Onderzoek naar activiteiten en kosten van huisartspraktijken binnen het Nationaal Programma Grieppreventie Bijlagen Separate bundel bijlagen bij rapport CY/09/0551/grpr Enschede, februari 2009 KB/09/0242/grpr mw. drs. K.H. Brummelhuis ir. L.E. Drouven mw. drs. C.M. IJland
BIJLAGEN Onderzoek naar activiteiten en kosten van huisartspraktijken binnen het Nationaal Programma Grieppreventie Inhoudsopgave Bijlage 1 Activiteitenlijst griepvaccinatie... 3 Bijlage 2 Bevestigingsbrief deelname onderzoek en fax... 6 Bijlage 3 Begeleidende brief bij enquête en tijdregistratieformulieren... 8 Bijlage 4 Stappenplan ten behoeve van registratie... 10 Bijlage 5 Algemene vragenlijst coördinator... 13 Bijlage 6 Instructie bij tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners... 20 Bijlage 7 Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners... 22 Bijlage 8 Instructie bij tijdregistratieformulieren huisarts... 34 Bijlage 9 Praktijkset tijdregistratieformulieren huisartsen... 35 Bijlage 10 Activiteiten die een huisartspraktijk zou moeten doen volgens de SNPG... 46 Bijlage 11 Uitleg berekeningen bij hoofdstuk 5... 48 KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 2 van 49
Bijlage 1 Activiteitenlijst griepvaccinatie GRIEPVACCINATIE 2008 Wordt uitgevoerd door (kunnen meerdere personen zijn) Schatting tijdbesteding in uren per jaar per professional 1 Hoofdactiviteit Subactiviteit Huisarts Assistente Praktijkondersteuner Huisarts Assistente Praktijkondersteuner Bijhouden informatie SNPG 1 Bijscholen Bijhouden informatie NHG (NHG-standaard) Bijhouden literatuur Informeren personeel door huisarts 2 Overleggen Overleggen en afstemmen met collega's in groep/hagro (2x) over te voeren beleid, postverzending, verzorgingshuizen, etc. Overleg met ROS Instrueren personeel over gehele procedure campagne 3 Selecteren Maken lijst van patiënten met indicatie in dat jaar (selectiebestand) Ruiteren van patiënten in EMD 4 Registreren Registreren bachnummers gevaccineerde patiënten Hoeveelheid vaccins inschatten Bestellen vaccins met verhouding voor- en hoofdlevering Bestellen extra grote naaldcontainers Checken opdrachtbevestiging, controle afleveradres, juni 5 Bestellen Checken opdrachtbevestiging, controle afleveradres, september Aflevering voorlevering vaccins (checken levering, tekenen voor ontvangst, opslaan vaccins) Aflevering hoofdlevering vaccins (checken levering, tekenen voor ontvangst, opslaan vaccins) Bewaren vaccins (dagelijks verwisselen koelelementen) 1 Dit hoeft niet zo gedetailleerd, maar mag ook per hoofdactiviteit. KB/09/0242/grpr HHM 2009 Pagina 3 van 49
Bijlage 1 Activiteitenlijst griepvaccinatie GRIEPVACCINATIE 2008 Wordt uitgevoerd door (kunnen meerdere personen zijn) Schatting tijdbesteding in uren per jaar per professional 1 Hoofdactiviteit Subactiviteit Huisarts Assistente Praktijkondersteuner Huisarts Assistente Praktijkondersteuner 6 Controleren Beoordelen en controleren van indicaties, verwijderen overleden patiënten, maken definitief selectiebestand Opstellen uitnodigingsbrief voor geïndiceerden 7 Oproepen Vermenigvuldigen uitnodigingsbrief, etiketten maken, printen en plakken, brief plus folder in envelop, postzegel plakken Postzending naar postkantoor brengen 8 Informeren Beantwoorden vragen over noodzaak, bijwerkingen, tijdstip, locatie, uitwijkmogelijkheid, etc. Informeren individuele patiënten van bepaalde doelgroepen Organisatie vaccinatie spreekuur Plannen personeel 9 Organiseren Inrichten locatie Klaarmaken aanwijzingsborden Gereed maken materiaal en middelen Uitpakken spuiten Uitvoeren van vaccinaties op praktijk 10 Vaccineren Uitvoeren van vaccinaties aan huis (visites), inclusief reistijd Uitvoeren van vaccinaties voor specifieke groepen, b.v. bewoners verzorgingshuizen, inclusief reistijd Registreren vaccinaties 11 Administreren Vergelijken van de selectielijst met de vaccinatielijst Hoeveelheid vaccins inschatten 12 Eventueel nabestellen Bestellen vaccins Aflevering vaccins (checken levering, tekenen voor ontvangst, opslaan vaccins) 13 Herhalen Opstellen uitnodigingsbrief voor geïndiceerden die niet zijn verschenen of moeten worden gerevaccineerd KB/09/0242/grpr HHM 2009 Pagina 4 van 49
Bijlage 1 Activiteitenlijst griepvaccinatie GRIEPVACCINATIE 2008 Wordt uitgevoerd door (kunnen meerdere personen zijn) Schatting tijdbesteding in uren per jaar per professional 1 Hoofdactiviteit Subactiviteit Huisarts Assistente Praktijkondersteuner Huisarts Assistente Praktijkondersteuner Vermenigvuldigen uitnodigingsbrief, etikettenbestand maken, printen en plakken, brief plus folder in envelop, postzegel plakken Postzending naar postkantoor brengen Revaccinatie (zie NHG/LVG-Handleiding Influenzavaccinatie voor de betreffende patiëntengroepen) Uitsplitsen in 3 groepen 14 Declareren Indienen declaratie plus controle betaling Vaccinatielijst 5 jaar bewaren en vervolgens vernietigen 15 Afvalverwerking Regulier: koelboxen, koelelementen, bijsluiters en verpakkingsmateriaal vaccins afvoeren Chemisch: gebruikte spuiten en niet-gebruikte vaccins naar afvalverwerking brengen (2x vanwege spijtoptanten geïndiceerden) 16 Evaluatie Overleg met collega's en personeel (vaccinatiepercentage, leerpunten volgende campagne, etc.) 17 Bijhouden Tabel 1.1: Activiteitenlijst griepvaccinatie Gedurende hele jaar verwerken van mutaties geïndiceerde patiënten en bespreken met patiënten, verwijderen overleden patiënten KB/09/0242/grpr HHM 2009 Pagina 5 van 49
Bijlage 2 Bevestigingsbrief deelname onderzoek en fax «langstzittende_huisarts» «straat» «hsnr» «postc» «plaats» Enschede 16 september 2008 bijlage(n) 1 Ons kenmerk KB/08/2164/grpr Uw brief - Onderwerp Bevestiging deelname onderzoek influenzavaccinatie Geachte heer/mevrouw, In week 30 heeft u een brief ontvangen van het Centrum voor Bevolkingsonderzoek (CvB) van het RIVM, waarin een onderzoek werd aangekondigd naar de activiteiten en kosten van huisartspraktijken in het kader van het Nationaal Programma Grieppreventie (NPG). In de afgelopen periode bent u telefonisch benaderd door Hoeksma, Homans & Menting organisatieadviseurs B.V. (Bureau HHM) voor deelname aan dit onderzoek. U heeft aangegeven deel te willen nemen aan het onderzoek. Met deze brief wil ik u hiervoor alvast bedanken en uw deelname bevestigen. Hierbij wordt u geïnformeerd over het vervolg van dit onderzoek. In week 39 (22 t/m 26 september) ontvangt u de enquête en een tijdregistratieformulier met bijbehorende instructie. Verder verwijs ik u naar de bijlage bij deze brief met een aantal algemene vragen. Ik wil u verzoeken deze vragen te beantwoorden en per fax te retourneren naar bureau HHM (053-435 49 50). Ik hoop u hiermee voorlopig voldoende te hebben geïnformeerd. Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met één van de betrokken onderzoekers: de heer ir. L. Drouven, mevrouw drs. K. Brummelhuis of mevrouw drs. C. IJland van bureau HHM (053 433 05 48). U kunt uw vragen ook mailen naar griepvaccinatie@hhm.nl. Met vriendelijke groet, BIJLAGE: Retourformulier algemene zaken KB/09/0242/grpr HHM 2009 Pagina 6 van 49
