Ziekteverzuimbeleid De Groeiling De Groeiling, stichting voor katholiek en interconfessioneel primair onderwijs Gouda en omstreken 1
Bestuurskantoor De Groeiling Aalberseplein 5 Postbus 95 2800 AB Gouda secretariaat@degroeiling.nl www.degroeiling.nl Versie mei 2011 2
Inhoudsopgave 1 Uitgangspunten pag. 4 1.1 Verantwoordelijkheid 1.2 Plan 2 Preventief beleid pag. 5 2.1 Inzet 2.2 Voorlichting 2.3 Verzuimgesprek 3 Curatief beleid pag. 7 3.1 Ziekmeldingsprocedure 3.2 Betrokkenheid 3.3 Werkhervatting en re-integratie 3.4 Aangepast werk 3.5 Sociaal-medisch teamoverleg 4 Registratie en administratie pag. 8 4.1 Overzicht 4.2 Evaluatie Bijlagen: 1. Protocol bij ziekte en re-integratie pag. 11 2. Protocol werkhervatting pag. 14 3. Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding pag. 15 4. Leidraad voor een verzuimgesprek pag. 16 5. Leidraad voor werkhervattinggesprek pag. 17 6. Algemene toelichting op de Wet Verbetering Poortwachter pag. 18 Versie mei 2011 3
1 Uitgangspunten Het ziekteverzuimbeleid maakt onderdeel uit van het Arbo- en personeelsbeleid en is gericht op het voorkomen en verminderen van ziekteverzuim van personeel. Het ziekteverzuimbeleid wordt uitgevoerd aan de hand van een speciaal hiervoor opgesteld plan. Dit ziekteverzuimbeleidsplan is een uitwerking van de regels waaraan zulk beleid moet voldoen en omschrijft maatregelen ter bevordering van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van personeel. Met andere woorden, het ziekteverzuimbeleid draagt bij aan het scheppen van een optimaal werkklimaat in overeenstemming met de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA), de Arbowet, de Wet Terugdringing Ziekteverzuim, de Ziektewet, de Wet Verbetering Poortwachter en overige relevante regelgeving. Het ziekteverzuimbeleid heeft als doel: arbeidsongeschiktheid en beroepsziekten te voorkomen; het werkgerelateerde verzuim terug te dringen; ziekteverzuim tot een minimum te beperken; de wetgeving op dit gebied na te leven. De Groeiling streeft ernaar het ziekteverzuim onder het landelijk gemiddelde te houden (in 2010: 6,2% in het primair onderwijs), waarbij het streven is om op (of onder) 5% (op Stichtingsniveau) uit te komen. 1.1 Verantwoordelijkheid Het College van Bestuur (bestuur), de stafmedewerker personeelszorg en de directeuren van de scholen zijn samen verantwoordelijk voor de uitwerking van het ziekteverzuimbeleid aan de hand van het ziekteverzuimbeleidsplan. Het bestuur en de stafmedewerker personeelszorg zorgen in de eerste plaats voor de invulling van het beleid voor de hele organisatie en voor een adequate overlegstructuur. De schoolleiding zorgt voor de uitvoering van het beleid. Het bestuur, de stafmedewerker personeelszorg en de schoolleiding laten zich in hun werkzaamheden bijstaan door de Arbo Unie te Gouda, medewerkers van het Vervangingsfonds en re-integratiedeskundigen. Binnen elke school treedt de directeur op als casemanager van het verzuimende personeelslid. Bij enkele scholen is ook de locatieleider casemanager voor de personeelsleden van die locatie. Binnen het bestuursbureau is de stafmedewerker personeelszorg de casemanager van verzuimende bureaumedewerkers en van de directeuren van de scholen. Elke casemanager maakt gebruik van het web-based programma Verzuimmanager dat afgenomen wordt van Onderwijsbureau Hollands midden (OHM) te Leiden. Dit programma is gekoppeld aan de personeelsadministratie van OHM en ook de bedrijfsarts kan dit raadplegen. 1.2 Plan Het ziekteverzuimbeleidsplan, zoals hieronder weergegeven, bestaat uit drie onderdelen: preventief beleid, ter verbetering van de balans tussen werkbelasting en belastbaarheid van personeel; curatief beleid, ter bevordering van het herstel van personeel en spoedige werkhervatting; registratie en administratie. 4
2 Preventief beleid Voorkomen is beter dan genezen, luidt het spreekwoord. Preventief beleid houdt in dat mogelijke oorzaken van verzuim worden gesignaleerd en dat maatregelen worden genomen om verzuim tegen te gaan. Dit gebeurt aan de hand van: het voeren van goed taakbeleid, gekoppeld aan levensfasegericht personeelsbeleid; een open communicatie met team en Medezeggenschapsraad; individuele gesprekken met personeelsleden (waaronder informele gesprekken, gesprekken naar aanleiding van signalen en formele gesprekken waaronder loopbaan- en functioneringsgesprekken); oog hebben voor mogelijk vervelende gevolgen die een gesprek voor betrokkene kan hebben; aandacht voor persoonlijke omstandigheden van personeelsleden; regelmatige teamvergaderingen (waarin verzuim, welzijn en arbeidsomstandigheden worden besproken); een regelmatig agendapunt in het directeurenberaad; een regelmatig agendapunt in de Arbocommissie; periodieke afname van de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E), het op te stellen Plan van aanpak en een jaarlijkse evaluatie van dit plan; het periodiek bespreken van de verzuimcijfers per school, de oorzaken en te treffen maatregelen; voorlichting bieden op bovenschools en schoolniveau over het verzuimbeleid; het aanbieden van een periodieke medische check-up voor personeelsleden die dat wensen (tot 50 jaar wordt deze eenmaal vergoed, vanaf 50 jaar is de vergoeding eens in de drie jaar); het aanbieden van een loopbaanbezinningstraject voor personeelsleden vanaf 40 jaar; het vergoeden van de griepprik (jaarlijks). Het aanbieden van de cursus PO Actief (Vervangingsfonds) Het aanbieden van de cursus omgaan met stress/werkdruk (traject Intermenso). 