Verslag 96 e OR-overlegvergadering op donderdag 12 februari 2009

Afzender Caroline Kohlmann Telefoon/fax +31 (0)15 27 85847 E-mail c.j.c.kohlmann-vannoord@tudelft.nl Betreft Verslag OV 96 d.d. 12 februari 2009 09.OR/073 Verslag 96 e OR-overlegvergadering op donderdag 12 februari 2009 Technische Universiteit Delft Universiteitsdienst Bestuursondersteuning 5 10 15 20 25 30 35 40 45 Aanwezig: College van Bestuur drs. D.J. van den Berg prof.dr.ir. J.T. Fokkema (tot 16:45 uur) drs. P.M.M. Rullmann (tot 17:00 uur) Directies UD mr. J. Krul mr. C.J.C. Kohlmann-van Noord Ondernemingsraad mw. B.H. Heersma drs. N. Tholen mw. B. Sewnandan dr.ir. J.H. Baggen dr.ir. G.C.J. Bart ir. H.F.M. Corstens ir. S.G. Cox V.P.M. van Croonenburg mw. dr. J.P.R.B. Daudt (tot 17:20 uur) P.J. van Dijk (tot 17:25 uur) mw. J.M. Dijkshoorn dr. R. van Egmond A. van der Hulst dr. E. Louw drs. E. Mantel ir. D.A. Roozemond H.H. van Schagen mw. M. Tamas (tot 16:10 uur) Gasten: Drs. J.C.M. Schönfeld (agpt. 5) A.J.A. Ruhe (agpt. 6) R.A. van den Bosch (agpt. 6) ir. D.A. Hoogwater (gehele vergadering) Met kennisgeving afwezig dr. R.W. Goetgeluk dr. C. Kraaikamp dr. A. Romeijn T. de Weger - Voorzitter College van Bestuur - Rector Magnificus - Vice President for Education - secretaris universiteit - secretaris overlegzaken, directie BO - voorzitter Ondernemingsraad - secretaris Ondernemingsraad - ambtelijk secretaris Ondernemingsraad Status verslag: concept d.d. 5 maart 2009

Pag./van 2/5 50 1. en 2. Opening en vaststelling agenda Van den Berg opent de vergadering om 15.05 uur en heet RvT-lid Schönfeld in het bijzonder welkom. De agenda wordt voorts ongewijzigd vastgesteld. 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 105 110 3. Mededelingen CvB-zijde Van den Berg deelt mee dat - Rots zijn functie als vice-decaan van de faculteit BK om persoonlijke redenen heeft moeten neerleggen. Het CvB heeft in adequate opvolging voorzien in de persoon van prof.dr. P.J. Boelhouwer die de taken van Rots per direct heeft overgenomen en dit in ieder geval tot 1 september a.s. zal doen; - Ir. J.J.M. (Mark) Lammerts is aangesteld als directeur M&C. Lammerts zal bij een volgende OR-vergadering worden uitgenodigd om nader kennis te maken. Tholen informeert waarom de OdC-UD conform een geldend convenant niet gehoord is in deze procedure. Rullmann licht toe dat na de OOD met de nieuwe OdC-UD gesproken is over de werkwijze en dat daar is afgesproken dat de OdC-UD niet gehoord wordt bij benoemingen van directeuren van de UD. Tholen wil deze werkwijze graag eens tegen het licht houden; Rullmann deelt mee dat - het CvB besloten heeft tot de afschaffing van het verjaardagsverlof. De OR betreurt dat dit besloten is zonder de medezeggenschap hier in te kennen; - er met het Lokaal Overleg een 5-jaren afspraak is gemaakt over de besteding van de arbeidsvoorwaardenmiddelen, inclusief de onbestede ADSL-gelden. Voor iedere werknemer komt er in IKA een bedrag van 220 extra beschikbaar. De IKA-module wordt half april opengesteld; - er een pilot instellingsaccreditatie heeft plaatsgevonden. Dit is voor de TU Delft goed verlopen. De aanpak wordt thans in samenwerking met de NVAO geëvalueerd; Fokkema deelt mee dat - er onlangs een geslaagde masterclass voor politici door de TU Delft is georganiseerd. OR-zijde Heersma meldt dat - de OR door de media benaderd is over de financiële situatie bij de TU Delft. In een interview met TV West hebben Roozemond en Heersma toegelicht dat de tekorten m.n. veroorzaakt worden door teruglopende overheidsfinanciering; - de OR onlangs een sessie met de bonden heeft georganiseerd over mobiliteit. Binnenkort wordt er i.a.m. P&O een vervolg gegeven aan de geslaagde bijeenkomst; Tholen geeft aan dat de OR bij aanstaande reorganisaties een vinger aan de pols wil houden en de betrokken OdC s van advies zal voorzien. Van den Berg wijst erop dat scherp in de gaten gehouden dient te worden wie welke verantwoordelijkheid op welk moment vervult. 