Gebruik van de nieuwe Dterm IP Telefoons

Gebruik van de nieuwe Dterm IP Telefoons Handleiding IP-telefonie voor medewerkers Universiteit van Tilburg Inhoud 1 De voordelen van VoIP 2 Nieuwe faciliteiten 3 Uw nieuwe telefoon 1 Gebruik van het display en de zes groene softtoetsen 2 Gebruik van de vaste functietoetsen 3 Gebruik van de programmeerbare functietoetsen 4 Overige toetsen 4 Handsfree telefoneren 5 Doorschakelen van gesprekken 6 Automatisch terugbellen 7 Nummerherhaling 8 Doorverbinden/ruggespraak 9 Wachtstand 10 Conferentiegesprek 11 Toetsen programmeren voor versneld nummerkiezen 12 Een wisselgesprek voeren 13 Instellingen van uw telefoon aanpassen 1 Aanpassen van het belsignaal en het belvolume 2 Aanpassen van het volume voor gesproken en ontvangen tekst 3 Vast inschakelen van de microfoon 14 Het interne UvT-telefoonboek raadplegen 15 Gebruik van het voicemailsysteem 1 Het activeren en instellen van uw voicemailbox 2 Ingesproken berichten afluisteren 3 Gebruik van (snel)toetsen in het voicemailsysteem 4 Instellingen van uw voicemailbox wijzigen 16 Bekijken van oproepinformatie 17 Flexibel telefoneren met hot desking 1 inloggen 2 uitloggen 18 Beveiliging en authenticatie 19 Verkeersklassen 20 Meer informatie en online tutorial 21 Vragen en /of problemen

Op uw werkplek op de universiteit maakt u gebruik van een IP-telefoon. Het toestel deelt met uw pc dezelfde netwerkaansluiting en is in tegenstelling tot een analoog en ISDN toestel via het UvTnet aangesloten op de IP-telefooncentrale die de universiteit medio 2005 in gebruik heeft genomen. U telefoneert dus digitaal via het internet en u maakt gebruik van een nieuwe techniek die Voice over IP wordt genoemd ook wel afgekort tot VoIP. Met deze handleiding wil IT Services de nieuwe infrastructuur, het IP-toestel en de de telefoniefaciliteiten waarover u kunt beschikken bij u introduceren. 1 De voordelen van VoIP Voice over IP, VoIP, Voice over the Internet (VOI), IP telefonie en Internet-telefonie zijn allemaal termen voor hetzelfde: telefonie via Internet. Bij Voice over IP (Internet Protocol) is geen sprake meer van een apart telefonienetwerk, maar worden spraak en data over één netwerk gecombineerd getransporteerd. Een IP-telefoontoestel en een pc zijn beide aangesloten op dezelfde netwerkbekabeling en maken (simultaan) gebruik van dezelfde netwerkomgeving: het UvTnet en internet. In het UvTnet is sinds mei 2005 ook de nieuwe IP-telefooncentrale opgenomen. De nieuwe centrale is geen grote schakelkast zoals zijn voorganger. Maar een kleine server waarop allerlei telefoniesoftware is geïnstalleerd. Die software biedt niet alleen de noodzakelijke basisfunctionaliteit, nodig voor het afhandelen van gesprekken, maar ook extra faciliteiten zoals een intern telefoonboek, oproepinformatie en voicemail. Op de nieuwe centrale staan van elke IPabonnee ook de telefonie gerelateerde bestanden. Hierbij moet u denken aan uw persoonlijke oproepinformatie, doorschakelingen, toestelinstellingen als beltoon en geluidsvolume, de voicemailbox en passwords. Voice over IP brengt kostenbesparingen met zich mee, onder meer op het gebied van bekabeling (aparte bekabeling voor telefonie is niet meer nodig), een vermindering van het aantal netwerkaansluitpunten (pc en telefoon maken immers gebruik van dezelfde netwerkaansluiting) en een efficiënter beheer van het netwerk. Telefonie wordt namelijk een applicatie op het datanetwerk, waarbij het onderhoud plaatsvindt in één centrale database. Bovendien maakt Voice over IP nieuwe toepassingen op de universiteit mogelijk zoals hot desking, waarbij u op meerdere locaties bereikbaar kunt zijn op uw eigen interne nummer. 2 Nieuwe faciliteiten De IP-telefooncentrale doet meer dan alleen het afhandelen van telefoongesprekken. De centrale biedt via het netwerk ook een aantal nieuwe faciliteiten aan zoals: nummerherkenning, nummerherhaling (de laatste vijf gekozen nummers), telefonisch vergaderen, een telefoonboek, diverse - zelf in te stellen doorschakelingen van uw inkomende gesprekken, een overzicht van uw inkomende en uitgaande oproepen, een voicemailbox. Met de nieuwe VoIP-infrastructuur kunnen andere faciliteiten gemakkelijk toegevoegd worden en aan de abonnees beschikbaar gesteld. Sinds kort is het bijvoorbeeld mogelijk om voicemailberichten door te sturen naar een mailadres. Deze berichten kunnen dan afgeluisterd worden op de pc in plaats van via het voicemailsysteem. Ook worden de voorbereidingen getroffen voor het aanbieden van SMS-functionaliteit. Handleiding IP-telefonie Pagina 1

