FUNCTIEPROFIEL MANAGER OPERATIONS
FUNCTIECONTEXT FlexFront is een Service Partner en samen met de hypotheekpartners, de geldverstrekkers waarmee FlexFront samenwerkt, is FlexFront voor de Hypotheek en Financieeladviseur een partner in hypotheken. Klanten van FlexFront zijn professionele, gecertificeerde Hypotheek en Financieeladviseurs. Doelstelling van FlexFront: De beste servicepartner van het intermediair zijn door het snel en foutloos uitbrengen van passende hypotheekoffertes en het voorbereiden en completeren van hypotheekdossiers waardoor deze in 1x finaal akkoord krijgen van de geldverstrekker. Dit wordt gerealiseerd door transparante werkprocessen in combinatie met efficiënte administratieve systemen. Flexfront wil een betrouwbare zakenpartner zijn voor het intermediair door deze op een proactieve manier te ondersteunen richting een zo breed mogelijk scala aan geldverstrekkers. We zeggen wat we doen en doen wat we zeggen! De kernactiviteiten van FlexFront worden uitgevoerd op de afdeling Acceptatie. De werkzaamheden van deze afdeling zijn onderverdeeld in de volgende taakgebieden: 1. Offreren: het verwerken van hypotheekaanvragen tot hypotheekoffertes; 2. Completeren: het compleet maken van het hypotheekdossier na ontvangst van de getekende hypotheekofferte; 3. Actualiseren: het zodanig beoordelen en completeren van de documenten in het hypotheekdossier dat de geldverstrekker het dossier in 1x finaal akkoord geeft en de hypotheekakte tijdig kan passeren; 4. Beheermutaties: het verwerken van advies gevoelige mutaties (omzetting/ontslag hoofdelijke aansprakelijkheid) en niet-advies gevoelige mutaties. Naast de afdeling acceptatie zijn er binnen FlexFront de volgende, ondersteunende afdelingen: 1. Finance & Control (Controller) 2. Marketing & Communicatie (Marketing & Communicatie) 3. Personeelszaken en Officemanagement (Management Assistent) Verder is bij FlexFront een Compliance Officer betrokken om toe te zien op de naleving van wet- en regelgeving binnen de organisatie. POSITIE IN DE ORGANISATIE Zie organogram. De Manager Operations is verantwoordelijk voor de afdeling Hypotheek Acceptatie en geeft leiding aan de Hypotheek Acceptanten binnen de acceptatieafdeling. Naast de leidinggevende taken is de Manager Operations zelf als Senior Hypotheek Acceptant werkzaam op de afdeling Acceptatie en houdt zich bezig met de werkzaamheden met betrekking tot de taakgebieden offreren, actualiseren en beheermutaties. Geeft direct leiding aan de afdeling acceptatie: 7 medewerkers (en groeiend). FUNCTIEDOEL Het creëren van een optimale en plezierige werkomgeving, passend binnen de strategie van FlexFront, met als doel tegen zo laag mogelijke kosten een kwalitatief goed product te kunnen leveren.
KENNIS- EN ERVARINGSVEREISTEN Opleiding: HBO werk- en denkniveau; WFT Basis; WFT Hypothecair Krediet; WFT Vermogen; WFT Consumptief Krediet; Gelijkwaardig opleidingsniveau als gecertificeerde Hypotheekadviseurs, d.w.z. in bezit van de beroepskwalificatie Adviseur Hypothecair Krediet. Ervaring: Minimaal 2 jaar ervaring als leidinggevende en minimaal 5 jaar ervaring als hypotheekacceptant; Kennis van de markt en het product; Kennis van operationele processen met betrekking tot hypotheken; Ervaring met projectmatig werken.. COMPETENTIEPROFIEL Alle medewerkers bij FlexFront dienen te beschikken over een aantal competenties, ongeacht de functie. Voor een uitgebreide beschrijving en gedragsvoorbeelden die horen bij de genoemde competenties: zie het competentiewoordenboek. Persoonlijke effectiviteit Integriteit Ik handhaaf algemeen aanvaarde sociale, ethische en professionele normen. Ik kom eerlijk uit voor gemaakte fouten, en neem hiervoor mijn verantwoordelijkheid. Kwaliteitsgerichtheid Ik werk zorgvuldig, aantal fouten is miniem, output voldoet aan kwaliteitsnormen Accuratesse Ik ben nauwkeurig en werk zorgvuldig, met oog voor details, gericht op het voorkomen van (slordige) fouten. Stressbestendig Ik blijf effectief presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel. Flexibel Ik speel gemakkelijk in op onverwachte maar urgente zaken, creëer nieuwe mogelijkheden. Inzet en betrokkenheid Ik ben gedreven, enthousiast en loyaal, toon interesse voor de gang van zaken. Functiegerichte competenties: Naast de competenties waarover alle medewerkers dienen te beschikken, zijn er een aantal functiegerichte competenties: Denkkracht Overzicht Ik vertaal de bevindingen op overtuigende en kansrijke wijze in adviezen, plannen en aanpakken. Ik houd daarbij rekening met de acceptatie en haalbaarheid van oplossingen. Analytisch Ik voorzie knelpunten die zich zullen voordoen en de gevolgen van bepaalde keuzes, en geef dit duidelijk aan. Ik maak een helder onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, tussen symptomen/ gevolgen en oorzaken, tussen feiten en meningen.
