rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl Aan het college van burgemeeser en wethouders van de gemeente Helmond Postbus 950 5700 AZ Helmond uw kenmerk uw brief van ons kenmerk 5350 onderwerp Verslag onderzoek archiefzorg en archiefbeheer datum 15 maart 2016 doorkiesnummer 040-2649947 Geacht college, Hierbij zend ik u het verslag over de staat van het documentaire informatiebeheer binnen de organisatie van de gemeente Helmond. U kunt dit verslag gebruiken voor de verplichte verslaglegging vanuit het college richting de raad conform artikel 8 van de Archiefverordening Helmond 2013. Het verslag geeft de huidige stand van zaken weer betreffende de zorg en het beheer van de documentaire informatie aan de hand van een aantal door de VNG gedefinieerde kritische prestatie indicatoren. Op basis van de bevindingen zijn een aantal aanbevelingen gedaan. De basis voor het verslag is een zelfanalyse die door uw gemeente is uitgevoerd. Ik heb hiervan als streekarchivaris kennis van genomen en de inhoud besproken met de teammanager DIV, de heer R. Lodder. De rapportage is het resultaat van dit overleg en wofët dan ook door mij onderschreven. Hoogachtend, M. Ector chivaris
Onderwerp Verslag onderzoek archiefzorg en archiefbeheer Helmond o.b.v. de archief KPI's Inleiding Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de VNG een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) ontwikkeld. Dit op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden door de archiefwetgeving. Door het beantwoorden van de bij de archief KPI's behorende vragen blijkt of de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. De archief KPI's (10 in totaal) bieden een kapstok voor het (jaar)verslag dat het College aan de gemeenteraad moet uitbrengen. Tevens brengen de archief KPI's een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. Bijgaand wordt per KPI in het verslag met een korte conclusie de hoofdvraag beantwoord in welke mate de gemeente Helmond aan de archiefwettelijke eisen voldoet. In het verslag zijn alleen de KPIvragen opgenomen die betrekking hebben op de niet-overgebrachte archieven. Aspecten van de overgebrachte (historische) archieven dienen in het Jaarverslag 2015 van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven te worden behandeld. Ten behoeve van het bestuur en management is een samenvatting gemaakt van de resultaten van de KPI's. Een uitgebreidere versie is als bijlage toegevoegd. Managementsamenvatting archief KPI's Helmond KPI 1. Lokale regelgeving De gemeentelijke regelingen voldoen aan de wettelijke eisen. Niettemin zal gezien de inhoudelijke veranderingen in de te gebruiken landelijke modellen van de stichting BRAIN (versie januari 2016), een actualisering plaatsvinden van de bestaande regelgeving. Dit gezien de opname van een aantal zaken uit de Archiefregeling 2010 en de Wet revitalisering generiek toezicht uit 2012. Deze actualisering geldt zowel voor de bestaande Archiefverordening als voor de Nadere regels informatiebeheer. De opdracht hiertoe is ondertussen verstrekt door het kernteam Dienstverlening & Digitalisering. KPI 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht De gemeente Helmond werkt structureel aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding. Het college als zorgdrager heeft momenteel echter geen kwaliteitssysteem waarin gezorgd kan worden dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Procedures zijn op deelterreinen wel vastgelegd, maar een (integraal) kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden is als zodanig niet opgesteld en geïmplementeerd. In combinatie met de implementatie van zaakgericht werken zal in 2016 een kwaliteitssysteem verder worden ontwikkeld, waarin o.a. verantwoordelijkheden zijn belegd en taken worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken. Helmond neemt deel aan het Programma Duurzaam Digitaal Beheersysteem Zuidoost-Brabant, waarin naast het ontwikkelen van een beheeromgeving in brede zin ook een bijbehorend kwaliteitssysteem onderdeel van uitmaakt. KPI 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden De ordening van fysieke archiefbescheiden geschiedt planmatig en het archivenngssysteem waarborgt de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van deze bescheiden. Voor wat betreft de digitale archiefbescheiden gebeurt dit ten dele. Een belangrijk aandachtpunt is de vaststelling en implementatie van een bewaarstrategie (zie ook KPI 4 Digitale archiefbescheiden).
