Gemeente Amersfoort Collegebesluit Org. onderdeel: Opsteller: DIA/IBO mr. D.J. Beens MBA User-id: BEED Tel: 4715 Onderwerp: STRATEGIE OPEN STANDAARDEN EN OPEN SOURCE SOFTWARE Toelichting: In 2007 heeft de Tweede Kamer het actieplan Nederland Open in Verbinding vastgesteld. Doel van deze notitie is het vergroten van de onafhankelijkheid van overheidsorganisaties ten opzichte van leveranciers en het vergemakkelijken van de uitwisseling van gegevens door gebruik van open standaarden en open source software. Voor onze gemeente schrijft de notitie het verplicht gebruik van bepaalde open standaarden voor en verder wordt van de gemeente verwacht dat er een strategie is geformuleerd voor de manier waarop met open source software wordt omgegaan. Een nadere toelichting is opgenomen in bijgevoegd collegevoorstel (nr. 3177478). Het college besluit: 1. Kennis te nemen van het rapport van Twijnstra Gudde (bijlage 1); 2. in te stemmen met scenario 3 van dit rapport; 3. de directeur Dia opdracht te geven deze strategie nader uit te werken en te borgen in het Realisatieplan Informatiebeleid 2010 en de zogeheten Amersfoortse Architectuur. Reg.nr. 3313951 Datum 12-01-2010 verantwoordelijken datum paraaf.. sectorcontroller directeur sector directeur sector juridisch advies gemeentecontroller staf IBO d.d. 17-12-2009 Collegebehandeling agendastuk hamerstuk geheim embargo datum: tijd: vergadering datum agd.pnt paraaf secretaris Hamerstuk akkoord secretaris burgemeester weth. Luchtenveld weth. Hekman weth. Van Daalen weth. Kruyt weth. Boeve weth. Van t Erve Advies De Raad De Ronde Het Besluit Raadsinformatiebrief geen Peiling Voorbereiding besluit Collegebesluit d.d.: conform aangehouden vervallen
Gemeente Amersfoort Collegevoorstel Sector : DIA Reg.nr. : 3177478 Opsteller : Corrine Veldhuisen Telefoon : (033) 469 47 85 Datum : 20 november 2009 User-id : VEL3 Onderwerp Toepassingen van open standaarden en open source software. Voorstel: Aan het college van Burgemeester en wethouders wordt voorgesteld om: 1) kennis te nemen van het rapport van Twynstra en Gudde (bijlage 1); 2) in te stemmen met scenario 3 van dit rapport, waarin wordt voorgesteld om ervaring op te doen met open source oplossingen in de ICT-infrastructuur op het moment dat vervanging van de bestaande oplossingen aan de orde is en de keuze voor de open source oplossing bedrijfseconomisch verantwoord is; 3) de directeur Dia opdracht te geven deze strategie nader uit te werken en te borgen in het Realisatieplan Informatiebeleid 2010 en de zogeheten Amersfoortse Architectuur 1. AANLEIDING In 2007 heeft de Tweede Kamer het actieplan Nederland Open in Verbinding vastgesteld. Doel van deze notitie is het vergroten van de onafhankelijkheid van (overheids)organisaties ten opzichte van leveranciers en het vergemakkelijken van de uitwisseling van gegevens door gebruik van open standaarden 2 en open source software 3. Deze notitie heeft ook gevolgen voor de gemeente Amersfoort, namelijk: vanaf december 2008 moeten we open standaarden toepassen, zoals vastgelegd in de basislijst van het College Standaardisatie 4 ; Per januari 2010 moeten we een strategie hebben voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik van open source software. Om deze reden heeft de gemeente Amersfoort Twynstra en Gudde (TG) gevraagd om de mogelijkheden en onmogelijkheden in kaart te brengen voor de toepassing van open standaarden en/of open source software. De bevindingen van TG zijn vastgelegd in een rapport dat is bijgevoegd als bijlage 1. OPEN STANDAARDEN In het rapport staat dat de gemeente voldoet aan alle landelijk verplichte open standaarden. Verdere actie is hier niet nodig. Wel is van belang dat toevoegingen aan de basislijst van open standaarden in het oog worden gehouden en dat hiermee rekening gehouden wordt bij inkoop en gebruik van software. De directeur DIA is hiervoor primair verantwoordelijk. OPEN SOURCE SOFTWARE In het rapport staat dat de gemeente in beperkte mate gebruik maakt van open source software. Verder is de conclusie in het rapport dat in het verleden bewust en op goede gronden keuzes zijn gemaakt voor applicaties van een beperkt aantal leveranciers, die de toepassingsmogelijkheden voor open source software in de toekomst kunnen beperken. Voor een strategie ten behoeve van het gebruik van open source software zijn het rapport zes scenario s geformuleerd. Deze scenario s verschillen van zeer behoudend (geen open source software) tot het meest vooruitstrevend (alles vervangen door open source software). Twynstra en Gudde adviseert de - 1 -
