Inkoop- en aanbestedingsbeleid voor werken, leveringen en diensten van de gemeente Rijswijk
INHOUDSOPGAVE pagina Hoofdstuk 1 Inleiding 3 Hoofdstuk 2 Doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 3 Hoofdstuk 3 Inkoop kader 4 3.1. Definities 4 3.2. Inkoopproces 4 Hoofdstuk 4 Inkooporganisatie 5 4.1. Inkooporganisatiemodel 5 4.2. Medewerkers inkoop en aanbesteding 5 Hoofdstuk 5 Wettelijk kader 6 5.1. Verplicht 6 5.2. Facultatief 6 5.3. Rechtmatigheid 6 Hoofdstuk 6 Juridische beleidsuitgangspunten 7 6.1. Het naleven van wet- en regelgeving 7 6.2. Werken op basis van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie 7 6.3. Algemene inkoopvoorwaarden 7 6.4. Contracteren 7 Hoofdstuk 7 Duurzaam inkopen 8 7.1. Duurzaam inkopen 7.2. Maatschappelijke eisen aan leverancier 8 7.3. Social return on investment 8 Hoofdstuk 8 Economische beleidsuitgangspunten 8 8.1. Concurrentiestelling 8 8.2. Aanbestedingsvormen 8 8.3. Drempelbedragen 9 8.4. Afweging tussen prijs en kwaliteit 9 8.5. Raamcontracten 9 8.6. Positie regionale leveranciers 10 8.7. Quasi inbesteden 10 8.8. Subsidies 10 8.9. Integriteiteisen 10 8.10. Kartelvorming en illegale prijsafspraken Hoofdstuk 9 Organisatorische uitgangspunten 11 9.1. Inkoopsynergie 11 9.2. Inkoophandboek 11 9.3. Contractbeheer- en contractmanagement 11 9.4. Evaluatie leveranciers 11 Hoofdstuk 10 Evaluatie en communicatie 11 Begrippenlijst 12 Bijlage 1: Keuzeschema 14 2
Hoofdstuk 1 Inleiding Inkoop staat de laatste jaren bij veel overheidsorganisaties steeds meer in de belangstelling. Voor overheden geldt, dat gemeenschapsgelden zo goed mogelijk moeten worden besteed en dat over die besteding verantwoording wordt afgelegd. Als belangrijke redenen voor de toenemende belangstelling voor de inkoop zijn te noemen: a. wet- en regelgeving b. rechtmatigheidcontrole c. doelmatigheid d. integriteit e. financiële besparingsmogelijkheden Deze elementen dragen bij aan de noodzaak tot het opstellen van een beleid op het gebied van inkoop. Doel van deze nota is om de belangrijkste elementen van het strategische inkoopbeleid te formuleren. Waar in de nota in het algemeen gesproken wordt over inkoop, wordt daaronder ook het aanbesteden begrepen. De nota draagt dan ook als titel: inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Rijswijk. De gemeente Rijswijk heeft de intentie uitgesproken om waar mogelijk de inkoop- en aanbestedingstrajecten te professionaliseren. Zowel op het gebied van de rechtmatigheid als doelmatigheid. Inkoopvisie: De gemeente Rijswijk wil een hedendaags beleid voeren over de inkoopactiviteiten. De gemeente Rijswijk volgt de ontwikkelingen op inkoopgebied actief. Uitgangspunt is het continue verbeteren van het inkoopproces en het inkoopresultaat. Hoofdstuk 2 Doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid De nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Rijswijk is bedoeld om kaders te stellen en richtlijnen te formuleren met betrekking tot inkoop en aanbesteding. Dat moet zorgvuldig gebeuren. Zorgvuldig betekent: bewust, integer, efficiënt, effectief, doelmatig, duurzaam, rechtmatig, transparant, objectief en non-discriminatoir. Uitgangspunt is dat de gemeente Rijswijk als integere en doelmatige opdrachtgever wordt benadrukt. De beginselen die hieraan ten grondslag liggen zijn: 1. doelmatig inkopen en aanbesteden: systematisch en tegen zo gunstig mogelijk voorwaarden; 2. een gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsproces dat transparant en controleerbaar is voor bestuur, management, burgers en bedrijven; 3. de gemeente Rijswijk treedt op als betrouwbare, integere en objectieve partij. De uitgangspunten die de gemeente Rijswijk hanteert: Naleving van wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden; De doelmatige, rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden; Het verkrijgen van kwaliteit tegen de meest voordelige inschrijving (integraal kostenmanagement); dit hoeft niet gelijk te zijn aan een zo laag mogelijke prijs; De gelijkwaardige behandeling van leveranciers; De maximale toegankelijkheid voor leveranciers tot overheidsopdrachten; De hantering van heldere procedures door de gemeentelijke organisatie; De stimulering van duurzaamheid; De beheersing van de totale kosten van een project; De beheersing van de doorlooptijd; De beperking van de contractrisico s; Effectief inkopen; Efficiencyvoordelen behalen door middel van - samenvoeging van inkoopvolumes - regulering van facturenstromen - beperking van het gecontracteerde leveranciersbestand. Het uiteindelijke doel is dat de gemeente Rijswijk zich opstelt als een betrouwbare partij, die werkt volgens vast regels, zonder willekeur of bevoordeling van partijen en hierbij integer en zorgvuldig optreedt. 3
