Jaarverslag. Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 1 + 1 = 3

Jaarverslag Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 1 + 1 = 3 en Auteurs: André van der Zanden, senior concern inkoper gemeente Waalwijk John van Aert, concern inkoper gemeente Waalwijk en Loon op Zand Datum: januari 2011 1

INHOUDSOPGAVE: INLEIDING...3 SAMENVATTING...4 HOOFDSTUK 1. UITGEVOERDE INKOOPTRAJECTEN 2010...6 1.1 UITGEVOERDE TRAJECTEN... 6 1.1.1 AANTALLEN GEMEENTE WAALWIJK:... 6 1.1.2 AANTALLEN GEMEENTE LOON OP ZAND:... 6 1.2 BEDRAGEN EN FINANCIEEL RESULTAAT:... 7 1.2.1 BEDRAGEN GEMEENTE WAALWIJK:... 7 1.2.2 FINANCIËLE RESULTAAT VAN DE GEMEENTE WAALWIJK:... 7 1.2.3 BEDRAGEN GEMEENTE LOON OP ZAND:... 8 1.2.4 FINANCIËLE RESULTAAT GEMEENTE LOON OP ZAND:... 8 1.2.5 TOELICHTING BIJ HET FINANCIËLE RESULTAAT:... 9 1.3 BESCHRIJVING VAN DE TRAJECTEN... 9 1.3.1 UITGEVOERDE INKOOPTRAJECTEN MET ALS RESULTAAT EEN EENMALIGE OPDRACHT:... 9 1.3.2 UITGEVOERDE INKOOPTRAJECTEN MET ALS RESULTAAT EEN (RAAM)CONTRACT:... 10 1.3.3 UITGEVOERDE INKOOPTRAJECTEN DOOR DE GEMEENTEN LOON OP ZAND EN WAALWIJK SAMEN:... 11 1.3.4 UITGEVOERDE INKOOPTRAJECTEN DOOR SAMENWERKING IN BREDER VERBAND:... 11 HOOFDSTUK 2. SAMENWERKING IN 2010...12 2.1 SAMENWERKING TUSSEN GEMEENTE WAALWIJK EN LOON OP ZAND:... 12 2.1.1 DE BASIS VOOR SAMENWERKING:... 12 2.1.2 SAMENWERKING VERDER UITGEWERKT:... 12 2.1.3 SAMENWERKING IN DE PRAKTIJK:... 12 2.1.4 REGIONAAL VERBAND:... 12 HOOFDSTUK 3. OVERIGE ONTWIKKELINGEN 2010...13 HOOFDSTUK 3. OVERIGE ONTWIKKELINGEN 2010...14 3.1 CONTRACTENDATABASE... 14 3.2 DUURZAAM INKOPEN... 14 3.2.1 WAT HEBBEN WE GEDAAN AAN DUURZAAM INKOPEN:... 14 3.2.2 BEPALING SOCIAL RETURN:... 15 3.3 RECHTMATIGHEID:... 17 3.3.1 DOELSTELLING VAN DE INTERNE CONTROLE... 17 3.3.2 AANPAK INTERNE CONTROLE... 17 3.3.3 CONCLUSIE INTERNE CONTROLE... 17 2

Inleiding In het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld dat er jaarlijks een inkoopactieplan en jaarverslag wordt opgesteld. De afgelopen jaren heeft u al kennis kunnen maken met de jaarverslagen van concern inkoop van de gemeente Waalwijk. Dit jaar is eveneens een dergelijk document opgesteld, waarin wordt teruggeblikt op de ontwikkelingen op het gebied van inkopen in 2010 en waarin inzichtelijk gemaakt wordt gemaakt wat de inkoopresultaten zijn door het toepassen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Nieuw dit jaar is dat dit jaarverslag gezamenlijk met de gemeente Loon op Zand is opgesteld. Dit omdat er een nauwe samenwerking is tussen beide gemeenten op het gebied van inkopen en aanbesteden. Dit verslag is een openbaar document en is geschreven voor de Raad, het College en het Management overleg van zowel de gemeente Waalwijk als gemeente Loon op Zand. De Raad zal door een raadsinformatiebrief op de hoogte gesteld worden van dit verslag. Indien U na het lezen van dit jaarverslag nog vragen heeft, dan kunt u deze stellen aan John van Aert, concern inkoper van de gemeente Waalwijk en Loon op Zand door een email te sturen naar jvanaert@waalwijk.nl of j.aert@loonopzand.nl André van der Zanden John van Aert Concern inkoop Gemeente Waalwijk/ Loon op Zand 3

