1 ZITTING VAN 29 APRIL 2015 Aanwezig : Monique Van Acker: de voorzitter; mevrouwen: Rita De Geest,, Sabine Bracke, Annie Paelinck en Hilde Nobels; de heren: Daniel De Brauwer; Peter Raman, Philip Verhoeven en Freddy Oosterlinck; Githa Praet: secretaris. Afwezig: Ignace De Baerdemaker: burgemeester; De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur. DAGORDE: Openbare zitting: 1. Goedkeuring van de notulen; 2. Woonzorgcentrum Hof ten Kouter: 1. Aanpassing opnamereglement; ------------------------------ 3. Sociale dienst: 1. Goedkeuring reglement mantelzorgpremie; 2. Goedkeuring jaarverslag schuldbemiddeling; 4. Personeel: 1. Tweede pensioenpijler contractanten: kennisname bijvoegselbrief en bijlage van het groepsverzekeringsreglement; 5. Leveringen aan de Ocmw instellingen: 1. Gunning kantoormateriaal; 2. Gunning drukwerk; 6. Samenwerking OCMW gemeente: goedkeuring samenwerkingsovereenkomst; 7. Algemene administratie: migratie en virtualisatie van het ICT netwerk; --------------------------------
2 Openbare zitting: 1. Goedkeuring van de notulen. ----------------------------------------- De notulen van de vorige zitting worden zonder opmerkingen goedgekeurd. 2. Woonzorgcentrum Hof ten Kouter: -------------------------------------------------- 1. Aanpassing opnamereglement. Gelet op art. 18 van het opnamereglement van het woonzorgcentrum Hof ten Kouter waarin voorrang wordt verleend aan personen die gebruik maken van het dagverzorgingscentrum; Overwegende dat geen minimum aantal dagen werden vastgesteld om te kunnen genieten van deze voorrangsregel; Overwegende dat wordt voorgesteld de voorwaarde minimum 90 effectieve dagen gebruik van het dagverzorgingscentrum in te lassen; Overwegende dat hiermee akkoord wordt gegaan; Overwegende dat de hoofdverpleegkundigen, directie en maatschappelijk werker belast met de opnames geen volgorde van de wachtlijsten mogen meedelen aan betrokkenen; BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- Er wordt akkoord gegaan met het voorstel tot toevoeging van de voorwaarde een minimum gebruik van 90 effectieve dagen bij art. 18 van het opnamereglement van het woonzorgcentrum Hof ten Kouter,
3 waarbij gebruikers van het dagverzorgingscentrum voorrang tot opname krijgen. art.2.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter 3. Sociale dienst: ---------------------- 1. Goedkeuring reglement mantelzorgpremie. Gelet op ons besluit dd. 22.10.14 tot heroriëntering van de mantelzorgpremie waarbij het beschikbare budget wordt verdeeld over de goedgekeurde aanvragen en waarbij mensen met een zware zorgbehoefte aan geen inkomstenvoorwaarden dienen te voldoen; Overwegende dat de definitie van zorgbehoefte bij kinderen nog dient te worden bepaald; dat wordt voorgestel om rekening te houden met volgende 3 pijlers: - pijler 1: ongeschiktheid - pijler 2: activiteit en participatie - pijler 3: familiale belasting Overwegende dat wordt voorgesteld om als minimumscore 6 punten over de 3 pijlers in zijn totaliteit te hanteren; Overwegende dat voor zware zorgbehoefte (vrijstelling inkomstenvoorwaarden) wordt voorgesteld om als grens minstens 12 punten te verdelen over de 3 pijlers of minimum 4 punten in pijler 1; Gelet op het reglement zoals geviseerd als bijlage; Overwegende dat hiermee akkoord wordt gegaan; BESLUIT: met 9 ja stemmen;
4 art. 1.- Er wordt akkoord gegaan met de definitie van zorgbehoefte bij kinderen waarbij rekening wordt gehouden met volgende 3 pijlers: - pijler 1: ongeschiktheid - pijler 2: activiteit en participatie - pijler 3: familiale belasting waarbij 6 punten over de 3 pijlers in zijn totaliteit zullen worden gehanteerd. art. 2.- Voor zware zorgbehoefte (vrijstelling inkomstenvoorwaarden) wordt als grens minstens 12 punten verdeeld over de 3 pijlers of minimum 4 punten in pijler 1. art. 3. Het reglement mantelzorgpremie, zoals geviseerd als bijlage, wordt goedgekeurd en heeft reglement nr. 35 in het register der reglementen. art. 4.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter 2. Goedkeuring jaarverslag schuldbemiddeling. Gelet op het feit dat de dienst schuldbemiddeling van het Ocmw Laarne sinds 2013 werd erkend voor onbepaalde duur; Gelet op het als bijlage geviseerde jaarverslag schuldbemiddeling voor het werkingsjaar 2014, opgemaakt door de hoofd maatschappelijk werker; Overwegende dat bovengenoemd jaarverslag wordt goedgekeurd; BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- Het jaarverslag schuldbemiddeling voor het werkingsjaar 2014, opgemaakt door de hoofd maatschappelijk werker, wordt goedgekeurd. art. 2.- Dit besluit zal opgenomen worden op de lijst met beslissingen die ter schepenen en naar de heer gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen.
