Actielijn 6 ODF-invoering Toelichting op actieplan Nederland Open in Verbinding

Transcriptie

1 Actielijn 6 ODF-invoering Toelichting op actieplan Nederland Open in Verbinding

2 Actielijn 6 ODF-invoering Toelichting op actieplan Nederland Open in Verbinding 1

3 2

4 1 Inleiding 5 2 Actieplan 6 3 Verantwoordelijkheden en verantwoording 7 4 Inhoudelijke doelen 8 5 Deadlines 10 6 Ondersteuning 11 Inhoudsopgave 3

5 4

6 Deze Toelichting heeft als doel om uitvoering van het actieplan Nederland Open in Verbinding door ICT-afdelingen te ondersteunen. Specifiek richt deze toelichting zich op de invoering van ODF 1. Op 12 december jongstleden is het actieplan Nederland Open in Verbinding 2 in de Tweede Kamer besproken in aanwezigheid van de Staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken. Het actieplan wordt kamerbreed gesteund. Daarmee is het Kabinetsbeleid vastgesteld dat bij aanschaf en gebruik van ICT-producten en -diensten voor overheidstoepassingen het gebruik van open standaarden de norm is en open source software bij gelijke geschiktheid de voorkeur heeft boven gesloten source software. Het actieplan bestaat uit 17 actielijnen verdeeld over beleid voor open standaarden, beleid voor open source software (OSS) en flankerend beleid. Belangrijke actielijnen zijn: publiceren basislijst open standaarden, comply or explain ten aanzien van open standaarden, realisatie van een interoperabiliteitsraamwerk, invoering ODF, OSS implementatiestrategie. Deze notitie licht de invoering van ODF toe. 1 Open Document Format ISO Tweede Kamer, vergaderjaar , nr. 98 of communicatie/open_standaarden_en_open_source_ Software 1 Inleiding 5

7 Het actieplan Nederland Open in Verbinding heeft tot doel het volgende te bevorderen: interoperabiliteit: vergroten van de interoperabiliteit tussen en met de verschillende bouwstenen en vormen van dienstverlening van de eoverheid door versnelling aan te brengen in het gebruik van open standaarden; leveranciersonafhankelijkheid: verminderen van de afhankelijkheid van leveranciers bij het gebruik van ICT door versnelde inzet van open standaarden en open source software; gelijk speelveld en innovatie: bevorderen van een gelijk speelveld op de softwaremarkt en voorts het bevorderen van de innovatie en de economie door het gebruik van open source software krachtig te stimuleren en bij opdrachten de voorkeur te geven aan open source software bij gelijke geschiktheid. Voor het Open Document Format (ODF) betekent dit het volgende: Interoperabiliteit: Het verwerken en uitwisselen van documenten met ICT ondersteunt de kernprocessen van alle overheidsorganisaties. Open document standaarden zoals ODF zijn van groot belang om documenten duurzaam te kunnen gebruiken. Ook is ODF van belang voor de dienstverlening van de overheid. Leveranciersonafhankelijkheid: Open standaarden zoals ODF vergroten de vrijheid om ICT-keuzes te veranderen. Dit maakt de overheid flexibeler in haar dienstverlening en draagt bij aan een goede prijs/kwaliteitsverhouding. Gelijk speelveld en innovatie: Doordat het gebruik van ODF de afhankelijkheid van leveranciers vermindert, krijgen nieuwe partijen makkelijker een kans bij aankoop en aanbesteding door de overheid. Dat stimuleert innovatie. Het beleid op Open Standaarden en Open Source Software, specifiek het actieplan, is tot stand gekomen tegen de achtergrond van een aantal belangrijke ontwikkelingen die in het actieplan zelf verder toegelicht worden. Bovendien vormt de keuze in Nederland geen op zich zelf staande ontwikkeling. In breder Europees verband zijn keuzen voor ODF gemaakt of bestaan initiatieven om het gebruik er van te onderzoeken of daadwerkelijk op te pakken. Landen waar in een of andere vorm met ODF gewerkt wordt zijn (in willekeurige volgorde) Engeland, Frankrijk, Spanje, Denemarken, Tsjechië, Estland, Slovenië, Noorwegen, België, Finland, Hongarije, Turkije, Oostenrijk, Kroatië en Letland. Ook op een bredere wereldschaal is gekozen voor ODF. Voorbeelden hiervan zijn (in willekeurige volgorde): Japan, Maleisië, Zuid Afrika, India, Verenigde Staten (de staat Massachusetts), Argentinië en Brazilië. 2 Actieplan 6

