1 Stijlen van beïnvloeding

Transcriptie

1 1 Stijlen van beïnvloeding Inleiding stijlen van beïnvloeding 3 Profileren 4 Normatieve stijl 4 Logische stijl 5 Respecteren 6 Enthousiasmerende stijl 7 Relationele stijl 7 Beïnvloedingsstijlen in schema 8 Vragenlijst stijlen van beïnvloeding 9 Toelichting 9 Vragenlijst 10 Scoreblad 13 Oefeningen profileren en respecteren 15 De normatieve stijl 15 De logische stijl 16 De enthousiasmerende stijl 17 De relationele stijl 18 1

2 2

3 Stijlen van beïnvloeding Inleiding De door leidinggevenden gehanteerde stijlen van beïnvloeding kunnen grofweg in twee categorieën worden ingedeeld, te weten profileren en respecteren. Er kunnen twee profilerende (sturende) stijlen van beïnvloeding worden onderscheiden: de normatieve en de logische stijl. Tevens kunnen twee respecterende (ondersteunende) stijlen van beïnvloeding worden onderscheiden, te weten de enthousiasmerende en de relationele stijl. Afhankelijk van de situatie en de daarbij betrokken personen is een bepaalde stijl of combinatie van stijlen meer of minder effectief. In elke situatie zal naar een optimale mix gezocht moeten worden. Naarmate een leidinggevende hoger in de organisatie functioneert of een bredere functie bekleedt, wordt het bewust hanteren van beïnvloedingstechnieken meer noodzakelijk. Hoewel het denkbaar en zelfs wenselijk is dat een leidinggevende alle stijlen goed beheerst, zien we in de praktijk meestal dat er een voorkeur bestaat voor één of enkele stijlen. Deze voorkeur kan bijvoorbeeld zijn ontstaan doordat in het verleden het merendeel van de situaties waarin de medewerker met anderen te maken kreeg om één bepaalde stijl vroeg. Leidinggevenden die de vier stijlen kennen en weten in welke omstandigheden ze wel en niet effectief zijn, kunnen hun effectiviteit in de omgang met anderen vergroten. Hierna zullen nu de stijlen nader worden toegelicht. 3

4 Profileren De normatieve stijl Uitgangspunt: Uw persoonlijke normen, waarden, verwachtingen, wensen en eisen. Houding en gedrag: De persoonlijke opvattingen worden als maatstaf naar voren gebracht, waarbij duidelijk wordt gemaakt wat van de ander verwacht wordt en wat deze moet doen. U laat duidelijk merken wat positief en negatief wordt gewaardeerd en geeft duidelijk aan wat de consequentie is van het gedrag van de ander. Deze consequenties kunnen fysiek, financieel maar vooral psychologisch van aard zijn. Bij dit laatste punt kan bijvoorbeeld gedacht worden aan: kritiek, goedkeuring, afwijzing, acceptatie, steun en tegenwerking. Voorwaarde: U weet wat u wilt en heeft een ander iets te bieden of te onthouden. Risico: Te veel negatieve oordelen geven en sancties toepassen kan schade doen aan de relatie. Effectiviteit: Deze stijl is effectief in situaties waarin u een persoonlijk belang hebt en/of waar het belangrijk is om duidelijke voorwaarden te stellen. De stijl is niet effectief als de ander werkelijk achter uw plannen moet staan of wanneer de ander een sterke behoefte heeft aan zelfstandigheid. 4

5 De logische stijl Uitgangspunt: De logica, de redelijkheid, het feitelijke en het aantoonbare. Houding en gedrag: Goed onderbouwde voorstellen doen. Beargumenteren op basis van (logische) argumenten, feiten, cijfermateriaal en dergelijke. Tegenargumenten vakkundig weerleggen. Onpersoonlijke normen gebruiken. De 'beste' oplossing voor ogen hebben. Voorwaarde: Kennis van zaken hebben. Risico: Het versluieren van persoonlijke belangen die meespelen en daarmee later door de mand vallen. Effectiviteit: Deze stijl is effectief wanneer de ander u als deskundige respecteert of als u belangrijke informatie heeft over het onderwerp. Deze stijl zal nauwelijks effectief zijn als de ander boos of geëmotioneerd is of als uw persoonlijke belangen een belangrijke rol spelen. 5