5 4. Personeel: ------------------ 1. Tweede pensioenpijler contractanten: kennisname bijvoegselbrief en bijlage van het groepsverzekeringsreglement Gelet op onze princiepsbeslissing in de zitting van 24.02.10 tot invoering van een aanvullend pensioenstelsel voor contractuele personeelsleden en aanstelling RSZPPO als opdrachtencentrale; Gelet op ons besluit dd. 26.05.10 waarbij het bijdragepercentage voor de tweede pensioenpijler voor de contractuele personeelsleden wordt vastgesteld op 2 % met ingang van 1 januari 2010. Gelet op het schrijven van DIBISS (vroeger RSZPPO) dd. 25.02.2015waarbij wordt medegedeeld dat de omzettingscoëfficiënten vanaf januari 2016 zullen wijzigen, meer bepaald: - de officiële sterftetafel MR/FR wordt behouden maar met een leeftijdscorrectie van -5 jaar; - de rentes die de komende 6 jaar aanvang nemen worden omgezet aan een gewaarborgd rendement van 0,75 %; (op 01.01.2010 was de gewaarborgde rentevoet 3,35 %) Gelet op de bijvoegselbrief nr. 1 aan het groepsverzekeringsreglement; Overwegende dat hiervan kennis wordt genomen; BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- Er wordt kennis genomen van het schrijven van DIBISS (vroeger RSZPPO) dd. 25.02.2015waarbij wordt medegedeeld dat de omzettingscoëfficiënten vanaf januari 2016 zullen wijzigen, meer bepaald: - de officiële sterftetafel MR/FR wordt behouden maar met een leeftijdscorrectie van -5 jaar; - de rentes die de komende 6 jaar aanvang nemen worden omgezet aan een gewaarborgd rendement van 0,75 %. art. 2.- Er wordt eveneens kennis genomen van de bijvoegselbrief 1 aan het groepsverzekeringsreglement.
6 art. 3.- Dit besluit zal opgenomen worden op de lijst met beslissingen die ter schepenen en naar de heer gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen. 5. Leveringen aan de Ocmw instellingen: ---------------------------------------------------- 1. Gunning kantoormateriaal. De Raad in openbare zitting; Gelet op ons besluit dd. 25.02.2015 om voor de gunning van de levering van drukwerk aan het Ocmw administratief centrum vanaf 1 mei 2015 tem 30 april 2017, gebruik te maken van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Overwegende dat de opdracht in principe geldt voor 2 jaar, doch na 1 jaar kan worden stopgezet door beide partijen mits voorafgaande opzegtermijn van 2 maanden; Gelet op het proces-verbaal dd. 31.03.2015 waaruit blijkt dat een prijsaanvraag met bestek werd gericht aan 11 firma s en waarvan 4 inschrijvingen tijdig en in de vereiste vorm werden ingediend, namelijk door de firma s Buro Shop, Offint, Lyreco en Ost; Overwegende dat uit het verslag van nazicht dd. 31.03.2015 blijkt dat de Lyreco Belgium tegen de meest voordelige voorwaarden kan leveren; Overwegende dat het daarom aangewezen lijkt de levering van kantoormateriaal te gunnen aan de firma Lyreco Belgium op voorwaarde dat de firma bereid is de vooropgestelde leverings- en prijsvoorwaarden te handhaven; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 betreffende de algemene uitvoeringsregels; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor BESLUIT: met 9 ja stemmen;
7 art. 1:- De levering van kantoormateriaal aan het Ocmw administratief centrum zal gedurende de periode vanaf 1 mei 2015 tot en met 30 april 2017, gegund worden aan de firma Lyreco Belgium nv, Rue du Fond des Fourches 20 te 4041 Vottem. De opdracht telt in principe voor 2 jaar en kan na 1 jaar worden stopgezet door beide partijen mits voorafgaande opzegtermijn van 2 maanden. De firma Lyreco is gehouden te leveren tegen de door haar opgegeven prijzen en dit gedurende de ganse leveringsperiode. art. 2:- Dit besluit zal vermeld worden op de lijst met beslissingen