3 Uw nieuwe telefoon Onderstaande afbeelding toont het IP-toestel dat op de universiteit het meest geplaatst wordt. Behalve dit toestel komen op de universiteit nog een aantal andere modellen voor met uitgebreidere programmeermogelijkheden. Deze modellen worden vooral geplaatst op secretariaten. Met al deze toestellen kunt u handsfree telefoneren, omdat ze beschikken over een ingebouwde luidspreker en microfoon. 3.1 Gebruik van het display en de zes groene softtoetsen Het toestel is voorzien van een display waarop informatie wordt getoond. Afhankelijk van de telefoniefunctie die u gebruikt, zal deze informatie steeds wisselen. Als u het toestel niet gebruikt dan ziet u standaard het onderstaande: Uw interne nummer Tijdstip Dag Datum Mic DND >>>? ❶ ❷ ❸ ❹ ❺ ❻?. Softtoetsen Via het display worden op de onderste regel diverse functies getoond. Deze kunnen met behulp van de zich direct onder het display bevindende groene softtoetsen geactiveerd worden. In bovenstaand voorbeeld schakelt u bijvoorbeeld de functie microfoon [= Mic] in door op softtoets ❷ te drukken. De drie pijltjes [>>>] in het display geven aan dat er nog meer functies beschikbaar zijn. Door op de softtoets ❺ te drukken verschijnen deze op het display. Informatie over een specifieke functie kunt u opvragen via de helpfunctie. U activeert de helpfunctie via de softtoets ❻? en deactiveert deze functie via de softtoets? ❶. Wilt u bijvoorbeeld weten wat [DND] betekent? Druk dan eerst op de softtoets ❻ en vervolgens op de met [DND] corresponderende toets ❸. Op het display verschijnt dan een toelichting. Handleiding IP-telefonie Pagina 2

3.2 Gebruik van de vaste functietoetsen Onder en rechts van de telefoontoetsen zijn negen vaste functietoetsen gegroepeerd, waarmee u bepaalde faciliteiten kunt activeren. Deze toetsen zijn allen voorzien van een icoon. Inschakelen van de luidspreker Zie hoofdstuk 4 Inschakelen van de microfoon Zie hoofdstuk 4 Gesprek beëindigen waarna u onmiddellijk de kiestoon krijgt Zie hoofdstuk 4 Weergeven van de laatst gekozen 5 nummers Zie hoofdstuk 7 Doorverbinden en/of ruggespraak houden Zie hoofdstuk 8 Gesprek tijdelijk in de wachtstand plaatsen Zie hoofdstuk 9 Conferentiegesprek opzetten met drie personen Zie hoofdstuk 10 Programmeertoets Zie hoofdstuk 11 Een wisselgesprek voeren Zie hoofdstuk 12 3.3 Gebruik van de programmeerbare functietoetsen Direct onder de groene softtoetsen bevindt zich een rij met acht programmeerbare functietoetsen. De twee buitenste zijn al voorgeprogrammeerd: de linkse toets geeft de status van uw telefoonlijn aan, de rechtse toets gebruikt u om uit te loggen op uw toestel (een functie die m.n. van belang is bij hot desking zie hoofdstuk 17). De overige zes toetsen kunt u desgewenst zelf programmeren, bijvoorbeeld voor versneld nummerkiezen (zie hoofdstuk 11). 3.4 Overige toetsen Rechtsonder op het toestel bevindt zich een dubbele toets waarmee u het contrast van het display en de geluidsterkte van belsignaal en luidspreker/hoorn kunt regelen. Daarboven zitten de toetsen waarmee u toegang hebt tot het interne UvT-telefoonboek en tot uw overzicht van inkomende en uitgaande oproepen. Het gebruik van deze toetsen komt aan de orde in de hoofdstukken 14 en 16. Helemaal rechtsbovenaan bevindt zich tenslotte een oproepindicator die gaat knipperen als u gebeld wordt en continu blijft branden als u een voicemail hebt ontvangen. 4 Handsfree telefoneren Met uw IP-toestel kunt u bellen door de hoorn van de haak te nemen. U kunt er echter ook handsfree mee bellen, want het toestel heeft een ingebouwde luidspreker en microfoon. Beide staan standaard uit en dient u zelf in te schakelen. Om handsfree te telefoneren gaat u als volgt te werk: 1. Laat de hoorn op de haak liggen en schakel de luidspreker en microfoon in via de toetsen met de iconen (luidspreker) en (microfoon). Als teken dat deze functies zijn ingeschakeld, zal op deze toetsen een lampje rood gaan branden en hoort u de kiestoon. 2. Toets het gewenste telefoonnummer in en wacht tot uw oproep beantwoord wordt. 3. U beëindigt het gesprek door op de toets te drukken. De luidsprekertoets én de microfoontoets schakelen nu beide uit. Wit u meteen een nieuw handsfree gesprek voeren dan kunt u het gesprek ook beëindigen met de toets. De luidsprekertoets en de microfoontoets blijven dan ingeschakeld en u krijgt onmiddellijk weer een kiestoon. Tip: Als u veel handsfree belt, kan het handig zijn om de microfoon standaard ingeschakeld te hebben. U hoeft dan alleen nog de luidspreker in te schakelen. Druk op de toetsen en [1]. Het lampje van de toets zal nu permanent branden. U heft deze schakeling op door op de toets te drukken. Handleiding IP-telefonie Pagina 3