2.1 Inzet De directeur van de school/de locatieleider - als casemanager - probeert ziekteverzuim tot een minimum te beperken door te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden, een prettig sociaal klimaat, een gepaste wijze van leidinggeven en voldoende aandacht voor het individuele personeelslid. Die draagt bij aan de preventie van verzuim door er een gezonde levenswijze op na te houden en problemen tijdig te onderkennen en te bespreken. Het beleid van De Groeiling is er op gericht oorzaken van verzuim zo veel mogelijk uit te sluiten. Alleen als schoolleiding en teamleden zich volledig inzetten voor beperking van het ziekteverzuim, is het beleid effectief. 2.2 Voorlichting Voorlichting is een essentieel onderdeel van de aanpak van ziekteverzuim. In gesprekken met teamleden komen de risico s van ziekteverzuim regelmatig aan de orde. De schoolleiding geeft met regelmaat aandacht aan onderwerpen die gezondheid en arbeid aangaan, in het bijzonder de preventie van beroepsgebonden aandoeningen. De schoolleiding informeert teamleden over het gehanteerde ziekteverzuimbeleid en de afspraken die hierover zijn gemaakt. 2.3 Verzuimgesprek De directeur/locatieleider houdt met iedereen die tenminste driemaal per jaar heeft verzuimd, een verzuimgesprek (ook als het kortdurend verzuim betreft, tenzij de omstandigheden van dit verzuim 5
bekend zijn bij de leidinggevende). Dit gesprek staat los van actueel verzuim en heeft als onderwerp de oorzaak van het individuele verzuimgedrag. Ook de gevolgen van het verzuim voor de school en eventuele wijzigingen in het werk tijdens de verzuimperiode kunnen tijdens het gesprek aan de orde komen. Bijlage 4 bevat een leidraad voor een dergelijk verzuimgesprek. Uit het gesprek blijkt of verzuimd werd als gevolg van medische klachten, arbeidsomstandigheden of privé-omstandigheden. Indien de oorzaak van het verzuim bekend is, proberen leidinggevende en personeelslid tot een oplossing van de problemen te komen. Naar aanleiding van het verzuimgesprek kan worden overwogen om de werkzaamheden tijdelijk aan te passen, dan wel een afspraak te regelen bij de Arbo Unie, bijvoorbeeld voor de afname van een Periodiek Medisch Onderzoek (PMO). Bovenstaande veronderstelt dat de directeur/locatieleider, als casemanager, beschikt over de kennis en vaardigheden om uitvoering te kunnen geven aan deze taak en de daarbij behorende werkzaamheden. Dit zal ook in de gesprekken tussen het bestuur en betrokken directeur over de deskundigheidsbevordering van hem/haar ter sprake komen, en kan onderdeel vormen van het op te stellen persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). 2.4 Rol preventiemedewerker en Arbocommissie Binnen elke school is een preventiemedewerker werkzaam in de persoon van de Arbocoördinator. Een belangrijke taak van de preventiemedewerker is er zorg voor te dragen dat de school een RI&E heeft en een actueel plan van aanpak. Onderdeel van de RI&E is het preventiebeleid: maatregelen die getroffen kunnen worden ter voorkoming van uitval van personeel. Daartoe voert de preventiemedewerker gesprekken met de directeuren/locatieleider en draagt zorg voor de totstandkoming van deze inventarisatie en plan van aanpak. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de inzet van een externe deskundige. Die heeft in 2010 in alle scholen een RI&E uitgevoerd en een concept plan van aanpak opgesteld. Scholen maken dit vervolgens op maat. Bij de opzet van het plan van aanpak zijn ook de bedrijfshulpverleners van de school betrokken, en de Medezeggenschapsraad. Er wordt geïnventariseerd welke maatregelen genomen moeten worden en welke deskundigheid daarbij vereist is. De personeelsgeleding van de Medezeggenschapsraad heeft instemmingsrecht. De RI&E en het plan van aanpak vormen een onderwerp van gesprek tussen het bestuur en de schoolleiding (directeur en locatieleider, directie, of directeur en het managementteam). Dit gesprek vindt tweemaal per jaar plaats waarbij alle beleidsterreinen op schoolniveau ter sprake komen. Op bovenschools niveau is de stafmedewerker personeelszorg de preventiemedewerker. Tot haar deskundigheid behoort ook een afgeronde