XML Auditfile Afrekensystemen (XAA) AL 45-1Z*1FD 12345
Inhoud 1 Inleiding 3 2 XML Auditfile afrekensystemen (XAA) 3 2.1 Hulpmiddel bij belastingcontrole 3 2.2 Het concept XAA: achtergrond 3 2.3 Voordelen van de XAA 4 2.4 Xml platform 4 2.5 XAA-industriestandaard 4 2.6 Beveiliging en compressie 4 2.7 Fysieke verdichting en uitwisseling van gegevens 5 2.8 Technische informatie 5 3 De XAA-specificatie 6 3.1 Algemeen 6 Optionele velden verplicht wanneer gegevens beschikbaar zijn 6 Datum en tijd 6 Getallen 6 Namespace 6 3.2 Specifieke aandachtspunten 7 Details XML-schema 7 Header 8 Company 9 GeneralLedger 10 Location 11 Basics 11 Cashregister 12 Event 13 Cashtransaction 14 CtLine 16 CustomerSuppliers 17 Employee 18 Articles 18 4 Hebt u nog vragen? 19 2 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
1 Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor softwareontwikkelaars en dealers van afrekensystemen (kassa s) die een XML Auditfile Afrekensystemen (XAA) in hun systeem willen opnemen. De XAA-specificatie maakt gebruik van een serie XMLstandaarden voor administratieve systemen. Hoofdstuk 2 van deze handleiding gaat over de XAA als hulpmiddel bij een belastingcontrole: wat is een auditfile en welke voordelen heeft het voor ondernemers? U vindt u in dit hoofdstuk algemene informatie over de XAA. In hoofdstuk 3 wordt XAA inhoudelijk beschreven. Hebt u na het lezen van deze handleiding nog vragen? In hoofdstuk 4 staat waar u met uw vragen terecht kunt. 2 XML Auditfile Afrekensystemen (XAA) 2.1 Hulpmiddel bij belastingcontrole De XAA-specificatie definieert hoe alle vastleggingen van een afrekensysteem kunnen worden beschreven. Een XAA-bestand bevat de vastleggingen van één of meer afrekensystemen en dit bestand voldoet aan de XAA-specificatie. Een belastingdienstmedewerker kan het XAA-bestand inlezen op zijn eigen computer en gebruiken bij het geautomatiseerd controleren van de administratie. Op een afrekensysteem worden twee soorten gegevens vastgelegd: transactiegegevens en events. Transactiegegevens zijn gegevens die direct gerelateerd zijn aan een financiële handeling. De meest voorkomende transactiegegevens gaan over de verkoop: het nummer van een verkocht artikel, het aantal, de wijze van betaling, of het een retour betreft of een inruil. Events zijn gegevens van andere handelingen op een afrekensysteem. Bijvoorbeeld het inloggen van een kassière, het openen van een geldlade zonder verkoop, of het aanpassen van prijzen. 2.2 Het concept XAA: achtergrond Ondernemers maken steeds vaker gebruik van afrekensystemen zoals elektronische kasregisters en point-of-sale-systemen. Hierin worden alle handelingen elektronisch vastgelegd. Met behulp van deze gegevens kunnen de ondernemers, door middel van rapportages, managementinformatie opvragen waarmee zij de bedrijfsvoering kunnen aansturen. De gegevens van een afrekensysteem behoren tot de administratie. Deze gegevens moeten dus voor de Belastingdienst worden bewaard en bij een controle makkelijk opvraagbaar zijn. Omdat de gegevens elektronisch zijn, moeten zij ook elektronisch worden bewaard. Veel afrekensystemen voldoen nog niet aan deze verplichting. Elektronische gegevens worden bijvoorbeeld op een papieren kassarol of Z-rapport bewaard. En als ondernemers gegevens opnemen in een elektronisch journaal, is het vaak lastig om deze gegevens op te halen. 3 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
Om ondernemers te helpen hun administratieve verplichtingen na te komen, is een standaard auditfile voor afrekensystemen ontwikkeld: de XML Auditfile Afrekensystemen (XAA). Een ondernemer kan dan een auditfile aanmaken via een keuze uit het menu van het afrekensysteem. De Belastingdienst adviseert softwareleveranciers om het aanmaken van de auditfile op te nemen in de handleiding van het afrekensysteem. 