5 Doorschakelen van gesprekken U kunt voortaan zelf uw inkomende gesprekken automatisch laten doorschakelen naar een ander telefoonnummer. U hebt de volgende mogelijkheden: Niet storen functiecode: [DND] = Do Not Disturb Doorschakelen van al uw gesprekken functiecode: [FDA] = ForwarD All [*21] Doorschakelen bij niet beantwoorden functiecode: [FDN] = ForwarD No answer [*23] Doorschakelen bij in gesprek functiecode: [FDB] = ForwarD Busy [*25] Deze functies worden aangeboden via het display van het toestel en geactiveerd met de softtoetsen. De functie [DND] De functie [DND] is zichtbaar op het display als de hoorn op de haak ligt. Als u deze functie activeert bent u telefonisch onbereikbaar. Dit is vergelijkbaar met het uit het contact trekken van de telefoonstekker. 1. U activeert deze functie door op de softtoets te drukken die zich direct onder de functiecode bevindt. 2. Op het display verschijnt nu de melding [ÇDND] = Cancel DND. 3. Om de functie op te heffen drukt u op de softtoets die zich direct onder deze melding bevindt. De functies [FDA], [FDN], [FDB] De drie doorschakelingen [FDA], [FDN], [FDB] verschijnen op het display zodra u de hoorn van de haak hebt genomen. In eerste instantie ziet u alleen de functie [FDA], maar door op de softtoets onder de pijltjes [>>>] te drukken verschijnen ook de overige twee doorschakelingen. 1. U activeert de gewenste doorschakeling door op de softtoets te drukken die zich direct onder de functiecode bevindt (u kunt echter ook gebruik maken van de toestcombinaties [*21], [*23] en [*25] ). 2. Toets vervolgens het telefoonnummer in waarnaar u wilt doorschakelen. Op het display verschijnt nu de melding [FORWARD SET]. 3. Wilt u de doorschakeling opheffen neem dan de hoorn van de haak en druk op de bijbehorende softtoets. Op het display verschijnt vervolgens de melding [FORWARD CANCEL]. Al uw geactiveerde doorschakelingen zijn op het display zichtbaar. Er verschijnt dan bijvoorbeeld [ÇFDA], [ÇFDN], en [ÇFDB]. Met de hoorn óp de haak kunt u via een druk op de softtoets bekijken naar welk toestelnummer u staat doorgeschakeld. Op het display verschijnt dan de melding [FORWARD] met daarachter het nummer waarnaar de doorschakeling is gemaakt. Tip: Wanneer u gebruik gaat maken van het voicemailsysteem (zie hoofdstuk 15) is het handig om bij niet beantwoorden en bij in gesprek uw toestel automatisch te laten doorschakelen naar uw voicemailbox. In dat geval is het nummer dat u bij deze doorschakeling dient op te geven [3799]. 6 Automatisch terugbellen Wanneer u iemand belt die in gesprek blijkt te zijn dan kunt u zich automatisch laten terugbellen. Deze functie wordt via het display aangeboden en geactiveerd met de softtoetsen. 1. U hoort de in gesprek toon en de melding [BUSY] verschijnt in het display. Op de onderste regel van het display verschijnt de functiecode [CB] = Call Back. 2. Vervolgens drukt u op de softtoets onder de melding [CB] om de functie voor automatisch terugbellen te activeren. Op het display verschijnt de melding [ÇCB] = Cancel Call Back. 3. U kunt nu de hoorn neerleggen. Zodra de persoon die u wilde bellen het gesprek heeft beëindigd wordt u teruggebeld. 4. De functie kunt u eventueel opheffen door de hoorn van de haak te nemen en de softtoets onder de melding [ÇCB] in te drukken. Handleiding IP-telefonie Pagina 4

7 Nummerherhaling De laatste vijf door u gekozen telefoonnummers worden bewaard en kunt u oproepen. Deze functie is beschikbaar via de toets. 1. Druk één keer op de toets en het laatst gebruikte nummer verschijnt (op de tweede regel van) het display, druk nogmaals en het voorlaatste nummer verschijnt etc. 2. U maakt verbinding met het toestelnummer dat getoond wordt door aansluitend [#] in te toetsen. 8 Doorverbinden/ruggespraak U kunt een gesprek doorverbinden naar een ander toestel, of tijdens een gesprek even overleggen met iemand op een ander toestel. Deze functie is beschikbaar via de toets. U gaat hiervoor als volgt te werk: 1. Vraag de persoon met wie u in gesprek bent of deze even wil wachten. 2. Druk op de toets, het eerste gesprek wordt nu automatisch in de wacht gezet en u hoort de kiestoon. 3. Kies het nummer van de persoon naar wie u wilt doorverbinden of met wie u wilt overleggen. Als u alleen wilt doorverbinden dan kunt u meteen de hoorn op de haak leggen of wachten tot het gesprek wordt beantwoord en dan ophangen. Als u wilt overleggen dan voert u het tweede gesprek. 4. Om het eerste gesprek voort te zetten, drukt u opnieuw op, het tweede gesprek wordt nu automatisch in de wacht gezet. 5. Druk op om te schakelen tussen de twee gesprekken. 9 Wachtstand Als u een gesprek tijdelijk wilt onderbreken zonder echter de verbinding te verbreken dan kunt u een gesprek in de wachtstand zetten. Deze functie is beschikbaar via de toets. U gaat hiervoor als volgt te werk: 1. Vraag de persoon met wie u in gesprek bent of deze even wil wachten. 2. Druk op de toets. Het gesprek wordt nu in de wacht gezet en de persoon met wie u in gesprek was, krijgt een melodie te horen. 3. Als u nu de hoorn op de haak legt dan blijft de verbinding met dit toestel in tact. 4. Op uw toestel begint het gespreksindicatielampje van de toets lijnweergave (de meest linkse van de acht programmeerbare toetsen) langzaam groen te knipperen. 5. U haalt het gesprek uit de wachtstand door de hoorn op te nemen en op de toets lijnweergave te drukken. Let op: Mocht u vergeten het gesprek uit de wachtstand te halen, dan ontvangt u na enige tijd een visueel én een hoorbaar signaal. Het lampje van de lijnweergave gaat snel knipperen en u hoort een reeks belsignalen. Handleiding IP-telefonie Pagina 5

