STIJLEN VAN BEÏNVLOEDING Inleiding De door leidinggevenden gehanteerde stijlen van beïnvloeding kunnen grofweg in twee categorieën worden ingedeeld, te weten profileren en respecteren. Er zijn twee profilerende (sturende) stijlen: de normatieve en de logische stijl. En er zijn twee respecterende (ondersteunende) stijlen: de enthousiasmerende en de relationele stijl. Afhankelijk van de situatie en de daarbij betrokken personen is een bepaalde stijl of combinatie van stijlen meer of minder effectief. In elke fase van het managementproces zal naar een optimale mix gezocht moeten worden. Naarmate een leidinggevende een hogere functie bekleedt, wordt het bewust hanteren van beïnvloedingstechnieken meer noodzakelijk. Hoewel wenselijk is dat een leidinggevende alle stijlen goed beheerst, zien we in de praktijk meestal dat er een voorkeur bestaat voor één of enkele stijlen. Leidinggevenden die de vier stijlen kennen en weten in welke omstandigheden ze wel en niet effectief zijn, kunnen hun effectiviteit in de omgang met anderen vergroten. Hieronder zullen nu de stijlen nader worden toegelicht. Stijlen van beïnvloeding 1
1. Profileren 1.1 De normatieve stijl Uitgangspunt: Uw persoonlijke normen, waarden, verwachtingen, wensen en eisen. Houding en gedrag: De persoonlijke opvattingen worden als maatstaf naar voren gebracht, waarbij duidelijk wordt gemaakt wat van de ander verwacht wordt. U gebruikt vaak het voornaamwoord ik.u laat duidelijk merken wat positief en negatief wordt gewaardeerd en geeft duidelijk aan wat de consequentie is van het gedrag van de ander. Deze consequenties kunnen fysiek, financieel maar vooral psychologisch van aard zijn. Bij dit laatste punt kan bijvoorbeeld gedacht worden aan: kritiek, goedkeuring, afwijzing, acceptatie, steun en tegenwerking. De normatieve stijl wordt kort en bondig toegepast, hetzij in gesprekken van korte duur, hetzij op enkele heldere momenten in een langer gesprek (begin en einde). Voorwaarde: U weet wat u wilt en heeft een ander iets te bieden of te onthouden. Risico: Te veel negatieve oordelen geven en sancties toepassen kan schade doen aan de relatie. Deze stijl wordt vaak verward met autoritair optreden. De associatie ligt voor de hand (wie de macht heeft kan zijn/haar waarden en normen aan de anderen opleggen), maar ook de ondergeschikte kan buitengewoon effectief optreden door de normatieve stijl te gebruiken. Effectiviteit: Deze stijl is effectief in situaties waarin u een persoonlijk belang hebt en/of waar het belangrijk is om duidelijke voorwaarden te stellen. De stijl is niet effectief wanneer de ander geen belang heeft in uw voorstellen/ideeën. Stijlen van beïnvloeding 2
1.2 De logische stijl Uitgangspunt: De logica, de redelijkheid, het feitelijke en het aantoonbare. Houding en gedrag: Goed onderbouwde voorstellen doen. Beargumenteren op basis van argumenten, feiten, cijfermateriaal en dergelijke. Tegenargumenten vakkundig weerleggen. Onpersoonlijke normen gebruikten. De 'beste' oplossing voor ogen hebben. Een gesprek in de logische stijl neemt tijd in beslag. Wanneer de gesprekspartners zich beginnen te herhalen is er sprake van een oneigenlijk gebruik van deze stijl. Meestal een indicatie dat de normatieve stijl effectiever zou zijn. Voorwaarde: Kennis van zaken hebben. Risico: Het versluieren van persoonlijke belangen die meespelen en daarmee later door de mand vallen. Effectiviteit: Deze stijl is effectief wanneer de ander u als deskundige respecteert of als u belangrijke informatie heeft over het onderwerp. Deze stijl zal nauwelijks effectief zijn als de ander boos of geëmotioneerd is of als uw persoonlijke belangen een belangrijke rol spelen. Stijlen van beïnvloeding 3
