VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: S. Kempink Tel.nr. : Datum: 10 juni 2014 Tekenstukken: Nee Bijlagen: 4 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): n.v.t. 06-20094781 Team: Jeugd, leefbaarheid en veiligheid Monique Walboomers, Jeroen Gottgens, directie, Karin Abbema, Lenie van Rees Onderwerp: Communicatieadviseur 24/7 t.b.v. de crisisbeheersingsorganisatie. Nummer: 14A.00435 Advies: 1. In te stemmen om per 1 juli a.s. voor Woerden de communicatieadviseur 24/7 (lokale kernfunctie) op hard piket te zetten en dit per 1 januari 2015 ook voor Oudewater te laten gelden. 2. De piketvergoeding, zoals vastgelegd in artikel 3 van de Uitvoeringsregeling Beschikbaarheidstoelage behorende bij de Bezoldigingsregeling per 1 mei 2014 van toepassing te verklaren op deze piketfunctie. 3. Ten behoeve van de uitvoering van deze functie per 1 januari 2015 structureel 10.000,- op te nemen in de gemeentelijke begroting. Dit is noodzakelijk voor het betalen van de piketvergoeding. 4. Ten behoeve van de uitvoering van deze functie het budget crisisbeheersing in 2014 met 5.000,- te overschrijden. Dit is noodzakelijk voor het betalen van de piketvergoeding. Paraaf teammanager: Begrotingsconsequenties JA B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: burgemeester
Inleiding: Vanuit de Wet Veiligheidsregio s (Wvr) is de gemeente ten tijde van een (dreigende) crisis verantwoordelijk voor Bevolkingszorg (gemeentelijke crisisbeheersing). Per 1 mei is dit vormgegeven in een nieuwe crisisbeheersingsstructuur, conform het Regionaal Crisisplan (RCP) 2014 2017. Dit RCP heeft het Algemeen Bestuur (AB) van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) onlangs vastgesteld. Het RCP beschrijft alleen de hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie, de uitvoeringsorganisatie staat beschreven in het Handboek Bevolkingszorg. Zowel het RCP 2014 2017 als het handboek Bevolkingszorg zijn leidend bij het implementeren van de nieuwe crisisbeheersingsstructuur. Met beide documenten heeft u in een eerder stadium ingestemd. In de nieuwe crisisbeheersingsstructuur wordt het 24/7 beschikbaar hebben van een lokale communicatieadviseur vereist. Deze adviseur kan ook bij bijna crisis of andere onveilige situaties (branden, zedenzaken, olie in de singel etc.) ingeschakeld worden. Momenteel vindt dit plaats op basis van kans piket. Aangezien dit geen gegarandeerde bereikbaarheid en beschikbaarheid biedt wordt voorgesteld deze functie vanaf 1 juli a.s. op hard piket te zetten. Voor deze hard piketfunctie worden de communicatieadviseurs van Woerden ingezet. Geadviseerd wordt om dit per 1 januari 2015 ook te laten gelden voor Oudewater. De communicatieadviseur van Oudewater zal dan worden toegevoegd aan de hard piket pool. Bevoegdheid: Het college van B&W is bevoegd om medewerkers aan te wijzen voor een functie in de crisisbeheersing (artikel 2:1B lid 2 sub c CAR / UW O). Daarnaast is het beschikbaar stellen van budget een bevoegdheid van het college van B&W. Beoogd effect: - Het 24/7 beschikbaar hebben van een lokale communicatieadviseur op hard piket voor calamiteiten / crisis in Woerden en Oudewater. Argumenten: 1.1 Gegarandeerde bereikbaarheid en beschikbaarheid. Door de communicatieadviseur 24/7 op hard piket te zetten is er altijd een communicatieadviseur bereikbaar en beschikbaar tijdens calamiteiten en crisis. Dit geldt ook tijdens weekend, feestdagen en vakanties. De communicatieadviseur 24/7 wordt, indien noodzakelijk, ook bij GRIP onafhankelijke incidenten ingeschakeld. 1.2 De nieuwe regionaal vastgestelde crisisbeheersingsorganisatie vereist de beschikbaarheid van een lokale communicatieadviseur. Vanuit het Regionaal Crisisplan en handboek Bevolkingszorg wordt het beschikbaar hebben van een communicatieadviseur 24/7 vereist. In het verleden werd dit gegarandeerd op basis van kans piket. Nu is het moment daar om een professionaliseringsslag te maken en deze functie op hard piket te zetten. 1.3 Crisiscommunicatie is een essentieel onderdeel van crisisbeheersing. Communicatie speelt altijd een cruciale rol tijdens calamiteiten en crisis. Het snel en adequaat beschikbaar hebben van een communicatieadviseur is essentieel zodat tijdig de bevolking geïnformeerd kan worden. De media, maar ook burgers, plaatsen met de huidige middelen (twitter, facebook, youtube etc) snel informatie online waar wij als gemeente op moeten reageren. Door de functie van communicatieadviseur 24/7 op hard piket te zetten kan hier snel op geanticipeerd worden. Geadviseerd wordt om per 1 juli a.s. de functie van communicatieadviseur 24/7 op hard piket te zetten en dit per 1 januari 2015 ook voor Oudewater te laten gelden.