2.3 Voordelen van de XAA Een belastingcontrole was tot voor kort vaak papiergeoriënteerd. De ondernemer en de Belastingdienst benutten vaak onvoldoende de voordelen die het gebruik van digitale gegevens bieden. Met XAA zijn digitale gegevens gemakkelijk op te slaan en zijn de gegevens eenvoudig beschikbaar voor controle. Dit levert de volgende voordelen: tijdsbesparing. Het kost minder tijd om de opzet en werking van het afrekensysteem inzichtelijk te maken, omdat er geen technische conversies nodig zijn. vereenvoudiging. De gegevens die nodig zijn voor een belastingcontrole kunnen eenvoudig en snel worden verstrekt. standaardisatie. De gegevens kunnen onafhankelijk van systemen en programmatuur uitgewisseld worden. 2.4 XML Platform De XML Auditfile Afrekensystemen (XAA) wordt ontwikkeld door de werkgroep XAA. Deze werkgroep is een onderdeel van het XML Platform. Het XML Platform is een initiatief van de vereniging Samenwerkende Registeraccountants & Accountants- Administratieconsulenten (SRA). Samen met ABZ Branche Initiatieven, de Belastingdienst, Softwarepakketten.nl en softwareontwikkelaars en -leveranciers, ontwikkelt XML Platform industriestandaards voor de uitwisseling van gegevens van administratieve software. 2.5 XAA-industriestandaard De XAA is ontwikkeld als industriestandaard voor de uitwisseling van gegevens uit afrekensystemen. De XAA is het vervolg op de XML Auditfile Financieel (XAF) en de XML Auditfile Salaris (XAS). In de toekomst zal de XAA-standaard verder worden uitgebouwd met uitwisselingsformaten voor andere onderdelen van financiële en logistieke administratiesystemen. Het doel van het XML Platform is om circa 95% van de regelmatig uitgewisselde gegevens in standaarden op te nemen. De XAA-standaard is ontwikkeld op basis van een prototype. Dat prototype is door de Belastingdienst in de praktijk getoetst. Daarnaast hebben diverse ontwikkelaars en leveranciers van afrekensystemen een bijdrage geleverd aan de totstandkoming van de XAA-standaard. De Belastingdienst raadt ondernemers dan ook aan om bij een belastingcontrole gebruik te maken van de XAA-standaard. 2.6 Beveiliging en compressie Voor een veilige uitwisseling van auditfilegegevens tussen ondernemers en de Belastingdienst is een applicatie ontwikkeld. Deze applicatie versleutelt en (de)comprimeert de auditfile. Er bestaan twee sleutels. Eén sleutel is bedoeld om auditfiles naar de Belastingdienst te sturen. Auditfiles voor de Belastingdienst krijgen de (enkele) extensie.xac. Dus: <naam auditfile>.xac. De tweede sleutel is een publieke sleutel voor overdracht van auditfiles van de ondernemer naar bijvoorbeeld de accountant. 4 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
De (de)comprimeerapplicatie maakt het mogelijk om een auditfile die met een publieke sleutel is ingepakt, te decomprimeren. Auditfiles die met een publieke sleutel gecomprimeerd zijn, zijn te herkennen aan de dubbele extensie.pbl.xsc. Dus: <naam auditfile>.pbl.xsc. De (de)comprimeerapplicatie is beschikbaar in de volgende varianten: losstaande (de)comprimeermodule voor Windows command line-module DLL-module U kunt deze modules gratis downloaden van www.softwarepakketten.nl. 2.7. Fysieke verdichting en uitwisseling van gegevens Fysieke verdichting van gegevens is toegestaan onder twee voorwaarden: De achterliggende, gedetailleerde gegevens blijven bewaard. Binnen redelijke tijd kunnen alle gegevens beschikbaar worden gesteld. De Belastingdienst adviseert geen fysieke verdichtingen te gebruiken, maar alle gegevens gedetailleerd te bewaren. Er zijn acht posities beschikbaar om de auditfile een naam te geven. De extensie van het bestand is altijd.xaa. Dus: <naam auditfile>.xaa. De gegevens worden met behulp van een usb-stick of cd-rom met de Belastingdienst uitgewisseld. Als u een import- of exportfunctie voor de XAA heeft ingebouwd, kunt u dit melden op www.softwarepakketten.nl. U kunt ook een testbestand laten controleren. 2.8. Technische informatie Op basis van parameters (zoals soort bedrijf, aantal afrekensystemen, aantal bonnen per systeem of aantal bonregels) is een schatting van de omvang van de transacties gemaakt. Onderstaande tabel geeft voor vier soorten bedrijven een indicatie van de bestandsgrootte. Soort bedrijf Kassa s Bonnen per Regels per Grootte XMLkassa bon bestand Kapper 1 10.000 2 0,022 GB Parfumerie 2 20.000 3 0,170 GB Tuincentrum 9 100.000 10 10 GB Supermarkt 8 100.000 20 16 GB Aanvullende informatie: Alle velden zijn maximaal gevuld, conform de veldlengte in de specificaties. Na comprimeren blijft er gemiddeld tussen 15% en 20% van de bestandsomvang over. 5 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