Hoofdstuk 3 Inkoopkader De titel van het beleid voert de begrippen inkoop en aanbesteden. Deze twee begrippen staan niet los van elkaar, maar zijn aan elkaar gerelateerd. Zoals uit het onderstaande blijkt, is aanbesteden een vorm van inkopen. In dit hoofdstuk komen het inkoopproces, de inkoopfunctie en de relatie tussen beide aan de orde. 3.1.) Definities Inkoop De definitie van inkoop is: Inkoop is alles waar een factuur van derden tegenover staat Aanbesteden Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin opdrachtgevers, na concurrentiestelling, een opdracht gunnen. De verschillende fasen van het tactische inkoopproces (specificeren van de opdracht, selecteren en contracteren van de leverancier) worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Doel is om het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen. De definitie van aanbesteding is: De uitnodiging aan tenminste drie leveranciers om, op basis van een programma van eisen of bestek, een offerte uit te brengen, welke gevolgd wordt door het verstrekken van een opdracht voor het uitvoeren van een werk, levering of dienst. Ook wanneer de aanbesteding wordt ingetrokken of anderszins niet doorgaat en dus niet resulteert in een gegunde opdracht met factuur, wordt van aanbesteding gesproken. Er is geen sprake van aanbesteding, wanneer het initiatief bij de ondernemer ligt of wanneer slechts één ondernemer wordt uitgenodigd een offerte uit te brengen. In dit laatste geval spreken we van een enkelvoudige uitnodiging. Omdat aanbesteden een vorm van inkopen is, wordt in dit beleid regelmatig alleen het woord inkopen gebruikt, terwijl aanbesteden wordt bedoeld. 3.2.) Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit zeven fasen: Tactische inkoop De eerste vier fasen van de tactische inkoop omvatten: 1. Inventariseren: bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en inventariseren van het aanbod in de markt; 2. Specificeren: opstellen van het programma van eisen, het conceptcontract en de offerteaanvraag; 3. Selecteren: aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers; 4. Contracteren: afsluiten van contract(en) Operationele inkoop Zodra de leveranciers zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop. Die omvat: 5. Bestellen: het plaatsen van de orders; 6. Bewaken: bewaken van het uitleveren van de orders, verifiëren en afhandelen van de facturering; 7. Nazorg: afhandelen van klachten en claims, afhandelen meer-/minderwerk, evalueren leveranciers en herzien contracten. 4
Strategische inkoop Naast de tactische en operationele inkoop bestaat de strategische inkoop. De strategische inkoop omvat naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook strategische vraagstukken rondom inkoopdoelstellingen, uitbesteding, ontwikkelen van inkoopprocedures, inrichten inkooporganisatie en inkoopsystemen. Hoofdstuk 4 Inkooporganisatie 4.1.) Inkooporganisatiemodel Naast de vaststelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid moeten de inkoopfunctie en de inkooporganisatie vorm gegeven worden. Wat betreft de organisatorische invulling zijn in de theorie drie basismodellen te onderscheiden. 1. het centraal georganiseerde inkoopmodel; 2. het decentraal georganiseerde inkoopmodel; 3. het gecoördineerde inkoopmodel. Vanuit een vraaggericht management heeft de gemeente Rijswijk besloten uit te gaan van het gecoördineerde inkoopmodel. Dit model combineert zoveel mogelijk de voordelen van de beide andere inkoopmodellen. Kenmerkend voor het gecoördineerde inkoopmodel is dat de verantwoordelijkheid decentraal in de organisatie ligt. De afdelingshoofden blijven verantwoordelijk voor de eigen inkoop- en aanbestedingstrajecten. Zij worden centraal ondersteund door een professionele medewerker inkoop- en aanbesteding. 4.2.) Medewerkers inkoop- en aanbesteding In het gecoördineerde inkoopmodel is een belangrijke taak voor de medewerkers inkoop- en aanbesteding. Zij fungeren als adviseur en niet als inkoper. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de medewerker inkoop- en aanbesteding: a. verantwoordelijk voor het opstellen en actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid; b. kenniscentrum (Europees) aanbesteden; c. kenniscentrum overige regelgeving; d. verantwoordelijk voor het aanleveren van managementinformatie op het gebied van inkoop, (mede op basis van jaarlijks uit te voeren kwantitatieve inkoopanalyses); e. initiëren van gemeentebrede inkoopprojectteams voor afdelingsoverstijgende producten, openbare- en Europese aanbestedingen; f. adviseur in deze inkoopprojectteams; g. gevraagd en ongevraagd adviseren bij aanbestedingstrajecten op afdelingsniveau; h. verantwoordelijk voor het actualiseren van het inkoophandboek; i. contactpersoon naar de andere gemeente voor afstemming van beleid, processen en aanbestedingstrajecten; Op basis van bovenstaande taken en verantwoordelijkheden wordt de medewerker inkoop- en aanbesteding betrokken bij of geïnformeerd over de totale kaderstelling en rapportage van het inkoop- en aanbestedingstraject (vanaf de meervoudige procedures, openbare en niet-openbare procedures en bij Europese aanbestedingen). Bij deze inkooptrajecten wordt de medewerker inkoop en aanbesteding in ieder geval vanaf de start van het traject geïnformeerd, door middel van een meldingsformulier. Als sprake is van een openbare- of Europese aanbesteding en er worden inkoopprojectteams geformeerd, maken in ieder geval de materiedeskundige en een medeweker van het team inkoop deel uit van het inkoopprojectteam. Het team kan aangevuld worden vanuit andere disciplines. 5
