Efficiënter Werken: Praktische Tips v2.0

!1

Efficiënter Werken: Praktische Tips v2.0 Auteur: Joeri Billast Uitgever: efficado, Wonewei 4, B-3360 Bierbeek Publicatiedatum: 23 januari 2015 Dit e-book is bedoeld voor iedereen die méér wil doen in minder tijd. Wens je nog meer tips te ontvangen of op de hoogte te blijven van opleidingen en webinars, schrijf je dan in op onze efficado nieuwsbrief: http://efficado.eu!2

Inhoudstafel Efficiënter Werken: Praktische Tips v2.0 2 Voorwoord... 6 1. Inleiding... 8 1.1. Verschil tussen efficiëntie en effectiviteit... 8 1.2. Waarom handelen veel mensen inefficiënt?... 9 1.3. Waarom handelen veel mensen ineffectief?... 10 2. Je persoonlijke organisatie... 12 2.1. Koop een horloge... 12 2.2. Je werkplek... 13 2.2.1. Ruim je bureau op en hou het opgeruimd... 13 2.2.2. Werk eens op een andere plaats... 14 2.3. Efficiënter omgaan met je to-do s... 15 2.3.1.To-do-lijstjes... 15 2.3.2. Focus 15 2.3.3. Taken bundelen... 16 2.3.4. Doe eerst wat je niet graag doet... 17 2.3.5. Beloon jezelf... 17 2.3.6. Soms lossen dingen zichzelf op... 17 2.3.7. Delegeren 18 2.3.8. Uitbesteden... 19 2.4. Je persoonlijk energiebeheer... 21 2.4.1. Hou je niet bezig met zaken waar je niets aan kan veranderen... 21 2.4.2. Durf neen te zeggen... 22 2.4.3. Geen energie steken in die mensen die niet overtuigd willen worden... 22 2.4.4. Vermijd energy suckers... 23 2.4.5. Goed genoeg = meer dan genoeg... 23!3

2.4.6. Communiceer helder, vermijd discussies... 24 2.4.7. Kies het juiste communicatiemiddel... 25 2.4.8. Plannen en voorbereiden... 27 2.4.9. Werk met blokken... 29 2.4.10. Ontspanning tijdens minder productieve momenten... 29 2.5. Efficiënter GSM-gebruik... 31 2.5.1. Laat je niet onderbreken door je gsm... 31 2.5.2. Gsm-nummer niet zomaar aan iedereen geven... 31 2.5.3. Onbekende nummers niet opnemen... 31 2.5.4. Voorgeprogrammeerd antwoord... 32 2.6.Efficiënter beheer van e-mails... 33 2.6.1. Slechts 2x per dag je mail checken... 33 2.6.2. Onderwerpen van je mails... 33 2.7.Zelf-reflectie: stel de waarom-vraag... 35 2.8. Efficiënt vergaderen... 38 2.8.1. Lengte van je vergaderingen... 38 2.8.2. Notities op je tablet maken... 38 2.8.3. Foto nemen van flip chart / whiteboard... 39 2.9. Verloren tijd of niet?... 40 2.9.1. Wachttijd nuttig gebruiken... 40 2.9.2. Tijd in de wagen... 40 3. Enkele methodes... 42 3.1. De prioriteitenmatrix van Eisenhower... 42 3.2. Mindmapping... 45 3.3. Snellezen 47 3.4. Doel vertellen aan anderen... 48 3.5. Ga op informatiedieet... 49 3.6. Werken met 2 schermen... 49 3.7. Maak het werk aangenaam... 50!4

3.8. Denk positief... 51 4. Enkele web-tools... 52 4.1. Slim zoeken met Google... 52 4.2. Google Mail: Postvak Prioriteit ( Priority Inbox )... 54 4.3.SmartMail 54 4.4. Kalenderbeheer in de cloud... 55 5. Bescherm je computerdata... 56 5.1. Vermijd een computer-crash... 56 5.2. Back-ups nemen... 57 5.3.Paswoorden elektronisch bewaren... 57 5.4. Excellitis 57 Epiloog... 59!5