opleiding tot levensloop-, loopbaan- en vitaliteitscoach en stress en burnoutbegeleiding. Personeelsleden die door diverse factoren een flinke werkdruk ervaren, waardoor zij vast dreigen te lopen, kunnen begeleiding krijgen van deze stafmedewerker, waardoor uitval voorkomen wordt. Het initiatief tot begeleiding kan zowel van de betrokken directeur/locatieleider als het personeelslid zelf uitgaan. De stafmedewerker voert gesprekken, kan verwijzen naar externen, en informeert de betrokken leidinggevende (met instemming van het personeelslid) op hoofdlijnen (werkgerelateerde zaken). Wanneer de stafmedewerker het gewenst vindt dat ook het bestuur op hoofdlijnen geïnformeerd wordt (de oorzaken hebben bijvoorbeeld te maken met de opstelling van de leidinggevende), gebeurt dit ook. Op bovenschools niveau worden de resultaten uit de RI&E van de scholen besproken met de Arbocommissie (bestaande uit vertegenwoordigers van alle scholen binnen De Groeiling en een lid van het bestuur). De Arbocommissie komt tweemaal per jaar in vergadering bijeen. Over de bevindingen op bovenschools niveau informeert het bestuur de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad. Wanneer op bovenschools niveau specifieke maatregelen genomen moeten worden, heeft de personeelsgeleding van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad 6
instemmingsrecht. 3 Curatief beleid In geval van ziekmelding streeft De Groeiling naar het herstel van het personeelslid en een zo spoedig mogelijke werkhervatting dan wel re-integratie. Hoe dit gebeurt, staat hieronder beschreven. 3.1 Ziekmeldingsprocedure Het personeelslid (dus niet de partner, of een ander, tenzij zelf melden onmogelijk is door ziekenhuisopname, of anderszins) meldt zich zelf ziek bij de directeur/locatieleider van de school. De leidinggevende en het personeelslid dienen zich te houden aan het Protocol bij ziekte en reintegratie (zie Bijlage 1); alle teamleden zijn op de hoogte van het Protocol. In Bijlage 3 is een leidraad opgenomen voor de leidinggevende voor het voeren van een (telefonisch) gesprek bij ziekmelding. Niet altijd is direct een oplossing voor de wijze van vervanging voorhanden. Het is als school zijnde aan te raden om over een noodplan te beschikken, waarin beschreven staat hoe in voorkomende situaties gehandeld wordt. Dit plan moet bij alle personeelsleden bekend zijn. Wanneer de directeur ziek is meldt hij dit bij zijn plaatsvervanger (bijvoorbeeld de adjunct-directeur) én bij de stafmedewerker personeelszorg. Is voorzienbaar dat hij langere tijd afwezig zal zijn, dan stelt hij ook het college van bestuur op de hoogte van zijn/haar afwezigheid. De stafmedewerker personeelszorg maakt afspraken met de Arbo Unie (bedrijfsarts) over het verrichten van de verzuimbegeleiding. Dit gebeurt om inzicht te krijgen in mogelijk werk gerelateerd verzuim en om te voorkomen dat personeelsleden onnodig uitvallen. Voor dit laatste worden begeleidingstrajecten ingezet ter voorkoming van uitval. 3.2 Betrokkenheid Leidinggevenden tonen zich betrokken bij de situatie waarin de zieke zich bevindt. Telefoontjes, ziekenbezoek, bloemen en dergelijke worden doorgaans zeer op prijs gesteld. Bij langdurig verzuim tracht de leidinggevende vervreemding van het werk tegen te gaan, zodat re-integratie van het personeelslid na zijn herstel voorspoedig verloopt. De leidinggevende houdt regelmatig (wekelijks) contact met de zieke; relevante post en andere informatie van de school worden doorgestuurd, indien dit wenselijk is. Omgekeerd wordt van de zieke ook verwacht dat hij/zij regelmatig (wekelijks) contact opneemt met de school; de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) kent immers ook verplichtingen toe aan elk personeelslid om te zorgen dat hervatting van het werk zo spoedig mogelijk weer plaats kan vinden. Het onderhouden van contacten met de school hoort tot die verplichtingen. 3.3 Werkhervatting en re-integratie Werkhervatting brengt een aantal regels met zich mee voor de werkgever en werknemer, zoals vastgelegd in het Protocol werkhervatting (zie Bijlage 2). De leidinggevende dient ervoor te zorgen dat alle teamleden op de hoogte zijn van dit protocol. In Bijlage 5 is een leidraad voor een werkhervattinggesprek opgenomen. Uitgangspunt bij werkhervatting is dat het verzuim zo kort mogelijk dient te duren. Daarbij wordt niet uitgegaan van de beperkingen maar van de mogelijkheden. Als het bijvoorbeeld niet mogelijk is om lesgevende werkzaamheden uit te voeren dan wordt gekeken naar wat wel mogelijk is om uit te voeren. 7