10 Conferentiegesprek U kunt voortaan telefonisch vergaderen met twee personen tegelijk. Deze functie is beschikbaar via de toets. Voor het opzetten van een conferentiegesprek met drie personen gaat u als volgt te werk: 1. U belt de eerste deelnemer en vraagt of deze even wil wachten. 2. Druk op de toets. U hoort de kiestoon. 3. Kies het nummer van de tweede deelnemer. 4. Als het gesprek is beantwoord, drukt u op de toets. Het lampje op deze toets gaat nu branden. 5. De drie personen kunnen nu met elkaar spreken. Let op: Als een van de deelnemers aan het vergadergesprek ophangt, kunnen de twee overige bellers gewoon met elkaar blijven spreken. Het lampje van het conferentiegesprek gaat uit. 11 Toetsen programmeren voor versneld nummerkiezen Direct onder de rij met groene softtoetsen bevind zich een rij met acht programmeerbare toetsen. Hiervan zijn de middelste zes toetsen vrij om door u geprogrammeerd te worden voor versneld nummerkiezen. Nummers die u vaak gebruikt, bijvoorbeeld het nummer van uw secretariaat of het nummer van de voicemailcentrale kunt u aan deze toetsen toewijzen en vervolgens direct kiezen. U gaat hiervoor als volgt te werk: 1. Druk op de toets. 2. Druk op de toets waaraan u een nummer wilt toewijzen. 3. Toets het gewenste telefoonnummer in. 4. Sluit af door opnieuw op de toets te drukken. Let op: Als u externe nummers programmeert, vergeet dan niet om deze nummers vooraf te laten gaan door [0]. Tip: U kunt de nummers die u geprogrammeerd hebt, noteren op het sjabloon dat zich onder de transparante afdekkap bevindt. 12 Een wisselgesprek voeren Het kan zijn dat u telefonisch in gesprek bent en dat er bij de telefonistes een gesprek voor u binnenkomt. Zij zullen uw gesprek dan niet onderbreken, maar het tweede gesprek direct naar u doorschakelen. Als dit gebeurt dan hoort u een korte pieptoon en zal er tevens een rood lampje gaan branden op de toets. Wat moet u in zo n geval doen? 1. Deel mee dat er een tweede gesprek is binnengekomen. 2. Druk op de toets om het tweede gesprek aan te nemen. Uw eerste gesprek wordt hierdoor niet afgebroken, maar tijdelijk naar de achtergrond geschakeld. 3. Druk nogmaals op de toets om terug te keren naar uw eerste gesprek, nu wordt het tweede gesprek naar de achtergrond geschakeld enzovoorts. Handleiding IP-telefonie Pagina 6

13 Instellingen van uw toestel aanpassen Diverse standaardinstellingen van uw toestel kunt u naar wens aanpassen, zoals het contrast van het display, het geluidsvolume, het type belsignaal en het volume ervan. Ook kunt u instellen dat de microfoon standaard ingeschakeld staat. Al deze instellingen zijn niet gebonden aan uw fysieke toestel. Het zijn uw persoonlijke voorkeursinstellingen die worden opgeslagen in de telefooncentrale. Het contrast van het display past u aan als de hoorn op de haak te ligt. Druk op de toets. Het contrast van het display neemt af of toe. Het geluidsvolume van de luidspreker en hoorn past u aan als de hoorn van de haak is of tijdens een gesprek. Druk op de toets. Het geluidsvolume neemt af of toe. Het belvolume past u aan op het moment dat u gebeld wordt en het belsignaal hoort. Druk op de toets. Het belvolume neemt af of toe. U kunt het belvolume ook aanpassen op de manier die beschreven staat bij 13.1. 13.1 Aanpassen van het belsignaal en het belvolume 1. Druk op de toetsen en [3]. U hoort het belsignaal en op het display wordt het nummer van het geselecteerde belsignaal weergegeven. 2. Elke keer dat u op [3] drukt, wordt een volgend belsignaal geselecteerd. U kunt kiezen uit 10 verschillende belsignalen. 3. Hebt u het gewenste belsignaal gevonden dan kunt u vervolgens het belvolume aanpassen. 4. Druk op de toets. Het volume van het belsignaal neemt af of toe. 5. Druk op de toets om de instellingen op te slaan. 13.2 Aanpassen van het volume voor gesproken en ontvangen tekst 1. Druk op en [4]. Het volume van gesproken tekst neemt toe. 2. Druk nog een keer op en [4]. De standaardinstelling voor het volume van gesproken tekst wordt hersteld. 3. Druk op de toets. Het volume van ontvangen tekst neemt af of toe. 13.3 Vast inschakelen van de microfoon 1. Druk op de toetsen en [1]. Het lampje van de toets (microfoon) zal nu permanent branden. 2. U heft deze schakeling op door op de toets te drukken. Handleiding IP-telefonie Pagina 7