3 De XAA-specificatie In dit hoofdstuk vindt u een technische beschrijving van de structuur van een XAAbestand. Dit is een leidraad voor het implementeren van XAA import- of exportfunctionaliteit in de software voor afrekensystemen. Voor de definitie van de structuur van het XAA-bestand wordt gebruikgemaakt van een XML-schema (XSD). U kunt een XSD-schema vinden op www.softwarepakketten.nl. Een XAA-bestand moet voldoen aan de regels zoals ze in dat XML-schema zijn gedefinieerd. De validiteit van een XML-bestand kan dus met zijn specifieke XMLschema bepaald worden. Een valide XML-bestand kan door de ontvangende partij probleemloos verwerkt worden. 3.1. Algemeen In deze paragraaf vindt u enkele algemene opmerkingen over het XAA-bestand. Optionele velden verplicht wanneer gegevens beschikbaar zijn Omdat de gegevens in softwaresystemen heel divers zijn, zijn in het XML-schema veel velden optioneel gemaakt. Het is echter verplicht deze velden in te vullen als de gegevens in een softwaresysteem voorhanden zijn. Alle gegevens die van belang kunnen zijn voor belastingheffing en belastingcontrole, moeten worden bewaard. Die gegevens moeten bij een controle kunnen worden getoond. De XAA maakt het makkelijk om gegevens uit het afrekensysteem hiervoor elektronisch te verstrekken. Element-namen De namen van de XML-elementen zijn in het Engels, zodat XAA aansluit bij internationale standaarden. Datum en tijd Voor het noteren van datum en tijd wordt de W3C-standaard gevolgd. We gebruiken het W3C Schema datatype date en time. Een datumaanduiding heeft volgens dit datatype het volgende formaat : YYYY-MM-DD (eventueel gevolgd door een UTCtijdzone: YYYY-MM-DD+HH:MM). Voorbeeld: 2007-12-25 Een tijdsaanduiding heeft volgens dit datatype het volgende formaat: hh:mm:ss (ook eventueel gevolgd door een UTC-tijdzone). Voorbeeld: 18:30:00 Getallen Voor het noteren van getallen wordt het XML-schema type decimal gebruikt. Een decimal bestaat uit decimalen van willekeurige lengte, met een punt als decimaalscheidingsteken. Duizendtalscheidingstekens (komma) en spaties zijn niet toegestaan. Voorbeeld: 123.45 of +123.4567 of 123 Niet toegestaan: 123.456,12 (komma) of + 123 (spatie na +) Namespace De namespace die gebruikt wordt voor alle elementen van de XAA is: http://www.auditfiles.nl/xaa/1.2. Hierbij verwijst 1.2 naar de huidige versie van het schema. Meer informatie over XML-validatie, XML-schema's en XML-datatypen vindt u op http://www.w3.org/. 6 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
3.2. Specifieke aandachtspunten In deze paragraaf worden enkele specifieke aandachtspunten van verschillende elementen beschreven. De precieze definitie van het XAA-bestand vindt u in het XML-schema. Details XML-schema De basisstructuur van het XML-schema van XAA ziet er als volgt uit: 7 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
XAA is hiërarchisch opgebouwd. De basisstructuur geeft aan dat je (van rechts naar links) kassatransacties (cashtransactions) kunt opnemen die zijn uitgevoerd op een bepaalde kassa (cashregister) in een vestiging (location) van het bedrijf (company). Hierna worden de belangrijkste onderdelen uit het XML-schema nader toegelicht. Header In de header worden enkele metadatagegevens opgenomen. startdate: startdatum van het boekjaar. In W3C Date-formaat: YYYY-MM-DD Voorbeeld: 2007-12-25 enddate: einddatum van het boekjaar currencycode: locale valuta van de administratie Voorbeeld: EUR datecreated: datum waarop de auditfile is aangemaakt 8 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