2. De piketvergoeding, zoals vastgelegd in artikel 3 van de Uitvoeringsregeling Beschikbaarheidstoelage behorende bij de Bezoldigingsregeling van toepassing te verklaren op deze piketfunctie. Aangezien de functionarissen in dienst zijn van de gemeente Woerden worden zij betaald op basis van de piketvergoeding, zoals vastgelegd in artikel 3 van de Uitvoeringsregeling Beschikbaarheidstoelage, behorende bij de Bezoldigingsregeling. De piketvergoeding zal vanaf 1 juli 2014 betaald worden, wanneer men daadwerkelijk is ingeroosterd in een piket. De functionarissen zullen minstens 1 maal in de 6 weken één week (7 dagen maal 24 uur minus de contractuele uren) piket hebben. De hoogte van de piketvergoeding bedraagt op dit moment 1,05 bruto per uur. De financiële gevolgen staan beschreven onder het kopje financiën. 3. Per 1 januari 2015 structureel 10.000,- op te nemen in de gemeentelijke begroting. Dit is noodzakelijk voor het betalen van de piketvergoeding. Indien wordt besloten om de functie van communicatieadviseur 24/7 op hard piket te zetten zijn hiervoor structureel financiële middelen nodig. Momenteel is dit niet opgenomen in de gemeentelijke begroting. Geadviseerd wordt om per 2015 structureel 10.000,- op te nemen in de gemeentelijke begroting. 4. Ten behoeve van de uitvoering van deze functie het budget crisisbeheersing in 2014 met 5.000,- te overschrijden. Dit is noodzakelijk voor het betalen van de piketvergoeding. Indien wordt besloten om per 1 juli 2014 de functie van communicatieadviseur 24/7 op hard piket te zetten is er budget nodig om de piketkosten te kunnen betalen. De piketkosten voor 2014 zullen dan betaald worden vanuit het budget crisisbeheersing. Op dit budget zal dan een overschrijding zijn van +/- 5.000,-. Geadviseerd wordt het budget crisisbeheersing met 5.000,- te overschrijden in 2014. Dit zal worden verantwoord in de bestuursrapportage. Kanttekening: - Op dit moment is de hoogte van de piketvergoeding gebaseerd op de Uitvoeringsregeling Beschikbaarheidstoelage behorende bij de Bezoldigingsregeling. Aangezien de piketfuncties opnieuw gewaardeerd worden is het niet uitgesloten dat de piketvergoeding in de toekomst hoger kan uitvallen. Financiën: De kosten voor hard piket van de communicatieadviseur 24/7 bedragen +/- 10.000,- per jaar. Er is geen budget geraamd voor deze piketfunctie. Aangezien geadviseerd wordt om de communicatieadviseur per 1 juli a.s. op hard piket te zetten is er voor 2014 +/- 5.000,- nodig voor het betalen van de piketvergoeding. Geadviseerd wordt het budget crisisbeheersing met 5.000,- te overschrijden en dit te verantwoorden in de bestuursrapportage. Tot slot wordt geadviseerd om per 1 januari 2015 structureel 10.000,- op te nemen in de gemeentelijke begroting. Dit is noodzakelijk voor het betalen van de piketvergoeding ten behoeve van het uitvoeren van de piketfunctie communicatieadviseur 24/7. Uitvoering:
- De teammanager personeel en communicatie heeft geadviseerd en is akkoord. - Financieel consulent heeft geadviseerd en is akkoord. Indien u akkoord bent met dit voorstel zullen er aanstellingsbrieven opgesteld worden. Deze aanstellingsbrieven worden vervolgens door u ondertekend. Uw aanwijzingsbesluit ontvangen de betrokkenen schriftelijk. Vervolgens zal uw besluit, door middel van een nieuwsbericht op PIM, bekend worden gemaakt aan de ambtelijke organisatie. Een voorbeeld van de aanstellingsbrief is als bijlage bij dit voorstel gevoegd (14U.09683). Tot slot is er momenteel een voorstel richting de directie onderweg waarin een aantal uitvoerende zaken ter besluitvorming worden voorgelegd. Dit voorstel is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. Opgemerkt dient te worden dat de directie nog geen besluit heeft genomen over dit voorstel. De directie zal naar alle waarschijnlijkheid op 4 juni a.s. een besluit nemen. Communicatie / Website: Indien het college akkoord gaat met het beschikbaar stellen van budget en de directie besluit de functie van communicatieadviseur 24/7 op hardpiket te zetten, wordt dit bekend gemaakt in de groep crisisbeheersing op PIM. Ondernemingsraad: N.v.t. Samenhang met eerdere besluitvorming: - Consultatie Regionaal Crisisplan 2014 2017 (13A.00696). - Besluit tot vaststellen Handboek Bevolkingszorg (14A.00335) Bijlagen: 1. Collegevoorstel: consultatie Regionaal Crisisplan 2014 2017 (13A.00696) 2. Collegevoorstel: besluit tot vaststellen Handboek bevolkingszorg (14A.00335). 3. (concept) Directievoorstel: doorontwikkeling gemeentelijke crisisbeheersing; één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen (14A.00298). 4. Concept aanstellingsbrief communicatieadviseur (14U.09683).
Communicatieadviseur Onderwerp: Aanwijzing hard piket communicatieadviseur Uw Kenmerk: Uw brief van: Datum geregistreerd onder nr.: n.v.t. Ons Kenmerk Doorkiesnummer/Behandeld door: Verz. 14U.09683 428519 / L. van Dijk Beste..., In de nieuwe regionale crisisbeheersingsorganisatie is het vereist dat een lokale communicatieadviseur altijd bereikbaar en beschikbaar is. Daarom hebben wij besloten om jou per 1 juli 2014 op een zogenaamd hard piket te zetten. Hiermee wordt tevens een professionaliseringsslag gemaakt in onze crisisbeheersingsorganisatie. Door dit besluit verandert er verder niets aan je overige rechtspositionele voorwaarden die zijn verbonden aan je aanstelling. Vergoeding bij inzet Indien je bij calamiteiten buiten je aanstellingsuren (je werktijd) voor het piket wordt opgeroepen, ontvang je een vergoeding volgens de CAR / UWO voor overwerk. Via het declaratieformulier kan je dit declareren. Piket Volgens een jaarrooster zal je worden ingezet voor de bereik- en beschikbaarheidsdiensten. Volgens dit rooster ben je tenminste eenmaal in de 6 weken gedurende 7 dagen 24 uur per dag bereik- en beschikbaar. In verband met de vergoeding voor de piketdienst verzoek ik je de uren te declareren bij de Salarisadministratie. De piketvergoeding bedraagt 1,05 bruto per uur. Hiervoor worden je aanstellingsuren in mindering gebracht op de uren die voor de piketvergoeding in aanmerking komen. Tijdens het piket ben je verplicht om binnen 90 minuten na de alarmering aanwezig te zijn in het stadhuis van Woerden. De werkzaamheden verricht je onder toezicht en leiding van het hoofd actiecentrum crisiscommunicatie of de teammanager communicatie en personeel. Daarnaast volg je opleidingen en trainingen en woon je relevante evaluaties en overleggen bij. Verlof In verband met je inzetbaarheid binnen het piket is het van belang dat je het opnemen van verlof afstemt met je collega piketfunctionarissen (communicatieadviseurs). Eventuele ziekmeldingen dien je door te geven aan de teammanager communicatie en personeel.
Ik wens je veel succes toe in de regionale crisisbeheersing! Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders van de gemeente Woerden dr. G.W. Goedmakers CMC gemeentesecretaris V.J. Molkenboer burgemeester N.B. Indien je je met dit besluit niet kunt verenigen, kun je hiertegen binnen 6 weken na verzenddatum van deze brief een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en wethouders van Woerden, Postbus 45, 3440 AA Woerden.
