In 2013 zijn al veel verbeterpunten opgepakt en op dit moment staan de volgende punten nog open:

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "In 2013 zijn al veel verbeterpunten opgepakt en op dit moment staan de volgende punten nog open:"

Transcriptie

1 Verslag dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager aan de raad aanbiedt omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet Inleiding Op grond van artikel 8 van de Archiefverordening doen wij éénmaal per twee jaar verslag over de uitvoering van de Archiefwet. Hierbij treft u het verslag aan. De VNG heeft de wettelijke verplichtingen samengevat in Kritische Prestatie Indicatoren (hierna: KPI s). De KPI s bestaan uit 10 hoofdvragen met deelvragen. De beantwoording maakt duidelijk of we voldoen aan wettelijke verplichtingen. De KPI s zijn het kader voor het verslag. De KPI s bestaan uit hoofd- en deelvragen. Dit zijn hoofdzakelijk gesloten vragen; ze worden met ja of nee beantwoord. De beantwoordde vragenlijst treft u als bijlage bij het verslag aan. In het verslag wordt per hoofdvraag een toelichting op de beantwoording gegeven. Dit geeft een genuanceerd(er) beeld en geeft de feitelijke toezichtinformatie. Het verslag dient als informatie voor interbestuurlijk toezicht Gedeputeerde Staten waren en blijven toezichthouder op de wijze waarop wij de archiefwetgeving uitvoeren. Tot 2011 voerden GS jaarlijks inspecties uit waarbij elke jaar een aantal thema s aan de orde kwamen. Na aanleiding van de inspectie werd dan een verslag opgemaakt door GS met hun bevindingen. Als gevolg van de Wet revitalisering generiek toezicht is sinds 1 oktober 2012 het stelsel van interbestuurlijk toezicht gewijzigd. Voor de archiefwetgeving betekent dit dat GS zich bij het toezicht baseren op de verslaglegging. Het toezicht is dus veranderd van toezicht vooraf naar toezicht achteraf. GS hebben op basis van de KPI s vier thema s gekozen als focus voor het toezicht. De vier thema s verwijzen naar de KPI s en de KPI s verwijzen weer naar wet- en regelgeving. De vier thema s zijn: 1. Er is een werkend kwaliteitssysteem voor het beheer van 2. Archiefbescheiden worden in een goede, geordende en toegankelijke staat gebracht 3. Archiefbescheiden worden tijdig vernietigd en/of overgebracht/openbaar gemaakt 4. Er is een duurzame en adequate beheer- en bewaaromgeving. Uit de verslaglegging, het invullen van de KPI s, zal dus blijken in hoeverre wij de vier thema s beheersen en of dat tot het oordeel goed, matig of slecht leidt. Conclusie Uit het invullen van de KPI s is naar voren gekomen dat we op de vier toezichtthema s niet volledig voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Wij hebben echter op alle thema s voldoende geregeld zodat er een aantoonbaar laag risico is. Op basis van bovenstaande gegevens komen wij tot de conclusie dat wij op het gebied van archief matig scoren. Samenvatting verbeterpunten en actie In 2013 is voor de eerste keer een archiefjaarverslag opgesteld. Aan de hand van het jaarverslag en de ingevulde KPI s zijn een aantal verbeterpunten benoemd. Er is hierbij een tweedeling gemaakt naar verbeterpunten welke eenvoudig kunnen worden aangepakt en verbeterpunten welke worden uitgewerkt in een verbeterplan.

2 In 2013 zijn al veel verbeterpunten opgepakt en op dit moment staan de volgende punten nog open: Hoofdvraag m.b.t Verbeterpunten Actie Stavaza 1. Lokale regelgeving Bijhouden register gemeenschappelijke regelingen (door F&C) Oppakken in 2013 In 2015 wordt het register opgesteld. 3. Ordening, authenticiteit context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van Bouwvergunningenbestand met verkeerde archiefmaterialen Aanpassen Besluit informatiebeheer m.b.t. de archiefruimte Deels opstarten in 2013 en deels in 2014 door inhuur vakantiekracht. Oppakken in 2013 Overzicht met verbeterpunten welke worden uitgewerkt in een verbeterplan: Is opgestart in Actie loopt nog en wordt afgerond in de zomer van Hoofdvraag m.b.t Verbeterpunten Actie Tijdspad Stavaza 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Kwaliteitssysteem 3. Ordening, authenticiteit context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale 4. Specifieke eisen aan digitale Beleid ontwikkelen m.b.t. informatievoorziening Samenhangend overzicht (papier en digitaal) Metadatamodel In kaart brengen van digitale aanwezig in de organisatie en hun opslagformaten Opstellen Opstellen Opnemen in Opnemen in Opnemen in Het Besluit informatiebeheer is op 24 februari 2015 vastgesteld Het jaarlijks opstellen van een verslag en het invullen van de kpi s kan gezien worden als een kwaliteitssysteem Actie loopt nog Actie loopt nog Actie loopt nog Actie loopt nog. Bewaarstrategie digitale Werken met modellen zoals, RODIN en Baseline - Opnemen in - project Zaakgericht Digitaal Werken project loopt, invoering zaaksysteem eind 2014 Actie loopt nog. Continu proces 2014, 2015 Actie loopt nog.

