2. Elektronische formulieren: waarom Limburg weer pech heeft

Transcriptie

1 2. Elektronische formulieren: waarom Limburg weer pech heeft 2.1. Inleiding Het is nog maar enkele jaren geleden dat er maandelijks vele honderdduizenden door accountants en ondernemers ingevulde formulieren werden getransporteerd naar invoercentrales, waar datatypisten de gegevens op de roze omzetbelasting-formulieren en de blauwe loonbelastingformulieren overtikten in de computers van de Belastingdienst. Vrachtwagens vol met papier, elke maand op weg naar Limburg, waar een invoerfabriek was gevestigd, naar het schijnt als compensatie voor de sluiting van de Staatsmijnen. Dat intoetsen is op zich al niet erg praktisch, want er kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt. Wat minstens net zo lastig is: al die formulieren moesten in stoffelijke vorm worden bewaard om als bewijslast voor de belastinginspecteur te kunnen dienen wanneer een aangifte uitdraaide op een dispuut. Die opslag is onhandig en kost een fortuin. Als je de gegevens in elektronische vorm kunt inleveren sla je dus twee vliegen in een klap: minder invoerfouten en lagere opslagkosten. Bovendien win je tijd. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er bij de Belastingdienst al in de jaren tachtig werd nagedacht over een systeem waarmee ondernemers de aangiften met een hoge frequentie (OB en LB) langs elektronische weg zouden kunnen aanleveren. 3

2 ELEKTRONISCHE FORMULIEREN: WAAROM LIMBURG WEER PECH HEEFT Het was echter de belastingaangifte voor particulieren die het eerst in elektronische vorm mogelijk werd gemaakt. Niet via internet, maar gewoon met een diskette van 720 kilobyte waar automatiseerder CMG met een uiterste krachtsinspanning het gehele formulier en de ingevulde gegevens wist te persen. Vanaf 1995, toen internet nog in de kinderschoenen stond, maar de pc al aan zijn opmars in de huiskamer was begonnen, kwam de belastingdiskette beschikbaar als alternatief voor het papieren formulier. Toen hadden ze zich in Limburg al weer zorgen moeten gaan maken om de werkgelegenheid, want tien jaar later zou het papieren belastingformulier voor een groot deel verdwijnen, net als de Staatsmijnen De opkomst van internet Voor de komst van internet was het nog een hele toer om de ingevulde elektronische formulieren van de invuller naar de computers van de Belastingdienst te krijgen. Het kon gewoon per post natuurlijk: de diskette opsturen in een speciale enveloppe. Ook stelde de Belastingdienst modemlijnen open waarmee je met je eigen pc kon inbellen om het formulier over te zenden. De explosieve opkomst van internet in de tweede helft van de jaren negentig van de vorige eeuw zowel bij ondernemers als particulieren bood echter een fundament voor de volgende stap in elektronisch aangeven. Daarbij zijn er inmiddels twee smaken ontstaan. Voor ondernemers of accountants die geen geschikte boekhoud-software hebben, bevat de website van de Belastingdienst elektronische versies van de traditionele papieren formulieren (die zelf niet meer worden gebruikt) voor omzetbelasting, inkomstenbelasting met winstopgave en vennootschapsbelasting en loonbelasting. 4

3 ELEKTRONISCHE FORMULIEREN: WAAROM LIMBURG WEER PECH HEEFT Daarnaast is er BAPI (Belastingdienst Advanced Program Integration). BAPI is in veel opzichten een voorloper van de ontwikkelingen die nu met XBRL plaatsvinden, en daarom de moeite waard om even nader te bekijken BAPI: elektronische belastingformulieren voor softwaremakers BAPI is een techniek waarmee je als maker van financiële software zelf de elektronische formulieren voor de verschillende belastingopgaven in je software kunt inbouwen. Het BAPI-protocol beschrijft heel precies welke velden er voor de verschillende belastingformulieren in die formulieren moeten voorkomen. Daarnaast, en dat is misschien nog wel belangrijker, beschrijft BAPI heel precies de technische infrastructuur (het netwerk en de beveiliging) waarmee een softwaremaker de ingevulde formulieren veilig naar de Belastingdienst kan sturen via internet. BAPI beschrijft dus de inhoud van de formulieren, alsmede de manier waarop je ze digitaal ondertekent en vervolgens verzendt. BAPI beschrijft ook welke foutmeldingen je terug kunt krijgen van de Belastingdienst. In het obscure taaltje van ICT ers heet zoiets een procesinfrastructuur AARZELEND BEGIN, MAAR VOORLOPER VAN XBRL Sinds 1 januari 2005 is de elektronische omzetbelasting aangifte verplicht, en werd het mogelijk om met een druk op een knop, direct vanuit een boekhoudpakket, een aangifte omzetbelasting te versturen. Een mooie voorziening, zou je zeggen, maar toch ging het aanvankelijk niet hard met het aantal aangiften dat direct 5