Bijlage 2 Bevestigingsbrief deelname onderzoek en fax Algemene zaken in kader van onderzoek activiteiten en kosten Nationaal Programma Grieppreventie U wordt verzocht onderstaande vragen in te vullen en per fax te retourneren naar bureau HHM (faxnummer: 053 435 49 50). Hieronder kunt u uw giro-/bankrekeningnummer invullen voor betaling van de vergoeding van 100,- voor deelname aan het onderzoek. Het bedrag wordt na afloop van het onderzoek aan u overgemaakt wanneer volwaardig aan het onderzoek is deelgenomen. Giro-/bankrekeningnummer:. Ten name van: Let op: de tenaamstelling van de rekening moet overeenkomen met de hier genoemde naam. Nr.: «F1» S.v.p. in deze kolom uw antwoorden noteren. Naam praktijk Naam contactpersoon i.k.v. het onderzoek E-mailadres Solo-/duo-/groepspraktijk Aantal en Formatie huisarts(en) Aantal:. Fte:. Aantal en Formatie assistent(en) Aantal: Fte:.. Aantal en Formatie praktijkondersteuner(s) Aantal: Fte:.. Totaal aantal ingeschreven patiënten in 2008 Totaal aantal uit te nodigen patiënten in 2008 of in 2007 (s.v.p. jaartal vermelden) In welke week is/wordt een lijst met op te roepen patiënten opgesteld? In welke week is/wordt de oproeplijst gecontroleerd? In welke week/op welke datum worden de uitnodigingen verstuurd? In welke week/op welke data vinden de vaccinatiespreekuren plaats? In welke week/op welke datum is een reserve moment voor de vaccinatiespreekuren? Doet de praktijk eveneens mee aan één van onderstaande onderzoeken? (aankruisen indien van toepassing) CAPITA-studie: wordt geleid door het Julius Centrum van UMCU en gaat om het testen van de effectiviteit van een nieuw vaccin tegen pneumokokken bij 85.000 65- plussers. GSK trial: het testen van de effectiviteit van een griepvaccin waar een nieuw adjuvans (hulpstof) aan is toegevoegd. Mag uw praktijk bij een vaccinatiespreekuur worden bezocht door een onderzoeksassistent om alle activiteiten in beeld te brengen? Ja Nee KB/09/0242/grpr HHM 2009 Pagina 7 van 49
Bijlage 3 Begeleidende brief bij enquête en tijdregistratieformulieren Aan de huisartspraktijken die deelnemen aan het onderzoek Nationaal Programma Grieppreventie (NPG) Enschede 25 september 2008 Ons kenmerk KB/08/2330/grpr Onderwerp Vragenlijst en tijdregistratie onderzoek NPG Geachte heer, mevrouw, U heeft aangegeven deel te willen nemen aan het onderzoek naar de activiteiten en kosten van huisartspraktijken in het kader van het Nationaal Programma Grieppreventie (NPG). Dit onderzoek wordt uitgevoerd door bureau HHM in opdracht van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM). Doel van het onderzoek is: Het in kaart brengen van de activiteiten van huisartspraktijken in het kader van het NPG en de daarmee gepaard gaande kosten die deze huisartspraktijken maken die binnen het kader van het NPG vallen. Het herijken van het huidige tarief om zo tot een reële vergoeding te komen van de NPGactiviteiten die in een huisartspraktijk worden uitgevoerd. Voor uw deelname aan dit onderzoek ontvangt u een vragenlijst en een aantal registratieformulieren. Wij verzoeken u vriendelijk de vragenlijst en formulieren zorgvuldig in te vullen. Op deze manier kan worden geïnventariseerd welke werkzaamheden in het kader van het NPG worden uitgevoerd, door wie deze werkzaamheden worden uitgevoerd en hoeveel tijd dit kost. Ook is een stappenplan bijgevoegd met de instructie om de formulieren op een goede manier binnen uw praktijk uit te zetten. Wij raden u aan om binnen de praktijk een coördinator aan te stellen die gedurende de onderzoeksperiode de voortgang monitort en zorgt voor het terugsturen van de formulieren. De formulieren ontvangen we graag zo spoedig mogelijk - na het afronden van de werkzaamheden in het kader van de griepcampagne - ingevuld retour. De formulieren graag uiterlijk donderdag 4 december 2008 aan ons terugsturen. U kunt voor het terugsturen van de vragenlijst en de tijdregistratieformulieren de bijgevoegde retourenvelop gebruiken. KB/09/0242/grpr HHM 2009 Pagina 8 van 49
Bijlage 3 Begeleidende brief bij enquête en tijdregistratieformulieren De aangeleverde gegevens worden door de onderzoekers van bureau HHM vertrouwelijk behandeld en alleen voor dit onderzoek gebruikt. In de terugkoppeling naar de opdrachtgever en in de rapportage worden de gegevens geanonimiseerd en op totaalniveau gepresenteerd. Als u vragen heeft over de vragenlijst en/of de tijdregistratie dan kunt u contact met ons opnemen. Dat kan telefonisch via (053) 433 05 48 of per e-mail: griepvaccinatie@hhm.nl. Gedurende de periode van het onderzoek is ook een rubriek Veelgestelde vragen actief. Deze is te raadplegen via: www.hhm.nl/griepvaccinatie. Indien u over te weinig toegestuurde formulieren beschikt, kunt u contact opnemen met Bianca ten Have van bureau HHM via (053) 433 05 48. Met vriendelijke groet, namens de onderzoekers van bureau HHM, NB: U heeft in een eerder stadium een faxformulier van ons ontvangen. Als u dit nog niet heeft teruggestuurd: zou u dit dan zo spoedig mogelijk willen doen? Alvast bedankt! KB/09/0242/grpr HHM 2009 Pagina 9 van 49
