De Eprom Resultaatmanager

De Eprom Resultaatmanager Voor het online beheer van uw beoordelingscyclus waarmee u individuele resultaten zichtbaar laat bijdragen aan de doelen van uw organisatie. Met de Eprom Resultaatmanager kunt u: Personeelsontwikkeling besturen Medewerkerdossiers opbouwen Resultaten helder rapporteren Bureaucratie verminderen

Met de Resultaatmanager kunt u uw beoordelingscyclus online beheren en laat u individuele re Personeelsontwikkeling besturen Medewerkerdossiers opbouwen Resultaten helder rapporteren Bureaucratie verminderen 02

Gert van der Houwen Directeur en manager Kenteq INHOUD Waarom ik werk met de Eprom Resultaatmanager? Voor directeur Gert van der Houwen van het Kenniscentrum voor technisch vakmanschap Kenteq was de implementatie van de Eprom Resultaatmanager een logisch vervolg op de eerdere invoering van resultaatgericht werken binnen de organisatie. Met name twee zaken zijn daarbij voor hem van belang. Van der Houwen: Ten eerste is de Eprom Resultaatmanager een tool die zorgt voor transparantie bij het ontwikkelingstraject en de beoordelingscyclus. De organisatie bestaat ondermeer uit vier regiokantoren en met de Eprom Resultaatmanager kan ik in één oogopslag zien of die met elkaar in de pas lopen. Dat kan, als het gaat om de kwaliteit, bijvoorbeeld een discussie opleveren over onderlinge verschillen. Het is een instrument dat bij uitstek duidelijk maakt wat resultaatgericht werken is. Afspraken worden voor iedereen inzichtelijk gemaakt en dat werkt door in bijvoorbeeld de uiteindelijke en juiste beloning van de medewerkers. Nare verrassingen dossiers die nog ergens slingeren of zelfs nog niet gemaakt zijn behoren daarmee tot het verleden. Afspraak is voortaan echt afspraak, aldus Van der Houwen: Ons adagium hier is nu: Als het niet in de Eprom Resultaatmanager staat, dan bestaat het niet. Resultaatgericht werken met de Eprom Resultaatmanager 04 Wat zijn de voordelen 04 Voor wie is de Eprom Resultaatmanager Managers 04 Medewerkers 04 Beheerders 05 Invoer van gegevens 05 En nu verder Demonstratie 05 Abonnement 05 Proefabonnement 05 Online demo 05 Beoordelingsystematiek 05 Scherm- en printvoorbeelden 06 Over Eprom organisatie adviseurs 10 Contact 12 Is er in procedurele zin een afwijking, dan is dat ook direct te zien en kunnen daar afspraken over worden gemaakt. Daarmee komen we op het tweede belangrijke aspect, namelijk dat de Eprom Resultaatmanager de mogelijkheid biedt om structureel aan de kwaliteit van je bedrijf te kunnen werken.