Voorwoord Dit is de 2de versie van mijn e-book Efficiënter Werken: Praktische Tips. De 1ste versie verscheen in juni 2013, ongeveer 1 maand na de oprichting van efficado. De huidige versie is helemaal anders opgebouwd en bevat extra tips en aanpassingen/uitbreidingen op de eerste reeks tips. Ook alle relevante feedback en quotes die ik heb ontvangen vind je erin terug. Dat was in het kader van mijn vraag (nov 2014): Als er 1 ding was dat je dag efficiënter zou maken, wat zou dat dan zijn? Het absolute topantwoord is het onder controle krijgen van de constante stroom van e-mails. Heel wat mensen blijven hiermee worstelen. Dat is trouwens ook zo goed als altijd de eerste vraag van de mensen die in een efficado coachingstraject stappen. Een lege inbox is voor velen een droom, maar voor mij realiteit. Het 2de meest geciteerd punt is het kunnen focussen op de belangrijke taken. Less is more zou je kunnen zeggen. Dit gaat dan wel gepaard met het maken van de juiste keuzes. Op nummer 3 staat het nuttig gebruiken van tijd in de wagen, vooral in de file. Deze punten komen uiteraard in dit e-book aan bod.!6

Graag wil ik de volgende mensen bedanken voor hun tijd en energie om me input te bezorgen (in willekeurige volgorde): Mieke Cassiers, Kristof Teirlinck, Stefan Stroobants, Marc Verbruggen, Ilse Verheyen, Johan Lybaert, Luc Verhoelst, Nancy Wijnants, Yves Beliën, Christophe Mastronardi, Axel Suetens, Philippe Fierens, Wim Steurs, Stijn Bernaer, Filip Declercq, Matthias Aerts, Truus Zorg, Koenraad Geerts, Yves Peeters, Robrecht Coucke, Katleen Vrombaut, Lieve Schrijvers, Rudy Geens, Caroline Kinnaert, en 1 persoon die liever anoniem wenste te blijven. Ook wil ik ook nog Stijn Van Schoonlandt bedanken die me na de publicatie van de eerste versie al spontaan uitgebreid constructieve feedback doorstuurde. Tenslotte wil ik ook Geraldine Huybrechts en Ann Thonon bedanken voor het nalezen en hun feedback. Met efficiënte groet, Joeri!7

1. Inleiding 1.1. Verschil tussen efficiëntie en effectiviteit Christophe: Bij deze wil ik je een quote aanreiken die ik zelf heel belangrijk vind: Efficiency is doing things right. Effectiveness is doing the right things. Moraal van het verhaal; choose your battles. Vaak creëert het selecteren van de juiste dingen zeker zoveel tijd dan proberen om altijd alles te willen doen - inclusief dingen die geen waarde toevoegen. Is echter niet zo eenvoudig dan het lijkt Wikipedia omschrijft de begrippen effectiviteit en efficiëntie als volgt: Efficiëntie of doelmatigheid is de mate van gebruik van middelen om een bepaald doel te bereiken. (Metafoor: de korte route naar het doel.) Een proces wordt efficiënt genoemd als het ten opzichte van een norm weinig middelen gebruikt. Deze middelen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op tijd, inspanning (manuren), grondstoffen of geld. Een verwant begrip is rendement. Effectiviteit of doeltreffendheid daarentegen geeft aan dat de uitkomst van het proces gerealiseerd wordt. (Metafoor: het doel raken.) In tegenstelling tot efficiëntie heeft het dus geen betrekking op het proces zelf, maar op de uitkomst ervan. Met andere woorden:!8

Efficiëntie : de dingen goed doen => het bereiken van je doelstellingen met zo weinig mogelijk middelen Effectiviteit (of doeltreffendheid): de goede dingen doen => het bereiken van het gewenste resultaat. In feite wordt dus gekeken naar het effect van een bepaalde handeling. 1.2. Waarom handelen veel mensen inefficiënt? Enkele voorbeelden: Ze laten zich constant onderbreken. Ze werken hun taken niet af omdat ze afgeleid worden. Ze stellen zich dagelijks enkele keren de vraag waar was ik nu alweer gebleven? Ze verliezen kostbare tijd omdat ze niet efficiënt naar informatie zoeken. Het gaat vaak over informatie die ze in het verleden al meermaals opzochten maar toen niet bewaarden. Ze steken energie in het klagen over negatieve zaken in plaats van positief te denken en vooruit te gaan. Ze voeren taken uit vanwege de macht der gewoonte maar weten vaak niet meer waarom ze die taak doen of waarom ze het net op die manier doen. Iets wat vaak voorkomt is uitstelgedrag of procrastinatie. Dit is het vrijwillig uitstellen van taken die men eigenlijk wil of moet doen. Men weet dat het uitstel niet goed is en tot moeilijkheden of extra stress zal leiden. Daarom wordt procrastinatie soms ook irrationeel uitstel genoemd.!9