Bijlage 4 Stappenplan voor de registratie Geachte lezer, Om het onderzoek naar de activiteiten en kosten bij de influenzavaccinatie goed te laten verlopen is deze instructie opgesteld. Wij verzoeken u dringend deze werkwijze te hanteren. 1 AANSTELLEN INTERNE COÖRDINATOR Maak één persoon binnen de praktijk verantwoordelijk voor de coördinatie van het onderzoek (dit kan dezelfde persoon zijn die ook de verantwoordelijkheid/coördinatie heeft voor de influenzavaccinatie). 2 CONTROLEREN FORMULIERENSETJES De coördinator controleert of er voldoende formulierensetjes zijn. Er zijn drie verschillende formulierensetjes: één set voor de coördinator; één praktijkset voor de assistenten/praktijkondersteuners (voor groepspraktijken is een extra exemplaar bijgevoegd); één set per huisarts. Meer setjes kunt u aanvragen bij Bianca ten Have van bureau HHM via (053) 433 05 48. 3 DOORNEMEN FORMULIERENSETS Om een beeld te krijgen van de registratiewerkzaamheden voor dit onderzoek bekijkt de coördinator de formulierensets. De set voor de coördinator bestaat uit een algemene vragenlijst (formulier 1). Deze vragenlijst bevat diverse vragen over aantallen, werkwijze, wie wat doet met tijdschattingen voor werkzaamheden die al zijn uitgevoerd of werkzaamheden die alleen als geheel qua tijdbesteding genoteerd moeten worden. De sets voor de assistenten/praktijkondersteuners en huisartsen zijn identiek qua inhoud (formulier 2-6). Om de registratie van de tijdbesteding voor de assistenten/praktijkondersteuners te vereenvoudigen is ervoor gekozen om voor deze groep medewerkers één gezamenlijke set te hanteren. Elke huisarts heeft een eigen set. Hieronder een overzicht van de inhoud van beide sets. Formulier Formulier 2 (geel): Uitnodigen patiënten Toelichting Dit formulier heeft betrekking op een korte periode van de vaccinatiecampagne namelijk het uitnodigen voorafgaand aan het vaccineren zelf. Formulier 3 (roze): Informeren patiënten Op dit formulier kan het aantal vragen van patiënten gedurende de campagne worden bijgehouden. Voor de eerste tien vragen wordt gevraagd ook de tijdbesteding aan te geven. KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 10 van 49
Bijlage 4 Stappenplan voor de registratie Formulier Formulier 4 (blauw): Vaccinatiespreekuren en de voorbereiding Formulier 5 (zalm): Vaccineren aan de praktijk buiten vaccinatiespreekuren Formulier 6 (grijs): Vaccinatie bij patiënten thuis en binnen speciale woonvorm Toelichting Dit formulier heeft betrekking op de georganiseerde spreekuren, inclusief de voorbereiding hiervan. Op dit formulier kan het aantal patiënten dat gedurende de gehele campagne aan de praktijk buiten de vaccinatiespreekuren wordt gevaccineerd, worden bijgehouden. En voor de eerste tien patiënten wordt gevraagd eveneens de tijdbesteding aan te geven. Op dit formulier kan het aantal patiënten dat gedurende de gehele campagne thuis of in een speciale woonvorm wordt gevaccineerd, worden bijgehouden en dient de tijdbesteding geregistreerd te worden. Als er vragen zijn over de formulieren dan kan de coördinator contact opnemen met bureau HHM 053-4330548 en vragen naar Katleen Brummelhuis, Lambert Drouven of Chantal IJland. Verder kunt u uw vragen ook mailen naar griepvaccinatie@hhm.nl. Gedurende de periode van het onderzoek is een rubriek Veelgestelde vragen actief. Deze is te raadplegen via: www.hhm.nl/griepvaccinatie. 4 BEPALEN WIJZE VAN REGISTRATIE Bij de tijdregistratie door de assistenten/praktijkondersteuners zijn er twee mogelijkheden: 1) Gezamenlijke registratie (dit heeft de voorkeur). Alle assistenten/praktijkondersteuners werken in dezelfde registratieformulieren. Er is dan 1 praktijkset. 2) Individuele registratie. In dit geval heeft elke assistent/praktijkondersteuner een eigen formulierenset. Indien gewenst kunnen extra formulierensets worden aangevraagd. De coördinator kan dan contact opnemen met Bianca ten Have, (053) 433 05 48. Elke huisarts heeft zijn/haar eigen registratieformulierenset. 5 INSTRUEREN MEDEWERKERS De coördinator kan de betrokken professionals tijdens een werkoverleg of een speciaal hiervoor ingelast overlegmoment inlichten over het doel en de werkwijze van het onderzoek. Als dit niet mogelijk is, kan de coördinator ook instructie geven bij het verspreiden van de formulieren. 6 VERSPREIDEN FORMULIERENSETS ONDER ASSISTEN/PRAKTIJKONDERSTEUNERS EN HUISARTSEN De coördinator verspreidt de formulieren onder de betrokken assistenten/praktijkondersteuners en huisartsen. KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 11 van 49
Bijlage 4 Stappenplan voor de registratie 7 INVULLEN ALGEMEEN FORMULIER (FORMULIER 1) De coördinator kan het algemeen formulier doornemen en starten met het invullen van de reeds bekende gegevens. Een deel van de gegevens op het algemene formulier kan pas kort voor het terugsturen (uiterlijk 4 december) worden ingevuld. Het gaat hier dan bijvoorbeeld om gegevens van het totaal aantal gevaccineerde patiënten, het aantal patiënten dat thuis is gevaccineerd, etc. 8 REGISTREREN TIJDBESTEDING Zie hiervoor de aparte instructie voor de assistenten/praktijkondersteuners en huisartsen. 9 VERZAMELEN FORMULIEREN Alle registratieformulieren moeten vervolgens uiterlijk 4 december weer worden verzameld en - samen met formulier 1 en een kopie van uw standaard uitnodigingsformulier - aan ons worden teruggestuurd. KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 12 van 49
Bijlage 5 Algemene vragenlijst coördinator Vragenlijst NPG: voor coördinator KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 13 van 49
Bijlage 5 Algemene vragenlijst coördinator Naam praktijk:.. Naam invuller: Functie invuller: Huisarts Assistent Praktijkondersteuner 2 Let op: Dit formulier kan door één professional (veelal coördinator in kader van het onderzoek) in de praktijk worden ingevuld. Te vaccineren patiënten (situatie 2008) Werkelijk totaal aantal in 2008 1A Aantal bestelde vaccins voor NPG in 2008 bij de eerste bestelling: 1B Aantal bestelde vaccins voor NPG eventuele nabestelling in 2008: 2 Aantal bestelde NHG/RIVM folders (voorheen NHG folder) griepprik: 3 Aantal bestelde oproepkaarten: 4A 4B 4C 5 6 7 Aantal voor NPG geïndiceerde patiënten, dat uitgenodigd is voor influenzavaccinatie in 2008 (1 e uitnodiging): Aantal patiënten dat na het vaccinatiespreekuur een schriftelijke herinneringsoproep heeft gekregen in 2008: Aantal patiënten dat na het vaccinatiespreekuur telefonisch herinnerd is voor de griepvaccinatie in 2008: Totaal aantal gevaccineerde patiënten in het kader van NPG in 2008 (exclusief de patiënten die voor eigen rekening gevaccineerd zijn GE) 3 : Aantal patiënten dat tijdens de georganiseerde vaccinatiespreekuren 4 is geweest: Aantal patiënten dat tussendoor 5 is geweest (voor en na vaccinatiespreekuur samen) (zie formulier 5)²: 8 Aantal patiënten dat thuis de influenzavaccinatie heeft gekregen²: 9 10 11 Aantal patiënten dat verblijft in een speciale woonvorm (bijv. verzorgingshuis of wozoco) en daar de influenzavaccinatie heeft gekregen (zie formulier 6)²: Aantal patiënten dat twee maal gevaccineerd is (o.a. kinderen, patiënten met verlaagde weerstand, prednisolon gebruik): Nog te verwachten aantal te vaccineren patiënten na terugzenden formulier aan bureau HHM: 2 Onder de discipline praktijkondersteuner vallen ook de Nurse Practitioner (NP) en de Physician Assistent (PA). 3 Indien deze getallen nog niet volledig bekend zijn op moment (uiterlijk 5 december) dat dit formulier wordt teruggestuurd wilt u dan in de kolom aangeven wat tot en met het opsturen de werkelijke hoeveelheid is geweest en bij 11 een schatting geven van het nog te verwachten aantal. 4 Alle vaccinatiespreekuren samen inclusief een eventueel reserve of herinneringsspreekuur. 5 Tussendoor bij de assistente of tijdens een afspraak (voor andere problematiek) met de huisarts bijv. mensen die niet in de gelegenheid zijn om op de vaccinatiespreekuren te verschijnen, of tijdens regulier spreekuur de vaccinatie krijgen. KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 14 van 49