4. Vaststellen concept verslag OV95 Het verslag wordt na een kleine wijziging in regel 202 vastgesteld. N.a.v. pagina 1: Tholen verzoekt de gasten ook op deze pagina op te nemen. N.a.v. regel 65 e.v.: Heersma verzoekt om een soepeler begrotingstraject in 2009. Veel OdC s hebben de informatie op een laat moment ontvangen, waardoor het gehele adviestraject vertraging heeft opgelopen. Van Schagen zou graag een actiepuntenlijst opgenomen zien bij het verslag. Van den Berg zal bezien of dit tot de mogelijkheden behoort. 5. Algemene gang van zaken Gast: Drs. J.C.M. Schönfeld Heersma leidt het onderwerp met een presentatie in en wijst op het verschil in belevingswereld tussen het CvB en de medewerkers. Spreekster betitelt dit agendapunt als de algemene gang van zorgen en illustreert dit aan de hand van enkele voorbeelden. Vervolgens presenteren de commissies van de raad hun speerpunten voor de komende periode. P&O-commissie De commissie vraagt zich af in hoeverre de term preferred employer gehandhaafd kan blijven. De OR ziet vooralsnog geen voortgang in het HRM-beleid en de implementatie van het personeelsbeleid laat te wensen over. De OR wordt graag geïnformeerd over de vorderingen op dit terrein. FMZ-commissie De commissie constateert druk op de begroting en is niet enthousiast over de cijfers van Q3-2008. Zij is voorts benieuwd naar de uitkomsten van de bilateralen. De signalen die de OR bereiken zijn zorgwekkend. De raad dringt aan op een goede interne meerjarenplanning en spreekt de hoop uit dat het begrotingsproces richting de medezeggenschap verbeterd kan worden. Vanuit de commissie wordt aandacht gevraagd voor het allocatiemodel in relatie tot evenwichtigheid binnen de universiteit. Tot slot meldt de commissie dat de OR zich genoodzaakt heeft 2

Pag./van 3/5 115 120 125 130 135 140 145 150 155 160 165 170 175 gezien een werkgroep vastgoed in te stellen die de investeringen in vastgoed stevig gaat monitoren. O&O-commissie Deze commissie ziet de volgende onderwerpen als speerpunt voor de komende periode: - de invoering van het bindend studieadvies, m.n. de zorgvuldigheid daarvan; - het promotiebeleid; - de voortgang van de DRI s; - evaluatie van de minoren. VGWM-commissie De commissie is van mening dat het positief is dat er op dit terrein een werkplan gehanteerd wordt. Het overleg met de directie P&O geschiedt in een goede sfeer. In de komende periode zal de commissie specifieke aandacht geven aan de BHV in relatie tot avondopenstelling, de mogelijke consequenties op het welzijn van de medewerkers als gevolg van bezuinigingen en de wijze en stijl van leidinggeven in zijn algemeenheid. Werkgroep nood Vanuit de werkgroep wordt aangegeven dat de raad in afwachting is van de rapportage van de projectgroep evaluatie OOD. Op 19 februari zijn enkele leden van de projectgroep te gast in een interne OR-vergadering. Van den Berg dankt de OR voor haar observaties en neemt vervolgens een deel van de beantwoording voor zijn rekening. Primair gaat hij in op de overheidsbekostiging en het feit dat hier vanuit de