8 Rijk en mede-overheden zijn zelf verantwoordelijk voor tijdige invoering van ODF. De betrokken organisaties zijn daarbij ook zelf verantwoordelijk voor de bekostiging van hiervoor noodzakelijke activiteiten. De verantwoordelijkheid voor de invoering per ministerie vloeit direct voort uit het besluit van de ministerraad om het actieplan aan de Tweede Kamer te sturen. In oktober 2007 is het actieplan besproken in het kernteam-i van het plaatsvervangend Secretaris Generaal (psg) beraad. Daarbij heeft het psg-beraad het Interdepartementaal Overleg Directeuren-I (IODI) als primair contact voor uitvoering aangewezen. Het is daarom nu ook aan de ICTafdelingen om hier uitvoering aan te geven. De invoering door mede-overheden zoals gemeenten, provincies, ZBO s en semi-publieke sectoren komt tot stand via bestuursakkoorden, convenanten en andersoortige afspraken 3. Hiervoor zijn de betreffende vakministers en deze mede-overheden gezamenlijk verantwoordelijk. Ook bij de mede-overheden is het aan ICT-afdelingen om uitvoering te geven aan het beleid. explain ten aanzien van open standaarden. Monitoring en ranking dient als basis voor de jaarlijkse voortgangsrapportage eoverheid aan de Tweede Kamer. De Algemene Rekenkamer en de auditdiensten van de overheid hebben in het algemeen ook een signalerende rol bij de handhaving. Recente ervaringen bij het Rijk leren dat overheden opereren in een open wereld waarin burgers en belangenorganisaties nauwlettend volgen hoe zij invulling geven aan de politieke afspraken. Bij afwijkingen van het actieplan wordt de eigen bewindspersoon gevraagd om uitleg te geven aan de Kamer. Vanuit Denemarken is bekend dat alle gemeenten en overheden door het blad Computable (Deense editie) zijn getest 4. 4 Daarbij werd een mail met ODF-bijlage gestuurd naar een algemeen e mailadres (b.v. info@organisatie.dk). Vaak bleek ook dat binnenkomende mail op deze algemene e mailadressen niet werd afgehandeld. Men gaat in Denemarken de test daarom binnenkort waarschijnlijk weer herhalen. Verantwoording over invulling van verantwoordelijkheden vindt plaats via de handhaving voor het bredere comply-or- 3 De actuele stand van zaken kan via het programmabureau Nederland Open in Verbinding opgevraagd worden. 3 Verantwoordelijkheden en verantwoording 7

9 Het actieplan is vrij kort over de inhoudelijke doelen. Deze zijn: lezen, schrijven, uitwisselen, publiceren, ontvangen. Het gaat hierbij om bewerkbare, elektronische documenten. Voor archivering van nietbewerkbare documenten wordt door het Forum Standaardisatie een andere standaard voorgeselecteerd (PDF/A-1a) 5. Verder is het belangrijk om te beseffen dat het actieplan ODF nevengeschikt aan andere standaarden maakt. Dit betekent niet dat een organisatie intern noodzakelijkerwijs ODF moet gebruiken. Dit betekent wel dat burgers, bedrijven en (andere) overheden hun documenten in ODF mogen aanleveren en dat als zij dat wensen zij ook documenten in ODF aangeleverd kunnen krijgen. Met andere woorden: ODF is een voorrecht (voor anderen) en geen plicht (behalve als dat vanuit het recht van anderen noodzakelijk is). De vraag is hoe dit te vertalen naar technische consequenties, vooral ook omdat de situatie per organisatie kan verschillen. Een niet uitputtende lijst met mogelijkheden is hieronder aangegeven. Het minimum dat nodig is om invulling te geven aan de toezeggingen van het Kabinet: ODF-ondersteuning via een ODF-applicatie, plug-in of conversie-tool. Opheffen van eventuele communicatiebeperkingen (voor ODF) in firewall en/of mailservers. Als op de website (Internet) bewerkbare documenten gedownload kunnen worden, dit vervangen door een niet-bewerkbaar document 6 of hier tevens een ODF-variant voor beschikbaar stellen 7. Afhankelijk van hoe organisaties documenten uitwisselen met anderen kan het nodig zijn om gebruikers op enig moment te ondersteunen met: aangepaste huisstijl en sjablonen, ODF-versies van standaard documenten, ODF-versies van documenten op Intranet, Oplossingen ter ondersteuning van document management systemen en archivering. 5 NEN-ISO :2005 EN (PDF/A-1a) mag naast ODF gehanteerd worden voor de lange termijn archivering, specifiek voor niet-reviseerbare documenten. Zie lijst met open standaarden op 6 Er zijn ook organisaties die er voor kiezen om alleen nog maar niet-bewerkbare PDF-documenten en PDF-formulieren beschikbaar te stellen. 7 Er zijn ook organisaties die uit het oogpunt van dienstverlening nadenken over het in ODF aanbieden van (nu nog) nietbewerkbare documenten. 4 Inhoudelijke doelen 8

