Administratieve lasten, meer of minder? Wat uw accountant voor u kan doen NIVRA MKB- BROCHURE Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants
Deze publicatie is samengesteld voor leden en derden. De publicatie heeft geen status in het kader van de beroepsuitoefening, wel kan worden verwezen naar publicaties die een dergelijke status wel hebben.... 2007 Koninklijk NIVRA, Amsterdam. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd (waaronder begrepen het opslaan in een geautomatiseerd gegevensbestand) en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, elektronisch op geluidsband of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed is geen volledigheid nagestreefd, en kan voor eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt het Koninklijk NIVRA deswege geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventueel voorkomende fouten en onvolledigheden.
Administratieve lasten, meer of minder? Wat uw accountant voor u kan doen Administratieve lasten, geen ondernemer die eraan ontkomt. Iedere onderneming moet immers voldoen aan informatieverplichtingen die voortvloeien uit wet- en regelgeving van de overheid. Dat betekent dat een ondernemer kosten moet maken om aan deze informatieplicht te voldoen. Deze lasten zijn (te) hoog en de Nederlandse overheid erkent sinds enkele jaren de noodzaak om administratieve lasten voor ondernemers te verminderen. Zij streeft naar minder en minder complexe regelgeving en heeft dit onderwerp ook in Brussel met succes op de agenda gezet. Ondanks alle goede bedoelingen en bereikte resultaten hebben ondernemers nog aldoor te maken met bijzonder veel regels en informatieverplichtingen. Het is zaak de administratieve lasten zo laag mogelijk te houden en een efficiënt ingerichte administratieve organisatie is daartoe onmisbaar. Uw registeraccountant adviseert u hierbij graag en helpt u door de bomen het bos te zien. Deze brochure gaat in op de betekenis van administratieve lasten voor ondernemers, laat zien wat de overheid doet om administratieve lasten te verlichten, ook in Europees verband. Verder leest u over de elektronische standaardtaal XBRL en over de ondersteuning die uw registeraccountant u kan bieden. NIVRA mkb-brochure
Wat zijn precies administratieve lasten? Het ministerie van Financiën definieert administratieve lasten als kosten die het bedrijfsleven maakt om te voldoen aan informatieverplichtingen die voortvloeien uit wet- en regelgeving van de overheid. Die verplichtingen bestaan uit het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie aan overheden en semi-overheden: Rijksoverheid, gemeente, provincie, uitvoeringsorganisaties als het UWV, Kamer van Koophandel, en aan Europese instanties. Ongeveer de helft van alle administratieve lasten voor ondernemers komt voort uit internationale regelgeving. De andere helft is nationaal gerelateerd; gemeentelijke regelingen zijn goed voor zo n 8% van de lasten. Enkele jaren geleden heeft de toenmalige regering laten berekenen dat het bedrijfsleven in totaal wordt geconfronteerd met ruim 16 miljard euro aan administratieve lasten. De volgende wetten veroorzaken bij elkaar de meeste lasten, in totaal circa 9 miljard (bron: Ministerie van Financiën, 2002): Wet op de jaarrekening ( BW 2, Titel 9 ) Omzetbelasting Warenwet Wet Milieubeheer Loonbelasting Ziekenfondswet Coördinatiewet Sociale Verzekering Inkomstenbelasting Prijzenwet Arbeidsomstandighedenwet 1,5 mld 1,4 mld 1,2 mld 1,0 mld 0,7 mld 0,7 mld 0,6 mld 0,6 mld 0,5 mld 0,5 mld Doordat het systeem van wet- en regelgeving steeds complexer is geworden zijn de administratieve lasten de afgelopen tientallen jaren alleen maar verder toegenomen. Daarbij komt dat de onderlinge samenhang en logica van veel regels niet altijd even duidelijk is en voor burgers vaak lastig te doorgronden valt. Vooral bij ondernemers zorgen onnodig of overbodige geachte regels voor irritaties omdat naleving ervan veel tijd en geld kost. NIVRA mkb-brochure