Bijlage 5 Algemene vragenlijst coördinator Uitnodigen patiënten (situatie 2008) 1 Op welke wijze worden patiënten uitgenodigd? Bij deze vraag zijn meerdere antwoorden mogelijk. 2 Indien patiënten schriftelijk worden uitgenodigd wordt dan ook de NHG/RIVM folder griepprik meegestuurd? 3 Indien patiënten schriftelijk worden uitgenodigd gebeurd dit dan via: Wilt u een kopie van uw model uitnodigingsbrief samen met de deze registratieformulieren aan ons toesturen? 4 Hoe wordt omgegaan met patiënten die niet op de 1 e oproep hebben gereageerd? 5 Welk beleid voert de praktijk m.b.t. patiënten die hebben aangegeven de vaccinatie te weigeren? Bij deze vraag zijn meerdere antwoorden mogelijk. 1 Waar vinden de vaccinatiespreekuren plaats? Schriftelijk via persoonlijke uitnodigingsbrief/ oproepkaart in enveloppe. Schriftelijk via persoonlijke uitnodigingsbrief/ oproepkaart zonder enveloppe. Algemene oproep in regionaal blad/krant. Bepaalde patiënten worden telefonisch benaderd. Anders, nl.:.. Ja, aan alle patiënten. Ja, voor een deel van de patiënten. Welk deel? Nee Nee, onbekend met NHG/RIVM folder. Standaard oproep (gelijke brief voor alle patiënten). Specifieke oproep. Patiënt wordt in de brief geïnformeerd waarom hij/zij in aanmerking komt voor de influenzavaccinatie. Anders, nl.:.. Ontvangen schriftelijke herinneringsoproep. Worden gebeld. Geen actie. Anders, nl.:.. Worden benaderd om na te gaan of dit eenmalig is en of er specifieke redenen zijn. Worden niet benaderd. Weigeraars worden niet meer uitgenodigd totdat zij aangeven alsnog gevaccineerd te willen worden. Weigeraars worden elk jaar opnieuw benaderd. Anders, nl.: In de eigen praktijk. In een aparte af te huren locatie, nl.: Anders, nl.: KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 15 van 49
Bijlage 5 Algemene vragenlijst coördinator Kosten in kader van NPG (2008) 1 Kosten locatie (indien speciaal gehuurd voor de vaccinatie): 2 Totale kosten drukwerk (papier, enveloppen, etiketten, externe drukkosten e.d.): 3 Kosten vouwen brieven en in enveloppen doen indien dit door derden/niet eigen personeel wordt gedaan: 4 Totale kosten versturen brieven: Porto of kosten bezorgdienst en/of vergoedingen derden (bijv. familieleden of kennissen). 5 Kosten afvalverwerking/naaldcontainers (indien de containers door de apotheek of via een laboratorium worden teruggenomen zonder verrekening hoeven hier geen kosten te worden vermeld):... 6 Kosten vernietiging vaccins van vorig jaar:. 7 Kosten spillage (zijn de kosten voor de vaccins die moeten worden betaald bij een vaccinoverschot van meer dan 5%):. Voor kosten praktijkruimte (huur, onderhoud, gas water licht e.d. zullen een aantal praktijken specifiek benaderd worden). KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 16 van 49
Bijlage 5 Algemene vragenlijst coördinator Overige items (2008) 1 Wijze van opslag vaccins: Koelkast. Koelbox met elementen. Anders:. 2 Wordt de temperatuur van de koelkast of andere opslagruimte regelmatig gecontroleerd? Zo ja hoe? Ja Zo ja, hoe?:. Nee 3 Wat is de tijd tussen bezorging vaccins en het laatste vaccinatiespreekuur in dagen?. dagen 4 Handboek NHG/LVG Influenzavaccinatie: wordt dit regelmatig geraadpleegd? Indien ja, wanneer en welke onderdelen worden dan geraadpleegd? 5 Vindt bijscholing van praktijkmedewerkers in het kader van de influenzavaccinatie plaats? Indien ja, waar bestaat deze bijscholing uit en wat is de frequentie? 6 Wordt een lijst of overzicht (op papier of elektronisch) met een overzicht van de gevaccineerde patiënten bewaard? Indien ja, hoe lang wordt deze lijst bewaard? Papier Elektronisch Beide Bewaartermijn: 7 Is op dit moment in uw HIS na te gaan of een patiënt in het verleden over meerdere jaren terug de griepvaccinatie heeft gehad? 8 Wordt er in 2008 in uw HIS vastgelegd of een bepaalde patiënt de griepvaccinatie heeft gehad? Ja Nee Ja Nee KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 17 van 49
Bijlage 5 Algemene vragenlijst coördinator Werkzaamheden en uitvoering van activiteiten in het kader van de Influenzavaccinatie Hieronder willen we u vragen voor een aantal hoofd- en subactiviteiten in het kader van de griepvaccinatie aan te geven wie de activiteit uitvoert en een nauwkeurige inschatting te maken hoeveel tijd het kost om het uit te voeren. De activiteiten komen overeen met de activiteiten die vermeld staan in de handleiding Influenzavaccinatie van het NHG/LVG. Bij het invullen van de discipline die de desbetreffende activiteit uitvoert, kan een keuze worden gemaakt uit: huisarts (HA); assistenten (Ass.); praktijkondersteuner (POH, NP, PA). NB: Er kunnen meerdere disciplines zijn die één activiteit uitvoeren. Vermeld dan bij iedere betrokken discipline de totaaltijd. Bijvoorbeeld: er zijn twee assistenten en één huisarts betrokken bij het controleren van de lijst van patiënten die zijn geselecteerd voor de influenzavaccinatie. Tijdbesteding van de huisarts is 3 uur en de tijdbesteding van de twee assistenten samen is 4 uur en 20 minuten. In het vakje van de huisarts kan dan worden aangegeven 3u en in het vakje van de assistenten, 4u 20min. Hoofdactiviteit 1 Bijscholen 2 Bestellen 3 Overleggen 4 Selecteren 5 Controleren 6 Uitnodigen patiënten Onderdeel B en C alleen invullen indien de activiteit al is uitgevoerd Subactiviteit Deze activiteiten betreffen onder andere: bijhouden informatie SNPG, bijhouden informatie NHG (NHG-standaard), bijhouden literatuur, informeren personeel door huisarts. A Hoeveelheid