Company Het company-element bevat de gegevens van de rechtspersoon waarvan de gegevens in deze auditfile afkomstig zijn. companyid: administratienummer van de onderneming. Bijvoorbeeld de naam van de klant. Het is bedoeld om uitwisseling met derden (anders dan de Belastingdienst) mogelijk te maken. Er kan met onderlinge referentienummers gewerkt worden. taxregistrationcountry en taxregistrationid: belastingdienstregistratienummer met landverwijzing. 9 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
GeneralLedger Het generalledger-element wordt gebruikt om een koppeling naar grootboekrekeningen te leggen. taxonomy: voor het opnemen van een verwijzing naar een XBRL-Taxonomy ledgeraccount: rekeningschema accountid: unieke grootboekrekeningcode accountdesc: omschrijving van de grootboekrekening accounttype: code voor het soort grootboekrekening, keuze uit B of P: B: (Balance) Balans P: (Profit & Loss) Winst en Verlies leadcode: verwijzing naar XBRL-element leaddescription: cluster grootboekrekening De grootboekrekeningen worden voorafgegaan door de referentie naar een XMLschema waarin de taxonomie is opgenomen. Met deze taxonomie kan het boekhoudpakket een standaard rubriceringcode (leadcode) aan de verschillende grootboekrekeningen toekennen. Dit is bedoeld voor de jaarrekeningrapportage. Bij de leadcode kan nog een aanvullende omschrijving (leaddescription) worden toegepast. Met leadcode en leaddescription kan de koppeling worden gelegd naar XBRL en andere XML-varianten voor verdere verwerking en rapportage van gegevens. Als geen taxonomieverwijzing is opgenomen, kan de leadcode met de intern gebruikte grootboekrubriceringcodes (cluster) worden gevuld. 10 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
Location Het location-element bevat de gegevens over de fysieke locatie van de afrekensystemen. Hier kunnen bijvoorbeeld de gegevens van een bepaalde vestiging opgenomen worden. Basics Het basics-element wordt gebruikt voor de definitie van diverse stamgegevens. Voor de XAA zijn vooral de transactiecodes, codes voor betalingswijze en eventcodes van belang. De XAA maakt gebruik van leverancierspecifieke sleutels bij het registreren van de diverse transacties en events die op een afrekensysteem hebben plaatsgevonden. Het basics-element definieert de vertaling van leverancierspecifieke codes naar voorgedefinieerde standaardcodes. Voor elke (leverancierspecifieke) code die in een XAA-bestand wordt gebruikt, moet er een overeenkomstig basics-element in het XAA-bestand zijn. basictype: tweecijferige code die aangeeft welk soort stamgegeven het element beschrijft. Er zijn 18 soorten stamgegevens gedefinieerd. Voorbeeld: 16 = Transaction Codes; 17 = Payment Codes; 18 = Event Codes basicid: unieke sleutel van het gegeven (kan leverancierafhankelijk zijn) predefinedbasicid: voorgedefinieerde vijfcijferige code die naast de eigen (leveranciersafhankelijke) basicid wordt opgenomen. Hiermee kan een mapping gemaakt worden van een leverancierspecifieke basicid naar standaardgedefinieerde codes. basicdesc: omschrijving van het stamgegeven 11 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
Voorbeeld Het softwarepakket dat een XAA-bestand aanlevert, gebruikt intern de code VER voor contante verkopen. Daarom is er in XAA een basics-element opgenomen met de volgende gegevens: basictype: 16 (het betreft een transactiecode) basicid: VER (de software gebruikt hier deze code voor) predefinedbasicid: 16001 (de VER-transacties zijn van het voorgedefinieerde type 16001 = Verkoop) basicdesc: Contante Verkoop (omschrijving) In XAA zijn 18 basictypes en 32 predefined BasicIDs gedefinieerd die gebruikt kunnen worden. Voor alle soorten codes is er een beperkte lijst met voorgedefinieerde waarden. Gegevens uit het afrekensysteem moeten zoveel mogelijk vertaald worden naar een van deze voorgedefinieerde waarden. Is dit niet mogelijk? Dan kunt u classificeren met code xx999 Overig. Gebruik in deze gevallen een duidelijke omschrijving (basicdesc). Cashregister Het cashregister-element bevat alle gegevens van één verkooppunt (kassa). registerid: de unieke identificatie van de kassa event en cashtransaction: bevatten alle transacties en andere handelingen die op dit verkooppunt zijn geregistreerd gedurende de periode die het XAA-bestand beslaat. 12 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
