Handleiding Intranet Versie 1.0 Auteur: Roger van Santen Pagina: 1 van 12
1 VERSIEBEHEER Versie Datum Auteur(s) Aanleiding Wijzigingen 1.0 10-01-2006 Roger van Santen Installatie intranet nvt Auteur: Roger van Santen Pagina: 2 van 12
2 INHOUDSOPGAVE 1 VERSIEBEHEER... 2 2 INHOUDSOPGAVE... 3 3 BACKOFFICE... 4 3.1 INLOGGEN...4 3.1.1 My Default Permissions...4 3.1.2 Backoffice Permissions...4 3.2 EDIT STATIC CONTENT...5 3.3 EDIT SITE MENU...5 3.4 EDIT PAGES...7 3.4.1 Authorisation...8 3.5 EDIT NEWSITEMS...9 3.6 EDIT CONTACTS...10 3.7 WEBEDITOR...10 Auteur: Roger van Santen Pagina: 3 van 12
3 BACKOFFICE Op een nog nader in te stellen adres vind je de backoffice of beheermodule van het HCN intranet. In de backoffice kunnen de meeste teksten van de applicatie worden beheerd. In deze handleiding staan de basisinstructies voor het gebruik van de functionaliteiten in de backoffice. 3.1 INLOGGEN Om toegang te krijgen tot de backoffice van het HCN intranet, is het niet nodig om eerst in te loggen, dit is namelijk gekoppeld aan het inloggen op het interne netwerk. 3.1.1 My Default Permissions Figuur 1: Toegangsrechten Onder My default permissions kun je precies aangeven wat jou standaard rechten moeten zijn. We zullen dit met een eenvoudig voorbeeld proberen duidelijk te maken. Stel je logt in als hoofd projectmanager en doorgaans vul je alleen contentpagina`s die voor de overige projectmanagers geschikt zijn. Dan kan je hier dus aangeven dat je standaard wilt dat alleen de projectmanagers dit mogen lezen. In het vervolg zullen alle items die je vervolgens aanmaakt alleen beschikbaar zijn voor de afdeling projectmanagement. Ook kan je specifiek een aantal personen de rechten geven. De groepen zijn afhankelijk van jullie netwerk. 3.1.2 Backoffice Permissions De optie Backoffice permissions is alleen toegankelijk voor een Superadmin. Verstandig is om een beperkt aantal Superadmins aan te maken. Onder de optie Backoffice Permissions kan je per module aangeven wie deze modules mogen beheren.de werkwijze van deze optie is geheel gelijk aan die van My Default Permissions Auteur: Roger van Santen Pagina: 4 van 12
3.2 EDIT STATIC CONTENT Figuur 2: Edit static content Via Edit static content kunnen de teksten worden beheerd die geen onderdeel uitmaken van het menu, maar die elders op het intranet staan. Het gaat hier om de teksten bij de onderdelen: Contact HCN Lokaal nieuws HCN Nieuws Welkomsttekst homepage Een tekst kan worden beheerd door eerst te klikken op de titel. In het werkvlak wordt dan het overzicht getoond van de secties of paragrafen van de betreffende tekstpagina. Door te klikken op een sectie kan deze worden bewerkt met behulp van de webeditor. Door te klikken op Add section kan een paragraaf worden toegevoegd en door te klikken op het prullenbak-ikoon kan een paragraaf of sectie worden verwijderd. Klik steeds op Update of Save om wijzigingen op te slaan. Voor een uitgebreide toelichting op de functies in de webeditor zie paragraaf 3.7. 3.3 EDIT SITE MENU Figuur 3: Opzetten menustructuur Auteur: Roger van Santen Pagina: 5 van 12
De structuur van de site kan worden samengesteld door in de backoffice een menustructuur op te bouwen. Dit maakt het mogelijk om de site helemaal naar eigen wens in te delen. Via het onderdeel Edit site menu kan de structuur van het intranet worden opgezet. Subrubrieken (subitems) in het menu kunnen verwijzen naar een tekstpagina, beschikbare module of een externe URL. Het is ook mogelijk om een subrubriek weer onder te verdelen in subrubrieken (subsubitems). Deze worden getoond wanneer met de muis over het onderwerp in het menu wordt genavigeerd (het menu klapt uit ). Er is een maximum mogelijk van 5 lagen diep in de menustructuur. Door te klikken op Add topitem respectievelijk Add subitem kan een hoofd- of subrubriek worden aangemaakt. Per topitem kunnen steeds de relaties worden gelegd tussen hoofd- en subrubrieken. Via het ikoon kan een item worden verwijderd, via het ikoon kunnen items worden bewerkt en via het ikoon kunnen wijzigingen worden opgeslagen. Auteur: Roger van Santen Pagina: 6 van 12