Hoofdstuk 5 Wettelijk kader De specifieke wet- en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden voor overheden kan als volgt worden omschreven: 5.1.) Verplicht Het EG-verdrag: de overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basis bepalingen van het EGverdrag omtrent de interne markt. De Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG over de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Deze richtlijn geldt voor opdrachten die een bepaalde waarde (drempelbedrag) te boven gaan. 1 Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao), dat vanaf 1 december 2005 de omzetting van de Europese regelgeving voor de Nederlandse overheden en overige aanbestedende diensten regelt. De Algemene wet bestuursrecht (Awb) waarin de algemene regels van bestuursrecht zijn opgenomen, zoals de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer zorgvuldigheids-, motiverings-, gelijkheids-, vertrouwens-, en redelijkheidsbeginsel). De Gemeentewet als wettelijke kader voor het handelen van gemeenten. Het Burgerlijk Wetboek (BW) met betrekking tot het contractenrecht. 5.2.) Facultatief Voor de aanbesteding van werken onder het Europees drempelbedrag maakt de gemeente Rijswijk gebruik van het aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW2005), dat in werking is getreden op 1 december 2005. Dit sluit volledig aan bij de nieuwe Europese regelgeving. Voor levering en diensten zijn onder de Europese drempelbedragen geen standaardreglementen vastgesteld. Gemeenten kunnen hiervoor een eigen beleid hanteren. Wel dienen de beginselen van het EG-verdrag (transparantie, non-discriminatie en objectiviteit) te worden toegepast. De wet BIBOB (Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) biedt de mogelijkheid aan aanbestedende diensten om bij het Bureau BIBOB advies te vragen. BIBOB-advies is op dit moment uitsluitend mogelijk voor aanbestedingen in de bouw-, de ICT- en de milieusector. Aan de inschrijver kan gevraagd worden een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) te overleggen. Deze verklaring wordt afgegeven door COVOG (Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag) van het ministerie van Justitie. Bij aanbesteden gaat het vrijwel altijd om de VOGrp (Rechtspersoon). Dit is een bewijs dat inschrijver: - niet is veroordeeld voor de verplichte uitsluitinggronden - niet is veroordeeld voor een delict in strijd met beroepsgedragsregels 5.3.) Rechtmatigheid A. Schadevergoeding bij onrechtmatigheid in aanbestedingen Het niet of onvoldoende naleven van de regels kan leiden tot fouten en/of tekortkomingen in de jaarrekening. Dit kan negatieve gevolgen hebben voor de oordeelsvorming van de accountant met betrekking tot de controle van de jaarrekening. Het onvoldoende of niet naleven van de door de gemeenteraad vastgestelde begrotingsvoorwaarden (budgetoverschrijdingen), het niet of onvoldoende toepassen van regels met betrekking tot het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik (fraudegevoeligheid en gedragsregels) en het niet of onvoldoende naleven van de interne regels op het gebied van bijvoorbeeld budgetbeheer, kunnen negatieve gevolgen hebben voor de accountantsverklaring over de gemeentelijke jaarrekening. Interne controle is een belangrijk instrument voor de gemeente Rijswijk om inzicht te krijgen in hoeverre de gemeente Rijswijk voldaan heeft aan naleving van de wet- en regelgeving met betrekking tot inkoop. Om bovengenoemde fouten en/of tekortkomingen te voorkomen moet tijdig worden gehandeld. Het is raadzaam regelmatig interne controles te verrichten op het proces van inkoop. Dit is een taak voor de afdeling planning & control. Om een goede interne controle uit te voeren is het aanleggen van een goed aanbestedingsdossier een absolute voorwaarde. Bij fouten in de Europese regelgeving kunnen boetes worden opgelegd aan de gemeente Rijswijk en kunnen juridische procedures tegen de gemeente Rijswijk worden aangespannen door derden. 1 De actuele drempelbedragen voor Europees Aanbesteden zijn te vinden op Europa Decentraal (www.europadecentraal.nl) of de website van het Ministerie van Economische Zaken (www.ez.nl) 6