Bijlagen Collegevoorstel Reg.nr. : 3177478 Datum : 5 augustus 2009 Gemeente Amersfoort gemeente om scenario 4 te kiezen, wat inhoudt dat we actief onze architectuur aanpassen en bij gelijke geschiktheid overstappen naar open source software. Een randvoorwaarde daarbij is dat dit tegen redelijke kosten kan gebeuren. Wij stellen voor te kiezen voor het gematigdere scenario 3. In dit scenario doen we eerst ervaring op met open source software. We vervangen de bestaande oplossingen op het moment dat dit aan de orde is en wanneer de keuze voor open source software bedrijfseconomisch verantwoord is. Bedrijfseconomisch verantwoord wil zeggen dat er een businesscase is waaruit blijkt dat de opbrengsten opwegen tegen de kosten (kwalitatief en financieel). We passen daarmee onze architectuur niet actief aan maar we kiezen voor een geleidelijker pad. Twynstra en Gudde geeft zijn advies aan dat dit een goed alternatief is voor hun voorkeursscenario 4. ARGUMENTEN Voor zowel scenario 3 als scenario 4 gelden de volgende argumenten: 1) We voldoen aan het kabinetsbeleid. Na invoering voldoen we aan de voorwaarden van het kabinetsbeleid voor open source software. 2) Minder leveranciersafhankelijkheid. Invoering van deze scenario s maakt dat we op termijn wat minder afhankelijk worden van een beperkt aantal leveranciers. Dit biedt ons meer vrijheid op de markt en kansen op kostenreductie. Doordat systemen nauw aan elkaar gekoppeld moeten blijven, zal de leveranciersafhankelijkheid overigens deels blijven bestaan. Argumenten om te kiezen voor scenario 3 in plaats van scenario 4 zijn: 1) Geen onnodige kapitaalvernietiging. Met de keuze voor scenario 4 zou een pas op de plaats gemaakt moeten worden met de implementatie van de Midoffice en de vervanging van het huidige Document management systeem. Door te kiezen voor een meer geleidelijke invoer is het niet nodig om deze strategische projecten stil te leggen tot de architectuur is aangepast. Dit voorkomt onnodige kapitaalvernietiging. 2) Minder risico s. Doordat we gematigd invoeren, vinden wijzigingen vooral in de toekomst plaats en zijn deze behapbaar voor de gemeentelijke organisatie. Daardoor blijft de continuïteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering geborgd KANTTEKENINGEN Bij de keuze voor scenario 3 blijven we afhankelijk van de snelheid waarmee een van onze huidige leveranciers haar applicaties geschikt maakt voor open source toepassingen. Wij vinden echter dat de voordelen van scenario 3 opwegen tegen dit nadeel, te meer omdat ook bij leveranciers een (verder te stimuleren) ontwikkeling naar meer openheid van systemen plaatsvindt. Verder is de kans groot dat bij vervanging van delen van de infrastructuur een meer gemengde ICT omgeving zal ontstaan. Dit kan leiden tot toename van beheerlasten en, afhankelijk van welke systemen worden vervangen, tot toename van complexiteit van onze infrastructuur. Uiteraard zal van vervanging van delen van de infrastructuur uitsluitend sprake kunnen zijn als alle kosten en baten leiden tot een positieve businesscase. - 2 -