KPI 4. Digitale archiefbescheiden De digitale beheeromgeving in het centrale zaaksysteem voldoet aan de te hanteren normen en kaders (NEN-2082/RODIN). Wel ligt er een relatie met het in ontwikkeling zijnde kwaliteitssysteem en met een nog vast te stellen bewaarstrategie, met name voor de digitale bescheiden die zich buiten het zaaksysteem bevinden in allerlei vakapplicaties en netwerkschijven. Conversie van archiefbescheiden is niet aan de orde, anders dan het omzetten van hiervoor in aanmerking komende (office) bestanden naar duurzame archiefformaten (minimaal PDF/A-1b). Dit geschiedt zorgvuldig. De beheerstrategie over de gehele levensfase van de archiefdocumenten en - data, vanuit de proces en bedrijfsfase tot en met het bewaren of vernietigen maakt onderdeel uit van het gemeenschappelijke Programma Duurzaam Digitaal Beheersysteem Zuidoost-Brabant. KPI 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden De gemeente weegt zorgvuldig af wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie. De gemeente draagt zorg voor de tijdige en op correcte wijze uitgevoerde vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De vernietiging van bescheiden buiten het zaaksysteem zal onderdeel uitmaken van de nog vast te stellen bewaarstrategie. KPI 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats De gemeente brengt te bewaren archiefbescheiden na de wettelijke termijn van 20 jaar over naar de archiefbewaarplaats. KPI 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten De fysieke bewaaromstandigheden van archiefbescheiden zijn op orde. KPI 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Aspecten van de overgebrachte (historische) archieven dienen in het Jaarverslag 2015 van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven te worden behandeld. KPI 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente heeft plannen opgesteld voor het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden. KPI 10. Middelen en mensen Er is momenteel sprake van een zekere onbalans in de benodigde versus toegewezen capaciteit tb.v. de beheertaak van de niet-overgebrachte archieven. Hierdoor kunnen niet alle archieftaken volledig en volwaardig worden uitgevoerd. Deze onbalans dreigt toe te nemen met de uitrol van digitaal zaakgericht werken binnen de gehele organisatie, waardoor de gemeente de wettelijk verplichte werkzaamheden niet naar behoren meer kan uitvoeren alsmede dat het beoogde succes van digitaal zaakgericht werken niet kan worden behaald. Aanbevelingen 1) Het verslag inbrengen ter behandeling College, daarna als rapportage richting de Raad. 2) Verstrek de opdracht tot het gaan ontwikkelen in 2016 van het verplicht gestelde (integraal) kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden. 3) Verstrek de opdracht om te borgen dat het vast te stellen bewaarstrategie onderdeel gaat uitmaken van de reeds verstrekte opdracht om via het programma Dienstverlening & Digitalisehng een strategie uit te werken gericht op het zoveel mogelijk uitfaseren van de bestaande opslagmogelijkheden op de netwerkschijven. 4) Zie toe dat er voldoende capaciteit beschikbaar wordt gesteld t.b.v. de uitvoering van de archieftaken na de uitrol van digitaal zaakgericht werken, dit met medeneming van de bestaande (fysieke) beheertaken die na de uitrol al dan niet gedurende een bepaalde transitieperiode blijven bestaan. Bijlage Volledig verslag onderzoek archief o.b.v. de archief KPI's
Bijlage: Volledig verslag onderzoek archief o.b.v. de archief KPI's 1. LOKALE REGELGEVING Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De gemeente Helmond beschikt over een door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening waarin de zorg voor en het toezicht op de niet-overgebrachte archieven is geregeld (vaststellingsdatum 9 april 2013), een mandaatregeling en een register van gemeenschappelijke regelingen. Nadere voorschriften ten aanzien van het beheer van de niet-overgebrachte archieven zijn uitgewerkt in de Nadere regels informatiebeheer (vaststellingsdatum 22 januari 2013). Het college treft bij taakoverdracht aan andere overheidsorganen en bij de instelling van gemeenschappelijke regelingen adequate voorzieningen omtrent de archiefbescheiden. Indien (aspecten van) archiefbeheer(taken) zijn uitbesteed en/of gemandateerd, wordt er een dienstverleningsovereenkomst opgesteld waarbij rekening wordt gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid. Wettelijk voorschrift Op grond van artikel 4 van Archiefwet 1995 dient het college als archiefzorgdrager voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoegen, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan. Het betreft hier (juridische) voorzieningen waarbij de gemeentelijke organisatie moet zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding van archiefbescheiden. Daarnaast zal het college, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert en taken in mandaat worden uitgevoerd, dienovereenkomstig voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden moeten treffen. De gemeentelijke regelingen zijn aanwezig, maar actualisering van de Archiefverordening en Nadere regels informatiebeheer is noodzakelijk gezien de inhoudelijke aanpassing van de landelijke modeldocumenten per januari 2016 met van belang zijnde zaken uit de Archiefregeling 2010 en de in 2012 vastgestelde Wet revitalisering genenek toezicht. 