B. Accountantscontrole De rechtmatigheid van aanbestedingen maakt sinds 2004 onderdeel uit van de controle van de gemeentelijke jaarrekening door de externe accountant. Het gaat daarbij om de toetsing aan en naleving van bestaande wet- en regelgeving (Europese aanbestedingsregels en het Besluit aanbestedingsregels overheiddiensten (Bao) 2005). In het kader van de jaarrekeningcontrole en het financieel beheer maakt het inkoopproces standaard onderdeel uit van de accountantscontrole. Binnen de gemeente Rijswijk wordt veel geld besteed aan inkoop. Dit maakt dat het inkoopproces een belangrijk bedrijfsproces is waarmee door rechtmatigheidcontrole ook financiële risico s gemoeid zijn. Hoofdstuk 6 Juridische beleidsuitgangspunten Ten aanzien van inkoop- en aanbesteding gelden de navolgende juridische beleidsuitgangspunten: het naleven van wet- en regelgeving; het werken op basis van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie; het toepassen van een aanbestedingsreglement; het toepassen van inkoopvoorwaarden; duidelijkheid over de wijze van contracteren en looptijd van contracten; toepassen van diverse contractmogelijkheden. 6.1.) Het naleven van wet- en regelgeving Het inkopen wordt uitgevoerd volgens de nationale en internationale wet- en regelgeving. Voor aanbestedingen, die onder de werkingssfeer van de Europese richtlijn voor Overheidsopdrachten vallen, is het Bao van toepassing. Om na te gaan of het Bao van toepassing is, wordt de contractwaarde van (homogene) producten bij elkaar opgeteld. Homogene producten worden zoveel mogelijk gelijktijdig aanbesteed. Als homogene producten niet gelijktijdig worden aanbesteed en het begrote bedrag van de afzonderlijke opdracht onder de Europese drempelwaarde ligt, moet deze toch Europees worden aanbesteed. 6.2.) Werken op basis van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingswerkzaamheden geschiedt op basis van transparantie van procedures, non-discriminatie van leveranciers en objectiviteit. 6.3.) Algemene inkoopvoorwaarden De gemeente heeft algemene inkoopvoorwaarden opgesteld en gedeponeerd bij de Rechtbank s Gravenhage. Uitgangspunt is dat in de offerteaanvraag, het bestek of in het programma van eisen de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Rijswijk op de opdracht van toepassing worden verklaard. Dit schept duidelijkheid en draagt bij tot transparantie van het inkoopproces. De algemene levering- of verkoopvoorwaarden van de leverancier worden (in principe) van de hand gewezen. Voor werken geldt dat vanaf meervoudige aanbestedingen het ARW 2005 van toepassing wordt verklaard. Voor enkelvoudige uitnodigingen gelden de algemene inkoopvoorwaarden voor werken. 6.4.) Contracteren Nadat een leverancier en het product zijn geselecteerd, worden de afspraken met de leverancier schriftelijk in een contract vastgelegd. Het contract kan door de gemeente Rijswijk opgesteld worden volgens een standaardsjabloon en maakt onderdeel uit van de offerteaanvraag, het bestek of het programma van eisen. Uitgangspunt is dat alleen contracten worden afgesloten met een vaste looptijd. Er worden geen contracten afgesloten voor onbepaalde tijd of met een stilzwijgende verlenging, zonder mogelijkheid tot opzeggen. Wel is het mogelijk een optie tot verlenging voor een bepaalde periode op te nemen. 7
Hoofdstuk 7 Duurzaam inkopen Duurzaam inkopen en integriteit zijn twee afzonderlijke zaken die binnen het totale inkoop- en aanbestedingsbeleid van bijzonder belang zijn. Het belang zit met name in de achterliggende principes. Op hoofdlijnen stelt de gemeente Rijswijk ten aanzien van: Duurzaam inkopen: dat de gemeente Rijswijk duurzaamheid bevordert; Integriteit: dat zowel interne als externe integriteiteisen worden gesteld rond inkoop- en aanbestedingsprocessen. 7.1.) Duurzaam inkopen Voor raamcontracten en bestekken voor het aanbesteden van werken, diensten en leveringen wordt altijd een duurzaamheidparagraaf opgenomen. Op www.senternovem.nl/duurzaaminkopen staat een aantal criteria en staan praktische instrumenten. Bekijk deze criteria kritisch en kijk zelf ook naar mogelijke oplossingen. 7.2.) Maatschappelijke eisen aan leveranciers Deze eisen richten zich op de leverancier als werkgever. Leveranciers moeten zich houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden, zoals vastgelegd in de betreffende CAO voor de leverancier. 7.3.) Social return on investment Onder Social return on investment wordt verstaan dat bij aanbestedingen de gegunde partij, als onderdeel van de aanbesteding, een door de gemeente Rijswijk aangedragen werkzoekende in dienst neemt. Het college kan hiertoe nadere voorwaarden stellen, als onderdeel van het inkoopbeleid. Voor het inkopen van instrumenten ten behoeve van participatie geldt het volgende: Naar aanleiding van het experimenteerartikel (Artikel 3:2, Innovatie) in de re-integratieverordening (in de toekomst participatieverordening genoemd) om waar mogelijk de arbeidsinschakeling te bevorderen, kan er voor de bedragen onder de Europese drempelwaarde van de inkoopregels worden afgeweken. Hoofdstuk 8 Economische beleidsuitgangspunten De economische beleidsuitgangspunten hebben onder andere te maken met de manier waarop de gemeente Rijswijk de markt benadert en de economische criteria die in het selectieproces worden gehanteerd. Van belang zijn hierbij: 1. de mate van concurrentie; 2. de afweging tussen prijs en kwaliteit; 3. afsluiten van raamcontracten; 4. positie lokale leveranciers. 8.1.) Concurrentiestelling Wat betreft aanbestedingsvormen en procedures moet onderscheid gemaakt worden tussen de aanbestedingen boven Europese drempelbedragen waarvoor Europese regelgeving van toepassing is en aanbestedingen onder deze drempelbedragen (i.c. nationaal) en waarvoor eigen beleid geformuleerd moet worden. 8.2.) Aanbestedingsvormen Nationaal a. Enkelvoudige uitnodiging Hier is geen sprake van een aanbesteding! Slechts één leverancier wordt uitgenodigd een offerte uit te brengen. Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers. Deze methodiek wordt ook wel gunning uit de hand genoemd. b. Meervoudige procedure Dit is een procedure waarvoor een beperkt aantal van minstens drie leveranciers worden uitgenodigd een offerte uit te brengen. c. Openbare procedure Aanbestedingsprocedure die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij iedere leverancier een aanbieding kan doen. De bekendmaking vindt plaats op de website www.aanbestedingskalender.nl en op www.rijswijk.nl. 8
