KENNIS DOEN WE SAMEN! Een introductie op doel, functies, kenmerken en rollen inzake de Kennisplatforms van de archiefsector Aanleiding Vanuit de kennisfunctie wordt de noodzaak van het inrichten van kennisplatforms gevoeld. Initiatieven als de Archiefvisie, het Programma Archief2020 en Nationale Strategie Digitaal Erfgoed tonen aan dat het belang van een sterke kennisfunctie in een goed georganiseerd archiefveld toeneemt. Kennisplatforms helpen om verbindingen te leggen tussen de deelnemers en sterke netwerken te bouwen. Doelen De inrichting van kennisplatforms is een hulpmiddel ter versterking van de kennisontwikkeling en deling, gericht op de uitvoeringspraktijk. Daarnaast kunnen de platforms ingezet worden als innovatie-instrument. Het programma InAxis heeft een 3- fase innovatiemodel ontwikkeld dat volgens het programmabureau Archief 2020 herkenbaar en bruikbaar is voor de Archiefinnovatie. Innovatie werkt in 3 fasen, volgens het leer-model: experimenteren in context > conceptualisering generieke delen van oplossingen > stimuleren gebruik in eigen context. De platforms kunnen experimenten ondersteunen in de vorm van (starten van) samenwerkings-pilots of het identificeren van best practices die er al zijn. De platforms bieden tenslotte een instrument in het kader van het leren leren. In dit kader wordt ook wel gesproken over leerkringen. Start en opzet Eind 2015 zijn de kennisplatforms openbaarheid en preservation formeel van start gegaan. In 2016 zullen meer platforms starten, bijvoorbeeld op het terrein van conservering, e-depot en architectuur. Daarnaast zijn er contacten met andere bestaande, meer informele, platforms om waar mogelijk tot een eenduidige vorm van kennisdelen te komen. Elk kennisplatform is georganiseerd rond één of meer van de kennisvragen waar de archiefsector zich voor gesteld ziet en die zijn vastgelegd in de Kennis- en Innovatieagenda. De platforms maken gebruik van de Pleio-voorziening die door het NA daarvoor gecreëerd is. De volgende kennisplatforms zijn voorzien: 8 februari 2016 pagina 1 van 5
Functies Op de platforms wisselt een dwarsdoorsnede van het uitvoerend archiefveld kennis en informatie uit, bij voorkeur op interactieve wijze. De functies zijn als volgt te karakteriseren: 1. Ontwikkelcommunity: Samen met pioniers verder ontwikkelen van kennis en oplossingen rond een thema, delen van ervaringen en meedenken bij elkaars implementatie van de bijbehorende kennisproducten; 2. Verspreiden van kennis en ervaringen ten behoeve van early adopters en de sector: a. Ontsluiten van relevante documenten en good practices voor een brede doelgroep binnen en buiten de archiefsector b. Actief verspreiden van kennis en ervaringen van pioniers met (thematische) bijeenkomsten Aan de bij de platforms behorende kennissessies nemen archiefmedewerkers, ondernemers, wetenschappers, div-medewerkers, informatiespecialisten, CIO-adviseurs en mogelijk ook vertegenwoordigers van leveranciers deel. Mensen waarbij een sterke professionele betrokkenheid bij informatie- en archiefvraagstukken verwacht mag worden. Kennisplatforms leveren de sector waardevolle informatie op. Nieuwe trends, spraakmakende cases, faalsignalen vanuit het veld: zij vormen input voor beleidsvorming, onderzoek of bijvoorbeeld het verleggen van accenten bij advisering. Naast het signaleren is ook het voeden van de sector met verworven inzichten, beproefde praktijken of beschikbaar gestelde informatiebronnen gediend met de inrichting van kennisplatforms.; Er ontstaat een duidelijk onderscheid tussen de platforms als proeftuinen voor de hele sector en de eigen Nationaal Archief website. Eenmaal gestolde informatie, vastgestelde kaders en richtlijnen, evenals het geven van een toelichting op nieuw of bestaand beleid, subsidies en regelgeving krijgen hun plaats op de zakelijke website van het NA zelf en/of websites van andere archiefinstellingen. Inhoudelijk is steeds sprake van een wisselwerking: de platforms kunnen inzichten genereren die tot aanpassing / herziening van de gestolde of 8 februari 2016 pagina 2 van 5
