Plan van Aanpak digitalisering Milieuarchieven Projectnaam/ onderwerp: Digitalisering Milieuarchieven Bevoegde Gezagen Projectstatus: start Datum en versienummer: 1.0.1 Naam auteur(s): Rick Spierings Toelichting: De FUMO wil 100% digitaal gaan werken. De medewerkers van de FUMO en de opdrachtgevers willen dossiers digitaal kunnen inzien en ermee kunnen werken. Dit impliceert dat alle benodigde stukken voor adviesaanvragen/aanvragen vanuit de bevoegde gezagen (te noemen: deelnemers) tijdig, digitaal worden aangeboden aan de FUMO. Dit geldt voor nieuwe aanvragen maar ook voor de historie. Om te voorkomen dat een fysieke en digitale stroom informatie door elkaar heen gaan lopen is het wenselijk dat de desbetreffende archiefstukken tot de laatste revisiedatum gedigitaliseerd zijn ten behoeve van tijdige vergunningverlening (efficiency) en effectief toezicht. In onderstaande werkopdracht zal verder ingegaan worden op de noodzakelijke acties voor het digitaliseren van de documenten voor deelnemers zonder gedigitaliseerd (milieu) archief. Het betreft dan in de eerste fase (afgesloten) dossiers van vóór 1 oktober 2010, de officiële start van de WABO (Wet algemene bepaling omgevingsrecht). Hierbij wordt als hypothese gesteld dat de Omgevingsvergunningen veelal digitaal opgenomen zijn in de respectievelijke WABO/Milieu applicaties van de deelnemers (al dan niet gekoppeld aan een Document Management Systeem - DMS). Indien dit niet het geval is zullen deze Omgevingsvergunningen (enkelvoudig en meervoudig) in de tweede fase van het project worden meegenomen. 1. Inleiding/ aanleiding Voor de FUMO zijn primaire (takenpakket, opdrachten) en secundaire (bedrijfsvoering, bestuurlijk) procestaken te onderscheiden. De secundaire processen zijn de eigen verantwoordelijkheid van de FUMO, waarbij de FUMO goed, geordend en toegankelijk archiveert in de eigen systemen. De FUMO beheert de digitale documenten die in behandeling zijn in een DMS en archiveert de afgehandelde zaken in een Record Management Applicatie - RMA en uiteindelijk de stukken die eeuwigdurend bewaard moeten blijven eventueel bij Tresoar (nog nader te bepalen in nauw overleg met de archiefinspecteur). Voor de primaire procestaken impliceert de huidige werkwijze dat informatie nodig is op twee (2) plaatsen. De moeder rol (bronhouder) ligt bij de deelnemer, de FUMO krijgt een (gebruiks) kopie en levert alle informatie uiteindelijk weer terug. Hierin schuilt het risico dat zaken onvindbaar zijn of doorlooptijden niet worden gehaald. Dit impliceert dat voor wat betreft het archiefdeel de deelnemers zonder gedigitaliseerd archief per keer een oplossing moeten vinden voor het beschikbaar stellen van (gedigitaliseerde) archiefstukken. Omdat de FUMO hier ook belanghebbende in is zal hier in het belang van een goede procesgang (digitale toegang tot verleende vergunningen, bestemmingsplannen en andere gegevens) gezamenlijk een structurele oplossing voor moeten worden gevonden.