Samenvatting Het inkoopjaarverslag over 2010 heeft als titel : 1+1=3 Hiermee wordt bedoeld dat de samenwerking tussen de gemeenten Waalwijk en Loon op Zand daadwerkelijk een synergie effect heeft opgeleverd. Begin dit jaar heeft de wethouder van de gemeente Waalwijk al aangekondigd dat de verregaande samenwerking tussen deze twee gemeenten in 2010 gestalte krijgt. Samenwerking moet geld opleveren door Johan van Grinsven WAALWIJK WAALWIJK - Niet zoveel voordeel als in 2008 behaalde de gemeente Waalwijk vorig jaar op het centraal inkopen van diensten en materialen. En toch is wethouder Jan van Groos tevreden met de 2,5 miljoen euro die Waalwijk bespaarde. Het samen met andere gemeenten inkopen van diensten en goederen heeft Waalwijk afgelopen jaar nog niet het grote voordeel gebracht dat wethouder Jan van Groos (ChristenUnie, financiën) had gehoopt. Toch is hij niet ontevreden over het resultaat dat de gemeente in eigen huis heeft geboekt door slimmer in te kopen en werk beter aan te besteden. Waalwijk heeft in 2009 zo n 2,5 miljoen euro minder uitgegeven dan was begroot, op een totaalbedrag van 17,5 miljoen euro. In 2008 gaf de gemeente 3,2 miljoen euro minder uit en in 2007 was dat 2 miljoen euro. Die resultaten zijn geboekt door striktere regels te hanteren bij inkoop en aanbesteding en hiervoor een centrale inkoper verantwoordelijk te maken. Van Groos hoopte begin vorig jaar dat uit de samenwerking met andere gemeenten in 2009 meer voordeel zou vloeien. Die verwachting is niet bewaarheid. Afgelopen jaar heeft Waalwijk drie zaken samen met andere gemeenten aanbesteed. In 2008 waren dat er twee. Van Groos heeft zijn hoop nu op dit jaar gevestigd. En dan denk ik vooral aan een verdergaande samenwerking met Heusden en Loon op Zand. Met die laatste gemeente delen wij samen een centrale inkoper. Dat maakt het samenwerken een stuk gemakkelijker. Het heeft even geduurd voordat andere gemeenten het nut van zo n centrale inkoper hebben ingezien. En als ze er al een aanstelden, dan moest die medewerker eerst wortelen in de organisatie. Dat is inmiddels in veel meer plaatsen zo. Aan zijn optimisme ligt een tweede reden ten grondslag. Veel gemeenten zaten nog vast aan lopende contracten. Het duurde enkele jaren voor ze daar vanaf konden. Om die beide redenen verwacht ik dat we dit jaar daadwerkelijk veel meer met andere gemeenten kunnen gaan samenwerken. En dat moet dus ook financieel voordeel opleveren, aldus Van Groos. Door meerjarencontracten af te sluiten voor bijvoorbeeld groot onderhoud aan de openbare verlichting zorgde de centrale inkoper er ook voor dat de gemeente goedkoper uit was. Bron: Brabants dagblad maart 2010 Een nieuwe inkoper is aangesteld. Deze werkt voor de helft van de tijd in de gemeente Loon op Zand en de helft van de tijd in Waalwijk. De twee inkopers kopen nu voor beide gemeenten in en bepalen voor aanvang van elk traject of een samenwerking met elkaar of in groter verband zinvol en mogelijk is. In het afgelopen jaar zijn tientallen trajecten beoordeeld en uiteindelijk resulteerde dit in 9 gezamenlijke trajecten voor de gemeente Waalwijk en 10 voor de gemeente Loon op Zand. In 2010 zijn in de gemeente Waalwijk 73 trajecten bij inkoop aangemeld. Van deze 73 trajecten betrof het 32 aanbestedingen bij OBOR (cluster Ontwerp) welke zijn beoordeeld op de laagste prijs. Verder zijn er 41 trajecten begeleid door de concern inkoper, welke naast de prijs werden beoordeeld op bijvoorbeeld kwaliteit, plan van aanpak en duurzaamheid. Dit resulteerde in 22 opdrachten en 19 contracten. De totale geraamde waarde van alle aangemelde aanbestedingen bedroeg 16.468.780,53 welke uiteindelijk voor 12.950.991,93 gegund zijn. Dit resulteert in een totale financieel resultaat van 3.517.788,60. Een toelichting op dit resultaat vindt u in paragraaf 1.2.5. 4

In de gemeente Loon op Zand zijn in het eerste jaar 40 inkooptrajecten bij inkoop aangemeld. Van deze 40 trajecten waren er 5 openbaar, 21 meervoudig onderhands en 14 enkelvoudig onderhands. De totale geraamde waarde van alle aangemelde aanbestedingen bedroeg 6.019.093,08 welke uiteindelijk voor 4.745.881,10 gegund zijn. Dit resulteert in een totale financieel resultaat van 1.273.211,98. Een toelichting op dit resultaat vindt u in paragraaf 1.2.5. Aangezien dit voor de gemeente Waalwijk het vierde jaarverslag is, is het mogelijk om vergelijkingen met voorgaande jaren te tonen. Voor de gemeente Loon op Zand is dit het eerste jaarverslag en moet deze ervaring dus nog opgebouwd worden. In het verslag wordt een vergelijking gemaakt met de cijfers van 2007, 2008 en 2009. In 2010 zijn er in totaal meer inkooptrajecten uitgevoerd dan in het vorige jaar. Er is voor minder geraamd budget ingekocht, maar het financiële resultaat is fors toegenomen. Omdat de gemeenten ook genoodzaakt zijn te bezuinigen, wordt vaker gekozen om op laagste prijs in te kopen. Dit heeft geresulteerd in het hoogste financiële resultaat van de afgelopen jaren. Voor de gemeente Loon op Zand is dit het eerste jaarverslag, dus is er nog geen vergelijking te maken met voorgaande jaren. Wel kunnen we Loon op Zand spiegelen aan de gemeente Waalwijk, waarbij we er natuurlijk rekening moeten houden dat we in Loon op Zand nog geen jaar bezig zijn. 5