d. Niet-openbare procedure (openbare procedure met voorselectie) Aanbestedingsprocedure die algemeen bekend wordt gemaakt op de website www.aanbestedingskalender.nl en op www.rijswijk.nl. Leveranciers moeten zich eerst kwalificeren aan de hand van selectie-eisen. De gemeente Rijswijk maakt een selectie en verzoekt een vooraf vastgesteld aantal bedrijven (minimaal 5) een aanbieding uit te brengen. De bekendmaking vindt plaats op de website www.aanbestedingskalender.nl en op www.rijswijk.nl. Bij ingewikkelde procedures of in geval van uitzondering kan gebruik worden gemaakt van andere aanbestedingsvormen zoals: - concurrentiegerichte dialoog, - onderhandeling met voorafgaande aankondiging - onderhandeling zonder voorafgaande aankondiging - concessieovereenkomst Europa e. Europees aanbesteden De gemeente Rijswijk plaatst op www.rijswijk.nl en op www.aanbestedingskalender.nl, een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. De verschillende Europese aanbestedingsprocedures vallen in een van de belangrijkste twee categorieën: - openbare aanbestedingsprocedure; - niet-openbare aanbestedingsprocedure (minimaal aantal bedrijven 5) = openbare procedure met voorselectie; 8.3.) Drempelbedragen Voor inkoop en aanbesteden zijn drempelbedragen vastgesteld. De Europese drempelbedragen zijn bindend en worden tweejaarlijks door de Europese Unie vastgesteld. Voor de bepaling van de bedragen die bij de diverse nationale procedures behoren, moet de gemeente Rijswijk een eigen beleid voeren. In de bijlage Keuzeschema aanbestedingsvormen werken, leveringen en diensten staan de bedragen die de gemeente Rijswijk hanteert met ingang van de vaststellingsdatum van dit beleid. Bepalend voor de te volgen procedure is de totale waarde van de opdracht, exclusief BTW, en niet de uitgaven per jaar. Onder de totale waarde van de opdracht vallen ook eventuele opties of verlengingen bij de overeenkomst. Voor de berekening moeten ook alle percelen van de opdracht worden opgeteld. Voor opdrachten onder de Europese drempelbedragen geldt: - Voor wat betreft gunning en contracteren geldt de mandatering die is aangegeven in het Keuzeschema aanbestedingsvormen werken, leveringen en diensten - Indien van de procedure wordt afgeweken wordt dit aan de hand van een uitgebreide schriftelijke motivering voorgelegd aan het team inkoop. - Afwijking van de procedure kan uitsluitend na het advies van het team inkoop en een akkoord van; - bij meervoudige procedure - Directie - bij openbare procedure - B&W - Uiteraard bestaat de mogelijkheid om een hogere procedure toe te passen. 8.4.) Afweging tussen prijs en kwaliteit Bij het beoordelen van de offertes staan twee gunningsmethodes ter beschikking: 1. de laagste prijs; 2. de economisch meest voordelige inschrijving. Wat betreft het criterium de laagste prijs is de beoordeling relatief eenvoudig. Aan de leverancier met de laagste prijs wordt gegund. Voorwaarde is uiteraard wel dat de leverancier voldoet aan de gestelde minimum- en selectieeisen. Bij het criterium de economische meest voordelige inschrijving worden er naast de prijs meerdere criteria geformuleerd (bijvoorbeeld kwaliteit product, levertijd, onderhoud, beheer, garantie, duurzaamheid etc.). Bij ieder inkoop- en aanbestedingstraject neemt de gemeente Rijswijk het besluit om te gunnen ofwel voor de laagste prijs ofwel voor de economische meest voordelige inschrijving. In het laatste geval worden de gunningcriteria en de waardering van deze criteria opgenomen in de offerteaanvraag. 8.5.) Raamcontracten Om veel relatief kleine aanbestedingstrajecten te voorkomen zet de gemeente Rijswijk raamcontracten op de markt. De raamcontracten (voor bijvoorbeeld de inhuur van personeel, installatietechnisch onderhoud etc.) hebben het voordeel dat bij meerjarige contracten betere condities kunnen worden vastgelegd. De maximale looptijd van een raamcontract is 4 jaar, inclusief verlenging. 9