Bijlagen Collegevoorstel Reg.nr. : 3177478 Datum : 5 augustus 2009 Gemeente Amersfoort VERVOLG De implementatie van het voorgestelde scenario wordt geïntegreerd in het Realisatieplan 2010 van het Informatiebeleidsplan 2009-2011. Bijlage: Onderzoeksrapport Twynstra en Gudde: het actieplan NOiV in perspectief. Een onderzoek naar de toepasbaarheid van open standaarden en open source software in de gemeente Amersfoort 1) Architectuur is een ontwerp dat de samenhang duidelijk maakt tussen de gemeentelijke, organisatie-inrichting, processen en diensten, informatievoorziening, en technische infrastructuur. Dit ontwerp is gebaseerd op de visie, uitgangspunten en voorkeuren van het college van B&W en het GMT. Met andere woorden is architectuur een uitwerking van het informatiebeleid van de gemeente Amersfoort, biedt de kaders en richtlijnen voor de informatievoorziening en beperkt zich daarmee niet tot enkel ICT. 2)Open source software is software die vrij beschikbaar is zonder licentiekosten. Daarnaast is in het licentiemodel het intellectueel eigendom en het (her)gebruik van de software en bijbehorende broncode dusdanig geregeld dat de licentienemer de broncode mag inzien, gebruiken, verbeteren, aanvullen en distribueren. Een en ander betekent dat een partij die de software aanpast deze in principe weer vrij beschikbaar stelt. 3) Open standaarden zijn standaarden die er voor zorgen dat computer programma s eenvoudig gegevens kunnen uitwisselen. Standaarden kunnen 'open' zijn of 'gesloten'. Door open standaarden te gebruiken in plaats van standaarden die leveranciersgebonden zijn (door intellectueel eigendomsrecht) kan de gebruiker informatie vastleggen in een toekomstvast formaat 4) Het College en Forum Standaardisatie is ingesteld door het kabinet in 2006. Deze adviesorganen bevorderen de digitale samenwerking (interoperabiliteit) tussen bedrijven, burgers en overheden, met de nadruk op standaardisatie. - 3 -
Gemeente Amersfoort Het actieplan NOiV in Amersfoorts perspectief. Een onderzoek naar de toepasbaarheid van open standaarden en open source-software in de gemeente Amersfoort 25 juni 2009
Gemeente Amersfoort Stationsplein 1 Postbus 907 3800 AX Amersfoort Telefoon 033 4677777 www.twynstragudde.nl Het actieplan NOiV in Amersfoorts perspectief. Een onderzoek naar de toepasbaarheid van open standaarden en open source-software in de gemeente Amersfoort Dr. R. van Wendel de Joode Ing. R. Vink Amersfoort, 25 juni 2009 517021/RVN/AKQ
Samenvatting De gemeente Amersfoort heeft Twynstra Gudde gevraagd een advies uit te brengen over de mogelijkheden en onmogelijkheden van toepassing van open standaarden (hierna OS) en open source-software (hierna OSS). De scope van het onderzoek is daarbij beperkt tot de ICT-infrastructuur. Bij het stellen van de vraag realiseert de gemeente zich dat OSS geen alles of niets keuze is. Het is goed denkbaar dat alleen op bepaalde plaatsen in het ICTlandschap van de gemeente OS en OSS worden toegepast. Dit onderzoek bestaat uit vier stappen. De eerste stap in het onderzoek is het in kaart brengen van de huidige situatie van de infrastructuur. De tweede stap is het opstellen van een toetsingskader. Stap drie wordt gevormd door een beschrijving van een aantal scenario s met de daarbij behorende eindsituatie. Stap vier is de conclusie en een advies. De onderzoeksaanpak is grafisch weergegeven in onderstaande figuur. Figuur 1. Onderzoeksaanpak Huidige situatie De adoptie van OS en OSS kan niet los gezien worden van de huidige situatie van de gemeente Amersfoort. Er zijn in het verleden keuzes gemaakt en systemen aangeschaft die aan de ene kant mogelijkheden bieden ten aanzien van OSS, maar aan de andere kant beperkingen opleggen. Uit de analyse van de huidige situatie blijkt dat de
gemeente voldoet aan alle OS van de basislijst van het College en Forum Standaardisatie. Daarnaast blijken vooral de database en het besturingssysteem van de databaseserver aanknopingspunten te bieden voor toepassing van OSS. Tot slot is de afhankelijkheid van een beperkt aantal leveranciers zeer groot en zijn er grote afhankelijkheden ontstaan tussen de verschillende onderdelen van de architectuur. Gegeven het voorgaande ligt de nadruk van ons onderzoek op de toepassing van OSS. Toetsingskader Tijdens interviews en tijdens twee workshops met belanghebbenden van de gemeente Amersfoort is een toetsingskader opgesteld. Het toetsingskader wordt gebruikt om de scenario s te toetsen. Het kader bestaat uit twee onderdelen: beleidsmatige criteria en inhoudelijke criteria. Scenario s Op basis van de huidige situatie zijn zes scenario s geformuleerd. De scenario s verschillen in de mate waarin ze OSS nastreven. Scenario 1 is het meest behoudende scenario en scenario 6 het meest vooruitstrevend ten aanzien van OSS. Onderstaande figuur geeft de onderlinge samenhang en de gelaagdheid tussen de scenario s weer. Figuur 2. Overzicht gelaagdheid scenario's
