Digitalisering en vervanging van afgesloten bouwvergunningendossiers Gemeente Venlo Opdrachtomschrijving Venlo, november 2011
Inhoudsopgave 1. Inleiding p. 3 2. Projectproducten p. 3 3. Opdracht p. 4 4. a. Inbesteding p. 5 b. Onderaanneming p. 5 c. Opdrachten aan externen p. 5 5. Inschrijving en beoordeling p. 5 6. Facturering en betaling p. 7 2
1. Inleiding Binnen de doelstellingen van de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie zoals vastgelegd in het project Expeditie wordt de informatiehuishouding digitaal ingericht om o.m. mobiel werken in het toekomstig stadskantoor mogelijk te maken ( virtueel spoor ). De medewerkers kunnen dan altijd en overal hun werk doen en zijn niet langer afhankelijk van plaats en tijd. Digitalisering van (archief)documenten en gegevens is een belangrijke voorwaarde om dit te realiseren. Op het terrein van de inrichting en verbetering van de digitale informatiehuishouding zijn/worden diverse projecten gestart. In 2011 is gestart de voorbereiding tot de backlog (backscanning) van de afgesloten bouwvergunningendossiers en is het scanproces ingericht. De digitalisering versnelt de beschikbaarheid van deze dossiers op werkplekken van medewerkers. Ook de dienstverlening naar de burger verbetert aanmerkelijk want het beschikbaar stellen van papieren dossiers is arbeidsintensief, tijdrovend en vraagt veel administratieve ondersteuning. De fysieke opslag van de analoge bouw- en milieuvergunningendossiers is daarnaast erg kostbaar. De kosten worden na beëindiging van het project aanmerkelijk gereduceerd omdat de gemeente Venlo de analoge dossiers na digitalisering en machtiging van Gedeputeerde Staten laat vernietigen. De Archiefwet 1995 geeft hiervoor het wettelijke kader. Ter voorbereiding op de backlog dienen de analoge dossiers scangereed gemaakt worden. Daar waar de scanactiviteiten plaatsvinden dient ook de opslag van analoge dossiers te worden gerealiseerd. We lenen geen analoge dossiers meer uit. De raadpleging gebeurt aan de hand van scanning on demand. Na backlog en machtiging tot substitutie worden de analoge dossiers volgens de geldende procedures vernietigd. Het project wil o.m. een bijdrage leveren aan: Digitalisering van de werkomgeving in het nieuwe stadskantoor. Het tijd en plaats onafhankelijk werken. Verbetering van de efficiency ten aanzien van het gebruik, raadplegen en de toegankelijkheid van informatie. Verbetering van de dienstverlening aan de burger. Besparing in kosten van papieropslag d.m.v. vervanging (substitutie) en realisering van archiefruimten (Gemeentearchief en Stadskantoor). 2. Projectproducten De gemeente Venlo beoogt tot de volgende projectproducten te komen: 1. Een gedigitaliseerd bouwvergunningendossier met archiefdocumenten die het besluitvormingsproces optimaal documenteren. Het digitale dossier is opgenomen in het Record Management Systeem en/of nog te ontwikkelen E-depot van de gemeente Venlo dat in overeenstemming is met de wettelijke eisen. Sharepoint 2010 vormt het platform waarin digitale dossiers worden opslagen en verrijkt worden met metadata opdat de informatie toegankelijk en geraadpleegd kan worden. De gemeente zal extra voorzieningen treffen ten aanzien van de digitale duurzaamheid d.w.z. dat de digitale dossiers op een zodanige wijze worden vastgelegd, bewaard, beheerd en beschikbaar gesteld dat deze ook na 3
verloop van tijd optimaal raadpleegbaar en toegankelijk zijn en de authenticiteit van de informatie gewaarborgd blijft. Dit vraagt om continuïteit in de bedrijfsvoering. Wanneer het digitale dossier na backlog, validatie en release is opgenomen in Sharepoint 2010 en uiteindelijk in het E-depot kan het onafhankelijk van tijd en plaats door de ambtelijke medewerkers worden geraadpleegd. Daarnaast wordt het digitaal beschikbaar door de afdeling Publiekszaken aan de burger ter beschikking gesteld met de mogelijkheid om daaruit reproducties te maken. 2. Het analoge bouwvergunningendossier wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht. Dit betekent dat het analoge dossier alvorens het voor backlog wordt aangereikt voldoet aan de archiefwettelijke normen. Het analoge dossier wordt opgeschoond, indien nodig gecompleteerd, herordend en ontdaan van plastic en ijzer. 3. Het scanproces is zodanig ingericht en gedocumenteerd dat het analoge bouwvergunningendossier na backlog, validatie en release een machtiging van Gedeputeerde Staten verkrijgen om te worden vernietigd. Voor de vernietiging van op termijn te bewaren bouwvergunningendossiers is machtiging nodig van Gedeputeerde Staten. Op termijn vernietigbare documenten kunnen voortijdig vernietigd worden na machtiging van de zorgdrager i.c. het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Venlo. Eén van de voorwaarden voor verkrijging van de machtiging van Gedeputeerde Staten is dat het digitale dossier voldoet aan de in de regelingen gegeven kwaliteitscriteria. Een beschrijving van de gedigitaliseerde dossiers, de inrichting van het vervangingsproces en de technische inrichting dienen ten behoeve van de machtiging te zijn vastgelegd in een handboek dat door de Gemeente Venlo wordt samengesteld. 