14 Het interne UvT-telefoonboek raadplegen Als u iemand op de universiteit wilt bellen maar u weet het toestelnummer niet dan kunt u voortaan ook via uw toestel het interne telefoonboek van de universiteit raadplegen. Hierin zijn de namen en telefoonnummers opgenomen van alle medewerkers van de UvT. Vanuit het telefoonboek is het ook mogelijk om meteen te bellen. Het interne telefoonboek is een aparte telefonietoepassing die u start door op uw toestel op de knop met daaronder de afbeelding van het telefoonboek te drukken. U gebruikt het telefoonboek als volgt: 1. Laat de hoorn op de haak liggen en druk op de knop met daaronder de afbeelding van het telefoonboek. 2. Op het display verschijnt de melding [NAAM?]. 3. Toets nu met behulp van de cijfertoetsen minimaal de eerste twee letters van de achternaam in. In tegenstelling tot mobieltjes hoeft u bij het invoeren van letters de cijfertoets maar één keer in te drukken. 4. Sluit af met een #, hierna start het zoeken en wordt een lijst met namen gegenereerd die voldoen aan uw criteria. Hoe meer letters u van de naam heeft ingevoerd, hoe korter deze lijst zal zijn. De eerste naam van de lijst wordt (in alfabetische volgorde) op het display getoond. Is dit niet de naam die u zoekt, dan kunt u met behulp van de cijfertoetsen kunt door deze lijst bladeren: [2] = omhoog [8] = omlaag Hebt u de juiste persoon gevonden dan kunt u deze meteen bellen: toets [#], neem de hoorn van de haak of schakel uw microfoon en luidspreker in voor handsfree bellen. Desgewenst kunt u ook het telefoonnummer raadplegen: toets [6] = naar rechts het telefoonnummer bij de naamsvermelding verschijnt toets [4] = naar links u keert weer terug naar de naamsvermelding U verlaat het telefoonboek door op de toets met het telefoonboek te drukken. U hoort vervolgens twee korte pieptonen. Let op: Gezien de grote hoeveelheid namen die in het interne telefoonboek voorkomt, raden wij u aan om zoveel mogelijk letters in te toetsen. Houd er rekening mee dat het telefoonboek automatisch gedeactiveerd wordt als u te lang wacht met het invoeren van de naam. U hoort dan twee korte pieptonen. Handleiding IP-telefonie Pagina 8

15 Gebruik van het voicemailsysteem De nieuwe IP-centrale heeft de beschikking over een voicemailsysteem. Alle abonnees van deze centrale kunnen hiervan gebruik maken. Uw voicemailbox wordt beveiligd met een pincode om te voorkomen dat anderen uw berichten kunnen afluisteren. Tijdens de activeringsprocedure zal u gevraagd worden deze pincode op te geven. Via het voicemailsysteem kunt u de pincode, evenals de door u ingesproken tekst, later altijd weer wijzigen. Mocht u deze pincode vergeten zijn, neem dan contact op met uw automatiseringsunit. Om inkomende gesprekken door te leiden naar uw voicemailbox dient u op uw toestel één of meerdere doorschakelingen te activeren. U kunt inkomende gesprekken automatisch naar uw voicmailbox doorschakelen als u in gesprek bent of de oproep niet beantwoordt. Bent u gedurende langere tijd afwezig op de universiteit dan kunt u ook ál uw inkomende gesprekken doorschakelen. In hoofdstuk 5 kunt u lezen hoe u dergelijke doorschakelingen maakt. Als iemand een bericht heeft achtergelaten in uw voicemailbox dan wordt u daarop geattendeerd door de gespreksindicator rechts bovenaan uw toestel. Deze zal continue (rood) oplichten. Op het display van uw toestel verschijnt op de eerste regel bovendien de melding [MW] = Message Waiting. U kunt uw voicemailberichten op elk willekeurig toestel binnen en buiten de universiteit afluisteren, door de voicemailcentrale te bellen (zie paragraaf 15.3). Tenslotte kunt u ervoor kiezen om al uw voicemailberichten automatisch te laten doorsturen naar uw e-mailadres. De berichten worden dan in uw mailbox opgeslagen als audiobestanden (in WAV-formaat) die u via uw computer kunt afluisteren. Uw computer dient dan wel te beschikken over een audioplayer en speakers. Als u van deze functionaliteit gebruik wilt maken dan kunt u dit aanvragen bij uw automatiseringsunit. 15.1 Het activeren en instellen van uw voicemailbox Uw voicemailbox is al aangemaakt, maar dient nog door u geactiveerd te worden. Hiervoor doorloopt u een procedure waarbij u onder andere uw naam en een begroetingstekst inspreekt. Voor het activeren van uw voicemailbox gaat u als volgt te werk: 1. Toets op uw toestel [3799] in, via dit nummer maakt u verbinding met het voicemailsysteem. 2. Vervolgens kunt u in dialoog met het systeem uw voicemailbox instellen. U ontvangt hiervoor stapsgewijs instructies. Let op: Op de volgende pagina worden de stappen van de activeringsprocedure in een schema weergegeven. Lees de procedure eerst rustig door, zodat u voorbereid bent op de acties die van u verwacht worden. Bedenk wat u als begroetingstekst wilt inspreken. Bedenk welke cijfercombinatie u wilt opgeven om uw voicemailbox te beveiligen. Mocht u tijdens de activeringsprocedure een fout maken, dan is het advies om de procedure af te breken door de hoorn op de haak te leggen (of de luidsprekerfunctie uit te schakelen). Handleiding IP-telefonie Pagina 9