Conclusie en advies De scenario s zijn vervolgens getoetst aan de criteria. Uit de toetsing blijkt dat scenario s 1 en 6 afvallen. Scenario s 2 t/m 5 liggen dicht bij elkaar. Ons advies is om scenario 4 te kiezen. Onderstaande tabel geeft een samenvatting van de scenariokeuze weer. Tabel 1. Samenvatting scenariokeuze Scenario Kern van de motivatie Conclusie 1 Niets doen, leidt tot onnodige publicitaire Valt af risico s 2 Ervaring opdoen, erg voorzichtig Goed alternatief 3 Ervaring opdoen, gematigd voorzichtig Goed alternatief 4 Actief drempel verlagen, met redelijke kosten Voorkeur 5 Actief drempel verlagen, met substantiële Goed alternatief kosten 6 Proactief vervangen, leidt tot kapitaalvernietiging Valt af Advies 1: Volg scenario 4 Stip aan de horizon In dit scenario gaat de gemeente Amersfoort actief werken aan een architectuur die leidt tot minder afhankelijkheid tussen systemen, waardoor ook minder afhankelijkheid wordt gecreëerd van leveranciers. Deze strategie past daarmee in het beleid van het NOiV. In dit scenario wordt op natuurlijke momenten overgestapt naar nieuwe systemen. Bij gelijke geschiktheid wordt gekozen voor OSS. De elementen van deze gelijke geschiktheid zijn terug te vinden in het toetsingskader (hoofdstuk 4). Overigens dient het begrip bij gelijke geschiktheid verder te worden geëxpliciteerd (zie hoofdstuk 7). Advies 2: Geef invulling aan scenario 4 In dit rapport zijn de scenario s in enigszins abstracte en algemene termen beschreven. Ons advies is om scenario 4 daarom eerst verder uit te werken en concreet te maken. Advies 3: Herziening van rol MS Sharepoint en Biztalk De Microsoft-afhankelijkheid wordt sterk vergroot door de integratie van Sharepoint met andere specifieke Microsoft functionaliteit. Advies is om Sharepoint zodanig in te zetten dat alleen op OS-gebaseerde webservices geïntegreerd worden en de integratie met specifieke Microsoft- functionaliteit zoveel mogelijk vermeden wordt. Voor documentmanagement zou vervolgens gezocht kunnen worden naar een alternatieve oplossing.
Inhoudsopgave Samenvatting 1 Inleiding 1 1.1 Achtergrond 1 1.2 Opdrachtgever 3 1.3 De onderzoeksvraag 3 1.4 Scope van het onderzoek 3 1.5 Leeswijzer 4 2 Aanpak onderzoek 6 2.1 Analyse huidige situatie 6 2.2 Opstellen toetsingskader 8 2.3 Opstellen scenario s 8 2.4 Kwaliteit van advies 8 3 Huidige situatie 9 3.1 Beschrijving 10 3.2 Bevindingen 12 3.3 Samenvatting 14 4 Toetsingskader 16 5 Scenario s en toetsing 20 6 Conclusie en advies 32 6.1 Conclusie 32 6.2 Ranking van de scenario s 32 6.3 Advies 1: Volg scenario 4 Stip aan de horizon 34 7 Aanbevelingen en aandachtspunten voor vervolg 38 Bijlagen 1. Geïnterviewde medewerkers 2. Totale overzicht toetsingskader 3. Lijst met open standaarden
1 Inleiding 1.1 Achtergrond Het Kabinet wil in deze kabinetsperiode een aantal doelen bereiken, zoals een goede participatie van burgers, duurzaamheid van informatie en innovatie, en een administratieve lastenvermindering (onder andere door eenmalige gegevensverstrekking). Ten einde deze doelen ook op een efficiënte wijze te realiseren, spoort het Kabinet partijen door middel van concurrentiestelling aan om de genoemde doelen te (helpen) verwezenlijken. Interoperabiliteit tussen bedrijven en overheden,burgers en overheden en overheden onderling is een noodzakelijke voorwaarde voor het bereiken van deze maatschappelijke doelen. Het Kabinet definieert interoperabiliteit als het vermogen van (informatie)systemen om op elektronische wijze gegevens en informatie te kunnen uitwisselen binnen en tussen organisaties. Interoperabiliteit is een essentiële randvoorwaarde voor een toekomstvaste ontwikkeling van diensten en toepassingen die door en met ICT in brede zin mogelijk worden gemaakt. De Tweede Kamer heeft aangegeven met het oog op deze maatschappelijke doelen het gebruik van OS en OSS door de