04 Resultaatgericht werken met de Eprom Resultaatmanager U maakt nu afspraken met uw mensen, of wilt dat gaan doen. U volgt de voortgang en aan het einde van het jaar beoordeelt u de resultaten. Dan is het handig om die afspraken op één plaats vast te leggen, wijzigingen overal bij te kunnen houden, op een plek waar ze ook altijd te raadplegen zijn voor alle betrokkenen. De Eprom Resultaatmanager geeft betrouwbare en volledige informatie zodat er altijd, van plan tot evaluatie, duidelijkheid is. 1 De Eprom Resultaatmanager komt voort uit het systeem van resultaatgericht werken zoals dat ontwikkeld is door Eprom organisatie adviseurs. Bij resultaatgericht werken worden op basis van heldere afspraken tussen leidinggevende en medewerker waardevolle resultaten behaald voor de organisatie. Onze invalshoek hierbij is dat medewerkers succesvol zijn als ze resultaten tot stand brengen die zinvol zijn voor de organisatie én bijdragen aan de ontwikkeling van hun eigen vakmanschap. De Eprom Resultaatmanager is een eenvoudig instrument om uw organisatie resultaatgerichter te maken en hiermee het succesvolle, onderscheidende karakter van uw organisatie te vergroten. Klanten van Eprom hebben deze manier van werken met succes toegepast in de praktijk van zowel profit als non-profitorganisaties. Wat zijn de voordelen van de Eprom Resultaatmanager? De Eprom Resultaatmanager is een webapplicatie voor de registratie en het beheer van afspraken, voortgang en beoordelingen. Op basis van de ingevoerde gegevens, kunnen managementrapportages worden gegenereerd. Het adres is www.eprom.nl/resultaatmanager. U kunt vrijblijvend een kijkje nemen op onze website. De voordelen die de Eprom Resultaatmanager u en uw organisatie biedt: Afspraken, voortgang en beoordeling eenvoudig registreren en beheren; Universeel: elektronische formulieren voor het vastleggen van afspraken, voortgang en beoordeling; Directe koppeling van afspraken met functiekarakteristieken zoals producten, diensten of resultaatgebieden en competenties; Focus van individuen op bedrijfsdoelstellingen en afdelingswaarden; Maken en raadplegen van functiebeschrijvingen; Kwaliteit toetsen van gemaakte afspraken; Snel duidelijke managementrapportages als instrument voor: - het monitoren van afspraken en voortgang; - het aantonen van het bedrijfsbelang van individuele ontwikelingen; - het sturen op resultaatgerichtheid; - het waardevol houden van de jaarlijkse beoordeling en - de regierol voor Human Resources. Veilig en praktisch via een 3-laags autorisatiemodel (manager, medewerker, beheerder); Meertalig: Nederlands, Engels, Frans en Duits De Eprom Resultaatmanager is een webapplicatie: - die vanaf elke PC met een browser (bijvoorbeeld MS Internet Explorer) en internettoegang te gebruiken is, over de gehele wereld; - zonder installatie vooraf - die draait op een server, met een gegarandeerde beschikbaarheid tijdens kantooruren (m.u.v. van grootschalige internetstoringen); - waarbij de beschikbaarheid van gegevens is gewaarborgd door periodieke back-ups. De toegang tot gegevens is beveiligd via toegangscodes en wachtwoorden. De Eprom Resultaatmanager is snel en zonder training te gebruiken. Voor wie is de Eprom Resultaatmanager? De Eprom Resultaatmanager is zeer geschikt voor de volgende doelgroepen: Managers Door de internetaanpak van de Eprom Resultaatmanager, kunt u als manager snel aan de slag met dit instrument. U beschikt over een gestructureerd beoordelings- en afsprakensysteem (inclusief de verslagen en formulieren) en eenduidige afstemming met uw medewerkers. Elke manager krijgt toegang voor het beheren en bewerken van persoongegevens van de eigen medewerkers. Daarnaast heeft de manager, als eigenaar van de afspraken met medewerkers, volledige bevoegdheid tot het invoeren, muteren en verwijderen van beoordelings- en resultaatafspraken. Managers kunnen rapporten samenstellen en afdrukken met overzichten van afspraken en beoordelingen. De beschikbaarheid van gegevens kent een hiërarchische opbouw. De directeur krijgt een gecomprimeerd overzicht van de resultaatafspraken en beoordelingen van alle afdelingen waaraan hij of zij direct of indirect leiding geeft. De teammanager krijgt alleen gegevens over het eigen team. 2 Medewerkers De medewerkers beschikken over een hulpmiddel voor het transparant houden van afspraken, zowel qua inhoud als qua voortgang. De persoonsgegevens en de gemaakte afspraken zijn door de medewerker te raadplegen. De privacy van de medewerker is hierbij gewaarborgd. De medewerker kan voor zichzelf bijhouden hoe het staat met de realisatie van de resultaatafspraken. 3 Medewerkers kunnen rapportages afdrukken van de eigen beoordelingsprocedure, inclusief de afspraken en voortgangsverslagen.

