HOW TO: OMGAAN MET SLECHT FUNCTIONERENDE MEDEWERKERS
INTRODUCTIE Elk bedrijf krijgt wel eens te maken met een medewerker die niet functioneert zoals gehoopt. Dat is vervelend voor zowel de medewerker als het bedrijf. De vraag blijft hoe het komt dat een medewerker niet aan de verwachtingen kan voldoen. De regels voor ontslag bij disfunctioneren zijn strenger geworden, ontslaan is dan ook niet altijd de meest voor de hand liggende optie. Belangrijk is is om wat aan het functioneringsproces te doen. In dit kennisdocument geeft L1NDA tips over hoe je als werkgever met deze situatie om kunt gaan. Ontslaan is immers niet altijd de optie. 2 L1NDA 2015
DENK VANUIT DE MEDEWERKER Redenen waarom een medewerker niet functioneert Het is belangrijk om je als werkgever in te leven in de werknemer. Wat kunnen eventuele redenen zijn waarom iemand niet naar behoren functioneert? Dit kan drie oorzaken hebben. Medewerker heeft een negatieve houding: Een werknemer kan een negatieve houding hebben tegenover collega s of de organisatie. De grote vraag is: is het altijd zo geweest of is dit iets van de laatste tijd? Het is aan jou als werkgever de taak om te achterhalen wat de eventuele aanleiding is geweest. Medewerker past niet binnen de bedrijfscultuur Het kan zijn dat de normen en waarden niet overeenkomen, er is continu uitleg nodig en de arbeidsethos is niet te vergelijken met de andere medewerkers. Medewerker is niet gemotiveerd Een medewerker is niet gemotiveerd en heeft een passieve instelling. 3 L1NDA 2015
Soms ligt het niet aan de instelling, maar is iemand niet geschikt voor de functie. Wellicht beschikt iemand niet over de juiste ervaring en vaardigheden. Dit kan een reden zijn dat een werknemer de taken niet goed uitvoert. Het kan ook voorkomen dat een medewerker onvoldoende geschoold is. Dan kan het volgen van een opleiding, cursus of bijscholing een oplossing bieden. Als iemand al een tijdje werkzaam is binnen een organisatie en het bedrijf groeit, kan het zijn dat personeel achterblijft. Een medewerker groeit dan niet mee in de functie of behaalt de doelstellingen niet. Dit kan demotiverend kan zijn. Personeel kan ook de voortgang van de organisatie belemmeren. Het kan voorkomen dat werknemers niet flexibel genoeg zijn of niet mee werken aan noodzakelijke vernieuwing. Bovenstaande punten schetsen diverse situaties waarin een medewerker niet naar behoren functioneert. Als werkgever kun je kijken wat jij aan deze situatie kunt veranderen. L1NDA geeft je een paar belangrijke zaken om rekening mee te houden. 4 L1NDA 2015
TIP 1 Maak duidelijke normen Het moet voor een werknemer duidelijk zijn aan welke functie-eisen hij/zij dient te voldoen. Als het voor een werknemer niet duidelijk is, kan iemand hier ook niet op afgerekend worden. Leg de functie-eisen daarom zoveel mogelijk vast op papier, bijvoorbeeld in een functieomschrijving die aan de arbeidsovereenkomst kan worden toegevoegd. 5 L1NDA 2015
TIP 2 Stel realistische verwachtingen Zijn de eisen die gesteld worden wel realistisch? Je kunt van een junior niet verwachten aan dezelfde eisen te voldoen als een senior. Het is niet eerlijk om targets te stellen aan een sales medewerker, die zelfs een goed presterende ervarende verkoper niet kan behalen. Als werkgever dien jij een medewerker te begeleiden en te coachen om te groeien in een functie, zodat je steeds hogere verwachtingen kunt stellen. 6 L1NDA 2015