6 Respecteren De enthousiasmerende stijl Uitgangspunt: Een visie op een gewenste situatie of doel in de toekomst, dat door samenwerking bereikt kan worden. Houding en gedrag: Een beeld schetsen van de toekomst, in kleurrijke meeslepende taal. Het belang van gemeenschappelijke inzet voor het bereiken van het doel benadrukken, veel in 'wij'- termen spreken. Enthousiasme, bezieling en geloof uitstralen. Inspirerend werken op de toehoorders, waardoor betrokkenheid en energie worden gemobiliseerd. Voorwaarde: Een visie hebben, er zelf in geloven en er echt warm voor lopen. Risico: Het bouwen van luchtkastelen of het oplaten van steeds weer nieuwe luchtballonnetjes, waardoor uw geloofwaardigheid afneemt. Effectiviteit: Deze stijl kan zeer effectief zijn als anderen gemotiveerd moeten worden en als u het nodige vertrouwen en respect geniet. Deze stijl is niet effectief als de anderen negatieve gevoelens niet hebben kunnen uiten of als de situatie om hele concrete beslissingen vraagt. 6

7 De relationele stijl Uitgangspunt: De overtuiging dat de ideeën, de mening of de gevoelens van anderen waardevol zijn en dat het luisteren daarnaar tot een goede samenwerking zal leiden. Houding en gedrag: Zich in de ander kunnen verplaatsen, belangstelling tonen, (echte) vragen stellen en luisteren. Af en toe samenvatten om na te gaan of u de ander goed begrepen hebt. Begrip tonen voor het standpunt van de ander, ook wanneer u het daar zelf niet mee eens bent. Streven naar een sfeer van openheid en vertrouwen, door ook de eigen onzekerheden en tekortkomingen ter sprake te durven brengen. Voorwaarde: Werkelijke belangstelling hebben voor de belevingswereld van de ander. Risico: Deze stijl als 'truc', als een soort schijninspraak, gebruiken en later door de mand vallen. Effectiviteit: Deze stijl is effectief in situaties waarin de uiteindelijke beslissing nog niet vaststaat en waarin u open staat voor suggesties en bezwaren. Ook is deze stijl essentieel wanneer de ander zeer geëmotioneerd is. Het gebruik van deze stijl is niet effectief wanneer de situatie vraagt om een snelle beslissing of als de ander precies wil weten waar hij aan toe is. 7

8 Beïnvloedingsstijlen in schema Normatief Enthousiasmerend afspraken, kaders, procedures, visie, inspiratie grenzen waarbinnen de relatie wij gaan vorm krijgt relatief kort ik wil binding maken kort, rechtstreeks contact valkuil: over de hoofden heen praten ononderhandelbaar valkuil: autoritair, gram halen Logisch Relationeel argumenten, informatie, feiten het is een feit, men vindt relatief lang valkuil: manipuleren met informatie, werkelijk gesprek/contact vermijden interesse, investeren in relatie jij doet ertoe potentieel erg lang wordt vaak verward met soft Valkuil: te informeel ( vrienden ) Literatuur Respectvol beïnvloeden, Jan van der Vurst, Standaard Uitgeverij, 2007 Overtuigend beïnvloeden, Alan Vengel, TFC, 2000 Beïnvloeden, Jan Blijker, Thema,

9 Vragenlijst stijlen van beïnvloeding Toelichting op het invullen U wordt gevraagd van 40 uitspraken na te gaan in hoeverre zij op u van toepassing zijn. Bedenk bij het invullen wat u feitelijk doet in situaties waarin u een ander tracht te beïnvloeden. Ga als volgt te werk: 1. Schrijf achter elke zin in de kolom aan de rechterzijde een cijfer van 1 tot 5: 1. Als u nooit of zelden doet wat in de zin staat; 2. Als u nu en dan maar niet zo vaak doet wat in de zin staat; 3. Als u gemiddeld vaak doet wat in de zin staat: dat wil zeggen ongeveer zo vaak als de meeste andere mensen in zo'n situatie; 4. Als u nogal vaak doet wat in deze zin staat: dat wil zeggen wat vaker dan de meeste andere mensen in zo'n situatie; 5. Als u zeer vaak doet wat in deze zin staat: dat wil zeggen aanmerkelijk meer dan de meeste andere mensen in zo'n situatie. Tracht elke zin te beantwoorden, als u zich werkelijk niet in staat acht een zin te beantwoorden, vul dan -3- in. 2. Als u zinnen hebt beantwoord, neem dan de scores over op het scoreblad dat u achter de vragenlijst aantreft. 9