die ter 2. Gunning drukwerk. De Raad in openbare zitting; Gelet op ons besluit dd. 25.02.2015 om voor de gunning van de levering van drukwerk aan het Ocmw administratief centrum vanaf 1 juli 2015 tem 30 juni 2017, gebruik te maken van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Overwegende dat de opdracht in principe geldt voor 2 jaar, doch na 1 jaar kan worden stopgezet door beide partijen mits voorafgaande opzegtermijn van 2 maanden; Gelet op het proces-verbaal dd. 31.03.2015 waaruit blijkt dat een prijsaanvraag met bestek werd gericht aan 12 drukkerijen en waarvan 5 inschrijvingen tijdig en in de vereiste vorm werden ingediend, namelijk door de firma s drukkerij De Prest bvba, Harlekijn bvba, Elep nv, Vandendriessche bvba en drukkerij Schaubroeck nv; Overwegende dat uit het verslag van nazicht dd. 31.03.2015 blijkt dat de firma Elep nv het drukwerk tegen de meest voordelige voorwaarden kan leveren maar 1 soort enveloppen niet kan aanleveren zoals gevraagd in het bestek; dat de tweede goedkoopste leverancier nl. Vandendriessche bvbawel alles kan leveren conform het bestek; Overwegende dat het daarom aangewezen lijkt de levering van alle drukwerk te gunnen aan de firma Vandendriessche bvba op voorwaarde dat de firma bereid is de vooropgestelde leverings- en prijsvoorwaarden te handhaven; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 betreffende de algemene uitvoeringsregels;
8 Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- De levering van drukwerk aan het Ocmw administratief centrum zal gedurende de periode vanaf 1 juli 2015 tot en met 30 juni 2017, gegund worden aan de firma Vandendriessche bvba, Kardinaal Mercierstraat 15 te 8000 Brugge. De opdracht telt in principe voor 2 jaar en kan na 1 jaar worden stopgezet door beide partijen mits voorafgaande opzegtermijn van 2 maanden. De firma Vandendriessche bvba is gehouden te leveren tegen de door haar opgegeven prijzen en dit gedurende de ganse leveringsperiode. art. 2.- Dit besluit zal vermeld worden op de lijst met beslissingen die ter 6. Samenwerking OCMW gemeente: goedkeuring samenwerkingsovereenkomst. ---------------------------------------------------------------- ------------------- Overwegende dat de wisselwerking tussen gemeente en OCMW de jongste jaren sterk geëvolueerd is; Gelet hierbij op het gemeente- en OCMW decreet, het decreet lokaal sociaal beleid, BBC, het witboek Interne staatshervorming; Gelet op de visie van Vlaanderen, zoals gestipuleerd in het Vlaams Regeerakkoord en uitgewerkt in de conceptnota dd. 16/01/2015 van de Vlaamse Regering; Overwegende dat de Vlaamse Regering de OCMW s wensen in te kantelen in de gemeentebesturen; Gelet hierbij op het uitgewerkt model terzake; Overwegende dat gemeente en OCMW zich engageren om de komende jaren een gestructureerde samenwerking op te zetten en geleidelijk aan vorm wenst te geven aan de inkanteling van het OCMW binnen de gemeentelijke contouren, doch tussentijds met respect voor de decretale bevoegd- en verantwoordelijkheden zowel op politiek als op ambtelijk niveau;
9 Gelet op de voorliggende beheersovereenkomst, gebaseerd op art. 271 van het gemeente- en OCMW decreet; Dat deze overeenkomst tot doel heeft het lokaal sociaal beleid in Laarne te versterken en de dienstverlening naar de burger toe wenst te verbeteren en te professionaliseren, waarbij schaalgroottevoordelen worden geboekt en kosten zullen worden gedrukt; Dat deze ambitie wordt waargemaakt door een versterkte samenwerking op te zetten over de domeinen ICT, facilitaire en technische ondersteuning (technische dienst), personeel en financiën; Dat hierbij 4 ambitieniveaus worden gehanteerd gaande van uitwisselen van