VSNU bij het ministerie van OCW aandacht voor wordt gevraagd. Spreker licht vervolgens toe dat de TU Delft zwaar getroffen is door de BaMacorrectiefactor en de dynamisering en gaat hier nader op in. M.b.t. de casus BaMa is inmiddels door OCW een externe accountant ingeschakeld die het standpunt van de TU Delft vooralsnog niet kan weerleggen. Voor de TU Delft is het uitermate belangrijk om met een goede startwaarde het nieuwe bekostigingssysteem per 2011 in te gaan. In het komende half jaar wordt meer duidelijkheid verwacht inzake de BaMa-discussie. Van den Berg meent dat het allocatiemodel zoals de TU Delft dat kent, past bij tijden van overvloed. Hij is van mening dat er meer gebudgetteerd dient te worden in het licht van de financiële krapte. Het allocatiemodel zal voor het begrotingsjaar 2010 tegen het licht worden gehouden, waarbij het boxensysteem wellicht geamendeerd wordt. In de toekomst is het niet ondenkbaar dat er op onbillijke uitkomsten van het model zal worden ingegrepen. T.z.t. keert dit onderwerp terug in het overleg. In de begrotingsronde 2009 en de bilaterale rondes met faculteiten hebben drie faculteiten een meer dan gemiddelde aandacht: BK, CiTG en in zekere zin LR. De belangrijkste vraag waarvoor BK zich gesteld zag was hoe de activiteiten ingepast konden worden in de geschetste financiële kaders. Het bleek voor BK niet haalbaar om de bedoelde bezuinigingen te bewerkstelligen. In een strategisch overleg tussen CvB en BK hedenmorgen zijn nadere afspraken gemaakt. In dat overleg is in het bijzonder stilgestaan bij de promovendi van deze faculteit. Bij CiTG was een heroriëntatie überhaupt noodzakelijk, ongeacht de budgettaire situatie, aldus de collegevoorzitter. Binnen CiTG is men bezig met het opstellen van een plan, opgesteld vanuit de inhoud. Van den Berg ervaart hierbij voortvarendheid. T.z.t. verwacht spreker dit onderwerp terug in OR-verband. Om rust bij de planvorming te creëren heeft het CvB toegezegd dat in 2010 aan CiTG eenzelfde bedrag wordt toegekend als in 2009. De faculteit LR heeft last van de huidige financiële situatie. LR wordt geconfronteerd met een behoorlijke toename van studentenaantallen, hetgeen een onbalans tussen onderwijs en onderzoek veroorzaakt. Het CvB is in gesprek met de decaan hoe het onderzoek anders ingedeeld kan worden. De andere faculteiten hebben hun begrotingen binnen de kaders opgesteld. Daarbij zijn heldere afspraken gemaakt en het is zaak die afspraken goed te monitoren. Van den Berg meldt dat hiertoe bij F&C een systeem wordt opgezet waarbij maandelijkse rapportages worden opgeleverd zodat in een vroegtijdig stadium inzicht wordt verkregen. Van den Berg geeft aan dat de OOD-evaluatie interessant materiaal heeft opgeleverd, m.n. op het gebied van uitbestedingen. Het lijkt alsof daar winst behaald kan worden. Spreker geeft aan dat deze post tevens aandacht zal krijgen in de maandelijkse F&C-rapportages. Tot slot gaat de collegevoorzitter in op investeringen. In de huidige tijd is het moeilijker geworden om investeringen gefinancierd te krijgen. Dit noodzaakt tot nadrukkelijke bestudering van het investeringsplan. Het CvB hecht expliciet aan de realisatie van het nieuwe TNW-gebouw. Rullmann meldt m.b.t. P&O dat het opschorten van het HRM-beleid deels te maken heeft met de komst van de nieuwe directeur P&O. Inmiddels bestaat er een goed beeld over de aanpak van dit beleid. De directeur P&O heeft heeft enkele aandachtgebieden geïdentificeerd: 1) SSC en de accuraatheid van de data in PeopleSoft