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaiiteit(sverbetering) van tiaar informatietiuishouding? De gemeente Helmond werkt structureel aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding. Dit blijkt o.a, uit het inrichten van het zaaktypecatalogus als zijnde een kernregistratie. Ook is tb.v. het digitaal zaakgericht werken een procesbeschrijving gemaakt waann de rollen en activiteiten zijn beschreven, gericht op het beheren van zaakinformatie en de hierbij opgeslagen informatieobjecten. Tevens worden hiehn de kwaliteitsmaatregelen beschreven om te zorgen dat de zaken juist en volledig zijn, waardoor geborgd wordt dat de zaken incl. informatieobjecten duurzaam beheerd worden tot het moment van vernietiging of overdracht naar de archiefbewaarplaats / duurzaam digitaal beheersysteem (DDBS). Artikel 16 van de Archiefregeling stelt dat de zorgdrager ervoor moet zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg. In de toelichting van de regeling wordt NEN ISO 15489 genoemd als voorbeeld voor zo'n kwaliteitssysteem. Met een kwaliteitssysteem is de zorgdrager in staat om het proces van informatiebeheer zodanig in te richten dat de kwaliteit geborgd kan worden, zowel ten aanzien van de dagelijkse uitvoering als in het kader van continu verbeteren. Hoewel onderdelen van het archiefbeheer reeds zijn beschreven, beschikt de gemeente niet over kwaliteitssysteem dat voldoet aan het gestelde. De situatie bij Helmond staat niet op zichzelf. Om gemeenten hierbij te helpen zal in de loop van 2016 een definitieve versie van de 'Handreiking kwaliteitssysteem Decentrale Overheden' door Archiefinnovatie Decentrale Overheden worden uitgebracht Gelet hierop zal in 2016 worden gestart met het ontwikkelen van dit kwaliteitssysteem (beheersplan) voor Helmond,
Het in 2013 vastgesteld Informatiebeleidsplan beslaat de periode 2013-2016 en is momenteel nog vigerend. De gemeente Helmond neemt verder deel aan het regionale Programma Duurzaam Digitaal Beheersysteem Zuidoost-Brabant dat een aantal doelen nastreeft: het kweken van bewustzijn op het terrein van digitale informatievoorziening in brede zin, het delen en vergroten van kennis, het inhchten van een duurzaam digitaal beheersysteem, waarvan een kwaliteitssysteem onderdeel vanuit maakt. De hoofd Auditing van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, die in het bezit is van een diploma archivistiek, is in 2015 als streekarchivaris benoemd. Hij houdt toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Helmond. Wettelijk voorschrift Het inrichten van een (archiefwettelijk voorgeschreven) toetsbaar kwaliteitssysteem is noodzakelijk om de kwaliteit van archief- en informatiebeheer binnen de gemeentelijke organisatie te kunnen borgen. Dit betekent dat een gemeente kwaliteitseisen stelt aan het informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken. Interne toetsing en evaluatie van deze gestelde kwaliteitseisen dienen in dit verband cyclisch te worden uitgevoerd. De gemeente werkt structureel aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding en zal een archief wettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem in 2016 verder ontwikkelen waarin verantwoordelijkheden zijn belegd en taken worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken. 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Gesctiiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, contexten toeganl<elijl<heid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente beschikt grotendeels over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden. Dit betreft zowel de digitale archiefwaardige informatie in het centrale zaaksysteem als in allerlei vakapplicaties en/of netwerkschijven. Begin 2016 zijn de volgende beslissingen door het Managementteam genomen: a. dat na uitrol van digitaal zaakgericht werken medio april, het verplicht is om de (zaak)informatie juist en volledig op te slaan in het centrale zaaksysteem, tenzij door het kernteam Dienstverlening & Digitalisering expliciet anders is bepaald; b. via het programma Dienstverlening & Digitalisering te onderzoeken welke vakapplicaties behouden moeten blijven en in aanmerking komen voor de realisatie van een koppeling met het centrale zaaksysteem; c. via het programma Dienstverlening & Digitalisering een strategie uit te werken gericht op het zoveel mogelijk uitfaseren van de bestaande opslagmogelijkheden op de netwerkschijven. Tevens te bepalen wat te doen met de bestaande informatie(objecten) op deze schijven. Metagegevens bepalen de authenticiteit, context toegankelijkheid van archiefbescheiden en zijn van belang voor het beheer en waarborging van het archiveringssysteem op het niveau van het zaaksysteem. Bovendien zijn metagegevens noodzakelijk voor de uitwisselbaarheid van gegevens bij migratie, conversie of de toekomstige overdracht naar de digitale bewaarplaats. De metagegevens zijn vastgelegd in het DSP, ZTC en DMS (zaaksysteem) software en voldoen aan de voonwaarden die opname van digitale bestanden in e-depot / DDBS mogelijk maken. De gemeente gebruikt duurzame materialen bij het opmaken, beheren en opslaan van analoge (fysiek en audiovisuele) archiefbescheiden. Deze archiefbescheiden worden in goede materiële staat gebracht en gehouden, waarmee de duurzaamheid voor papieren bescheiden is geborgd.
Duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden is geregeld in het zaaksysteem. Betreffende de archiefbescheiden die zich nu nog buiten het zaaksysteem bevinden is dit een punt van aandacht dat meegenomen dient te worden in een vast te stellen bewaarstrategie (zie punten a en b).. De gemeente neemt verder deel aan het regionale Programma Duurzaam Digitaal Beheersysteem Zuidoost-Brabant, dat onder punt 2 reeds is benoemd. Wettelijk voorschrift Een overheidsorgaan dient te beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Een geordend overzicht van alle papieren en digitale informatie draagt bij tot het 'in control' brengen van de informatievoorziening, vooral als archiefwaardige (digitale) informatie zich buiten het zaaksysteem in allerlei vakapplicaties of buiten de beheeromgeving van de afdeling Informatievoorziening & Automatisering bevindt. Aan de hand van een dergelijk overzicht kan de (digitale) beheeromgeving voor de (digitale) archivenng worden vastgesteld en wordt risicomanagement mogelijk gemaakt. De ordening van papieren archiefbescheiden geschiedt planmatig en het archiveringssysteem waarborgt de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van deze bescheiden. Voor wat betreft de digitale archiefbescheiden gebeurt dit grotendeels. Een belangrijk aandachtpunt is de vaststelling en implementatie van een bewaarstrategie. 4. DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werl<t de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaai informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De gemeente is bekend met de NEN-2082 en het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Bij de opbouw van het digitaal informatiebeheer in het zaaksysteem worden beiden als referentie gebruikt. In RODIN zijn eisen beschreven voor het beleid en de organisatie, voor het informatiebeheer en voor ICT-beheer en beveiliging, van een digitale beheeromgeving waarin digitale archieven worden beheerd, en vormt een voorwaarde om de duurzame toegankelijkheid van digitale archieven te borgen. Voor de digitale archiefbescheiden buiten het zaaksysteem is dit niet het geval (zie punt 3), Inrichten en implementatie van een kwalitatief en bedrijfsmatig verantwoord beheersysteem is onderdeel van het Programma Duurzaam Digitaal Beheersysteem Zuidoost-Brabant, dat onder punt 2 reeds is benoemd. : De digitale beheeromgeving in het zaaksysteem voldoet aan de NEN-2082 en wordt ingericht aan de hand van RODIN. Beide kwaliteitsinstrumenten dienen structureel te worden ingezet om duurzame digitale archivering te borgen. Hier ligt een relatie met het in ontwikkeling zijnde kwaliteitssysteem en met een nog vast te stellen bewaarstrategie.. 5. VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente hanteert de 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 als grondslag voor de (digitale) vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden. Er is geen lokale aanvulling op deze selectielijst van toepassing. De door de VNG voorgelegde nieuwe selectiemethodiek vanaf 1 januari 2017 kan worden doorgevoerd. Vervreemding van archiefbescheiden heeft de laatste jaren niet plaatsgevonden. In een hybride situatie waarin fysieke en digitale archiefbescheiden naast elkaar worden gebruikt en beheerd, groeit binnen de gemeentelijke organisatie de noodzaak om fysieke archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties, waarna de vervangen bescheiden kunnen worden vernietigd.