VOORSTEL AAN DIRECTIE Van: S. Kempink Tel.nr. 06-20094781 Nummer: 14A.00298 Datum: 4 juni 2014 Tekenstukken: Nee Bijlagen: 8 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): n.v.t. Team: Jeugd, leefbaarheid en veiligheid Monique Walboomers, Jan Zwaneveld, Nanda de Ridder, Pepijn van den Burgt, Yvonne van den Blink, Eric van Eijk, Rosalie Buise, Ferry Schraa, Jeroen Gottgens, Cees de Heer, Linda Schepers, Gerold Borsboom Onderwerp: Doorontwikkeling gemeentelijke crisisbeheersing: één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen. Advies: 1. Kennis te nemen van en in te stemmen met het plan van aanpak: Eén crisisbeheersingsorganisatie voor twee gemeentebesturen. 2. In te stemmen met de wijze waarop de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie wordt geborgd binnen de reguliere ambtelijke organisatie. 3. Instemmen met hard piket voor de lokale communicatie adviseur 24/7 ten behoeve van de crisisorganisatie. 4. In te stemmen met de (eventuele) aanschaf van ondersteunende middelen ten behoeve van de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie. 5. Kennis te nemen van en in te stemmen met het OTO-plan. Begrotingsconsequenties Nee Directie d.d.:04/06/2014 Directiebesluit 04-06-2014: Akkoord Inleiding: 1
Vanuit de Wet Veiligheidsregio s (Wvr) is de gemeente ten tijde van een (dreigende) crisis verantwoordelijk voor Bevolkingszorg (gemeentelijke crisisbeheersing). Per 1 mei is dit vormgegeven in een nieuwe crisisbeheersingsstructuur, conform het Regionaal Crisisplan (RCP) 2014 2017. Dit RCP heeft het Algemeen Bestuur (AB) van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) vastgesteld. Het RCP beschrijft alleen de hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie, de uitvoeringsorganisatie staat beschreven in het Handboek Bevolkingszorg. Zowel het RCP 2014 2017 als het Handboek Bevolkingszorg zijn leidend bij het implementeren van de nieuwe crisisbeheersingsstructuur en zijn als bijlage (14i.02101 en 14i.01694) toegevoegd aan dit voorstel. Als het gaat om de uitvoeringsorganisatie is het van belang om te weten dat de gemeente vanaf 1 mei verantwoordelijk is voor de onderstaande gemeentelijke processen: - Crisiscommunicatie. - Publieke Zorg. - Preparatie Nafase. - Ondersteuning. Deze processen worden uitgevoerd door een aantal functiegroepen te weten: A. Lokale kernfunctionarissen. B. Regionale piketmedewerkers bevolkingszorg. C. Regionale piketmedewerkers bevolkingszorg op detacheringsbasis in dienst bij de VRU. D. Regionale pool crisiscommunicatie. E. Ondersteunend personeel. F. Uitvoerend personeel. In de bijlage (14i.02095) is een overzicht opgenomen met de functies die onder de hierboven genoemde functiegroepen vallen. In dit overzicht staat ook de verantwoordelijkheidsverdeling voor bijvoorbeeld opleiden trainen oefenen (OTO), bekostiging OTO-activiteiten en beoordelen- en functioneren. Ook is een overzicht van de functieverdeling Woerden Oudewater (14i.02318) toegevoegd, enkele functies dienen nog nader ingevuld te worden. Naast de hierboven beschreven ontwikkeling gaat de gemeente Woerden per 1 januari 2015 ambtelijk samenwerken met de gemeente Oudewater. Vanwege de implementatie van de nieuwe crisisbeheersingsstructuur en de ambtelijke samenwerking (per 1 januari 2015) is het efficiënter op dit moment al te starten met het inrichten van één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen. Om het bovenstaande te realiseren is een plan van aanpak opgesteld (14i.02180). In dit plan van aanpak staat beschreven op welke wijze en onder welke voorwaarden er één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen moet worden gerealiseerd. Het plan van aanpak is op hoofdlijnen afgestemd met de beide burgemeesters op 31 maart jl. Met de implementatie van dit plan van aanpak is inmiddels (deels) gestart. Opgemerkt dient te worden dat Oudewater zelf verantwoordelijk is voor de crisisbeheersing (tot 1 januari 2015) en gebruik kan maken van de Woerdense uitvoeringsorganisatie. Tegelijkertijd wordt dit jaar gewerkt aan een crisisbeheersingsorganisatie die ingezet kan worden voor twee gemeentebesturen. Woerden kan niet garanderen dat we dit vanaf dit moment al volledig op ons kunnen nemen, om die reden blijft Oudewater hier tot 1 januari 2015 zelf verantwoordelijk voor. Daarnaast is het plan voor opleiden, trainen en oefenen (OTO-plan) voor de functionarissen die een rol hebben in de gemeentelijke crisisbeheersing toegevoegd bij dit voorstel (14i.02096). In dit OTO plan staat onder andere beschreven hoe de functiegroepen en teams vakbekwaam worden en vakbekwaam blijven en wie daar voor (financieel) verantwoordelijk is. Met dit voorstel en bijbehorende documenten wordt in ieder geval het volgende besloten: - Er wordt ingestemd met het inrichten van één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen en de uitgangspunten die daarbij in acht worden genomen. 2
- De teammanager is verantwoordelijk voor het functioneren en beoordelen van de functionarissen die een regionale piketfunctie bevolkingszorg uitvoeren. - Er worden uren beschikbaar gesteld voor functionarissen die een functie vervullen in het inrichten van één crisisorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen en/of in de gemeentelijke crisisbeheersing. - Per 1 juli a.s. wordt de functie van communicatieadviseur 24/7 (lokale kernfunctie) op hard piket gezet. - Er worden ondersteunende middelen beschikbaar gesteld aan regionale piketfunctionarissen bevolkingszorg en/of crisisbeheersingsorganisatie. - Er wordt ingestemd met de eisen en verantwoordelijkheden op het gebied van opleiden, trainen, oefenen voor functionarissen die een functie hebben in de crisisbeheersingsorganisatie. Bevoegdheid: De directie van Woerden en het MT van Oudewater zijn bevoegd tot het nemen van besluiten als het gaat om het inzetten van personeel en middelen ten behoeve van de gemeentelijke crisisbeheersing. Beoogd effect: De beoogde effecten met het vaststellen van dit voorstel zijn: 1. Het voldoen aan de wet veiligheidsregio s door het implementeren van het Regionaal Crisisplan 2014 2017 en het Handboek Bevolkingszorg. 2. Eén efficiënte, effectieve en professionele crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen. 3. Het vaststellen van uitgangspunten voor het opleiden, trainen en oefenen van functionarissen en teams die een rol hebben in de crisisbeheersingsorganisatie. 4. Het beschikbaar hebben en in de toekomst krijgen van ondersteunende middelen. 5. Het 24/7 beschikbaar hebben van een lokale communicatieadviseur op hard piket. Argumenten: 3
