1 e berap 2015: Afgehandelde aanbevelingen onder verantwoordelijkheid van Provinciale Staten Onderwerp Aanbeveling Afhandeling Opmerking CC Accountant Verslag van bevindingen controle jaarrekening 2011 het verdient aanbeveling om op korte termijn te onderzoeken of de onrechtmatigheden bij proces inkoop en aanbestedingen structureel zijn en hoe u uw werkprocessen kunt aanpassen zodat waarborgen ingebouwd worden om onrechtmatigheden te beperken dan wel vroegtijdig te signaleren Zowel inkoopbeleid en uitvoeringsnotitie zijn definitief en kunnen formeel worden vastgesteld. Op 17 september a.s. wordt de directie voorgesteld de uitvoeringsnotitie vast te stellen en in te stemmen met vaststelling van het inkoopbeleid door GS. Afhankelijk van het directiebesluit vindt vaststelling van het beleid door GS daarna asap plaats. Met het vaststellen van het inkoopbeleid (GS 30-09-2014) en de uitvoeringsnotitie inkoop (directie 17-09-2014) beschouwen we deze Digitale agenda Fryslân Ten aanzien van het tweede spoor, digitale dienstverlening, werkt de provincie in 2013 aan een uitwerking l In het besluitvormingsproces dat inzake ons provinciale breedbandbeleid heeft plaatsgevonden in de afgelopen periode (voorjaar van 2013: startnotitie Een Next Generation Accessnetwork (NGA) voor elk huishouden in Fryslân ; 27 november 2013: Ynvestearingsplan foar superfluch ynternet yn Fryslân ; 25 juni 2014: Implementatie instrumentarium Ynvestearingsplan foar superfluch ynternet yn Fryslân ) heeft GS verschillende keren met PS afgesproken dat de Provincie zich nu primair richt op de breedbandinfrastructuur en niet op digitale breedbanddiensten-ontwikkeling. op basis van de ondernomen acties en besluitvorming daarover beschouwen we afgehandeld. E.e.a. is dus besproken met PS en het is een gezamenlijke keuze geweest om hierop voorlopig geen provinciaal beleid te maken, maar de focus te leggen op de digitale infrastructuur. 1
De aanbeveling heeft dus tot het voorgaande geleid en is daarmee naar o.i. opgevolgd. Verbetering van dienstverlening Begin 2013 zullen het dienstverleningsstatuut en -handvest van kracht worden waarin onze servicenormen zijn opgenomen. 9/9/14: Dienstverleningsstatuut is voorjaar 2013 vastgesteld door de Directie. Het kwaliteitshandvest wordt eind 2014 gepubliceerd, na vaststelling door de Directie. (Opdracht vanuit stuurgroep Organisatievisie, voorzitter Directeur Bedrijfsvoering.) 27/3/15: Maart 2015 is het door de directie vastgestelde kwaliteitshandvest t.a.v. dienstverlening gepubliceerd op de website van de provincie Fryslân. Duurzame bedrijfsvoering De provincie neemt hierin haar verantwoordelijkheid, door bij inkopen en aanbestedingen van haar leveranciers en opdrachtnemers te eisen dat zij een deel van de opdrachtwaarde investeren in het creeëren van exra werk/leer (ervarings)plekken. 5 sept. 2014: zowel inkoopbeleid en uitvoeringsnotitie zijn definitief en kunnen formeel worden vastgesteld. Op 17 september a.s. wordt de directie voorgesteld de uitvoeringsnotitie vast te stellen en in te stemmen met vaststelling van het inkoopbeleid door GS. Afhankelijk van het directiebesluit vindt vaststelling van het beleid door GS daarna asap plaats. Met het vaststellen van het inkoopbeleid (GS 30-09-2014) en de uitvoeringsnotitie inkoop (directie 17-09-2014) beschouwen we deze Noordelijke Rekenkamer Energie in beweging GS: Betrek burgers en maatschappelijke organisaties meer bij de planvorming en de ontwikkeling van windenergieprojecten (weerstand verminderen, draagvlak Uit de Volkskrant d.d. 16.10.2014: 'Begin oktober 2014 is het zwaarwegende rapport 'Fryslân foar de Wyn' verschenen. Een regiegroep van 2
vergroten). Vanuit deze optiek lijkt een regisserende rol doelmatiger dan een rol die gericht is op het stellen van ruimtelijke voorwaarden en het toetsen daaraan. omwonenden, natuurorganisaties en windmolenexploitanten inventariseerden 72 locaties op land. Een commissie o.l.v. Winsemius telde vervolgens 20 haalbare plannen. Incl. de ingrijpende sanering van 322 verouderde turbines goed voor 330 megawatt. Voor de resterende megawatts wordt gekleken naar de IJsselmeerkust. Voor de kust van Lemmer verrijzen al enkele turbines. Het Rijk heeft plannen voor een groot windpark van 250 megawatt 6 kilometer uit de kust, bij Makkum. Einde artikel. Inmiddels hebben PS op 18 december 2014 het GS-voorstel terzake behandeld. In het verlengde hiervan besloot de directie deze maand (maart 2015) tot het inrichten van een uitvoeringsorganisatie. De gedelegeerd opdrachtever is G. Venema van DY (K&E). GS: Verschuif de focus van het gevoerde duurzame energiebeleid van branding naar de uitvoering door projectontwikkeling te faciliteren en door uitvoeringsproblemen in beeld te brengen, deze te agenderen en gericht aan te pakken. Door ook het takenpakket van de Stichting Energy Valley hierop aan te passen, zal de toegevoegde waarde van het publiek-private samenwerkingsverband behouden en versterkt kunnen worden. De afdeling heeft deze aanbeveling van de Noordelijke Rekenkamer zeker ter harte genomen. De vraag omtrent de door de stichting Energy Valley (SEV) te spelen rollen maakte ook onderdeel uit van een in onze opdracht door Berenschot uitgevoerd onderzoek naar de governance rondom Energy Valley. Het rapport van Berenschot is in juni 2014 ter kennisname naar Provinciale Staten gestuurd. 3
