SALARISADMINISTRATIE Zelf doen of uitbesteden?
Leuk dat je ons partner kennisdocument hebt gedownload. In kennisdocumenten in samenwerking met horecabranche experts brengen wij je op de hoogte van de voor jou relevante kennis. L1NDA praat deze keer met Michiel Chevalier, oprichter en eigenaar van Nmbrs. Het bedrijf is een IT-dienstverlener in online HR- en payroll toepassingen. Nmbrs is een organisatie die haar strategie baseert op de nieuwste online Microsoft technieken. In dit kennisdocument gaat L1NDA samen met Nmbrs in op salarisadministratie. Onder veel ondernemers heerst de vraag: Ga ik het zelf doen of uitbesteden? Waar baseer je die keuze op en met welke aspecten dien je als ondernemer rekening te houden? We gaan dieper in op de stappen die je kunt doorlopen om de juiste en weloverwogen keuze te maken. Michiel Chevalier Eigenaar Nmbrs www.nmbrs.nl Bekijk LinkedIn profiel 2 L1NDA & NMBRS 2015
INTRODUCTIE Binnen een onderneming liggen de grootste kostenposten bij de salarisadministratie. Doordat personeelskosten een groot gedeelte van het budget innemen, kunnen kritische gedachtes ontstaan bij ondernemers. De belangrijkste vraag die daarom gesteld moet worden is: In hoeverre vind ik dat ik als ondernemer verstand moet hebben van salarisadministratie? Geheel onbewust zijn als ondernemer is niet verstandig. Een gezonde mate van interesse binnen alle facetten van je onderneming is aan te raden, ook wanneer je besluit om niet uit te besteden. Vraag jezelf af waar de kosten zitten, hoeveel je kwijt bent aan personeel en hoe het dieperliggende proces in elkaar zit. Ook wanneer je uitbesteedt, heb je dan iemand gevonden die kan adviseren op een hoog niveau? Je kunt veel verstand hebben van salarisadministratie en er nog voor kiezen om het uit te besteden. Bewust een keuze maken is belangrijk. En daarnaast is het goed om kennis zelf bij te houden. Want als je het uitbesteedt is het wel belangrijk dat je kunt checken of de kwaliteit goed is, daar ben jij immers verantwoordelijk voor. 3 L1NDA & NMBRS 2015
UITBESTEDEN De voordelen Wanneer je besluit uit te besteden aan een gespecialiseerde partij binnen de salarisadministatie kun je ervan uit gaan dat zij altijd up-to-date zijn van de kennis die vereist is om een goede administratie uit te voeren. Het is immers hun vak. De wet- en regelgeving verandert continu. Een gespecialiseerde partij is vaak sneller en eerder op de hoogte van de veranderingen en kan hierop anticiperen. Dit is van belang, een correct verwerkte administratie verkleint immers de kans dat je een boete riskeert, die op kunnen lopen tot 10.000 per medewerker. Daarnaast verklein je de kans op gemiste subsidies. Tot slot is het efficiënt, doordat het jou als ondernemer minder tijd kost. Deze tijd kun je dan besteden aan dingen waar jij je liever op wilt focussen of zelf meer verstand van hebt. 4 L1NDA & NMBRS 2015
UITBESTEDEN De tegenwerpingen Een van de grootste nadelen van het uitbesteden is dat degene die maandelijks je administratie doet kan in- slapen. Over het algemeen zet een bedrijf de administratie e e n keer goed op de rails en doen maandelijks de processing. Maar wordt de administratie hiernaast ook regelmatig geanalyseerd? En nog belangrijker, wordt er gekeken of verbeteringen nodig zijn? Met het uitbesteden van je administratie loop je risico dat dit niet gebeurt. Bovendien bestaat bij uitbesteding de kans dat je het zicht op je eigen administratie verliest, doordat je niet (voldoende) betrokken wordt door de accountant. Sommige partijen hanteren een vaste manier van werken en daardoor kan jij als ondernemer niet altijd direct de nieuwste techniek onder ogen krijgen. Wanneer je uitbesteedt ben je op zoek naar de meest geschikte adviseur om je personeel zo goedkoop mogelijk in te zetten en verwacht je van diegene om het werk zo goed mogelijk uit te voeren. 5 L1NDA & NMBRS 2015
Je vraagt een loodgieter eigenlijk zijn eigen lekken te ontdekken en te repareren. Een ander nadeel is dat je als ondernemer niet gauw fouten kunt ontdekken. De kans is aanwezig dat partijen in de markt bij je bedrijf langskomen en zien dat bijvoorbeeld e e n van je medewerkers een pink mist. Of er wordt een informatieaanvraag gedaan onder nieuwe werknemers. Hiermee kun je als bedrijf soms extra kosten besparen. Als deze kansen niet worden benut, wordt de fout misschien niet erkend. Het is pijnlijk om te vertellen dat een kans niet is benut en dat er eigenlijk al twee jaar kosten bespaard hadden kunnen worden. 6 L1NDA & NMBRS 2015
