Beschrijving aanvraagprocedure/aanvraagformulier Voor de behandeling van subsidieaanvragen voor projecten en activiteiten, werken wij met een vaste procedure. U kunt subsidie voor een bepaald project of activiteit aanvragen. Waarbij onderstaande procedure geldt. Behandeltermijn U kunt een aanvraag het hele jaar door indienen. Het bestuur kent minimaal 4 maal per jaar de subsidies toe. Voor de planning van de bestuursvergaderingen 2016, waarin besloten wordt over de toekenning van de subsidie verwijs ik u naar de website van het Aequorfonds. www.aequor.nl Voor 2016 is vastgelegd; aanvragen eerste periode indienen voor 1 mei 2016, bestuursbesluit voor 1 juli 2016 aanvragen tweede periode indienen voor 1 augustus, bestuursbesluit voor 1 oktober 2016 aanvragen derde periode indienen voor 1 november 2016, bestuursbesluit voor 1 januari 2017. Voorwaarde is dat wij uw aanvraag minimaal 13 weken vóór de start van uw project ontvangen. Wij hebben maximaal 13 weken nodig om uw aanvraag te onderzoeken en te beoordelen. (de aanvragen eerste periode in 2016 geldt een korter termijn van 8 weken.) Voorwaarde voor het toekennen van subsidie is dat de uitvoering van het project niet gestart is voor de datum van toekenning. Aanvraag indienen U dient uw aanvraag in te dienen via het aanvraagformulier waarin u vragen beantwoordt en bijlagen toevoegt. U krijgt binnen enkele weken bericht of uw aanvraag inhoudelijk in behandeling wordt genomen of wordt afgewezen. Behandeling aanvraag Na ontvangst van het ingevulde vragenformulier en de bijlagen, beoordelen wij of uw aanvraag aansluit bij onze criteria en beleidskeuzes. Als uw aanvraag hier niet aan voldoet, ontvangt u van ons een afwijzing. Als uw aanvraag wel bij de criteria en het beleid van het Aequorfonds aansluit, maar uw projectplan nog onvoldoende informatie verstrekt om naar het oordeel van het bestuur een afgewogen besluit te nemen, kunt u van ons een verzoek ontvangen om aanvullende vragen te beantwoorden en/of extra documenten mee te sturen. Zodra wij uw antwoorden hierop hebben ontvangen, beoordelen wij uw aanvraag vervolgens inhoudelijk en financieel. De beoordeling hangt van allerlei factoren af. Zoals aansluiting bij ons beleid, vergelijking met andere aanvragen, beschikbare budget, eventuele bijzondere omstandigheden, etc. Tijdens de beoordeling kan het voorkomen dat de programma directeur contact met u opneemt voor aanvullende informatie. Het uiteindelijke besluit over wel of niet toekennen van een subsidie door het bestuur laten wij u schriftelijk weten. Na positief besluit op de subsidie aanvraag Na een positief besluit van het bestuur op uw subsidieaanvraag, gaan wij met u een subsidieovereenkomst aan. In deze overeenkomst staan, naast algemene voorwaarden ook verwoord de specifieke voorwaarden, uw verplichtingen de maximale hoogte van de subsidie, de wijze waarop deze zal worden vastgesteld bij de eindafrekening, informatie over de Pagina 1
betaalbaarstelling, eventuele bevoorschotting, de datum waarop de tussentijdse- en eind rapportages ingeleverd moeten zijn, wanneer de activiteiten afgerond dienen te zijn, etc. Pas als de begroting en dekking van uw plan helemaal rond zijn en het project daadwerkelijk doorgaat, betalen wij eventueel een voorschot van de subsidie aan u uit. Bij toegekende subsidies legt u als subsidie ontvanger achteraf rekening en verantwoording af aan de hand van een activiteiten- en financieel verslag. Bij toegekende subsidies van 10.000 en hoger, vragen wij u bovendien accountantsverklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid inzake het activiteitenoverzicht en financieel verslag, waarin bevestigd wordt dat onze subsidie volgens toekenning is besteed. Pagina 2
Aanvraag formulier Subsidie Aequorfonds Om te komen tot een subsidie toekenning, dienen wij uw projectaanvraag tijdig te ontvangen. Wij vragen u in uw projectplan onderstaande vragen zo volledig mogelijk te verwerken. (graag kort en bondig). Verwijs s.v.p. niet naar andere stukken. (Met uitzondering van de begroting) Graag ontvangen wij uw aanvraag 13 weken voor aanvang van het project. Gegevens Aanvrager: Naam (organisatie): Contactpersoon; Adres: Postcode/Plaats: Telefoon/mobiel: E-mail: Titel project: Startdatum: Einddatum : Doorlooptijd project: Evaluatiedatum: Totale begroting: (totaal / per...) Aangevraagd subsidie bedrag: Bankrekeningnummer aanvrager: Projectnummer in te vullen door Aequor 1. Doel en beschrijving van het project waarvoor de subsidie wordt aangevraagd. Wat is de aanleiding van het project? Wat is de gedachte erachter? Wat zijn de doelen van uw initiatief? (kwalitatief en kwantitatief) Welke resultaten wilt u bereiken? Voor wie is het project bedoeld? Wat is het concrete belang van het project? Hoe sluit dit aan op de criteria en doelstellingen uit het reglement van het Aequor stimuleringsfonds? Vermeld uw doelstellingen in cijfers, zoals: aantal actieve deelnemers, aantal bezoekers, aantal bijeenkomsten of trajecten, succespercentages en dergelijke. SMART formuleren; Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden Pagina 3