Iedereen kent het wel: je hebt een heleboel zaken te doen, waarvan er 5 zeker vandaag gedaan moeten zijn. Toch kies je er voor om iets anders te doen. Even surfen naar Twitter, Facebook of LinkedIn om te zien of er iets interessants op staat, nog even teletekst checken (wat je 10 minuten geleden ook al hebt gedaan), voor de 10de keer kijken of je nog mail hebt, enz... Allemaal redenen om niet te doen wat je eigenlijk moet doen: je werk, je studie, productief zijn! 1.3. Waarom handelen veel mensen ineffectief? Simpelweg omdat ze geen doel hebben. Ze leven van dag tot dag. In hun bedrijf nemen ze beslissingen in de waan van elke dag, zonder gefocust te zijn op een doel op lange termijn. De macht der gewoonte overheerst. Elke dag opnieuw blussen ze brandjes, lossen problemen op en luisteren naar ontevreden klanten. Tussendoor zoeken ze nog een gaatje in hun agenda om offertes te maken voor potentiële klanten waarvan ze weten dat de kans klein is dat die toehappen. Ze durven niet selectief te zijn bij het opmaken van offertes omdat ze zoveel mogelijk klanten willen hebben, ook al brengen die niks bij. Yves, Je moet je doelstellingen helder hebben, altijd en overal. Want soms verslapt de focus met tijdverlies tot gevolg. Quote: your time is limited, so don't waste it living someone else's life - Steve Jobs!10

Dit e-book gaat hoofdzakelijk over efficiëntie. Over het onderwerp effectiviteit vind je wel ook korte blogartikels op onze website, zoals bv: Bepaal je doelstellingen Bron: www.dilbert.com!11

2. Je persoonlijke organisatie 2.1. Koop een horloge Vele mensen dragen tegenwoordig geen horloge meer maar gebruiken hun smartphone om te zien hoe laat het is. Echter het nadeel is dat je telkens als je dat doet in de verleiding komt om toch even je mails, sociale media enz te checken. Resultaat: je bent meteen afgeleid van hetgeen waarmee je bezig was Een alternatieve oplossing om alle mogelijke meldingen op je toegangsscherm af te zetten, maar dan moet je wel het karakter hebben om niet verder kijken Mijn eerste tip is dus: koop een horloge.!12

2.2. Je werkplek 2.2.1. Ruim je bureau op en hou het opgeruimd Dit lijkt een dooddoener, maar om efficiënt te kunnen werken moet je een goed overzicht hebben. Je moet onmiddellijk de zaken terugvinden die je zoekt. Een rommelig bureau leidt onvermijdelijk tot zoeken en zoeken is tijdsverlies. Met een opgeruimd bureau zullen de zaken ook overzichtelijker worden in je hoofd. Gooi de spullen die je niet meer nodig hebt dadelijk weg. Clarity is king! Trouwens dit geldt niet alleen voor je bureau maar ook voor het bureaublad op je computer. Indien dit bij jou vol bestanden staat, maak je er nu dan eindelijk eens werk van om dit leeg te maken?!13

2.2.2. Werk eens op een andere plaats Als je je geest wil aanzetten tot nieuwe ideeën en inzichten, is het beter om af en toe op een andere plaats te werken of te brainstormen. Doorbreek de routine en durf nieuwe dingen te ontdekken! Je geheugen zal veel beter presteren, creatieve ideeën zullen opborrelen, en door afstand te nemen, genereer je een helder helikopteroverzicht. Vergaderen tijdens een wandeling is eigenlijk veel beter dan telkens hetzelfde vergaderlokaal te gebruiken... Het stimuleert je bloedcirculatie en dat komt je brein ten goede.!14