Het college van B&W heeft, met bovenstaande in gedachte, reeds op 22 oktober 2013 een besluit genomen tot vervanging van fysieke archiefbescheiden door digitale reproducties. Dit vooruitlopend op het digitaal zaakgericht werken dat door omstandigheden slechts bij enkele organisatiedelen is doorgevoerd. De rest van de gemeentelijke organisatie volgt per medio april 2016. De gemeente weegt zorgvuldig af wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoehng, democratische controle en cultuurhistorie. De gemeente draagt zorg voor de tijdige en op correcte wijze uitgevoerde (digitale) vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet" te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? De gemeente heeft de archieven tot en met 1989 op planmatige wijze en in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Regionaal Histonsch Centrum Eindhoven. Hiervan zijn verklaringen opgemaakt. Het blok secretarie-archief 1990-1999 zal uiterlijk in 2020 worden overgebracht. De serie bouwvergunningen 1990-2010 (ingangsdatum Wabo) zullen eveneens uiterlijk in 2020 en wel in digitale vorm worden overgebracht. De gemeente brengt te bewaren archiefbescheiden na de wettelijke termijn van 20 jaar over naar de archiefbewaarplaats, 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN Hoofdvraag: Zijn de fysieke bewaaromstandigheden op orde? De gemeente heeft de archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven aangewezen als archiefbewaarplaats. Deze archiefbewaarplaats voldoet aan alle wettelijke eisen. De gemeente beschikt verder over een archiefruimte die aan de wettelijke eisen voldoet Wettelijk voorschrift De archiefwet- en regelgeving stelt regels en voorschriften aan de bouw en verbouwing van de ruimten waarin archieven bewaard worden. Voor archiefbescheiden die op termijn vernietigd worden, gelden slechts enkele algemene eisen. De bewaring van archiefbescheiden die, zoals aangewezen in een geldige selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moet aan hogere kwaliteitseisen voldoen. Deze bescheiden moeten ook in speciale ruimten worden bewaard. Na twintig jaar worden archiefbescheiden die blijvend bewaard moeten worden, overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Zolang dat nog niet is gebeurd, moeten deze bescheiden in een speciaal daartoe ingerichte archiefruimte worden bewaard, die voldoende beveiligd moet zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. De fysieke bewaaromstandigheden van archiefbescheiden zijn op orde, 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijl< aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Niet meegenomen in het onderzoek aangezien het archiefbewaarplaats ondergebracht is bij het regionaal archief (RHCe). Aspecten van de overgebrachte (historische) archieven dienen in het Jaarverslag 2015 van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven te worden behandeld.
9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De gemeente beschikt over een plan met procedures voor de verplaatsing/veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde en over een actueel calamiteitenplan voor de archiefruimten waar aandacht wordt besteed aan de reikwijdte, de verantwoordelijkheidsverdeling en de ontruiming van archiefbescheiden. De gemeente heeft plannen voor het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden. 10. MIDDELEN EN MENSEN tjoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Middelen Binnen de gemeentelijke begroting is zover bekend geen afzonderlijke kostenpost voor DIV opgenomen. De relevante kosten staan in de gemeentelijke begroting. Afzonderlijke projecten worden in een projectenbegroting meegenomen. Mensen, kwantitatief en kwalitatief tb.v. archiefzorg- en beheertaak De formatie van DIV is momenteel ontoereikend om alle wettelijke taken in optima forma uit te voeren. De participatie in diverse projecten, de ontwikkelingen binnen de organisatie en het bestaan van een reeds meer dan 2 jaar durende hybride takenpakket (fysiek/digitaal) met dubbele beheerlast, heeft ertoe geleid dat er achterstanden zijn ontstaan in een aantal fysieke en digitale beheertaken. Hoewel in 2016 een reorganisatie zal plaatsvinden binnen de organisatie, dient voorafgaande de uitrol van digitaal zaakgehcht werken binnen de gehele organisatie per medio april 2016, de kwantiteit en kwaliteit van de medewerkers documentaire informatievoorziening hierop te worden aangepast Hierbij expliciet rekening houdende met een zekere transitieperiode waarin gedurende een bepaalde tijd naast de uitvoering van (nieuwe) digitale archieftaken ook de bestaande fysieke archieftaken blijven bestaan. Er is momenteel sprake van een zekere onbalans in de benodigde en toegewezen capaciteit t.b.v. de archiefzorg en -beheertaak van de niet-overgebrachte archieven. Deze onbalans dreigt toe te nemen met de uitrol van digitaal zaakgericht werken, waardoor de gemeente de wettelijk verplichte werkzaamheden niet naar behoren meer kan uitvoeren alsmede dat het beoogde succes van digitaal zaakgericht werken niet behaald kan worden. De kwantiteit en kwaliteit van de medewerkers documentaire informatievoorziening dient dienovereenkomstig te worden aangepast aan de gemeentelijke ontwikkelingen. Expliciet dient er rekening gehouden te worden met de benodigde capaciteit tijdens de transitieperiode, waarin gedurende een bepaalde tijd naast de uitvoering van (nieuwe) digitale archieftaken ook de fysieke archieftaken blijven bestaan.