10 Vragenlijst 1. Ik gebruik vaak woorden als 'moet' en 'behoort'. 2. In een discussie onderbouw ik mijn mening met een logisch opgebouwd betoog. 3. Ik zoek werkdoelen waar iedereen zich zoveel mogelijk in vindt. 4. Als mensen ergens niet zijn uitgekomen, toon ik daar begrip voor. 5. Ik laat anderen duidelijk weten wat ik van hen verwacht. 6. Als ik een ander wil overtuigen voer ik zoveel mogelijk argumenten aan. 7. Als anderen gedemotiveerd raken probeer ik hen weer te enthousiasmeren. 8. Ik luister met begrip als iemand emotioneel wordt. 9. Als ik iemands inbreng positief of negatief beoordeel, laat ik hem dit duidelijk weten. 10. Als er een probleem is, stel ik voor wat er logischerwijze aan gedaan moet worden. 11. Ik wek het gevoel dat wij samen voor een taak staan. 12. Ik vraag met nadruk naar de meningen en voorstellen van anderen. 13. Ik aarzel niet mijn gezag te gebruiken. 14. Ik probeer mijn voorstellen altijd zakelijk te beargumenteren. 15. Ik probeer altijd anderen boeiende mogelijkheden van een situatie te laten inzien. 16. Ik luister goed als mensen standpunten verkondigen die afwijken van de mijne. 17. Ik ben snel geneigd anderen mijn verlangens en wensen te laten weten. 18. Ik doe voorstellen waarvan ik van de waarde overtuigd ben, ook al zullen ze slecht vallen. 19. Mijn optimisme en enthousiasme zijn aanstekelijk. 20. Ik onderzoek of ik heb begrepen wat anderen hebben gezegd. 10

11 21. Ik formuleer normen, waarvan ik vind dat anderen eraan moeten voldoen. 22. Ik ondersteun voorstellen met sterke logica en goede argumenten. 23. Ik krijg mensen enthousiast over wat we samen gedaan kunnen krijgen. 24. Ik sta open voor problemen en zorgen van anderen. 25. Ik laat het mensen direct weten als zij niet voldoen aan mijn eisen. 26. Als anderen het niet met me eens zijn, zoek ik naar nieuwe nog logischer argumenten. 27. Ik ben snel enthousiast te krijgen. 28. Als iemand niet meedoet probeer ik hem of haar erbij te betrekken. 29. Ik laat anderen precies weten wat ik van hen verwacht. 30. Ik haak af als een verhaal niet systematisch en kloppend opgebouwd is. 31. Ik werk graag vanuit een inspirerende toekomstvisie. 32. Ik laat merken wat het me doet als anderen het moeilijk hebben. 33. Ik zeg anderen wat zij wel en niet moeten doen. 34. Ik probeer in alle situaties zo rationeel mogelijk te blijven. 35. Ik probeer altijd zoveel mogelijk mensen voor mijn ideeën te winnen. 36. Ik ben openhartig over mijn bedoelingen en motieven. 37. Ik gebruik waardering selectief om anderen tot verandering of prestatieverbetering te brengen. 38. Ik vind een voorstel alleen goed als dit zeer zorgvuldig is onderbouwd. 39. Als ik voor iets ga, ben ik goed in staat ook anderen voor de plannen warm te krijgen. 40. Ik kan goed luisteren. 11

12 12

13 Scoreblad In de volgende tabel kunt u uw antwoorden invullen: stijl 1 + stijl 2 + stijl 3 + stijl 4 + Het minimum aantal punten per kolom is 10, het maximum aantal

14 14

15 Oefeningen profileren en respecteren De normatieve stijl (profileren) 1. Kies iemand uit uw groep in de rol van nieuwe medewerker. Vertel hem wat u van de toekomstige samenwerking met hem verwacht. 2. Kies iemand uit uw groep in de rol van uw leidinggevende. U bent niet tevreden over de samenwerking tussen u beiden. Vertel hem hoe de samenwerking naar uw idee zou moeten zijn. 3. Een paar mensen uit deze groep voeren samen een gesprek. U wilt aan dit gesprek deelnemen, maar ze letten niet op u. Probeer de aandacht te krijgen en aan het gesprek deel te nemen. 4. U bent lid van een werkgroep. De groep maakt naar uw mening te trage vordering met zijn werk. Naar uw indruk is dat te wijten aan een gebrek aan inzet van de andere groepsleden. U vertelt de groep nu wat er naar uw mening aan de hand is, en wat er moet gebeuren om de groep effectiever de doen functioneren. 5. U bent leidinggevende van een medewerker die naar zijn eigen idee zijn werk goed doet. U bent zelf echter niet zo tevreden over hem. Tot dusver heeft u geprobeerd met terloopse opmerkingen uw oordeel over hem duidelijk te maken, maar hij ging daar niet op in. Voer een gesprek met hem waarin u zegt wat u van zijn werk vindt en op welke punten u een verandering wilt. 6. Een project heeft een ernstige overschrijding. Roep de projectleider bij u en maak hem duidelijk dat wat u betreft grenzen zijn overschreden. 15