3 1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Overheidsorganisaties moeten bij het ontvangen, opmaken en beheren van informatie voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. Zij moeten voldoen aan archiefwetgeving (Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Archiefregeling 2010), maar ook aan wetten als: de Gemeentewet, de Wet openbaarheid van bestuur, de Algemene wet bestuursrecht en de Wet bescherming persoonsgegevens. Een archief is het geheel van, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen. Het begrip archief wordt veelal geassocieerd met informatie van oudere datum. Echter de wet gaat over het geheel van informatie waaronder digitale informatie. De Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer zijn de basis voor hoe de gemeente Winsum de Archiefwet vorm geeft. De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten: 1.de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. 2. het toezicht op het beheer van de die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De Archiefverordening van de gemeente Winsum 2011 is op 27 september 2011 vastgesteld door de gemeenteraad. Tevens is de Archiefverordening ter kennisname naar het college van Gedeputeerde Staten gestuurd. Het Besluit informatiebeheer beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte dient te voldoen. Het Besluit informatiebeheer van de gemeente Winsum 2015 is op 24 februari 2015 door het college vastgesteld. Volgens artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen moet de gemeente een register bijhouden van de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. De gemeente Winsum heeft geen register van de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. In 2015 gaat een medewerker van het Team F&C een register opstellen. Verder dient bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling een voorziening omtrent de zorg voor te zijn opgenomen. Dit moet er voor zorgen dat altijd duidelijk is welke organisatie verantwoordelijk is voor de archivering. De gemeente Winsum neemt deel aan een aantal gemeenschappelijke regelingen en in alle gevallen is in de regeling een archiefparagraaf opgenomen. Verder vindt er in BMW-verband (Bedum, De Marne en Winsum) samenwerking plaats op het gebied van Sociale zaken, I&A en P&O. De samenwerking op het gebied van Sociale zaken betreft een gemeenschappelijke regeling. De samenwerking op het gebied van P&O en I&A niet. Met zowel P&O als I&A zijn afspraken gemaakt omtrent de archivering. De gemeente Winsum de opslag van een deel van haar op termijn te vernietigen uitbesteed aan het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven. Hiervoor is een overeenkomst opgesteld waarin rekening is gehouden met de wettelijke verantwoordelijkheden. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

4 In artikel 16 van de Archiefregeling 2010 staat dat het beheer van moet voldoen aan toetsbare eisen van een door de gemeente toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg (ISO 8402). De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken. Vanaf 2013 wordt er jaarlijks een verslag uitgebracht omtrent hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Dit verslag wordt gemaakt op basis van de KPI s waardoor een jaarlijks toetsmoment wordt gecreëerd over de stand van zaken van het informatiebeheer. De gemeente Winsum heeft weinig beleid ontwikkeld op het gebied van haar informatiehuishouding. Er is geen informatiebeleidsplan en geen informatiebeveiligingsplan. Alleen voor het GBA is beleid opgesteld m.b.t. informatiebeveiliging. Er wordt door I&A gewerkt aan een informatiebeleidsplan. Er wordt nog gekeken of het beleid op het gebied van de documentaire informatievoorziening wordt opgenomen in het informatiebeleidsplan of dat er voor de documentaire informatievoorziening een eigen beleidsstuk komt. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de? Volgens artikel 18 van de Archiefregeling moeten overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende (papier en digitaal) geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Met andere woorden: een overheidsorgaan moet kunnen aangeven over welke het beschikt, waar deze bescheiden zich bevinden en hoe deze kunnen worden geraadpleegd. Hierbij moet niet alleen worden gekeken naar de post- en dossierregistraties maar ook naar de gemeentelijke website, de verplicht digitaal te bewaren bestemmingsplannen en andere applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt. De gemeente Winsum beschikt niet over zo n overzicht. Dit kan tot gevolg hebben dat niet kunnen worden gevonden. Hoewel er geen compleet overzicht is, zijn er wel een aantal afzonderlijke registraties van. Een gedeelte van de post (brieven en mails) wordt geregistreerd in het postregistratiesysteem Walvis, die zijn afgevoerd naar de archiefruimte worden geregistreerd in de applicatie Filetrak, die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats worden geregistreerd in de inventarissen, de omgevingsvergunningen worden geregistreerd in de applicatie Squit XO en de meldingen openbare ruimte worden geregistreerd in de applicatie Melddesk. Het inzichtelijk krijgen in welke applicaties zich welke bevinden en hoe deze bescheiden worden beheerd is iets dat nog moet worden opgepakt. Er wordt bij de gemeente Winsum wel gewerkt met metadata, maar geen gebruik gemaakt van een metadatamodel. Metadata zijn gegevens die de context, inhoud en structuur van beschrijven. Zonder de juiste en volledige contextinformatie kunnen niet goed worden geïnterpreteerd en beheerd. Van de post die wordt geregistreerd wordt metadata vastgelegd. In het Besluit informatiebeheer van de gemeente Winsum 2015 staat dat moet worden vastgelegd: wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan

5 wie een exemplaar ervan is verzonden. Verder wordt er van de die zijn overgedragen naar de archiefruimte de volgende metadata vastgelegd: basisarchiefcode, omschrijving, periode, mapnummer en bewaartermijn. Van de die worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt in de inventaris de volgende metadata vastgelegd: mapnummer, periode, beschrijving en uiterlijke vorm. Om te zorgen dat de (te bewaren) in goede staat blijven moet de gemeente gebruik maken van duurzame materialen en gegevensdragers. Voor wat betreft het verpakkingsmateriaal (mappen, hechtmechanismen, tabbladen, etiketten,dozen, enz.) maakt de gemeente voor de archiefbestanden van voor 1990 gebruik van de juiste materialen. Een gedeelte van de over de periode 1990-heden bevat nog de verkeerde hechtmechaniek. De bouwvergunningen vanaf 1990 bevatten nog de verkeerde hechtmechaniek en zitten in oude dozen. Een aantal bouwdossiers zijn nog niet afgesloten maar zodra dit het geval is, wordt het hele bestand bouwvergunning vanaf 1990 voorzien van nieuw verpakkingsmateriaal. Het papier dat gebruikt wordt voldoet aan NEN 2728:2006. De printerinkt en toners en de apparatuur waarmee deze op papier worden aangebracht voldoen aan de ISO 11798: De pennen die door de sectie Interne Zaken worden ingekocht voldoen aan ISO en/of DIN In de praktijk blijkt dat sommige medewerker eigen pennen gebruiken welke vermoedelijk niet voldoen aan de gestelde eisen. 4. Specifieke eisen aan digitale Werkt de gemeente inzake digitale systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De gemeente Winsum verkeert in een hybride situatie. Dit betekent dat er zowel digitale als papieren zijn. De gemeente heeft geen gecertificeerd (zaak)systeem waarin zij haar digitale kan beheren en daarom is papier leidend. Dit betekent dat alle digitale stukken en ook uitgeprint moeten worden voordat ze kunnen worden opgenomen in het archief. Ook de aanvragen die digitaal via de website binnenkomen moeten worden uitgeprint. Het vermoeden is dat er veel originele digitale in vakapplicaties, boxen of op schijven aanwezig zijn die nooit bij het archief worden aangeleverd of waar nooit afspraken m.b.t. het beheer over zijn gemaakt. Daarom is het belangrijk dat in kaart wordt gebracht welke digitale aanwezig zijn in de organisatie. Er zijn echter ook (te bewaren) waarbij uitprinten niet mogelijk is en waarbij het digitale document in goede, geordende en toegankelijke staat moet worden gehouden. Dit is het geval bij de geluidsbestanden van de raadsvergaderingen. Vanaf 2006 worden de raadsvergaderingen opgenomen als mp3-bestanden en worden ze bewaard op de harde schijf. De geluidsbestanden worden door de griffier beheerd. Verder stelt de Wet ruimtelijke ordening en het Besluit ruimtelijke ordening een digitaal bestemmingsplan verplicht. Het digitale bestemmingsplan bestaat uit een dataset voorzien van een digitaal waarmerk. Er is tevens een papieren versie en zowel de digitale als de papieren versie zijn originele, te bewaren,. De papieren versie wordt opgenomen in het archief en de digitale versie wordt bewaard op de harde schijf en beheerd door een medewerker van de afdeling Ruimte. In 2015 wordt de applicatie Dezta Archiveren aangeschaft voor het bewaren en beheren van digitale bestemmingsplannen. In 2013 is de gemeente Winsum in BMW-verband (Bedum, De Marne en Winsum) het project Zaakgericht Digitaal Werken gestart. De doelstelling van Zaakgericht Digitaal Werken