2.3. Efficiënter omgaan met je to-do s 2.3.1.To-do-lijstjes Het klinkt heel logisch, maar hoeveel mensen houden op een consequente manier to-do-lijstjes bij én volgen deze echt op? Niets geeft een meer voldaan gevoel dan een volbrachte taak te doorstrepen. 2.3.2. Focus Vergeet multitasking. Mannen en vrouwen, het is al om het even: hersenen zijn gemaakt om één ding tegelijk te doen, maar dan wel efficiënt! Ga niet én een e-mail beantwoorden én tegelijkertijd een gesprek voorbereiden. Focus is een van de belangrijkste zaken die je nodig hebt om kwalitatief werk af te leveren. Concentreer je op één ding. Zo raakt het sneller afgewerkt en haal jij meer voldoening uit je werk. Je kan op deze manier snel en geconcentreerd beginnen aan de volgende taak. Filip: Multitasking werkt, focus werkt beter. Je kan veel kleine dingen tegelijk doen. Vaak gaat het om kleine routine werkjes, waar je niet of nauwelijks moet over nadenken. Echter, voor belangrijke dingen kan je beter gefocust werken. Hoe groter de foutenmarge, hoe meer je moet herbeginnen, dus hoe meer tijd je verspilt. Maak dus steeds de balans op tussen tijdswinst en foutenmarge. Sluit jezelf even op, leg de telefoon van de haak, sluit je!15

mailbox, meld je als onbereikbaar, als je een belangrijk werk bezig bent. Geraldine: Als ik me wil focussen op een moeilijker dossier of berekeningen, dan zet ik het geluid van mijn GSM op stil en zet ik mijn koptelefoon op met muziek die ik graag hoor, vrij luid en dan zeg ik ook tegen mezelf nu totale focus. Op deze manier ben ik zeer productief omdat ik me afsluit van de wereld en de aandacht bij die ene taak houdt. De foutenmarge is vrij klein en nadien geeft het een opgelucht gevoel even alles geven met nadien ontspanning en tevredenheid dat de taak volbracht is. 2.3.3. Taken bundelen Breng structuur in je takenlijst. Groepeer de taken die bij elkaar horen omdat je die gemakkelijk vlot kan uitvoeren. Als je effectief en efficiënt wil werken, is het belangrijk dat je de dingen ook in de juiste volgorde doet. Bijvoorbeeld: ik breng de kinderen naar school, van school rijd ik verder naar de bakker en de slager zodat ik s middags niet inderhaast op zoek moet gaan naar een evenwichtige lunch. Nadien bezoek ik een klant die woont en werkt op de route naar mijn bedrijf. Op die manier moet ik niet na een uurtje werken mijn taken onderbreken om een deel van het traject te doen dat ik eerder die dag al deed. Terwijl ik s namiddags ga lopen, spreek ik een boodschappenlijstje in op mijn smartphone. Na het avondmaal met de kinderen, zet ik alvast de spullen!16

voor het ontbijt van de volgende dag klaar zodat de huiselijke ochtendspits vlot verloopt. 2.3.4. Doe eerst wat je niet graag doet Staat er taak op je prioriteitenlijstje waar je tegenop kijkt? Niet uitstellen, gewoon doen, dan ben je er van af en voel je je daarna opgelucht. Uitzondering: als er kleine taken zijn die je snel kan uitvoeren zodat je ze kan schrappen van je to-do-lijst, dan begin je daar best mee. Als je enkele opdrachten op korte tijd kan schrappen van je lijstje, motiveert het je om ook die overblijvende (vaak lastige) taak aan te pakken. Aan het einde van de dag zou je takenlijstje leeg moeten zijn. 2.3.5. Beloon jezelf Geef jezelf een beloning als je een vervelende taak hebt afgewerkt. 2.3.6. Soms lossen dingen zichzelf op Dat gebeurt vaker dan je denkt. Het kan geen kwaad om niet meteen op die telefoon of die e-mail te reageren. Wacht even af zodat de medewerker of de klant zelf gaat nadenken. Je zal zien dat hij vaak zelf een oplossing vindt voor zijn probleem (dat hij beschouwt als dringend en belangrijk).!17

Daarom lees ik bv. ook mijn mails in volgorde van recent naar minder recent. 2.3.7. Delegeren Als je delegeert, zet je een ander in voor het behalen van je resultaten. Je vertrouwt een taak met de bijbehorende bevoegdheden en middelen toe aan iemand anders. Maar je behoudt wel de eindverantwoordelijkheid voor het resultaat. Als je de sterke punten van elk teamlid kent en als elkeen zijn taken goed kent, kan je alle teamleden de kans geven hun talenten te benutten. Ze zullen op deze manier optimaal presteren. Johan: Effectief werken is focus, echt aanwezig zijn, goed luisteren en beslissen niets uitstellen wat vandaag kan beslist worden. Ook delegeren wat je niet zelf moet doen hoort bij mijn best practices. Waarom delegeren: Je kunt beter omgaan met werkdruk omdat je (op lange termijn) tijd bespaart. Je motiveert je medewerkers. Je ontwikkelt je medewerkers. Je maakt beter gebruik van de kwaliteiten van anderen. Je kunt je concentreren op de taken die voor jou écht belangrijk zijn!18