1.1 Voldoen aan de Wet Veiligheidsregios s (Wvr) conform het Regionaal Crisisplan 2014 2017 en Handboek Bevolkingszorg. De vereisten van de crisisbeheersingsorganisatie staan beschreven in de Wet Veiligheidsregio s. In de VRU wordt regionaal samengewerkt bij de voorbereiding en uitvoering van gemeentelijke processen. De verantwoordelijkheid blijft in deze constructie wel bij het college van B&W. De vereisten uit de Wvr zijn binnen de VRU uitgewerkt in het RCP 2014 2017 en het Handboek Bevolkingszorg. Door deze beide documenten te implementeren wordt tevens voldaan aan de eisen zoals ze beschreven staan in de Wet Veiligheidsregio s. 1.2 Het is effectiever en efficiënter nu al te starten met het inrichten van één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen. Vanwege de implementatie van de nieuwe crisisbeheersingsstructuur en de ambtelijke samenwerking met Oudewater (per 1 januari 2015), is het effectiever en efficiënter om op dit moment al te starten met het inrichten van één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen. Tot 1 januari zal er een actieve samenwerking zijn tussen de gemeenten Woerden en Oudewater, waarbij Oudewater een beroep kan doen op de Woerdense uitvoeringsorganisatie ten tijde van crisis. Wel blijft het MT van Oudewater tot 1 januari 2015 eindverantwoordelijk voor de crisisbeheersingsorganisatie. Feit is dat het inefficiënt is als beide gemeenten afzonderlijk het RCP en het Handboek Bevolkingszorg gaan implementeren, als er vanaf 1 januari 2015 één ambtelijke organisatie is. Bovenstaande is afgestemd met de teammanager communicatie en personeel. Om dit te kunnen realiseren is er een plan van aanpak opgesteld (14.i02180). Geadviseerd wordt om kennis te nemen van en in te stemmen met dit plan van aanpak. 2.1 Borgen van de crisisbeheersingsorganisatie in de reguliere organisatie van groot belang. Door het verdelen van taken en verantwoordelijkheden wordt getracht te voorkomen dat crisisbeheersing voor veel functionarissen een ver van hun bed show wordt. De nieuwe crisisbeheersingsorganisatie dient dan ook geborgd te worden binnen de reguliere organisatie. De wijze waarop dit zal plaats vinden staat uitvoerig beschreven in het plan van aanpak. Hieronder worden enkele uitgangspunten nader toegelicht aangezien deze essentieel zijn voor de borging van de crisisbeheersingsorganisatie. - In zowel Oudewater als Woerden blijft afzonderlijk het Gemeentelijk Beleidsteam en proces Ondersteuning operationeel. Bij de inrichting van één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen blijven in beide gemeenten een afzonderlijk Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) bestaan. Reden hiervoor is dat de burgemeester van de eigen gemeente tijdens crisis en calamiteiten het opperbevel blijft houden. Ook dienen beide burgemeesters verantwoording af te leggen aan de eigen gemeenteraad. Daarnaast schuiven in het GBT van zowel Woerden als Oudewater de eerste 4/8 uur de eigen adviseurs aan. Dit geldt voor de functies 24/7 communicatieadviseur en/of strategisch adviseur crisiscommunicatie, strategisch adviseur bevolkingszorg (gemeentesecretaris) en procesbewaker GBT (adviseur crisisbeheersing). Reden hiervoor is dat met deze werkwijze de lokale kennis geborgd wordt in de beide GBT s, dit is een wens van beide burgemeesters. De procesbewaker GBT en de strategisch adviseur crisiscommunicatie worden na deze 4/8 uur vervangen door de regionale piketfunctionarissen bevolkingszorg. Ook blijft (voorlopig) in beide gemeenten het proces Ondersteuning afzonderlijk georganiseerd vanwege het feit dat het GBT van Oudewater en Woerden blijft bestaan. - Oudewaterse expertise wordt geborgd binnen de uitvoeringsorganisatie van Woerden. Aangezien de uitvoeringsorganisatie van Woerden de uitvoering van de gemeentelijke processen voor haar rekening neemt, moet binnen deze processen Ouderwaterse expertise geborgd worden. Dit wordt gedaan door op cruciale functies ook Oudewaterse functionarissen te benoemen. Per functie, team en proces zal geïnventariseerd worden of het borgen van Oudewaterse expertise noodzakelijk is. 4
- Er zijn procesverantwoordelijken aangewezen voor de gemeentelijke processen. Om de verantwoordelijkheden te verdelen en te voorkomen dat functionarissen niet eigen zijn met hun proces zijn er procesverantwoordelijken aangewezen. In Woerden zijn per gemeentelijk proces twee procesverantwoordelijken beschikbaar op basis van zacht piket. Vanaf 1 januari 2015 zijn zij ook inhoudelijk verantwoordelijk voor het desbetreffende proces in Oudewater. Wel wordt er vanuit Oudewater lokale kennis geborgd binnen de verschillende gemeentelijke processen. De procesverantwoordelijken zijn onder andere zelf verantwoordelijk voor: - Opzetten en up-to-date houden van het draaiboek van hun eigen proces (Crisiscommunicatie, Publieke zorg, Preparatie Nafase of Ondersteuning). - Opleiden trainen oefenen, in overleg met de adviseur crisisbeheersing. - Bemensing van de verschillende functies (conform Handboek bevolkingszorg), ook tijdens de vakantieperiode. - Opleiden trainen oefenen, in samenwerking met de adviseur crisisbeheersing. - Beschikbaar hebben van ondersteunende middelen. - Het proces levendig houden binnen hun eigen team door middel van teamoverleg, workshops etc. De adviseur crisisbeheersing (ACB) zorgt er voor dat de procesverantwoordelijken deze taken uitvoert en kan uitvoeren. Indien nodig ondersteunt de ACB bij het uitvoeren van deze taken. In het geval van Oudewater houdt de ACB-er zich actief bezig met de inhoud van de bovenstaande taken. - Functionerings- en beoordelingsgesprekken worden gehouden door de teammanagers. De Utrechtse gemeenten hebben besloten om per 1 mei belangrijke functies regionaal te organiseren. Deze functies staan, op basis van hard piket, ten dienste van alle Utrechtse gemeenten. Dit worden regionale piketfunctionarissen bevolkingszorg genoemd. Deze piketfunctionarissen blijven in dienst van de eigen gemeente. Het opleiden trainen oefenen neemt de VRU voor deze functionarissen voor haar rekening. Aangezien de piketfunctionarissen in dienst blijven van de eigen gemeente dient die gemeente te toetsen op het functioneren en beoordelen. De VRU en/of ACB zal hiervoor gegevens aanleveren zodat gemeenten handvaten krijgen waarop ze kunnen beoordelen. Het functioneren en beoordelen van de functionarissen die een regionale piketfunctie of lokale (kern)functie uitvoeren wordt belegt bij de desbetreffende teammanager waaronder deze functionaris valt. Daarnaast maakt deze functie onderdeel uit van het Resultaat Ontwikkel Plan (ROP), zodat beoordeling op deze functie kan plaatsvinden. Binnen Woerden/Oudewater zijn er 6 personen die een regionale piketfunctie vervullen namelijk: 1. Monique Pels: informatiemanager GBT. 2. Jaqueline Scheenstra: informatiemanager team bevolkingszorg. 3. Barbara Tabois: procesbewaker ROT. 4. Natasja Wessels: medewerker preparatie nafase. 5. Karen Coesmans: hoofd preparatie nafase. 