BEWUST EEN KEUZE MAKEN Belangrijke stappen om te doorlopen Er zitten dus zowel voor- als nadelen aan het uitbesteden van je salarisadministratie. Welke punten wegen zwaarder en hoe maak je een bewuste keuze? Er is een aantal punten die je mee kunt nemen om een weloverwogen besluit te nemen. Check expertise Check Systeem Informatie en data STAP EEN Wanneer je overweegt om je salarisadministratie uit te besteden, check dan goed welke expertise een partner je kan bieden. Stel hierbij kritische vragen, zoals beschikt het bedrijf over de benodigde certificaten en is het personeel opgeleid in het vak? Krijgt het personeel jaarlijkse trainingen en hebben ze de juiste mensen in dienst? Je wilt immers wel samenwerken met een expert. 7 L1NDA & NMBRS 2015
STAP TWEE Vervolgens is het belangrijk om na te gaan welke systemen een partij gebruikt. Je kunt er van uit gaan dat een huis-, tuin- en keukenpakket niet de juiste kwaliteit biedt. Dit pakket zou je in eigen beheer waarschijnlijk nooit aanschaffen, dus is het ook niet logisch om met een accountant te werken die dat pakket wel gebruikt. Goedkoop kan in dit geval ook duurkoop zijn. STAP DRIE Verder is het belangrijk om na te gaan of het systeem dat gebruikt wordt toegankelijk is voor jou als ondernemer. Kan je de gegevens per maand inzien zodat je op de hoogte bent van de gebeurtenissen? En wat als je besluit over te stappen naar een andere salarisadministrateur? Kan je het systeem overnemen, wat zijn de bijbehorende kosten en is het mogelijk om de opgebouwde data mee te nemen? Ga na of het mogelijk is om op elk gewenst moment export uit te kunnen draaien, zodat de data die je opgebouwd hebt niet verloren kan gaan. WEES DE BAAS OVER JE EIGEN DATA 8 L1NDA & NMBRS 2015
DE EERSTE KEUZE Uitbesteden Wanneer je ervoor kiest om je salarisadministratie uit te besteden, is het belangrijk dat je rekening houdt met een aantal zaken die van toepassing zijn in jouw branche. Zo kun je als horecaondernemer veel zaken automatiseren, bestellingen bij je leverancier, inkoop, betalingen, kassa s, enzovoort. Om die reden is het handig om een accountant te hebben die werkt met een pakket dat gekoppeld kan worden aan de partijen waar jij mee samenwerkt. In de regel wordt er ongeveer elke drie jaar van accountant gewisseld. Als je wisselt wil je niet dat opeens de integratie niet meer werkt. Om deze reden is het dus erg belangrijk om goed te kijken met welk bedrijf je zaken gaat doen. Kijk goed naar het systeem waarmee zij werken, in hoeverre je zelf inbreng hebt om bijvoorbeeld te bepalen met welke bedrijven jij wilt koppelen en hoeveel inzage je hebt in de cijfers. Vraag je af wat er gebeurt als zij switchen van systeem of als de samenwerking beëindigd wordt? Wat betekent dit voor de data? Kan je die overzetten naar een ander systeem of gaat alle informatie verloren? 9 L1NDA & NMBRS 2015
Een voorbeeld: stel je werkt met een personeelsplanner in de horeca. Vanwege de personeelsplanning zou een systeem dat de NAW-gegevens koppelt aan de payroll-app van je salarispartner ideaal zijn. Door deze automatisering werkt dit systeem efficiënt en kostenbesparend. Doordat automatisering vaak mogelijk is, is het belangrijk dat de partij waarmee jij in zee gaat dit begrijpt. Laat verder het bedrijf aan wie je de salarisadministratie hebt uitbesteed eens in het half jaar langs komen. Laat een goede scan doen en achterhaal wat beter kan. Op deze manier bouw je een kwalitatief betere dienstverlening op. 10 L1NDA & NMBRS 2015
DE TWEEDE KEUZE In eigen beheer Wanneer je er voor kiest om je salarisadministratie zelf te doen kan je iemand intern aan te nemen om dit uit te voeren. Dit zou een geschikte oplossing kunnen zijn voor kleine partijen. Maar wanneer je een grote zaak hebt, kun je er ook voor kiezen om zelf een systeem aan te schaffen en je salarisadministratie alsnog uit te besteden. Je geeft dan degene aan wie je het hebt uitbesteed toegang tot jouw systeem. 11 L1NDA & NMBRS 2015
Waarom zou je als ondernemer hiervoor kiezen? Door het systeem in eigen beheer te hebben, blijf je baas over je eigen systeem. Jij kan kiezen voor welke onderdelen je toegang geeft. Daarnaast heb je altijd alle data in eigen beheer en gaat er nooit informatie verloren. Aangezien de regel is dat je ongeveer elke 3 jaar van accountant wisselt, kun jij met een eigen systeem iemand makkelijker buiten de deur zetten zonder dat jij daar de nadelen van ondervindt. Je behoudt de macht over je eigen data en bepaalt welke koppeling je wilt maken. Wanneer een systeem niet van jou is, kan een accountant besluiten de deur dicht te gooien. Ook hierbij is het wel belangrijk om een keer in het half jaar een scan te laten doen om te kijken of je dingen kunt verbeteren. 12 L1NDA & NMBRS 2015
EXTRA INFORMATIE Vraag een gratis consultgesprek aan NNMBRS www.nmbrs.com support@nmbrs.nl Vraag adviesgesprek aan L1NDA www.l1nda.nl info@l1nda.nl Vraag adviesgesprek aan 13 L1NDA & NMBRS 2015