Aanpak van administratieve lasten De Nederlandse overheid wil de administratieve lastendruk voor ondernemers verminderen. De redenen zijn logisch: vermindering van de lastendruk is goed voor onze economie, versterkt het ondernemersklimaat en verbetert onze internationale concurrentiepositie. Het past ook in het streven van de overheid om meer te appelleren aan de eigen verantwoordelijkheid van burgers. Voor ondernemers in het bijzonder geldt dat ze meer ruimte moeten krijgen om te doen waar ze goed in zijn: ondernemen en de processen die dat begeleiden zo efficiënt mogelijk inrichten. Het doel van de overheid is om in 2007 de lasten met een kwart te hebben verlaagd ten opzichte van het jaar 2002. Dat komt neer op een reductie van ruim 4 miljard euro. Het Centraal Planbureau heeft berekend dat een dergelijke verlichting een extra bijdrage aan het bruto binnenlands product van 1,5% oplevert. Inmiddels zijn enkele honderden wetten van diverse ministeries aangepast, verbeterd of geschrapt. Het verloop van de lastenvermindering is te volgen op de website www.administratievelasten.nl. Sommige ondernemers ondervinden er meer voordeel van dan andere en dat heeft meestal te maken met specifieke, bedrijfstakgerelateerde regels (zoals mestboekhouding voor agrariërs of kilometerregistratie voor vervoerders). In ieder geval is er sprake van verhoogde aandacht: het indienen van een wetsvoorstel of wetswijziging dient bijvoorbeeld ook vergezeld te gaan van een berekening van de daarmee samenhangende administratieve lasten. Afspraken over lastenvermindering De rijksoverheid heeft per departement een plafond voor administratieve lasten gesteld waarboven de lasten niet mogen uitkomen. Als deze vaste grens doorbroken dreigt te worden, bijvoorbeeld door noodzakelijk geworden nieuwe regelgeving, dan moeten in andere, bestaande wetten de lasten omlaag. Dit is een harde afspraak, nodig om de beoogde doelstelling ook daadwerkelijk te halen. Brancheorganisaties, maar ook individuele ondernemers adviseren de overheid hoe zij hierin het beste te werk kan gaan. Verder heeft een onafhankelijke commissie (de commissie Stevens) die de regeldruk voor bedrijven heeft gecontroleerd en beoordeeld, aanbevelingen gedaan voor verbetering. Dan is er ook nog het onafhankelijke adviescollege Actal; dit heeft de rol van toezichthouder en moet een cultuuromslag bij regelgevers stimuleren, om er voor te zorgen dat de regeldruk blijvend verminderd.
Plannen voor lastenverlichting waar mkb-ondernemingen van kunnen profiteren, liggen op het gebied van: Vereenvoudigingen van arbo-wetgeving Invoering van één loonbegrip Elektronische aanlevering belastingaangiften Eenvoudigere regelgeving autogebruik Milieuvergunningplicht (dit wordt voor kleine bedrijven een meldingsplicht) Een basisbedrijvenregister (eenmalige aanlevering van gegevens voor meervoudig gebruik) Digitaal bedrijvenloket Verdere inzet van automatisering Concreet voorbeeld van lastenverlichting is een recent wetsvoorstel dat het mogelijk moet maken om de jaarrekening van kleine rechtspersonen op te stellen volgens fiscale grondslagen (zgn. samenval van fiscale en commerciële jaarrekening). Europa Omdat veel regelgeving waar ondernemers mee te maken hebben van Europese oorsprong is, heeft de Nederlandse regering er in Brussel op aangedrongen ook in Europees verband te streven naar verlichting van administratieve lasten. Dit heeft geleid tot de Europese doelstelling om samen met de partnerstaten een pad uit te zetten dat leidt naar 25% reductie van de administratieve lasten in 2012. Een speciale commissie, de Europese Concurrentiekrachtraad, begeleidt deze operatie en heeft inmiddels besloten de Nederlandse meetmethode over te nemen. Dat betekent dat ook de Europese administratieve lastendruk hard in geld wordt uitgedrukt, wat de urgentie van maatregelen benadrukt. De raad heeft verder verschillende Nederlandse voorstellen voor vereenvoudiging van de regels omarmd. Voorbeelden daarvan zijn kleine bedrijven niet meer te laten vallen onder de Europese verplichtingen tot rapportage over de jaarrekening of bijvoorbeeld het vereenvoudigen en verduidelijken van voedseletiketten. Berekend is dat een Europa-brede terugdringing van administratieve lasten met 25% de welvaart zou kunnen verhogen met wel 150 miljard euro! NIVRA mkb-brochure