6 is het verbeteren van de bedrijfsvoering en de gemeentelijke dienstverlening. Door bedrijfsprocessen zaakgericht te organiseren kunnen deze effectiever, efficiënter, transparanter en klantgerichter worden uitgevoerd. Bovendien biedt een gecertificeerd (zaak)systeem de mogelijkheid om digitale volgens de wettelijke voorschriften te beheren. In 2015 wordt gestart met de implementatie van zaakgericht en digitaal werken. Incidenteel worden digitale bestanden op dragers zoals cd, usb-stick, enz. aangeleverd ter archivering. Er is geen bewaarstrategie ontwikkeld voor deze dragers. Hiermee loopt de gemeente het risico dat de informatie verloren gaat als gevolg van natuurlijke of door de verpakking veroorzaakte veroudering van de gebruikte materialen of door het in onbruik raken van het type drager. In de periode 1990 t/m 2005 zijn de gemeenteraadsvergaderingen en de commissievergaderingen op cassettebandjes opgenomen. De cassettebandjes zijn en zijn aangemerkt voor blijvende bewaring. Om te voorkomen dat de cassettebandjes in verval raken of niet meer zijn af te spelen omdat er geen afspeelapparatuur meer is, moet er migratie plaatsvinden. Migratie is het overzetten van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform. Hiervoor is in 2012 een verklaring van migratie opgemaakt. Na ondertekening van de verklaring is het proces van migratie in gang gezet en dit proces loopt nog steeds. De gemeente Winsum doet niet aan websitearchivering en ook op het gebied van de archivering van sociale media zijn geen afspraken gemaakt. Redenen voor de archivering van de website en sociale media (beide publicaties op het internet) zijn: conform de Wet openbaarheid van bestuur moet een overheidsorganisatie inzicht kunnen geven in wat ze gepubliceerd heeft op internet; burgers kunnen rechten ontlenen aan de informatie die gepubliceerd wordt; volgens de Archiefwet kan een website worden aangemerkt als ; publicaties op het internet geven een tijdsbeeld weer en zijn van cultuurhistorische waarde. De gemeente Winsum werkt niet op basis van het Referentiemodel Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). RODIN is een instrument voor de inrichting van digitale beheersomgevingen en is opgesteld door de provinciale en gemeentelijke archiefinspecteurs. Ook wordt er niet gewerkt met de Baseline informatiehuishouding gemeente. De Baseline is door KING in opdracht van de VNG ontwikkeld. De Baseline is beoogd als normenkader voor informatiebeheer. Het is een overzicht van bestaande kaders op dit gebied en geeft aan hoe die ingezet kunnen worden. Beide modellen zijn niet wettelijk verplicht maar zijn wel een goed instrument bij de verbetering van de digitale informatievoorziening. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Op 29 januari 2014 is een verklaring van vernietiging opgesteld voor de in 2013 en 2014 voor vernietiging in aanmerking komende. Voor het selecteren van de is gebruik gemaakt van de selectielijst gemeentelijk en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 (gepubliceerd op 25 juni 2012). De gemeente Winsum heeft geen vervangen of vervreemd. Vervanging betekent het vervangen van door reproducties. De originele bescheiden worden vervolgens vernietigd. Onder vervreemding wordt verstaan het in eigendom overdragen van.

7 6. Overbrenging van naar de archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? Volgens artikel 12 van de Archiefwet moeten alle ouder dan 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. De zijn na overbrenging (in principe) openbaar en kosteloos te raadplegen. De gemeente Winsum beschikt over een eigen archiefbewaarplaats. Hierdoor is de overbrenging alleen een formele handeling middels een verklaring van overbrenging. Deze formele handeling is in 2013 voor alle archiefbestanden op de juiste wijze geformaliseerd middels een verklaring van overbrenging. In principe moet het archief over de jaren al worden overgebracht. Deze hebben immers de leeftijd van 20 jaar bereikt. De wetgeving houdt echter rekening met het feit dat archief in jarenblokken wordt overgebracht. Archiefbesluit artikel 9.1 geeft aan dat niet later dan 10 jaar nadat de leeftijd van 20 jaar hebben bereikt moeten worden overgebracht. Met het oog op de toekomst zou het logisch zijn om voor de komende herindeling het archiefbestand vanaf 1990 af te sluiten en over te brengen. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? In artikel 2 van het Besluit informatiebeheer van de gemeente Winsum 2015 is bepaald dat de archiefbewaarplaats zich bevindt op de tweede verdieping van het gemeentehuis aan de Hoofdstraat W. 70 te Winsum. De archiefbewaarplaats wordt elk kwartaal schoongemaakt en er wordt elke maand een uitdraai gemaakt van de hygrometer. Verder wordt er periodiek onderhoud gepleegd aan de klimaatinstallatie. 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Bij de overbrenging van naar de archiefbewaarplaats zijn deze in principe openbaar. Volgens artikel 15 van de Archiefwet zijn er echter uitzonderingen mogelijk op de openbaarheid. De formele handeling voor het beperken van de openbaarheid is in 2013 voor alle archiefbestanden geformaliseerd middels een verklaring van beperking openbaarheid. Bezoekers kunnen op afspraak van maandag t/m donderdag van uur en op vrijdag van uur langskomen voor inzage in. Er is een bezoekers-reglement welke op 21 juni 2011 is vastgesteld. Het bezoekersreglement is te vinden op de website van de gemeente. De inventarissen van de gemeente zijn te raadplegen op de website van de gemeente en op Groningerarchiefnet.nl. Het GroningerArchiefNet is een gezamenlijk project van de Provincie Groningen, de Groningse waterschappen en gemeenten en het RHC Groninger Archieven. De inzage van overgedragen openbare is kosteloos. Er zijn wel kosten verbonden aan het maken van