vaccins inschatten. B Bestellen vaccins, eventueel bestellen extra grote naaldcontainers, checken opdrachtbevestiging. C Bij aflevering vaccins, checken levering, tekenen voor ontvangst, opslaan vaccins en eventueel uitpakken vaccins. Overleggen en afstemmen met collega's in groep/hagro over te voeren beleid, postverzending, verzorgingshuizen, voorbereiden vaccinatiespreekuren, instrueren personeel over gehele procedure campagne, eventueel overleg met ROS, etc. Maken lijst van patiënten met indicatie in dat jaar (selectiebestand). Beoordelen en controleren van indicatie(lijsten), verwijderen overleden patiënten, maken definitief selectiebestand. A Opstellen uitnodigingsbrief voor geïndiceerden. B Vermenigvuldigen uitnodigingsbrief, etikettenbestand maken, printen en plakken, brief plus folder in envelop, postzegel plakken, zie formulier 2 (versturen uitnodigingen). C Postzending naar postkantoor brengen, zie formulier 2. D Uitvoeringsverzoeken uitschrijven (bijv. machtigen verpleegkundige van verzorgingshuis). Wie dit uitvoert en schatting totale tijdbesteding voor het gehele jaar 2008 HA Ass. POH 7 Informeren Zie formulier 3 Tijdregistratie informeren patiënten. KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 18 van 49
Bijlage 5 Algemene vragenlijst coördinator Hoofdactiviteit Subactiviteit Wie dit uitvoert en schatting totale tijdbesteding voor het gehele jaar 2008 HA Ass. POH 8 Voorbereiden vaccinatie spreekuur en vaccineren 9 Administreren 10 Nabestellen 11 Herinneringsoproepen 12 Declareren 13 Evaluatie Zie formulier 4 Tijdregistratie vaccinatiespreekuur. Vergelijken van de selectielijst met de vaccinatielijst. Registreren gevaccineerde patiënten in HIS. Hoeveelheid vaccins schatten, bestellen vaccins, aflevering vaccins (checken levering, tekenen voor ontvangst, opslaan vaccins). Opstellen en versturen (incl. printen, vouwen, frankeren, etc.) uitnodigingsbrief voor geïndiceerde die niet zijn verschenen of moeten worden gerevaccineerd. Nabellen patiënten die niet zijn verschenen op vaccinatiespreekuur. Indienen declaratie plus controle betaling door HA. Indienen declaratie plus controle betaling door boekhouder. Overleg met collega's en personeel (vaccinatiepercentage, leerpunten volgende campagne, etc.). 14 Afvalverwerking Bijv. wegbrengen naar afvalverwerkingstation of apotheek. 7. Ruimte voor opmerkingen Indien u in het kader van dit onderzoek nog relevante opmerkingen heeft, of tijd besteed aan activiteiten die hierboven niet zijn genoemd, dan kunt u dat hieronder aangeven. Bedankt voor uw medewerking! KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 19 van 49
Bijlage 6 Instructie bij tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners Instructie bij tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners Vooraf: Als bepaalde praktijkondersteuners of bepaalde assistentes geen werkzaamheden voor de influenzavaccinatie verrichten hoeven zij niet te registreren. De formulierenset voor assistenten en praktijkondersteuners wordt in principe gemeenschappelijk gebruikt. Daarbij is het handig om de formulierenset op een vaste plek neer te leggen zodat alle betrokkenen hun tijd invullen op hetzelfde formulier. De coördinator bewaakt de registraties. FORMULIER 2 (GEEL) UITNODIGEN PATIENTEN Onder het uitnodigingen van patiënten valt het versturen van de uitnodigingen, het printen van de brieven, invullen oproepkaarten, het plaatsen van een oproep in een regioblad, het eventueel telefonisch uitnodigen van patiënten, et cetera. Uit het vooronderzoek is gebleken dat bij het versturen van de uitnodigingen verschillende personen betrokken zijn (variërend van huisarts tot bijvoorbeeld familieleden). Dit formulier kan op een vaste plek worden gelegd zodat alle betrokkenen hun deel kunnen invullen. Hier wordt vaak tussendoor even aan gewerkt. Voor de tijdregistratie kan iedereen per keer de bestede tijd registreren. Als er ook derden/niet eigen personeel betrokken zijn kan dit onderaan worden aangegeven. Indien er na de vaccinatie spreekuren herinneringsuitnodigingen worden verstuurd kunt u de tijd hiervoor op de achterzijde van dit formulier laten invullen. FORMULIER 3 (ROZE) VOOR INFORMEREN PATIËNTEN In de praktijk bellen patiënten regelmatig met allerlei vragen over de influenzavaccinatie ( Waarom moet ik worden gevaccineerd?, Waarom mijn buurman wel en ik niet?, Waar blijft mijn uitnodiging?, Wanneer is het vaccinatiespreekuur?, etc.). In de praktijk beantwoorden de assistenten veelal deze vragen, maar soms zal ook worden doorverwezen naar de huisarts. Dit formulier heeft betrekking op de gehele periode van de vaccinatiecampagne en moet door alle betrokken professionals in de praktijk gedurende de gehele periode, per werkdag dat dit aan de orde is, worden bijgehouden. Indien u een telefoondienst heeft waarbij assistentes rouleren, kan dit formulier op een vaste plek bij de telefoon worden gelegd zodat alle betrokkenen hun deel kunnen invullen. In de set voor de huisarts zit dit formulier ook, voor het geval dat vragen doorgespeeld worden naar de huisarts en voor het geval dat de huisarts spontaan vragen krijgt tijdens een spreekuur. Alleen voor de eerste tien vragen van patiënten wordt gevraagd de tijdbesteding aan te geven. Daarna hoeft men alleen het aantal vragen per dag te turven. Op deze manier wordt van de deelnemende praktijken samen voldoende materiaal verzameld om een goed beeld te krijgen van de tijdbesteding. KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 20 van 49
Bijlage 6 Instructie bij tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners FORMULIER 4 (BLAUW) VACCINATIESPREEKUREN EN DE VOORBEREIDING Op het formulier voor de vaccinatiespreekuren wordt gevraagd om van alle betrokken professionals hun tijdbesteding gedurende de vaccinatiespreekuren in 2008 te registreren, incl. de voorbereiding. FORMULIER 5 (ZALMKLEURIG) VACCINEREN AAN DE PRAKTIJK BUITEN VACCINATIESPREEKUREN. Dit formulier bestaat eveneens uit twee verschillende opdrachten. Het eerste deel is bedoeld als steekproef om tien keer de werkelijke tijd te registreren van het vaccineren van een patiënt, die buiten de geplande vaccinatiespreekuren op de praktijk langskomt voor de vaccinatie. Het tweede deel is bedoeld voor het turven van alle patiënten die op de praktijk langskomen voor hun vaccinatie buiten de geplande vaccinatiespreekuren om. Dit formulier zou bijvoorbeeld bij de koelkast waar de vaccins liggen of op de behandelkamer kunnen worden neergelegd FORMULIER 6 (GRIJS) VACCINATIE BIJ PATIËNTEN THUIS Dit formulier bestaat uit drie onderdelen: Deel 1 voor het registreren van eventuele voorbereidingstijd (maken afspraken). Deel 2 voor het registreren van de tijd en de reisafstand in geval dat men patiënten uitsluitend voor de griepvaccinatie bezoekt. Deel 3 voor het registreren van de tijd en de reisafstand ingeval men vaccineert tijdens een visite voor andere problematiek. Op dit formulier is gevraagd de begintijd en eindtijd aan te geven. Dat is niet verplicht men mag ook in één keer de tijd aangeven. Het komt veel voor dat men in één rit meerdere patiënten bezoekt. Men kan dan de totale tijd voor de rit (uit-thuis), het totaal aan kilometers weergeven en het aantal patiënten. KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 21 van 49
