Hoe de IP110-telefoon gebruiken

Transcriptie

1 Hoe de IP110-telefoon gebruiken E. Lievens & J. Kater In opdracht van Com8 nv v 1.0

2 P a g e 2 INHOUD 1. INLEIDING ANATOMIE VAN HET INNOVAPHONE IP110 TOESTEL BASIS FUNCTIONALITEITEN EEN GESPREK STARTEN EEN GESPREK DIRECT DOORVERBINDEN EEN TWEEDE GESPREK TOEVOEGEN EEN GESPREK VERBREKEN / EINDIGEN EEN INKOMEND GESPREK ACCEPTEREN EEN INKOMEND GESPREK WEIGEREN SCHAKELEN TUSSEN HOORN EN LUIDSPREKER MEERDERE INKOMENDE GESPREKKEN MODUS MODUS OVERZICHT VAN DE MODI... 11

3 P a g e 3 1. INLEIDING Het doel van dit document is om de werking van het innovaphone IP110 telefoontoestel te verduidelijken en het gebruik van dit product te vergemakkelijken. Allereerst zal het toestel visueel worden toegelicht door alle toetsen in beeld te brengen en de functies ervan te verduidelijken. Hierover meer in hoofdstuk 2. Anatomie van het innovaphone IP110 toestel. Vervolgens zullen de basisfunctionaliteiten als bellen, opnemen, doorschakelen etc. worden toegelicht wanneer sprake is van een enkel telefoongesprek. Hierover meer in hoofdstuk 3. Basisfunctionaliteiten. Hoofdstuk 4 omschrijft welke handelingen mogelijk zijn wanneer er meerdere inkomende gesprekken zijn. Bij meerdere gesprekken kent het toestel 2 modi waar tussen geschakeld kan worden. Hierover meer in hoofdstuk 4. Meerdere inkomende gesprekken. Dit document beschrijft de meest gebruikte functies van het innovaphone toestel maar is geen volledige gebruikshandleiding. Indien meer informatie is gewenst, adviseren wij een bezoek aan de officiële website van innovaphone vanwaar de officiële documentatie gehaald kan worden.

4 P a g e 4 2. ANATOMIE VAN HET INNOVAPHONE IP110 TOESTEL Om het innovaphone IP110 toestel beter te begrijpen, vindt u hieronder een afbeelding inclusief korte beschrijving van de aanwezige toetsen op dit type telefoontoestel. Het innovaphone IP110 toestel telt in totaal 25 toetsen. Voordat we kijken naar de toetsen van de IP110, richten we de aandacht eerst op het display. Allereerst komen we op het IP110 toestel het display tegen waarop is terug te vinden: de naam van het toestel inclusief bijbehorend nummer. Tevens wordt de datum getoond en het icoon waarvan af is te lezen of het toestel is verbonden met de centrale. Direct onder het display vinden we zes toetsen beginnend met de Menu-toets. Met behulp van de menutoets kan het menu worden geopend. Tevens kan door middel van deze toets een conferentie gesprek (zie 3.3 Een tweede gesprek toevoegen) worden gevoerd. De R-toets kent verschillende functies. Allereerst wordt de toets in het menu gebruikt om terug te gaan naar een vorig venster. Ten tweede kan het in idle mode de lijst met gemiste oproepen tonen. Tevens wordt deze toets gebruikt voor het starten van een tweede gesprek (zie 3.3 Een tweede gesprek toevoegen). Vervolgens volgt de Redial-toets die toegang geeft tot de laatst gedraaide telefoonnummers. Met behulp van de pijl-toetsen kan door de lijst worden genavigeerd en zodra het gewenste nummer is geselecteerd eenvoudigweg worden gebeld door de telefoonhoorn van het toestel af te nemen. De pijl-toetsen fungeren als navigatiemiddel indien nodig. Links van de numerieke toetsen bevinden zich drie toetsen die invloed kunnen uitoefenen op het geluid van de IP110. De luidspreker toets maakt het mogelijk om handsfree te bellen. De plus- en min toetsen kennen verschillende functies, allereerst kan met behulp van deze toetsen het volume worden gewijzigd. Ten tweede kan met de min-toets terug worden genavigeerd binnen de menustructuur. Tevens kan met de min-toets een karakter worden verwijderd.