8.6.) Positie lokale leveranciers Lokale leveranciers zijn leveranciers met een vestiging in de gemeente Rijswijk. Op basis van het nondiscriminatiebeginsel kunnen lokale leveranciers geen bevoorrechte positie innemen. Lokale leveranciers kunnen worden uitgenodigd tot het indienen van een offerte. De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie en gunningcriteria plaatsvinden. Er geldt geen lokaal of regionaal voorkeursbeleid. De gemeente streeft ernaar bij meervoudige aanbestedingstrajecten minimaal 1 leverancier van binnen de gemeente Rijswijk uit te nodigen. 8.7.) (Quasi) Inbesteden De gemeente Rijswijk kan onder bijzondere omstandighedenopdrachten direct, zonder toepassing van de Europese aanbestedingsregels, gunnen aan rechtspersonen die geen deel uitmaken van de gemeente, maar waarbij wel een mate van controle bestaat die lijkt op die van gemeentelijke diensten (quasi inbesteden). Dit is toegestaan indien: de gemeente toezicht uitoefent op de rechtspersoon alsof het een eigen gemeentelijk dienst betreft de rechtspersoon het merendeel van zijn werkzaamheden uitoefent ten behoeve van de gemeente Voor het exclusief gunnen van een opdracht aan één organisatie biedt artikel 17 BAO de mogelijkheid gebruik te maken tot het verlenen van een alleenrecht. Dit alleenrecht kan toegepast worden voor Sociale Werkvoorzieningen die zelf ook een aanbestedende dienst zijn. Voor het toepassen van het alleenrecht moeten aan een aantal voorwaarden voldaan. De belangrijkste voorwaarden zijn dat het alleenrecht: is verkregen in een door de raad van de gemeente Rijswijk vastgestelde verordening op grond van artikel 149 van de Gemeentewet verenigbaar moet zijn met de beginselen uit het EG-verdrag (transparantie, non-discriminatie en objectiviteit) alleen verleend is voor de betreffende activiteit 8.8.) Subsidies In het geval dat de gemeente Rijswijk als subsidiegever of subsidieontvanger functioneert, moet worden onderzocht hoe de betreffende subsidiebeschikkingen zich verhouden tot de (Europese) regelgeving over aanbestedingen. De gemeente Rijswijk minimaliseert daarmee het risico dat zij aansprakelijk kan worden gesteld voor het niet naleven van het EG-verdrag dan wel Europese of nationale wetgeving met betrekking tot aanbesteden. Er mag daarom geen subsidie worden verleend, als er aanbesteed had moeten worden. En er moet aanbesteed worden als het om een overheidsopdracht gaat. In het algemeen kan worden gesteld dat als het initiatief van de gemeente uitgaat, er sprake is van een overheidsopdracht en als het initiatief uitgaat van degene die de activiteit verricht, er meestal sprake is van een subsidie. 8.9.) Integriteiteisen In het kader van de integriteit voor ambtenaren heeft het college van burgemeester en wethouders in de vergadering in 2003 de notitie Integriteitbeleid Gemeente Rijswijk vastgesteld. Als vervolg hierop zijn in 2004 de gedragsregels integriteit ambtenaren gemeente Rijswijk vastgesteld. 8.10.) Kartelvorming en illegale prijsafspraken Uit het rapport van de parlementaire enquêtecommissie bouwnijverheid en berichten in de media is gebleken dat er in het verleden in de bouw sprake was van ongeoorloofde kartelvorming en illegale prijsafspraken tussen leveranciers onderling. Voor zover dat in haar mogelijkheden ligt, wil de gemeente Rijswijk voorkomen dat dergelijke praktijken zich in het heden en de toekomst voordoen. Inzake ongeoorloofde praktijken hanteert de gemeente Rijswijk de volgende uitgangspunten: - bij gerede verdenking wordt de zaak verder onderzocht; - zonodig wordt aangifte gedaan bij de bevoegde instanties; - bij een eventueel onderzoek verleent de gemeente Rijswijk alle medewerking en stelt zij op verzoek documentatie ter beschikking aan de bevoegde instanties; - de schade die de gemeente Rijswijk lijdt als gevolg van ongeoorloofde praktijken zal voor zover dit financieel en juridisch haalbaar is worden verhaald op de veroorzaker(s). 10
Hoofdstuk 9 Organisatorische uitgangspunten 9.1.) Inkoopsynergie De gemeente Rijswijk voert een beleid dat zoveel mogelijk gericht is op clustering van gelijksoortige werken, goederen en diensten. Soms is dit wettelijk verplicht, zoals bij Europees aanbesteden. Europees gezien moeten de bedragen voor gelijksoortige werken, diensten en leveringen van goederen bij elkaar worden opgeteld. Daarnaast kan met clusteren een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. Daarbij wordt met het volgende rekening gehouden: - De schaalgrootte: aan de hand hiervan moet worden vastgesteld of een afdelingsoverschrijdende bundeling of samenwerking met andere gemeenten voordelen oplevert. - De aard van het product: afdelingsoverstijgende producten (producten zijn voor meerdere afdelingen van belang en worden door meerdere afdelingen ingekocht) lenen zich voor bundeling, dit in tegenstelling tot het afdelingsspecifieke product. Om tot een optimale clustering te komen wordt jaarlijks een inventarisatie opgesteld in het kader van de gemeentebegroting. Dat geldt zowel voor de exploitatieproducten als de investeringsgoederen. De afdelingen leveren aan het team inkoop de inventarisatie ten aanzien van toekomstige inkoop- en aanbestedingstrajecten aan. 9.2.) Inkoophandboek Voor de uitwerking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een inkoophandboek opgesteld. Dit handboek bevat onder meer: a. Uitwerking inkoopproces; b. Taakverdeling afdeling en de medewerker inkoop- en aanbesteding; c. Uitwerking aanbestedingsvormen; d. Regels omtrent de dossiervorming van aanbestedingstrajecten; e. Inkoopafspraken; f. Stappenplan; g. Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Rijswijk; h. Standaardformulieren: offerte aanvragen; bestek, modelcontracten; evaluatieformulieren; etc. Op deze manier wordt een groot aantal onderdelen van de inkoopgerelateerde activiteiten gebundeld. Het is voor betrokken gebruikers duidelijk hoe binnen de gemeente Rijswijk wordt omgegaan met de totale inkoopgerelateerde activiteiten. 9.3.) Contractbeheer- en contractmanagement Contractbeheer omvat het vastleggen, actueel houden en toegankelijk maken van gegevens over lopende contracten. De contractbeheerder kan eenvoudig: - de vervaldata van de contracten bewaken; - de contracten evalueren; - de leveranciersprestaties evalueren Regelmatig worden inkoopprocessen gestart ter vervanging van het huidige contract. Dat moet op tijd gebeuren door de daarvoor verantwoordelijke afdeling. Kennis van het bestaande contract is nodig. Contracten moeten dus toegankelijk zijn. Ook laten kwantitatieve analyses en analyses van contracten zien of er meer leveranciers zijn voor dezelfde leveringen of diensten. Dat kan aanleiding zijn om opdrachten te bundelen. 9.4.) Evaluatie leveranciers Bij langdurige samenwerking met een leverancier (bijvoorbeeld als een raamovereenkomst is gesloten) moeten periodiek (halverwege de looptijd van het contract of éénmaal per jaar) leveranciersevaluaties uitgevoerd worden. Hoofdstuk 10 Evaluatie en communicatie Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is geen vaststaand gegeven, maar een dynamisch proces. Om het beleid actueel te houden en te zorgen voor een hoge gebruikswaarde is het noodzakelijk dit beleid éénmaal per 2 jaar te evalueren en waar nodig aan te passen. De evaluatie vindt plaats door middel van bevindingen (evaluaties) van doorlopen aanbestedingen. 11
Begrippenlijst In het inkoop- en aanbestedingshandboek worden de volgende begrippen gebruikt: Aanbesteding: Alleenrecht: Behoefte: Beoordelingscriteria: Bestek: Bestellen: Bewaken: Concessieovereenkomst: Concurrentiegerichte dialoog: Contractbeheer: Contracteren: Dienst: Drempelbedragen: Duurzaamheid: Duurzaam inkopen: Economisch meest voordelig: Enkelvoudige uitnodiging: Gunningscriteria: Inkoop: Inkoopfunctie: Inkooppakket: Inkoopproces: Vorm van marktbenaderinginkopen. De uitnodiging aan tenminste drie leveranciers om, op basis van een programma van eisen of bestek een aanbieding te doen, welke gevolgd wordt door het verstrekken van een opdracht voor het uitvoeren van een werk, levering of dienst. Een exclusief recht verleend aan een aanbestedende dienst om bepaalde dienst aan de gemeente te leveren. Alle producten die men wil verwerven. Geheel van criteria ter beoordeling van aanbiedingen aan de hand waarvan de geschiktheid van leveranciers wordt beoordeeld (selectiecriteria ) en waarvan worden beoordeeld (gunningcriteria). Beschrijving van het te verwerven product, de daarbij behorende tekeningen en de geldende voorwaarden. Binnen de overeengekomen condities afroepen van de benodigde producten. Controleren van de individuele bestelling en factuur en bewaken van het contract. Overeenkomst met dezelfde kenmerken als een opdracht waarbij de tegenprestatie voor het uit voeren in ieder geval bestaat uit het recht de opdracht te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een prijs. Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen en waarbij de gemeente Rijswijk een dialoog voert met de tot de procedure toegelaten ondernemers, ten einde een of meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de gemeente Rijswijk beantwoorden en op grond waarvan de geselecteerde ondernemers zullen worden uitgenodigd om in te schrijven. Het uitvoeren van alle werkzaamheden die betrekking hebben op het afsluiten (specificeren, selecteren en contracteren), uitvoeren (bestellen, leveren, bewaken en beheren, betalen en evalueren) en beëindigen (opzeggen of verlengen) van een contract. (Indien toegestaan) onderhandelen met leveranciers en afsluiten van het contract. Alle contracten onder bezwarende titel met een derde, die niet vallen onder de definitie werken of leveringen. Gedacht kan worden aan: onderhoud- en reparatiediensten, schoonmaakwerkzaamheden etc. De bedragen die bepalen boven welke drempelwaarde een bepaalde procedure moet worden gevolgd. De ontwikkeling waarbij tegemoet wordt gekomen aan behoeftes van de huidige generaties, zonder daarbij de mogelijkheden van de toekomstige generatie in gevaar te brengen. Het opnemen en meewegen van duurzaamheidcriteria ten aanzien van leverancier en product bij het doorlopen van een inkoopproces. Het gunningscriterium waarbij naast prijs, kwaliteit, duurzaamheid, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, service, inschrijving logistiek, prijs, etc. bepalend zijn. Procedure waarbij slechts één natuurlijke- of rechts persoon wordt uitgenodigd een offerte uit te brengen. Criteria die worden gebruikt om te komen tot een beoordeling van een aanbieding. Er zijn twee systemen, te weten: de laagste prijs en de economisch