en 2) employability en talentmanagement. Rullmann acht de interne mobiliteit al behoorlijk en meent dat de R&O-cyclus goed van de grond is gekomen. M.b.t. onderwijs geeft Rullmann aan dat hij verheugd is dat de OR in zijn algemeenheid positief tegenover het bindend studieadvies staat. Hij geeft aan dat de invoering ervan niet op zichzelf staat. Een evaluatie van de minoren volgt, maar is thans nog niet aan de orde, aldus spreker. De minoren zijn nog in ontwikkeling. Dit staat er niet aan in de weg dat er streng zal worden toegezien op minoren met een gering aantal inschrijvingen. M.b.t. VGWM onderschrijft Rullmann dat het noodzakelijk is om tot een goede regeling rond avondopenstelling te komen. Spreker ziet de situatie t.a.v. het welzijn van de medewerkers niet somber in. Rond het onderwerp integrale veiligheid is een notitie in de maak, welke begin april verwacht wordt. 3

Pag./van 4/5 180 185 190 195 200 205 210 215 220 225 230 235 240 245 Fokkema gaat in op de observaties m.b.t. onderzoek. Hij heeft zich altijd sterk gemaakt voor de promovendi en is content dat er nu in brede zin aandacht is voor de kwaliteit van het promotiebeleid. Cox onderschrijft dit. M.b.t. het allocatiemodel is hij van mening dat het niet goed is dat publicaties binnen de boxen verschillend gewaardeerd worden. Het model was bedoeld als stimulering van onderzoek, inmiddels lijkt het te zijn verworden tot een beloningssyteem. De bedoeling van DRC s was om na een bepaalde stimuleringsperiode middelen te genereren vanuit de markt. Een aantal DRC s is hier bijzonder goed in geslaagd en kunnen zichzelf ook na de stimuleringsperiode bedruipen. Een aantal DRC s gaan op in de DRI s. Zo gaan de DRC s Aarde en Water op in de DRI Environment. De DRI s zijn bedoeld als een stimuleringsetiket naar de buitenwereld toe. De DRI s hebben beperkte startbudgetten, voorts vindt er overleg plaats over de lancering van de DRI s. Ivo Opstelten vervult een belangrijke rol bij het uitdragen van de loketfunctie. Van Croonenburg informeert of de financiële neergang bij enkele faculteiten niet eerder geconstateerd had kunnen worden, zodat ook bijsturing eerder had kunnen plaatsvinden. Van den Berg meent dat de portefeuille van CiTG zowieso onder de loep genomen moest worden, ongeacht de financiële situatie. De aard van de huidige exercitie is om de faculteit opnieuw op te bouwen, daarbij te bezien wat daarvoor nodig is en hoe e.e.a. past binnen de financiële kaders. Uiteindelijk is het de bedoeling dat er van CiTG een goede, levensvatbare faculteit wordt gemaakt die een gezonde toekomst tegemoet kan gaan. Van den Berg is optimistisch over deze toekomst, maar verwacht wel enkele ingrijpende veranderingen. Heersma vraagt in het verdere proces rond CiTG ook aandacht voor de persoonlijke gevoelens van veel CiTG-medewerkers. Tenslotte geeft Corstens aan dat hij zich onvoldoende geïnformeerd voelt over de minoren en het bindend studieadvies. 6. Begroting 2009, tweede behandeling Gasten: A.J.A. Ruhe en R.A. van den Bosch Roozemond geeft aan dat het voor het advies van de OR noodzakelijk is om inzicht te hebben in de haalbaarheid van de begrotingen van de drie eerder genoemde faculteiten. Van den Berg licht toe dat bij BK de reality-check reeds is uitgevoerd en dat een lichte overschrijding van de begroting is toegestaan. Bij LR heeft het bilateraal nog niet plaatsgevonden. Het overleg met CiTG is gaande en staat in het teken van de bredere planvorming. Om rust bij de planvorming te creëren is aan CiTG