Beheerders De organisatie beschikt over gestructureerde en dagelijks actuele managementinformatie over de kwaliteit van afspraken en personeelsbeoordeling. Per bedrijf of instelling kunnen specifieke instellingen worden aangebracht zodat de naamgeving aansluit op de eigen procedures, regelingen en systemen. Daarnaast kunnen alle functie- en organisatiegegevens centraal worden ingevoerd en beheerd. Vanuit het centrale beheer wordt ook de toegang voor managers geregeld. De beheerder kan overzichten samenstellen over het gebruik van de Eprom Resultaatmanager door de gehele organisatie. In de praktijk zijn het vaak de HR afdelingen die deze centrale beheerrol vervullen en hierdoor beter de regie kunnen voeren op het succesvol doorlopen van de beoordelingscyclus. 4 De Eprom Resultaatmanager beschikt over een module voor het beoordelen van gemaakte afspraken op kwaliteit. Op basis van deze beoordelingen kunnen beheerders rapportages genereren over de kwaliteit van resultaatafspraken binnen de organisatie. 5 met uw medewerker de gemaakte afspraken en beoordelingen in. Die liggen meteen vast op één plek, voor alle rechthebbenden inzichtelijk. 7 En nu verder Heeft u interesse in de Eprom Resultaatmanager als hulpmiddel om de jaarlijkse beoordelingscyclus transparant en actueel te houden en wilt u zich verder verdiepen in de mogelijkheden van ons product, dan bieden wij u de volgende mogelijkheden: Demonstratie Op uw verzoek komen wij langs om een demonstratie te geven over de mogelijkheden van de Eprom Resultaatmanager. In overleg met u kunnen wij vaststellen waar het accent tijdens de demonstratie op zal liggen. Abonnement U kunt de Eprom Resultaatmanager gebruiken op basis van een abonnement. De algemene prijsstelling is slechts 240,00 per manager per jaar. Het aantal in te voeren medewerkers is hierbij vrij. 05 RESULTAATMANAGER Invoer van gegevens Uw bestaande gegevens U kunt zelf, op eenvoudige wijze, de benodigde gegevens van bedrijf, afdelingen, personen en functies invoeren. Eprom kan u ook assisteren bij het inrichten van de Eprom Resultaatmanager met het in één keer omzetten van bestaande gegevens mits die reeds in elektronische vorm beschikbaar zijn. Hierbij valt te denken aan functiebeschrijvingen, competentieprofielen en dergelijke. Daarnaast kunnen functies worden overgenomen uit de Eprom Functiemanager, de reeds bestaande webapplicatie van Eprom voor het maken en het beheren van functiebeschrijvingen, functiewaarderingen en competenties. 6 Afspraken en beoordelingen Tijdens een functionerings- en beoordelingsgesprek voert u samen Proefabonnement Wilt u eerst eens rustig kijken wat de voordelen van de Eprom Resultaatmanager zijn voor u en uw organisatie? Neemt u dan ons proefabonnement. U krijgt dan een half jaar onbeperkt toegang tot de Eprom Resultaatmanager inclusief een praktische handleiding voor 120,00 per manager. Een proefabonnement kunt u aanvragen via onze website www.eprom.nl/resultaatmanager. U kunt ook vrijblijvend contact met ons opnemen. Online demo Op onze website kunt u een online demonstratie bekijken van de Eprom Resultaatmanager. Ga naar: www.eprom.nl/resultaatmanager/demo Beoordelingsystematiek Wij hebben de ervaring dat de Eprom Resultaatmanager alleen een verbetering kan brengen als er een systematiek voor het maken van afspraken is. Zo is het belangrijk dat bekend is wie er afspraken moeten maken, dat er hiervoor richtlijnen zijn (hoeveel, waarover et cetera), dat de relatie met het beloningsbeleid duidelijk is en dat leidinggevenden weten hoe zij de bijbehorende gesprekken goed kunnen voeren. Eprom is graag bereid om u hierover nader te adviseren.

Scherm- en printvoorbeelden 06 1 Eenvoudig afspraken vastleggen Alle afdelinggegevens in één overzicht bij elkaar 2

07 RESULTAATMANAGER Altijd een overzicht van afspraken en beoordelingen beschikbaar 3 3 Snel een overzicht van de voortgang binnen de hele organisatie 4 4 3

08 5 6 Kwaliteit van afspraken inzichtelijk maken 5 Alle functie-informatie altijd actueel en overal beschikbaar