4 ELEKTRONISCHE FORMULIEREN: WAAROM LIMBURG WEER PECH HEEFT van ondernemers via BAPI binnenkwam. Op de eerste plaats kwam dat omdat lang niet alle leveranciers van boekhoudpakketten de (forse) investering wilden doen om BAPI in hun software in te bouwen. Op de tweede plaats vonden veel ondernemers het toch een vertrouwder gevoel om het oude papieren formulier in te vullen via de site van de Belastingdienst. Op die manier kon je eventuele cijfers die uit je boekhoudpakketten kwamen nog enigszins corrigeren voordat ze naar de Belastingdienst gingen. En op de derde en belangrijkste plaats: een groot deel van de ondernemers laat de aangifte van de omzetbelasting over aan de boekhouder of accountant. Inmiddels werkt echter ook de aangifte LB via ditzelfde BAPI-mechanisme. Ook hier kunnen makers van salarissoftware het oude papieren formulier nabouwen in hun eigen software, om de gegevens daarna via internet te kunnen aanleveren bij de Belastingdienst. De taal die de Belastingdienst gebruikt voor het beschrijven van alle velden in de elektronische formulieren heet XML. Dat staat voor Extensible Markup Language. Een leuk weetje voor op een verjaardag of bij Triviant, maar die vertaling kunt u eigenlijk direct weer vergeten. Waar het om gaat is dat XML een computertaal is waarmee je op een gestructureerde manier gegevens kunt beschrijven. Gegevens zoals naam belastingplichtige of waarde eigen huis. Kortom: velden in elektronische formulieren. In hoofdstuk 3 zullen we zien waarom XBRL het omschrijven van financiële en zakelijke gegevens eigenlijk nog beter kan dan XML. 6

5 3. Van XML naar XBRL 3.1. Inleiding Uit hoofdstuk 2 zou je de indruk kunnen wekken dat XML en elektronische formulieren alle automatiseringsproblemen van de Belastingdienst in een keer hebben opgelost. Of, dat het invullen van belastingformulieren nu ook inhoudelijk eenvoudiger is geworden. Toch is dat niet zonder meer waar. Vanuit de kant van de accountant en de ondernemer kun je voortaan efficiënt gegevens aanleveren. Maar aan de achterkant bestaat de automatisering van de Belastingdienst nog uit een groot aantal volkomen gescheiden systemen. Een BTW-inspecteur werkt op een heel ander systeem dan zijn LB-collega. In de computers van de Belastingdienst komt een eenvoudig gegeven als naam belastingplichtige op veel plaatsen terug. Als je op het formulier van de loonbelasting een ander telefoonnummer opgeeft, gaat dat niet vanzelf door naar de systemen van de inkomstenbelasting of de omzetbelasting. En dan hebben we het hier nog alleen maar over eenvoudige gegevens, zoals namen, telefoonnummers en adressen. Belastingformulieren zijn echter veel ingewikkelder, vooral wanneer het om de VPB gaat. Begrippen zoals winst uit onderneming en materiële vaste activa kunnen ook op verschillende plaatsen in de computers van de Belastingdienst voorkomen. Omdat de Belastingdienst zoveel gegevens van ondernemers wil hebben, en die gegevens ook nog eens op meerdere plaatsen voorkomen, vormt het invullen of laten 7