De leidinggevende bevordert de re-integratie van zieke personeelsleden door tijdig maatregelen te treffen en voorschriften te geven aan de hand waarvan betrokkene zijn werk kan hervatten, dan wel tijdelijk andere werkzaamheden te verrichten, mogelijk op arbeidstherapeutische basis. Als blijkt dat betrokkene het eigen werk niet meer kan uitvoeren en er geen geschikte arbeid voorhanden is, proberen leidinggevende en stafmedewerker personeelszorg betrokkene in een andere organisatie van passend werk te voorzien. 3.4 Aangepast werk Door middel van tijdelijk aangepaste werkzaamheden blijft het personeelslid betrokken bij zijn werk en zal hij/zij minder snel in de WIA belanden. Bovendien kan de school gebruik blijven maken van de kennis en capaciteiten van de betrokkene. De bedrijfsarts geeft in dit geval aan wat de mogelijkheden/ beperkingen zijn van het personeelslid. De leidinggevende bekijkt welke deeltaken van de functie kunnen worden aangeboden. Bij aangepast werk dan wel arbeidstherapeutisch werk moeten afspraken worden gemaakt over het doel, de aard, inhoud en duur van het werk. Aangepast of therapeutisch werk is nooit een doel op zich, maar zal in de regel zijn gericht op hervatting van het oorspronkelijke werk binnen een bepaalde termijn. Aangepast of therapeutisch werk kan tevens als middel worden ingezet om duidelijkheid te verkrijgen over de mogelijkheden van re-integratie. De leidinggevende maakt duidelijke afspraken over de termijn waarbinnen het middel aangepast of therapeutisch werk wordt ingezet en heeft hierover zonodig overleg met de stafmedewerker personeelszorg. 3.5 Sociaal-medisch overleg (SMO) Er vindt gemiddeld drie maal per jaar een sociaal-medisch overleg plaats. Bij dit overleg, dat op het bestuursbureau plaats vindt zijn de bedrijfsarts, de stafmedewerker personeelszorg, de reintegratiedeskundige van het Vervangingsfonds en de directeur/locatieleider van de school aanwezig. Ook kan het verzuimende personeelslid op initiatief van de bedrijfsarts en/of de betrokken leidinggevende voor het overleg worden uitgenodigd. In het SMO worden de verzuimcijfers, het individuele verzuim en algemene Arbo-problematiek besproken. Ook de mogelijkheden voor aangepast werk zijn onderwerp van gesprek. Er worden afspraken gemaakt over actuele verzuimgevallen, welke behandelingstrajecten er moeten worden opgestart en over hoe verzuim kan worden tegengegaan. 4 Registratie en administratie Om het ziekteverzuim te kunnen sturen, evalueren en bij te stellen draagt de casemanager zorg voor een nauwkeurige registratie en administratie van de afwezigheid van personeel, absentie door ziekteverzuim inbegrepen. Hiervoor maakt de organisatie op bovenschools en schoolniveau gebruik van het registratiesysteem Verzuimmanager van het OHM waarmee de volgende gegevens kunnen worden gegenereerd: het ziekteverzuimpercentage per individu en per school in een bepaalde periode; de gemiddelde ziekteverzuimduur in dagen per individu en per school in een bepaalde periode; de ziekmeldingsfrequentie per individu en per school in een bepaalde periode; een indeling van het ziekteverzuim per school op grond van leeftijd, geslacht, functiecategorie, enzovoort. Een ziekmelding wordt op de eerste verzuimdag in de Verzuimmanager ingevoerd. Het programma 8
geeft vervolgens aan welke interventies door de casemanager ondernomen moeten worden. Deze interventies zijn gekoppeld aan datgene wat de Wet Verbetering Poortwachter voorschrijft. Omdat ook de bedrijfsarts haar gegevens in kan voeren (bijvoorbeeld een kort verslag van bevindingen na elk bezoek van betrokken personeelslid en het werkhervattingsadvies) beschikt de leidinggevende over adequate en actuele informatie. Op deze wijze wordt voorkomen dat (wettelijke) verplichtingen niet nagekomen worden of het afwezige personeelslid tussen wal en schip terecht komt. 4.1 Overzicht De leidinggevende maakt minstens een keer per jaar een overzicht per school. Dit overzicht bevat algemene - geen individuele - verzuimgegevens, die in de teamvergadering van de school kunnen worden besproken. De kengetallen van de eigen school worden gespiegeld aan die van de overige scholen en aan het landelijk gemiddelde. Aan de hand van de vergelijkingen zullen de scholen een doelstelling vastleggen inzake het te bereiken verzuimpercentage. 4.2 Evaluatie Jaarlijks maakt de Arbo Unie een analyse van het verzuim op schoolniveau. Deze gegevens worden gebruikt bij de contractevaluatie ofwel bij aanpassing van de contractafspraken. Als de resultaten van de verzuimanalyse daartoe aanleiding geven, worden concrete acties afgesproken in een activiteitenplan. Eenmaal per jaar voert het college van bestuur en de stafmedewerker personeelszorg een evaluatiegesprek met de Arbo Unie over de verzuimcijfers per school en de uitvoering van afspraken van het afgelopen jaar. Indien daar aanleiding voor is, zal de leidinggevende van de betreffende school voor dit gesprek worden uitgenodigd. 