Koos Wildeboer Hoofd P&O Gemeente Sluis De voordelen van de Eprom Resultaatmanager voor zijn Gemeente Sluis De Gemeente Sluis heeft begin 2004 resultaatgericht werken geïntroduceerd. medewerkers wij spreken hier overigens van ontwikkelingsafspraken. 7 Samen de jaarlijkse beoordeling opmaken Onderdeel van deze werkwijze is het maken van ontwikkelafspraken tussen leidinggevende en medewerker met als afsluiting de jaarlijkse beoordeling. In de tweede helft van 2004 heeft de Gemeente Sluis in een pilot ervaring opgedaan met het gebruik van de Eprom Resultaatmanager als instrument voor het vastleggen en raadplegen van afspraken, voortgang en beoordelingen. Inmiddels werkt de hele Gemeente Sluis met de Eprom Resultaatmanager. De Eprom Resultaatmanager is binnen onze gemeente in gebruik bij 17 leidinggevenden met in totaal zo n 220 medewerkers. Er is nu veel meer overzicht: hogere leidinggevenden kunnen zien of alle targets gehaald worden en de afdeling P&O kan nu veel beter de kwaliteit van de gemaakte afspraken monitoren. Belangrijk voor ons is dat het op deze manier veel sneller gaat dan eerst het geval was: het maken van een rapportage kon voorheen wel een maandje duren. Nu is een rapport direct en eenvoudig op te stellen en dat scheelt veel tijd, echt uren. Die kunnen we hier goed gebruiken voor dingen die anders blijven liggen. Wat betreft de kosten? Die halen we er dik uit! 09 RESULTAATMANAGER De implementatie ervan duurde welgeteld één dag: na een demonstratie kon iedereen er direct mee aan de slag. Het is een uitstekend, plezierig en vooral snel hulpmiddel bij het maken van resultaatafspraken tussen leidinggevenden en

Over Eprom organisatie adviseurs 10 Eprom organisatie adviseurs is een adviesbureau dat opereert vanuit de visie dat organisaties succesvoller kunnen worden door het verbeteren van individuele arbeidsprestaties. Wij doen dit vanuit de volgende kernkwaliteiten: een adviesstijl waardoor organisaties en individuele mensen zelfstandiger kunnen werken; een bedrijfskundige benadering van veranderingsprocessen waardoor duurzame oplossingen ontstaan; een klantgerichte manier van werken waardoor gewaardeerde resultaten ontstaan; een vakdeskundige en theoretisch gefundeerde aanpak waardoor enthousiasme, draagvlak en acceptatie ontstaan. In aanvulling op onze adviespraktijk heeft Eprom diverse Internet applicaties ontwikkeld. Eprom Functiemanager De bestuurbaarheid van personeelsontwikkeling vraagt complete en betrouwbare informatieproducten. Eprom heeft een internetapplicatie ontwikkeld voor het maken, het beheren en het uitwisselen van functie-informatie. Kijk voor meer informatie op www.eprom.nl/functiemanager. Eprom Loonindex Gezonde bedrijven hebben marktconforme lonen. Het is zowel voor de werkgever als voor de werknemers van belang dat de arbeidsbeloning past bij de marktverhoudingen en de toegevoegde waarde van de medewerker. De loonindex bevat uitgebreide en actuele informatie over de arbeidsmarkt- en functiewaarderingsverhoudingen. De loonindex geeft op basis van functie-informatie aan welk salarisniveau passend mag worden geacht. Daarbij wordt inzicht gegeven in de opbouw van het salaris, de te kiezen variaties daarin en de loonkosten voor de werkgever. Kijk voor meer informatie op www.eprom.nl/loonindex. Functiemanager Loonindex Eprom Resultaatmanager U maakt nu afspraken met uw mensen, of wilt dat gaan doen. U volgt de voortgang en aan het einde van het jaar evalueert u de resultaten. Dan is het handig om die afspraken op één plaats vast te leggen, wijzigingen overal bij te kunnen houden, op een plek waar ze ook altijd te raadplegen zijn voor alle betrokkenen. Betrouwbare en volledige informatie, zodat er van plan tot evaluatie duidelijkheid is. Kijk voor meer informatie op www.eprom.nl/resultaatmanager. Resultaatmanager

De Resultaatmanager is een product van Eprom. Raadpleeg voor meer informatie de website: www.eprom.nl 11 RESULTAATMANAGER

Contact Voor meer informatie over de Eprom Resultaatmanager of één van onze andere producten kunt u contact opnemen met: Eprom organisatie adviseurs Willem Witsenplein 2 2596 BK Den Haag T 070 324 84 86 info@eprom.nl www.eprom.nl