6. Ad van den Herik (Oudewater): omgevingsanalist. - Adviseur Crisisbeheersing (ACB) is het aanspreekpunt en aanjager voor de gemeentelijke crisisbeheersing. De ACB speelt in zowel de warme als de koude fase een cruciale functie. In de koude fase is hij onder andere verantwoordelijk voor het inrichten en in stand houden van de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie, opleiden trainen oefenen, aanspreekpunt crisisbeheersingsorganisatie, implementatie planvorming etc. Daarnaast heeft de ACB een aanjaagfunctie binnen de gemeentelijke organisatie. De gemeentelijke crisisbeheersing is voor de meeste functionarissen een bijzaak en ver van hun bed. De ACB dient er voor te zorgen dat functionarissen die een rol hebben in de gemeentelijke crisisbeheersing continu aandacht hebben voor de crisisorganisatie. Ook heeft de ACB een functie in de warme fase. Indien er een GBT actief is, kan dit voor de eerste 4/8 uur procesbewaker GBT zijn. Indien er geen GBT actief is, kan het de functie van Officier van Dienst Bevolkingszorg zijn. - Functionarissen dienen uren te krijgen voor hun functie in de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie. In het plan van aanpak is een urenmatrix (pag. 10) per functiegroep opgenomen. Deze uren zijn noodzakelijk voor de implementatie van het plan van aanpak. Opgemerkt dient te worden dat dit incidentele uren zijn. 5
Daarnaast zijn binnen de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie verschillende personen in verschillende functies actief. Het aantal uren dat noodzakelijk is om de functie te kunnen uitvoeren is afhankelijk van de soort functie. Ook is er per functie een verschil in het benodigde aantal uren voor vakbekwaam worden en vakbekwaam blijven. Een overzicht van het aantal noodzakelijk uren per functiegroep om vakbekwaam te worden en te blijven staat in bijlage (14i.02095). Dit zijn structurele uren. Geadviseerd wordt in te stemmen met de bovenstaande uitgangspunten. Tot slot zal er in het laatste kwartaal van 2014 een directievoorstel worden opgesteld waarin voorstellen worden gedaan over de wijze waar op de gemeentelijke crisisbeheersing (vanaf 2015) structureel geborgd zal gaan worden in de reguliere organisatie. 3.1 Verzekerde bereikbaarheid en beschikbaarheid van de lokale communicatie adviseur 24/7. Voorgesteld wordt om per 1 juli a.s. voor Woerden de communicatieadviseur 24/7 lokale (kern)functie op hard piket te zetten. Tot nu toe is dit niet gedaan, de nieuwe crisisorganisatie vereist vanuit de VRU de beschikbaarheid van een lokale communicatieadviseur. Voordelen zijn: - 100% gegarandeerde bereikbaarheid en beschikbaarheid. - De bevolking kan direct en adequaat geïnformeerd worden. - Kennis en ervaring worden gedeeld over meerdere communicatieadviseurs. - De 24/7 communicatieadviseur kan ook bij bijna crisis of andere onveilige situaties (branden, olie in de singel, zedenzaken etc.) ingeschakeld worden. De communicatieadviseurs in Woerden worden hiervoor ingezet. Per 1 januari 2015 zal dit ook gelden voor Oudewater en wordt de communicatieadviseur van Oudewater toegevoegd aan de hard piket pool. De kosten voor hard piket van de communicatieadviseur 24/7 bedragen +/- 10.000,- per jaar. Er is geen budget geraamd voor deze piketfunctie. Geadviseerd wordt in te stemmen met hard piket voor de lokale communicatieadviseur 24/7 ten behoeve van de crisisorganisatie en deze vanaf 2015 ook voor Oudewater te laten gelden. Indien de directie akkoord is zal door middel van een collegevoorstel (14A.00435) aan het college gevraagd worden om hier voor budget beschikbaar te stellen. 4.1 De aanschaf van ondersteunende middelen voor de lokale crisisbeheersingsorganisatie en de regionale piketfunctionarissen is een lokale verantwoordelijkheid. De gemeenten zijn zelf (financieel) verantwoordelijk voor de aanwezigheid van ondersteunende middelen voor de crisisbeheersingsorganisatie. Dit geldt zowel voor de lokale functionarissen als regionale piketmedewerkers bevolkingszorg. Ook dient de uitvoeringsorganisatie over ondersteunende middelen te beschikken. Hieronder wordt per team / functiegroep beschreven wat de stand van zaken is ten aanzien van de aanwezigheid van ondersteunende middelen. De Gemeentelijke Beleidsteams van Oudewater en Woerden beschikken over de noodzakelijke voorzieningen. Dit geldt ook voor de ruimte van het Tbz. De uitvoeringsorganisatie van de gemeentelijke processen zit in het stadhuis van Woerden (proces ondersteuning zit zowel in Oudewater als Woerden), op de gehele 3 de verdieping. Een plattegrond van de indeling van de uitvoeringsorganisatie is als bijlage (14i.02102) bij dit voorstel gevoegd. De uitvoeringsorganisatie wordt gevuld met regionale piketfunctionarissen bevolkingszorg en lokale uitvoerende- en ondersteunende functionarissen. Voor deze functionarissen zijn werkplekken beschikbaar met behulp van 15 crisisaccounts. Momenteel wordt gewerkt aan het feit dat er nog niet geprint kan worden zonder een druppel. Indien dit geregeld is wordt voldaan aan de randvoorwaarden die de uitvoeringsorganisatie nodig heeft om haar taken uit te kunnen voeren. De genoemde regionale piketfunctionarissen bevolkingszorg (pag. 5) zijn in dienst van de eigen gemeente. Dit betekent dat die gemeente ook de piketvergoeding en eventueel ondersteunende middelen moet verzorgen. Tot slot is er voor Woerden en Oudewater een notulistenpool. De notulistenpool levert tijdens crisis en calamiteiten notulisten voor het GBT en het Tbz. 6
Geadviseerd wordt om (indien nodig) ondersteunende middelen beschikbaar te stellen aan de regionale piketmedewerkers bevolkingszorg en/of lokale crisisorganisatie. De kosten kunnen in 2014 betaald worden uit het budget crisisbeheersing. 5.1 Opleiden trainen oefenen crisisbeheersingsorganisatie essentieel. Een daadwerkelijke inzet van de volledige crisisbeheersingsorganisatie komt gelukkig zelden voor. Dat wil niet zeggen dat er niet geïnvesteerd hoeft te worden in het vakbekwaam worden en blijven van onze crisisbeheersingsorganisatie. Sterker nog, dit is een essentieel onderdeel zodat tijdens crisis en calamiteiten functionarissen taakbewust zijn en kunnen teruggrijpen op leermomenten die ze opgedaan hebben tijdens opleidingen, trainingen en oefeningen (OTO activiteiten). Daarnaast zorgen OTO activiteiten voor het levendig houden van de crisisbeheersingsorganisatie binnen de reguliere organisatie. Voorkomen moet worden dat kennis en kunde wegebt bij de functionarissen en teams die een rol hebben in de gemeentelijke crisisbeheersing. Om die reden is een OTO-plan opgesteld voor Woerden/Oudewater. In dit plan staat beschreven wie verantwoordelijk is voor het opleiden trainen oefenen van de verschillende functiegroepen. Ook worden kort de verschillende opleidingen en oefeningen beschreven. Tot slot wordt beschreven hoe en op basis waarvan de verschillende functionarissen beoordeeld worden en wie verantwoordelijk is voor welke kosten. Het