Zes tools om je doelgroep actief te betrekken Hoe kun je je doelgroep laten meepraten, meedenken, meebeslissen en meedoen? door Marijke Krabbenbos 18-10-2015 We leven in een wereld van sociale innovatie en activatie. Het oude denken werkt niet meer, het moet anders. Veel mensen zijn bereid zich daar voor in te zetten. De initiatiefrijke mensen zetten allerlei bewegingen en organisaties op. Maar ook de minder actieve mensen willen graag hun mening laten horen. De meeste mensen willen, mits je ze op een juiste manier benadert, graag meedenken en meebeslissen over issues die hen aangaan. We zien het overal om ons heen. Congressen verzinnen van alles om naast de topsprekers ook interactieve elementen te bieden op de dag. Diverse Nederlandse gemeentes experimenteren met nieuwe vormen van democratie en burgerparticipatie. In buurten en wijken zien we allerlei on-line platforms ontstaan waarop ideeën, activiteiten en hulpvragen een plek krijgen. En in steeds meer bedrijven en organisaties worden ideeënwedstrijden gehouden onder medewerkers en wordt LEAN ingezet om steeds nieuwe verbeteringen in te voeren. Benut de kennis van de groep Medewerkers hebben vaak goede ideeën over bijvoorbeeld productverbeteringen of kostenbesparingen. Helaas maakt lang niet elke manager hier optimaal gebruik van. Een organisatiebrede ideeënwedstrijd kan daar verandering in brengen. Mits goed ingezet en begeleid kan het heel veel goede ideeën opleveren. En daarnaast zorgt een goed georganiseerde een ideeënwedstrijd ook voor positieve energie en een verhoogde betrokkenheid bij het personeel. Meedenken en elkaar helpen is niets nieuws. Ideeënbussen bestaan al decennia lang in bedrijven en fabrieken. Al eeuwenlang komen groepen gelijkgestemden bijeen om te netwerken en elkaar verder te helpen. De technologie van vandaag maakt het echter mogelijk om dit slimmer en efficiënter te doen. Er zijn inmiddels heel wat tools ontwikkeld die gericht zijn om het laten meedenken en meepraten van groepen mensen. Alle Nederlandse tools op een rij Als zelfstandig consultant op het gebied van ideeën en innovatie-processen, kom ik veel meedenktools tegen in de markt. Tools om het publiek op een congres iets te vragen, tools om medewerkers te laten meedenken over een organisatieprobleem en platforms om ideeën op te posten en anderen te vinden die je kunnen helpen bij het verder ontwikkelen van het idee. Soms is een tool voortgekomen uit frustratie en idealisme, soms in de markt gezet door een adviesbureau. Om overzicht te scheppen in de wereld van brainstorm- en co-creatietools ben ik op onderzoek gegaan. Ik heb de Nederlandse tools bekeken, bevraagd, beschreven en vergeleken. In dit artikel staan de zes tools die vooral geschikt zijn voor een besloten groep op een bijeenkomst of voor structureel gebruik in organisaties. Tools waarbij mensen kunnen meedenken over vraagstukken van de organisatie. Alle zes de toepassingen zijn gebruiksvriendelijk ontworpen, de één oogt wat moderner dan de andere. De kosten van het gebruik lopen behoorlijk uiteen. 1
In het artikel Zes on-line tools om burgers actief te betrekken staat een aantal tools die zich meer richten op gemeentes die hun burgers meer willen betrekken bij lokaal beleid. Kies zorgvuldig Ben je op zoek naar meer betrokkenheid van je publiek, je deelnemers of je medewerkers? Gebruik dan onderstaand stappenplan. 1. Bedenk goed waar je een interactief en on-line tool voor wil inzetten. Grote evenementen, inhoudelijke sessies of on-line gedurende een bepaalde periode? Gebruik onderstaande beslisboom om een eerste selectie te maken 2. Lees de kenmerken van deze tools verderop in dit artikel. 3. Vraag vervolgens een demo aan om een goed beeld te krijgen van alle mogelijkheden van het systeem. Tools en mensen De tools kunnen goed werken als efficiënt middel bij het verwerken van de ideeën. Het verzinnen van de ideeën en het realiseren ervan, moet nog altijd door mensen gebeuren. Daarom is naast een ondersteunend tool het ook essentieel om goed voorbeeldgedrag van het management te laten zien en een organisatiecultuur te creëren die het meedenken en innoveren stimuleert. Alleen dan kan een ideeënwedstrijd of innovatietraject slagen. Advies nodig? Ik kom graag bij u langs om uw wensen door te spreken en te vertalen in één van de tools. Ik ken alle tools en de achterliggende leveranciers persoonlijk en heb met geen van hen commerciële afspraken. 2