Bijlage 7 Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners Praktijkset tijdregistratieformulieren NPG: Voor assistenten/ praktijkondersteuners KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 22 van 49
Bijlage 7 Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners Formulier 2. Versturen uitnodigingen, incl. voorbereidingen Naam praktijk: Onderstaand wordt gevraagd om de tijd te registreren die u besteedt aan het versturen van de uitnodigingen. Onder het versturen van uitnodigingen valt onder meer: het printen van de uitnodigingsbrieven; invullen van de oproepkaarten; het in enveloppen doen; adressering, frankeren; wegbrengen naar postkantoor; etc. Er wordt vaak tussendoor even hieraan gewerkt. Ter ondersteuning van de tijdregistratie kunt u indien gewenst per dag meerdere momenten van begin- en eindtijd registreren. Naam Functie (HA/Ass./POH) Datum Begintijd Eindtijd Totaaltijd in uren en minuten Indien werkzaamheden behorend tot dit onderdeel door derden/niet eigen personeel worden uitgevoerd graag hieronder aangeven om welke werkzaamheden dit gaat en welke kosten hiermee gemoeid zijn. Werkzaamheden:.. Kosten:. KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 23 van 49
Bijlage 7 Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners EVENTUELE HERINNERINGSUITNODIGINGEN Hieronder kunt u de tijd registreren die gemoeid is met eventuele herrineringsuitnodigingen. Ter ondersteuning van de tijdregistratie kunt u indien gewenst per dag meerdere momenten van begin- en eindtijd registreren. Naam Functie (HA/Ass./POH) Datum Begintijd Eindtijd Totaaltijd in uren en minuten KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 24 van 49
Bijlage 7 Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners Formulier 3. Informeren patiënten (o.a. telefoontjes met vragen) Naam praktijk: In de praktijk bellen patiënten met allerlei vragen over de influenzavaccinatie ( Waarom moet ik worden gevaccineerd?, Waarom mijn buurman wel en ik niet?, Waar blijft mijn uitnodiging?, Wanneer is het vaccinatiespreekuur?, etc.). Veelal beantwoorden de assistenten deze vragen, maar soms zal ook worden doorverwezen naar de huisarts of worden deze vragen tijdens het spreekuur gesteld. Onderstaand wordt gevraagd om per dag, dat dit aan de orde is, aan te geven hoeveel vragen u van patiënten heeft gehad m.b.t. de influenzavaccinatie en bij de eerste 10 vragen ook de tijd te registreren die u aan het beantwoorden daarvan heeft besteed. In de kolom waar gevraagd wordt naar het aantal vragen, kunt u zelf het exacte aantal aangeven, maar u kunt de vragen ook turven. Nr. Naam Functie (HA/ass./POH) Datum Aantal vragen Totale tijd in minuten 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 In onderstaande tabel hoeft u alleen de aantallen vragen per dag te registreren. Functie (HA/ass./POH) Datum Aantal vragen Functie (HA/ass./POH) Datum Aantal vragen Z.O.Z Z.O.Z Z.O.Z Z.O.Z Z.O.Z Z.O.Z KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 25 van 49
Bijlage 7 Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners Functie (HA/ass./POH) Datum Aantal vragen Functie (HA/ass./POH) Datum Aantal vragen KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 26 van 49
Bijlage 7 Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners Formulier 4. Vaccinatiespreekuren en de voorbereiding Naam praktijk: Vooraf: Met een vaccinatiespreekuur wordt bedoeld het uur/aantal uren/dagdeel dat is georganiseerd voor het uitvoeren van de influenzavaccinatie. Patiënten hebben daarover (persoonlijk) bericht ontvangen van de praktijk. TIJDBESTEDING VOORBEREIDING VACCINATIESPREEKUREN Noteer hieronder de tijdbesteding van uw eigen aandeel met betrekking tot de voorbereiding van het vaccinatiespreekuur. Hieronder wordt ondermeer verstaan: inrichten locatie; eventueel klaarmaken aanwijzingsborden; gereed maken materiaal en middelen, regelen waarneming; eventueel vooraf uitpakken spuiten, etc. Bij het noteren van de totale tijd, s.v.p. afronden op 10 minuten (bijvoorbeeld 2u20min) Naam Functie (HA, Ass. POH) Datum Totaal in uren en minuten Totale tijdbesteding KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 27 van 49
Bijlage 7 Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners TIJDBESTEDING VACCINATIESPREEKUREN Noteer hieronder de tijdbesteding van uw eigen aandeel met betrekking tot het vaccinatiespreekuur. U kunt per spreekuur uw totale tijdbesteding registreren. Deze werkzaamheden kunnen onder meer betrekking hebben op: innemen van oproepkaarten; aanvinken patiënten op overzichtslijst; aangeven spuiten; ter plekke uitpakken van de spuiten; vaccineren van patiënten; opruimen (materiaal) na afloop Let op: Indien u het vaccinatiespreekuur tussendoor even andere werkzaamheden verricht, moeten deze uiteraard niet worden meegenomen. Bij het noteren van de totale tijd, s.v.p. afronden op 10 minuten (bijvoorbeeld 2u20min.) Datum Functie (HA, Ass/POH) Totale tijdbesteding in uren en minuten KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 28 van 49