OTO-plan is bij dit voorstel gevoegd (14i.02096). Geadviseerd wordt kennis te nemen van en in te stemmen met het OTO-plan. Kanttekening: - Het traject om te komen tot de ambtelijke samenwerking met Oudewater kost voor de Oudewaterse ambtenaren veel energie en tijd. Daarnaast moet het plaatsingsproces nog plaatsvinden waardoor onzeker is op welke functies personen terecht komen. Het risico bestaat dat de ambtenaren uit Oudewater onvoldoende tijd kunnen en willen stoppen in de gemeentelijke crisisbeheersing (opleiden trainen oefenen en planvorming). - De gemeente Woerden kan op dit moment nog niet volledig verantwoordelijk zijn voor de crisisbeheersingsorganisatie van Oudewater. Wel zal zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van de uitvoeringsorganisatie van Woerden. In deze situatie blijft Oudewater tot 1 januari 2015 eindverantwoordelijk voor de gemeentelijke crisisbeheersing binnen hun eigen gemeente. - De werkdruk van de medewerkers in Woerden is het afgelopen jaar behoorlijk toegenomen. Het risico bestaat dat collega s geen functie meer in de crisisbeheersingsorganisatie op zich willen nemen vanwege de tijdsinvestering. Vooralsnog levert dit geen problemen op. Financiën: 7
In Woerden is het budget voor de gemeentelijke crisisbeheersing voor 2014 op 6.900,- begroot. In 2014 zullen daar in ieder geval de volgende kosten van betaald worden: - Aanschaf Ipad (ad. 620,- excl. BTW) voor de regionale piketfunctie; informatiemanager GBT. - SIM-kaarten voor de Ipad(s) ten behoeve van de uitvoering van de regionale piketfuncties en/of lokale (kern)functionarissen. - Facilitaire kosten voor locaties en/of lunches. - Kosten ten behoeve van opleiden trainen oefenen. Vanaf 2015 zullen de piketkosten van de regionale piketmedewerkers, OvD Bevolkingszorg en 24/7 communicatieadviseur zichtbaar worden gemaakt. De eerste twee genoemde kosten worden betaald vanuit de post salarissen. Dit wordt in het volgende directievoorstel (eind 2014) meegenomen. Voor de hardpiket functie lokale communicatieadviseur 24/7 wordt voorgesteld om voor 2014 het budget crisisbeheersing met 5.000,- te overschrijden en vanaf 2015 10.000,- structureel op te nemen in de begroting. Dit wordt door middel van een collegevoorstel voorgesteld aan het college van Woerden. Daarnaast worden de volgende kosten uit salarissen en/of budgetten van de desbetreffende teams betaald: - Uren voor opleiden trainen oefenen. - Abonnementskosten mobiele telefoons / Ipad. - Kosten voor de crisisaccounts. Voor de gemeente Oudewater komen eventuele kosten in 2014 ten lasten van het budget Brandweer en Crisisbeheersing (overige uitgaven). Er is geen specifiek budget voor crisisbeheersing begroot. Ook dient de gemeente Woerden en Oudewater een bijdrage te leveren aan de regionale piketfuncties Bevolkingszorg. Zoals afgesproken is tussen de gemeentesecretarissen zullen de gemeenten dit onderling met elkaar verrekenen, al naar gelang of een gemeente meer, of minder piketfunctionarissen levert, dan van te voren is afgesproken. De VRU neemt het op zich, om 1 x per jaar deze onderlinge verrekening administratief voor gemeenten af te handelen. De eerste keer zal de verrekening plaatsvinden begin 2015, omdat er pas per 1 mei 2014 met deze regionale piketten gestart wordt. Aangezien Woerden meer regionale piketfunctionarissen levert dan op basis van de verdeelsleutel (inwoneraantal) tussen gemeentesecretarissen is afgesproken, krijgt de gemeente Woerden een behoorlijk bedrag ( 10.243,-) terug. De gemeente Oudewater levert het exacte aantal regionale piketfunctionarissen en krijgt een klein bedrag ( 678,-) terug vanuit de VRU. Dit bedrag houden gemeenten niet over, immers gemeenten moeten nog zelf de piketkosten betalen aan deze functionarissen. In de onderstaande tabel staat de kostenverdeling van Woerden en Oudewater op basis van de verdeelsleutel voor de regionale piketmedewerkers. Gemeente Te leveren Geleverd Te weinig / te veel Te betalen kosten obv te leveren functionarissen Te ontvangen vergoeding obv te leveren functionarissen Verschil Woerden 3 5 2 10.283 20.525-10.243 Oudewater 1 1 0 3.428 4.105-678 Uitvoering: Inmiddels is al gestart met de eerste stappen om te komen tot één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen. Indien de directie van Woerden en het MT van Oudewater instemmen met dit voorstel wordt de wijze waarop dit dient plaats te vinden vastgesteld waardoor het plan van aanpak verder kan worden geïmplementeerd. Tot slot is een collegevoorstel opgesteld (14A.00435) om financiële middelen te krijgen zodat de functie van communicatieadviseur 24/7 op hard piket kan worden gezet. 8
Communicatie / Website: In Woerden is de nieuwe crisisbeheersingsorganisatie bekend gemaakt via Intranet en het verspreiden van een nieuwsbrief. Daarnaast is er op PIM een groep crisisbeheersing. In deze groep worden nieuwtjes, ontwikkelingen en belangrijke documenten geplaatst. In Oudewater zal, nadat het MT een besluit heeft genomen, dezelfde nieuwsbrief als in Woerden worden verspreidt. Ondernemingsraad: N.v.t. Samenhang met eerdere besluitvorming: In de stuurgroep van het programma Oudewater is besloten dat het inrichten van één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen een quick win is. Bijlagen: 1. Plan van aanpak: Één crisisbeheersingsorganisatie voor twee gemeentebesturen (14i.02180). 2. Regionaal Crisisplan 2014 2017 (14i.02101). 3. Handboek Bevolkingszorg (14i.01694). 4. Overzicht functiegroepen met functies en verantwoordelijkheidsverdeling. OTO-activiteiten, kosten, registratie, functioneren en beoordelen ( 14i.02095). 5. Functieoverzicht crisisorganisatie Woerden Oudewater (14i.02318). 6. Plattegrond indeling uitvoeringsorganisatie stadhuis Woerden (14i.02102. 7. OTO-plan Woerden/Oudewater (14i.02096). 8. Collegevoorstel: communicatieadviseur 24/7 t.b.v. de crisisbeheersingsorganisatie (14A.00435). 9
VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: S. Kempink Tel.nr. : Datum: 6 mei 2014 Tekenstukken: Nee Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): N.v.t. 06-20094781 Team: Jeugd, leefbaarheid en veiligheid Bijlagen:1 Jeroen Gottgens, Wilfred Goedmakers, Vincent Griessler, Karolijn van den Heuvel, Margret Elberse, Gerold Borsboom, Thomas Hoogendoorn Onderwerp: Besluit tot vaststellen Handboek Bevolkingszorg. Nummer: 14A.00335 Advies: - Het Handboek Bevolkingszorg vast te stellen, zie bijlage (14i.01694). - Alle voorgaande regelingen betrekking hebbend op de organisatie van de gemeentelijke crisisbeheersing, waarin het Handboek Bevolkingszorg Gemeentelijke crisisbeheersing 2.0 voorziet, na vaststelling van het voornoemde handboek te laten vervallen. Paraaf teammanager: Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.:06/05/2014 Besluit 06-05-2014: Akkoord Portefeuillehouder: burgemeester Inleiding:
