2013-01-16 (ALV) Contributors job (4 edits) Irme (4 edits) Other Resources Opening................ 2 Announcements......... 2 Approval Previous Minutes 2 Communication......... 2 Determining final agenda.. 2 Agenda................ 2 The goals so far............... 2 Bugdet stabiel houden....... 2 Beter documenteren van alle processen................. 2 Meer communicatie naar studenten................. 2 Duidelijkere taakverdeling..... 2 Meer samenwerking met andere studieverenigingen.......... 3 Website vernieuwen......... 3 PR verbeteren.............. 3 Boekverkoop verbeteren...... 3 Statuten en regelementen updaten en vertalen......... 3 Studiegerelateerde activiteiten. 3 Bindend advies van vorige ALV.. 3 Fiscaal jaar opstellen! Zodat er een conventie is van wanneer tot wanneer de realisaties moeten lopen..................... 3 Vraag Pascal voor advies voor een betere structuur, beter registratiesysteem voor financiën................... 3 Finances.................... 4 Realisatie tot zover.......... 4 Budget voor dit jaar (moet aangepast worden, bob's is minder verlies hopelijk)....... 4 WVTTKRV.............. 4 Closing................ 5 1
Opening Gerrit is not present. Job opens the meeting at:16:13 Announcements The GA decided this GA will be helt in Dutch. Approval Previous Minutes http://wiki.msvincognito.nl/incognito/board/2011-2012/agendas_and_minutes/board_meetings/ 2012-10-31_(ALV) Link was bijgevoegd in de mail. Approved. Communication Determining final agenda Agenda The goals so far Bugdet stabiel houden Anne? Financiele status update aub. We staan nu op 2800, komt deels door het incognito kap want we hebben alleen al 500 aan eten utgegeven. Misschien komt er nog geld binnen van de business day. Beter documenteren van alle processen Wordt aan gewerkt. Iedereen leidt z'n eigen opvolger op. Iedereen schrijft eenhandleiding voor/haar eigen taak. Meer communicatie naar studenten We proberen de studenten per mail zo veel mogelijk op de hoogte te houden van alles. Helaas is de opzet van de nieuwsbrief gefaald, maar hier wordt aan gewerkt. Nieuwsbrief is niet geluk, we gaan he topnieuw proberen, in block bier organiseren cookies en drinks Duidelijkere taakverdeling Er is binnen het bestuur duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is. Binnen de meeste commissies ook. We hebben het huishoudelijk regelementbesproken en de taken goed verdeeld. 2
Bestuur, aktie, proktie en hackers hebben een eigen taak verdeling, de andere krijgen er waarschijnlijk geen. (Boektie en Taske worden waarschijnlijk wel opgenomen in het huishoudelijk regelement, Taske moet eerst een voorzitter krijgen.) Meer samenwerking met andere studieverenigingen We hebben contact met verschillende studieverenigingen en nodigen ze ook uit voor enkele activiteiten. Dit gebeurt de andere kant op ook. We hebben contact met Luna-Tik, we hebben MSC uitgenodigd voor de BOB 3, en we hebben nog een aantal presentaties staan. (AEGEE, Eunitas, Luna-tik, ) Website vernieuwen Wordt aan gewerkt. Nieuwe IT-commissie, hackers. Gerrit is voorzitter en zij zijn verantwoordelijk voor alle IR-geralteere zaken. De website is vannacht overgezet, desing moet ngo gebeuren.) Morgen loopt de oude webhosting af. PR verbeteren Vorig jaar al mee begnnen, meer contacten met bedrijven voor o.a businessday, kafe, sponsering, etc.) Boekverkoop verbeteren Er is contact geweest met studiestore en we krijgen waarschijnlijk vanaf blok 5 een nieuw format waarbij de boeken bij hen besteld kunnen worden en bij Incognito afgehaald. Op deze manier weten we voor de boekverkoop hoeveel boeken er nodig zijn en hebben we niet te weinig en hoeven we niet zoveel terug te sturen. dan kunnen mensne online boeken bestellen en dan verkopen/brengen wij ze. Gonny stuurt nu mailtjes namens ons, de docenten moeten nu binnen een bepaalde tijd reageren. (Naar bureau onderwijs.) Statuten en regelementen updaten en vertalen Die taak is verdeeld binnen het bestuur. Ze gaan vertaald worden, maar we willen het huishoudelijk reglement eerst aanpassen. Als iemand iets wil veranderen, het HR is te vinden op de