8 een kopie en laten uitvoeren van archiefonderzoek. Deze kosten zijn opgenomen in de legesverordening van de gemeente. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) bij bijzondere omstandigheden? De gemeente neemt deel aan regionale veiligheidsplannen. In deze veiligheidsplannen is echter geen procedure opgenomen met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde, zoals. De gemeente Winsum heeft een calamiteitenplan voor het archief. Hierin is echter geen prioritering in geval van ontruiming opgenomen en wordt ook geen verzamelplaats voor te ontruimen aangewezen. 10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Volgens de Archiefverordening draagt het college van B&W er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de zijn verbonden. Bij de kosten voor de zorg en het beheer van kan gedacht worden aan kosten voor: verpakkingsmateriaal, personeelskosten, post- en archiefsysteem, onderhoud paternosterkasten en archiefkluis, onderhoud microfichereader, deelname Groningerarchiefnet, enz. Het is lastig om een duidelijk beeld te schetsen van de middelen die de gemeente beschikbaar stelt voor de zorg en het beheer van. De kosten vormen geen aparte post op de begroting maar zijn verdeeld over verschillende posten. Het uitvoeren van de wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer zijn belegd bij de sectie Interne Zaken van de afdeling Middelen. Er is 3,8 ft beschikbaar voor de uitvoering van de archiefwerkzaamheden. Verder is in 2012 een nieuwe I&A-afdeling voor de 3 gemeenten (Bedum, De Marne en Winsum) opgezet met twee i-functies (1 fte Informatiespecialist en 1 fte Informatiearchitect).

Overzicht met verbeterpunten welke eenvoudig kunnen worden aangepakt:

Overzicht met verbeterpunten welke eenvoudig kunnen worden aangepakt: Verslag dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager aan de raad aanbiedt omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet Inleiding Op grond

Nadere informatie

Actie loopt nog. Actie loopt nog.

Actie loopt nog. Actie loopt nog. Verslag dat het college van burgemeester en wethouders van Winsum als archiefzorgdrager aan de raad aanbiedt omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet Inleiding

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016 Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016 Versie d.d. 10 oktober 2016 Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders d.d... oktober 2016 1 Inleiding

Nadere informatie

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Opsteller Vincent Robijn - gemeentearchivaris T.a.v. College Datum 18-06-15 Registratienummer 1. Algemeen Zoals voorgeschreven in artikel

Nadere informatie

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER 2014-2015 Inleiding Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT) in werking getreden. De invoering

Nadere informatie

Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn

Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn * PA201 400694* Post en Archief 201400694 Verslag archiefzorg en -beheer 2012-2013 Gemeente Zuidhorn Gemeente Zuidhorn Samenvatting Voor u ligt het verslag Archiefzorg en -beheer 2012-2013 gemeente Zuidhom.

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

KPI verslag Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) Uitvoering toezicht op het archief- en informatiebeheer 2017

KPI verslag Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) Uitvoering toezicht op het archief- en informatiebeheer 2017 KPI verslag Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) Uitvoering toezicht op het archief- en informatiebeheer 2017 West-Brabants Archief (WBA) januari 2018 Inleiding: Hierbij ontvangt u het KPI-verslag

Nadere informatie

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp:

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: 1 Gemeente ļj įí Berçen Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom III II III II III INI III IIII o 1 NOV. 2013 Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Verslag Kritische

Nadere informatie

KPI rapportage gemeente Steenbergen 2017

KPI rapportage gemeente Steenbergen 2017 KPI rapportage gemeente Steenbergen 2017 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven. Uitvoering conform de Archiefwet 1995 op basis a KPI s (kritische

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen. Lydia Jongmans senior cultuur en media VNG 2011

Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen. Lydia Jongmans senior cultuur en media VNG 2011 Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen Lydia Jongmans senior cultuur en media VNG 2011 Van specifiek naar generiek toezicht Thans: specifiek toezicht door GS op B&W op basis van Archiefwet,

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk ,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk , VERORDENING INFORMATIEBEHEER GEMEENTE GRONINGEN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394, gelet op de artikelen 30, eerste

Nadere informatie

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12 AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER Raadsvergadering: 27 mei 2015 Registratienummer: TB15.5023243 Agendapunt: 12 Onderwerp: Vaststelling archiefverordening gemeente Ten Boer 2015 Voorstel: 1. De Archiefverordening