overheid en de (semi-) publieke sectoren belangrijk te vinden. Actieplan NOiV Eind 2007 is met het actieplan Nederland Open in Verbinding (NOiV) een stap gezet in de bekendheid en toepassing van OS en OSS binnen de Nederlandse overheid. In dit actieplan worden acties geformuleerd rondom OS en OSS. Hoewel het hier gaat om twee verschillende onderwerpen worden ze in het actieplan samen genoemd, omdat ze (zo valt te lezen in het actieplan): belangrijk zijn voor het realiseren van meer openheid van ICT-systemen. In het actieplan worden drie doelstellingen geformuleerd 1 ): - vergroten van de interoperabiliteit tussen en met de verschillende bouwstenen en vormen van dienstverlening van de e-overheid door versnelling aan te brengen in het gebruik van OS; - verminderen van de afhankelijkheid van leveranciers bij het gebruik van ICT door versnelde inzet van OS en OSS; 1 ) Uit het actieplan Nederland Open in Verbinding, (NOiV), Ministerie van Economische Zaken 17-09-2007. 1
- bevorderen van een gelijk speelveld op de softwaremarkt en voorts het bevorderen van de innovatie en de economie door het gebruik van OSS krachtig te stimuleren en bij opdrachten de voorkeur te geven aan OSS bij gelijke geschiktheid. Om de genoemde doelstellingen te bereiken zet het Kabinet actief in op de volgende beleidsaccenten: - voor brede toepassing van OS wordt het comply-or-explain and commit principe ingevoerd bij opdrachten van Rijksdiensten vanaf april 2008 en vanaf december 2008 voor de overige overheden en instellingen. Daarvoor wordt een basislijst (januari 2008) en een interoperabiliteitsraamwerk (basisversie juni 2008) door het College Standaardisatie opgesteld met richtinggevende keuzes voor interoperabiliteit en de ontwikkeling en het gebruik van standaarden; - implementatiestrategieën voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik van OSS worden gerealiseerd door alle ministeries (januari 2009) en door medeoverheden en instellingen in semi-publieke sectoren (onderwijs, zorg, sociale zekerheid) in januari 2010; - de open standaard ODF wordt stapsgewijs ingevoerd voor het lezen, schrijven, uitwisselen, publiceren en ontvangen van documenten (uiterlijk januari 2009 door alle ministeries en mede-overheden ondersteund) op weg naar grootschalig gebruik van open document formats voor overheidstoepassingen. Kader 1: Wat is open source? In de basis is OSS een juridisch construct: een licentie die stelt dat de broncode, het voor de mens leesbare deel van software, beschikbaar gesteld moet worden aan (eind-) gebruikers. De broncode stelt eindgebruikers in staat om de software zelf aan te passen. Hierdoor ontstaat een grotere vrijheid in het gebruik van de software. Ook leidt het in potentie tot minder leveranciersafhankelijkheid. Een groot deel van de OSS wordt ontwikkeld in internet communities, maar dat hoeft niet. De communities bestaan vaak uit een interessante mix van softwareleveranciers, freelancers, hobbyisten, studenten en gebruikers. Bekende voorbeelden van OSS zijn Linux, Apache en OpenOffice.org. Consequenties voor de gemeente Amersfoort Kort samengevat betekent het kabinetsbeleid voor de gemeente Amersfoort het volgende: - vanaf december 2008 dient de gemeente de OS zoals genoemd onder punt 1 breed toe te passen; - vanaf januari 2009 dient de gemeente de open standaard ODF voor het lezen, schrijven, uitwisselen, publiceren en ontvangen van documenten te ondersteunen zoals beschreven onder punt 3; - per januari 2010 dient de gemeente een implementatiestrategie te hebben voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik van OSS zoals bedoelt onder punt 2. 2
