consulteren, enz. Barcodes worden niet alleen gebruikt in het logistieke proces. Deze technologie wordt ook gebruikt bij het inscannen van documenten voor het digitaal dossier. Digitaal dossier U wordt regelmatig geconfronteerd met de vraag om een bepaald document snel te kunnen inzien. Hiervoor wordt dagelijks te veel tijd gespendeerd aan het opzoeken en kopiëren van documenten. Als alle documenten evenwel direct bij ontvangst centraal worden ingescand, dan kan men deze tijdens het boeken systematisch opnemen in een digitaal dossier. Hierdoor kunnen alle bevoegde gebruikers alle beschikbare documenten vanaf het eigen werkscherm inzien. Via OCR kan ook de inhoud van de documenten gerecupereerd worden voor bijvoorbeeld gebruik in de eigen administratie. Alle uitgaande documenten worden direct en automatisch gedigitaliseerd en aan het dossier toegevoegd. Documenten met nabehandeling (vb. ondertekening) worden na ontvangst ingescand, zodat het dossier de definitieve situatie weergeeft. Door deze documenten bij de afdruk te voorzien van 14
een barcode, worden ze door het systeem automatisch herkend en juist geklasseerd. Het oorspronkelijk document wordt vervangen. Webconsultatie Dit gegeven kan zelfs nog gecombineerd worden met het opzoeken en behandelen van dossiergegevens via webtechnologie. De klant kan dan direct vanaf het eigen scherm, via een modem of internetverbinding, alle gegevens en documenten inkijken en indien toegelaten ook bewerken. Gedecentraliseerde structuur De relatie met de klanten en de leveranciers moet op een directe manier kunnen uitgebouwd worden. De elektronische snelweg van het Internet is hiervoor een prima hulpmiddel. Ook de communicatie met de externe medewerkers moet efficiënt uitgebouwd worden. Deze problematiek wordt uitgewerkt op twee niveaus: de netwerkverbinding met de remote locaties enerzijds en een aangepaste werkwijze voor het gedecentraliseerd gebruik van de toepassingen anderzijds. Het eerste punt kan opgevangen worden door het opzetten van een veilige verbinding over het Internet of VPN (Virtual Private Network). Voor het tweede aspect kan men ofwel beroep doen op een algemene oplossing via bijvoorbeeld Citrix of via de ontwikkeling van aangepaste n tier oplossingen. De bedrijfslogica wordt hierbij afgescheiden van de gebruikersinterface, zodat de toepassing op gelijk welke terminal ter wereld kan worden gebruikt. 15
De voordelen van ORGANI Kennis van de markt, uw klanten en zijn omgeving: onze medewerkers spreken uw taal. De juiste ontwikkelomgeving. Al onze toepassingen zijn gebaseerd op marktstandaarden van Microsoft en Progress Software. ORGANI biedt u klantgerichte, functionele, doeltreffende programma s in een gebruiksvriendelijk kader. Alle toepassingen worden gepast omkaderd met praktisch toepasbare technologische mogelijkheden. Onze eigen IAB accountant waakt over de juiste interpretatie van alle fiscale en wettelijke gegevens. ORGANI brengt u een totaaloplossing met aandacht voor alle aspecten van uw automatisering. ORGANI biedt een pakket voor debiteurenbeheer vanaf het ontstaan van de vordering tot de inning van uw gelden. Wij hopen stellig dat u op basis van dit document een voldoende duidelijk beeld hebt bekomen van de ruime mogelijkheden die ORGANI voor uw bedrijf kan bieden. Wenst u meer informatie of een demonstratie? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met onze commerciële dienst. ORGANI BVBA Dynamicalaan 15 B 2610 WILRIJK T 03 820 63 00 F 03 830 07 98 info@organi.be www.organi.be Een onafhankelijk Vlaams bedrijf dat toepassingen ontwikkelt voor middelgrote bedrijven en organisaties. ORGANI is door de Vlaamse overheid erkend als officieel opleidingsverstrekker. Meer dan 600 manjaar vakkennis. Meer dan 6.000 tevreden gebruikers. Een jaarlijkse 2-digit groei aan omzet en toegevoegde waarde. 16
ORGANI bvba Dynamicalaan 15 2610 Wilrijk - Antwerpen Tel.: 03-820 63 00 Fax: 03-830 07 98 info@organi.be www.organi.be