2. Verloop van het project Wat gaat u ondernemen om de doelen te bereiken, wat is uw plan? Beschrijf kort de activiteiten, waar, wanneer, door wie en hoe wordt het project uitgevoerd? SMART formuleren; Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Uit welke fasen of onderdelen bestaat het project? Na welke fase in het project is er een go-no go moment ingebouwd? Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om het project na het go- no go moment voort te zetten? Planning, werkwijze, investering, inzet en betrokkenheid van organisaties, mensen, samenwerking. Welke deelnemers, groepen van bedrijven en beroepsonderwijs zijn betrokken bij de uitvoering? Hoe is de samenwerking met het beroepsonderwijs en het ( georganiseerde) bedrijfsleven vormgegeven, georganiseerd en geborgd? Wat zijn de verantwoordelijkheden van elk van de partijen? Welke investeringen worden door betrokkenen gedaan in tijd en/of geld? Financiële gegevens Hoe ziet het budget eruit? Is er sprake van cofinanciering, andere subsidies, bijdragen of sponsoring? Zo ja door wie? Hoeveel? Onder welke voorwaarden? Wat is de stand van zaken en planning m.b.t. de beoordeling en besluitvorming hiervan? Begroting van inkomsten en uitgaven, dekkingsplan: waar is dit terug te vinden in het projectplan? Pagina 4
Te bereiken resultaten Geef hieronder weer wat de beoogde doelen, doelgroep(en) en resultaten zijn. Welke indicatoren hanteert u? Welke meet u? Zowel kwantitatief als kwalitatief. Licht toe hoe volgens u de activiteiten hieraan bijgedragen. SMART formuleren; Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Wat zijn voor u de belangrijkste leer- en ontwikkel punten door het project? Benoem hieronder wat het project beoogt op te leveren en wat u van het project denkt te leren. Wat is er nieuw of innovatief? 4. Voortgang en verantwoording alsmede communicatie planning (exporteren van best practice) Hoe en wanneer wordt er informatie gegeven over voortgang, afronding, verantwoording en evaluatie van het project? (zie ook voorwaarden artikel 13 tot en met 17 van het subsidie reglement Stichting Aequorfonds) Hoe zorgt u dat uw ervaringen kunnen dienen als best practice voor anderen? Op welk publiek richt u zich met de bekendmaking van de resultaten? En op welke wijze vindt dit plaats? ( artikel 8 e van het subsidie reglement Stichting Aequorfonds) Pagina 5
5. opmerkingen Hoe draagt het project bij aan kennisontwikkeling en innovatie: is het project een toevoeging op de bestaande praktijk of theorie of stimuleert het project door zijn uitzonderlijke, voorbeeld stellende kwaliteit of karakter, naar verwachting nieuwe ontwikkelingen in de terreinen, die binnen de werkingssfeer van het Stimuleringsfonds vallen; Hoe en op welk terrein draagt het project bij aan kennisverdieping en ontwikkeling? Stelt het gangbare inzichten en werkwijzen ter discussie? Hoe en op welke wijze heeft het project bijgedragen aan een betere aansluiting van het MBO onderwijs op de wensen en behoeften vanuit het bedrijfsleven en waaruit blijkt dat? Wat wilt u over het project verder kwijt, dat kan bijdragen aan een positief besluit van het bestuur op uw subsidie aanvraag? 6. Ondertekening door rechtsgeldige vertegenwoordiger van de aanvrager - ondergetekende verklaart het aanvraag formulier naar waarheid te hebben ingevuld. - ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van het regelement en in te stemmen met de daarin opgenomen voorwaarden en vormvereisten. - ondergetekende verklaart bevoegd te zijn om namens de aanvrager de aanvraag in te dienen en de verplichting voortkomend uit het reglement aan te gaan. Naam en functie; Handtekening;.. Datum aanvraag;. Plaats;.. Pagina 6
CHECKLIST FORMELE STUKKEN bij de aanvraag Op basis van onze werkwijze en voorwaarden vragen wij bij het toekennen van subsidies ook een aantal formele stukken op. Geef s.v.p. hieronder aan welke stukken u meestuurt en stuur eventueel de nog aanvullende stukken na. (S.v.p. aankruisen indien verstuurd): - Projectplan - - Financiële begroting, inkomsten en uitgaven - Dekkingsplan, Definitieve dekking (welke aanvragen zijn bij derden ingediend voor een subsidie/ vergoeding voor dit project. Stand van zaken en planning m.b.t. beoordeling en besluitvorming) - Meest recente financieel jaarverslag - Statuten - Recent uittreksel Kamer van Koophandel - Overige zoals; informatie over de organisatie of samenwerkingsverband. visiestuk, samenstelling bestuur, RVT, comité van aanbeveling, reeds bereikte resultaten/ trackrecord. Pagina 7