CNE Communicatie Server Gebruikershandleiding Versie 1.2 (februari 2012)
Inleiding De CCS (CNE Communicatie Server) is een zeer uitgebreide VOIP telefooncentrale op basis van het open-source pakket Asterisk, aangevuld met FreePBX, Elastix en eigen bijdragen van CNE Telecom. De CCS wordt beschikbaar gesteld volgens de GNU General Public License overeenkomst. Het technische beheer van de CCS wordt gedaan door CNE. U heeft hiertoe een servicecontract met CNE afgesloten. Wanneer u wijzigingen wilt aanbrengen in de onderstaande functie-onderdelen van uw CCS, dient u contact op te nemen met CNE: Nacht- en dagstanden IVR s (Interactive Voice Respons) ofwel uw menu s Wachtmuziek Wachtrijen Toewijzen van (interne) telefoonnummers Routeringen van inkomende en uitgaande gesprekken Voicemail-to-email Tijdens kantooruren kunt u contact opnemen met de helpdesk: 010 7600 760 Een mail sturen naar support@cne.nl kan ook. In de regel worden gewenste wijzigingen binnen 1 werkdag gerealiseerd. Deze handleiding Wanneer er in de handleiding gemeld wordt dat er een (telefoon-) nummer of een code moet worden ingevoerd, moet dit steeds met de hoorn van de haak (of met de hand-free functie van uw telefoon). Wanneer u een tekst ziet tussen vierkante haakjes [] dan is dat de respons van de CCS. Wanneer u teksten ziet in het courier lettertype, dan betekent dat dat u dit moet intoetsen, bv: wachtwoord Vul hier dus uw wachtwoord in
Bediening met uw toestel Verschillende functies van de CCS kunt u bedienen met uw telefoontoestel of softphone. Door de Nederlandstalige interactie met de CCS is de bediening erg eenvoudig. Als er desondanks vragen zijn over de de bediening van de CCS kunt u altijd contact opnemen met onze helpdesk. Voicemail Wanneer u niet aanwezig bent of niet gestoord wenst te worden, is het mogelijk om uw gesprekken te laten beantwoorden door de CCS, waarbij de beller de mogelijkheid krijgt een spraakboodschap voor u in te spreken. Deze ingesproken boodschap kunt u desgewenst per mail toegezonden krijgen. U krijgt dan een e-mail van uw eigen CCS met een attachement (bijlage) in.wav formaat. Dit geluidsbestand is standaard afspeelbaar op alle Windows computers. De CCS ondersteunt Voicemails op 3 verschillende niveaus: Bij Niet-Beschikbaarheid, bij Bezet en een Tijdelijke voicemail. In de voicemail implementatie van de CCS wordt alleen de Niet-Beschikbaarheid gebruikt. Luisteren en inspreken Wanneer u de voicemail van het toestel waar u mee belt wilt uitluisteren of aanpassen toets dan: *97 [password] uw viercijferige toegangscode Wanneer u de voicemailbox van een ander toestel wilt uitluisteren of aanpassen, toets dan: *98 [welkom bij voicemail, gelieve uw mailboxnummer in te voeren] extensie [password] uw viercijferige toegangscode
Wanneer voorgaande stappen succesvol zijn doorlopen, komt u in het Voicemail menu. Het menu begint altijd met de melding hoeveel voicemailberichten er zijn. In het hoofdmenu zijn de volgende keuzes beschikbaar Uitluisteren Voicemail: 1 Folders wijzigen 2 (niet beschikbaar) Gevanceerde opties 3 (niet beschikbaar) Mailbox opties 0 Tijdens het beluisteren van de Voicemail(s) krijgt u de keuzes om de mail nogmaals te beluisteren, om deze te bewaren of om deze te wissen. Bij de Mailbox opties krijgt u de volgende keuzes: Bericht van Niet Beschikbaarheid opnemen: 1 (hier spreekt u uw VoiceMail bericht in. Volg de gesproken instructies) Bericht bij Bezet opnemen: 2 (niet gebruiken) Uw naam inspreken: 3 (wanneer u geen bericht inspreekt, genereert de CCS een standaard bericht waarin uw naam genoemd wordt) Tijdelijk bericht inspreken: 4 (niet gebruiken) Wachtwoord wijzigen: 5 (uw 4 cijferige toegangscode aanpassen) Help * Terugkeren naar het Hoofdmenu: # Uw CSS heeft een zeer grote opslagcapaciteit. Wis desondanks regelmatig uw voicemail box. Het zou vervelend zijn als u berichten mist omdat de centrale volloopt.