2. Doelstelling Het digitaliseren (scannen) van de voor optimale werking van de FUMO benodigde archiefinformatie van (milieu) inrichtingen en de daarbij bijbehorende documenten, zodanig dat alle dossiers uit deze archieven digitaal op te vragen zijn. Deze informatie moet in het kader van Het Nieuwe Werken (HNW) ook in het veld beschikbaar zijn. In dit proces faciliteert de Fumo (naar behoefte van de deelnemers) direct. Digitaliseren van archieven is een arbeidsintensief en kostbaar traject. Hoewel de eerste behoefte is om de FUMO van relevante archiefinformatie te voorzien ontstaat door deze aanpak als bijproduct bij de deelnemers de mogelijkheid een eigen aanpak te formuleren tot het digitaliseren van het gehele archief, waardoor voorkomen wordt dat een fysieke en digitale stroom door elkaar heenlopen, achterstanden kunnen worden ingelopen en kansen ontstaan voor de implementatie van digitale dienstverlening en HNW. De archiefwet biedt tot slot voor de deelnemers de mogelijkheid om papieren archief onder voorwaarden te kunnen vernietigen wanneer deze is gedigitaliseerd onder voorwaarden (substitutie), waardoor kostbare archiefruimte optioneel kan worden bespaard. Kortom: in dit proces faciliteert de FUMO indirect. 3. Opdracht (1) Toetsing bij de bronhouders, wat/welke dossiers nodig zijn. Het (2) digitaliseren (inscannen en ontsluiten) en (3) eenvoudig toegankelijk maken van alle voor de FUMO relevante archiefinformatie (aanvragen en dossiers, waaronder (ontwerp)vergunningen, milieutekeningen en toezicht & handhaving informatie), daarbij moet met de deelnemers zodanige (4) afspraken gemaakt worden om te voorkomen dat delen van het archief een tweede maal gedigitaliseerd moeten worden via (5) het in nauwe samenwerking met de deelnemers uitwerken en (6) procesmatig en procedureel inrichten van deze aanpak voor het gefaseerd digitaliseren van zowel oudere en recente vergunningen en documenten. Daarbij moet indien de kwaliteit van de dossiers dit vereist afdoende aandacht worden besteed aan het aansluiten op de relevante BAG informatie. Hierbij dient rekening te worden gehouden met enerzijds het praktijkgegeven dat de gearchiveerde dossiers ook uit een lang verleden nog veel worden geraadpleegd en dat het integraal digitaliseren de efficiency en kosten van het proces gunstig kunnen beïnvloeden. Immers het feitelijke digitaliseren kan door laaggeschoold personeel uitgevoerd worden, het beoordelen, schonen en classificeren van dossiers vereist deskundigheid op het gebied van documentaire informatievoorziening. Door dit arbeidsintensieve traject na het (bulk) scanproces te plaatsen kan een versnelling in het overall proces gerealiseerd worden. Tot slot het (6) zorg dragen van een goede, geordende en toegankelijke opslag van de gedigitaliseerde informatie in het gekozen DMS/RMA van de FUMO: Microsoft Sharepoint, rekening houdend met de wet- en regelgeving w.o. die van de Archiefwet. Qua voorbereiding moet enerzijds worden aangesloten op de uitkomsten van de FUMO werkgroep Juridisch en Dienstverlening, onderdeel informatie en archiefbeheer en dient anderzijds gebruik te worden gemaakt van de recente ervaringen van de gemeente Westland voor het inrichten van de te aanpak en procesgang voor wat betreft het bouw en omgevingswet dossiers. Bij de
procesuitwerking dient aandacht te worden geschonken aan de uitgifte van het archief, het vervoer, de ontvangst, het scanproces, het vastleggen van de gegevens (toekennen van metadata), het beoordelen van de kwaliteit, het opschonen en het bewaarproces. 4. Resultaat - Per begin mei bepalen van de kosten en globale aanpak digitalisering van de (historische) milieu informatie; - Mei definiëren van een aanpak en uitgewerkte procesgang via overleg met en toetsing door alle betrokken deelnemers, opstellen van een communicatieplan; - Per begin juni, afgerond onderzoek status omvang en opbouw gesloten dossiers (fase 1), afspraken vastgelegd over ondermeer: uitlenen, structuur dossier, metadata op document niveau, scannen, schonen, kwaliteitscriteria, controle en technische ontsluiting van de dossiers; - Per begin juli: het bovenstaande voor fase 2 (Omgevingsdossiers). - Per begin juni bepaling kosten per deelnemer (fase 1), prioriteit en volgorde digitalisering; - Per begin juli: het bovenstaande voor fase 2 (Omgevingsdossiers). - Per 1 juli ingerichte scanstraat, inrichten werkproces (incl. BAG controles), planning en start digitaliseren archieven, inclusief toezien op juiste dossiervorming ten behoeve van de FUMO incl synchroniseren VTH en Portal; - Per 1 november 2013 afgerond proces digitalisering en dataopslag bestaande archieven; afspraken nagekomen stukken (in beheerfase).