gevalideerde informatie leiden en andersom kan een richtlijn leiden tot discussie over de uitwerking of de toepassing. Kenmerken, uitgangspunten, werkwijze De kenmerken van kennisplatforms van de archiefsector kunnen zijn: Structureel van karakter en extern gericht Gericht op versterking van de kennisontwikkeling en deling aan de hand van een beperkt aantal herkenbare thema s, in interactie met de uitvoeringspraktijk; Gericht op innovatie van de archiefpraktijk; Verbinding van de diverse professioneel betrokken partijen (publiek en privaat); Niet van het NA, maar gefaciliteerd door het NA; Een combinatie van face-to-face ontmoetingen en on-line communicatie Organisatie/programmering ligt niet in de hand van 1 persoon, maar bijvoorbeeld bij een (kleine) programmacommissie, samengesteld uit vertegenwoordigers/kenniswerkers uit de archiefsector, of door het organiseren van een startbijeenkomst met een kerngroep waarin de prioriteiten van het platform worden vastgesteld; De kennissessies worden gehouden bij het NA of bij een andere gastheer die daarvoor geen kosten in rekening brengt De platforms worden in ieder geval gefaciliteerd door het NA, maar eigenaarschap en inbreng van alle partijen is voorwaarde voor succes; Het NA neemt uiteraard ook inhoudelijk deel aan de platforms; Een minimale bureaucratische overhead bij de voorbereiding De deelname aan de platforms- en kennissessies is kosteloos Aan de bij de platforms behorende kennissessies nemen archiefmedewerkers, ondernemers, wetenschappers, div-medewerkers, informatiespecialisten, CIO-adviseurs en mogelijk ook vertegenwoordigers van leveranciers deel. Mensen waarbij een sterk professionele betrokkenheid bij informatie- en archiefvraagstukken verwacht mag worden. Rollen 1. Trekker/moderator Verschillende partijen in de archiefsector adopteren idealiter een van de kennisplatforms als sponsor. Dat wil zeggen: Dat deze partij zijn naam- bij wijze van boegbeeld en ambassadeur - aan het kennisplatform verbindt, Zijn expertise daarvoor inzet Een moderator, een spil voor het platform, levert. Een van de succesfactoren van een kennisplatform is een stevig informeel leiderschap. Een netwerk komt tot bloei met een enthousiaste en onafhankelijke trekker. Voor het slagen van een kennisplatform is het essentieel dat de sponsor-organisatie de trekker toestaat te investeren in deskundigheidsbevordering. Dat betekent bijvoorbeeld hij (of zij) onder werktijd zijn werkzaamheden als trekker mag verrichten: De trekker hoeft geen formele macht te hebben, maar heeft vooral de vaardigheden om mensen te enthousiasmeren en hen te laten samenwerken; Een goede trekker probeert mensen aan elkaar te verbinden en spoort hen aan actief deel te nemen; Bij voorkeur in samenwerking met een kerngroep signaleert hij belangrijke nieuwe ontwikkelingen en agendeert hij nieuwe vraagstukken; Een trekker bereidt bijeenkomsten voor Een trekker zoekt documentatie zoeken en plaatst deze, post nieuwsberichten post en reagereert op vragen dan wel betrekt anderen daarbij, etc. 8 februari 2016 pagina 3 van 5
De trekker houdt ook de groep op de Pleio-deelsite bij die tevens dient voor ledenadministratie en agendavoering. Voor specifieke taken stelt hij of zij desgewenst werkgroepen in om de taken zo veel mogelijk te verdelen. De trekker neemt het voortouw bij het bekendheid geven aan het netwerk om in ledenaantal te groeien. Hij/zij zoekt wegen om ook via publicaties bekendheid te geven aan het platform, waarbij gewezen wordt op de meerwaarde van deelname. Deelnemers worden aangemoedigd om nieuwe deelnemers te werven (mond-op-mond reclame). Voor deze activiteiten kan de hulp worden ingeroepen van adviseurs van het Nationaal Archief. De inhoudelijke condities voor een succesvol kennisnetwerk hebben vooral te maken met de organisatie. De trekker zorgt daarom, bij voorkeur met steun en medewerking van enkele deelnemers, de kennisadviseur en de kennismakelaar van het Nationaal Archief, voor: Een dynamisch werkprogramma (waarin ook aandacht voor de afbakening en afstemming met andere kennisplatforms); Creatieve bijeenkomsten (deze bieden de deelnemers de mogelijkheid om op deze bijeenkomsten informatie op te doen, contacten te leggen en zich te profileren. Dit verhoogt de opbrengst en het enthousiasme om deel te nemen. Experts van buiten (deze bieden iets extra s en zorgen voor nieuwe kennis. Externen zijn vaak graag bereid om voor een symbolische vergoeding een workshop te geven. Goede documentatie (de Pleio-deelsite zorgt voor een goede toegankelijkheid en maakt het gemakkelijk om informatie te plaatsen). Samen met de Stichting Pleio wordt hard gewerkt aan verdere verbetering van de functionaliteiten die Pleio biedt. 