5 Eigen risicodragerschap Bevoegde gezagsorganen (besturen) van scholen in het primair onderwijs zijn bij wet verplicht bij het Vervangingsfonds aangesloten. De besturen ontvangen van het ministerie van OCW een vervangingsopslag. Scholen dragen vervolgens premie af aan het Vervangingsfonds om de gezamenlijke financiering van vervangingskosten mogelijk te maken. Niet alle vormen van afwezigheid komen voor vergoeding in aanmerking. In de reglementen van het Vervangingsfonds (PO en WEC), die elk schooljaar na vaststelling uitgereikt worden, staan de voorwaarden waaraan voldaan moet worden om voor vergoeding in aanmerking te komen. Bij afwezigheid gaat het dan om: ziekteverlof; buitengewoon verlof; zwangerschaps-, bevallings- en ouderschapsverlof; schorsing en met schorsing vergelijkbare maatregelen in het bijzonder onderwijs; uitgesteld verlof (intrekking vakantieverlof) van onderwijsondersteunend personeel. De premie (of vervangingsbijdrage) bestaat uit een vast bedrag dat gelijk is aan het bedrag dat door het ministerie van OCW toegekend wordt ten behoeve van de kosten voor vervanging van personeel dat uit de lumpsum wordt bekostigd. Via een systeem van premiedifferentiatie worden scholen die het verzuim van de vervangingskosten beperkt weten te houden beloond met een korting op de premie. Bij scholen met relatief veel ziekteverzuim en hoge vervangingskosten brengt het Vervangingsfonds een premietoeslag in 9
rekening. Het fonds werkt daartoe bij de premievaststelling met een tredensysteem. De premie die betaald moet worden hangt af van de verhouding tussen de in het voorgaande schooljaar betaalde premie en de omvang van de in datzelfde schooljaar gedeclareerde kosten voor vervanging wegens ziekte. Differentiatie naar omvang schoolbestuur Onder invloed van bestuurlijke schaalvergroting, de invoering van lumpsumbekostiging en de wens van met name de grote schoolbesturen om meer maatwerk te kunnen leveren bij verzuimbeleid, is besloten tot een modernisering van het Vervangingsfonds. Inmiddels heeft de minister van OCW in de Tweede Kamer aangegeven met wetgeving te willen komen waardoor het Vervangingsfonds in 2013 opgeheven zal zijn en elk schoolbestuur eigen risicodrager is. Vooruitlopend op deze ontwikkelingen worden schoolbesturen ingedeeld in drie groottecategorieën. Grote besturen dragen een groter eigen risico dan middelgrote besturen en kleine besturen. Deze indeling wordt gemaakt op basis van het lumpsumbedrag van het schoolbestuur: grote schoolbesturen met een lumpsum van meer dan 20 miljoen; middelgrote schoolbesturen met een lumpsum tussen 10 miljoen en 20 miljoen en kleine schoolbesturen met een lumpsum minder dan 10 miljoen. Bij het bepalen van de omvang van de lumpsum tellen de componenten materiële instandhouding, personele bekostiging en het personeels- en arbeidsmarktbeleidbudget (PAB). Een eigen risicoperiode bij ziekteverzuim De grote besturen krijgen in het schooljaar 2011-2012 als eerste te maken krijgen met eigen risicodragerschap, gevolgd door de middelgrote besturen. De grote schoolbesturen gaan per 1 augustus 2011 of 1 januari 2012 over naar het nieuwe stelsel en worden dan risicodrager voor de eerste 52 ziekteweken. Grote schoolbesturen kunnen pas na deze 52 weken vervanging declareren bij afwezigheid wegens ziekte. Voor rechtspositioneel verlof wordt geen eigen risicoperiode ingevoerd. Ten aanzien van het rechtspositioneel verlof verandert het huidige reglement niet. Voor zwangerschaps- en bevallingsverlof geldt dat per 1 augustus 2012 de vervangingsbekostiging niet meer door het Vervangingsfonds. Het schoolbestuur zal dit moeten bekostigen via de middelen van de UWV, in het kader van de Wet Arbeid en Zorg (WAZO). Premie en beleidsruimte Doordat besturen een deel van de vervangingskosten voor eigen rekening nemen, dragen zij minder premie af aan het Vervangingsfonds. De premie wordt, inclusief zwangerschaps- en bevallingsverlof, 2,96%. De huidige premie bedraagt 7,56%. De monitor Het onafhankelijke onderzoeksbureau ITS uit Nijmegen onderzoekt in opdracht van het Vervangingsfonds wat de gevolgen van het nieuwe stelsel zijn. In de monitor maakt ITS zoveel mogelijk gebruik van informatie die bij het Vervangingsfonds, DUO of de salarisverwerkers te verkrijgen is. De vraaglast voor de besturen wordt hierdoor zoveel mogelijk beperkt. De monitor gaat in op financiële effecten, de ontwikkeling van het ziekteverzuim, de mate waarin en de wijze waarop besturen in vervanging voorzien en uitvoeringseffecten zoals maatregelen bij afwezigheid van leraren en de ontwikkeling van de werkdruk. Naast de analyse van administraties, zal ook met vragenlijsten worden gewerkt. In het voorjaar van 2011 en het voorjaar van 2012 krijgen besturen, directeuren, het personeel en de (G)MR een vragenlijst over het beleid en het oordeel over het stelsel. 10
