Raadsvoorstel STELLER Wim van Beem VERANTWOORDELIJK WETHOUDER R. van Schelven DATUM RAADSVERGADERING 23 september 2010 ONDERWERP Verlenging dienstverleningsovereenkomst accountant PROGRAMMA Burger en Bestuur BELEIDSPRODUCT/ GEMEENTELIJKE TAAK Begroting en Jaarrekening REGISTRATIENUMMER 109487 VOORGENOMEN BESLUIT Het dienstverleningscontract met Deloitte Accountants met 1 jaar te verlengen voor de controle van de jaarrekening 2011. KORTE SAMENVATTING VOORSTEL Wettelijk is geregeld dat de raad van de gemeente Culemborg een accountant aanwijst die de controle van de jaarrekening uitvoert. Het voorstel is om het dienstverleningscontract met Deloitte Accountants met 1 jaar te verlengen voor de controle van de jaarrekening van het boekjaar 2011. 1. AANLEIDING Op 25 september 2008 heeft de gemeenteraad Deloitte Accountants benoemd als huisaccountant voor de (boek)jaren 2009 en 2010 met een optie tot verlenging met twee keer 1 jaar. Dit besluit is indertijd tot stand gekomen na een uitvoerige aanbestedingsprocedure die samen met een aantal regiogemeenten is gevoerd. Het voorstel is om voor het boekjaar 2011 gebruik te maken van de optie in het dienstverleningscontract met Deloitte Accountants. 2. WETTELIJK OF BELEIDSKADER 2A. WAT IS HET VASTGESTELDE, BESTAANDE BELEID? Op grond van het bepaalde in de Controleverordening gemeente Culemborg ex. Artikel 213 Gemeentewet, benoemt de raad de accountant die wordt belast met de controle van de jaarrekening. Hiermee wordt tevens voldaan aan het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG). De accountant heeft bij de gemeente de rol van onafhankelijk controleur. Hij wordt benoemd door de gemeenteraad en rapporteert aan de gemeenteraad. 2B. WAAR KAN IK LEZEN WAT HET VASTGESTELDE BESTAANDE BELEID IS? RAADSVOORSTEL, JAAR BELEIDSNOTA, JAAR, PAG. BEGROTING, JAAR, PAG. In artikel 213 van de Gemeentewet. In de Controleverordening gemeente Culemborg, vastgesteld met het raadsbesluit van 15 maart 2007, registratienummer 0700033. In het raadsvoorstel van 25 september 2008, registratienummer 0804354. In de programmabegroting 2010, pagina 18. 3. GEDACHTEGANG De Auditcommissie heeft in de achterliggende jaren telkens de aanbestedingsprocedure begeleid en de raad geadviseerd over de benoeming van de accountant. De Auditcommissie heeft op 31 mei 2010 gesproken over de verlenging van de dienstverleningsovereenkomst. De Auditcommissie is tevreden met de Gemeente Culemborg Ridderstraat 250 Postbus 136 4100 AC Culemborg Tel 0345 477 700 Fax 0345 477 950 Info@culemborg.nl www.culemborg.nl
2 wijze waarop de accountant de controletaken verricht en adviseert de gemeenteraad het bestaande contract met een jaar te verlengen. 4. BESTUURLIJKE OVERWEGINGEN De provincie legt de gemeente Culemborg sancties op als de gemeente zich niet houdt aan het wettelijke voorschrift om de jaarrekening te laten controleren door een accountant. Voor een zorgvuldig besluitvormingsproces is het van belang dat de raad beschikt over financiële gegevens die naar het oordeel van de accountant in orde zijn. 5. COMMUNICATIE Deloitte Accountants wordt vóór 1 oktober a.s. in kennis gesteld van uw besluit om gebruik te maken van de optie en de overeenkomst te verlengen met 1 jaar. 6. PLANNING EN CONTROL (MUTATIES OP DE PROGRAMMABEGROTING) 6A.. HEEFT DIT VOORSTEL BETREKKING OP EEN ONDERWERP UIT DE RAADSTERMIJN-AGENDA? Nee. Het onderwerp is ook niet expliciet in de raadstermijnagenda opgenomen. 6B. BEOOGD EFFECT. EN HOE METEN WE DAT EFFECT? De accountantscontrole wordt op tijd (begin mei 2012) afgerond met een goedkeurende accountantsverklaring en een verslag van bevindingen. 6C. WELKE PRESTATIES GAAT DE GEMEENTE LEVEREN EN HOE METEN WE DAT? WANNEER GAAN WE WAT DOEN (PER JAAR UITGESPLITST)? De organisatie zorgt er voor dat in het boekjaar 2011 de registraties van de financiële mutaties van kosten en opbrengsten kwalitatief op orde zijn volgens de geldende regels. 6D. WELK BELEID MET BIJBE- HORENDE PRESTATIES VERVALT? Niet van toepassing, omdat sprake is van voortzetting van bestaand beleid.
6E. WAT MAG HET KOSTEN (PER JAAR UITGESPLITST). 6F. WELK HUIDIG BUDGET VERVALT? 3 Voor de jaarlijkse kosten van de accountant (controle jaarrekening) zijn middelen opgenomen in de begroting (2009 24.600 en 2010 24.600). Dit bedrag omvat de algemene controle vaan de jaarstukken, het accountantsrapport, de accountantsverklaring, de managementletter, de bestuursbrief, periodiek overleg, Sisa verklaringen en de jaarlijkse onderzoeken opzet AO. In de huidige dienstverleningsovereenkomst met Deloitte is in artikel 3.5 vastgelegd dat de prijs voor 2 jaar vastligt, dus tot en met het boekjaar 2010. Bij verlenging van de overeenkomst wordt de prijs verhoogd met de inflatiecorrectie. Van Deloitte Accountants is overigens bericht ontvangen dat deze inflatie correctie niet wordt toegepast bij verlenging van de dienstverleningsovereen komst. De controle kost dan ook in 2011 24.600. Niet van toepassing bij voortzetting van de dienstverleningsovereenkomst. Zie ook 6e. 6G. ZIJN ER HOGERE KOSTEN VERBONDEN AAN DIT VOORSTEL? ZO JA, HOE WORDT DIT FINANCIEEL AFGEDEKT? 6H. WAT IS DE PLANNING VOOR REALISATIE? Niet van toepassing. Zie 6e. De accountant voert de controle voor het boekjaar uit in overleg met de Auditcommissie en op basis van de controleopdracht. De controle van de jaarrekening moet begin mei 2012 zijn uitgevoerd. 6I. WELKE FINANCIËLE RISICO S KENT.HET VOORSTEL?. 6J. WELKE ANDERE RISICO S KENT HET VOORSTEL? Geen Indien de raad besluit om de dienstverleningsovereenkomst niet te verlengen dan moet er een nieuwe aanbestedingsprocedure worden uitgevoerd. Overstappen naar een andere accountant betekent dat de gemeente (raad, college en organisatie) opnieuw moet investeren in een werkrelatie met een (mogelijk) nieuwe accountant. BIJLAGEN Huidige Dienstverleningsovereenkomst Deloitte Accountants. Burgemeester en Wethouders van Culemborg De secretaris De burgemeester P. v.d. Veer R. van Schelven Aldus besloten in de vergadering van de Raad, gehouden op 23 september 2010 De griffier De voorzitter P.J. Peters R. van Schelven