Tijdens de activeringsprocedure krijgt u onderstaande opdrachten en vragen (cursief), hierop dient u als beschreven te reageren. Stap Vraag / opdracht voicemailsysteem Actie 1 toets uw pincode in. Let op: de eerste keer is de pincode [1111]. 2 spreek uw voor- en achternaam in. Doe dit en sluit af via de toets [*]. 3 U krijgt uw ingesproken tekst te horen, waarna u wordt gevraagd of u deze wilt veranderen. 4 spel uw achternaam door de eerste drie letters van uw achternaam in te voeren. 5 U krijgt te horen welke 3 cijfers u hebt ingetoets, waarna u wordt gevraagd of u deze wilt veranderen. 6 wilt u vermeld worden in het overzicht van toestelnummers? 7 spreek uw persoonlijke begroeting in. 8 U krijgt uw ingesproken tekst te horen, waarna u wordt gevraagd of u deze wilt veranderen. 1 = Ja u doorloopt opnieuw stap 2, 2 = Nee u gaat verder met stap 4. Gebruik hiervoor de cijfertoetsen die corresponderen met deze drie letters, u drukt steeds maar één keer op een toets. 1 = Ja u doorloopt opnieuw stap 4, 2 = Nee u gaat verder met stap 6. 1 = Ja u wordt toegevoegd en gaat verder met stap 7, 2 = Nee u wordt niet toegevoegd en gaat direct met stap 7. Doe dit en sluit af via de toets [*]. 1 = Ja u doorloopt opnieuw stap 7, 2 = Nee u gaat verder met stap 9. 9 toets nu uw nieuwe pincode in. Deze pincode moet u zelf verzinnen en dient te bestaan uit 3 10 cijfers 10 Ter bevestiging wordt u gevraagd uw pincode nog een tweede keer in te voeren. 11 U wordt meegedeeld dat de pincode nu in gebruik is en uw voicemailbox is ingesteld, waarna u wordt gevraagd of u tevreden bent met de instellingen. 12 wilt u meteen gebruik maken van uw mailbox? 13 als u de registratie nu wilt herhalen toets dan uw gebruikerscode in. Doe dit en sluit af via de toets [*] 1 = Ja alle instellingen worden opgeslagen, u gaat verder met stap 12, 2 = Nee alle instellingen worden verwijderd, uw mailbox wordt als nieuw gemarkeerd en u gaat verder met stap 13. 1 = Ja de procedure is voltooid, 2 = Nee u kunt op een later tijdstip uw mailbox in gebruik nemen door [3799] te bellen. Let op: uw gebruikerscode heeft vijf cijfers en bestaat uit [9] + [uw toestelnummer]. De activeringsprocedure wordt herstart vanaf stap 2. Handleiding IP-telefonie Pagina 10

15.2 Ingesproken berichten afluisteren Op de campus en daarbuiten kunt u op elk toestel met druktoetsen uw berichten afluisteren. Wanneer u geen gebruik maakt van uw eigen toestel dan dient u uw gebruikerscode op te geven om uw voicemailbox te kunnen identificeren. De gebruikerscode is altijd [9] + [uw interne nummer]. U krijgt toegang tot uw voicemailbox nadat u de correcte pincode hebt ingetoetst. Als u op uw eigen toestel berichten wilt afluisteren gaat u als volgt te werk: 1. Bel het voicemailsysteem via [3799]. 2. U wordt gevraagd om uw pincode op te geven. 3. Toets [4] om uw nieuwe berichten af te luisteren. 4. Volg de instructies van het systeem op. Toets [1] voor Ja, toets [2] voor Nee. Als u berichten wilt afluisteren op een ander toestel op de campus of daarbuiten gaat u als volgt te werk: 1. Bel het voicemailsysteem, intern via [3799], extern via [(013) 466 3799]. 2. Breek de aanmeldprocedure af via [#]. 3. Toets vervolgens uw gebruikerscode in ( = [9] + [uw interne nummer] ). 4. U wordt gevraagd om uw pincode op te geven. 5. Toets [4] om uw nieuwe berichten af te luisteren. 6. Volg de instructies van het systeem op. Toets [1] voor Ja, toets [2] voor Nee. Tijdens het afluisteren van een bericht toetst u: [8] om het afspelen te pauzeren en weer te vervolgen [3] om de menu-opties af te luisteren [*] om het bericht over te slaan en als nieuw te bewaren [36] om het bericht over te slaan en te verwijderen Nadat u een bericht hebt afgeluisterd toets u: [#] om de boodschap opnieuw af te laten spelen [0] om de boodschap als nieuw op te laten slaan [4] om een boodschap te sturen naar de afzender [5] om de volgende boodschap af te luisteren [6] om de boodschap te verwijderen [7] om de boodschap te archiveren [8] om het tijdstip op te vragen waarop de boodschap is ingesproken [9] om de boodschap naar een andere voicemailbox door te sturen 15.3 Gebruik van (snel)toetsen in het voicemailsysteem Als u verbonden bent met het voicemailsysteem dan krijgt u via de spraakcomputer te horen welke keuzes u kunt maken. U kunt deze dialoog op elk gewenst moment onderbreken door sneltoetsen te gebruiken. Wilt u bijvoorbeeld uw nieuwe berichten afluisteren dan toets u meteen [4]. In het hoofdmenu kunt u de volgende opties selecteren: [4] nieuwe berichten afluisteren [5] een bericht inspreken [6] oude berichten afluisteren [7] uw instellingen veranderen In alle menu s werken de volgende sneltoetsen: [*] naar het hoofdmenu [#] naar het vorige menu [1] antwoord = Ja [2] antwoord = Nee Handleiding IP-telefonie Pagina 11