5.1 Gevolgen voor De Groeiling Voor De Groeiling betekent bovenstaande dat door een verlaging van de premie die afgedragen wordt aan het Vervangingsfonds vanaf 1 augustus 2011 extra middelen beschikbaar komen waaruit de loonkosten voor de vervangers vergoed moeten worden. Deze loonkosten worden dan niet langer meer door het Vervangingsfonds vergoed, zoals nu nog het geval is voor die personeelsleden die in de vervangingspool werkzaam zijn. De kunst is om een evenwicht te vinden tussen de hoogte van het ziekteverzuim enerzijds en de omvang van het aantal vervangers in de pool anderzijds. Dit vraagt een adequate monitoring op bestuursniveau. De consequenties van een laag verzuim (middelen blijven over) en hoog verzuim (er moet uit eigen middelen worden bijgepast ) dienen nader uitgewerkt te worden. Daarbij kan gedacht worden aan een bonus-malus systeem, vergelijkbaar met de wijze waarop het Vervangingsfonds dit regelt. Op deze wijze ontvangen scholen met een laag verzuim extra middelen om preventieve maatregelen voort te blijven zetten en dienen scholen met een hoog verzuim uit eigen middelen bij te passen. 11
Bijlagen 12
Bijlage 1 Protocol bij ziekte en re-integratie Tijdpad Taak werknemer Taak casemanager Taak Arbo-dienst Taak OHM Taak UWV Dag 1 Meldt zich ziek bij directeur of diens plaatsvervanger (=casemanager) Doet ziekmelding via Verzuimmanager Ziekmelding vastleggen. Ziekmelding vastleggen. week 1-3 Start dossiervorming Contact met werknemer m.b.t. stand van zaken Roept uiterlijk in de derde week werknemer op voor eerste consultatie; start dossiervorming. Uiterlijk week 3 Voor eerste consultatie naar bedrijfsarts Eerste consultatie zieke werknemer; bedrijfsarts wint informatie in en stuurt schriftelijke terugkoppeling naar werkgever. week 4-5 Start dossiervorming week 5-6 Voor tweede consultatie naar bedrijfsarts Kopie probleemanalyse naar OHM Bedrijfsarts stelt probleemanalyse op en geeft advies voor re-integratie richting werknemer / werkgever Archivering probleemanalyse Uiterlijk week 6 Ontvangt van Arbo-dienst spreekuurrapportage waaruit blijkt of er al dan niet sprake is van arbeidsongeschikt wegens ziekte spreekuurrapportage waaruit blijkt of er al dan niet sprake is van arbeidsongeschikt wegens ziekte naar OHM;. Stuurt werknemer en spreekuurrapportage waaruit blijkt of er al dan niet sprake is van arbeidsongeschikt wegens ziekte Vanaf week 6 vóór week 8 Spreekt met directeur of diens plaatsvervanger over plan van aanpak re-integratie Maakt samen met casemanager plan van aanpak re-integratie. Bespreekt met werknemer plan van aanpak re-integratie Maakt samen met werknemer plan van aanpak re-integratie; kopie naar Arbo-dienst en OHM. Roept werknemer regelmatig op voor (tel.) consultatie; verslag naar de werkgever Archivering kopie plan van aanpak Archivering plan van aanpak 13
Tijdpad Taak werknemer Taak casemanager Taak Arbo-dienst Taak OHM Taak UWV Vanaf week 8 Bezig met actieve uitvoering plan van aanpak re-integratie. Voortgangsgesprek minimaal 1x per 6 weken (wettelijk), aanbevolen 1x per 4 weken. Bezig met werknemer aan actieve uitvoering plan van aanpak reintegratie. Voortgangsgesprek minimaal 1x per 6 weken (wettelijk), aanbevolen 1x per 4 weken. Vanaf week 8 Elke verandering in plan van aanpak vastleggen Elke verandering in plan van aanpak vastleggen. Vanaf 13 weken Verleent toestemming tot doen van aanvraag Indien er sprake is van geen kans op herstel kan al na 13 weken een IVAuitkering aangevraagd worden bij UWV Adviseert desgevraagd werkgever mbt aanvraag IVAuitkering Beslist na 13 weken en gaat niet tot uitkering over binnen 26 weken ziekte Vanaf week 14 Regelmatig bij bedrijfsarts op consultatie Ontvangt van Arbo-dienst telkens verslag van consultaties werknemer en voert voortgangsgesprekken. Kopieën verslagen voortgangsgesprekken naar OHM Roept regelmatig werknemer op voor consultatie en en/of telefonisch contact en zorgt voor schriftelijke terugkoppeling naar werkgever Week 42 Kopie 42 ste weeksmelding naar OHM Verzorgt ziekmelding werknemer bij UWV Week 46 Ontvangt brief met aankondiging Ontvangt kopie aankondiging korting korting salaris salaris werknemer. Archivering kopie ziekmelding Brief met aankondiging salaris aan werknemer Ontvangt ziekmelding Week 50 Salariskorting van 30% muteren in Raet In de 12 e maand Evaluatie 1 e ziektejaar met werkgever Evaluatie 1 e ziektejaar met werknemer (tussen week 46 en 52)(formulier te downloaden op www.uwv.nl). Kopie naar Arbodienst. Inzetten op het tweede spoortraject waarbij een loopbaanbegeleidingsbureau wordt ingeschakeld. Evaluatie 1 ste ziektejaar met werknemer. Tussen 18 e en 21 e maand Stelt samen met directeur of diens plaatsvervanger re-integratieverslag op Stelt samen met werknemer reintegratieverslag op 14