3. Opdracht Hij programma van eisen geeft een overzicht van werkzaamheden om te komen tot het gewenste eindresultaat i.c. het gedigitaliseerde bouwvergunningendossier. De werkzaamheden zijn in subparagrafen per hoofdactiviteit nader uitgesplitst. De hoofdactiviteiten zijn: 1. Transport en tijdelijke bewaring in de archiefruimte van de analoge bouwvergunningendossiers 2. Voorbereiding en scangereed maken van de analoge bouwvergunningendossiers 3. Backlog, kwaliteitscontrole en validatie van gedigitaliseerde bouwvergunningendossiers 4. Beschikbaarstelling en dienstverlening (scanning on demand) 5. Administratief gereed maken van analoge bouwvergunningendossiers die voor vernietiging in aanmerking komen De bouwvergunningendossiers dienen op 1 januari 2015 gedigitaliseerd te zijn. 4
4a. Inbesteding Op 15 december 2009 heeft het college besloten dat de gemeente Venlo opdrachten aan de WAA-groep NV kan verlenen onder de titel van inbesteding. Op basis daarvan wordt voorgesteld om de in het programma van eisen aangegeven werkzaamheden niet Europees aan te besteden maar in beginsel in te besteden bij de WAA-groep N.V. en daartoe een offerte aan te vragen. De gemeente Venlo heeft ervoor gekozen om de in het programma van eisen aangegeven werkzaamheden niet Europees aan te besteden maar quasi in te besteden bij de WAA. De inhoud van het inbestedingsdocument is met de grootst mogelijke zorg opgesteld. Wanneer de WAA-groep N.V. eventuele tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden constateert, dan dient deze de projectmanager Herman van Megen hiervan direct op de hoogte te stellen. 4b. Onderaanneming Indien de WAA-groep N.V. Venlo zelf niet de noodzakelijke expertise kan leveren om de werkzaamheden uit te voeren dan is het toegestaan om deskundigheid in te huren. Ze kan dus een deel van de werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht door één of meerdere onderaannemers laten uitvoeren. De WAA-groep N.V. dient in de offerte expliciet aan te geven voor welke onderdelen van de opdracht deze voornemens is dat te doen. De onderaannemer dient te voldoen aan de geschiktheideisen en dient een geldig uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel te overleggen. Tevens garandeert de WAA-groep N.V. Venlo dat de betreffende derde(n) aan alle eisen voldoet die in de inbesteding voor de aan die derde(n) op te dragen activiteiten zijn gesteld. De aansprakelijkheid voor deze onderaannemer(s) berust in dat geval volledig bij de WAA-groep N.V. Venlo. Inschrijvers welke in onderaanneming aanbieden mogen niet ook op eigen titel aanbieden en vice versa. Bij onderaannemerschap dient vooraf overleg en schriftelijke goedkeuring van de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft aangegeven dat deze bereid is om expertise aan te leveren tijdens het scanproces. Bij deze inbesteding betekent dit wel dat de WAA-groep bij onderaanneming of bij andere opdrachten de aanbestedingsregels van de gemeente Venlo in acht moet nemen 4c. Opdrachten aan externen Bij opdrachten aan externen (leveringen, diensten etc.) dient opdrachtnemer het inkoopkader van de gemeente Venlo toe te passen. 5. Inschrijving en beoordeling De uiterste datum van indiening van de complete Inschrijving is vastgesteld op 6 januari 2012. De offerte dient in een gesloten envelop gericht te zijn aan de Gemeente Venlo t.a.v. Drs. R. Juurlink, hoofd van de afdeling Gebouwde Omgeving (Postbus 3434, 5902 RK Venlo). Een afschrift van de offerte dient gericht te zijn aan de projectmanager Herman van Megen. De offerte dient te zijn ondertekend door de daartoe rechtsgeldig bevoegde functionaris van de WAA-groep N.V. Venlo en een minimale geldigheidsduur te hebben van 90 dagen gerekend vanaf de uiterste inleverdatum. De WAA-groep N.V. Venlo zal op basis van de ingediende offerte worden beoordeeld. In deze paragraaf staan de formele eisen waaraan de aanbieding dient te voldoen. 1. Beoordeling van de offerte: beoordelen van de aanbieding aan de hand van het 5