Nadere informatie

Raadsinformatiebrief. Onderwerp Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer

Raadsinformatiebrief. Onderwerp Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer Raadsinformatiebrief Datum: 14 juni 2017 Registratienummer: Documentnummer: 17.0017258 Portefeuillehouder: Mark Buijs Contactpersoon: Bart Ensing, B.Ensing@MijnGemeenteDichtbij.nl, 073-5531107 Onderwerp

Nadere informatie

Verbeteringen KPI- rapportage Gemeente Zederik juli 2014 t.o.v. rapportage november 2013

Verbeteringen KPI- rapportage Gemeente Zederik juli 2014 t.o.v. rapportage november 2013 Verbeteringen KPI- rapportage Gemeente Zederik juli 2014 t.o.v. rapportage november 2013 = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving Ja: groene arcering. Gemeente voldoet aan de norm Deels: oranje

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg).

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg). HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg BESLUIT: Vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergadering : Besluit: ļg C g^ yţ? Voorstolnummer: Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 7 Voorstelnr.: RB2013098 Onderwerp: Archiefverordening Heerhugowaard 2013 Aan de Raad, Heerhugowaard, 14

Nadere informatie

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluit Informatiebeheer Valkenswaard 2011 Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluiten vast te stellen de navolgende: Voorschriften

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD BESLUIT INFORMATIEBEHEER OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID

PROVINCIAAL BLAD BESLUIT INFORMATIEBEHEER OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Zuid-Holland. Nr. 176 3 april 2014 BESLUIT INFORMATIEBEHEER OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID Besluit van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland

Nadere informatie

RAADSVOORSTEL 16R.00535

RAADSVOORSTEL 16R.00535 RAADSVOORSTEL 16R.00535 gemeente WOERDEN Indiener: college van burgemeester en wethouders Datum: 20 september 2016 Portefeuillehouder(s): burgemeester Portefeuille(s): Bestuurlijke en juridische zaken

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van gemeente Den Helder

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van gemeente Den Helder De gemeenteraad van 2 december 2013 gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van gemeente Den Helder gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 5 van

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling bepalen dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die de Veiligheidsregio ontvangt en creëert

Nadere informatie

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten:

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: Hoofdstuk I Algemene bepalingen VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET BEHEER

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2016 GR Ferm Werk 6 juli 2017 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording af aan het algemeen bestuur en Gedeputeerde Staten

Nadere informatie

Inleiding Aanleiding Resultaat

Inleiding Aanleiding Resultaat Memo Aan: Gemeenteraad Oude IJsselstreek Cc: Van: College B&W Datum: 9 februari 2017 Kenmerk: 17ini00254 Onderwerp: Jaarlijks verslag gemeentearchivaris over beheer archiefbescheiden Inleiding Bijgevoegd

Nadere informatie

Besluit van Provinciale Staten

Besluit van Provinciale Staten Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland 2014 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een gemeente. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor behoorlijk bestuur : voor

Nadere informatie

Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998;

Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998; CVDR Officiële uitgave van Groningen. Nr. CVDR44079_1 21 november 2017 BESLUIT INFORMATIEBEHEER GRONINGEN Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998; BESLUITEN: vast

Nadere informatie

Wetgeving Regeling/Model Kwaliteitscriteria Oordeel gemeenteraad. archiefzorg. Medegedeeld aan GS. Informatiebeheer tbv archiefbeheer

Wetgeving Regeling/Model Kwaliteitscriteria Oordeel gemeenteraad. archiefzorg. Medegedeeld aan GS. Informatiebeheer tbv archiefbeheer Publieke verantwoording gemeentelijke archiefzorg en -beheer Wetgeving /Model Kwaliteitscriteria Oordeel art. 30 art. 32 Algemene wet bestuursrecht titel 10.1. Gemeentewet art. 160-169 Burgerlijk Wetboek

Nadere informatie

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE VOORST; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; BESLUITEN:

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE VOORST; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; BESLUITEN: BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE VOORST; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; BESLUITEN: vast te stellen het Besluit Informatiebeheer gemeente Voorst 2014, Inhoudende voorschriften betreffende

Nadere informatie

Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 27 Datum: nr. 9

Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 27 Datum: nr. 9 Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 27 Datum: 1-7-2014 nr. 9 Burgemeester en wethouders van Huizen maken bekend dat de gemeenteraad in zijn vergadering van 26 juni 2014 besloten

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen

Nadere informatie

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Avalex gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 2 maart 2017 gelet op artikel 40,

Nadere informatie

Archiefverordening Avri 2016

Archiefverordening Avri 2016 NOTITIE Archiefverordening Avri 2016 Auteur Avri Versie 1 Datum 25 januari 2016 Archiefverordening Avri 2016 Het algemeen bestuur van Avri gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 1 februari