Kader 2: Wat is ODF? ODF staat voor Open Document Format en is een door ISO gepubliceerde open standaard voor het bewaren en uitwisselen van tekstbestanden, rekenbladen, grafieken en presentaties. Bron: Actieplan NOiV 1.2 Opdrachtgever De opdrachtgever voor dit onderzoek is de heer G.W. Vreeman, hoofd ICT van de gemeente Amersfoort. 1.3 De onderzoeksvraag De ICT-infrastructuur van de gemeente (zie Figuur 3) is gestandaardiseerd op de producten van Microsoft. Volgens het Actieplan NOiV dienen medeoverheden per januari 2010 een implementatiestrategie voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik van OSS gereed te hebben. OSS is op veel vlakken een reëel alternatief voor gesloten source-producten zoals die van Microsoft. De gemeente Amersfoort heeft ons gevraagd een advies uit te brengen of gegeven haar huidige ICT-omgeving de keuze voor OSS een optie is en in kaart te brengen wat de consequenties zijn van een dergelijke overstap. De centrale onderzoeksvraag luidt: Met NOiV als kader, breng de mogelijkheden en onmogelijkheden in kaart om de infrastructuur van de gemeente Amersfoort te ontwikkelen naar een infrastructuur gebaseerd op OS en/of OSS. 1.4 Scope van het onderzoek De scope van het onderzoek is de ICT-infrastructuur van de gemeente. Onder infrastructuur wordt gemakshalve verstaan alle ICT-faciliteiten die standaard aan elke gebruiker worden geboden. Hieronder vallen dus ook toepassingen als kantoorautomatisering en de internet browser. Figuur 3 is afgestemd met de opdrachtgever en geeft aan op welke componenten van de ICT- infrastructuur van de gemeente Amersfoort het onderzoek betrekking heeft en wat de onderlinge samenhang is van de componenten in de infrastructuur. 3
Figuur 3. Referentiekader ICT-infrastructuur 1.5 Leeswijzer Dit rapport bevat zeven hoofdstukken en een samenvatting. Voor beslissers is het raadzaam de samenvatting, evenals de hoofdstukken zes en zeven te lezen. De andere hoofdstukken bevatten voornamelijk de achterliggende argumentatie en vormen samen de verantwoording van het onderzoek. 0. Samenvatting 1. Onderzoeksvraag 2. Uitleg aanpak 3. Schets huidige situatie Gemeente Amersfoort 4. Toetsingskader 5. Migratie scenario s 6. Conclusies en advies argumentatie 7. Aanbevelingen en essentie aandachtspunten voor vervolg Figuur 4. Opbouw van dit rapport 4
Dit rapport bestaat uit 7 hoofdstukken: - hoofdstuk 1: inleiding met daarin de onderzoeksvraag; - hoofdstuk 2: uitleg van de onderzoeksaanpak. Wat zijn de stappen in dit onderzoek en hoe zijn deze stappen genomen; - hoofdstuk 3: huidige situatie. Een keuze voor of tegen OSS kan niet genomen worden zonder inzicht in de huidige situatie. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de huidige situatie van de ICT binnen de gemeente Amersfoort. Hierbij is vooral ingegaan op de infrastructuur; - hoofdstuk 4: toetsingskader. Voor de beoordeling van migratiescenario s richting OSS is gebruik gemaakt van een toetsingskader. Het toetsingskader is in dit hoofdstuk weergegeven; - hoofdstuk 5: migratiescenario s. In dit hoofdstuk worden een zestal migratiescenario s gepresenteerd. Ook vindt een ranking van de scenario s plaats: welke scenario s passen binnen de gemeente Amersfoort; - hoofdstuk 6: conclusie en advies. In hoofdstuk 6 staat de conclusie te lezen en worden een aantal concrete adviezen gegeven; - hoofdstuk 7: aandachtspunten. In het laatste hoofdstuk geven wij een aantal concrete aandachtspunten die voortkomen uit het actieplan NOiV en die betrekking hebben op aanbestedingen en OSS. 5
2 Aanpak onderzoek De aanpak van dit onderzoek is opgebouwd uit de volgende stappen: Stap 1: Analyse huidige situatie Stap 2: Opstellen toetsingskader Stap 3: Opstellen mogelijke scenario s inclusief een beschrijving van de verwachte eindsituatie Stap 4: Toetsing scenario s en opstellen advies. Figuur 5: Onderzoeksaanpak De vier stappen staan hieronder in meer detail beschreven. 2.1 Analyse huidige situatie Als eerste wordt de huidige infrastructuur geanalyseerd. De analyse is op de volgende wijze tot stand gekomen: - deskresearch van aanwezige documentatie binnen de gemeente Amersfoort 2 ); 2 ) De gemeente Amersfoort werkt aan een nieuw ICT-beleidsplan, dit plan is niet in ons onderzoek meegenomen. De uitkomsten van ons onderzoek kunnen wel dienen als input voor het nieuwe ICT-beleidsplan. 6