2. Respecteren 2.1 De enthousiasmerende stijl Uitgangspunt: Een visie op een gewenste situatie of doel in de toekomst, dat door samenwerking bereikt kan worden. Houding en gedrag: Een beeld schetsen van de toekomst, in kleurrijke meeslepende taal. Het belang van gemeenschappelijke inzet voor het bereiken van het doel benadrukken, veel in 'wij'- termen spreken. Enthousiasme, bezieling en geloof uitstralen. Inspirerend werken op de toehoorders, waardoor betrokkenheid en energie worden gemobiliseerd. Deze stijl neemt relatief weinig tijd in beslag. Langdurige enthousiasmerende verhandelingen verliezen snel aan effect. Voorwaarde: Een visie hebben, er zelf in geloven en er echt warm voor lopen. Risico: Het bouwen van luchtkastelen of het oplaten van steeds weer nieuwe luchtballonnetjes, waardoor uw geloofwaardigheid afneemt. Effectiviteit: Deze stijl kan zeer effectief zijn als anderen gemotiveerd moeten worden en als u het nodige vertrouwen en respect geniet. Deze stijl is niet effectief als de anderen negatieve gevoelens niet hebben kunnen uiten of als de situatie om hele concrete beslissingen vraagt. Stijlen van beïnvloeding 4
2.2 De relationele stijl Uitgangspunt: De overtuiging dat de ideeën, de mening of de gevoelens van anderen waardevol zijn en dat het luisteren daarnaar tot een goede samenwerking zal leiden. Houding en gedrag: Zich in de ander kunnen verplaatsen, belangstelling tonen, (echte) vragen stellen en luisteren. Af en toe samenvatten om na te gaan of u de ander goed begrepen hebt. Begrip tonen voor het standpunt van de ander, ook wanneer u het daar zelf niet mee eens bent. Streven naar een sfeer van openheid en vertrouwen, door ook de eigen onzekerheden en tekortkomingen ter sprake te durven brengen. Deze stijl kan (veel) tijd kosten. Voorwaarde: Werkelijke belangstelling hebben voor de belevingswereld van de ander. De tijd willen nemen. Niet verschuilen achter de eigen functie, maar als mens tot mens durven communiceren. Eventueel de relatie tussen u en de ander aan de orde durven stellen. Risico: Deze stijl als 'truc' gebruiken, geen werkelijke belangstelling hebben en later door de mand vallen. Effectiviteit: Deze stijl is effectief in situaties waarin de uiteindelijke beslissing nog niet vaststaat en waarin u open staat voor suggesties en bezwaren. Ook is deze stijl essentieel wanneer de ander zeer geëmotioneerd is. Het gebruik van deze stijl is niet effectief wanneer de situatie vraagt om een snelle beslissing of als de ander precies wil weten waar hij aan toe is. Stijlen van beïnvloeding 5
VRAGENLIJST STIJLEN VAN BEÏNVLOEDING 1. Toelichting op het invullen U wordt gevraagd van 40 uitspraken na te gaan in hoeverre zij op u van toepassing zijn. Bedenk bij het invullen wat u feitelijk doet in situaties waarin u een ander tracht te beïnvloeden. Ga als volgt te werk: 1. Schrijf achter elke zin in de kolom aan de rechterzijde een cijfer van 1 tot 5: 1. Als u nooit of zelden doet wat in de zin staat; 2. Als u nu en dan maar niet zo vaak doet wat in de zin staat 3. Als u gemiddeld vaak doet; dat wil zeggen ongeveer zo vaak als de meeste andere mensen in zo'n situatie; 4. Als u nogal vaak doet wat in deze zin staat; dat wil zeggen wat vaker dan de meeste andere mensen in zo'n situatie; 5. Als u zeer vaak doet wat in deze zin staat; dat wil zeggen aanmerkelijk meer dan de meeste andere mensen in zo'n situatie. 2. Als u zinnen hebt beantwoord, neem dan de scores over op het scoreblad dat u achter de vragenlijst aantreft. Stijlen van beïnvloeding 6