Conceptueel Ik verschaf breder of dieper inzicht in problemen of situaties door deze in een meer omvattend kader te plaatsen of door verbanden te leggen met andere informatie. Beïnvloeden Samenwerken Ik onderneem de nodige acties zodat een goede binding en samenwerking ontstaat, draag actief bij een goede en harmonische verhoudingen. Overtuigingskracht Ik communiceer stellig en helder, maak gebruik van de eigen deskundigheid verwoord argumenten op een voor de doelgroep aansprekende manier. Leiderschap Leidinggeven Ik volg de voortgang, corrigeer waar nodig. Ik stimuleer en enthousiasmeer mensen bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Voortgang bewaken Bewaken van de voortgang van eigen werk en dat van anderen. Instellen en hanteren procedures en maatregelen die daarop gericht zijn. Realisatiekracht Besluitvaardigheid Ik durf knopen door te hakken, committeer me aan genomen beslissingen en handel er naar. Klantgericht Ik denk mee en anticipeer op vragen, wensen en belangen van de klant, ontwikkel samen met klant een gepaste oplossing binnen de mogelijkheden. Probleemoplossend vermogen Ik ben realistisch in het doen van toezeggingen en het maken van afspraken. Resultaatgericht Ik bewaak de voortgang, toets of gestelde doelen worden gerealiseerd binnen gestelde tijd, kosten en op afgesproken kwaliteitsniveau, spreek anderen hierop aan en stel zonodig de aanpak bij. Plannen en organiseren Ik bepaal op effectieve wijze doelen en prioriteiten en geef benodigde tijd, acties en middelen aan om bepaalde doelen te kunnen bereiken. Commercieel Ik richt me op die activiteit waarmee het meeste rendement kan worden behaald en ben kostenbewust.
RESULTAATVERWACHTING / FUNCTIONELE ACTIVITEITEN Resultaatgebieden Kernactiviteiten Resultaatcriteria (indicatoren en normen) Leidinggeven en managen Het motiveren, aansturen en coachen van medewerkers binnen de wettelijke regels, de regels in het personeelshandboek en het organisatiebeleid. Het oplossen van klachten en problemen van medewerkers en klanten. Het in overleg met de directeur op evenredige wijze verdelen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Werving en selectie, voeren van functionering- en beoordelingsgesprekken volgens de binnen de organisatie gebruikelijke systematiek. Voorzitten van het teamoverleg en zorgen voor een verslag aan de directeur. Geven van vakinhoudelijke instructie, overdragen van kennis, communiceren en uitdragen van organisatiebeleid. Naleven van Arbo-normen en voorschriften. Stimuleren van teamwork, geven van kaders, stellen van prioriteiten op basis van het organisatiebeleid, definiëren en monitoren van prestatie-indicatoren. Werkvoorraad en voortgang bewaken. Signaleren van knelpunten, en deze oplossen. Toezien op balans tussen efficiëncy en kwaliteit, o.a. door het zoveel mogelijk standaardiseren van het proces Afhandelen van klachten van klanten als medewerkers hier niet uitkomen. Coördinatie van de samenwerking met andere afdelingen, en het afstemmen van ieders belangen hierin. Het, na overleg met de directeur, scheppen van randvoorwaarden en beschikbaar stellen van de benodigde middelen zodat een effectieve, efficiënte en plezierige werkomgeving gewaarborgd is. Duidelijke verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zodat mensen op een zo effectief en efficiënt mogelijke manier ingezet worden.
Resultaatgebieden Kernactiviteiten Resultaatcriteria (indicatoren en normen) Nieuwe producten/ diensten/ processen Volgen van de ontwikkelingen in de markt, en deze vertalen naar consequenties voor FlexFront. Inventariseren van de wensen van de klant door het (reactief) onderhouden van contacten met hypotheekadviseurs en aanbieders. In overleg/samenwerking directeur: Optimaliseren van bestaand assortiment, zodat dit naadloos aansluit bij de wensen van de klant. Inventariseren of een nieuw arrangement extra omzet/binding oplevert. Aanleveren van kopij over producten voor de nieuwsbrief. Up to date assortiment waarmee omzet geoptimaliseerd wordt. Rapporteren Verzamelen van financiële en operationele gegevens, deze analyseren en de conclusies en adviezen bespreken met de directeur. Het als MT-lid opstellen operationeel jaarplan waarin budget, opleidingsplan, SMART doelen, risico s, etc. opgenomen zijn. Dit bespreken met de directeur. Input leveren voor Commercieel plan Levert tijdige en betrouwbare rapportages, voorzien van conclusies en uitvoerbare adviezen. Er is tijdig een haalbaar operationeel jaarplan ingeleverd.