16 De logische stijl (profileren) 1. Kies een onderwerp of vakgebied waarin u deskundig bent. Zoek een lid uit de groep die: * deze deskundigheid niet bezit en overtuig hem van uw deskundigheid; * deze deskundigheid wél bezit en overtuig hem van uw deskundigheid. 2. U bent voorstander van overheidsbeleid waarbij het gebruik van openbaar vervoer nog sterker wordt gestimuleerd. Het gebruik van een eigen auto zou voor bijzondere gelegenheden moeten worden gereserveerd. Verdedig uw mening tegenover de groep. 3. U denkt over de invoering van controle op de werktijden. Kies een lid van uw groep als medewerker en voer een gesprek met hem om hem van uw opvattingen te overtuigen. 4. Naar uw mening zullen leidinggevenden doeltreffender functioneren indien méér van hen aan opleidingsactiviteiten deelnemen. Kies een lid uit uw groep als vertegenwoordiger van uw organisatie en overtuig hem van uw zienswijze. 5. U hebt een plan gemaakt voor een gezamenlijke activiteit van uw groep. Presenteer uw plan met de bedoeling dat het door de groep geaccepteerd en uitgevoerd wordt. 6. U hebt plannen om de budgetoverschrijdingen in projecten te minimaliseren. U bespreekt deze plannen voor de eerste keer met uw medewerkers. Streef ernaar dat uw plannen geaccepteerd worden. 16

17 De enthousiasmerende stijl (respecteren) 1. Het werken op uw afdeling zou een stuk doeltreffender en plezieriger kunnen zijn als iedere medewerker zich meer bewust zou zijn van het belang van een goede samenwerking. U heeft nu een gesprek met uw medewerkers hierover. 2. U hebt een idee voor een gezamenlijke activiteit met uw collega-deelnemers. Probeer hen enthousiast te maken voor uw idee. Draag er zorg voor dat u de leiding over deze activiteit krijgt. 3. U vult elke week samen met een vriend een rijtje in de lotto in. U hebt bericht ontvangen dat u een prijs hebt gewonnen. Het bedrag van de prijs (euro 600,-) lijkt u te weinig om te verdelen. U denkt meer aan een gezamenlijke besteding van dit geld. Bespreek dit met uw vriend. 4. Over enkele maanden gaat u in een nieuwe functie beginnen in een andere stad. Daarom verhuist u binnenkort met uw gezin. Vooral uw oudste zoon van 16 jaar ziet hier tegenop. Hij zit in de derde klas van het VWO. U praat hierover met hem om hem te motiveren voor de verhuizing. 5. Veel mensen om u heen hebben tamelijk sombere toekomstverwachtingen over de Nederlandse samenleving. Naar uw mening hoeft het er niet zo somber uit te zien, als maar aan enkele voorwaarden voldaan zou zijn. Maak de groep deelgenoot van uw opvattingen. 6. U bent bezig met het werven van een nieuwe medewerker voor uw afdeling. Er zijn maar weinig gegadigden. Eén van de sollicitanten lijkt u bijzonder geschikt voor de functie. U hebt nu een gesprek met hem waarin u hem enthousiast probeert te maken voor de mogelijkheden die het werken op uw afdeling hem zal bieden. 17

18 De relationele stijl (respecteren) 1. U werkt al lang met een collega. Recent heeft hij een project afgesloten wat naar uw oordeel kwalitatief laag scoort. U begrijpt dat niet goed. Wèl bent u een patroon aan het ontdekken, het valt u op dat hij op dit specifieke terrein vaker suboptimaal presteert. Voer een gesprek om hierin meer duidelijkheid te krijgen. 2. Kies iemand uit uw groep die een persoonlijk vraagstuk heeft. Bespreek dat met hem. 3. U had de afspraak met een van uw medewerkers dat een belangrijke nota deze week klaar zou zijn. Om redenen die u niet bekend zijn heeft de medewerker zich niet aan deze afspraak gehouden. Kies een lid uit uw groep als medewerker en voer een gesprek met hem over deze kwestie. 4. U hebt een gesprek met een nieuwe collega. U wilt weten hoe het hem tot nu toe bevalt. 5. Iemand heeft net een forse carrièrestap gemaakt. Vraag hem eens naar zijn ervaringen. 6. Ga na of u de leerdoelen van een andere deelnemer aan deze cursus heeft begrepen. 7. U geeft leiding aan een medewerker die vaak ziek is. Ga een gesprek aan met deze medewerker om te zien of de ziekte samenhangt met persoonlijke problemen. 18