De tools op een rij Buzzmaster, echte interactie tijdens uw evenement De kernfunctie is het faciliteren van interactie met het publiek. Buzzmaster wordt gebruikt tijdens congressen en events. Opdrachtgevers zijn eventorganisers die meer interactie willen met het publiek, de eindgebruikers zijn deelnemers aan congressen en evenementen. Buzzmaster formuleert samen met de opdrachtgever de vragen en faciliteert tijdens het evenement, achteraf is er een rapportage in Excel mogelijk. Om Buzzmaster te gebruiken heb je een laptop, groot scherm en smartphones nodig. Buzzmaster bestaat sinds 2014 en de look en feel is eigentijds. De kosten bedragen 2000-5500 per keer, afhankelijk van duur en omvang van het event. Dit is inclusief de aanleg van een eigen wifi-netwerk. Mijn mening: Buzzmaster maakt slim gebruik van de smartphone om korte interacties met het publiek aan te kunnen gaan. Het geeft congressen een licht interactief karakter. Voor meer info: www.buzzmaster.nl Primoforum, zet kennis om in wijsheid De kernfunctie is het faciliteren van co-creatie met deelnemers van een bijeenkomst. Primoforum wordt gebruikt tijdens inhoudelijke groepssessies. Opdrachtgevers zijn facilitators en trainers die regelmatig inhoudelijke groepssessies leiden, de eindgebruikers zijn de deelnemers aan een inhoudelijke sessie. De facilitator bereidt on-line de sessie voor. Deelnemers aan de bijeenkomst leveren hun input via een tablet, individueel of in groepjes. De input wordt vervolgens verder verrijkt, geordend en beoordeeld. Achteraf is er een rapportage in Word, Excel en HTML mogelijk. Om Primoforum te gebruiken heb je een laptop, groot scherm, wifi en tablets nodig. Primoforum bestaat sinds 2015 en de look en feel is eigentijds. De kosten bedragen 1500 per jaar voor facilitators of 195 per maand. De Primoforum Trial is gratis. 3
Mijn mening Primoforum is een goed werkend en mooi uitziend tool dat door de betaalbaarheid een mooie aanvulling is op het dienstenpakket van menig facilitator van brainstorm-, strategie- en evaluatiesessies. Voor meer info: www.primoforum.com Spilter, snel en eenvoudig naar beter resultaat bij (online) bijeenkomsten en sessies De kernfunctie is het faciliteren van de randvoorwaarden voor een goede bijeenkomst: structuur, gelijkwaardigheid en directe rapportage. Spilter wordt gebruikt tijdens sessies waarbij de groep online of fysiek bij elkaar zit. Opdrachtgevers zijn managers, adviesbureau s, zakelijke dienstverleners en overheden die de kennis van deelnemers optimaal willen benutten, de eindgebruikers zijn de deelnemers aan een inhoudelijke sessie. De facilitator bereidt on-line de sessie voor. Deelnemers aan de bijeenkomst leveren hun input via mobiele devices of laptops, individueel of in groepjes. De input wordt vervolgens verder verrijkt, geordend en beoordeeld. Achteraf is een rapportage in Word, Excel en SPSS mogelijk. Om Spilter te gebruiken heb je een laptop, groot scherm, wifi en invoerdevices nodig. Spilter bestaat sinds 2007 en de look en feel is intuïtief. De kosten bedragen 95 per sessie. Indien gewenst is er ondersteuning van meeting designers mogelijk. Mijn mening Spilter is een krachtig en gebruiksvriendelijk tool voor digitale brainstorms en andere sessies. Volwassen product en prettig geprijsd. Voor meer info: www.spilter.nl Qollap, sociaal kennisplatform voor communicatie en samenwerken in organisaties De kernfunctie is het faciliteren van de samenwerking tussen medewerkers van een organisatie. Qollap wordt projectmatig of langdurig gebruikt in een organisatie. 4