5 P a g e 5 Met behulp van de numerieke toetsen kunnen eenvoudigweg telefoonnummers worden gevormd. Het overgrote deel van de numerieke toetsen is tevens voorzien van letters zodat ook op naam kan worden gebeld. Gebruik maken van de letters gaat door een cijfer-toets ongeveer 2 seconden ingedrukt te houden en vervolgens los te laten, een letter wordt met deze handeling gevormd. Linksonder van het numerieke toetsenblok bevindt zich de mute-toets. De mute-toets kan ervoor zorgen dat in idle stand, ofwel de telefoon heeft op dat moment geen activiteiten, de ringtone in aan of uit stand staat. Tijdens een gesprek kan door middel deze knop lang ingedrukt te houden, de microfoon worden aan of uit gezet. Rechts van het numerieke toetsenblok bevinden zich de functie-toetsen. De IP110 telt in totaal vier toetsen die ieder een functie toegewezen kunnen krijgen. Enkele voorbeelden zijn een directe toets naar voic of een intern / extern telefoonnummer, een zogenaamde hotdesk key om met verschillende gebruikeraccounts in te kunnen loggen, etc.

6 P a g e 6 3. BASIS FUNCTIONALITEITEN In dit hoofdstuk worden de basisfunctionaliteiten van het IP110 toestel doorlopen. Te denken valt dan aan een gesprek starten, een lopend gesprek beëindigen, accepteren van een inkomend gesprek en weigeren van een inkomend gesprek EEN GESPREK STARTEN Er zijn drie manieren om een telefoongesprek te starten: 1. Uitgaand gesprek met behulp van een telefoonhoorn Vorm het gewenste nummer met de numerieke toetsen. Na het opnemen van de hoorn wordt een verbinding tot stand gebracht. Ook kan eerst de hoorn opgenomen worden, waarna het nummer gevormd wordt. 2. Uitgaand gesprek handsfree Vorm het gewenste nummer met de numerieke toetsen. Druk op de luidspreker toets van het toestel en een verbinding wordt tot stand gebracht. Ook kan eerst de luidsprekertoets ingetoetst worden, waarna het nummer gevormd wordt. 3. Uitgaand gesprek met behulp van een headset Vorm het gewenste nummer met de numerieke toetsen. Neem de telefoonhoorn van het toestel in de hand en er zal begonnen worden met het maken van een verbinding. De telefoonhoorn kan naast het toestel worden neergelegd, het gesprek is nu te voeren via de headset EEN GESPREK DIRECT DOORVE RBINDEN Het gesprek kan direct doorverbonden worden door op de redial-toets te drukken, het nummer in te geven en daarna terug op de redial-toets te drukken. Het scherm dat gezien wordt tijdens het kiezen van het nummer waarnaar doorgeschakeld wordt: Let wel: zo lang niet voor de tweede maal op de redial-toets gedrukt wordt, kan de eerste beller u nog altijd horen 3.3. EEN TWEEDE GESPREK TOEVOEGEN Een tweede gesprek kan gevoerd worden door op de R-toets (Consultation-toets) te drukken. Het actieve gesprek verliest zijn zwarte achtergrond, wat betekent dat dit gesprek On Hold-staat (het niet actieve gesprek krijgt wachtmuziek te horen): Een nummer kan nu gevormd worden en dan heeft het toestel 2 actieve verbindingen:

7 P a g e 7 In bovenstaand voorbeeld is er een actief gesprek tussen Wim Rapol en Elias Lievens en staat het gesprek tussen Elias Lievens en Joffrey Kater On Hold. Tijdens de duur van twee actieve gesprekken zijn er vier mogelijkheden: 1. Wisselen tussen beide gesprekken Door tweemaal de R-Toets in te drukken kan tussen actieve gesprekken worden gewisseld. Op het display is duidelijk te zien dat het zwart-geselecteerde gesprek wisselt. 2. Gesprekken doorverbinden Het doorverbinden van een gesprek tijdens twee actieve gesprekken kan eenvoudigweg door de telefoonhoorn op het toestel neer te leggen. Logischerwijs is dit toestel niet meer verbonden met de binnengekomen gesprekken. 3. Actief gesprek verbreken Het verbreken van een actief gesprek gaat door middel van de Verbreek-toets. Logischerwijs blijft er slechts 1 gesprek over. 4. Conference call: conferentie tussen meerdere gesprekken Een conference call kan worden geactiveerd door tijdens twee actieve gesprekken de Menutoets in te drukken: Tijdens de conferentie kunnen vier acties ondernomen worden: 1. Conference call eindigen Met behulp van de menu-toets kan de conference call worden beëindigd. Hierna kunnen bovenstaande acties terug ondernomen worden: wisselen, doorverbinden, actief gesprek verbreken of terug een conferentie starten. 2. Gesprekken doorverbinden Door de telefoonhoorn op het toestel te plaatsen (in te leggen) kan het gesprek worden doorverbonden. 3. Gesprekken wisselen Met behulp van de R-toets (tweemaal intoetsen) kunnen gesprekken worden gewisseld. Het conferentie-gesprek wordt hierdoor wel beëindigd. 4. Gesprek verbreken Met behulp van de verbreek-toets kan het zwart-geselecteerde gesprek worden verbroken, hierdoor wordt uiteraard ook het conferentie-gesprek verbroken.