website. Stuur je advies naar Incognito en volgende ALV zullen we een stemming houden. Na de herexamens stuurt incognito het aangepaste huishoudelijek regelementen. Graag doorlezen en dan bespreken we dat de volgende ALV. Studiegerelateerde activiteiten De aktie is bezig met het organiseren van KafE. Heeft iemand nog suggesties die niet veel geld kosten? Dan kunnen die doorgespeeld worden naar de aktie.we zijn bezig met kafe en cookies en drinks. Programmeerwedstrijders worden voorgesteld, die taakligt nu bij de Hackers. Op bezoek bij een bedrijf, workshop, Maastricht Instruments (zelfde als ID, maar medisch), ID (UMresearch op de markt brengen), bedrijf van Sander (?), code 043. Bindend advies van vorige ALV Fiscaal jaar opstellen! Zodat er een conventie is van wanneer tot wanneer de realisaties moeten lopen. Fiscaal jaar wordt gelik gesteld met het acdemisch jaar. (1 aug 31 july.) 2013-01-16 (ALV) 3
Vraag Pascal voor advies voor een betere structuur, beter registratiesysteem voor financiën. Advies pascal, een simpele excel sheet, voor elke activiteit en goed controleren. Finances Realisatie tot zover Bob 2 was ook constitutiborrel (gratis fust). Stemming: Unaniem aangenomen Budget voor dit jaar (moet aangepast worden, bob's is minder verlies hopelijk) Er zijn vragen over de winst voor de cantus, want de prijs van het bier is nog niet vast gesteld. Bij de cantus van vorig hadden ze als voordeel dat ze de glazen van vorig jaar konen gebruiken. Kafe wordt gerekend als een BOB, normaal haalt men benenden drinken. Alleen het cadeautje voor de mensen die spreken. BOB zes op de uni, misschien niet ivm met BHV'ers. (Die zijn verplicht bij activiteiten op de uni, dus daarvoor zijn we opzoek naar een oplossing.) Misschien aat het member's diner niet door, maar we moeten contact opnemen met de Twee Heren. Er zou nog 500 euro binnenkomen vanwegede PHD bussinesdays We lopen kosten mis: -internationalsitie -niet meer bij DKE -we groeien KUt-kleding: verlies vanwege aanschaf van de pasmaten, normaal make we daar winst op. Er komt nog extra geld binnen van procram en de business day, maar dat is nog niet zeker. Gijs stelt dat dit wel ook op de begroting moet komen. Dit jaar gaan de uitgaves omhoog. (Meer mensen, meer eten, etc.) Er moet onderscheid gemaat worden tussen de sponsering van procam en de business. Er komen drie bedrijven ( 450 per bedrijf, 500 vande faculteit voor de business day) en bij de sponsering 450 van procram en 500 van de faculteit. Job heef de wijzigeng verwert dan komen we uit op 3852,34 Stemming: 1 tegen, rest voor. Gijs is tegen want hij wil weten wat we met ons geld gaan doen. We willen gaan sparenvoor al we 25 jaar bestaan. Dat moet dan onder een apart kopje sparen worden veremeld. WVTTKRV Gijs-Jan vind het een slim idee om de bierprijs te verhogen gezien het verlies. 4
We kunnen eventueel 1,50 per muntje en dan 5 euro voor vier muntjes. Het is erg nadeling om elke BOB de prijs te verhogen, dan kun je het beter in een klap doen. Maurice stelt dat er veel mensen zijn die dus per consumptie kopen, met kleingeld wordt dat erg onhandig. Yannick stelt dat er eventueel iemand apart muntje verkoopt, om task te verlichten wat muntjes verkopen betreft. Voor wijn wordt kennelijk altijd twee muntjes gevraagd. (En ook niet meer om twaalf uur nog iemand een galas wijn laten bestellen..) Gijs-Jan: structuur van de ALV. presentatie en evalutatie vande activiteiten van de aktie, die horen ook bij de ALV. Hij hort er bij, dan heb meer dan alleen maar cijfer etc, de activiteiten geven de mensen een leuke indruk van wat we doen. (ALV is een evaluatie en prognose voor de komende jaren, zowel financieel en organisitorisch gezien.) Eventueel volgende bestuurs vergadering protocol voor ALV. Volgende keer koekjes en drank. Activieve leden weekend: Met alle activieve leden een weekend een huisje gehuurd, kosten van het hus worden door ledenbetaald, eten (mits neit teveel) door incognito. De 2,50 van twee leden die te weinig hadden betaald vanwege prijsverandering van de membership. Closing Job sluit de vergadering om 17:31. 2013-01-16 (ALV) 5