Bijlage 7 Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners Formulier 5. Vaccinatie aan de praktijk buiten vaccinatiespreekuren Naam praktijk: Toelichting: Wilt u van de eerste tien keer hieronder aangeven hoeveel tijd de vaccinatie u heeft gekost tijdens het bezoek van de patiënt(en) aan de praktijk. Daarna wordt gevraagd alleen per dag het aantal gevaccineerde patiënten bij te houden. Het kan zijn dat het om één patiënt ging, maar het kan ook zijn dat het meerdere direct achter elkaar betrof (bijv. man en vrouw). Wilt u daarom ook het aantal patiënten aangeven. Indien het meerdere patiënten waren kunt u de totale tijd voor deze patiënten samen vermelden. Het gaat om de totale tijd vanaf het begin dat u met de patiënt(en) bezig was: begroeten, instructie, pakken en uitpakken vaccin, vaccineren, laten vertrekken patiënt(en) en opruimen spuit. Indien de patiënt niet alleen voor de griepvaccinatie kwam, maar is gevaccineerd tijdens een bezoek voor een andere problematiek dan dit in de laatste kolom met ja aangeven en alleen de tijd te registreren die gemoeid was met de griepvaccinatie. Naam Functie (HA, Ass., POH) Datum Aantal patiënten Totale tijdbesteding vaccinatie (incl. alle bijkomende tijd In combinatie met bezoek voor andere problematiek in minuten) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 29 van 49
Bijlage 7 Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners AANTAL PATIËNTEN DAT BUITEN VACCINATIE SPREEKUREN IS GEVACCINEERD. Hieronder kunt u per dag aangeven hoeveel patiënten buiten het vaccinatiespreekuur zijn gevaccineerd. Datum Aantal patiënten Datum Aantal patiënten KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 30 van 49
Bijlage 7 Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners Formulier 6. Vaccinatie bij patiënten thuis en speciale woonvorm Naam praktijk: Deel 1: Tijbesteding voorbereidingstijd Noteer hieronder de voorbereidingstijd die eventueel gemoeid is met deze vaccinaties (bijv. afspraak maken patiënten, afstemmen verzorgingshuis, instrueren verzorgingshuis dat de patiënten aanwezig zijn, etc. ). Ter ondersteuning van de tijdregistratie kunt u indien gewenst per dag meerdere momenten van begin- en eindtijd registreren. Datum Begintijd Eindtijd Totaal (in uren en min.) Eindtotaal Deel 2: Tijdbesteding vaccinatie van patiënten waarbij men de patiënt uitsluitend bezoekt voor het vaccineren Toelichting: In de kolommen waar gevraagd wordt naar aantal patiënten, kunt u zelf het exacte aantal patiënten aangeven, maar u kunt ook de patiënten turven. Begintijd en eindtijd zijn de momenten van vertrek van de praktijk tot terugkomst bij de praktijk (of als men dit van huis uit doet vertrek of aankomst thuis). Het is dus de totale tijd van de sessie inclusief reistijd. Datum Aantal patiënten dat gevaccineerd is in één rit Begintijd Eindtijd Totale tijd in uren en minuten Totaal aantal kilometers van de rit Vervoersmiddel lopend, fiets/scooter auto Totaal aantal patiënten Totale tijd Totaal aantal km KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 31 van 49
Bijlage 7 Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners Deel 3: Voor patiënten die thuis gevaccineerd worden in combinatie met een afgesproken visite voor andere problematiek Wilt u van de eerste vijf patiënten in onderstaande tabel aangeven hoeveel tijd de vaccinatie zelf ingenomen heeft tijdens de visite en wat de totale tijd was van de visite inclusief reistijd. Datum Tijd vaccinatie in minuten Tijd gehele visite inclusief reistijd Totaal aantal kilometers ten behoeve de visite Vervoersmiddel voor uitvoeren vaccinaties - lopend - fiets/scooter - auto 1 2 3 4 5 Indien het er totaal minder dan vijf waren dan laat u het daarbij. Indien het er meer dan vijf waren wilt u dan hiernaast aangeven hoeveel het totaal waren KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 32 van 49
Bijlage 8 Instructie bij tijdregistratieformulieren huisarts Instructie bij tijdregistratieformulieren huisarts FORMULIER 2 (GEEL) UITNODIGEN PATIËNTEN Sommige huisartsen doen in dit kader bepaalde werkzaamheden thuis in de avonduren en hier wordt vaak tussendoor even aan gewerkt. Per keer kan dan de tijd worden geregistreerd. Aan de huisarts wordt gevraagd om alle tijd die hieraan wordt besteed te registreren. Onder het uitnodigingen van patiënten valt het versturen van de uitnodigingen, het printen van de brieven, invullen oproepkaarten, het plaatsen van een oproep in een regioblad, het eventueel telefonisch uitnodigen van patiënten, et cetera. Uit het vooronderzoek is gebleken dat bij het versturen van de uitnodigingen verschillende personen betrokken zijn (variërend van huisarts tot bijvoorbeeld familieleden). Indien een huisarts alles overlaat aan de assistente hoeft dit formulier uiteraard niet te worden ingevuld. FORMULIER 3 (ROZE) VOOR INFORMEREN PATIËNTEN Soms worden telefonische vragen over de influenzavaccinatie doorgegeven aan de huisarts of krijgt de huisarts vragen tijdens het spreekuur. Aan de huisarts wordt gevraagd het aantal te registreren en alleen bij de eerste 10 vragen ook de tijd te registreren. Op deze manier is er van de diverse deelnemende praktijken samen voldoende materiaal om een goed beeld te krijgen van de tijdbesteding. FORMULIER 4 (BLAUW) VACCINATIESPREEKUREN EN DE VOORBEREIDING De huisarts dient op dit formulier zijn tijd te registreren die is besteed aan het vaccineren van patiënten en de eventuele voorbereiding. Indien er tijdens de vaccinatiespreekuren nog andere werkzaamheden door de huisarts worden verricht (bijv. spreekuur) dan wordt deze tijd uiteraard niet genoteerd. FORMULIER 5 (ZALMKLEURIG) VACCINEREN AAN DE PRAKTIJK BUITEN VACCINATIESPREEKUREN Indien een huisarts ook bij de normale spreekuren bepaalde patiënten tussendoor vaccineert wordt gevraagd op dit formulier bij de eerste 10 patiënten ook de tijd te registreren en daarna alleen het aantal patiënten te turven. Indien de huisarts dit niet tijdens de spreekuren doet, maar de patiënt dan steeds doorverwijst naar de assistente dan hoeft de huisarts dit formulier uiteraard niet in te vullen en vult de assistente dit op haar eigen formulier in. FORMULIER 6 (GRIJS) VACCINATIE BIJ PATIËNTEN THUIS Deel 1 is de eventuele voorbereidingstijd (maken van afspraken). Dat zal meestal door de assistent worden ingevuld. Indien de huisarts ook speciale ritten maakt om achter elkaar een aantal patiënten thuis te vaccineren of een aantal patiënten in een verzorgingshuis of andere woonvorm te vaccineren moet de huisarts ook deel 2 invullen. Indien een huisarts tijdens afgesproken visites patiënten thuis vaccineert wordt gevraagd deel 3 in te vullen. Op dit formulier is gevraagd de begintijd en eindtijd aan te geven. Dat is niet verplicht, men mag ook in één keer de tijd aangeven. Het komt regelmatig voor dat men in één rit meerdere patiënten bezoekt. Men kan dan de totale tijd voor de rit (uit-thuis), het totaal aan kilometers weergeven en het aantal patiënten. KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 33 van 49