Hoofdstuk 1. Uitgevoerde inkooptrajecten 2010 1.1 Uitgevoerde trajecten In het beleid is voor zowel Waalwijk als Loon op Zand opgenomen dat alle inkopen en aanbestedingen vanaf 15.000 voor leveringen en diensten en vanaf 50.000 voor werken aangemeld worden bij concern inkoop. Hiervoor wordt dan gezamenlijk een inkoopstrategie bepaald. De trajecten vanaf 50.000 respectievelijk 150.000 voor werken worden gezamenlijk met de concern inkoper uitgevoerd. Als het gaat om trajecten bij OBOR (cluster Ontwerp) van de gemeente Waalwijk geldt hiervoor een uitzondering. Als een werk door middel van een zelfgemaakt RAW-bestek op de markt wordt gezet volgens de vaste procedure en alleen wordt beoordeeld op laagste prijs, dan voert de afdeling OBOR (cluster Ontwerp) zelfstandig deze trajecten uit. In de gemeente Loon op Zand worden deze RAWbestekken niet in eigen beheer opgesteld en geldt deze uitzondering niet. 1.1.1 Aantallen gemeente Waalwijk: Voor de gemeente Waalwijk kunnen de volgende cijfers worden gepresenteerd in relatie tot de resultaten van 2007, 2008 en 2009. Gemeente Waalwijk: 2007 2008 2009 2010 Aantal trajecten voor eenmalige opdrachten 15 20 25 21 Aantal trajecten voor raamovereenkomsten 17 13 15 20 Aantal trajecten OBOR (RAW bestek op prijs) 17 37 24 32 Totaal: 49 70 64 73 Van deze aanbestedingen zijn: Europese aanbesteed 6 6 5 7 Openbaar aanbesteed 2 7 8 9 Gezamenlijk met andere gemeenten aanbesteed: 3 2 3 9 Conclusies: Toename van 9 aangemelde trajecten; Toename van 5 trajecten voor raamovereenkomsten; Toename van 8 trajecten door OBOR ontwerp; Gezamenlijke trajecten met andere gemeenten fors toegenomen; Inmiddels zijn in de afgelopen 4 jaren in totaal 65 raamovereenkomsten afgesloten door aanbestedingen; 1.1.2 Aantallen gemeente Loon op Zand: Voor de gemeente Loon op Zand gelden de volgende cijfers: Gemeente Loon op Zand: 2010 Aantal trajecten voor eenmalige opdrachten 14 Aantal trajecten voor raamovereenkomsten 26 Totaal: 40 Van deze aanbestedingen zijn: Enkelvoudig onderhands aanbesteed 14 Meervoudig onderhands aanbesteed 21 Europese aanbesteed 4 Openbaar aanbesteed 1 Waarvan gezamenlijk met andere gemeenten aanbesteed: 10 6

Conclusies: Het aantal trajecten wat bij inkoop is aangemeld is hoog; Het aantal trajecten wat enkelvoudig onderhands is aanbesteed is hoog; Het aantal trajecten wat gezamenlijk is aanbesteed is hoog; Het aantal trajecten wat openbaar is aanbesteed is laag; In hoofdstuk 2 wordt een toelichting beschreven op bovenstaande conclusies. 1.2 Bedragen en financieel resultaat: De totale begroting volgens de productenraming van de Gemeente Waalwijk is ruim 103.000.000. Na aftrek van de niet door inkoop beïnvloedbare kosten blijven ruim 37.000.000 beïnvloedbare uitgaven over. Voor de gemeente Loon op Zand is de totale begroting bijna 62.000.000. Hier blijven circa 20.000.000 beïnvloedbare kosten van over. Een groot deel van dit bedrag moet, conform het beleid, aangemeld worden bij concern inkoop en dus verantwoord worden in dit jaarverslag. Uiteraard is het vrijwel onmogelijk om exact te achterhalen welk deel volgens het inkoop en aanbestedingsbeleid nog ingekocht moet worden. Een gedeelte hoeft niet aanbesteed te worden, omdat het om te kleine bedragen gaat, en een (groter) deel is reeds in een contract opgenomen. Dit hoeft dan niet jaarlijks aanbesteed te worden. 1.2.1 Bedragen gemeente Waalwijk: De uitgevoerde trajecten levert voor de gemeente Waalwijk het volgende overzicht op: Gemeente Waalwijk 2007 2008 2009 2010 Gunningbedrag eenmalige 736.962 1.270.667 1.259.371 1.745.768 opdrachten Gunningbedrag 5.286.077 2.232.414 6.863.045 4.380.319 contracten Gunningbedrag OBOR 3.653.419 9.713.726 6.874.497 6.824.903 (cluster Ontwerp) Totale gunningbedrag 9.676.458 13.216.808 14.997.187 12.950.991 Conclusies: Toename gunningbedrag eenmalige opdrachten; Afname gunningbedrag contracten; Afname totale gunningbedrag Mede door de noodzaak te bezuinigen is er in 2010 minder uitgegeven. 1.2.2 Financiële resultaat van de gemeente Waalwijk: Uiteindelijk levert het aanbesteden de resultaten in onderstaande tabel op: 7