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD HOOFDSTUK II DE ZORG VAN GEDEPUTEERDE STATEN VOOR ARCHIEFBESCHEIDEN

PROVINCIAAL BLAD HOOFDSTUK II DE ZORG VAN GEDEPUTEERDE STATEN VOOR ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van de provincie Flevoland Nr. 3140 2 mei 2018 Verordening van Provinciale Staten van de provincie Flevoland houdende regels omtrent het archief Archiefverordening provincie

Nadere informatie

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN - Bijlage bij VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011- VNG-MODEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

Nadere informatie

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS,

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Wetstechnische informatie

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen 30,

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

besluit Archiefverordening gemeente Heusden 2016 De gemeenteraad van de gemeente Heusden;

besluit Archiefverordening gemeente Heusden 2016 De gemeenteraad van de gemeente Heusden; 1- Archiefverordening gemeente Heusden 2016 De gemeenteraad van de gemeente Heusden; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 februari 2016; gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

Jaarverslag archiefbeheer en -zorg

Jaarverslag archiefbeheer en -zorg 2014 Colofon Opgesteld door : A.W. Boot Datum : 9apri 2015 Versie : 1.0 Document : 15-18576-3643 Inhoudsopgave 1. Inleiding......3 2. Wettelijke verplichtingen.....3 3. Beheer van archieven.....3 4. Huisvesting...

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gouda 2016

Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gouda 2016 Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gouda 2016 INLEIDING Het college van Burgemeester en Wethouders is ingevolge artikel 30 Archiefwet zorgdrager voor de gemeentelijke archiefbescheiden en dient daar

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Jaarverslag archief. Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen. Datum: 20 febr. 2017

Jaarverslag archief. Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen. Datum: 20 febr. 2017 Jaarverslag archief 2016 Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen Datum: 20 febr. 2017 Voorwoord Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden. Hierdoor is onder

Nadere informatie

Verslag archiefbeheer gemeente Reusel-De Mierden Scope: beheer niet-overgebrachte archiefbescheiden

Verslag archiefbeheer gemeente Reusel-De Mierden Scope: beheer niet-overgebrachte archiefbescheiden ** Verslag archiefbeheer gemeente Reusel-De Mierden 2016 Scope: beheer niet-overgebrachte archiefbescheiden Mei 2017 INHOUD Inleiding 2 1. Lokale regelingen (KPI 1) 3 2. Ordening, authenticiteit, context,

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 januari 2016, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 januari 2016, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, Archiefverordening gemeente Gooise Meren De raad van de Gemeente Gooise Meren, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 januari 2016, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede

Nadere informatie

Gemeente Amsterdam Gemeenteraad Gemeenteblad Raadsbesluit R

Gemeente Amsterdam Gemeenteraad Gemeenteblad Raadsbesluit R Gemeente Amsterdam Gemeenteraad Gemeenteblad aadsbesluit Jaar 2008 Vergaderdatum 2 april 2008 Afdeling 3A agendapunt 15 Nummer 59/132 Publicatiedatum 9 april 2008 Onderwerp Intrekking Archiefverordening

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer 2015

Besluit Informatiebeheer 2015 15.0002092 Besluit Informatiebeheer 2015 Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek, gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2015, Overwegende dat: - de voortschrijdende

Nadere informatie

Archiefverordening gemeente Haarlem 2018

Archiefverordening gemeente Haarlem 2018 Archiefverordening gemeente Haarlem 2018 De raad van de gemeente Haarlem; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van [datum, 2018/66139]; gelet op de artikelen 30, eerste lid,

Nadere informatie

Besluit: Het Reglement Informatiebeheer Noordelijk Belastingkantoor vast te stellen.

Besluit: Het Reglement Informatiebeheer Noordelijk Belastingkantoor vast te stellen. Reglement Informatiebeheer Het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor; Gelet op de Wet gemeenschappelijke Regelingen, de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling Noordelijk Belastingkantoor;

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk Besluit Informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017 Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Havenschap Moerdijk In de vergadering van 7 december 2016 Mij bekend, De secretaris

Nadere informatie

GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING

GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING In het verslag van de archivaris zijn per Kritische Prestatie Indicator aandachtspunten geformuleerd. Deze aandachtspunten vormen de basis voor de in dit plan opgenomen verbeteracties en planning hiervan.

Nadere informatie

Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema

Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema Advies B&W tģļļ flj/j ^ĩorsële B&W 22 januari 2013 Beslissing Akkoord Bespreken Registratienummer Burgemeester Gelok Raadsinformatiebijeenkomst n.v.t. Secretaris Van den Berge yy y Gemeenteraadsbijeenkomst

Nadere informatie

Artikel 3 De secretaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 3 De secretaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht

Nadere informatie

Archiefverordening. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk

Archiefverordening. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk Archiefverordening Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017 Vastgesteld door de Raad van Bestuur van Havenschap Moerdijk In de vergadering van 21 december 2016 Mij bekend, De secretaris F.J.