2. Vragenlijst 1. Ik gebruik vaak woorden als 'moet' en 'behoort'. 2. In een discussie onderbouw ik mijn mening met een logisch opgebouwd betoog. 3. Ik zoek werkdoelen waar iedereen zich zoveel mogelijk in vindt. 4. Als mensen ergens niet zijn uitgekomen, toon ik daar begrip voor. 5. Ik laat anderen duidelijk weten wat ik van hen verwacht. 6. Als ik een ander wil overtuigen voer ik zoveel mogelijk argumenten aan. 7. Als anderen gedemotiveerd raken probeer ik hen weer te enthousiasmeren. 8. Ik luister met begrip als iemand emotioneel wordt. 9. Als ik iemands inbreng positief of negatief beoordeel, laat ik hem/haar dit duidelijk weten. 10. Als er een probleem is, stel ik voor wat er logischer wijze aan gedaan moet worden. 11. Ik wek het gevoel dat wij samen voor een taak staan. 12. Ik vraag met nadruk naar de meningen en voorstellen van anderen. 13. Ik aarzel niet mijn gezag te gebruiken. 14. Ik probeer mijn voorstellen altijd zakelijk te beargumenteren. 15. Ik probeer altijd anderen boeiende mogelijkheden van een situatie te laten inzien. 16. Ik luister goed als mensen standpunten verkondigen die afwijken van de mijne. 17. Ik ben snel geneigd anderen mijn verlangens en wensen te laten weten. Stijlen van beïnvloeding 7
18. Ik doe voorstellen waarvan ik van de waarde overtuigd ben, ook al zullen ze slecht vallen. 19. Mijn optimisme en enthousiasme zijn aanstekelijk. 20. Ik onderzoek of ik heb begrepen wat anderen hebben gezegd. 21. Ik formuleer normen, waarvan ik vind dat anderen aan moeten voldoen. 22. Ik ondersteun voorstellen met sterke logica en goede argumenten. 23. Ik krijg mensen enthousiast over wat we samen gedaan kunnen krijgen. 24. Ik sta open voor problemen en zorgen van anderen. 25. Ik laat mensen direct weten als zij niet voldoen aan mijn eisen. 26. Als anderen het niet met me eens zijn, zoek ik naar nieuwe argumenten. 27. Ik ben snel enthousiast te krijgen. 28. Als iemand niet meedoet probeer ik hem of haar erbij te betrekken. 29. Ik laat anderen precies weten wat ik van hen verwacht. 30. Ik haak af als een verhaal niet systematisch en kloppend opgebouwd is. 31. Ik werk graag vanuit een inspirerende toekomstvisie. 32. Ik laat merken wat het me doet als anderen het moeilijk hebben. 33. Ik zeg anderen wat zij wel en niet moeten doen. 34. Ik probeer in alle situaties zo rationeel mogelijk te blijven. 35. Ik probeer altijd zoveel mogelijk mensen voor mijn ideeën te winnen. 36. Ik ben openhartig over mijn bedoelingen en motieven. Stijlen van beïnvloeding 8
37. Ik gebruik waardering selectief om anderen tot verandering of prestatieverbetering te brengen. 38. Een voorstel is zo goed als zijn zorgvuldige onderbouwing. 39. Als ik voor iets ga, ben ik goed in staat ook anderen voor de plannen warm te krijgen. 40. Ik kan goed luisteren. Stijlen van beïnvloeding 9
3. Scoreblad In de volgende tabel kunt u uw antwoorden invullen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. + + + + stijl 1 stijl 2 stijl 3 stijl 4 Het minimum aantal punten per kolom is 10, het maximum aantal 50 Stijlen van beïnvloeding 10