toegezegd dat zij in 2010 kan rekenen op hetzelfde bedrag als in 2009. Roozemond informeert wanneer er inzicht komt in meerjarenplanningen van de faculteiten. Van den Berg geeft aan dat hiervoor input nodig is vanuit de BaMa-discussie, de dynameringsdiscussie en inzicht in de consequenties van de nieuwe bekostigingssystematiek. Spreker verwacht dat hier in het voorjaar meer duidelijkheid over komt en dat dat rond de zomer meer inzicht geeft in de kaders voor de komende jaren. Krul licht toe dat dit traject aansluit bij de universitaire P&C-cyclus. Roozemond waarschuwt dat faculteiten hun begrotingen rond de zomer samenstellen en verzoekt het CvB daar rekening mee te houden. Vervolgens informeert Roozemond wanneer er meer duidelijkheid komt over het allocatiemodel. Van den Berg antwoordt dat dit onderwerp binnenkort in het CvB geagendeerd is, inclusief tijdschema. Roozemond geeft m.b.t. de begroting 2009 aan dat de OR zorgen heeft over de reductie op het onderhoudsbudget. Van den Berg acht de door de raad gemaakte observatie waar, maar geeft aan dat er - genoodzaakt door de budgettaire realiteit - ergens getemporiseerd moet worden. In aanvulling hierop verzoekt Roozemond het MVIP t.z.t. te bespreken en om grote vastgoedonderwerpen op de overlegtafel te brengen. Van den Berg acht dit zinvol en wijst erop dat in ieder geval de nieuwbouw van TNW hoog op de prioriteitenlijst staat. Desgevraagd naar de resultaten van Q4 antwoordt Van den Bosch dat de laatste verwerkingen op dit moment worden doorgevoerd en e.e.a. binnenkort geagendeerd staat bij het CvB. Roozemond las in de rapportage aan de RvT dat de TU Delft naar externe financieringsmogelijkheden uitwijkt. Ruhe licht toe dat dit m.n. veroorzaakt wordt door de kredietcrisis. In 2008 is een groot beroep gedaan op de liquiditeit als gevolg van de brand bij BK. Spreker gaat nader in op de verzekeringsgelden. Desgevraagd door Bart licht Van den Berg toe dat schatkistpapieren geen aantrekkelijke optie zijn. Schönfeld schetst in dit verband de huidige financiële macropositie en prijst de krachtige positie van de universiteit in de afgelopen jaren. Hij voegt daaraan toe dat het aangaan van schulden t.b.v. investeringen tot op zekere hoogte verantwoord is en dat e.e.a. vanuit de RvT nauwgezet wordt gevolgd. Tot slot geeft Van den Berg desgevraagd door Roozemond aan dat een mondelinge toelichting op de uitkomsten van de bilateralen in commissieverband mogelijk is en zegt een reactie op het voorlopige advies van de raad toe. 7. Stand van zaken evaluatie ondersteunende diensten Rullmann licht toe dat m.b.t. de evaluatie van de ondersteunende diensten op 16 februari een eerste gesprek plaatsvindt tussen decanen, directeuren, CvB en projectgroep over de aanbevelingen van de projectgroep. Op grond daarvan rondt de werkgroep haar definitieve rapport af, welke eind maart zal verschijnen en op dat moment onderwerp van gesprek zal zijn. 8. Rondvraag Schönfeld maakt van de gelegenheid gebruik en richt nog enkele woorden tot de OR. Hij geeft aan dat hij een financiële achtergrond heeft en dat dat terrein ook binnen de TU zijn specifieke aandacht heeft. Hij toont begrip voor het feit dat de TU een complexe organisatie is, anders dan het bedrijfsleven. Wat hem opvalt in het financiële kader 4