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F Verslag archief 2015 2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 3 DIV 2015 3 POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 3 INTERBESTUURLIJK

Nadere informatie

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Gedeputeerde staten van Noord-Holland gelet op artikel 6 van de Archiefverordening

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Norm 1: Bestuur en Beleid

Norm 1: Bestuur en Beleid Norm 1: Bestuur en Beleid De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens het college van burgemeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn

Nadere informatie

Provinciaal blad van Noord-Brabant

Provinciaal blad van Noord-Brabant Provinciaal blad van Noord-Brabant ISSN: 0920-1408 Onderwerp Publicatie Archiefverordening Havenschap Moerdijk 2014 Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant Nummer 96/14 Bijlage(n) 1 Besluiten om over te

Nadere informatie

Besluiten het navolgende Besluit Informatiebeheer provincie Utrecht 2014 vast te stellen.

Besluiten het navolgende Besluit Informatiebeheer provincie Utrecht 2014 vast te stellen. BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE UTRECHT 2014 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam van 12 april 2011, registratienummer ; raadsstuk ;

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam van 12 april 2011, registratienummer ; raadsstuk ; Archiefverordening Rotterdam 2011 De raad van de gemeente Rotterdam, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam van 12 april 2011, registratienummer 578475; raadsstuk

Nadere informatie

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over 2015 Auteur: Wil Mettes Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Versie 1.0 april 2016 Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

Nadere informatie

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent het archief Archiefverordening gemeente Deventer 2017

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent het archief Archiefverordening gemeente Deventer 2017 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Deventer Nr. 80504 15 mei 2017 Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent het archief Archiefverordening gemeente Deventer

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling IGUO Nr. 591 23 april 2018 Beheerregeling informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) De Connectie 2018 De directeur

Nadere informatie

Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I

Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I van het college van burgemeester en wethouders van Winsum over de uitvoering van wettelijke taken ten behoeve van het interbestuurlijk toezicht. Vastgesteld op 7 mei

Nadere informatie

Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening

Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Kaag en Braassem. Nr. 72675 12 augustus 2015 Besluit Informatiebeheer Gemeenten Burgemeester en wethouders van de gemeente Kaag en Braassem, gelet op artikel

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013

Besluit informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013 2 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. wet: de Archiefwet 1995; b. archiefverordening: de Archiefverordening Hoogheemraadschap

Nadere informatie

de Archiefwet 1995; 2015;

de Archiefwet 1995; 2015; Archiefverordening 2016 De gemeenteraad van de gemeente Cranendonck gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d 3 november 2015 f '-fj - ^ ^3^' gelet op artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet

Nadere informatie

j Regionaal Archief Alkmaar Bezoekadres Bergerweg AC Alkmaar *16SC Postadres Postbus GE Alkmaar

j Regionaal Archief Alkmaar Bezoekadres Bergerweg AC Alkmaar *16SC Postadres Postbus GE Alkmaar ù j Regionaal Archief Alkmaar Bezoekadres Bergerweg 1 1815AC Alkmaar Burgemeester en wethouders van de gemeente Langedijk Postbus 15 1723 ZG NOORD-SCHARWOUDE Datum 15 april 2016 Kenmerk 2016fh-L-1 Onderwerp

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2016 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2016 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2016 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2016 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Gemeenteblad nr. 348, 5 januari 2017 Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten, Gelet op: Artikel 6 van de Archiefverordening 2017; Overwegende

Nadere informatie

Wordt er voldaan aan de norm. Het "Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zuidhorn 2010" is vastgesteld in de B&W-vergadering van 2 februari 2010.

Wordt er voldaan aan de norm. Het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zuidhorn 2010 is vastgesteld in de B&W-vergadering van 2 februari 2010. * UITWERKING KPI'S GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN Wordt er voldaan aan de norm Norm (onderdeel) 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 Verordening

Nadere informatie

UW WATERSCHAP Aan d&h 19 maart 2018

UW WATERSCHAP Aan d&h 19 maart 2018 waterschap vallei en veluwe UW WATERSCHAP Aan d&h 19 maart 2018 Adres Steenbokstraat 10 Postbus 4142 7320 AC Apeldoorn Telefoon (055) 527 29 11 E-Mail info@vallei-veluwe.nl Website www.vallei-veluwe.nl

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

Raadsvoorstel Vaststellen Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016

Raadsvoorstel Vaststellen Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016 BLANCO gemeente Eindhoven 16R6835 Raadsnummer Inboeknummer 16bst00752 Beslisdatum B&W 7 juni 2016 Dossiernummer 16.23.351 Raadsvoorstel Vaststellen Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016 Inleiding

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris Besluit Informatiebeheer gemeente Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, Gelet op artikel van de Archiefverordening

Nadere informatie