15.4 Instellingen van uw voicemailbox wijzigen Via het voicemailsysteem kunt u diverse instellingen wijzigen. Bel het voicemailsysteem via [3799]. Desgevraagd toetst u uw gebruikerscode en pincode in. De dialoog met de spraakcomputer kan versneld worden als u direct één van onderstaande toetscombinaties intoetst: [774] om uw pincode te wijzigen. [775] om uw naam te wijzigen. [744] om uw huidige begroetingstekst af te luisteren. [746] om uw begroetingstekst te wijzigen. [747] om een alternatieve begroetingstekst in te spreken. [748] om de default begroetingstekst van het systeem bij in gesprek te wijzigen. [745] om te switchen tussen uw begroetingsteksten. [776] om de spelling van uw naam te wijzigen. Volg de instructies van het systeem op. Toets [1] voor Ja, toets [2] voor Nee. 16 Bekijken van oproepinformatie U kunt een overzicht opvragen van uw laatste 20 inkomende en uitgaande oproepen. Deze functie is beschikbaar via de toets met daaronder de afbeelding. Als u wilt voorkomen dat anderen uw oproepinformatie kunnen bekijken dan kunt u de toegang tot deze functie met een password beveiligen. U gebruikt de functie als volgt: 1. Laat de hoorn op de haak liggen en druk op de toets boven. o Als u de functie activeert op uw eigen toestel dan toetst u onmiddellijk daarna [#]. o Gebruikt u niet uw eigen toestel wacht dan tot de melding [Lokaal nummer: ] op het display verschijnt, waarna u uw telefoonnummer intoetst gevolgd door [#]. Let op: De eerste keer dat u deze functie activeert verschijnt op het display de melding [New Password: ] Als u een password wilt zetten dan toetst u een cijfercode in bestaande uit 3 tot 10 cijfers en sluit af met [#]. Wilt u geen password zetten, toets dan [#] en sla deze stap over. Op het display verschijnt nu de melding [Skip PW? J-1 N-2]. Toets [1] als u echt geen password wilt, toets [2] als u zich bedenkt. Nadat u deze functie de eerste keer gebruikt hebt, komt u voortaan direct in het hoofdmenu. U kunt desgewenst later alsnog een password opgeven. Nadat u de functie oproepinformatie hebt geactiveerd toetst u in dat geval [9] om de melding [New Password: ] op te roepen. 2. Op het display verschijnt het hoofdmenu en de melding [Ink-1 en Uitg-2]. o Toets [1] om het overzicht met de inkomende oproepen te selecteren, toets [2] voor het overzicht met de uitgaande oproepen. De meest recente oproepen staan altijd bovenaan. o U navigeert door het geselecteerde overzicht met behulp van de telefoontoetsen: [2] = omhoog [8] = omlaag [6] = rechts, toont extra informatie over de oproep (datum en tijdstip ) [4] = links, keert weer terug naar de oproep [#] = enter, selecteert het nummer en maakt verbinding o Om terug te keren naar het hoofdmenu toetst u [7]. o Om uw password te wijzigen (of te zetten) toetst u [9]. Let op: In beide overzichten is alleen sprake van naamsvermelding bij oproepen van/naar interne UvTnummers. Handleiding IP-telefonie Pagina 12

17 Flexibel telefoneren met hot desking Hebt u geen vaste werkplek en bent op verschillende locaties op de campus werkzaam, maar hebt u voor het verrichten van uw werkzaamheden wel telefoonfaciliteiten nodig? Dan kan hot desking voor u wellicht uitkomst bieden. Met hot desking hebt u wel een intern telefoonnummer, maar dit telefoonnummer is niet vast toegewezen aan een specifiek toestel. Bij hot desking maakt u bij voorkeur gebruik van IPtoestellen die hiervoor speciaal zijn ingericht. Zo n toestel is wel aangesloten op het UvTnetwerk, maar aan dit toestel is geen vast nummer toegekend. Op het display is standaard onderstaande melding te zien. Login : _ Passwd : Cancel BK Set OK Door u op zo n toestel aan te melden met uw telefoonnummer en uw password kunt u van dit toestel tijdelijk uw persoonlijke toestel maken. Als u geen gebruik meer wilt maken van dit toestel dan meldt u uw telefoonnummer op het toestel af door uit te loggen. Zolang u niet bent ingelogd op een toestel ben u telefonisch NIET bereikbaar. Inkomende gesprekken kunt u eventueel door laten leiden naar uw voicemailbox, mits u deze geactiveerd hebt. Als u van hot desking gebruik wenst te maken, neem dan contact op met uw automatiseringsunit. Deze kan bekijken of dit voor uw werksituatie een passende oplossing is en hiervoor de noodzakelijke voorbereidingen treffen. In de volgende twee paragrafen wordt beschreven hoe u moet inloggen en uitloggen als u gebruik maakt van hot desking. 17.1 Inloggen Op het display treft u onderstaande melding aan: Login : _ Passwd : Cancel BK Set OK Softtoetsen Toets bij [Login : ] de vier cijfers van uw (interne) telefoonnummer in. Een verkeerd ingetoetst cijfer kunt u wissen door op de softtoets onder [BK] = Back te drukken. Sluit af en ga naar de volgende regel in het display door op de softtoets onder [Set] te drukken. Toets bij [Passwd : ] een combinatie van vier cijfers in. Deze kunt u zelf kiezen, neem echter even de tijd om een geschikte maar niet al te voor de hand liggende combinatie te bedenken. De cijfers die u intoetst worden niet op het display getoond maar verschijnen als [****]. Twijfelt u of de gewenste cijfercombinatie correct is ingetoetst dan kunt u via de softtoets onder [BK] de cijfers wissen. Eventueel kunt u via de softtoets onder [Cancel] de inlogprocedure afbreken en opnieuw starten. Sluit de inlogprocedure af door op de softtoets onder [OK] te drukken. Uw gegevens worden nu doorgegeven aan de centrale. Eenmaal ingelogd op het toestel geeft het display onderstaande informatie weer: Uw interne nummer Tijd Dag Datum Maand Jaar Mic DND >>> Softtoetsen Handleiding IP-telefonie Pagina 13