informatie tot integratie van organisatieonderdelen; Dat per samenwerkingsdomein een addendum wordt opgemaakt waarbij de inhoudelijke beleidsmatige en praktische afspraken over het betreffende samenwerkingstraject wordt bedongen; Gelet op de uitgewerkte addenda facilitaire en technische ondersteuning, financiën, personeel en ICT; Dat de voorliggende beheersovereenkomst met addenda wordt goedgekeurd; Dat deze beheersovereenkomst bovendien het vertrekpunt vormt voor de localisatie van de diverse OCMW diensten en de hieraan gekoppelde verhuis waarbij het oud gemeentehuis, Nerenweg 3 te Kalken gratis ter beschikking wordt gesteld van het OCMW; Overwegende dat de zittingen van de Raad zullen plaatsvinden in het Sociaal Huis, Nerenweg 3 te Kalken; Overwegende dat in onderling overleg, op basis van voorliggende samenwerkingsovereenkomst, de verhuisdatum wordt vastgelegd op 01 en 02 juni 2015; BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- De beheersovereenkomst samenwerking gemeente OCMW Laarne, met addenda ICT, Facilitaire en technische ondersteuning, Personeel en Financiën, zoals geviseerd als bijlage wordt goedgekeurd.
10 art. 2.- Het oud gemeentehuis te Kalken, Nerenweg 3 wordt gratis ter beschikking gesteld. art. 3.- Voor de verhuis van alle kantoormateriaal, mappen en archief wordt een beroep gedaan op de technische dienst van de gemeente. Verhuisdozen (200 stuks) worden aangekocht bij Bol.com tegen de totale prijs van 359,80. art. 4.- Tijdens de maand mei wordt een uitgebreide communicatiecampagne opgezet rond de nieuwe lokalisatie van de OCMW diensten. Naast het gemeentelijk infoblad, de OCMW website wordt een schrijven gericht aan alle klanten en leveranciers van het OCMW. Het Provinciebestuur en Agentschap Binnenlands Bestuur wordt op de hoogte gebracht van deze verhuis. Flyers worden bedeeld op het Dienstencentrum, Woonzorgcentrum en in de IBO s. De verhuisdienst van Bpost wordt gedurende 4 maanden ingeschakeld tegen de kostprijs van 24,95. art. 5.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter 7. Algemene administratie: migratie en virtualisatie van het ICT netwerk. ----------------------------------------------------------------------------------------------- Gelet op het gemeenteraadsbesluit dd. 26.02.15 waarbij beslist werd om het gemeentelijke ICT netwerk aan te passen voor de migratie van de Ocmw diensten en de gemeentescholen waarbij de firma Cevi werd aangesteld om deze opdracht uit te voeren; Overwegende dat de firma Schaubroeck eigenaar is en blijft van alle software die het Ocmw op heden gebruikt en hierdoor dient in te staan voor de migratie en virtualisatie van de software op de gemeentelijke server; Overwegende dat hiervoor een prijsaanvraag werd gericht aan de firma Schaubroeck; Gelet op de prijsofferte van de firma Schaubroeck dd. 13.04.15; Overwegende dat de kostprijs voor de migratie 4825 + BTW bedraagt met jaarlijks terugkerende kosten tbv. 360 + BTW; Overwegende dat hiermee akkoord wordt gegaan;
11 Overwegende dat deze uitgave zal worden geboekt op rekening 2015/INF- IT/0953-01/615700/OCMW/RVMW/60/IE-GEEN waar bij consultatie van de standopgave 161,50 beschikbaar was; BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- Aan de firma Schaubroeck wordt opdracht gegeven tot migratie en virtualisatie van de software op de gemeentelijke server. art. 2.- De kostprijs bedraagt 4825 + BTW, de jaarlijkse terugkerende kosten bedragen 360 + BTW. art. 3.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter Aangezien alle punten van de openbare zitting werden behandeld sluit de voorzitter de vergadering om 20.30 uur. Githa Praet de secretaris Monique Van Acker de voorzitter