Truus: Once you start trusting people everything changes. Mensen moeten leren elkaar te vertrouwen en te delegeren en niet meer te acteren op aannames. Ik ben zoveel tijd kwijt van mijn afdeling op het managen van percepties en het corrigeren van mensen die alle details willen weten, terwijl ze op de kennis van het team moeten vertrouwen. Dit gaat vaak ten koste van targets en efficiency. 2.3.8. Uitbesteden Begin klein met uitbesteden en probeer de opdrachten en de relatie uit te bouwen. Bepaal welke taken je aan wie wilt uitbesteden. Bepaal de opdracht, de tijd waarbinnen de taak moet worden uitgevoerd en de bevoegdheid die de leverancier met de taak krijgt. Geef daarnaast een startende ondernemer een keer de kans om zichzelf te bewijzen of geef iets terug aan een netwerk-collega die je enkele mooie leads bezorgde! Concentreer je op de taken die het meest van waarde zijn voor je bedrijf en die niemand in jouw plaats kan uitvoeren. Al de rest kan je uitbesteden of delegeren aan medewerkers. Het is gemakkelijker om iemand anders zijn werk na te kijken en bij te sturen dan alles zelf te moeten doen.!19

Bovendien verhoog je op die manier de kwaliteit van het afgeleverde werk. Bijvoorbeeld: laat Bpost dagelijks de uitgaande post ophalen en frankeren zodat je niet dagelijks naar het postkantoor moet gaan. Huur een firma in voor het onderhoud van je bedrijfsgebouwen. Bestel kantoorbenodigdheden online en laat ze ter plaatse leveren.!20

2.4. Je persoonlijk energiebeheer 2.4.1. Hou je niet bezig met zaken waar je niets aan kan veranderen Dit is verloren energie... Stephen R. Covey ontwikkelde in zijn theorie de cirkel van betrokkenheid en de cirkel van invloed. Als je ergens van wakker ligt, dan is het een teken dat het in je cirkel van betrokkenheid zit. Kan je er zelf iets aan veranderen? Doe dat dan. Ligt het buiten je cirkel van invloed? Tracht het dan los te laten. Concern : dingen waarover je je zorgen maakt, die je storen of frustreren Influence : dingen waar je iets aan kan doen!21

2.4.2. Durf neen te zeggen Mensen zeggen niet graag neen, maar je kan niet alles goed doen en zeker niet tegelijkertijd. Beter is om neen te zeggen en ook uit te leggen waarom. Als je hier moeite mee hebt, kan een training in assertiviteit soelaas brengen. Stijn: Wat ik ook een krachtig instrument vind is dat je gewoon tegen collega s, medewerkers, je baas zegt dat je het héél druk hebt en graag met rust wil gelaten worden om je deadlines te halen. Mensen respecteren dit echt, natuurlijk niet als het voor een gans jaar is hé ;-). Onlangs ook bij mijn klant nog eens gedaan, tegen mijn direct report gezegd dat ik 100% tijd nodig heb om een deadline te realiseren, dit is dan via hem in de organisatie gesijpeld en oh boy heb ik kunnen doorwerken, geen onderbrekingen, meetings etc. Mensen begrijpen dit, je moet het alleen durven kenbaar maken. 2.4.3. Geen energie steken in die mensen die niet overtuigd willen worden Je moet niet absoluut je gelijk willen halen. Voor veel mensen is dit een langdurig leerproces. Ook al weet je dat je gelijk hebt, soms is het beter te kiezen voor een goede relatie dan te kiezen voor je eigen overtuiging.!22

2.4.4. Vermijd energy suckers Je kent ze wel: mensen die altijd negatief ingesteld zijn, altijd klagen over de kleinste dingen en anderen hiermee mensen aansteken om hetzelfde te doen. Voor hen is het glas altijd halfleeg in plaats van halfvol. Vermijd deze mensen in de mate van het mogelijke!! Tijd doorbrengen met dit type van mensen kan waarlijk de energie uit je zuigen: Chronische klagers, manipulators, leugenaars, controlefreaks, roddelaars, ongemotiveerde mensen, eeuwige slachtoffers, egoïsten, narcisten, Zorg dat ze niet in je omgeving geraken. Ze lijken immers te verwachten dat zij de hoogste prioriteit zijn in het leven van anderen en zijn alleen bezig met zichzelf. Laat je omringen met positief ingestelde mensen die je naar een hoger niveau tillen. 2.4.5. Goed genoeg = meer dan genoeg Je hoeft de perfectie niet te benaderen, want dit wordt meestal niet gevraagd. Zelf was ik vroeger ook eerder perfectionistisch aangelegd maar daar bracht ik verandering in. Op sommige momenten kun je het verschil maken door die extra mijl te lopen, maar je moet die momenten goed kiezen. In de meeste gevallen geldt: goed genoeg = meer dan genoeg. En dan kan je beter overgaan naar de volgende taak.!23