meest voordelige inschrijving Inkoop is alles waar een factuur van derden tegenover staat. Ook wel: het, in de juiste kwaliteit, tegen de juiste prijs, op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid geleverd krijgen van producten. Interdisciplinaire verantwoordelijkheid voor het (doen) uitvoeren van alle activiteiten van het inkoopproces. De inkoopfunctie heeft een strategische, tactische en operationele component. Groep van samenhangende producten, met vergelijkbare functionele specificaties, die eenzelfde inkoopmarkt heeft met vergelijkbare leveranciers. Proces van het ontstaan van een behoeft tot en met het vervullen hiervan. Het inkoopproces is een gestructureerd proces dat de volgende elkaar opeenvolgende fasen kent: inventariseren, specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken, nazorg. 12
Inkoopprojectteam: Inventariseren: Laagste prijs: Leverancier: Levering: Meervoudige procedure: Nazorg: Niet-openbare procedure: Onderhandeling met voorafgaande aankondiging: Onderhandeling zonder voorafgaande aankondiging: Openbare procedure: Product: (Quasi) Inbesteden: Programma van eisen: Raamovereenkomst: Selectiecriteria: Selecteren: Specificeren: Werk: Team samengesteld uit medewerkers vanuit verschillende disciplines dat tot taak heeft een bepaald product te verwerven. Vaststellen van de daadwerkelijke behoefte en de te volgen procedure, budgetcontrole, eventueel marktonderzoek. Het gunningscriterium waarbij alleen de geoffreerde prijs bepalend is. Leverancier in de ruimste zin van het woord. Het begrip omvat zowel de aannemer, de leverancier en de dienstverlener. De aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten. Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich meebrengt vallen deze onder levering. Het begrip producten omvat alleen roerende zaken, zoals computers, kantoormeubilair, kleding, auto s et cetera. Aanbestedingsprocedure waarvoor een beperkt aantal ven tenminste drie en maximaal zes natuurlijke of rechts personen worden uitgenodigd een offerte uit te brengen. Completering inkoopdossier, afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer-minder werk, evaluatie van: het inkoopproces. Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen, maar waarbij alleen door de gemeente Rijswijk aangezochte mogen inschrijven. Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waaraan ondernemers Mogen verzoeken deel te nemen, waarna de gemeente Rijswijk met de gekozen ondernemers overleg pleegt en door onderhandelingen met een of meer van hen de voorwaarden van de opdracht vaststelt. Een aanbesteding waarbij de gemeente Rijswijk met de gekozen ondernemers Overleg pleegt en door onderhandelingen met een of meer van hen de voorwaarden van de opdracht vaststelt. Aanbestedingsprocedure die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder offerte kan uitbrengen. Product in de ruimste zin van het woord, dit omvat zowel het begrip werk, levering als dienst. Het onder bijzondere omstandigheden opdrachten, direct, zonder toepassing van de Europese aanbestedingsregels, gunnen aan rechtspersonen die geen deel uitmaken van de gemeente, maar waarbij wel een mate van controle bestaat die lijkt op die van gemeentelijke diensten. Document waarin opgenomen de eisen en wensen die de opdrachtgever stelt aan de leverancier en het te verwerven product. Meerjarig contract met een leverancier ten behoeve van een bepaald inkooppakket, op basis waarvan gebruikers producten kunnen (laten) bestellen. Selectiecriteria zijn objectieve, kwalitatieve criteria op basis waarvan een leverancier wordt geselecteerd. Selectiecriteria betreffen de aanbieder of het bedrijf van de aanbieder. De selectiecriteria zijn onder te verdelen in minimumeisen (uitsluitinggronden) en kwalitatieve eisen. Aanvragen van offertes, selecteren van de leveranciers en beoordelen van inschrijvingen Het opstellen van de offerteaanvraag, het programma van eisen en het conceptcontract. Het product van een geheel van bouwkundige dan wel civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Gedacht moet worden aan grote bouw- en infrastructurele projecten als bruggen, wegen, gebouwen et cetera., waarbij slechts het geheel telt en splitsing niet is toegestaan. 13
Bijlage 1: Keuzeschema aanbestedingsvormen leveringen, diensten en werken KEUZESCHEMA AANBESTEDINGSVORMEN LEVERINGEN, DIENSTEN EN WERKEN LEVERINGEN en DIENSTEN WERKEN Geraamde opdrachtsom Wijze van aanbesteden Gunnen, aanbesteding- Afwijkende Geraamde opdrachtsom wijze en ondertekenen procedure contract 0 20.000 Enkelvoudige uitnodiging Afdelingshoofd n.v.t. 0-30.000 20.000-120.000 Meervoudige procedure minimaal 3, Afdelingshoofd Directie 30.000-400.000 maximaal 6 inschrijvingen 120.000 Europees drempelbedrag Openbare procedure of niet- Directie B&W 400.000 - Europees drempelbedrag openbare procedure > Europees drempelbedrag EU openbare aanbesteding B&W n.v.t. > Europees drempelbedrag of EU niet- openbare aanbesteding Onder de Europese drempelbedragen kan worden afgeweken van bovenstaande procedures (zie hoofdstuk 8.3).