Gemeente Waalwijk 2007 2008 2009 2010 Ingekochte raming 11.683.889 16.490.026 17.529.637 16.468.780 Gunningbedrag 9.676.458 13.216.808 14.997.187 12.950.991 Financiële resultaat 2.007.430 3.273.218 2.532.450 3.517.788 % financiële resultaat t.o.v. ingekochte raming 17 % 20 % 14 % 21 % Conclusies: Afname van de ingekochte raming van ruim 1 miljoen (6 %); Afname van het totale gunningbedrag (14 %); Forse toename van het financiële resultaat; (39 %) Percentage financiële resultaat is met 7 % gestegen; Er is minder geld uitgegeven; We kunnen vaststellen dat er in 2010 voor minder geraamd budget is ingekocht, maar dat het financiële resultaat fors is toegenomen. Omdat de gemeenten ook genoodzaakt zijn te bezuinigen, wordt vaker gekozen om op laagste prijs in te kopen. Dit heeft geresulteerd in het hoogste financiële resultaat van de afgelopen jaren. 1.2.3 Bedragen gemeente Loon op Zand: De uitgevoerde trajecten levert voor de gemeente Loon op Zand het volgende overzicht op: Gemeente Loon op Zand: 2010 Gunningbedrag eenmalige opdrachten 1.052.833 Gunningbedrag contracten 3.693.047 Totale gunningbedrag 4.745.881 Conclusies: Hoog gunningbedrag contracten; Vooral bij het samenwerken met andere gemeenten worden vaak contracten afgesloten waarbij hoge bedragen gemoeid zijn. Hierdoor is het gunningbedrag voor contracten hoog. 1.2.4 Financiële resultaat gemeente Loon op Zand: Gemeente Loon op Zand: 2010 Ingekochte raming 6.019.093 Gunningbedrag 4.745.881 Financiële resultaat 1.273.211 % financiële resultaat t.o.v. ingekochte raming 21 % 8

Conclusies: Percentage financieel resultaat is hoog; Omdat ook de gemeente Loon op Zand genoodzaakt is te bezuinigen, wordt vaak gekozen om op laagste prijs in te kopen. Hierdoor is een hoog financieel resultaat gerealiseerd. 1.2.5 Toelichting bij het financiële resultaat: Bij de bepaling van het financiële resultaat is uitgegaan van ramingen, die niet per definitie een specifieke begrotingspost betreffen, maar bijvoorbeeld een bij aanvang van de inkoopprocedure geraamd bedrag, of een onderdeel uit een beleidsnotitie. Zo wordt bij het onderdeel grondexploitatie in tegenstelling tot het globale totaalniveau van de exploitatieopzet een besteksraming gemaakt op detailniveau. De financiële resultaten zijn o.a. vanwege het globale karakter van de exploitatieopzet, afgezet tegen de gedetailleerde besteksbegroting. Hierbij is geen rekening gehouden met eventueel meer- of minderwerk ten opzichte van de aanbesteding. De behaalde financiële resultaten laten zich niet in alle gevallen vertalen in direct zichtbare effecten op de exploitatiebegroting. De behaalde resultaten kunnen ook voordelen opleveren voor: de (algemene) reserves: dus het vrij besteedbaar vermogen neemt toe; grondexploitaties: afhankelijk van de uitkomst in relatie tot de exploitatieopzet een wijziging van het uiteindelijke exploitatieresultaat. IUP (gemeente Waalwijk):Integraal Uitvoeringsplan betreft het plan voor wegen, verkeer en riolering. de voorziening voor de beheerplannen (gemeente Loon op Zand) voor wegen, verkeer en riolering. WRP (gemeente Loon op Zand):Water en Rioleringsplan GRP (gemeente Waalwijk): Gemeentelijk Rioleringsplan: betreft plan voor onderhoud riolering. kredieten: Afschrijvingsbedrag van een investering waardoor lagere structurele kapitaallasten jaarlijks in de begroting opgenomen worden. voorzieningen ISV: Investeringsplan Stedelijke Vernieuwing. Jaarrekening/begroting: beschikbare jaarbudgetten. Hierbij moet worden opgemerkt dat een aanbestedingsvoordeel op een krediet gedurende een groot aantal jaren doorwerkt (de hele afschrijvingstermijn), maar dat dit voordeel per jaar uiteraard slechts een deel van het gehele voordeel bedraagt. Binnen de grondexploitatie kan, afhankelijk van de voorcalculatie van de exploitatieopzet en het eventuele meer- en minderwerk, een aanbestedingsvoordeel bijdragen aan het gecalculeerde eindresultaat van het complex. Wel kan worden gesteld dat een voordeel in bijna alle gevallen in positieve zin doorwerkt in het gemeentelijke huishoudboek. In de procedurebeschrijvingen regeling budgethouderschap strategische projecten, maar ook in de procedure afsluiten kredieten is nadrukkelijk vastgelegd dat behaalde voordelen in aanbestedingen niet mogen worden overgeheveld naar andere kredietonderdelen. 1.3 Beschrijving van de trajecten 1.3.1 Uitgevoerde inkooptrajecten met als resultaat een eenmalige opdracht: 9

Gemeente Waalwijk: architectenselectie reinigen putten verhuizing aanjager Hart voor de wijk sloop zwembad monitoren aanleg kunstgrasveld + renovatie veld uitbreiding Tavenu bouwkundig uitbreiding Tavenu installatietechnisch onderzoek naar ontwikkelingen pluswijken monitoring grondwater Unnaplein inboedelruiming gevelsaneringsproject renovatie gemaal schetsplan Dorpsinrichting vervanging Storage Area Network Sociaal Toezicht Team waterlopen onderhoud inhuur medewerkers Vergunning en handhaving inhuur medewerkers Archief 32 trajecten OBOR (cluster Ontwerp) volgens beoordeling op laagste prijs Gemeente Loon op Zand: verhuizing aanschaf Corsa DMS spuit zuigcombinatie opkoop inboedel toegangscontrolesysteem milieustraat containers onderzoek Sweensstraat-West werving en selectie gemeentesecretaris toegangspassen milieustraat exploitatieberekening SMC beleidsgestuurde contractfinanciering renovatie riolen Loon op Zand, de Moer vloeistofdichte vloer milieustraat vervangen riolering en pompput 1.3.2 Uitgevoerde inkooptrajecten met als resultaat een (raam)contract: Gemeente Waalwijk: onderhoud sportvelden koffieautomaten en koffie indicatiestellingen bijhouding GBKN graffiti verwijdering reiniging putten busvervoer schoonmaak stadhuis marktkramenverhuur aansprakelijkheidsverzekering CAR verzekering drukwerk 10