8 P a g e EEN GESPREK VERBREKEN / EINDIGEN Voor het beëindigen van een gesprek zijn er drie manieren: 1. Gesprek beëindigen met behulp van de telefoonhoorn Door de telefoonhoorn terug op het toestel te leggen kan het gesprek worden beëindigd. 2. Gesprek beëindigen met behulp van de luidsprekertoets Door tijdens het gesprek, dat via de luidspreker gevoerd wordt, de luidsprekertoets in te drukken kan het gesprek worden beëindigd. 3. Gesprek beëindigen met behulp van de verbreektoets Door tijdens het gesprek de verbreektoets in te drukken kan het gesprek worden beëindigd EEN INKOMEND GESPREK ACCEPTEREN Op het moment dat er een inkomend gesprek binnenkomt, zijn er twee manieren om het gesprek te accepteren: 1. Inkomend gesprek accepteren met behulp van de telefoonhoorn Door de telefoonhoorn van het toestel op te nemen kan een inkomend gesprek worden geaccepteerd. 2. Inkomend gesprek accepteren met behulp van de luidsprekertoets Door op de luidsprekertoets te drukken kan een inkomend gesprek worden geaccepteerd. LET OP: het inkomend gesprek bevindt zich nu in luidspreker modus. Om over te schakelen naar de telefoonhoorn neemt men de telefoonhoorn van het toestel EEN INKOMEND GESPREK WEIGEREN Op het moment dat er een inkomend gesprek binnenkomt, is er één manier om het gesprek te weigeren: 1. Inkomend gesprek weigeren met behulp van de verbreektoets Door op de verbreektoets te drukken kan een inkomend gesprek worden geweigerd. De bellende partij krijgt vervolgens een bezettoon te horen SCHAKELEN TUSSEN HOORN EN LUIDSPREKER 1. Indien een gesprek gevoerd wordt via de hoorn, kan het gesprek verder gevoerd worden via de luidspreker na het indrukken van de luidsprekertoets. Let wel: wil je de hoorn terug op het toestel, dan zal je tijdens het indrukken van de luidsprekertoets de hoorn moeten ophaken. 2. Indien het gesprek gevoerd wordt via de luidspreker, dan volstaat het opnemen van de hoorn indien deze op het toestel ligt. Ligt de hoorn niet op het toetstel, dan volstaat het terug indrukken van de luidsprekertoets.

9 P a g e 9 4. MEERDERE INKOMENDE GESPREKKEN We gaan er wederom vanuit dat er een actief gesprek is. Dit komt omdat een inkomend gesprek opgenomen is of omdat we met een uitgaand gesprek bezig zijn: We zien een actief gesprek (zwart geselecteerd) tussen Elias Lievens en Joffrey Kater. Een tweede oproep komt binnen en we worden hiervan op de hoogte gebracht dat er een wachtend gesprek is (van Wim Rapol): Indien er meerdere gesprekken binnenkomen/gevoerd worden, dan kan de telefoon in twee modi staan: Modus 1: er zijn twee actieve gesprekken (één actief gesprek en één gesprek On Hold) Modus 2: er is slechts 1 actief gesprek, al de andere gesprekken (eerste tekening 1, tweede tekening 2) staan in de wacht: Het wisselen tussen beide modi gaat als volgt: Van Modus 1 naar Modus 2: pijl-naar-beneden-toets indrukken: Het actieve gesprek blijft actief en het niet-actieve gesprek wordt een wachtend gesprek. Van Modus 2 naar modus 1: pijl-naar-boven-toets indrukken: Het eerst wachtend gesprek wordt on-hold gezet en het actieve gesprek blijft actief MODUS 1 In deze modus zijn er twee actieve gesprekken (een zwart-geselecteerd gesprek en een wit On Hold gesprek). Volgende acties zijn mogelijk (zie vanaf 3.3.):