Bij de beoordeling van het Actieplan 2014 van Energy Valley hebben we nadrukkelijk gevergd dat deze niet alleen veel SMART-er en duidelijker afrekenbaar zou worden opgesteld. In een Addendum van maart 2014 is per programma- en actielijn exact beschreven wat de rol van de stichting bij de desbetreffende actie is. Deze is veelal coördinerend, uitvoerend of aanjagend. Ook bij het Actieplan 2015 zullen wij hier sterk op letten. Na 2015 zal de financiering van de stichting opnieuw moeten worden bezien. Dit kan niet los worden gezien van de financiering van de overige Noordelijke clusterorganisaties. Dan zal ook opnieuw worden gekeken naar de taken die de stichting zal moeten uitvoeren. Noordelijke kenniseconomie Formuleer een duidelijke en onderbouwde taakstelling voor de clusterorganisaties. Leg vooraf vast welke prestaties geleverd moeten worden voor de verstrekte subsidie en controleer of de prestaties ook daadwerkelijk geleverd zijn. K&E werkt inmiddels meer en meer op deze manier. Met de inrichting van de nieuwe, Noordelijke uitvoeringsstructuur binnen het economisch domein (waar o.m. NOM, KvK en clusterorganisaties deel van uitmaken) en waartoe in de eerste helft van 2015 wordt besloten, wordt dit de standaardwerkwijze. Met de nieuwe werkwijze kan afgehandeld worden beschouwd Neem geen genoegen met voortgangsinformatie die het karakter van branding heeft of voornamelijk toekomstplannen betreft. Vraag om K&E werkt inmiddels meer en meer op deze manier. Met de inrichting van de nieuwe, Noordelijke uitvoeringsstructuur binnen het economisch domein (waar Met de nieuwe werkwijze kan afgehandeld worden beschouwd 4
objectieve, concrete en toetsbare informatie over de geleverde prestaties en de verhouding daarvan tot de doelen die in de subsidieverleningsbeschikking zijn vastgelegd. Blijf de (werkgelegenheids)effecten van de activiteiten van de clusterorganisaties volgen. o.m. NOM, KvK en clusterorganisaties deel van uitmaken) en waartoe in de eerste helft van 2015 wordt besloten, wordt dit de standaardwerkwijze. Zorg dat PS regelmatig geïnformeerd worden over de voortgang van de activiteiten van de clusterorganisaties, waarbij de informatie objectief en concreet van aard is. Met Stichting Energy Valley (SEV) als voorbeeld: Een eerste poging om de directie van Energy Valley een presentatie voor de Staten te laten houden dateert van medio 2013. Door een misverstand (de Griffie had het verzoek voor een presentatie opgevat als een initiatief van Energy Valley zelf en niet als een verzoek voor een informerende Commissievergadering), bleek de belangstelling gering en bleek ook de gedeputeerde zelf niet te kunnen, zodat de presentatie is afgeblazen. N.a.v. de hieronder genoemde GS-brief aan PS 01-10-2013, (nr. 01080692) was er op 11 december 2013 een informerende Statencommissie gepland, waarin de directeur van Energy Valley een toelichting op de werkzaamheden van de stichting zou geven. De Staten gaven toen echter bij monde van de Commissievoorzitter aan alleen over een 5
concreet werkplan van de stichting te willen praten. Omdat het er toen op leek dat het Actieplan Energy Valley 2014 op die 11e december wellicht nog niet zou zijn vastgesteld door het BONN (Bestuurlijk Overleg Energie Noord Nederland), werd indertijd in overleg met de voorzitter van de Statencommissie besloten deze bijeenkomst uit te stellen. Het Actieplan Energy Valley 2014 is uiteindelijk bij brief 27 maart 2014 (nr. 01112734) door GS een PS toegestuurd, met daarbij opnieuw het aanbod om dit Actieplan (en verdere werkwijze) door de directeur te laten toelichten. Er is toen ook een formele aanvraag voor een informerende commissie aan het Presidium voorgelegd. Het Presidium heeft vervolgens op 14 mei 2014 besloten voorlopig geen informerende commissievergadering te willen plannen, maar eerst de brief die GS in juni van dat jaar naar aanleiding van het rapport Berenschot over de governance van Energy Valley zou sturen, af te wachten. Deze brief is begin juni verstuurd, maar het Presidium heeft daarin kennelijk geen aanleiding gezien om alsnog een informerende commissievergadering te plannen. Nadien zijn er door GS of dienst geen pogingen meer ondernomen om alsnog 6
een dergelijke informerende vergadering te laten plannen. Zorg ervoor dat de provincie als medebetaler ook mede kan bepalen. Creëer sturingsmogelijkheden en benut deze zo optimaal mogelijk. K&E werkt inmiddels meer en meer op deze manier. Met de inrichting van de nieuwe, Noordelijke uitvoeringsstructuur binnen het economisch domein (waar o.m. NOM, KvK en clusterorganisaties deel van uitmaken) en waartoe in de eerste helft van 2015 wordt besloten, wordt dit de standaardwerkwijze. Met de nieuwe werkwijze kan afgehandeld worden beschouwd 7