bedrijfsarts verwerking afval milieustraat verkeersborden uitzendkrachten belastingdeurwaarder deeltaxi publicaties gemeentepagina s Gemeente Loon op Zand: onderhoud elementen wijk Draaiboom (onderhoud) onderhoud asfalt gazon en graskanten maaien groen onderhoud maaien bermen en sloten rioolreiniging en- inspectie onderhoud Corsa DMS alfahulpdienstverlening Voorzee "tijdeljke opslag archief" onkruidverdelging: Borstelen en branden onkruidverdelging: Heet water onkruidverdelging: Hete lucht billboards abri's en 2m2 informatiepanelen sanitair verkeersborden mobiele telefonie afvalverwerking inzameling plastic verpakkingsmateriaal inhuur derden strooizout drukwerk regiotaxi grof huishoudelijke afvalstroom post 1.3.3 Uitgevoerde inkooptrajecten door de gemeenten Loon op Zand en Waalwijk samen: verhuizing opkopen inboedel drukwerk sanitair 1.3.4 Uitgevoerde inkooptrajecten door samenwerking in breder verband: verkeersborden verwerking van afval van de milieustraat inhuur derden strooizout regiotaxi alfahulpdienstverlening (alleen gemeente Loon op Zand) 11

Hoofdstuk 2. Samenwerking in 2010 2.1 Samenwerking tussen gemeente Waalwijk en Loon op Zand: Inmiddels zijn er op diverse terreinen plannen opgesteld om een intensieve samenwerking tussen de gemeenten Waalwijk en Loon op Zand te gaan realiseren. Vooruitlopend daarop heeft de samenwerking dit jaar al gestalte gekregen door een intensieve samenwerking op het gebied van inkopen en aanbesteden. 2.1.1 Basis voor samenwerking: Om de samenwerking spoedig gestalte te geven is in het begin van het jaar een nieuwe inkoper aangesteld. Deze werkt voor de helft van de tijd in de gemeente Loon op Zand en de helft van de tijd in Waalwijk. Hierdoor is in Waalwijk 54 uur en in Loon op Zand 18 uur per week een inkoper aanwezig. Deze twee inkopers hebben na een analyse in beide gemeenten bekeken wat reeds beleidsmatig aanwezig is. Hierna is gekozen om voor beide gemeenten het inkoopen aanbestedingsbeleid en de inkoopvoorwaarden op elkaar af te stemmen zodat ze (op details na) hetzelfde zijn. 2.1.2 Samenwerking verder uitgewerkt: De twee inkopers kopen nu voor beide gemeenten in en bepalen voor aanvang van elk traject of een samenwerking met elkaar of in groter verband zinvol en mogelijk is. In het afgelopen jaar zijn tientallen trajecten beoordeeld en uiteindelijk resulteerde dit in 9 gezamenlijke trajecten voor de gemeente Waalwijk en 10 voor de gemeente Loon op Zand. Van alle inkooptrajecten wordt verslaglegging gedaan, wat leidt tot de kengetallen zoals genoemd in hoofdstuk 1. 2.1.3 Samenwerking in de praktijk: De gemeente Waalwijk heeft al een aantal jaren een eigen concern inkoper. Het inkoop -en aanbestedingsbeleid is hier al volledig geïmplementeerd. Daardoor heeft de samenwerking voor de gemeente Waalwijk afgelopen jaar weinig invloed op de ontwikkeling van inkoop gehad. In de gemeente Loon op Zand is de samenwerking door de snelle implementatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wel duidelijk merkbaar. Het gevolg hiervan is dat inkoop in de gemeente Loon op Zand niet geleidelijk gegroeid is, maar zich in een hoog tempo heeft ontwikkeld. Zoals al vermeld in hoofdstuk 1, zijn in dit eerste jaar in de gemeente Loon op Zand al 40 trajecten aangemeld met een totale raming van ruim 16.000.000. Er zijn gezamenlijke contracten afgesloten voor verhuizing, opkopen inboedel, drukwerk en sanitair. Opvallend is dat in de gemeente Loon op Zand 14 trajecten enkelvoudig onderhands zijn aanbesteed. Vaak wordt bij het College gemotiveerd toestemming gevraagd om niet meervoudig aan te besteden, maar enkelvoudig onderhands. In de gemeente Waalwijk is vier keer gemotiveerd afgeweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het implementeren en ontwikkelen van dergelijk processen heeft in de gemeente Loon op Zand nog tijd nodig voordat het diep gevoeld wordt in de eigen organisatie. 2.1.4 Regionaal verband: Naast de samenwerking tussen de gemeenten Waalwijk en Loon op Zand wordt ook op het terrein van inkopen en aanbesteden steeds intensiever samengewerkt 12

in regionaal verband. Het gaat hier om de gemeenten Dongen, Goirle, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Oisterwijk, Oosterhout en Waalwijk. In dit regionaal verband is afgelopen jaar door beide gemeenten deelgenomen aan het aanbesteden van verkeersborden, verwerking van afval van de milieustraat, inhuur derden, strooizout en regiotaxi. Daarnaast heeft Loon op Zand heeft ook nog deelgenomen aan alfahulpdienstverlening. Bron: Inkoopblad Deal 13