- een workshop met ICT-beheerders waarin op hoofdlijnen de huidige situatie van de infrastructuur van de gemeente Amersfoort in kaart is gebracht; - contacten met andere partijen waaronder de belangrijkste applicatieleverancier om de (on)mogelijkheden van open source genuanceerder en in meer detail in beeld te krijgen. 2.2 Opstellen toetsingskader In deze stap zijn de criteria opgesteld om mogelijke scenario s voor het toepassen van OSS door de gemeente te toetsen. De criteria zijn op de volgende wijze tot stand gekomen: - interviews met vertegenwoordigers van de klantenorganisatie 3 ); - workshop. Tijdens een workshop met ICT-beheerders, de technisch architect en de gemeente architect zijn de criteria verder uitgewerkt; - clustering en aanvulling. Na afloop van de workshop zijn de criteria verder uitgediept. Vervolgens heeft een clustering plaatsgevonden in een aantal hoofdcategorieën. De hoofdcategorieën zijn aangevuld met beleidsmatige criteria die gebaseerd zijn op onder meer het actieplan NOiV. 2.3 Opstellen scenario s Op basis van de huidige situatie en de ervaringen bij andere Nederlandse overheidorganisatie 4 ) zijn een aantal scenario s opgesteld die van toepassing kunnen zijn op de gemeente Amersfoort. 2.4 Kwaliteit van advies Workshops In een workshop zijn de mogelijke scenario s getoetst aan de toetsingscriteria. Vervolgens heeft Twynstra Gudde op basis van de uitkomst van de workshop een voorkeurscenario bepaald en is een conclusie en advies opgesteld. Tegen lezen Conceptversies van het rapport hebben we laten tegenlezen door: - collega s bij Twynstra Gudde. De collega s zijn geselecteerd op hun kennis en kunde van OS en OSS en/of ICT-infrastructuur; - Paul Mak en Wim Vreeman van de gemeente Amersfoort. Zij hebben zich vooral gericht op de controle op onjuistheden bij de beschrijving van de huidige situatie binnen de gemeente Amersfoort. 3 ) In het algemeen vaak aangeduid als de gebruikersorganisatie 4 ) Deskresearch 8
3 Huidige situatie Dit hoofdstuk geeft de situatie weer van de huidige ICT-infrastructuur. De beoordeling van de scenario s zoals beschreven in hoofdstuk 5 gebeurd vanuit de mogelijkheden en onmogelijkheden van de huidige situatie. Een mogelijke aanvliegroute voor de beschrijving van de huidige situatie zou kunnen zijn om elke applicatie apart te beoordelen. Dit had een genuanceerd en gedetailleerd beeld opgeleverd van het huidige applicatielandschap. We hadden daarbij onder meer de volgende criteria kunnen gebruiken: - maakt de applicatie gebruik van OS; - is het een open source-applicatie; - is er een open source-alternatief op de markt? Wij hebben er echter voor gekozen om niet elke applicatie apart te beoordelen. De hoeveelheid tijd die met de bovenstaande exercitie gemoeid zou zijn, staat niet in verhouding tot de opbrengsten van een dergelijke analyse. In plaats daarvan hebben wij ervoor gekozen om in een workshop met de systeembeheerders, adviseur ICT en de technisch architect per onderwerpsgebied (zoals afgebeeld in Figuur 3) een beoordeling te doen. Tijdens de workshop is ingegaan op het toepassen van OS en OSS. Bij OSS is specifiek ingegaan op de volgende gebieden: - kantoorautomatisering, met als voorbeeld het toepassen van OpenOffice.org 5 ); - browsersoftware; - webserversoftware (middleware); - desktop besturingssystemen; - server besturingssystemen; - databases; - mid-office (middleware inclusief Portal functie en Document Management Systeem). Voor elk toepassingsgebied is gekeken naar de gevolgen op de volgende gebieden: architectuur, ondersteuning, opleiding, hardware, applicaties, koppelingen en risico s. De onderwerpen komen niet op elk gebied volledig aan bod. Alleen als sprake is van een duidelijk effect wordt dat effect beschreven. 5 ) Een Open Source kantoorautomatiseringpakket. Zie www.openoffice.org 9