10 Het is aan te bevelen nu al na te denken over de langere termijn 8 aangezien het actieplan ook stelt dat het Kabinet er naar streeft dat overheidsorganisaties in 2015 alleen nog gebruik maken van open document standaarden. Het College en Forum Standaardisatie zullen hierover te zijner tijd adviseren, mede in het licht van de ontwikkelingen rond OOXML 9. Wel is al duidelijk dat ODF een blijvende keus is en niet vervangen zal worden. 8 Het onderzoeksrapport ODF beleidsopties voor de Nederlandse overheid biedt een visie hierover. (zie www. forumstandaardisatie.nl) 9 OOXML ISO

11 Het actieplan maakt voor het moment dat ODF ondersteund moet worden onderscheid tussen Rijk (het actieplan spreekt over Rijksdiensten) en mede-overheden. Rijksdiensten ondersteunen vanaf april 2008,... Mede-overheden en overige instellingen volgen zo snel mogelijk, doch uiterlijk december In het actieplan maakt het voor een organisatie dus uit of zij behoort tot het Rijk (ODFondersteuning per april 2008) of tot de medeoverheden (ODF-ondersteuning per december 2008). Daarom hier een nadere toelichting. Tot mede-overheden worden gerekend: gemeenten, provincies, waterschappen, andere publiekrechtelijke rechtspersonen ZBO s en de semi-publieke instellingen in de sectoren zorg, onderwijs en sociale zekerheid en (toegelaten) woningbouwcorporaties. Onder Rijk vallen de ministeries bestaande uit: kerndepartementen Rijksdiensten agentschappen 5 Deadlines 10

12 Overheden staan niet alleen bij de invoering van ODF. Het programmabureau Nederland Open in Verbinding (NOiV) 10, genoemd naar het gelijknamige actieplan, kent de best practices van ODF-invoering in Nederland. Recentelijk heeft het Rijk kennis en ervaringen via de Open Documenten werkgroep uitgewisseld. Behalve uit deze nationale kennis en ervaring, put het programmabureau uit contacten met betrokkenen bij buitenlandse best practices. Het programmabureau NOiV onderhoudt tevens contacten met bijvoorbeeld het Bureau van het Forum Standaardisatie en met de architecten van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). De OpenDoc Society 11 is een internationale vereniging die mensen en kennis bijeenbrengt rondom Open Document Format (ODF). Inmiddels hebben ook een zestigtal organisaties zich bij de vereniging aangesloten, waaronder naast grote bedrijven als Google, IBM en Intel ook blinden- en slechtziendenorganisaties, onderwijsinstellingen, culturele organisaties en het Nederlandse Ministerie voor Defensie. Met subsidie van het ministerie van Economische Zaken heeft de OpenDoc Society het ODFhandboek gerealiseerd. Dit is onder een creative commons -licentie vrijgegeven en te downloaden via de website van de OpenDoc Society Zie 11 Zie 6 Ondersteuning 11

13 12

14 Colofon Dit is een publicatie van het Ministerie van Economische Zaken. s-gravenhage, juni 2008 Extra exemplaren kunt u bestellen via of door te bellen naar Informatie Directoraat-generaal voor Energie en Telecom Directie ICT & Toepassing Bezuidenhoutseweg 20 Postbus EC s-gravenhage Internet: Publicatienummer 08ET17