Let op: U kunt maar op één toestel aangemeld zijn, zodra u op een tweede toestel inlogt, verschijnt op het display de melding [Overwrite? ]. Als u hier positief op antwoordt dan meldt u automatisch uw telefoonnummer op het eerste toestel af. 17.2 Uitloggen Als u geen gebruik meer wenst te maken van het toestel waarop u bent aangemeld dan dient u zich af te melden. Hiermee voorkomt u dat anderen uw persoonlijke instellingen (bijvoorbeeld uw doorschakelingen) wijzigen en uw telefoonnummer gebruiken om te bellen. Ook schakelt u op deze manier automatisch uw voicemailbox in (deze dient dan wel door u geactiveerd te zijn, zie 15.1). Bij het afmelden maakt u gebruik van de meest rechtse toets in de rij van acht programmeerbare functietoetsen (de rij die zich direct onder de groene softtoetsen bevindt - zie afb. pag.2). Druk op de toets uiterst rechts. Op het display verschijnt de melding [Logout? ] Druk nog een keer op deze toets. Op het display verschijnt het aanmeldingsscherm weer. 18 Beveiliging en authenticatie Het gebruikersnummer van uw voicemailbox is beveiligd met een door u zelf in te stellen (en te wijzigen) cijfercode. Ook uw oproepinformatie is optioneel met een cijfercode te beveiligen. Dit alles om te voorkomen dat anderen van uw telefoniefaciliteiten gebruik kunnen maken. Tenslotte is ook uw toestelnummer beveiligd met een cijfercode. Deze cijfercode is standaard voor u gezet en initieel gelijk aan uw toestelnummer. Hoewel u deze laatste code alleen nodig hebt als u gebruik maakt van hot desking is het toch aan te raden deze code te wijzigen. Op dit moment is er nog sprake van drie verschillende codes. Deze zijn niet aan elkaar gekoppeld en dienen dus ook op drie verschillende plaatsen gewijzigd te worden. Beperk de kans dat u uw codes vergeet en voorkom verwarring! Kies in alle drie de toepassingen meteen dezelfde cijfercombinatie en houd deze gelijk door ze steeds op alle drie de plaatsen te wijzigen. In plaats van een handige cijfercombinatie kunt u ook een aansprekend woord bedenken dat vier letters heeft. Dit toetst u dan in gebruik makend van de letteraanduiding op de telefoontoetsen. Bijvoorbeeld: [ring] [7464]. In onderstaande tabel ziet u een overzicht van de drie toepassingen en de manier waarop u hierin uw beveiligingscode kunt instellen c.q. wijzigen. Toepassing Naam code Aantal cijfers Hoe te wijzigen Toegang voicemailbox pincode 3-10 Ga naar het voicemailsysteem [3799]. Gebruik de toetscombinatie [774]. Toegang oproepinformatie password 3-10 Ga naar de oproepinformatie. Toets [9]. Inloggen IP-telefoon t.b.v. hot desking password 4 cijfers Op het toestel. Toets [*29]. Handleiding IP-telefonie Pagina 14

19 Verkeersklassen Elk telefoonnummer van de UvT is ingedeeld in een verkeersklasse. Een verkeersklasse geeft aan binnen welk tariefgebied getelefoneerd mag worden. De IP-telefooncentrale kent de volgende verkeersklassen (oplopend van klein naar groot belgebied): 1. intern bellen binnen de UvT + verkorte kiescodes, 2. interlokaal bellen + mobiele telefoonnummers, 3. interlokaal bellen + mobiele telefoonnummers + 0900 nummers, 4. intercontinentaal bellen. Een telefoonnummer met een bepaalde verkeersklasse heeft ook alle mogelijkheden van de lagere verkeersklassen. 20 Meer informatie en online tutorial We hopen dat u met deze handleiding een goede start kunt maken in de nieuwe wereld van IPtelefonie op de UvT. Behalve deze handleiding is er ook een webtutorial beschikbaar dat via animaties uitleg geeft over de basisfuncties van uw nieuwe IP-toestel. Dit webtutorial vindt u evenals de PDF-versie van deze handleiding op de website IP-telefonie van IT Services. U vindt de website via de URL www.uvt.nl/its/ip-telefonie/ of via de homepage van IT Services keuze [IT@campus]. 21 Vragen en/of problemen? Mocht u na het doorlezen van deze handleiding nog vragen of problemen hebben dan kunt u contact opnemen met uw Automatiseringsunit. SpITS (voor FSW) I & A (voor FRW) Automatiseringsunit Dante-faculteiten (voor FCC, FTR en FWW) ITS Helpdesk (voor TiasNimbas) ITS Helpdesk (voor de diensten) P 403, tel. (013) 466 2424, e-mail SpITs@uvt.nl M 218, tel. (013) 466 2292, e-mail frw.helpdesk@uvt.nl. Y 313, tel. (013) 466 3135, e-mail lau.dante@uvt.nl T 11, tel. (013) 466 8666, e-mail its-helpdesk@uvt.nl, G 245, tel (013) 466 3111, e-mail its-helpdesk@uvt.nl. Handleiding IP-telefonie Pagina 15