XBRL en administratieve lasten XBRL staat voor extensible Business Reporting Language en is een rapportagetaal om financiële gegevens uit te wisselen via het internet. XBRL is door het bedrijfsleven ontwikkeld en kent een open standaard: iedereen mag de taal gebruiken. XBRL-bestanden zijn direct en automatisch leesbaar voor software applicaties. Dit betekent dat voor de gegevensverwerking geen extra tussenkomst van mensen meer nodig is. Boekhoudsoftware die gebruik maakt van de XBRL-taal communiceert beter en sneller en is betrouwbaarder omdat er geen vertaling of omzetting van de gegevens meer nodig is, wat fouten maken voorkomt. Verzameling en verwerking van bedrijfsgegevens kan daardoor met XBRL een stuk efficiënter gebeuren. Jaarrekeningen deponeren bij de Kamer van Koophandel, belastingaangiften versturen aan de Belastingdienst, statistische gegevens verstrekken aan het Centraal Bureau voor de Statistiek: het kan makkelijker en beter met XBRL. Voordeel voor de ondernemer Gebruik van XBRL kan besparingen opleveren, die voor het grootste deel ten goede moeten komen aan ondernemers. Maar dan moet hun onderneming wel gebruik maken van een boekhoudpakket op basis van XBRL, of de accountant of boekhouder van de onderneming moet zo n pakket gebruiken. De overheid is sinds 1 januari 2007 toegerust om in de nieuwe rapportagetaal te communiceren en heeft met intermediairs (waaronder ook accountants) afspraken gemaakt om de efficiencyvoordelen die de communicatie via XBRL oplevert door te geven aan de ondernemingen. Heeft u belangstelling om over te stappen op XBRL en de voordelen daarvan te gaan benutten, dan kan uw accountant u daar nader over voorlichten.
Administratieve lasten en uw registeraccountant Ondanks alle goede bedoelingen en inspanningen van de overheid om administratieve lasten terug te dringen, hebben ondernemers nog steeds te maken met een welhaast onoverzienbare hoeveelheid verplichtingen die voortvloeien uit een woud van wet- en regelgeving. Door dat woud van regels de bomen nog te zien, dat valt niet mee, daar heb je veel specifieke kennis voor nodig. De registeraccountant beschikt over die kennis. Hij is als geen ander op de hoogte van de wet- en regelgeving rondom het voeren van uw administratie. En weet daardoor exact aan welke administratieve verplichtingen ondernemers moeten voldoen. De registeraccountant is bovendien in staat om de vertaling te maken van wettelijke verplichtingen naar de administratieve organisatie. Een efficiënte inrichting daarvan zorgt ervoor dat de ondernemer kan doen wat hij moet doen: ondernemen! En zorgt er tevens voor dat zijn administratieve lasten zo laag mogelijk zijn. Wta: nieuwe regels voor accountants zelf Er vinden op het gebied van lastenbeheersing ook tegenbewegingen plaats. Zo is op 1 oktober 2006 de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) in werking getreden. De Wta geldt voor alle accountantskantoren die wettelijke controles uitvoeren. Zonder een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) is het niet toegestaan dergelijke controles uit te voeren. Om een vergunning te krijgen moet een accountantskantoor aan een aantal aanvullende eisen voldoen op het terrein van de kwaliteitsbeheersing, onafhankelijkheid en integriteit. Daarnaast gelden voor iedere individuele registeraccountant strenge eisen wat betreft vakbekwaamheid, onafhankelijkheid, objectiviteit, integriteit en transparantie van accountantsverklaringen. Registeraccountant, een beschermde titel De titel registeraccountant (RA) is een wettelijk beschermde titel. Iedere registeraccountant is verplicht ingeschreven in het accountantsregister en daarmee aangesloten bij de beroepsvereniging, het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA). Het NIVRA telt circa 14.000 leden-registeraccountants. NIVRA mkb-brochure
Meer weten? Wilt u meer weten over administratieve lasten en de rol van uw accountant? Neem dan contact met hem of haar op, of neem contact op met het NIVRA: Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants A.J. Ernststraat 55 Postbus 7984 1008 AD AMSTERDAM telefoon 020-301 0 301 www.nivra.nl nivra@nivra.nl 10
Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants A.J. Ernststraat 55 Postbus 7984 1008 AD Amsterdam T 020 301 03 01 F 020 301 03 02 E nivra@nivra.nl I www.nivra.nl NIVRA - 2007 bestelnummer 903