Opdrachtgevers zijn organisaties met minimaal 100 mensen die medewerkers willen verbinden en kennis en expertise vindbaar en zichtbaar willen maken. De eindgebruikers zijn de medewerkers van een organisatie. Qollap zet samen met de opdrachtgever de klantvraag om in een doelgericht 'traject'. Qollap maakt een project aan, waarin de medewerkers gestructureerd kunnen discussiëren, zoeken en vinden. Er is een sterke focus op kennismanagement: wie weet waar veel van? Er zijn zowel Word-rapportages mogelijk als statistische gegevens. Om Qollap te gebruiken is internet nodig. Qollap bestaat sinds 2010, de look en feel is eenvoudig. De licentie kost 4 per maand per gebruiker. Bij grote(re) aantallen neemt het bedrag af. Begeleiding kost 650-1.000 per dag. Mijn mening Vanwege het kennismanagement-aspect is Qollap zeer geschikt voor grote organisaties waar men elkaar slecht weet te vinden. Het draagt bij aan de onderlinge communicatie en samenwerking van grote groepen collega s. Voor meer info: www.qollap.com PIT, krachtige idea management software De kernfunctie is het faciliteren van ideewedstrijden binnen een organisatie. PIT wordt gedurende 4-12 weken in een organisatie gebruikt. Opdrachtgevers zijn organisaties vanaf 100 medewerkers die de creativiteit van medewerkers, klanten of andere externen willen benutten. Eindgebruikers zijn de medewerkers of groepen externen van een organisatie. KPMG traint en begeleidt vooraf het interne team dat het PIT gaat werken. Na een gedegen voorbereiding gaat een ideeënwedstrijd van start. De deelnemers kunnen ideeën invoeren en elkaars ideeën verrijken. De ideeënwedstrijd wordt actief begeleid door het interne team. Er is veel aandacht voor de culturele en communicatieve aspecten in een organisatie. Na afloop zijn er rapportages mogelijk in Word, Excel, PDF en statistieken. Om PIT te gebruiken is er een intern idea challenge team nodig. PIT bestaat sinds 2008, de look en feel is eenvoudig. Licenties vanaf 30.000 per jaar. Of 12.000 voor een eenmalige ideeënwedstrijd. Dit is incl. training en begeleiding. 5
Mijn mening Zeer uitgebreid platform. Aangevuld met gedegen training en begeleiding is dit geschikt voor vooral grote organisaties. Voor meer info: www.kpmg.com/nl/nl/services/advisory/pages/innovation-factory.aspx XiBE IdeaRealization, samen ideeën realiseren De kernfunctie is het faciliteren van ideerealisatie binnen een organisatie. XiBE wordt gebruikt in organisaties, die de vele ideeën ook echt willen realiseren. De gebruikers zijn de medewerkers, management en directie van een organisatie. Er is on-the-job begeleiding van Pridea bij de eerste projecten, daarna neemt de klant het zelf over. Gebruikers kunnen ideeën indienen en reageren. Veel aandacht voor de kosten en opbrengsten van de ideeën. De organisatie selecteert m.b.v. het systeem en start de realisatiefase. Medewerkers kiezen zelf aan welke ideerealisatie ze willen meewerken. Na realisatie worden de resultaten geëvalueerd. Er zijn rapportage in XiBE zelf en er is een exportfunctie naar Excel. Om XiBE te gebruiken is alleen internet nodig. XiBE bestaat sinds 2013, de look en feel is eigentijds, het taalgebruik soms wat technisch. De licentiekosten zijn 2,90 per persoon per maand, met staffelkorting vanaf 250 gebruikers. Voor meer info: www.pridea.nl en www.xibe.nl Mijn mening Krachtig tool met nadruk op de realisatie en op de opbrengsten van de ideeën. Zeer geschikt voor MKB-bedrijven. Over de auteur Marijke Krabbenbos is sinds 2006 zelfstandig facilitator, trainer en consultant op het gebied van ideemanagement, brainstormsessies en innovatieprocessen. Vanuit de IdeaCompany helpt zij organisaties aan meer ideeën, meer creativiteit of een effectief innovatieproces. Haar motto: Mensen hebben genoeg ideeën, als je er maar naar vraagt. Tags/topics Bedrijfscultuur, innovatie, eparticipatie, het Nieuwe Werken, Kennismanagement, Sociaal intranet, ideemanagement, interactie 6