Bijlage 9 Praktijkset tijdregistratieformulieren huisarts Tijdregistratieformulieren NPG: voor de huisarts KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 34 van 49
Bijlage 9 Praktijkset tijdregistratieformulieren huisarts Formulier 2. Versturen uitnodigingen, incl. voorbereidingen Naam praktijk: Onderstaand wordt gevraagd om de tijd te registreren die u besteedt aan het versturen van de uitnodigingen. Onder het versturen van uitnodigingen valt onder meer: het printen van de uitnodigingsbrieven; invullen van de oproepkaarten; het in enveloppen doen; adressering, frankeren; wegbrengen naar postkantoor; etc. Er wordt vaak tussendoor even hieraan gewerkt. Ter ondersteuning van de tijdregistratie kunt u indien gewenst per dag meerdere momenten van begin- en eindtijd registreren. Naam Functie (HA/Ass./POH) Datum Begintijd Eindtijd Totaaltijd in uren en minuten Indien werkzaamheden behorend tot dit onderdeel door derden/niet eigen personeel worden uitgevoerd graag hieronder aangeven om welke werkzaamheden dit gaat en welke kosten hiermee gemoeid zijn. Werkzaamheden:.. Kosten:. KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 35 van 49
Bijlage 9 Praktijkset tijdregistratieformulieren huisarts EVENTUELE HERINNERINGSUITNODIGINGEN Hieronder kunt u de tijd registreren die gemoeid is met eventuele herinneringsuitnodigingen. Ter ondersteuning van de tijdregistratie kunt u indien gewenst per dag meerdere momenten van begin- en eindtijd registreren. Naam Functie (HA/Ass./POH) Datum Begintijd Eindtijd Totaaltijd in uren en minuten KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 36 van 49
Bijlage 9 Praktijkset tijdregistratieformulieren huisarts Formulier 3. Informeren patiënten (o.a. telefoontjes met vragen) Naam praktijk: In de praktijk bellen patiënten met allerlei vragen over de influenzavaccinatie ( Waarom moet ik worden gevaccineerd?, Waarom mijn buurman wel en ik niet?, Waar blijft mijn uitnodiging?, Wanneer is het vaccinatiespreekuur?, etc.). Veelal beantwoorden de assistenten deze vragen, maar soms zal ook worden doorverwezen naar de huisarts of worden deze vragen tijdens het spreekuur gesteld. Onderstaand wordt gevraagd om per dag, dat dit aan de orde is, aan te geven hoeveel vragen u van patiënten heeft gehad m.b.t. de influenzavaccinatie en bij de eerste 10 vragen ook de tijd te registreren die u aan het beantwoorden daarvan heeft besteed. In de kolom waar gevraagd wordt naar het aantal vragen, kunt u zelf het exacte aantal aangeven, maar u kunt de vragen ook turven. Nr. Naam Functie (HA/ass./POH) Datum Aantal vragen Totale tijd in minuten 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 In onderstaande tabel hoeft u alleen de aantallen vragen per dag te registreren. Functie (HA/ass./POH) Datum Aantal vragen Functie (HA/ass./POH) Datum Aantal vragen Z.O.Z Z.O.Z Z.O.Z Z.O.Z Z.O.Z Z.O.Z KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 37 van 49
Bijlage 9 Praktijkset tijdregistratieformulieren huisarts Functie (HA/ass./POH) Datum Aantal vragen Functie (HA/ass./POH) Datum Aantal vragen KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 38 van 49
Bijlage 9 Praktijkset tijdregistratieformulieren huisarts Formulier 4. Vaccinatiespreekuren en de voorbereiding Naam praktijk: Vooraf: Met een vaccinatiespreekuur wordt bedoeld het uur/aantal uren/dagdeel dat is georganiseerd voor het uitvoeren van de influenzavaccinatie. Patiënten hebben daarover (persoonlijk) bericht ontvangen van de praktijk. TIJDBESTEDING VOORBEREIDING VACCINATIESPREEKUREN Noteer hieronder de tijdbesteding van uw eigen aandeel met betrekking tot de voorbereiding van het vaccinatiespreekuur. Hieronder wordt ondermeer verstaan: inrichten locatie; eventueel klaarmaken aanwijzingsborden; gereed maken materiaal en middelen, regelen waarneming; eventueel vooraf uitpakken spuiten, etc. Bij het noteren van de totale tijd, s.v.p. afronden op 10 minuten (bijvoorbeeld 2u20min) Naam Functie (HA, Ass. POH) Datum Totaal in uren en minuten Totale tijdbesteding KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 39 van 49
Bijlage 9 Praktijkset tijdregistratieformulieren huisarts TIJDBESTEDING VACCINATIESPREEKUREN Noteer hieronder de tijdbesteding van uw eigen aandeel met betrekking tot het vaccinatiespreekuur. U kunt per spreekuur uw totale tijdbesteding registreren. Deze werkzaamheden kunnen onder meer betrekking hebben op: innemen van oproepkaarten; aanvinken patiënten op overzichtslijst; aangeven spuiten; ter plekke uitpakken van de spuiten; vaccineren van patiënten; opruimen (materiaal) na afloop. Let op: Indien u het vaccinatiespreekuur tussendoor even andere werkzaamheden verricht, moeten deze uiteraard niet worden meegenomen. Bij het noteren van de totale tijd, s.v.p. afronden op 10 minuten (bijvoorbeeld 2u20min.) Datum Functie (HA, Ass/POH) Totale tijdbesteding in uren en minuten KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 40 van 49
Bijlage 9 Praktijkset tijdregistratieformulieren huisarts Formulier 5. Vaccinatie aan de praktijk buiten vaccinatie spreekuren Naam praktijk: Toelichting: Wilt u van de eerste tien keer hieronder aangeven hoeveel tijd de vaccinatie u heeft gekost tijdens het bezoek van de patiënt(en) aan de praktijk. Daarna wordt gevraagd alleen per dag het aantal gevaccineerde patiënten bij te houden. Het kan zijn dat het om één patiënt ging, maar het kan ook zijn dat het meerdere direct achter elkaar betrof (bijv. man en vrouw). Wilt u daarom ook het aantal patiënten aangeven. Indien het meerdere patiënten waren kunt u de totale tijd voor deze patiënten samen vermelden. Het gaat om de totale tijd vanaf het begin dat u met de patiënt(en) bezig was: begroeten, instructie, pakken en uitpakken vaccin, vaccineren, laten vertrekken patiënt(en) en opruimen spuit. Indien de patiënt niet alleen voor de griepvaccinatie kwam, maar is gevaccineerd tijdens een bezoek voor een andere problematiek dan dit in de laatste kolom met ja aangeven en alleen de tijd te registreren die gemoeid was met de griepvaccinatie. Naam Functie (HA, Ass., POH) Datum Aantal patiënten Totale tijdbesteding vaccinatie (incl. alle bijkomende tijd in minuten) In combinatie met bezoek voor andere problematiek 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 KB/09/0242/grpr, HHM 2009 Pagina 41 van 49