3.4 EDIT PAGES Figuur 4: Bewerken van standaard tekstpagina s Via Edit pages kunnen standaard contentpagina;s worden bewerkt en kunnen toegangsrechten worden toegekend aan een pagina. Door te klikken in het menu op Edit pages verschijnt in het werkvlak een overzicht van de beschikbare pagina s. door te klikken op een titel, verschijnen de eigenschappen van een pagina in beeld met een overzicht van de gemaakte secties of paragrafen (zie Figuur 5). Per pagina kunnen de volgende eigenschappen worden toegekend: Titel van de pagina Active (vinkje betekent actief, niet aangevinkt betekend niet actief) Online date (publicatiedatum) Offline date (vervaldatum) Contactperson (gekoppelde contactpersoon, toe te voegen via het onderdeel Contacts ) Sections (overzicht van secties of paragrafen) Door te klikken op een sectie kan deze worden bewerkt met behulp van de webeditor. Door te klikken op Add section kan een paragraaf worden toegevoegd en door te klikken op het prullenbakikoon kan een paragraaf of sectie worden verwijderd. Klik steeds op Update of Save om wijzigingen op te slaan. Voor een uitgebreide toelichting op de functies in de webeditor zie paragraaf 3.7. Auteur: Roger van Santen Pagina: 7 van 12
Figuur 5: Eigenschappen van een pagina 3.4.1 Authorisation Aan iedere pagina kunnen beheerrechten worden toegekend. Door te klikken op de link Edit permissions achter een pagina, verschijnt een overzicht van gebruikers die toegekend kunnen worden. Door een gebruiker of rol te selecteren en te klikken op Add, kunnen rechten worden toegekend. Deze rechten overrulen je default ingestelde rechten. Figuur 6: Toekennen toegangsrechten Auteur: Roger van Santen Pagina: 8 van 12
3.5 EDIT NEWSITEMS Figuur 7: Bewerken van een nieuwsitems Via Edit news items kunnen nieuwsberichten worden ingevoerd en bewerkt. Door te klikken in het menu op Edit news verschijnt een overzicht van ingevoerde nieuwsberichten. Door te klikken op een bericht, kan deze worden bewerkt. Per bericht kunnen de volgende eigenschappen worden toegekend: Active (vinkje betekent actief, niet aangevinkt betekend niet actief) Online date (publicatiedatum) Offline date (vervaldatum) Nieuwstitel Contactperson (gekoppelde contactpersoon, toe te voegen via het onderdeel Contacts ) Berichttekst Samenvatting van het bericht Ook kunnen per bericht beheerrechten worden toegekend. Dit werkt op dezelfde manier als bij de contentpagina s (zie paragraaf 3.4.1). Auteur: Roger van Santen Pagina: 9 van 12
3.6 EDIT CONTACTS Figuur 8: Overzicht contactpersonen Figuur 9: Invoeren contactpersoon Door in het menu te klikken op Edit contacts verschijnt een overzicht van contactpersonen. Door op een ingevoerde contactpersoon te klikken, kan deze worden bewerkt. Door op Add new te klikken kan een nieuwe contactpersoo worden ingevoerd. De contactpersonen worden niet direct op het intranet gepubliceerd, maar kunnen worden gekoppeld aan een standaard tekstpagina of een nieuwsbericht. 3.7 WEBEDITOR In de backoffice kan gebruik worden gemaakt van de gangbare toetsenbordfuncties zoals: [CTRL-X]: knippen van tekst. [CTRL-C:] kopiëren van tekst. [CTRL-V]: plakken van tekst. Door gebruik te maken van een harde return [Enter] zal een witregel verschijnen en kunt u eenvoudig paragrafen maken. Wilt u enkel op een nieuwe regel beginnen met tekst, zonder witregel, gebruik dan een zachte return [Shift-Enter]. In de backoffice wordt gebruik gemaakt van de Webeditor. Hiermee kan o.a. tekst worden opgemaakt en kunnen afbeeldingen worden ingevoegd. Hier volgt een overzicht van de beschikbare knoppen en bijbehorende functies: Auteur: Roger van Santen Pagina: 10 van 12