Hoofdstuk 3. Overige ontwikkelingen 2010 3.1 Contractendatabase Afsluiten van raamovereenkomsten en contracten is een goede zaak, echter het beheren en bewaken ervan is zeker zo belangrijk. Een contractendatabase is daarbij onmisbaar. In 2008 waren er 218 contracten gescand en geregistreerd in het digitale Corsa contractensysteem, waarvan de concern inkoper de beheerder is. In 2009 waren dat er 239 en in 2010 zijn inmiddels 265 contracten geregistreerd. De concern inkoper heeft in 2010 elk kwartaal een uitdraai van de aflopende contracten naar de betreffende afdelingshoofden uitgezet. Deze geven dan vervolgens aan welke actie noodzakelijk is. In de gemeente Loon op Zand is nog geen actueel contractenoverzicht beschikbaar. Onderzocht wordt hoe hier vorm aan wordt gegeven. 3.2 Duurzaam inkopen Om duurzaam inkopen te stimuleren heeft de gemeente Waalwijk op 21 juni 2006 bij de Provincie een deelnameverklaring duurzaam inkopen ondertekend. De gemeente Loon op Zand heeft dit op 21 juli 2010 ondertekend. Door deze ondertekening sluiten de gemeenten zich aan bij het gezamenlijke overheidsprogramma Duurzaam inkopen, met als doel om te streven naar 50 % duurzaam inkopen in 2010. De VNG heeft vervolgens op 12 november 2007 het Klimaatakkoord Gemeenten en Rijk met het Rijk gesloten, waar de gemeente Waalwijk zich middels een collegebesluit in januari 2008 aan heeft geconformeerd. In dit akkoord is de doelstelling om 75 % duurzaam in te kopen in 2010. 3.2.1 Wat hebben we gedaan aan duurzaam inkopen: Bij alle trajecten, waar de concern inkoper het proces begeleid heeft, is duurzaam inkopen expliciet meegenomen. Aan het begin van het traject wordt altijd het verzoek aan de materiedeskundigen gedaan om vooraf keuzes te maken m.b.t. duurzaamheid. Indien het mogelijk is om aspecten toe te passen worden deze bij het opstellen van het programma van eisen opgenomen. Dit wordt gedaan door eisen te stellen aan zowel de leverancier als aan het product of dienst door selectie en gunningcriteria op te stellen, welke voldoen aan duurzaamheid. Voorbeelden hiervan zijn: Onderhoud sportvelden: milieuvriendelijke middelen gebruiken Verhuizing: Voertuigen moeten voldoen aan Europese emissiestandaard IV. Busvervoer:Voertuigen moeten voldoen aan Europese emissiestandaard IV. Drukwerk Hier is rekening gehouden met hoe opdrachtgevers actief bijdraagt aan een vermindering van chemische restartikelen, vermindering van alcoholhoudende middelen tijdens het productieproces, verhoging hergebruik van gebruikte materialen en andere activiteiten die bijdragen aan een leefbaar en schoon milieu. Koffie automaten en koffie: Hier moesten de volgende vragen met Ja beantwoord worden: 14