FUMO Digitalisering Milieudossiers VTH + DMS/RMA + BAG + OLO + Oracle SYNCHRONISEREN tijdelijke VTH omgeving testproductie Deelnemer + FUMO VTH platform Deelnemer + FUMO IP VPN CLOUD SYNCHRONISEREN Portal Dossiers + BAG + SQL Versie 29 april 2013 Productie omgeving dossiers Portal Scaninrichting 5. Plangrenzen Het beschouwinggebied van dit project betreft: De niet-digitale (milieu) archieven van inrichtingen, aanvullende gegevens, tekeningen en handhaving en toezicht informatie. Afspraken (basis) structuur milieudossier en de kwaliteitslag (schoningsprotocol) op de dossiers. Te denken valt aan geweigerde, vervallen en ingetrokken dossiers en principe verzoeken. Afspraken qua procesgang over eventueel later beschikbare dossiers en ingekomen documenten. Informatiebeveiliging en privacy ten aanzien van het gedigtaliseerde archief. De inrichting van het (eigen) DMS systeem in Sharepoint (i.c. de metadata structuur, bewaar en vernietigtermijnen bij de betreffende zaaktypen/ztc). Importscripts voor het inlezen van dossiers in Sharepoint. Communicatie en overleg met de betrokken deelnemers zodanig dat een gepaald en ordelijk digitaliseringsproces gerealiseerd wordt. Scanning van vergunning gerelateerde documenten ( dynamische dossiers ) op basis van een planning behoort in fase 2 ook tot het aandachtsgebied van dit project. In dat geval worden de documenten digitaal gemaakt die nodig zijn voor onderhanden werk door de FUMO. Een en ander zal mede worden beschouwd in het inkomende
Post traject van de FUMO waar bepaald moet worden hoe de scaninrichting van de Provincie Fryslân hierin een rol zal kunnen spelen. Hiervoor wordt indien noodzakelijk een separaat workpackage opgesteld. De substitutie van archieven (verantwoordelijkheid deelnemers) hoort feitelijk niet tot het huidige werkpakket. 6. Projectplanning en fasering Zie onder ad. 4 Resultaat voor de high-level milestones. 7. Begroting De initiele kosten voor het proces waar de Fumo direct ondersteunt (fase 1): o Ca. 4000 inrichtingen met een gemiddeld te digitaliseren (milieu)dossier van ca. 100 enkelzijdige pagina s inclusief tekeningen. o Scannen en registreren ca. 500.000 pagina s. o Handmatige BAG ( by reference) controle en categorisering in Sharepoint DMS. o Interne projectleiding leverancier. o Transport en verzekeringskosten. o Kosten EUR 85.000,- (fase 1), (EUR 1.200,- per strekkende meter over beide fasen = gemiddeld ca. 21,25 per enkelvoudig (fictief) dossier). Overall deelprojectleiding: 25 weken, gemiddeld 2 dagen per week. Kosten: EUR 38.000,- (fase 1 + 2). o Kickoff sessie en workshop met gemiddeld 1 DIV en 1 Milieu verantwoordelijke medewerkers per 31 deelnemers. o Planning en Logstiek verplaatsing, uitleenadministratie en retouren dossiers. o Inrichting processen en proces nagekomen stukken. Ondersteuning DIV medewerkers per deelnemer (100% kosten digitalisering indien niet gedigitaliseerd; interne DIV/Milieu inzet en interne projectkosten inzet deelnemer/fumo: 50%/50%: gemiddeld 6 dagen per 31 deelnemers. Kosten: 40.920,- (fase 1 + 2). Uitbreiding storage ICT (raming 1TB) door Inbestedingspartner. Onderdeel Inbesteding (PM). Definitie van een standaard changes (firewall access). Stelpost EUR: 5.000,- (pre-productiefase). Synchronisering DMS/RMA FUMO met Cloud Portal gedigitaliseerde dossiers (zie bijlage). (a) Eenmalig vanuit de Portal (na scanning), (b) periodiek met het DMS/RMA (tweeweg verkeer), zodanig dat beide platforms dezelfde informatie bevatten (productie). Raming: 16 werkdagen, stelpost: EUR 20.000,- (pre-productiefase). 8. Projectorganisatie Organisatie: Rol Naam Omschrijving inzet Opdrachtgever Marinus van der Wal Directeur Opdrachtnemer Rick Spierings Trekker