Event Het event-element bevat alle handelingen die plaatsvinden op het afrekensysteem die niet als transactie geregistreerd worden. Bijvoorbeeld het openen van de geldlade of het wisselen van gebruiker. eventid: unieke ID van deze handeling eventtype: bevat de leverancierspecifieke code die voor deze handeling gebruikt wordt (zie het onderdeel Basics voor het gebruik van eventtypes) transid: verwijst naar het unieke ID van deze transactie. Bijvoorbeeld wanneer de geldlade opengaat tijdens een verkooptransactie. empid: unieke ID van de werknemer die deze transactie heeft uitgevoerd (verwijst naar het empid van het employee-element) 13 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
Cashtransaction Het cashtransaction-element bevat gegevens over een transactie op het afrekensysteem. 14 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
transid: unieke ID van de transactie transamntin: bedrag van de transactie inclusief btw transamntex: bedrag van de transactie exclusief btw empid: unieke ID van de werknemer die deze transactie heeft uitgevoerd (verwijst naar het empid van het employee-element) custsupid: unieke ID van de afnemer of leverancier (verwijst naar customersupplier) transdate en transtime: tijdstip waarop deze transactie werd uitgevoerd invoiceid: factuurnummer refid: omschrijving waarmee deze transactie geïdentificeerd kan worden (bijvoorbeeld een tafelnummer in een horecaomgeving) ctline: details van deze transactie vat: element met de btw-gegevens savings: spaarsystemen discount: kortingen gegeven op deze transactie raise: toeslagen berekend over deze transactie rounding: voor het registreren van afrondingen payment: de betaalmethode(s) Veel van deze elementen komen ook voor op het niveau van de detailgegevens. 15 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
CtLine Het ctline-element bevat detailgegevens over een transactie. Als de transactie bijvoorbeeld een kassabon beschrijft, dan zijn de ctlines de bonregels. De gegevens die in cashtransaction niet beschreven staan, staan beschreven in de ctline: 16 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
lineid: identificatie van de detailgegevens, uniek binnen een transactie linetype: bevat de leverancierspecifieke code die voor dit transactiedetail gebruikt wordt (zie het onderdeel Basics voor het gebruik van transactietypes) ArtGroupID en artid: verwijzen naar het geleverde artikel qnt: aantal van een artikel ppu: prijs per eenheid costprice: kostprijs van het artikel AccID: verwijzing naar een grootboekrekening voor de koppeling met het financiële systeem CustomerSuppliers Het customersuppliers-element bevat de gegevens over alle bekende afnemers en leveranciers. 17 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
Employee Het employee-element bevat de gegevens over een werknemer. Articles Het articles-element beschrijft alle artikelen van een assortiment. 18 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)
4 Hebt u nog vragen? Hebt u na het lezen van deze handleiding nog vragen over specifiek technische zaken? Neem dan tijdens kantooruren contact op met de afdeling Standaardisatie van ABZ Branche Initiatieven: (030) 693 56 74. U kunt uw vragen ook mailen naar gegbehcerti@abz.nl. Hebt u na het lezen van deze handleiding fiscale vragen? Bel dan met de BelastingTelefoon: 0800-0543, bereikbaar op werkdagen van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur. Wilt u meer informatie over administratieve verplichtingen? U kunt de brochures 'Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht' en 'Uw bedrijf en het afrekensysteem' telefonisch aanvragen. U kunt de brochures ook downloaden van www.belastingdienst.nl. Dit is een uitgave van: Belastingdienst Oktober 2007 19 XML AUDITFILE AFREKENSYSTEMEN (XAA)