6 VAN XML NAAR XBRL invullen van die belastingformulieren een enorme administratieve last voor ondernemers (en vertegenwoordigt tegelijkertijd een aanzienlijke omzet voor administratiekantoren, accountants en belastingconsulenten) Administratieve lasten gaan verder dan belastingaangiften: jaarrekening en CBS Wanneer je als onderneming iets groter wordt, of een andere rechtsvorm kiest dan een eenmanszaak, nemen je administratieve verplichtingen direct toe. Vanaf dat moment dien je namelijk niet alleen een winstaangifte bij de Belastingdienst te doen, maar is het ook verplicht een jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (KvK) te deponeren. Wie moeten onder meer jaarstukken deponeren? besloten vennootschap (ook zonder activiteiten); naamloze vennootschap (ook zonder activiteiten); coöperatie; vereniging en stichting met ondernemingsactiviteiten en een netto-omzet van tenminste 3,5 miljoen in twee opeenvolgende boekjaren. In een jaarrekening zijn verschillende gegevens opgenomen. Hoe groter een onderneming is, des te meer gegevens ze openbaar moeten maken. Een kleine rechtspersoon hoeft slechts een beperkte balans met toelichting bij de KvK te deponeren. Een middelgrote rechtspersoon moet naast de balans ook een winst- en verliesrekening deponeren. Maar ook een eenvoudig jaarverslag en een eenvoudige accountantsverklaring. Tot slot een grote rechtspersoon. Deze moet hetzelfde deponeren als een middelgrote rechtspersoon, maar dan uitgebreider. De exacte criteria staan in Titel 9 Boek 2 BW (art. 396 en art. 397). 8

7 VAN XML NAAR XBRL Ook voor deze verplichte aangiften geldt: de deponering is een forse kostenpost voor de onderneming, en weerspiegelt een substantieel deel van de dagvulling op veel administratie- en accountantskantoren Drie keer is scheepsrecht, maar ook te veel van het goede Met een beetje pech weten niet alleen de Belastingdienst en de KvK, maar ook het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) de ondernemer te vinden. Het invullen van de enquêtes met gegevens over bijvoorbeeld omzet, aantal werknemers en buitenlandse handelspartners is namelijk bij de wet verplicht. Weer een formulier dat ondernemers moeten invullen, waarbij voor een groot deel weer dezelfde gegevens dienen te worden vermeld als voor de belastingaangiften en de jaarrekening. Weer die naam, weer datzelfde telefoonnummer, en weer die brutoomzet, maar dan net een tikje anders opgesteld. Geen wonder dat een aantal beleidsambtenaren van de Ministeries van Justitie en Financiën een aantal jaren geleden begrepen dat bij het invullen van elektronische formulieren voor de verschillende overheidsinstanties een enorme winst zou kunnen worden behaald wanneer je bepaalde gegevens ten behoeve van alle betrokken instanties zou kunnen gebruiken. Dan zouden alle elektronische formulieren van de verschillende overheidsinstanties veel slimmer gebruik kunnen maken van bepaalde gegevens, zodat de ondernemer die maar op een plaats zou hoeven in te vullen. Vanuit het perspectief van de Heilige Graal van de administratieve lastenverlichting lag hier een prachtig terrein braak, zo was de veronderstelling op beide ministeries. 9

8 VAN XML NAAR XBRL Die visie vertaalde zich vervolgens in een kordate samenwerking van beide ministeries, want in de zomer van 2004 werd een project gestart met de volgende doelstelling: Het Nederlandse Taxonomie Project heeft tot doel de weg te effenen voor het realiseren van administratieve lastenverlichting voor ondernemers in de financiële rapportageketens. De Nederlandse overheid wenst de lasten van ondernemers met 25% te verlichten. Om deze lastenverlichting te kunnen realiseren zijn door de verschillende ministeries plannen ingediend, waarin wordt aangegeven hoe het desbetreffende ministerie de gestelde administratieve lastenverlichting gaat realiseren. Het Ministerie van Justitie en het Ministerie van Financiën zijn van plan de lasten voor ondernemers te verlichten door met behulp van de open standaard XBRL het aanleveren van financiële gegevens te vereenvoudigen. Dit gezamenlijke project van de Ministeries van Justitie en Financiën gaat het ondernemers makkelijker maken om hun financiële gegevens elektronisch aan te leveren bij Kamer van Koophandel, Belastingdienst en Centraal Bureau voor de Statistiek. Van lastenverlichting hadden de initiatiefnemers waarschijnlijk wel verstand, maar van public relations of marketing aanzienlijk minder, want om een project op te zadelen met een naam als Nederlandse Taxonomie Project is net zoiets als een nieuw automodel uitbrengen onder de naam Defecto. Nederlandse Taxonomie Project, dat klinkt voor de gemiddelde ondernemer toch verdacht veel naar lastenverzwaring. Om over XBRL nog maar te zwijgen, dat klinkt ook niet alsof het leven er gemakkelijker op wordt. In hoofdstuk 4 zullen we zien dat de naam niet handig gekozen is, maar dat de visie van beide ministeries op de problematiek van elektronische formulieren zeker de moeite van het bestuderen waard is. En daarmee komen we dan ook eindelijk terecht bij de rol van XBRL. 10