Tijdpad Taak werknemer Taak casemanager Taak Arbo-dienst Taak OHM Taak UWV Week 82 Verzenden modelbrief om werknemer te informeren dat WIA-aanvraag, inclusief ontslagadvies opgestart wordt Tijdpad Taak werknemer Taak casemanager Taak Arbo-dienst Taak OHM Taak UWV Week 87 ontvangst WIA-aanvraag van UWV; doorzenden werkgeversdeel aan OHM plan van aanpak evalueren met werkgever; ontvangst medische gegevens (actueel oordeel) van arbodienst; ontvangst werkgeversdeel van OHM opstellen werknemersdeel van reintegratieverslag met werknemer evalueren en bijstellen plan van aanpak; samenstellen re-integratieverslag; werknemer informeren dat de procedure wordt opgestart om van UWV een ontslagadvies te krijgen bij de WIA-beslissing. Evaluatie re-integratie en opstellen actueel oordeel (als onderdeel van probleemanalyse); Verzenden actueel oordeel naar werknemer. Verzenden medische gegevens naar werknemer. Ontvangst werkgeversdeel WIA-aanvraag. Ingevuld werkgeversdeel retourneren aan werknemer. Week 91 Verzenden WIA-aanvraag (incl. werkgeversdeel WIA-aanvraag), het reintegratieverslag (incl. het evaluatieformulier voor de werknemer) en de medische gegevens naar UWV. Ontvangst WIAaanvraag van de werknemer (incl. alle relevante documenten). Vóór 99 weken Ontvangst beslissing van UWV; Mogelijkheid tot beroep tegen de beslissing van de WIA-uitkering. Ontvangst beslissing van UWV incl. ontslagadvies UWV; Mogelijkheid tot beroep tegen de beslissing van de WIA-uitkering; Herplaatsingsonderzoek of binnen de oorganisatie nog andere functies passend zijn; Ontslagaanzegging aan werknemer door bestuur. Verzenden modelbrief ontslagaanzegging naar werkgever; Ondersteuning bestuur bij ontslagprocedure. Na 24 maanden Mogelijke start WIA Verrekenen WIA-uitkering met salaris werknemer. Vóór het einde van 27-30 maanden Beroepsmogelijkheid tot besluit ontslag Ontslag werknemer door werkgever. Vaststelling van mate van ongeschiktheid en berekening WIAuitkering; Werknemer en werkgever informeren over beslissing. 15
Bijlage 2 Protocol werkhervatting Doel: informatie voor personeelsleden die in staat zijn hun werk weer geheel of gedeeltelijk uit te voeren. Verzuim < 6 weken: 1. Wanneer een personeelslid na ziekteverzuim zijn werkzaamheden wil hervatten zonder door de bedrijfsarts te zijn gezien, moet dit minimaal een dag van tevoren met de leidinggevende worden besproken. 2. Bij twijfel over de arbeidsgeschiktheid van de zieke kan de leidinggevende alsnog de bedrijfsarts verzoeken het personeelslid op te roepen voor het spreekuur en te oordelen over mogelijke werkhervatting. 3. Na een positief oordeel van de bedrijfsarts kan betrokkene zijn werkzaamheden hervatten, eventueel begeleid. 4. De leidinggevende zorgt via de Verzuimmanager voor melding van het herstel aan de Arbo Unie. Verzuim > 6 weken: 1. Voor werkhervatting is altijd toestemming nodig van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts licht de leidinggevende in over de datum van werkhervatting en eventuele beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden. 2. Werk kan worden hervat in (een deel van) de oorspronkelijke functie en in een andere, passende functie voor zover hier sprake van is. Het einddoel en de duur van het re-integratieproces moet worden omschreven. Dit geldt ook voor therapeutische werkhervatting. Hieraan is geen loonwaarde verbonden en betrokkene blijft in formele zin ziek. In dit geval blijft de bedrijfsarts de zieke begeleiden. NB1: Bij hervatting van de werkzaamheden houden het personeelslid en leidinggevende altijd een werkhervattingsgesprek waarin de oorzaak en het verloop van het verzuim aan de orde komen. NB2: Een volledige herstelmelding betekent dat de betrokkene zijn functie volledig uitoefent qua taken en omvang, dus alle lesgevende en alle niet lesgebonden taken, voor zover het de functie van leraar betreft. 16
Bijlage 3 Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding Doel: hulpmiddel voor de directie bij ziekmelding. 1. Gebruik de verzuimgegevens van het betreffende personeelslid voor het gesprek. 2. Informeer naar de aard en ernst van de aandoening. 3. Laat het personeelslid vertellen wat er aan de hand is. 4. Vraag het personeelslid naar belangen op de korte termijn: Kan ik iets voor je doen? Wanneer denk je er weer te zijn? Wat kun je nog wel? Kijk bij het antwoord op de laatste vraag breder dan alleen vanuit de functie. Als betrokkene bijvoorbeeld wel administratief werk kan doen voor de school, dan dient dit opgepakt te worden. 5. Trek gezamenlijk een conclusie. 6. Spreek af hoe verder te gaan en wanneer er weer contact is. 7. Leg belangrijke informatie vast in de verzuimregistratie, zodra deze operationeel is. 17