2. Deelnemers vanuit archiefsector Een netwerk heeft leden nodig. De kennisplatforms zorgen voor hun eigen ledenwerving, daarin ondersteund door publiciteit vanuit het thema en platform zelf of door communicatie-initiatieven vanuit het NA. Anderen kunnen worden uitgenodigd om deel te nemen, of zij melden zichzelf aan: de Pleio-deelsite is openbaar. Er zijn verschillende modaliteiten in de betrokkenheid en activiteit te verwachten. Ze kunnen gezien worden als drie verschillende schillen rond hetzelfde thema: De kerngroep, waaraan de deelnemers actief deelnemen, gezamenlijk kennisvragen oppakken en deze kennis delen; Een actieve groep van meelezers, die ook informatie deelt en actief reflecteert op de kennisontwikkeling; Een meer passieve groep van deelnemers die kennis komt halen. De inhoudelijke programmering van elk platform zou de verantwoording van kleine platformcommissies kunnen zijn, die zijn samengesteld uit een vertegenwoordiging van het deelnemersveld. Het NA biedt aan alle platforms een vertegenwoordiger aan. Met wat creativiteit is het ook mogelijk een kennisplatform op te richten en te onderhouden zonder officieel budget. In principe is het niet nodig kosten te maken voor zaalhuur en catering als de bijeenkomsten om beurten bij een van de leden plaatsvinden, waarbij dat lid de kosten voor zijn of haar rekening neemt. Eventueel zorgen de leden voor een budget om bijzondere activiteiten te realiseren. Deze kosten kunnen omgeslagen worden over de leden. 3. Ondersteuning vanuit Nationaal Archief Het NA wil een actieve deelnemer aan de platforms zijn, maar zorgt daarnaast voor verschillende faciliteiten voor het Kennisnetwerk Archieven. Daaronder valt ook de inzet van de kennisadviseur, de kennismakelaar, communicatieadviseurs en een projectmedewerker. Specifiek voor de platforms biedt het NA de volgende ondersteunende activiteiten: Opzet en onderhoud van een Pleio-deelsite (inclusief de aanpassing van de deelsites op grond van de wensen die vanuit de gebruikers naar voren komen) voor zover technisch en financieel mogelijk; 8 februari 2016 pagina 4 van 5
Advisering en hulp bij het organiseren van een startbijeenkomst en eventuele vervolgsessies (zowel technisch als inhoudelijk advies, desgewenst begeleiding en voorzitterschap); Advisering over de inzet van een platform ten behoeve van kennisontwikkeling en innovatie (hoe kom je tot een inhoudelijk programma, welke werkwijzen zijn er etc); Locatiehuur en catering voor bijeenkomsten bij het NA (andere locaties voor eigen organisatie, het NA kan eventueel de kosten financieren); Een startbudget voor kleinere kosten; Communicatie-ondersteuning. Budget De inzet van trekkers en deelnemers aan de platforms vindt plaats vanuit de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor kennisontwikkeling, en dus in principe met gesloten beurs. Het NA investeert fors in personele zin in de platforms, in de vorm van advisering, en niet in de laatste plaats door inhoudelijke deelname aan de platforms. Daarnaast is er, vanuit het materiële budget voor de kennisfunctie, bekostiging van startactiviteiten en logistieke benodigdheden mogelijk. Succes Wanneer is een kennisplatforms een succes? - Er vindt daadwerkelijke kennisontwikkeling plaats die relevant is voor de sector; - Wordt binnen de sector gezien als waardevol en spil op zijn thema - Kent een actieve kern, met een breed bereik online en offline. Contact Arjen van der Kuijl, adviseur kennisfunctie Nationaal Archief, via arjen.van.der.kuijl@nationaalarchief.nl of met Natasja Pels, kennismakelaar Nationaal Archief, via natasja.pels@nationaalarchief.nl. We horen graag van u. 8 februari 2016 pagina 5 van 5