Vanuit de Wet Veiligheidsregio s (Wvr) is de gemeente ten tijde van een (dreigende) crisis verantwoordelijk voor Bevolkingszorg. Bevolkingszorg omvat de processen en activiteiten die de gemeente dient te ondernemen om de burgers te beschermen en te ondersteunen ten tijde van een crisis. Ook bespoedigen deze processen de terugkeer naar een normale situatie. In de provincie Utrecht voert de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) deze wettelijke taak uit voor gemeenten. In de VRU wordt regionaal samengewerkt bij de voorbereiding en uitvoering van gemeentelijke processen. De verantwoordelijkheid blijft in deze constructie bij de gemeente/college van B&W. Op 1 mei dit jaar gaat de (VRU) van start met het Regionaal Crisisplan (RCP) Utrecht 2014 2017 en het Handboek Bevolkingszorg. Dit is door het Algemeen Bestuur (AB) van de VRU en de 26 gemeentesecretarissen besloten. In het RCP staat de nieuwe hoofdstructuur beschreven (op basis van artikel 16 Wet Veiligheidsregio s) voor de crisisorganisatie, zo ook voor de gemeentelijke crisisbeheersing. De Utrechtse gemeenten hebben besloten om sleutelfuncties binnen deze hoofdstructuur regionaal te organiseren. Dit houdt in dat deze functies ten dienste staan van alle Utrechtse gemeenten. De volledige uitvoeringsorganisatie staat beschreven in het Handboek Bevolkingszorg. Het Handboek Bevolkingszorg geeft de uitvoeringsorganisatie van Bevolkingszorg weer en is bedoeld voor alle functionarissen die v r, tijdens en n?een crisis een rol vervullen binnen Bevolkingszorg. Bevolkingszorg valt net als de Brandweer, GHOR en Politie onder de hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie conform het RCP en de Wet Veiligheidsregio s. De hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie, zoals beschreven in het RCP, is leidend voor de organisatie van Bevolkingszorg. Bevolkingszorg bestaat uit de volgende processen met de volgende doelstelling: Crisiscommunicatie: bereiken dat informatie wordt verstrekt aan getroffenen en het publiek in het algemeen over de crisis, de bestrijding en eventuele handelingsperspectieven. Publieke zorg: voorzien in opvang en verzorging / primaire levensbehoeften van de bevolking. Preparatie Nafase: verzorgen van nazorg voor de bevolking. Ondersteuning: beschikbaar stellen van mensen en middelen t.b.v. de gemeentelijke crisisorganisatie. Informatiemanagement: beschikbaar stellen van informatie t.b.v. de gemeentelijke crisisorganisatie. Dit handboek is behandeld in de vergadering van het overleg coördinerend gemeentesecretarissen van 28 oktober 2013. Alvorens haar fiat te geven aan het handboek hebben de coördinerend gemeentesecretarissen er op aangedrongen nog één keer alle ins en outs betreffende de inwerkingtreding van Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 met de 26 gemeenten in de regio af te stemmen. Dit is gebeurd in het regionaal overleg met adviseurs crisisbeheersing en communicatieadviseurs op 6 maart 2014. Nu is het moment aangebroken dat het Handboek Bevolkingszorg ter vaststelling wordt aangeboden aan het college. Bevoegdheid: Het college van B&W is bevoegd om het Handboek Bevolkingszorg vast te stellen. Het college van B&W is verantwoordelijk voor de voorbereiding op de gemeentelijke crisisbeheersing. Beoogd effect: Het Handboek Bevolkingszorg heeft als doel een duidelijk overzicht te geven hoe de gemeentelijke crisisorganisatie georganiseerd. Een beschrijving van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de binnen de crisisorganisatie werkzame functionarissen behoort daar ook toe. Met het vaststellen van het Handboek Bevolkingszorg wordt ingestemd met de wijze waarop de uitvoeringsorganisatie met betrekking tot de gemeentelijke crisisbeheersing wordt ingericht. Argumenten:
- Het Handboek Bevolkingszorg is gebaseerd op het Regionaal Crisisplan (RCP). In het Handboek Bevolkingszorg wordt de uitvoeringsorganisatie van de gemeentelijke crisisbeheersing beschreven, waarbij het RCP leidend is geweest. In een eerder stadium heeft het college een zienswijze gegeven op het RCP (13A.00696). Daarnaast is het RCP onlangs vastgesteld door het AB van de VRU. Door de implementatie van het RCP en het Handboek Bevolkingszorg voldoen gemeenten aan de vereisten zoals ze beschreven staan in de Wet veiligheidsregio s. - Het Handboek Bevolkingszorg is uitvoerig afgestemd met de 26 gemeentesecretarissen, adviseurs crisisbeheersing en communicatieadviseurs binnen gemeenten. Het Handboek Bevolkingszorg is op meerdere momenten afgestemd met de gemeentesecretarissen, adviseurs crisisbeheersing en communicatieadviseurs van de verschillende gemeenten. Ook vanuit Woerden is regelmatig een inhoudelijke reactie gegeven op het Handboek Bevolkingszorg. Op dit moment ligt er een Handboek Bevolkingszorg waarmee de gemeenten de nieuwe crisisbeheersingsorganisatie kunnen implementeren. Kanttekening: - Gemeente Woerden gaat per 1 januari 2015 ambtelijk samenwerken met de gemeente Oudewater. Per 1 mei moeten het RCP en het Handboek Bevolkingszorg geïmplementeerd. Aangezien de gemeenten Woerden en Oudewater per 1 januari 2015 ambtelijk gaan samen werken is het efficiënter op dit moment al te starten met het inrichten van één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen. Momenteel wordt gewerkt aan een plan van aanpak om bovenstaande te kunnen realiseren. Per 1 januari 2015 moet er uiteindelijk één crisisbeheersingsorganisatie zijn ten behoeve van twee gemeentebesturen. Financiën: De kosten die de implementatie van het Handboek Bevolkingszorg met zich meebrengen worden gefinancierd uit het budget crisisbeheersing (FCL: 61200401). Hiervoor is +/- 6900,- beschikbaar. Uitvoering: Momenteel wordt er een plan van aanpak opgesteld voor de implementatie van het Handboek Bevolkingszorg binnen de gemeentelijke organisatie. Dit plan van aanpak zal worden vastgesteld door de directie. Inmiddels is al gestart met de implementatie van het Handboek Bevolkingszorg, aangezien de nieuwe crisisbeheersingsorganisatie per 1 mei van start gaat. De nieuwe uitvoeringsorganisatie is in de gemeente Woerden op hoofdlijnen klaar. Daarnaast is er een start gemaakt met het inrichten van één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen. Vanaf 1 mei wordt de uitvoeringsorganisatie van Woerden tevens ingezet voor de gemeente Oudewater. Om kennis over Oudewater te borgen binnen de gemeentelijke processen worden op cruciale functies Oudewaterse collega s gekoppeld aan de Woerdense uitvoeringsorganisatie. Dit jaar zal er gewerkt worden aan het tot stand brengen van één crisisbeheersingsorganisatie voor twee gemeentebesturen. Communicatie / Website: N.v.t. Ondernemingsraad: N.v.t. Samenhang met eerdere besluitvorming:
- Collegevoorstel: Bestuurlijke consultatie Regionaal Crisisplan 2014 2017 (13A.00696). Bijlagen: 1. Handboek Bevolkingszorg (14i.01694).
VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: S. Kempink Tel,nr,: 06-20094781 Geraadpleegd consulent Datum: 17-07-2013 Afd.: Samenleving Financieel: Tekenstukken: Ja Persbericht: Nee Bijlagen: 3 Afschrift aan: Rick de Jongh, Gerold Borsboom, Margret Elberse, Gerben Karssenberg, Wilfred Goedmakers N.a.v. (evt. briefnrs.): 13.502933 Onderwerp: Bestuurlijke consultatie Regionaal Crisisplan Utrecht 2014 2017. Nee Juridisch Nee Personeel Nee Communicatie Nee ICT Nee Inkoop: Nee Datum: 17-07-2013 Nummer: 13A.00696 Advies: 1. De zienswijze vast te stellen zoals deze staat beschreven in de bijgevoegde brief: Zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 2017. 2. De VRU in kennis te stellen van de zienswijze van het college op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 2017. 3. De raad te informeren over uw zienswijze middels de bijgevoegde raadsinformatiebrief. Paraaf afd. manager: Begrotingsconsequenties Opmerkingen leidinggevende/secretaris/portefeuillehouder: B. en W. d.d.: 13/08/2013 besluit 13-08-2013: Akkoord. College vraagt aanvullend aandacht voor de situatie van niet-zelfredzame burgers. Gewenste datum behandeling in de raad (datum: zie vergaderschema): Fatale datum besluit van de raad: Nee Portefeuillehouder: - burgemeester
VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Blad 2 van 2 Van: S. Kempink Ondwerp: Bestuurlijke consultatie Regionaal Crisisplan Utrecht 2014-2017 Datum: 17-07-2013 Extra overwegingen / kanttekeningen voor College N.v.t. Extra overwegingen / alternatieven / argumenten 1. De zienswijze vast te stellen zoals deze staat beschreven in de bijgevoegde brief: Zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 2017. Hierbij wordt aan u, ter consultatie, het concept-regionaal crisisplan 2014 2017 aangeboden. Het regionaal crisisplan beschrijft de organisatie, verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden ten tijde van een ramp of crisis. Het gaat hierbij om de maatregelen en voorzieningen die gemeenten treffen bij rampenbestrijding en crisisbeheersing, alsmede de afspraken die zijn gemaakt met andere partijen die bij een mogelijke ramp en/of crisis betrokken kunnen worden. Naast het regionaal crisisplan treft u een toelichting aan, waarin de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het regionaal crisisplan 2009 2013 zijn beschreven. Ook is in dezelfde bijlage benoemd waarin het regionaal crisisplan afwijkt van de wettelijke vereisten in de Wet veiligheidsregio's en het Besluit veiligheidsregio's. Tevens is een overzicht toegevoegd waarin de samenhang tussen het regionaal crisisplan en de nieuwe gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie weergegeven is. In april en mei 2013 heeft een informele commentaarronde plaatsgevonden waarbij de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) onder andere de ambtenaren crisisbeheersing, netwerkpartners en aangrenzende veiligheidsregio s hebben uitgenodigd een reactie te geven op het regionaal crisisplan 2014 2017. Ook vanuit Woerden hebben wij een ambtelijke reactie gegeven op het regionaal crisisplan. Vervolgens heeft de VRU de ontvangen reacties vanuit de geconsulteerde partners meegestuurd met de vergaderstukken voor de vergadering van het Algemeen Bestuur (AB) VRU van 24 juni 2013. Het AB van de VRU heeft het regionaal crisisplan op 24 juni jl. als voorlopig besluit vastgesteld. Voordat het regionaal crisisplan definitief wordt vastgesteld, wil het AB de colleges van burgemeester en wethouders in de gelegenheid stellen hun reactie te geven op het voorliggende regionaal crisisplan. Met dit collegevoorstel wordt aan u gevraagd de zienswijze vast te stellen zoals deze staat beschreven in de brief met als onderwerp: Zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 2017. Deze brief is als bijlage bij dit voorstel gevoegd (13U.13334). Hierin staat dat het college blij is met de informele consultatieronde waardoor de input van de gemeente direct in de ontwikkeling van het crisisplan is meegenomen. Voorts dat het een helder en compact document is geworden, dat uit gaat van de nodige flexibiliteit op onderdelen van de crisisbeheersingsorganisatie en aansluit bij het uitgangspunt van de zelfredzaamheid van burgers. 2. De VRU in kennis te stellen van uw zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 2017. Middels de bijgevoegde brief zal uw zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 2017 kenbaar worden gemaakt aan de VRU. Uw zienswijze op het regionaal crisisplan moet voor vóór 16 september kenbaar gemaakt zijn aan de VRU. Het regionaal crisisplan, zal na eventuele verwerking van de reacties, aangeboden worden aan het Dagelijks Bestuur (DB) van de VRU van 18 oktober 2013 en voor definitieve vaststelling aan het AB VRU op 11 november 2013. 3. De raad te informeren over uw zienswijze middels de bijgevoegde raadsinformatiebrief.. Alhoewel de raad geen formele bevoegdheid heeft in het consultatietraject van het regionaal crisisplan, wordt geadviseerd de raad wel te informeren over uw zienswijze. Door middel van de raadsinformatiebrief is de raad op de hoogte van de bestuurlijke ontwikkelingen rondom de VRU. Tot slot wordt in de raadsinformatiebrief voorgesteld om een themavond VRU te organiseren. Tijdens deze themavond zullen verschillende projecten / thema s van de VRU worden toegelicht, waaronder het regionaal crisisplan.