Dit hoofdstuk bestaat uit drie delen. Eerst een feitelijke beschrijving van de huidige situatie. Vervolgens geven we op basis van de feitelijke beschrijving een aantal bevindingen ten aanzien van de mogelijkheden en onmogelijkheden. Het derde deel bevat een korte samenvatting. 3.1 Beschrijving Kantoorautomatisering De gemeente Amersfoort maakt voor de kantoorautomatisering gebruik van de nieuwste versie van de Microsoft producten. Er is sprake van een sterke integratie met andere toepassingen zoals het huidige DMS en op termijn met Microsoft Sharepoint. Verder zijn er veel macro s in gebruik waaronder ook macro s die behoren bij de gemeentelijke huisstijl. Browser software De gemeente maakt momenteel gebruik van Internet Explorer (IE) als standaard browser voor de klantenorganisatie. Webserver software De gemeente heeft in de afgelopen 3 jaar veel geïnvesteerd in www.amersfoort.nl. Deze website is voornamelijk gebaseerd op het contentmanagementsysteem Smartsite. Smartsite draait alleen op het Microsoft platform. De investeringen betreffen naast de inhoud ook koppelingen naar achterliggende systemen. Het e-loket waar momenteel 21 producten beschikbaar zijn is gebaseerd op Microsoft SharePoint. Daarnaast zijn er ook interne webbased applicaties in gebruik, een belangrijk voorbeeld is het Klant Contact Centrum. Deze toepassing vereist Windows Server als platform. Het onlangs via een Europese Aanbesteding aangeschafte mid-office (leverancier Centric) is gebaseerd op het Microsoft platform. Het mid-office zal ingezet worden om de verbinding te maken tussen burgers en bedrijven met de gemeentelijke processen. Het maakt het mogelijk om zaakgericht te werken. Desktop besturingssystemen De huidige bij de gemeente in gebruik zijnde thin clients, 80% van het aantal werkplekken, zijn gebaseerd op het Linux-besturingssysteem. Deze thin clients zijn voorzien van een Citrix-client. De overige 20% van de werkplekken zijn zogenaamde fat clients waarop rekenintensieve applicaties draaien. De gemeente onderzoekt momenteel de mogelijkheden voor application virtualisation en application streaming op de desktop. Hierin zijn nog geen keuzes gemaakt. Met deze techniek is het mogelijk om Windows applicaties te draaien op een desk- of laptop met een Linux-besturingssysteem. Daarnaast heeft er onlangs een openbare aanbesteding plaatsgevonden voor de levering van desk- en laptops. Hiervoor is gekozen voor apparatuur van de fabrikant Dell. 10
De aanschafkosten voor een Dell desk- of laptop met Windows-licentie zijn even hoog als die voor apparatuur met een Linux-licentie (OSS). Bij ICTbeheer is slechts beperkte kennis van Linux aanwezig. Server besturingssystemen Alle gemeentelijke servergebaseerde applicaties draaien op het Windowsplatform. De Oracle databases (voor de Centric-applicaties) draaien op HP/UX. Centric ondersteunt de combinatie Linux en Oracle op een beperkt aantal hardwareplatformen die zij in combinatie met hun applicaties hebben getest en vrijgegeven. Overigens ondersteunt Oracle het Linux-platform op een groot aantal hardwareplatformen en claimt zij het grootste marktaandeel te hebben voor databases op het Linux-platform. Een andere mogelijkheid voor de inzet van Linux is die voor file- en printservices. Databases Hierover kunnen we kort zijn. De applicaties van Centric ondersteunen geen OSS-databases. Wel heeft Centric aangegeven dat ze voornemens is haar applicaties in de loop der jaren te migreren en een bepaalde mate van database onafhankelijkheid te realiseren. Welke databases dit zijn en of dit OSS databases zijn daar doet Centric geen uitspraak over. Middleware Onlangs heeft de gemeente de aanbesteding van het mid-office aan Centric gegund. Deze mid-office is zoals al eerder aangegeven volledig op het Microsoft-platform gebaseerd (Onder andere BizTalk en SharePoint). Zowel BizTalk als SharePoint ondersteunen OS maar bezitten ook specifieke functionaliteiten die makkelijk leiden tot grotere leveranciersafhankelijkheid. Kader 4: Rol Microsoft Sharepoint in de ICT-architectuur Sharepoint vormt de spil van de gemeentelijke ICT-architectuur. Het wordt gebruikt in de volgende toepassingen: - E-formulieren voor de burgers: opslag en ontsluiting; - DigiD authenticatie; - Ogone elektronische betalingen; - Ontsluiting van P&O informatie voor leidinggevenden, koppelingen met PIM@all en Fucom; - Mid-office, onder andere opslag van zaken ; - Klant Contact Centre is volledig op Sharepoint gebaseerd. Open standaarden Een onderdeel van het actieplan NOiV is het toepassen van OS. Het College en Forum Standaardisatie houdt een lijst met OS bij. 11