Bijlage 4 Leidraad voor een verzuimgesprek Doel: hulpmiddel voor de directie bij frequent of langdurig verzuim. 1. Zorg voor een goede voorbereiding: - ken de achtergronden van het verzuim; - bestudeer de verzuimhistorie van de laatste twee jaar; - analyseer de gegevens en cijfers. 2. Verzamel informatie uit alle beschikbare bronnen: - dossier; - verzuimregistratie; - informatie van externe instanties zoals de Arbo Unie; - informatie uit functioneringsgesprekken, werkhervattinggesprekken enzovoort. 3. Spreek van tevoren het gespreksdoel af, plaats/tijdstip/tijdsduur en gespreksdeelnemers. 4. Zorg voor een rustige locatie. 5. Bespreek met betrokkene het verzuim en vraag wat de oorzaken hiervan zijn. 6. Gesprekstechniek: laat betrokkene zo veel mogelijk aan het woord (laat stiltes vallen, vraag door, vat samen en luister goed). 7. Inventariseer samen met betrokkene alle factoren die het verzuim beïnvloeden. 8. Probeer samen tot oplossingen te komen, maar laat betrokkene die zoveel mogelijk zelf aandragen (effectiviteit = kwaliteit x acceptatie). 9. Maak concrete en controleerbare afspraken. 10. Beloof niet wat u niet kunt beloven (bevoegdheid). 11. Leg alle afspraken vast. 12. Vat het gesprek samen en evalueer het. 13. Bepaal een datum voor een evaluatie- of vervolggesprek. 18
Bijlage 5 Leidraad voor werkhervattinggesprek (te gebruiken na een ziekteverzuim van meer dan 2 weken.) Doel: hulpmiddel voor de schoolleiding om werknemer bij terugkomst te begeleiden. 1. Plan het tijdstip van het gesprek voor de eerste dag van de werkhervatting. 2. Als jezelf niet aanwezig bent, regel dan vooraf wie het gesprek overneemt. 3. Neem de tijd voor het gesprek en zorg voor een rustige omgeving. 4. Raadpleeg van tevoren de vastgelegde informatie. 5. Geef het doel van het gesprek aan en licht toe wat er op de agenda (punt 6 t/m 9) staat. Vraag of betrokkene nog punten heeft en voeg deze toe. 6. Informeer naar het verloop van de ziekte en eventuele problemen in de uitoefening van het werk. 7. Vertel wat er is veranderd tijdens de absentie. 8. Maak werkafspraken voor de korte en lange termijn. 9. Vat het gesprek samen en plan eventueel een volgend gesprek. 10. Na het gesprek: - bedenk goed of betrokkene niet te vroeg of met een te zware urenlast begint; - zorg ervoor dat gemaakte afspraken worden uitgevoerd; - leg belangrijke informatie vast. 19
Bijlage 6 Algemene toelichting Wet Verbetering Poortwachter (WVP) WVP De WVP is ingesteld om het re-integratieproces in het eerste ziektejaar beter te laten verlopen en de instroom in de WIA te beperken. Met deze wet hebben werkgever én werknemer meer verantwoordelijkheid gekregen. Wanneer een werknemer voor de WIA in aanmerking komt, beoordeelt UWV of er voldoende is gedaan om re-integratie in het werkproces te bewerkstelligen. Is dit volgens UWV niet het geval dan kunnen sancties tegen de werkgever of werknemer volgen. De werkgever heeft met instelling van de WVP meer mogelijkheden gekregen om maatregelen te nemen als de werknemer niet of onvoldoende meewerkt aan de re-integratie. In het uiterste geval kan de werkgever een weigerachtige werknemer zelfs ontslaan. Bij twijfel of verschil van mening over de re-integratiemogelijkheden kunnen werkgever en werknemer UWV al tijdens het eerste ziektejaar om een second opinion vragen. Het wettelijk bepaalde moment voor de WIA-keuring kan op verzoek van werkgever en werknemer met maximaal één jaar worden uitgesteld, bijvoorbeeld vanwege een verwacht herstel van de werknemer. Hieronder worden de eisen weergegeven waaraan een (uitgebreide) probleemanalyse met advies en een plan van aanpak moeten voldoen. Probleemanalyse De probleemanalyse van de Arbodienst moet de volgende gegevens bevatten: algemene gegevens die van belang zijn voor herstel, werkhervatting en re-integratie zoals: -de aard van de klachten; -diagnose; -behandeling; -prognose; beperkingen in de uitvoering van de eigen functie of ander werk; mogelijke belemmerende omstandigheden in het privé-leven en het werk; als sprake is van een arbeidsconflict wordt dit expliciet aangegeven; motivatie en kwaliteit van de arbeidsrelatie. de probleemanalyse bevat ook een beoordeling van de gegevens met betrekking tot: -verwachtingen omtrent herstel, werkhervatting en re-integratie zonder nadere interventie; -de vraag welke problemen werkhervatting/re-integratie in de weg staan; -de vraag in hoeverre interventie re-integratie/werkhervatting kan bevorderen; -de vraag of de werkgever de arbeidstaak moet aanpassen. Advies aan werkgever en werknemer Het advies moet concrete stappen bevatten richting herstel en werkhervatting. Werkgever en werknemer dienen goed te worden geïnformeerd over hoe de functionele beperkingen van de werknemer zich verhouden tot het soort arbeid dat hij kan verrichten. Plan van aanpak Op basis van de probleemanalyse en het advies van de Arbodienst maken werkgever en werknemer een Plan van aanpak waarin wordt opgenomen: Wie de casemanager is; Het uiteindelijke doel van de re-integratie; In welke stappen dat doel wordt bereikt; Welke activiteiten worden ondernomen en door wie. 20