geformuleerde programma van eisen in het conformiteitenoverzicht. 2. Gunning: beoordelen aan de hand van prijs en verwachte kwaliteit (marktconform) De vergoeding dient een integrale prijs te zijn d.w.z. dat de prijs alle kosten bevat die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. De gemeente wil achteraf niet geconfronteerd worden met meerkosten. Bij de indiening van de offerte dient de WAA- Groep N.V. Venlo gebruik te maken van een bijgevoegd prijzenblad. Hierbij is rekening te houden met de volgende uitgangspunten: - De tarieven worden opgegeven in Euro s, 2 decimalen, en excl. BTW - De op te geven tarieven dienen de volledige dienstverlening zoals beschreven in het programma van eisen af te dekken. Niet in de tarieven opgenomen kosten kunnen niet worden gefactureerd althans zullen niet worden vergoed De prijscomponenten zijn als volgt: a. Transport en tijdelijke bewaring in de archiefruimte van analoge bouwvergunningendossiers: De kosten die gemoeid zijn met de verhuizing naar de archiefruimte van de WAAgroep N.V. Venlo en de tijdelijke opslag van de analoge bouwvergunningendossiers. Eenheid is in strekkende meters archief. b. Voorbereiding en scangereed maken van de analoge bouwvergunningendossiers: De kosten die gemoeid zijn met het voorbereiden en scangereed maken van de analoge bouwvergunningendossiers i.c. het gereedleggen, ontijzeren, herordenen, completeren, controleren op schade, registreren cq. aanmelden van dossiernummers, selectie van te scannen stukken en categoriseren. c. Backlog van de analoge bouwvergunningendossiers: De kosten die gemoeid zijn met het daadwerkelijk scannen van de analoge bouwvergunningendossiers en de kwaliteitscontrole. d. Validatie, metadatering en release van digitale bouwvergunningendossier: De kosten die gemoeid zijn met de validatie (metadatering), vrijgeven van het gecontroleerde digitale dossier en terugplaatsen van het analoge dossier in de archiefruimte. e. Administratief gereed maken van analoge bouwvergunningendossiers die voor vernietiging in aanmerking komen: Kosten die gemoeid zijn met selectie en tijdelijke opslag van de gedigitaliseerde analoge bouwvergunningendossiers. Alvorens tot vernietiging wordt overgegaan wordt door de opdrachtgever een verklaring voor vernietiging opgesteld en ondertekend door het hoofd van de afdeling gebouwde Omgeving, de Gemeentearchivaris en de Gemeentesecretaris. f. Beschikbaarstelling en dienstverlening De kosten die zijn gemoeid met het in behandeling nemen van verzoeken om dossiers fysiek of in digitale vorm aan te leveren middels scanning on demand. 6
De Gemeente behoudt zich het recht voor de inbestedingsprocedure tijdelijk dan wel definitief te stoppen indien een overheidsbeslissing, interne reorganisatie danwel andere inen/of externe omstandigheden en/of onvoorziene situaties daartoe aanleiding geven, dit uitsluitend naar het oordeel van de Gemeente. De WAA-groep N.V. Venlo heeft in een dergelijk geval geen recht op vergoeding van enigerlei. De Gemeente behoudt zich verder het recht voor niet tot gunning over te gaan. Ook in dat geval kan de WAA-groep N.V. Venlo geen aanspraak maken op vergoeding van de gemaakte kosten. Indien de offerte onduidelijkheden bevat kan de Gemeente verzoeken om een nadere schriftelijke toelichting van de inschrijving. Het bijgesloten conformiteitenoverzicht bevat het programma van eisen behorende bij de opdracht. De WAA-groep N.V. Venlo geeft hierin aan of deze aan de gestelde eisen kan voldoen. Indien de WAA-groep Venlo kan voldoen aan de eis dan geeft ze dit aan met een onvoorwaardelijk Ja. Met een Nee geeft ze aan dat ze niet, nog niet of niet volledig aan de eis kan voldoen. De WAA-groep N.V. Venlo geeft vervolgens in de kolom toelichting aan op welke wijze zij een oplossing kan geven zodat de eis alsnog ingevuld kan worden. 6. facturering en betaling De aanbieding dient te worden opgesteld op basis van een fixed-price principe. Mee- en tegenvallers tijdens het project blijven voor rekening van de opdrachtnemer. De facturering, door de opdrachtgever, vindt plaats conform artikel 4 van de overeenkomst en in 12 gelijke termijnen. De factuur wordt binnen 30 dagen na acceptatie van het geleverde door de opdrachtnemer verzonden. De betaling vindt plaats door opdrachtgever binnen 45 dagen nadat de factuur bij opdrachtgever is ontvangen en geaccepteerd. Betaling van termijn 1, door de opdrachtgever, vindt plaats bij aanvang van de opdracht. Betaling van de termijnen 2 t/m 12 vindt plaats op basis van de voortgang, de performance en de resultaten van maandelijkse kwaliteitscontroles door de opdrachtgever. De laatste betalingstermijn gebeurt na finale decharge door de opdrachtgever. De opdrachtnemer zendt de facturen digitaal toe aan de Opdrachtgever onder navolgend adres facturen@venlo.nl en onder vermelding van de datum en het nummer van de overeenkomst, het aan de opdracht gekoppelde verplichtingennummer cq. opdrachtnummer, het factuuradres, de datum, de naam van de opdrachtgever en afdelingscode, het btwbedrag alsmede andere door de opdrachtgever verlangde gegevens. 7