1. Verdienen de boeren en arbeiders een leefbaar loon? 2. Draagt de leverancier bij aan het welzijn van de boeren? 3. Voldoet de koffieproducent aan nationale wetten en verdragen van de International Labour Organisation met betrekking tot minimumleeftijd, werktijden, werkomstandigheden, collectieve onderhandelingen en veiligheid? 4. Worden de boeren en arbeiders geïnformeerd over het veilig en verantwoord omgaan met bestrijdingsmiddelen? 5. Beschermen de koffieproducenten hun waterbronnen en gebruiken ze duurzame energie waar mogelijk? 6. Voldoet de hoeveelheid gebruikte landbouwchemicaliën bij de koffieproducenten aan de daarvoor gestelde norm? 7. Dragen de koffieproducenten bij aan de vermindering van de erosie van de grond? Schoonmaak Stadhuis: hier is de bepaling Social Return toegepast. Wat dit inhoudt wordt in de volgende paragraaf 3.2.2 nader toegelicht. Verwerking restafval: Hier was het gunningcriterium: de prijs rekening houdend met het aantal te rijden kilometers. 3.2.2 Bepaling Social Return: In samenwerking met de Intergemeentelijke Sociale Dienst Midden Langstraat (ISD- Midden Langstraat) is een bepaling opgesteld waarbij inschrijvers worden verplicht om een percentage van de opdrachtwaarde in te zetten voor het creëren van werkgelegenheid. Indien het project geschikt is om deze bepaling toe te passen wordt de volgende tekst toegevoegd aan het aanbestedingsdocument: Deze opdracht is door de gemeente Waalwijk aangemerkt voor het opnemen van een Social Return bepaling. De term social return houdt in dat een investering die de gemeente doet, naast het gewone rendement, ook een concrete, sociale winst (return) oplevert. Die sociale opbrengst kan op diverse terreinen liggen, maar in dit verband is het in eerste instantie gericht op werkzoekenden. Het oogmerk is het creëren van werkgelegenheid voor WWB gerechtigden en Niet Uitkering Gerechtigde klanten (NUG), SW-werknemers, WIA en Wajong gerechtigden, voortijdig schoolverlaters en klanten van het UWV-werkbedrijf. De ISD Midden-Langstraat bewaakt deze doelstelling en kan helpen bij het vinden van personeel dat aan de doelgroepeisen voldoet. De ISD Midden-Langstraat is de Intergemeentelijke Sociale Dienst voor de gemeenten Heusden, Waalwijk en Loon op Zand. De ISD Midden-Langstraat brengt werkgevers en werkzoekenden, vraag en aanbod op de lokale arbeidsmarkt bij elkaar, en kan van advies dienen bij het inzetten van instrumenten als loonkostensubsidies, fiscale regelingen en detacheringconstructies. De gemeente Waalwijk verwacht van iedere inschrijver dat hij zijn betrokkenheid bij en zijn bijdrage aan dit streven in zijn aanbieding zo concreet mogelijk presenteert, voor zover dit qua omvang van de organisatie van de aanbieder haalbaar is. Hoe de inschrijver aan deze wens verder vorm wil/zal geven staat hem vrij. Hierbij kan de inschrijver denken aan het aanbieden van reguliere arbeidsplaatsen, het aanbieden van praktijkplaatsen bij een leer/werktraject (BBL), het aanbieden van een beroepsspecifieke opleiding met behoud van uitkering, het aanbieden van stageplaatsen voor de beoogde doelgroep of het aanbieden van een participatieplaats. Het door de aanbieder opgenomen voorstel zal na gunning worden omgezet in contractuele afspraken en dienen dus meetbaar en controleerbaar te zijn. Over de resultaten moet worden gerapporteerd. Voor meer informatie over de ISD Midden-Langstraat en wat zij voor u kunnen betekenen zie: www.isdml.nl Definities Aanneemsom: Leer-werk baan(bbl): Loonkosten: Participatieplaats: Totaal overeengekomen bedrag voor het uitvoeren van de Opdracht (op basis van nacalculatie aan het eind van elk contractjaar). Opdrachtnemer/werkgever biedt een dienstverband aan voor vier dagen per week en daarnaast volgt de kandidaat één dag per week een opleiding. Brutoloonkosten, plus de directe werkgeverslasten van de werknemer. Soort baan waarbij de Werkloos- werkzoekende werkritme en ervaring in een bedrijf opdoet. Begeleiding door de Opdrachtnemer/werkgever is intensief, de kandidaat nog niet productief. Hierbij zijn er geen loonkosten voor de 15

Opdrachtnemer/werkgever. Wel zal de Opdrachtnemer/werkgever de begeleiding verzorgen. De aangeboden plaats dient boven-formatief te zijn. Reguliere vacature: Opdrachtnemer/werkgever zoekt een werknemer voor minimaal 6 maanden. Opdrachtnemer/werkgever kan hierbij gebruik maken van diverse werkgeversarrangementenvan de ISD Midden-Langstraat Stage: Werkloos- werkzoekende doet met behoud van de bijstands)uitkering werkervaring op en leert vaardigheden binnen een bepaald vakgebied. Werkloos-werkzoekende: Iemand die minimaal 3 maanden werkzoekend is en die staat ingeschreven bij UWV Werkbedrijf. De werkloos-werkzoekende heeft een WWB-, een UWV-, een Anw-uitkering of geen uitkering. De Werkloos-werkzoekende wordt ook wel kandidaat genoemd. 5% regelingde opdrachtnemer aan wie de opdracht zal worden gegund is verplicht minimaal 5% van de aanneemsom (excl. BTW) in te zetten ten behoeve van Social Return. Wanneer opdrachtnemer niet akkoord gaat met de 5% regeling (Bijlage XV Social Return ) de inschrijving buiten beschouwing gelaten. De hoogte van de aanneemsom (en dus ook de 5%) wordt bepaald aan het eind van elk contractjaar en wordt berekend over het afgelopen jaar. In het laatste contractjaar zal dit halverwege het contractjaar zijn. Voor de resterende looptijd wordt, in overleg met de opdrachtnemer, een schatting gemaakt om de hoogte van de aanneemsom (en dus ook de 5%) te bepalen. Onderstaand vindt u een voorbeeld hoe de berekening tot stand komt. Rekenvoorbeeld: stel dat aan het einde van het eerste contractjaar 300.000,- is omgezet. In dit geval moet er 5% van de Aanneemsom, dus 15.000,- besteed worden aan Social Return. De Opdrachtnemer is verplicht de 5% van de Aanneemsom te besteden aan: het inzetten van Werkloos-werkzoekenden (reguliere baan of participatieplaats) en/of; het bieden van stages en/of; het bieden van een leer/werk baan (BBL) en/of; (externe) scholing, bij voorkeur gerelateerd aan een Reguliere vacature(baan). Een combinatie van de bovengenoemde mogelijkheden is toegestaan. De concrete invulling van Social return wordt vastgelegd in prestatieafspraken. Deze prestatieafspraken worden na overleg tussen de opdrachtnemer en de gemeente overeengekomen en zijn gericht op maatwerk. De wijze waarop en de voorwaarden waaronder de Werkloos -werkzoekenden ingeschakeld worden gebeurt in overleg tussen Opdrachtnemer en de projectleider Social Return. Realisatie Social Return Bij voorkeur dient de Werkloos- werkzoekende bij de uitvoering van de aanbestede opdracht te worden ingezet. De opdrachtnemer kan echter ook een werkloos- werkzoekende plaatsen op een ander project van opdrachtnemer bijvoorbeeld in een andere woonplaats of bij een andere afnemer, wanneer de opdrachtnemer geen mogelijkheden ziet binnen deze opdracht. Deze externe plaatsing van Social Return dient wel gerealiseerd te worden binnen de periode van de opdracht. Het moet namelijk mogelijk zijn om de opdracht direct na afronding van de werkzaamheden definitief af te rekenen en daarvoor is het nodig dat beoordeeld kan worden in welke mate Social Return is gerealiseerd.de opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor het aantrekken van Werklooswerkzoekenden. De ISD Midden-Langstraat zal zich inspannen de aanlevering van kandidaten te bevorderen. Voorwaarde is dat opdrachtnemer een planning opstelt voor het benodigde personeel en deze planning verstrekt aan de ISD Midden-Langstraat. Onder planning wordt verstaan een overzicht per wanneer de vacatures, stage- en scholingsplekken beschikbaar zijn inclusief een beschrijving van eisen die aan de kandidaten worden gesteld. Voor het bepalen van het percentage van de aanneemsom dat door de inzet van Werklooswerkzoekenden wordt gerealiseerd gelden de volgende uitgangspunten: de inschaling van de Werkloos- werkzoekende geschiedt conform de geldende CAO, bij het bedrijf zelf of indien de kandidaat elders wordt geplaatst - bij de andere werkgever; voor stages dient de opdrachtnemer voor het kwantificeren van zijn voorstel het loon te nemen volgens de voor het bedrijf geldende CAO als hij/zij wel in loondienst zou zijn; voor een leer- werkbaan(bbl) worden de loonkosten van de vier dagen genomen en eventueel de kosten van de opleiding; kosten gemaakt i.h.k.v. scholing. Dit zijn nota s van een externe partij waar de scholing wordt gegeven of eigen kosten indien de scholing intern wordt gegeven. Verantwoording De opdrachtnemer dient bij aanvang van het dienstverband een kopie van de arbeids- of stageovereenkomst te overleggen met daarin informatie over de looptijd en het aantal te werken uren, alsmede een overzicht van de aan de Werkloos- werkzoekenden betaalde loonkosten of in het geval van leer-werk baan het brutoloon dat de werknemer zou hebben gekregen wanneer er sprake zou zijn geweest van een dienstverband. Kosten gemaakt i.h.k.v. scholing dienen onderbouwd te worden met nota s van de externe partij waar de scholing is gegeven. Indien de scholing door de opdrachtnemer zelf wordt gerealiseerd dienen de gemaakte kosten schriftelijk (met bewijsstukken) te worden onderbouwd. 16

Indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen aangaande het in dienst nemen van Werklooswerkzoekenden, het bieden van een (leerwerk)plek en/of scholing niet (volledig) nakomt, dient het resterende bedrag van de 5% betaald te worden. Voorbeeld: opdrachtnemer heeft een opdracht gegund gekregen van 300.000. De Social Return clausule betreft 5% van de aanneemsom, dus 15.000,-. Bij de afrekening van de opdracht blijkt dat opdrachtnemer slechts 10.000,- heeft besteed aan Social Return. De opdrachtnemer dient dan de 5.000 niet gerealiseerde Social Return, te betalen aan de gemeente Waalwijk. Her resterende bedrag hoeft niet betaald te worden indien de opdrachtnemer aannemelijk kan maken, dat hem geen verwijt treft voor het niet (volledig) realiseren van Social Return. Een reden kan zijn dat het ondanks aantoonbare pogingen van opdrachtnemer niet is gelukt om acceptabele kandidaten voor de opdracht te selecteren. Dit is ter beoordeling aan de gemeente Waalwijk i.s.m. de ISD Midden- Langstraat. 3.3 Rechtmatigheid: 3.3.1 Doelstelling van de interne controle Om de juistheid en de rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde uitgaven voor investeringen vast te stellen wordt er jaarlijks in beide gemeenten een interne controle uitgevoerd. De controle is zowel financieel als op procedures gericht. 3.3.2 Aanpak interne controle In het najaar van elk jaar wordt een interne controle verricht op het proces Investeringen en aanbestedingen. Hierbij worden steekproefsgewijs een aantal projecten geselecteerd waarbij gecontroleerd wordt op o.a.: - rechtmatigheid aanbesteding - dossiervorming - bevoegdheden en verantwoordelijkheden - kredietbewaking 3.3.3 Conclusie interne controle Bij de interne controle in de gemeente Waalwijk zijn de volgende trajecten geselecteerd: Pieter Wijtenschool Riool Oudestraat Aanschaf GFT containers Verkeersregelinstallatie Stoelen de Leest Meubels zwembad Paspomaat Shovel Monitoren Telefooncentrale Er zijn met betrekking tot het boekjaar 2010 geen onrechtmatigheden geconstateerd. Er zijn wel met betrekking tot het boekjaar 2010 twee rechtmatigheidrisico s geconstateerd. Bij twee investeringen is namelijk afgeweken van de interne procedure die voorschrijft dat deze investeringen gemeld dienen te worden bij concerninkoper. Dat is niet gebeurd. Er is reeds actie op ondernomen om dit in het vervolg te voorkomen. In de gemeente Loon op Zand zijn de volgende trajecten getoetst en rechtmatig bevonden: 17

Verhuizing Groot asfalt onderhoud Maaien bermen en sloten Containers Inzameling plastic verpakkingsmateriaal 18