Projectteam Teammanager Sonja Zeeman Lid vanuit zijn/haar expertise op het snijvlak van DIV, digitalisering bij gemeenten Senior User Riet du Pré Lid vanuit zijn/haar hoedanigheid als gebruiker van Milieudossiers in het veld. Senior leverancier SCI Lid vanuit zijn/haar hoedanigheid als intern projectmanager en leverancier scanningtoepassing. Senior leverancier Genetics Lid vanuit zijn/haar hoedanigheid als leverancier VTH geïntegreerd DMS/RMA platform Senior leverancier Provincie Fryslân Lid vanuit zijn/haar hoedanigheid als leverancier Hosting platform VTH + DMS/RMA Projectgroepleden DIV/Milieu medewerkers van 31 deelnemers/gemeenten Lid vanuit zijn/haar expertise op DIV Milieu en archiefgebied Overlegstructuur: Het projectteam komt in de eerste 2 maanden elke week bij elkaar, daarna 1x per twee weken in een zo compleet mogelijke setting. Tijdens deze bijeenkomsten worden de diverse actiepunten besproken en toegelicht. Voor alle overleggen geldt dat er concrete en duidelijke notulen danwel actie- en beslislijsten worden bijgehouden zodat de voortgang van het project in de gaten kan worden gehouden. Deze documenten kunnen tevens als rapportagemiddel worden gebruikt richting betrokkenen en partners intern. De team manager is verantwoordelijk voor het maken van het teamplan en om dit te actualiseren. Hij brengt ook de eventuele risico s en issues in bij de projectmanager. De team manager levert maandelijks aan de projectmanager een checkpoint rapport: een rapportage van de voortgang op teamniveau (o.a. afgeronde producten, activiteiten, kwaliteitsmanagement). 9. Omgevings- en krachtenveldanalyse Voor het scannen en ontsluiten is het van belang om het volume van de documenten te weten en hoe documenten gestructureerd doorzocht moeten kunnen worden (velden met metadata). Uitgangspunt is een gebruikersvriendelijke oplossing die voor de FUMO in het veld goed te gebruiken is, daarnaast dient er rekening te worden gehouden met de functionaliteit voor het overdragen van dossiers aan een RMA-systeem. Daarbij dient rekening te worden gehouden met de eisen voor digitale archivering welke onder verantwoordelijkheid van de deelnemers valt. De nader af te spreken minimale registratiegegevens worden vastgelegd (basis RSGB, FUMO ZTC). 10. Communicatieplan
Communicatie bestaat uit een eerste kickoff meeting en overleg met de DIV afdelingen van de betrokken deelnemers. Tijdens de kickoff meeting worden de ervaringen van vergelijkbare projecten en worden kaders gepresenteerd met betrekking tot het digitaliseren van het milieuarchief en het ordenen, scannen, schonen, ontsluiten e.d. Voor het gehele traject is communicatie over de voortgang en aanpak cruciaal, hiertoe wordt een communicatieplan opgesteld. 11. Risico s Bedreiging Tegenmaatregel Kans* Effect** Risico*** Algemeen - de Controle scans op informatiewaarde van de juistheid, informatiewaarde en leesbaarheid. archiefbescheiden is 50% 8 Middel onvoldoende Financieel er is onvoldoende/geen budget Juridisch - inrichting voldoet niet aan wetgeving zoals archiefwet, e.d. Organisatorisch niet beschikbaarheid PL of leden PT vanwege ziekte etc. Tijd Omgevingsvergunningen zijn (ook) niet voldoende gedigitaliseerd Technisch - technische randvoorwaarden niet of te laat gerealiseerd Digitalisering geschiedt in principe op kosten deelnemers, daarnaast: strakke sturing op kosten-baten, resultaten 70% 9 Groot DIV/DIM medewerkers actief betrekken in de oplossing. Scans zijn 50% 5 Middel integer, betrouwbaar en authentiek Vervanging tijdig regelen 20% 4 Klein Onderzoek of het OLO hier gebruikt voor kan worden om de achterstand weg te werken Randvoorwaarden benoemen, strakke sturing op project realisatie Genetics en de Provincie (hosting) * Kans loopt van 1 tot maximaal 100% ** Effect loopt van 1 tot maximaal 10 *** Risico s zijn klein, middel of groot 50% 9 Groot 50% 7 Middel 12. Randvoorwaarden Scans dienen automatisch gekoppeld te kunnen worden aan de juiste registratie. De resultaten van het digitaliseringsproces dienen (ook) via het (private) internet van de FUMO te worden ontsloten/gepubliceerd. Alleen die zaken kunnen worden ontsloten welke volgens de privacywetgeving toegestaan zijn en zinvol beschikbaar te stellen.
Daarnaast dient rekening te worden gehouden met geheime dossiers indien dit van toepassing is. Te denken valt aan inrichtingen met een verhoogd veiligheidsrisico qua vandalisme, terrorisme, inbraak etc. Het bestandsformaat voor het scannen is gebaseerd op open standaarden: PDF/A. Aangeleverde archiefbescheiden of aangeleverde scans dienen op dezelfde dag of uiterlijk binnen 1 week te zijn geregistreerd. Synchronisatie tussen beide platforms is in de productiefase 1x per dag. 13. Afsluiting en evaluatie Feitelijk dient dit project per 1 november gereed te zijn. Op die datum is dit project afgerond. Voor akkoord ( datum ) Marinus van der Wal Directeur FUMO