TIP 3 Incidenteel onvoldoende presteren Iedereen heeft wel eens een slechte dag. Tijdelijk kan een medewerker minder functioneren, bijvoorbeeld door ziekte, een privésituatie of omdat iemand nog meer ervaring moet opbouwen in de functie. Reken een medewerker hier niet direct op af. Als een medewerker structureel ondermaats presteert is het een ander verhaal. 7 L1NDA 2015
TIP 4 Voer functioneringsgesprekken Het is belangrijk om regelmatig functioneringsgesprekken te voeren met werknemers en dit vast te leggen in een verslag. In deze gesprekken kun je als werkgever aankaarten welke verbeterpunten je graag wilt zien, maar kun je medewerkers ook de ruimte bieden om hun mening te geven. Zorg dat je duidelijk bent in de verbeterpunten. Dus geef niet aan dat iemand meer proactief moet zijn, maar dat er bij 20 klanten aan upsell moet worden gedaan. Communiceer de verwachtingen zo concreet en duidelijk mogelijk. Door dit bij te houden kun je ook makkelijk terugkijken wat er de vorige keer is besproken en wat de vooruitgang is. Dit kun je dan ook makkelijker terugkoppelen naar een medewerker. 8 L1NDA 2015
TIP 5 Geef tijd voor verbeteren Je kunt als werkgever niet verwachten dat het verbetertraject binnen een dag op niveau is. Geef de medewerker de gelegenheid om prestaties te verbeteren. Om misverstanden te voorkomen en extra duidelijkheid te scheppen is het belangrijk om deze afspraken schriftelijk vast te leggen. Hierin staat beschreven op welke punten verbetering wordt verwacht, binnen welk tijdsbestek en welke ondersteuning de werknemer kan verwachten. Uiteraard is het aan jou als werkgever de taak om tijdens dit traject de werknemer te helpen om zich te verbeteren. Dit kan in de vorm van extra aandacht en coaching vanuit jou, maar je kunt er ook voor kiezen extra bijscholing aan te bieden in de vorm van cursussen en trainingen. 9 L1NDA 2015
TIP 6 Evalueer Laat een medewerker niet doorsukkelen tijdens het verbetertraject, maar evalueer tijdig. Zit er vooruitgang in de verbetering en zijn de afspraken nagekomen? Geef een werknemer ook de ruimte om tijdens de afgesproken periode bij te sturen. Licht de medewerker in welke sancties er volgen bij blijvend onvoldoende functioneren. Na afloop wordt er samen gekeken of de afspraken zijn nagekomen en de doelen behaald. Zo niet, hoe nu verder? 10 L1NDA 2015
ALTERNATIEVE OPLOSSINGEN Denk niet direct aan ontslag, maar denk na over alternatieve oplossingen zoals overplaatsing, functiewijziging en salarisverlaging. Wellicht is een medewerker niet geschikt voor de ene functie, maar wel voor een andere. Soms zit er gewoon niks anders meer op dan afscheid van elkaar te nemen. Als een medewerker echt onvoldoende verbetert en er zijn geen andere mogelijkheden binnen de organisatie, is ontslag de enige optie. Als werkgever is het daarom belangrijk dat je het hele traject schriftelijk hebt vastgelegd en de medewerker op de hoogte is gesteld. Zo komt het niet geheel onverwacht. Je kunt voorstellen om de arbeidsovereenkomst te beëindigen via een vaststellingsovereenkomst. Als een werknemer hier niet akkoord mee gaat, dan dien je de zaak voor te leggen aan de kantonrechter. 11 L1NDA 2015
EEN STAPJE VERDER... Een gratis adviesgepsrek aanvragen Wij denken graag met je mee Ben jij nieuwsgierig hoe jij deze tips het best toe kunt passen bij jouw organisatie? Of wil je gewoon even sparren? Vraag dan nu een gratis en vrijblijvend adviesgesprek aan. VRAAG EEN GRATIS ADVIESGESPREK AAN 12 L1NDA 2015