Figuur 9 Overzicht webeditorfuncties Vet: maakt de geselecteerde tekst vet. Cursief: maakt de geselecteerde tekst cursief. Onderstrepen: onderstreept geselecteerde tekst. Doorstrepen: zet een streep door de geselecteerde tekst. Superscript: maakt de geselecteerde tekst en zet deze hoger. Subscript: de geselecteerde tekst wordt geknipt en kan later geplakt worden. Verwijderen opmaak: verwijdert de gekozen opmaak van de geselecteerde tekst. Opmaak: via deze selectbox kunnen de verschillende stijlen, die in de applicatie beschikbaar zijn, worden gekozen. Links uitlijnen: de geselecteerde tekst wordt links uitgelijnd. Rechts uitlijnen: de geselecteerde tekst wordt rechts uitgelijnd. Centreren: de geselecteerde tekst wordt gecentreerd. Uitvullen: de geselecteerde tekst wordt gelijkmatig over de regel verdeeld. Lijst: de tekst wordt in een lijst gezet voorafgaand door opsommingstekens. Lijst: de tekst wordt in een opsomming gezet voorafgaand door cijfers. Inspringen: de geselecteerde tekst springt in. Door vaker te klikken, springt de tekst steeds een stap verder in. Uitspringen: de geselecteerde tekst springt uit. Door vaker te klikken, springt de tekst steeds een stap verder uit. Hyperlink invoegen: voegt een hyperlink in of maakt een hyperlink van de geselecteerde tekst. Selecteer eerst de tekst waar de link aan moet komen hangen en klik dan op deze knop voor het toevoegen van de link. Het toevoegen werkt alleen als een tekst is geselecteerd. Wanneer op de linkknop wordt geklikt, verschijnt een invulformulier waarin bovenin het linkadres ingevuld kan worden. Verder dient bij type het linktype aangegeven te worden. Voor internetsites zal dit meestal http:// zijn en voor maillinks dient gekozen te worden voor mailto://. Bij target dient aangegeven te worden of de link in een nieuw scherm opent ( blank), het huidige scherm vervangt ( top ) of in het huidige stramien, dus in het werkvlak wordt geopend ( self ). Hyperlink verbreken: verbreekt de eerder gemaakte link. Bestand invoegen: wanneer er in de selectielijst niet het juiste plaatje of document staat, kan men dit bestand uploaden. Hiervoor drukt men op [ Browse ]. Er zal een nieuw scherm openen waarin het te uploaden bestand kan worden geselecteerd. Auteur: Roger van Santen Pagina: 11 van 12
Vervolgens klikt men op [Upload]. Het bestand wordt nu naar de server gestuurd. In de selectielijst verschijnt het bestand dat is geupload. Het bestand kan nu worden geselecteerd, zodat het op de site wordt getoond. Bestanden met de volgende extensies kunnen worden geupload: pdf, doc, zip, txt, ppt en xls. Afbeelding invoegen of bewerken: Als er in de tekst geen plaatje geselecteerd is, kan er een afbeelding worden toegevoegd (geupload). Klik op het icoon en daarna op [Browse] (of Blader). Zoek de gewenste afbeelding op en klik op [ok] om de afbeelding toe te voegen. Lijn invoegen: voegt een horizontale lijn in de pagina. Knippen: de geselecteerde tekst wordt geknipt en kan daarna worden geplakt. Kopiëren: de geselecteerde tekst wordt gekopieerd en kan later geplakt worden. Plakken: de geknipte of gekopieerde tekst wordt geplakt. Ongedaan maken: de laatst uitgevoerde handeling kan ongedaan worden gemaakt. Opnieuw uitvoeren: de handeling die ongedaan is gemaakt, kan alsnog worden uitgevoerd. Auteur: Roger van Santen Pagina: 12 van 12