Doorschakelen Wanneer u een toestel wilt doorschakelen, bijvoorbeeld naar een mobieltje, dan werkt dat als volgt: Doorschakeling inschakelen: *72 [onvoorwaardelijk doorschakelen. Gelieve uw toestel in te voeren, gevolgd door een hekje] extensie# [gelieve het nummer in te voeren waar naar moet worden doorgeschakeld. Druk daarna op het hekje] telefoonnummer Oftewel: Druk eerst op *72 Kies daarna de extensie die u wenst door te schakelen gevolgd door het hekje. Bijvoorbeeld: 901# (Wanneer het toestel waarmee u belt moet worden doorgeschakeld, drukt u meteen op het hekje, dus zonder nummer) Kies daarna het nummer waarmee moet worden doorgeschakeld, gevolgd door een hekj, bv: 0612345678# De CCS meldt: [Onvoorwaardelijk doorschakelen voor toestel 901 is ingeschakeld voor 0612345678] Doorschakeling uitschakelen: *73 [ onvoorwaardelijk doorschakelen gedeactiveerd] Wanneer u vaak naar hetzelfde nummer moet doorschakelen kunt u de doorschakelfunctie in uw telefoontoestel (laten) programmeren. Kies hiertoe een programeerbare toets en maak er een snelkeuze toets van met de volgende waarde: *720612345678# (hierbij wordt dus het toestel doorgeschakeld naar 06-12345678. De uitschakelfunctie programmeert u met : *73
Niet storen (DND-Do Not Disturb) Wanneer u niet gebeld/gestoord wilt worden op uw extensie, kunt u de DND functie inschakelen. *78 : DND activeren *79 : DND de-activeren Wanneer u verder niets heeft ingesteld in uw CCS, zal een binnenkomend telefoontje worden gerouteerd naar uw voicemail. Blacklist Wanneer u niet meer gebeld wilt worden door een bepaald nummer, kunt u dit nummer blokkeren. Wanneer deze beller dan naar u belt hoort hij een informatietoon. *30 telefoonnummer De CCS herhaalt het ingevoerde nummer en vraagt om bevestiging. Verwijderen van een telefoonnummer uit de blacklist: *31 telefoonnummer Wanneer u niet gebeld wilt worden door verborgen nummers, dus door personen die hun telefoonnummer niet meezenden, is dit in uw CCS in te stellen. Neem hiertoe contact op met CNE. Snelkiezen Met de functie Snelkiezen, kiest u een telefoonnummer met een verkort nummer. *75 [ gelieve het snelkiesnummer in te voeren ] snelkiesnummer# [ gelieve het telefoonnummer in te voeren ] telefoonnummer Wanneer u een snelkiesnummer kiest wat al bezet is, zal de CCS dit aan u melden en u voorstellen om een ander nummer te kiezen of het bestaande nummer te overschrijven. Het kiezen van het snelkiesnummer doet u als volgt: *01 (*0 is de snelkiescode, 1 is het snelkiesnummer)
Aanmelden en afmelden (flexplekken/hotdesking) Wanneer uw CCS hierop is ingesteld, kan er gebruik worden gemaakt van Hotdesking. Bij hotdesken kunt u zich, met uw eigen extensienummer, aan- en afmelden (in- en uitloggen) op elk telefoontoestel. Inloggen: Toets *11 [geef alstublieft het extensienummer gevolgd door het hekje] Extensienummer # [voer uw wachtwoord in, gevolgd door het hekje] (bij een foute keuze: [Dit is geen geldig toestel, probeer opnieuw]) Wachtwoord # [bedankt] [ u bent ingelogd] (bij een foute keuze: [ het wachtwoord is foutief] Uitloggen: Toets * 12 [ u bent uitgelogd] Informatie Wanneer u de extensie (interne nummer) wilt weten van uw toestel: *65 De tijd in de CCS: *60
Wachtmuziek en teksten Een professionele uitstraling van uw bedrijf begint bij de telefoon. Niet alleen moet de telefoon netjes, verstaanbaar en vlot worden beantwoord door u en uw medewerkers, maar ook de geautomatiseerde functies in uw telefooncentrale moeten professionaliteit uitstralen. Uw keuzemenu s moeten vlot en verstaanbaar worden uitgesproken, uw wachtmuziek moet niet irriteren en de beller moet niet het idee krijgen dat hij te lang moet wachten voordat hij de persoon te spreken krijgt die hij wil. Daarnaast wilt u misschien de wachttijd van uw klant benutten om hem te attenderen op een aanbieding, of van een komend bedrijfsfeest waardoor u wat eerder dicht bent. CNE maakt gebruik van de diensten van Studio Tan te Amsterdam voor Het professioneel inspreken van uw telefooncentrale teksten: o Voicemail o Keuzemenu s o Informatie- en/of reclameboodschappen Het maken van rechtenvrije wachtmuziek o Stijl naar keuze, passend bij uw bedrijf Informatie: www.studiotan.nl info@studiotan.nl