Heb je hier moeite mee? Catalogeer je taak dan op een rampenschaal. Wat gebeurt er als ik die taak niet op de juiste manier uitvoer? Gaat er iemand van dood? Dan krijgt het 100 op de rampenschaal. Verandert er dan helemaal niets? Dan zit je tegen het nulpunt. Deze techniek kan je helpen de dingen in perspectief te plaatsen. Niet alles is dringend en belangrijk en niet alles moet perfect zijn. Een mens die geen fouten maakt, bestaat niet. Stijn: Go for progress not perfection 2.4.6. Communiceer helder, vermijd discussies Onduidelijke communicatie leidt tot misverstanden en het vergt heel wat energie om deze uit te klaren. Lees een e-mail daarom altijd goed na voor je op verzenden klikt Keep it short and simple! Het is verstandig dingen zo eenvoudig mogelijk te houden. De eenvoudigste oplossingen zijn meestal de beste oplossingen. Dat geldt ook voor je communicatie: draai niet rond de pot maar kom meteen tot de kern van de zaak. Welke boodschap wil je overbrengen? Wat wil je daarmee bereiken?!24

2.4.7. Kies het juiste communicatiemiddel Mensen hebben de mogelijkheid om een boodschap over te brengen naar een collega, klant, leverancier of partner via e- mail, tekst, instant messaging, telefoon, face-to-face, conference calls, videoconferencing. Maar welke vorm van communicatie is optimaal voor welke boodschap? Hierbij enkele suggesties om je te helpen kiezen: E-mail vs. telefoon Soms bellen mensen over dingen die snel via mail had kunnen worden behandeld. Soms sturen mensen ellenlange mails over zaken die via telefoon veel efficiënter hadden kunnen worden opgelost. Zal er veel heen-en-weer gecommuniceerd worden in de discussie? Of gaat het over zaken die delicaat zijn? Een telefoontje is dan de juiste keuze. Gaat het om informatie die simpelweg wordt gedeeld of wens je een korte reactie? Dan is een e-mailbericht de beste keuze.. Stefan: Als er een ding was dat mijn dag efficiënter zou maken, dan was het dat mensen eindelijk beseffen dat ze me bellen (in plaats van te mailen) wanneer iets dringend is, maar tegelijk niet verwachten dat ik direct antwoord, maar weten dat ik binnen de kortst mogelijke termijn bij hen terugkom "!25

SMS vs. telefoon Sms'en hebben net als telefoontjes een grotere sense of urgency dan e-mail. Sms en werkt voor tijdgevoelige kwesties. Met een sms kan je snel een boodschap sturen zonder mensen te storen. Bv. om te melden dat een taak klaar is of een afspraak te bevestigen. Maar je moet je publiek kennen: niet iedereen houdt van het onpersoonlijke karakter ervan. Instant messaging IM gebeurt op dezelfde computer als je andere taken, zodat het minder stoort dan het opnemen van je telefoon of gsm. Je kan IM gebruiken om snel iets te vragen terwijl je in gesprek bent en dat gesprek niet wil onderbreken. IM is handig voor tijdgevoelige zaken die niet je volledige aandacht vragen. Face-to-face We zitten allemaal in een people business. We kunnen alleen maar succesvol zijn als we onze klanten, leveranciers en collega's echt kennen. Face-to-face is de enige manier waarop communicatie echt kan plaatsvinden privé of tijdens een informele sfeer. Sommige gesprekken vereisen enig vertrouwen of!26