Pag./van 5/5 250 255 260 265 270 275 280 285 290 is het matige voorspellend vermogen, hetgeen overigens niet vreemd is voor universiteiten. Hij beschouwd dit als work in progress. Vervolgens gaat Schönfeld in op enkele andere aspecten. Hij toont namens de RvT bewondering voor het managen van de BK-brand, niet alleen op het niveau van het CvB maar op alle niveaus binnen de universiteit. Spreker realiseert zich dat bij CiTG een ingrijpend proces loopt. Hij is ervan overtuigd dat de faculteit er uiteindelijk sterker uitkomt, maar hij onderschrijft dat het altijd nodig is om een spiegel voor te houden. Voor investeringsplannen, zoals bv. voor het nieuwe TNW-gebouw, is steun vanuit de RvT. Spreker is van mening dat processen van efficiency altijd gedaan moeten worden met het oogmerk er uiteindelijk beter van te worden. Goede communicatie is hierbij noodzaak. Tot slot meldt Schönfeld dat hij onlangs bij KPMG een sessie heeft bijgewoond over de ranking van universiteiten. Hij gaat in op de indices en toont zich verbaasd over het feit dat meningen van medewerkers en klanten van universitaire instellingen niet meewegen in die rankings. Tot slot dankt Schönfeld het CvB en de OR voor het bijwonen van deze vergadering. Van der Hulst leest in de verslagen aan de RvT de volgende onderwerpen: parkeren en bewegwijzering, en informeert wanneer deze punten geagendeerd worden bij de OR. Van den Berg meldt dat de casus parkeerregime eerst bij het CvB geagendeerd dient te worden. De casus bewegwijzering wordt hoogstwaarschijnlijk een dispuut met de gemeente. Tholen heeft begrepen dat het Mekelpark per 1 januari 2009 gereed zou zijn en informeert hoe het ermee staat. Van den Berg antwoordt dat de oorspronkelijke planning inderdaad iets vertraagd is. Tholen heeft enige tijd geleden vragen gesteld over het digitale documentbeheer en informeert naar de beantwoording daarvan. Van den Berg geeft aan dat voor de komende vergadering gerapporteerd zal worden. Van Croonenburg verzoekt de collegevoorzitter om in gesprekken met de gemeente over bewegwijzering aandacht te vragen voor de gevaarlijke situatie bij de oversteek Chr. Huygensweg Schoemakerstraat. Voorts meent spreker dat er in allerlei eenvoudige dagelijkse zaken geld te verdienen zou zijn en noemt hierbij als voorbeeld verlichting. Hij informeert naar de inzichten. Van den Berg geeft aan dat in dit verband binnen de TU gekeken wordt naar de uitbestedingen en de inkoopfunctie. Ook wordt onderzocht in hoeverre voor de verwarming van het nieuwe TNW-gebouw gebruik kan worden gemaakt van de warmte-uitstoot van de reactor. Indien de raad meer van dergelijke ideeën heeft, zijn die uiteraard welkom. Baggen geeft aan dat er binnen meerdere faculteiten wordt nagedacht over het inrichten van flexplekken. Hij verzoekt om het beleid ten aanzien hiervan met de OR te delen. Van den Berg licht dat dat er onder BKmedewerkers een enquête wordt uitgezet over het werken met flexplekken en dat de facultaire OdC daarbij betrokken is. Hij wil niemand frustreren in de ideeënvorming hieromtrent, maar zal aanbevelen om de uitkomsten van de BK-evaluatie mee te wegen bij facultaire besluitvorming. Van Schagen informeert of er ergens in de universiteit een 14 e maand is toegekend. Van den Berg antwoordt dat dit voor BK geverifieerd is en dat het daar niet aan de orde is. Op verzoek van de vergadering wordt dit breder uitgezocht. Van Egmond informeert wanneer de OR de strategische beleidsnotitie vanuit P&O tegemoet kan zien. Van den Berg licht toe dat Jansen inmiddels een goed beeld heeft van de organisatie en dat het haar ambitie is om een integrale P-nota te schrijven. Het tijdschema is hem thans onbekend. 9. Sluiting Van den Berg sluit de vergadering om 17:35 uur. 295 5