10 P a g e Wisselen tussen beide gesprekken Door tweemaal de R-Toets in te drukken kan tijdens gesprekken worden gewisseld. Op het display is duidelijk te zien dat het zwart-geselecteerde gesprek wisselt. 2. Gesprekken doorverbinden Het door verbinden van een gesprek tijdens twee actieve gesprekken kan eenvoudigweg door de telefoonhoorn op het toestel neer te leggen. Logischerwijs is dit toestel niet meer verbonden met de binnengekomen gesprekken. 3. Actief gesprek verbreken Het verbreken van een actief gesprek gaat door middel van de Verbreek-toets. Logischerwijs blijft er slechts 1 gesprek over. 4. Conference call: conferentie tussen meerdere gesprekken Een conference call kan worden geactiveerd door tijdens twee lopende gesprekken de Menu-toets in te drukken. Indien er een actief gesprek is (zwart geselecteerd), een On Hold-gesprek is (wit gesprek) en indien er wachtende gesprekken zijn, kan het On-Hold gesprek gewisseld worden met een wachtend gesprek, door op de pijl-naar-boven-toets gedrukt worden. Het actieve gesprek blijft hetzelfde. Bijvoorbeeld: Een actief gesprek wordt gevoerd: Tweede gesprek komt binnen (in de wacht): Opnemen kan door op de pijl-naar-boven-toets te drukken (of R-Toets en 2-Toets: zie later): Een ander gesprek komt binnen (en dus in de wacht): Het wachtende gesprek wisselt met het On Hold-gesprek kan door op de naar-boven-pijl-toets te drukken:

11 P a g e MODUS 2 \ In deze modus is er nog een tweede lijn beschikbaar (regel 3 en 4 van het scherm). Deze lijn kan gebruikt worden om de geselecteerde partij door te verbinden, net zoals beschreven in heel paragraaf 1.3 Een tweede gesprek toevoegen. Een wachtend gesprek opnemen kan door de combinatie: R-Toets + de numerieke 2-toets, de telefoon gaat vervolgens terug naar Modus OVERZICHT VAN DE MODI Toetsencombinatie Modus 1 Modus 2 R+R Wisselen tussen actief gesprek (zwart geselecteerd) en On Holdgesprek (wit geselecteerd gesprek) Hier: wisselen tussen gesprek met Joffrey gesprek met GSM-nummer (zelfde als R+2) Nieuwe lijn nemen om eventueel lijn door te schakelen of actief gesprek even On Hold te zetten. (Verandering van Modus!!!) R+0 Weiger het nieuwe inkomende wachtende gesprek. Hier: wachtende gesrpek met Wim Rapol wordt afgebroken => Wim krijgt een bezettoon. R+1 Actief gesprek wordt afgebroken en On Hold-call wordt actief. Hier: gesprek met Joffrey wordt afgebroken en gesprek met GSMnummer actief. Geen actie Disconnect-toets Actief gesprek wordt afgebroken. Volgend gesprek (eerst On Hold, daarna wachtend gesprek) kan aangenomen worden (rinkelt) R+2 of Pijl naar Boven Wisselen tussen actief gesprek (zwart geselecteerd) en On Holdgesprek (wit geselecteerd gesprek) Hier: wisselen tussen gesprek met Joffrey met GSM-nummer (zelfde als R+R) Accepteer het eerste wachtende gesprek. Hier: wachtend gesprek met Wim Rapol wordt actief. Gesprek met Joffrey wordt On Hold gezet (Verandering van Modus!!!) R+3 Conferentie met actief gesprek en gesprek On Hold. Geen actie

12 P a g e 12 Nogmaals: einde gesprek Menu-toets R+4 Hoorn Neerleggen Pijl naar Beneden Indien On Hold-gesprek en wachtend(e) gesprek(ken): Wisselen On Hold gesprek en wachtend gesprek. Hier: gesprek met GSM-nummer wordt gewisseld met het gesprek met Wim. Verbinden actief gesprek met On Hold gesprek. Hier: Joffrey wordt doorverbonden met het GSM-nummer. Eventuele wachtende gesprekken rinkelen. (verandering van Modus!!!) On Hold-call wordt wachtend gesprek.