openhartigheid, wat niet mogelijk is via de telefoon in een druk kantoor of via e-mail. Wanneer een zakelijke relatie nieuw is of vertrouwen moet worden opgebouwd, gaat er niets boven face-to-face communicatie. In een verder stadium kun je dan kiezen voor telefoon, e-mail, tekst of IM. Skype en gelijkaardige oplossingen kunnen een (tijdelijk) next-best alternatief zijn, als de andere persoon te ver van jou verwijderd is. 2.4.8. Plannen en voorbereiden Een doordachte planning en goeie voorbereiding met het oog op je doelstellingen levert je maximale resultaten. Maar je moet hier wel voldoende tijd voor maken natuurlijk. Tijd die je achteraf gemakkelijk terugwint. Koenraad: Plan op datum, m.a.w. niet zomaar al je werk (ook privé) plannen met to do lijstjes en dergelijke maar vooral alles en nog wat in je agenda op de datum schrijven/typen dat je het gaat doen. Truus: Failing in your preparation = preparing your failure. Een slechte voorbereiding eindigt vaak in enorme!27

nazorg trajecten, hierdoor duren projecten langer en gaat de tevredenheid naar beneden. Dit heeft tevens effect op de afhandeling van tickets. Uiteindelijk krijg je teveel zaken die simultaan gedaan moeten worden waardoor je ook weer niet efficiënt bezig bent. Yves: Voorzie een kort overleg met een collega over je onderwerp (bv voor een nota of presentatie), leg de grote lijnen uit, en laat je challengen of het verhaal (story line) goed in mekaar zit. Als het goed zit, kan je nadien de rest mooi aanvullen, en verlies je geen tijd meer aan het herstructureren. Kristof: Je werkt efficiënter door s'morgens eerst 5 min te besteden aan het plannen van je taken die dag dan zomaar in het wilde weg te beginnen. Je kan een onderscheid maken tussen strategische taken en dagelijks werk. Zo vergeet je de strategische taken niet dagelijks te bekijken en aan te werken. Geraldine: Op zondag bekijk ik de agenda van de komende week en plan ik voorbereidingstijd voor meetings, belangrijke gesprekken of tijd om offerten op te maken bijvoorbeeld reeds in (in mijn Outlook agenda). Die tijd wordt dus pro-actief geblokkeerd. De agenda goed beheren maakt dat ik mijn tijd efficiënter gebruik. Na elke werkdag bekijk ik de volgende werkdag zodat ik perfect weet wat ik ga doen, waar ik ben en/of ik nog zaken erbij krijg of niet. Want het is belangrijk om inderdaad soms neen te kunnen zeggen of ja, ik kan het doen, maar pas tegen die datum.!28

2.4.9. Werk met blokken Heel wat mensen zeggen me : ik heb geen tijd om dit of dat te doen, bijvoorbeeld meetings voorbereiden, verslagen maken, administratie op orde zetten, sport etc Je hebt er wel tijd voor als je op voorhand ruimte voorziet in je agenda. Blokkeer je agenda op bepaalde tijdstippen in de week en doe dit voor de komende x maanden. Waarom geen terugkerende afspraak maken met jezelf op vrijdagmiddag om te gaan sporten, voor reflectietijd etc 2.4.10. Ontspanning tijdens minder productieve momenten Indien het mogelijk is in jouw professionele leven, moet je zeker overwegen om te sporten overdag. Dit maakt je hoofd vrij en geeft energie om de rest van de dag beter te presteren, tenminste als je geen fysiek inspannende job uitoefent. Je hoeft niet per se minder te werken. Zelfs al presteer je minder werkuren, je zal aan het eind van de dag meer gedaan/bereikt hebben. Het is de bedoeling dat je gaat sporten tijdens minder productieve momenten. Dit is echt een aanrader. Persoonlijk ga ik gauw 30 à 45 minuten lopen als ik merk dat ik niet meer productief ben. Dit is natuurlijk niet voor iedereen mogelijk.!29

Strek de benen eens, wandel naar de keuken/cafetaria voor een drankje en steek je neus eens uit het raam. Of ga even naar buiten. Je zal merken dat je met frisse moed verder kan werken. Het is wetenschappelijk bewezen dat bewegen en in contact met de natuur staan, een positief effect heeft op geest en lichaam. Een alternatief voor de vorige tip is om je kinderen van school te gaan halen. Speel met hen, bekijk hun huiswerk, eet samen iets en werk verder als ze in bed liggen. Het werkt misschien niet voor iedereen, maar wel voor mij. Omdat ik me hier mentaal goed bij voel, ben ik daarna gemotiveerd om nog met het werk bezig te zijn. Bv. het beantwoorden van e-mails die ik overdag links hebben laten liggen, omdat ik niet afgeleid wou worden. Dit e-book heb ik ook vooral s avonds in alle rust geschreven. Ilse: Ik denk spontaan aan meer plezier, lachen en af en toe eens zot doen, om niet zot te worden. Geraldine: Als een gehoord van microsporten? Dat is 3x/dag 3 minuten intensief bewegen, zoals ter plaatse lopen of op de trampoline springen. Heel effectief en bewezen dat dit zelfs de conditie ten goede komt.!30

2.5. Efficiënter GSM-gebruik 2.5.1. Laat je niet onderbreken door je gsm Als je bezig met een belangrijke taak, neem dan je gsm niet op, want je verliest veel snelheid. Je wordt uit je concentratie gehaald en na het gesprek heb je weer even tijd nodig om terug bij de zaak te komen. Soms kan je niet meteen de draad weer oppikken omdat uit het gesprek enkele dringende taken voortvloeien. De persoon die belt zal wel een bericht inspreken als het belangrijk is. En als je het echt niet kan laten, kan je de betrokkene achteraf contacteren, wanneer je taak afgewerkt is. Advies: zet je GSM gewoon even in stil -modus om geconcentreerd aan je taak verder te werken. 2.5.2. Gsm-nummer niet zomaar aan iedereen geven Geef je gsm-nummer niet zomaar aan iedereen. Zorg ervoor dat alle belangrijke personen in de contactenlijst op je gsm staan, zodat je weet wie naar jou belt. 2.5.3. Onbekende nummers niet opnemen Neem je gsm niet op als iemand je opbelt van wie het nummer als onbekend op het schermpje verschijnt. Meestal zijn dit storende oproepen die niets te maken!31

hebben met je business. Een bekend voorbeeld zijn de telefoontjes van marktonderzoekers, Disney Club, telecomoperatoren, Het kan natuurlijk wel wanneer je een belangrijk telefoontje verwacht van iemand. Soms zetten mensen de nummeridentificatie per ongeluk uit of verschijnt het nummer niet wanneer ze via een bedrijfsnetwerk bellen. Als er toch een verko(o)p(st)er aan de lijn komt waar je snel van af wil, dan zeg je best dat je niet geïnteresseerd bent, daar kunnen ze immers geen tegenargument voor verzinnen. Gaat het om een belangrijk gesprek, dan zal de beller wel een bericht achterlaten op je antwoordapparaat. Deze berichten kan je beluisteren wanneer je tijd hebt (bijvoorbeeld terwijl je in de file staat). 2.5.4. Voorgeprogrammeerd antwoord Tegenwoordig kan je met veel gsm s een voorgeprogrammeerd antwoord sturen, als je de beller wil laten weten dat je zelf zal terugbellen. En anders kan een eenvoudige sms ook helpen Marc over de bijna de-facto onbereikbaarheid van mensen : de gsm dan.. meer en meer staat er geen voice mail meer aan (begrijpelijk als je verdrinkt in het overaanbod maar toch.). Een suggestie zou kunnen zijn dat de called party een boodschap nalaat en verteld dat er geen voice mail is maar een suggestie doet hoe hem/haar best te bereiken!32

2.6.Efficiënter beheer van e-mails 2.6.1. Slechts 2x per dag je mail checken Maak geen tijdverdrijf van het checken van je mail. Veel mensen beginnen hun dag met het nakijken van hun inbox (of inboxen want velen hebben tegenwoordig meerdere e- mailadressen). Je krijgt veel meer gedaan als je eerst enkele geplande taken afwerkt en daarna pas je mail controleert. Idealiter bekijk je je mailbox 2 keer per dag, bijvoorbeeld om 11.00 uur en om 16.00 uur. Zelf lees ik overdag enkel mijn professionele e-mails. E-mails die betrekking hebben op mijn privé-leven, bekijk ik s avonds. Yves: Zet de mail notifications (meldingen) af van Outlook. Voorzie een korte periode 's morgens, 's middags en in de namiddag, en behandel dan je mails. De rest van de tijd vermijd je om je mailbox te bekijken. De notifications afzetten vermijdt dat je weer gestoord wordt en in de verleiding komt om mails te checken en te behandelen. 2.6.2. Onderwerpen van je mails Zorg ervoor dat de onderwerpen van je mails representatief zijn zodat je ze later via de ingebouwde zoekfunctie van je mailprogramma gemakkelijk kan terugvinden. Beperk je tot 1 onderwerp per mail.!33